Arquivologia Prof. Darlan Eterno

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1 Assistente em Administração Arquivologia Prof. Darlan Eterno

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3 Arquivologia Professor Darlan Eterno

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5 Edital ARQUIVOLOGIA: 5.4. Documentos, registro e acompanhamento Documentos Públicos. BANCA: FAURGS CARGO: Assistente em Administração

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7 Sumário 1. Introdução Arquivos - Conceitos e Definições Finalidade dos Arquivos Função dos Arquivos Classificação dos Arquivos...10 a) Natureza dos documentos...10 b) Extensão...11 c) Estágios de evolução:...11 d) Entidades mantenedoras: Princípios Arquivísticos Arquivos x Bibliotecas Classificação dos documentos de arquivo...13 a) Quanto ao gênero...13 b) Quanto à natureza do assunto...14 c) Quanto à espécie...14 d) Quanto ao tipo (tipologia) Teoria das Três Idades Arquivos Correntes Protocolo Rotinas de Protocolo Procedimentos Administrativos Avaliação de Documentos...18 Tabela de Temporalidade Arquivamento

8 Arquivamento de Documentos...19 Plano de classificação...19 Operações de Arquivamento...20 Métodos de Arquivamento...20 Sistemas de Busca...22 Regras de Alfabetação Empréstimo Arquivos Intermediários Órgãos / Sistemas de Arquivo Recortes da Legislação...26 Questões

9 Arquivologia NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 1. Introdução A formação dos arquivos está relacionada à necessidade de registrar e conservar registros das ações e de fatos da vida humana para fins de prova e de informação. As sociedades antigas procuravam de alguma forma, por símbolos ou pela escrita, registrar traços de sua cultura e de suas atividades em suportes diversos como a pedra, o pergaminho, o papel, etc. Os suportes se diversificaram através dos tempos, os avanços tecnológicos dos meios de reprodução e difusão, aliados à burocratização da máquina administrativa colaboraram para o gigantesco aumento da informação. Esse fenômeno, denominado explosão informacional, influenciou as práticas e técnicas arquivísticas contemporâneas, tornando a disciplina arquivística cada vez mais essencial no contexto das organizações públicas e privadas. 2. Arquivos Conceitos e Definições Os arquivos podem ser definidos como o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos (Art. 2º, Lei nº 8.159/91). Assim sendo, pode-se afirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas pela entidade produtora e devem ser compreendidos dentro do contexto orgânico de produção, a fim de que sejam mantidas suas características e seus valores de prova. Segundo Luciana Duranti, os documentos de arquivo possuem as seguintes características: a) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em determinado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma ação humana, os documentos são imparciais, pois são criados para atender a um objetivo específico, como por exemplo, a compra de um material; b) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados; c) Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição, ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas; d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de todo orgânico e não como elemento isolado de um contexto; 9

10 e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental à qual pertence. Esse aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função "única" que os documentos executam dentro do contexto organizacional. O termo arquivo é polissêmico e denota não apenas um conjunto de documentos resultantes de atividades, podendo ainda ser utilizado com outros significados comumente cobrados em provas, quais sejam: a) mobiliário: móvel destinado à guarda de documentos. Exemplo: estantes e armários. b) setor: instalação física, na qual funciona o arquivo. Exemplo: Setor de arquivo do Ministério do Meio Ambiente, da Agência Nacional de Águas, etc. c) entidade: instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso aos documentos. Exemplo: Arquivo Público Municipal de Indaiatuba, Arquivo Público do Estado de Goiás, Arquivo Público do DF e Arquivo Nacional Finalidade dos Arquivos Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração da entidade que o produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento da história dessa entidade. Eles são utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da instituição que os produziu e constituem, com o decorrer do tempo, meios de se conhecer o seu passado e a sua evolução Função dos Arquivos A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua responsabilidade de guarda, de maneira rápida e precisa Classificação dos Arquivos a) Natureza dos documentos Quanto à natureza dos documentos, classificam-se em especial e especializado. O arquivo especial é constituído por documentos de diversos formatos, como DVDs, CDs, fitas e microfilmes que, devido às características do suporte, merecem tratamento especial quanto ao seu armazenamento e tratamento técnico. O arquivo especializado é constituído por documentos resultantes de uma determinada área do conhecimento humano, independentemente do suporte em que a informação encontra-se registrada. São exemplos de acervos especializados os arquivos médicos, os arquivos de engenharia, entre outros. 10

11 UFRGS (Assistente em Administração) Arquivologia Prof. Darlan Eterno b) Extensão Quanto à extensão, os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto aos setores da instituição, ou arquivos centrais ou gerais, que reúnem sob sua guarda documentos provenientes de diversos setores de uma instituição. c) Estágios de evolução Quanto aos estágios, os arquivos são identificados como correntes, intermediários e permanentes, o que corresponde ao ciclo vital das informações, também chamado de Teoria das Três Idades. A Lei nº 8.159/91 define em seu artigo 8º esses três estágios da seguinte maneira: c.1) arquivos correntes: são aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. c.2) arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou o recolhimento para guarda permanente. c.3) arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. d) Entidades mantenedoras: Conforme as características da entidade acumuladora de documentos, estes podem ser divididos em: d.1) arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal, estadual e municipal. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por empresas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos. d.2) arquivos privados: são aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades (Lei nº 8.159/91, art. 11). Ex.: arquivos comerciais, institucionais, pessoais. Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais também podem ser chamados de arquivos privados. Para facilitar a visualização da classificação dos arquivos, segue abaixo quadro-resumo: Quadro-resumo Classificações dos Arquivos Classificações dos arquivos Entidade Mantenedora Estágios de Evolução Extensão ou Abrangência Natureza dos Documentos Definição/Exemplos Público ou Privado Corrente Intermediário Permanente Setorial ou Central/Geral Especial Especializado 11

12 2.4. Princípios Arquivísticos A disciplina arquivística é regida por vários princípios. No entanto, essa obra vai abordar apenas aqueles relacionados aos tópicos exigidos no edital do concurso. a) Princípio da organicidade A organicidade diz respeito à relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade que o acumulou. Os arquivos produzidos por entidade coletiva, pessoa jurídica ou física refletem a estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no contexto da organização dos conjuntos documentais. b) Princípio da unicidade Os documentos de arquivo conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidos. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função única que os documentos executam dentro do contexto organizacional. c) Princípio da proveniência (respeito aos fundos) Princípio básico da arquivologia, segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Considerado fundamental para a organização dos documentos de arquivo. d) Princípio do respeito à ordem original (ordem primitiva/ princípio da santidade) Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar a ordenação (arranjo) original dada pela entidade, pessoa ou família que o produziu. É considerado segundo grau de aplicação do princípio da proveniência e fundamental para a organização dos documentos de arquivo. e) Princípio da pertinência Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto, sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado de princípio temático. f) Princípio da reversibilidade Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. É aplicado na restauração de documentos. g) Territorialidade (Proveniência Territorial) Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos 3. Arquivos x Bibliotecas Embora tenha como objeto de estudo a informação, os arquivos não devem ser confundidos com as bibliotecas, visto que as operações destinadas ao tratamento técnico da informação são distintas. Cada uma destas áreas, embora trabalhem com a informação, fazem uso de técnicas e metodologias distintas, conforme demonstra o quadro abaixo: 12

13 UFRGS (Assistente em Administração) Arquivologia Prof. Darlan Eterno Quadro Comparativo Arquivo x Biblioteca Características Arquivo Biblioteca Tipo de Suporte/Quantitativo de Exemplares Entrada de documentos Tipo de conjunto Apresentam-se em exemplares únicos ou em número limitado de vias. Ou seja, em regra, os documentos de arquivos possuem exemplares únicos, mas no caso de haver obrigações recíprocas como, por exemplo, em um contrato, pode haver tantas vias (cópias) quanto o número de pessoas envolvidas nesta operação. Acumulação natural: são produzidos em decorrência do desempenho das atividades administrativas da instituição. Fundos: conjunto de documentos unidos pela origem. Apresentam-se em exemplares múltiplos, ou seja, uma mesma obra é criada em vários exemplares e pode estar presente em mais de uma biblioteca. Os livros ingressam à biblioteca por meio da compra, permuta e doação. Coleções que são reunidas pelo conteúdo. Finalidade (origem) Funcional, administrativa Cultural, técnica e científica Tipo de Classificação Baseia-se nas atividades da instituição Utiliza-se de procedimentos predeterminados 4. Classificação dos documentos de arquivo Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto aos seguintes aspectos: a) Quanto ao gênero: Textuais: documentos que contêm informação em formato de texto. Ex.: atas e ofícios; Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex.: CDs de música, fitas K7; Cartográficos: são os documentos que contêm representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex.: mapas, plantas e perfis; Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem, conjugadas ou não a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex.: fitas videomagnéticas; Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. Ex.: fotografias, negativos, diapositivos (slides), gravuras, desenhos; Micrográficos: documentos em suporte fílmico, resultantes da microrreprodução de imagens. Ex.: microfilme, microficha, cartão-janela; 13

14 Informático: documentos criados, armazenados e utilizados em computador; Ex.: disquete, disco rígido, arquivo do Excel. b) Quanto à natureza do assunto: Ostensivos (ordinários): documentos que não possuem restrição de acesso. Sigilosos: documentos que sofrem restrição de acesso, cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. c) Quanto à espécie: Espécie documental é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996). A espécie é modelo documental escolhido para se registrar a informação arquivística. Ex.: ofício, portaria, ata. d) Quanto ao tipo (tipologia) De acordo com a sua utilização, as espécies documentais recebem funções específicas dentro das instituições, formando tipos documentais. Entende-se por tipo documental a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Ex.: ata de reunião, certidão de casamento, boletim de frequência etc. A formação dos tipos documentais é feita por meio da junção: espécie documental e função (atividade), conforme tabela abaixo: Espécie Documental Função (Atividade) Tipologia Boletim Ocorrência Boletim de Ocorrência Certidão Nascimento Certidão de Nascimento 5. Teoria das Três Idades É fundamentada na divisão do ciclo de vida dos documentos em três fases distintas, conforme os valores documentais e a frequência de uso para a instituição produtora. Valores Documentais O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliação documental: o valor primário ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que deve ser temporariamente preservado por razões administrativas, legais ou fiscais; e o valor secundário ou histórico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos para outros fins que não aqueles para os quais foram criados. O valor secundário deve ser preservado de maneira definitiva pela instituição. Ele se divide em probatório (quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição) ou informativo (quando contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa). 14

15 UFRGS (Assistente em Administração) Arquivologia Prof. Darlan Eterno Idades Documentais a) 1ª Idade (fase corrente): também conhecida como fase ativa, é composta pelos documentos que possuem maior potencial de uso dentro das instituições e devem ser guardados em locais próximos aos de sua produção, para facilitar o acesso. Nesta fase, os documentos são de acesso restrito ao setor que os produziu, tendo em vista que a sua criação decorre das atividades por ele desempenhadas. No entanto, o acesso pode ser facultado a outros setores da instituição, mediante requerimento encaminhado pelo solicitante. b) 2ª Idade (fase intermediária): conhecida também como fase semiativa, é composta por documentos de consulta eventual para a instituição produtora. O arquivamento desses documentos pode ser feito em local distinto daquele em que foram produzidos, com a finalidade de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção. Nesta fase, os arquivos aguardam a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou a guarda permanente. c) 3º Idade (fase permanente): também chamada de fase inativa, é composta por documentos que perderam o uso administrativo e que são preservados em função do seu valor histórico, probatório e informativo e, por essa razão, jamais poderão ser eliminados. Os documentos desta fase, resguardadas as restrições de sigilo, têm o seu acesso franqueado (liberado). Os documentos que provam a origem/criação da instituição (contrato social, ato constitutivo); sua evolução (relatório de atividades) e seu funcionamento (ato normativo, estatuto, regimento interno) são considerados de guarda permanente. Esquema Representativo Teoria das Três Idades Valor Primário Valor Secundário Arquivo Corrente *Transferência Arquivo Intermediário *Recolhimento Arquivo Permanente *Recolhimento Operações de destinação: transferência: passagem de documentos à fase intermediária recolhimento: passagem de documentos à fase permanente 6. Arquivos Correntes Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituição produtora e são utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a tomada de decisões, a avaliação de processos, o controle das tarefas, etc. As principais atividades desempenhadas nesta fase são: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta e destinação. 15

16 6.1. Protocolo Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitação dentro das áreas e setores da instituição; para que essa documentação não se perca, é necessário exercer o controle de sua movimentação por meio de instrumentos próprios que garantam sua localização e segurança Rotinas de Protocolo Para alcançar essas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades: recebimento: inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional, e particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal. Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários. registro: os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos. autuação: refere-se à criação de processo. classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual possam ser recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Essa tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento. movimentação (expedição/distribuição): consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto a expedição consiste na remessa externa desses documentos. controle da tramitação: são as operações destinadas a registrar a localização do documento dentro da instituição. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo ou por meio de sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao processo de controle de tramitação Procedimentos Administrativos Além das atividades citadas no tópico anterior, no protocolo, são realizados procedimentos administrativos, que podem ser divididos em duas grandes categorias: uma que trata da espécie documental denominada processo e a outra que trata da espécie documental denominada correspondência. 16

17 UFRGS (Assistente em Administração) Arquivologia Prof. Darlan Eterno Processo Definição Entende-se por processo o conjunto de documentos reunidos em capa especial, que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária Abertura (atuação) Na formação do processo, deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição. A autuação de documentos avulsos para formação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação requerer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas. A abertura de processos não digitais deverá ser feita no protocolo ou unidade protocolizadora, a partir de uma peça preferencialmente original ou de uma cópia autenticada. Nos processos digitais, a autuação poderá ser realizada por usuário autorizado, diretamente no sistema informatizado Operações a) Desentranhamento É a retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente. O desentranhamento poderá ocorrer por interesse da administração ou a pedido do interessado, sendo necessária a inserção de Termo de desentranhamento após o último despacho, para registrar essa operação. O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento. Ressalta-se que é vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo. b) Juntada É a união de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade correspondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente. A juntada será realizada por meio da anexação ou apensação. Juntada por anexação é a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s) a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. A anexação é realizada quando há a dependência entres processos. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios. No quadro abaixo estão alguns exemplos que caracterizam os processos principais e acessórios: Processo Principal Processo Acessório Tipologia Aquisição de Material Prestação de Contas Boletim de Ocorrência Licença sem vencimentos Cancelamento de Licença Certidão de Nascimento 17

18 Juntada por apensação é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não, conservando cada processo a sua identidade e independência. Sempre que ocorre uma juntada por apensação, os processos passam a tramitar juntos e o acréscimo de novas folhas deverá ocorrer somente no processo principal. c) Desapensação Consiste na separação física de processos apensados. A desapensação deverá ocorrer antes do arquivamento do(s) processo(s) Avaliação de Documentos Tendo em vista que é impossível preservar tudo que é acumulado pelas instituições, e o fato de existirem documentos de guarda temporária e outros de guarda definitiva, deve-se estabelecer critérios para realizar a avaliação dos documentos. Tabela de Temporalidade Para avaliar os documentos, deverá ser constituída, em cada instituição, uma comissão multidisciplinar, formado por servidores de suas diversas áreas técnicas denominada Comissão Permanente de Avaliação. Tal comissão será responsável pela elaboração da tabela de temporalidade de documentos, instrumento resultante da avaliação que define prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), bem como a alteração de suporte. A tabela de temporalidade possui as seguintes características: fornece informações sobre a alteração do suporte da informação, ou seja, define quais documentos serão digitalizados ou microfilmados pela instituição; é elaborada por uma Comissão Permanente de Avaliação, composta por servidores responsáveis pelos setores da instituição; para ser aplicada aos documentos da instituição, a tabela deverá ser aprovada por autoridade competente. Os prazos de guarda definidos pela Tabela de Temporalidade baseiam-se na legislação em vigor. Os documentos de arquivo não cumprem um prazo de guarda único, esse período de retenção varia de acordo com o documento e de acordo com a respectiva tabela. Assim, não se pode afirmar que todos os documentos de arquivo ficam 5 anos na fase corrente ou que se tornarão de guarda permanente após 40 anos da sua produção. O quadro a seguir foi extraído da Tabela utilizada pelo Poder Executivo Federal e demonstra alguns exemplos da temporalidade de documentos. 18

19 UFRGS (Assistente em Administração) Arquivologia Prof. Darlan Eterno Recorte de Tabela de Temporalidade Resolução nº 14/2001 do Conarq ASSUNTO PRAZOS DE GUARDA DESTINAÇÃO FASE FASE INTER- FINAL CORRENTE MEDIÁRIA 001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATI- VA PROJETOS, ESTUDOS E NORMAS 002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO 010 ORGANIZAÇÃO E FUN- CIONAMENTO Enquanto vigora 5 anos 5 anos 9 anos Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Guarda permanente Guarda permanente OBSERVAÇÕES 6.3. Arquivamento Arquivamento de Documentos O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares próprios, como caixas e pastas, de acordo com um método de ordenação previamente estabelecido, e na guarda dessas embalagens (caixas e pastas) em mobiliários específicos, como estantes e arquivos de aço. Para que os arquivos se tornem acessíveis, é necessário que eles sejam corretamente arquivados de maneira a agilizar sua recuperação. Antes do arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados de acordo com a função ou atividade a que se referem; essa tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação. Plano de classificação Instrumento que reflete as funções/atividades da empresa que deram origem aos documentos, ele serve para orientar a operação de arquivamento e recuperação da informação. O plano tem a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituição no exercício de suas atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas ao processamento técnico da informação. Para ilustrar esse instrumento, segue abaixo um exemplo de Plano de Classificação utilizado pelo Poder Executivo Federal. Modelo de Plano de Classificação 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL 034 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL 19

20 Operações de Arquivamento Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento: inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se ele seguirá para o arquivamento. estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros documentos que tratam de matéria semelhante. classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados. codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquivamento adotado: letras, números, cores. ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas. Para facilitar a ordenação, os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escaninhos. guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante. Métodos de Arquivamento Para que os documentos de arquivo estejam acessíveis, é necessário que eles sejam bem ordenados e arquivados. O arquivamento é feito por meio de métodos específicos que chamamos de métodos de arquivamento. A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização acumuladora. A instituição pode adotar quantos forem necessários para bem organizar seus documentos. Pode-se dividi-los em duas classes: a) métodos padronizados: dividem-se em variadex, automático e soundex. Vamos abordar somente o variadex, visto que os demais métodos padronizados não têm aplicação prática nos arquivos brasileiros. variadex: utiliza a combinação de cores e letras para o arquivamento dos documentos. Cada sequência de letras recebe uma cor específica. Ex.: sequência a,b,c,d,e...prata sequência f,g,h,i,j...ouro b) métodos básicos: dividem-se em alfabético, geográfico, numérico e ideográfico. alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é feita de acordo com as regras de alfabetação. 20

21 UFRGS (Assistente em Administração) Arquivologia Prof. Darlan Eterno geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de busca. O método geográfico organiza os documentos conforme os seguintes critérios: por estado, país ou cidade. numérico: utiliza números para a recuperação da informação. Divide-se em simples, cronológico e dígito-terminal. Simples Cronológico Dígito-terminal os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada ou registro no arquivo, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética. utiliza número e data como forma de localização da informação. os documentos são arquivados conforme uma sequência numérica composta de seis dígitos que são divididos em três pares. A leitura da sequência se dá da direita para a esquerda. Ex.: o número será divido em três pares que serão lidos da direita para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro. ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Dividese em: alfabético: os assuntos são divididos conforme a ordenação dicionária e a ordenação enciclopédica. Dicionário Assuntos isolados são dispostos alfabeticamente conforme a sequência das letras. Exemplo: Sistemas de arquivos Sistemas de biblioteca Sistemas de processamento de dados Venda de publicações Enciclopédico Assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente. Exemplo: Sistemas de arquivos de bibliotecas de processamento de dados Venda de publicações numérico: os assuntos recebem números específicos. Divide-se em decimal, duplex e unitermo. Decimal Expansão limitada de classes (10). As subdivisões são representadas por pontos. Ex.: 211 Cursos Extensão Formação Unitermo Duplex Expansão ilimitada de classes. As subdivisões são representadas por traços. Ex.: Cursos Extensão Formação Criam-se fichas a partir de termos utilizados pela instituição. Cadastram-se, na ficha, os números dos documentos que contêm a palavra nela registrada. 21

22 Sistemas de Busca A busca dos documentos é realizada por meio de dois grandes sistemas: o sistema direto, em que a busca é feita diretamente no local onde o documento está arquivado; e o sistema indireto, em que a busca é feita com a ajuda de índices ou de instrumentos auxiliares. Os métodos alfabético e geográfico são os únicos métodos do sistema direto, ou seja, os únicos métodos que não adotam índices. Os métodos numéricos são do sistema indireto, portanto adotam índices para a localização dos documentos. Além desses dois grandes sistemas de busca, existe outro chamado semi-indireto O método alfanumérico, que combina letras e números, é o único que integra esse último sistema de busca. Regras de Alfabetação Para ordenar os documentos pelo método alfabético, devem ser utilizadas as regras de alfabetação descritas abaixo: I. Nomes brasileiros a) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Exemplo: Felipe Ferreira Lima André Silva Araújo Ordena-se: Araújo, André Silva Lima, Felipe Ferreira Observação: Quando houver sobrenomes iguais, prevalecerá a ordem alfabética dos prenomes: Exemplo: Patrícia Pereira = Pereira, Patrícia Gilmar Pereira = Pereira, Gilmar Ordena-se: Pereira, Gilmar Pereira, Patrícia b) Sobrenomes compostos de adjetivo e substantivo ou ligados por hífen não se separam. Os sobrenomes compostos por São, Santa ou Santo seguem a mesma regra: Exemplo: Heitor Villa-Lobos Fernando Monte Verde Ricardo São Pedro Ordena-se: Monte Verde, Fernando São Pedro, Ricardo Villa-Lobos, Heitor 22

23 UFRGS (Assistente em Administração) Arquivologia Prof. Darlan Eterno c) Iniciais abreviadas de prenomes têm precedência às demais na ordenação, no caso de sobrenomes iguais. Exemplo: César Lima Carlos Lima C. Lima Ordena-se: Lima, C. Lima, Carlos Lima, César d) Os títulos ou cargos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses: Exemplo: Ministro Thomaz Bastos Doutor Fernando Rocha General Paulo Pereira Ordena-se: Bastos, Thomaz (Ministro) Pereira, Paulo (General) Rocha, Fernando (Doutor) e) Artigos e preposições não são considerados na alfabetação. Exemplo: Natália Rocha d Andrade Cláudio de Lima Sousa André Silva dos Anjos Ordena-se: Andrade, Natália Rocha d Anjos, André Silva dos Sousa, Cláudio de Lima f) Sobrenomes que fazem parte do grau de parentesco são considerados parte do último sobrenome e por isso não se separam. Exemplo: Daniel Ferreira Neto Felipe Camargo Filho Ordena-se: Camargo Filho, Felipe Ferreira Neto, Daniel II. Nomes estrangeiros: a) Em geral, nesses nomes, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Exemplo: Paul Müller Michel Duchein Ordena-se: Duchein, Michel Müller, Paul 23

24 b) Os nomes hispânicos são alfabetados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família do pai. Exemplo: Juan Gutierrez Salazar Pablo Molinero Puentes Ordena-se: Gutierrez Salazar, Juan Molinero Puentes, Pablo c) Os nomes orientais (japoneses, chineses, árabes) são registrados como se apresentam. Exemplo: Lao Xing Xiang Akiko Yamamoto Sato Ordena-se: Akiko Yamamoto Sato Lao Xing Xiang III. Nomes de eventos são mantidos como se apresentam. Os numerais são colocados ao final, entre parênteses. Exemplo: Quinta Conferência de Administração III Congresso Nacional de Arquivologia 2º Congresso Brasileiro de Arquivologia Ordena-se: Conferência de Administração (Quinta) Congresso Brasileiro de Arquivologia (2º) Congresso Nacional de Arquivologia (III) IV. Nomes de empresas são mantidos como se apresentam. Não se consideram, na ordenação, os artigos e preposições que compõem esses nomes. Exemplo: O Barateiro Embratel El País Ordena-se: Barateiro (O) Embratel País (El) 7. Empréstimo No arquivo, a atividade de empréstimo dever ser formalizada por meio de um indicador, denominado guia-fora, colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. A guia-fora tem como finalidades: a cobrança de pastas ou documentos que não tenham sido devolvidos no prazo estipulado, e facilitar o rearquivamento de documentos. 24

25 UFRGS (Assistente em Administração) Arquivologia Prof. Darlan Eterno 8. Arquivos Intermediários Nesta fase, os documentos apresentam baixa frequência de uso para a instituição acumuladora; no entanto, por razões administrativas, devem ainda ser mantidos no arquivo até que seja estabelecida a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Com a finalidade de diminuir os gastos referentes à sua manutenção e utilização, os documentos da fase intermediária podem ser arquivados em locais distantes daquele em que foram produzidos. Os depósitos de guarda intermediária devem possuir grande capacidade de armazenamento, eles são construídos com materiais e equipamentos de baixo custo e utilizam sistemas de segurança para a prevenção de desastres. Atividades Para cumprir a sua função, os arquivos intermediários executam as seguintes atividades: coordenação do recebimento de documentos da fase corrente: recebe os documentos enviados pelos setores a realiza a conferência e o arquivamento das caixas; atendimento a consultas dos setores/órgãos depositantes, quando os documentos forem solicitados; aplicação da tabela de temporalidade aos documentos que ainda não tiverem sua destinação estabelecida; seleção de documentos: separa os documentos que serão eliminados daqueles que serão recolhidos à guarda permanente; recolhimento (envio) de documentos à fase permanente. 9. Órgãos/Sistemas de Arquivo De acordo com a legislação arquivística, identifica-se a existência dos seguintes órgãos/sistemas de arquivo: a) Arquivo Nacional: órgão que possui, entre outras competências, a gestão e o recolhimento dos documentos acumulados pelo Poder Executivo Federal. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. (Art. 18 da Lei nº 8.159/91) b) CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos): define a política nacional de arquivos públicos e privados. O Conarq é o órgão central do SINAR. O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à 25

26 gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. (Art. 1º do Decreto nº 4.073/2002) c) SINAR (Sistema Nacional de Arquivos): tem a finalidade de implementar a política nacional de arquivos públicos e privados. O SINAR foi criado pelo Decreto nº 4.073/02. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo. (Art. 10 do Decreto nº 4.073/2002) 10. Recortes da Legislação LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. CAPÍTULO II DOS ARQUIVOS PÚBLICOS Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 26

27 UFRGS (Assistente em Administração) Arquivologia Prof. Darlan Eterno 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. 2º A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes. 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 10. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002 REGULAMENTA A LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, QUE DISPÕE SOBRE A POLÍTICA NACIONAL DE ARQUIVOS PÚBLICOS E PRIVADOS. CAPÍTULO III DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos: I produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias; (..) III produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista; IV produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei no 8.246, de 22 de outubro de

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29 Questões 1. (Cespe DPF Agente Administrativo 2014) Um conjunto de documentos em suporte papel produzidos e(ou) recebidos por determinado órgão, durante o desenvolvimento de suas atividades específicas ou atividades de suporte, consiste em um arquivo 2. (Cespe MI 2013) O material de referência ou informação não orgânica utilizado nos setores de trabalho, é considerado documento de arquivo. 3. (Cespe MPS 2010) Pode-se denominar arquivo também a instituição ou o serviço que tem a custódia de documentos, com a finalidade de fazer o processamento técnico, garantir a conservação e promover a utilização dos arquivos. 4. (Cespe ABIN 2010) Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado. 5. (Cespe TJ-RR 2012) O arquivo caracteriza-se por ser um conjunto orgânico, resultado das atividades de uma pessoa física ou jurídica, e não uma coleção de documentos de diversas fontes. 6. (Empasial Memorial da América Latina- -SP 1999) Arquivo composto por fotografias, discos, fitas, slides, CDs, microformas ou disquetes que merecem tratamento diferenciado não apenas quanto ao armazenamento mas também quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservação, é definição de: a) arquivo histórico b) arquivo comercial c) arquivo especializado d) arquivo rotativo e) arquivo especial 7. (ESAF CVM 2010) Acerca do conceito de arquivo, assinale a opção correta. a) Sua finalidade primeira é o registro da memória institucional b) São os conjuntos documentais produzidos por pessoa jurídica, enquanto os produzidos pelas pessoas físicas são chamados de manuscritos c) São coleções de documentos acumulados por interesse científico d) Coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa jurídica ou física e) São acumulados no curso das atividades, servindo de prova das transações realizadas 8. (Cespe IBAMA 2012) Os arquivos de uma organização pública podem ser constituídos de documentos originários das atividades meio e fim e produzidos em variados suportes documentais, inclusive o digital. 29

30 9. (CNJ 2013) O arquivo do CNJ refere-se à acumulação ordenada dos documentos que surgem como resultado da realização da missão ou dos objetivos dessa instituição 14. (Cespe UNIPAMPA 2013) Os arquivos de uma universidade são formados apenas pela coleção de documentos relacionados ao ensino superior. 10. (Cespe MDIC 2014) Os arquivos gerais são localizados nas unidades político-administrativas de uma organização e cumprem a função de arquivos correntes. 11. (Cespe CNJ 2013) Uma característica do documento de arquivo é o seu inter-relacionamento com outros documentos e com a atividade da qual ele é resultado. 12. (Cespe MI 2013) Nos processos de trabalho, independentemente da natureza do negócio, as organizações públicas ou privadas produzem e recebem informações que, registradas, tornam-se documentos de arquivo. 13. (IADES METRO 2014) Considerando as técnicas de arquivamento, é correto afirmar que arquivo de primeira idade ou corrente, arquivo de segunda idade ou intermediário e arquivo de terceira idade ou permanente são assim classificados de acordo com: a) a entidade criadora e extensão de atenção b) as características institucionais da entidade criadora. c) o estágio de evolução. d) a natureza dos documentos e a entidade criadora. Classificação dos Documentos de Arquivo 15. (Cespe MPU 2013) Relatório de atividades, ata de reunião e boletim informativo são exemplos de tipos documentais que podem ser encontrados nas instituições públicas brasileiras. 16. (FCC TRE-SP 2012) Original, cópia, minuta e rascunho diferentes estágios de preparação e transmissão de documentos correspondem ao conceito de: a) espécie. b) tipo.. c) forma. d) suporte. 17. (Cespe CADE 2014) A categoria textual é um dos principais tipos documentais presentes nos órgãos públicos brasileiros. 18. (Cespe ABIN 2010) Carta, ofício, memorando, aviso, circular e relatório são exemplos de formatos documentais existentes em órgãos públicos. 30

31 UFRGS (Assistente em Administração) Arquivologia Prof. Darlan Eterno 19. (Cespe TJ-RR 2012) Entre os gêneros documentais considerados documentos de arquivo se incluem documentos tridimensionais, textuais, audiovisuais e cartográficos. 20. (Cespe Polícia Civil-PE 2016) Os gêneros documentais comumente encontráveis em arquivos incluem o gênero: a) emulativo. b) iconográfico. c) cultural. d) tridimensional. e) natural. 21. (Cespe MPU 2013) A junção de uma espécie documental com a função que lhe deu origem caracteriza o gênero documental. 22. (Cespe MPE-PI 2012) O tipo documental consiste na associação entre a espécie documental e a função que o documento representa. São exemplos de tipos documentais: o memorando, o ofício, o relatório, a carta e a fotografia. 23. (Cespe ANATEL 2012) Relatório de atividades anuais é um tipo documental. 24. (Cespe DPF Agente Administrativo 2014) O ofício, o memorando e o processo são exemplos de tipos documentais. 25. (Cespe ANP 2012) O gênero de documentos iconográficos é formado por documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas 26. (Cespe STF 2013) Fotografias, diapositivos, desenhos e gravuras fazem parte do gênero documental conhecido como iconográfico. Arquivo x Biblioteca 27. (Cespe SERPRO 2013) Os documentos de arquivo podem ser elaborados em um único exemplar ou, em casos específicos, serem produzidos em um limitado número de cópias 28. (Cespe DPF Escrivão 2009) O tamanho do acervo documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma instituição pública ou privada é um fundo fechado ou aberto. 29. (Cespe TRE-BA 2010) Os documentos de arquivo devem ser organizados a partir dos mesmos princípios aplicados na organização das bibliotecas, principalmente no que se refere aos métodos de classificação. 31

32 30. (Cespe MDIC 2014) Diferentemente da biblioteca, o arquivo não é uma coleção de documentos, mas uma acumulação natural de documentos. 31. (Cespe TJ-RR 2012) Em regra, deve-se produzir mais de um exemplar de um documento de arquivo 32. (Cespe DPF 2014) Os documentos de arquivo são colecionados com finalidades culturais e sociais. 33. (Cespe MDIC 2014) Os documentos de interesse da instituição que tenham sido adquiridos por meio de compra, doação ou permuta deve ser considerados como arquivos. 34. (Cespe DRPF 2012) A finalidade principal da produção e conservação de documentos de um arquivo é funcional. Princípios Arquivísticos 37. (ESAF ANA 2009) O princípio da ordem primitiva pode ser definido como o princípio segundo o qual a) todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido b) os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original c) o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras d) o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu 38. (Cespe ANATEL 2012) A existência de um fundo de arquivo origina-se do princípio da pertinência. 39. (Cespe ANCINE 2012) O princípio de proveniência, quando aplicado aos arquivos da ANCINE, gera um conjunto de fundos documentais 35. (Cespe STF 2013) A diferença entre os arquivos e as bibliotecas pode ser reconhecida na função administrativa que os arquivos têm para uma organização pública ou privada, diferentemente da função cultural das bibliotecas. 40. (Cespe MPE-PI 2012) O princípio básico da arquivologia que reúne todos os documentos gerados por uma mesma fonte geradora de arquivo em um fundo é conhecido como princípio da proveniência ou de respeito aos fundos. 36. (Cespe SERPRO 2013) Além dos documentos produzidos pelo SERPRO, são considerados documentos de arquivo aqueles colecionados por diversos motivos 41. (CESPE ABIN 2011) O princípio da proveniência consiste em procedimentos lógicos e práticos que visam mesclar os conjuntos documentais produzidos e acumulados por 32

33 UFRGS (Assistente em Administração) Arquivologia Prof. Darlan Eterno diversas entidades coletivas, pessoas ou famílias no decorrer de suas atividades. 42. (Cespe STF 2013) O princípio arquivístico fundamental para as ações de organização dos arquivos é conhecido como princípio da unicidade. 43. (Cespe FUB 2014) O princípio da pertinência será aplicado nos casos em que houver necessidade de reclassificar os documentos de arquivo por assunto, sem que se considerem a proveniência e a classificação original de cada documento. 47. (Cespe MPU 2013) Não compete ao Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) a implementação da politica nacional de arquivos pr ivados. 48. (Cespe DPU 2014) Apesar de seguir as orientações do Conselho Nacional de Arquivos, a DPU não integra o sistema de gestão de documentos de arquivo (SIGA) 49. (Cespe Anatel 2012) De acordo com legislação, os documentos permanentes das agências reguladoras devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional. 44. (Cespe TCDF 2014) O princípio da proveniência permite identificar o fundo a que pertence determinado documento de arquivo. 45. (Cespe DPRF 2013) O princípio arquivístico que define e estabelece o fundo de arquivo de uma instituição é o princípio da proveniência ou de respeito aos fundos. 50. (Cespe ANAC 2012) Os documentos da ANAC considerados de valor permanente devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional. 51. (Cespe MPU 2013) Compete ao Arquivo Nacional definir as normas gerais e estabelecer as diretrizes para o Sistema Nacional de Arquivos bem como promover o inter- -relacionamento de arquivos públicos e privados. Órgãos/Sistemas de Arquivo 46. (Cespe Ancine 2012) A ANCINE, por ser uma agência reguladora, não precisa seguir as orientações do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) 52. (Cespe MPE-PI 2012) Competem ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário em âmbito federal. 33

34 Teoria das Três Idades 53. (Cespe DPU 2010) As atividades típicas dos arquivos correntes são: o protocolo, a expedição, o arquivamento, o empréstimo e a consulta de documentos. 54. (Cespe MS 2008) O arquivo setorial é aquele estabelecido juntos aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente. 55. (Cespe ANTT 2013) Os documentos de valor permanente são inalienáveis, mas prescritíveis. 56. (Cespe SERPRO 2013) Ao se implantar um programa de gestão documental, o acesso aos documentos que apresentam valor imediato será restrito ao setor. 57. (Cespe ANS 2013) Para facilitar o acesso rápido ao material, recomenda-se que arquivos correntes sejam armazenados em caixas-arquivo. 58. (Cespe MTE 2014) Os arquivos correntes, por serem formados pelos documentos com grande possibilidade de uso, devem ficar próximos dos usuários diretos. 59. (Cespe TRE-MA 2009) Os arquivos correntes são alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam, e são conhecidos também como arquivos ativos. 60. (Cespe EBC 2011) Os arquivos setoriais cumprem funções de arquivo permanente e arquivo histórico. 61. (Cespe TCE-RS 2013) O arquivo permanente é constituído essencialmente de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, mas que devem ser conservados em razão do seu valor histórico. 62. (Cespe ME 2008) Os arquivos correntes são de acesso restrito e devem ficar próximos dos usuários diretos. 63. (Cespe DPF 2013) Os documentos de arquivo, após cumprirem o prazo de guarda nos arquivos correntes, devem ser transferidos para o arquivo permanente 64. (Cespe ANP 2012) Quando o documento de arquivo tem uma grande possibilidade de uso, ele deve ser considerado como documento do arquivo corrente. 65. (Cespe SERPRO 2013) O arquivamento de documentos no tipo horizontal é recomendado para arquivos correntes. 34

35 UFRGS (Assistente em Administração) Arquivologia Prof. Darlan Eterno 66. (Cespe EBC 2011) A transferência de documentos dos arquivos correntes para os intermediários deve ser feita mediante registro em uma listagem de transferência. 67. (Cespe MPU 2010) O valor primário dos documentos no arquivo intermediário é crescente. 72. (Cespe CNJ 2013) A organização dos documentos de arquivo na fase corrente deve ser realizada de modo diferente daquela adotada na fase intermediária. Essa diferença é explicada pelo fato de os documentos terem usos distintos nessas duas fases. 73. (Cespe DPF 2014) A transferência dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediários justifica-se pela diminuição do valor primário dos documentos 68. (Cespe DPU 2010) Os arquivos correntes, conhecidos como fase pré-arquivo, são constituídos por documentos de valor administrativo. 69. (Cespe MPU 2013) Os documentos intermediários são aqueles que não possuem uso corrente nas entidades produtoras e aguardam a eliminação ou a transferência para guarda permanente. 70. (Cespe FUB 2008) O documento de arquivo transferido ao arquivo intermediário permanece com o acesso restrito à unidade que o acumulou, podendo, com a autorização da unidade acumuladora, ser acessado por outras unidades. 71. (Cespe CADE 2014) A alta frequência de uso de um documento de arquivo indica que ele pertence à fase intermediária. Instrumentos de Gestão 74. (Cespe ANCINE 2012) A exemplo das demais agências reguladoras, a ANCINE é responsável pela elaboração de suas próprias tabelas de temporalidade de documentos da atividade meio. 75. (Cespe MTE 2014) Na avaliação de um grande volume de documentos de arquivo, a decisão sobre eliminação de um documento e a consequente operacionalização são finais e irrevogáveis. 76. (Cespe CNJ 2013) A avaliação dos documentos de arquivo é feita com base na tabela de temporalidade que, além dos prazos de guarda nas idades corrente e intermediária, indica a eliminação ou guarda permanente dos documentos. 77. (Cespe IBRAM 2009) Os documentos públicos destinados à eliminação, após cumprirem o prazo estabelecido no edital de eliminação de documentos, devem ser incinerados. 35

36 78. (Cespe BACEN 2013) A tabela de temporalidade de documentos é instrumento de gestão aprovado por autoridade competente que permite gerenciar a massa documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinação final dos documentos produzidos ou recebidos por uma instituição 79. (Cespe DPU 2010) O instrumento auxiliar adotado na gestão de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperação desses documentos denomina-se plano de a) descarte b) retenção. c) arquivamento. d) avaliação. e) classificação 80. (Cespe STM 2011) Nos arquivos corrente e intermediário, os prazos de guarda dos documentos devem ser expressos em anos ou pela indicação da vigência dos documentos. 81. (Cespe MPU 2010) Os prazos de guarda dos documentos nos arquivos do tipo corrente e intermediário devem ser definidos com base na legislação pertinente e nas necessidades administrativas. 82. (CESPE CNPQ 2011) O processo de elaboração do código de classificação de documentos de arquivo estabelece relação direta com as funções e as atividades desenvolvidas no órgão ou na empresa. 83. (CESPE CNPQ 2011) O código de classificação de documentos de arquivo é aplicado a partir da transferência do documento do arquivo corrente para o arquivo intermediário 84. (CESPE CNPQ 2011) A tabela de temporalidade de documentos independe da realização de classificação para avaliar os documentos de arquivo. 85. (Cespe MTE 2014) Caso seja necessária uma avaliação documental, deve ser criado o código de classificação de documentos de arquivo. 86. (Cespe MCTI 2012) A classificação dos documentos produzidos e(ou) recebidos pela atividade-meio do MCTI é feita a partir do Código de Classificação de Documentos de Arquivo, elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos. 87. (CESPE STM 2011) O código de classificação é construído a partir da estrutura organizacional do órgão ou empresa em que ele vai ser aplicado, sendo uma reprodução do organograma desse órgão ou dessa empresa. 88. (Cespe MI 2013) Os documentos de arquivo devem ser classificados a partir de um código ou plano de classificação de documentos baseado nas funções e atividades desenvolvidas no órgão. 36

37 UFRGS (Assistente em Administração) Arquivologia Prof. Darlan Eterno 89. (Cespe TRE-MS 2013) Ao lidar com os documentos, usa-se a tabela de temporalidade como instrumento para a a) avaliação. b) codificação. c) classificação. d) descrição. e) indexação 90. (Cespe STF 2013) De acordo com uma tabela de temporalidade, a destinação final dos documentos de arquivo pode ser a digitalização. 91. (Cespe MMA 2009) O código de classificação deve ser anotado na primeira folha do documento. 92. (Cespe TRE-MA 2009) A avaliação de documentos de arquivo é executada com a aplicação do código de classificação Protocolo 95. (Cespe Serpro 2013) O empréstimo de documentos é uma atividade do setor de protocolo. 96. Além das atividades de recebimento, registro e classificação, cabe também ao protocolo realizar destinação dos documentos. 97. (Cespe CNJ 2013) O controle da tramitação dos documentos pelos vários setores de uma organização é uma atividade de protocolo. 98. (Cespe MC 2013) Todo documento que chega ao MC deve ser registrado no protocolo, independentemente do documento ser ostensivo, sigiloso ou pessoal. 93. (Cespe SERPRO 2013) O prazo de guarda indicado para os documentos do arquivo impresso é de cinquenta anos 94. (Cespe ANATEL 2012) O inventário é utilizado para classificar os documentos de arquivo. 99. (Cespe CNJ 2013) O protocolo deve registrar todos os documentos que entram na instituição, independentemente de eles terem natureza arquivística (Cespe ANCINE 2012) A expedição de documentos é uma atividade exercida exclusivamente pelo protocolo (Cespe STJ 2008) O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares e a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso. 37

38 102. (Cespe ANCINE 2012) Os documentos recebidos por uma organização pública devem ser registrados no setor de protocolo. A exceção são as correspondências (cartas, ofícios, avisos) (Cespe Serpro 2013) A classificação de documentos é uma rotina do setor de protocolo (Cespe DPF 2014) A primeira ação a ser tomada pelo setor de protocolo, ao receber um documento, é distribuí-lo (Cespe SEBRAE-BA 2008) O setor de protocolo, ao receber uma correspondência sigilosa, deverá abri-la para fazer o registro e encaminhá-la, com alta prioridade, ao destinatário (Cespe ANATEL 2009) O registro dos documentos que chegam a um órgão público deve ser feito no setor de protocolo e consiste na reprodução dos dados do documento destinada a controlar a movimentação e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados 107. (Cespe CNJ 2013) Os elementos utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos (Cespe Telebrás 2013) Os procedimentos de registro e autuação de documentos são atividades do protocolo. O registro consiste no cadastramento de documento recebido em um sistema de controle, manual ou informatizado, que atribui um número ao documento. A autuação ocorre quando um documento passa a constituir um processo (Cespe STJ 2008) Processo é o termo geralmente usado na administração pública para designar o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária 110. (Cespe TSE 2007) A juntada por anexação a união definitiva de um ou mais processos a um outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto Empréstimo 111. (Funiversa MPGO Téc. Arquivo 2010) A função da guia-fora é a) separar os documentos dentro de uma pasta. b) transferir os documentos para o arquivo permanente. c) facilitar o rearquivamento dos documentos e a cobrança das pastas não devolvidas no prazo estipulado. d) garantir o acesso restrito aos documentos. 38

39 UFRGS (Assistente em Administração) Arquivologia Prof. Darlan Eterno 112. (Cespe ANEEL 2010) O emprego da guia-fora objetiva o rearquivamento dos documentos, sendo utilizada no caso de empréstimo de documentos (Cespe Serpro 2013) Ao se retirar temporariamente um documento da unidade de arquivamento, para empréstimo ou consulta, deve-se colocar, no lugar do documento, um indicador denominado fantasma ou ficha-fantasma. Métodos de Arquivamento 114. (Cespe TJ-AL 2012) Na ordenação geográfica, caso o principal elemento de identificação seja cidade e não estado, a capital deve estar em destaque (Cespe MPE-TO 2006) A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização à qual a unidade de arquivo está vinculada (Cespe TJ-AL 2012) A ordenação numérica é método direto, pois a pesquisa ocorre exatamente no documento (FCC TRE-PB 2007) Ao classificar suas atividades rotineiras, uma instituição utiliza o seguinte esquema: COMUNICAÇÕES Correios Internet Rádio Telex MATERIAL Aquisição Baixa ORÇAMENTO Despesa Receita PESSOAL Admissão Dispensa Férias Gratificações Licenças Trata-se do método a) enciclopédico. b) dicionário. c) unitermo. d) duplex (Cespe SEBRAE-BA 2008) O método numérico simples atribui um número a cada pasta de cliente (pessoa física ou jurídica), obedecendo à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética (Cespe SEBRAE-BA 2008) A escolha do método de arquivamento no arquivo corrente é determinada pela espécie ou pelo gênero do documento. 39

40 120. (Cespe Antaq 2005) Os métodos de arquivamento decimal e duplex necessitam de adoção de um índice alfabético (Cespe ANAC 2009) A localização dos documentos de arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de um índice ou de um código (Cespe ANTAQ 2009) Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de documentos (Cespe TCE/RS 2013) O método de arquivamento alfanumérico, que consiste na combinação de letras e números, pertence ao sistema indireto (Cespe-PRG-DF 2005) Considerando as hipóteses de arquivamento a seguir, é correto afirmar que o método principal empregado foi por assunto, mas foram empregados também os métodos secundários geográficos, alfabético e cronológico. VEÍCULOS Goiás Minas Gerais São Paulo/Capital São Paulo/Interior PESSOAL ADMISSÃO E DEMISSÃO de Abrão, Antonio até Carvalho, Paulo A. de Castro, Maria S. até Dias, Paulo R. PAGAMENTOS antes de 1980 de 1981 a 1985 de 1986 a (Cespe TRE-MS 2013) Os documentos, no sistema numérico simples, são agrupados em sequência numérica, exigindo o índice alfabético remissivo 126. (CESPE STM 2011) Os métodos básicos de arquivamento são alfabético, geográfico, numérico e ideográfico (Cespe FUB 2014) O método de arquivamento por assunto é aplicado exclusivamente aos documentos de arquivo acumulados pelas atividades-meio da organização (Cespe FUB 2014) O método duplex é utilizado na classificação ideográfica dos documentos 129. (Cespe TRE-RJ 2012) A disposição de documentos pelo nome dos clientes corresponde à ordenação do tipo unitermo (Cespe STM 2011) No método numérico simples, um método de arquivamento do tipo direto, não se faz necessário consultar um índice para localizar o documento. 40

41 UFRGS (Assistente em Administração) Arquivologia Prof. Darlan Eterno 131. (Cespe ANTAQ 2009) O método numérico simples determina a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: (Cespe ANAC 2009) Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convênios, correspondências, relatórios, processos, formulários e guias são exemplos da utilização do método de arquivamento por assunto. e) estágio 137. (Cesgranrio FUNASA 2009) O arquivo nosológico de um hospital no Estado do Tocantins organiza sua documentação por meio do método de indexação coordenada, visando a otimizar a recuperação da informação, como neste exemplo. Quais são os documentos que tratam, ao mesmo tempo, do assunto paciente com diabete, hipertensão e glaucoma? 133. (Cespe MEC 2009) É possível, na escolha do método de arquivamento, definir um método principal e métodos auxiliares para a organização da documentação (Cespe Aneel 2010) O método numérico-cronológico é considerado um método de arquivamento básico (Cespe STJ 2008) O método de ordenação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex (Cesgranrio BNDES 2006) Um arquivo apresenta o esquema principal a seguir. Pessoal: Admissão Demissão Promoção Recrutamento Seleção. Esse esquema denota uma classificação por: a) tipologia. b) espécie. c) natureza. d) assunto. a) 111 e 94 b) 120 e 118 c) 150 e 249 d) 169 e 70 e) 186 e (Esaf MF 2012) Quando eu preciso de um método de ordenação de documentos simples e direto para a pesquisa não depender de um índice auxiliar, posso utilizar o método a) Unitermo. b) Numérico. c) Duplex. d) Decimal. e) Alfabético 139. (FUNCAB SUDECO 2013) Considere os nomes a seguir: 1. Alberto Soares Júnior 2. João Castelo Branco 41