Técnico Apoio Técnico-Administrativo

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1 Técnico Apoio Técnico-Administrativo Arquivologia Prof. Darlan Eterno

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3 Arquivologia Professor Darlan Eterno

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5 Edital ARQUIVOLOGIA: 7 Noções de arquivologia. 7.1 Arquivística: princípios e conceitos. 7.2 Legislação arquivística. 7.3 Gestão de documentos Protocolos: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos Classificação de documentos de arquivo Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. 7.4 Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo. 7.5 Preservação e conservação de documentos de arquivo. BANCA: Cespe CARGO: Técnico do MPU Apoio Técnico Administrativo-Administração

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7 Sumário 1. Introdução Arquivos Conceitos e Definições Finalidade dos Arquivos Função dos Arquivos Classificação dos Arquivos a) Natureza dos documentos b) Extensão c) Estágios de evolução: d) Entidades mantenedoras: Princípios Arquivísticos Arquivos x Bibliotecas Classificação dos documentos de arquivo a) Quanto ao gênero: b) Quanto à natureza do assunto: c) Quanto à espécie: d) Quanto ao tipo (tipologia) Teoria das Três Idades Arquivos Correntes Protocolo Rotinas de Protocolo Procedimentos Administrativos Classificação Plano de classificação Arquivamento Operações de Arquivamento Métodos de Arquivamento Sistemas de Busca

8 6.4. Avaliação de Documentos Tabela de Temporalidade Empréstimo Arquivos Intermediários Atividades Arquivos Permanentes Arranjo Descrição Publicação Conservação de Documentos Referência Preservação de Documentos Digitais Gestão de Documentos Objetivos da Gestão de Documentos Órgãos /Sistemas de Arquivo Recortes da Legislação Questões

9 Arquivologia 1. Introdução A formação dos arquivos está relacionada à necessidade de registrar e conservar registros das ações e de fatos da vida humana para fins e prova e de informação. As sociedades antigas procuravam de alguma forma, seja por símbolos ou pela escrita, registrar traços de sua cultura e de suas atividades em suportes diversos como a pedra, o pergaminho o papel e etc. Os suportes se diversificaram através dos tempos, os avanços tecnológicos dos meios de reprodução e difusão, aliados a burocratização da máquina administrativa colaboraram para o gigantesco aumento da informação. Este fenômeno, denominado explosão informacional, influenciou as práticas e técnicas arquivísticas contemporâneas, tornando a disciplina arquivística cada vez mais essencial no contexto das organizações públicas e privadas. 2. Arquivos Conceitos e Definições Os arquivos podem ser definidos como o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos (Art. 2ª da lei nº /91). Assim sendo, pode- -se afirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas pela entidade produtora, e devem ser compreendidos dentro do contexto orgânico de produção, a fim de que sejam mantidas suas características e seus valores de prova. Segundo Luciana Duranti, os documentos de arquivo possuem as seguintes características: a) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em determinado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma ação humana eles são imparciais, pois são criados para atender um objetivo específico, como por exemplo, a compra de um material; b) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados. c) Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição, ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas. d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de todo orgânico e não como elemento isolado de um contexto. e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função "única" que os documentos executam dentro do contexto organizacional. 9

10 O termo arquivo é polissêmico, e denota não apenas um conjunto de documentos resultantes de atividades, podendo ainda ser utilizado com outros significados comumente cobrados em provas, quais sejam: a) mobiliário: móvel destinado à guarda de documentos. Exemplo: estantes e armários. b) setor: instalação física, na qual funciona o arquivo. Exemplo: Setor de arquivo da Agência Nacional de Águas; c) entidade: instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso aos documentos; Exemplo: Arquivo Público Municipal de Curitiba Arquivo Público do Estado de Goiás e Arquivo Nacional Finalidade dos Arquivos Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração da entidade que o produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento da história desta entidade. Eles são utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da instituição que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o seu passado e a sua evolução Função dos Arquivos A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua responsabilidade de guarda, de maneira rápida e precisa Classificação dos Arquivos a) Natureza dos documentos Quanto à natureza dos documentos, classificam-se em especial e especializado O arquivo especial é constituído por documentos de diversos formatos, como DVD s. CD s, fitas e microfilmes que, devido as características do suporte, merecem tratamento especial quanto ao seu armazenamento e tratamento técnico. O arquivo especializado é constituído por documentos resultantes de uma determinada área do conhecimento humano, independentemente do suporte onde a informação encontra-se registrada. São exemplos de acervos especializados os arquivos médicos, os arquivos de engenharia, entre outros. b) Extensão Quanto à extensão os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto aos setores da instituição, ou arquivos centrais ou gerais que reúnem sob sua guarda documentos provenientes de diversos setores de uma instituição. 10

11 MPU (Técnico) Arquivologia Prof. Darlan Eterno c) Estágios de evolução Quanto e estes estágios os arquivos são identificados como correntes, intermediários e permanentes, o que corresponde ao ciclo vital das informações, também chamado de teoria das três idades. A lei nº 8.159/91, define em seu artigo 8º, estes três estágios da seguinte maneira: a) arquivos correntes: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes. b) arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. c) arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. d) Entidades mantenedoras: Conforme as características da entidade acumuladora de documentos, estes podem ser divididos em: a) arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal, estadual e municipal, s. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por empresas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos. b) arquivos privados: são aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. (lei nº /91, art. 11). Ex: arquivos comerciais, institucionais, pessoais. Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais também podem ser chamados de arquivos privados. Para facilitar a visualização da classificação dos arquivos, segue abaixo, quadro resumo: Quadro Resumo Classificações dos Arquivos Classificações dos arquivos Entidade Mantenedora Estágios de Evolução Extensão ou Abrangência Natureza dos Documentos Definição/Exemplos Publico ou Privados Corrente Intermediário Permanente Setorial ou Central/Geral Especial Especializado 11

12 2.4. Princípios Arquivísticos A disciplina arquivística é regida por vários princípios. No entanto, essa obra vai abordar apenas aqueles relacionados aos tópicos exigidos no edital do concurso. (A) Princípio da organicidade A organicidade diz respeito a relação natural entre documentos de um arquivo, em decorrência das atividades da entidade que o acumulou. Os arquivos produzidos por entidade coletiva, pessoa jurídica ou física refletem a estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no contexto da organização dos conjuntos documentais. (B) Princípio da unicidade Os documentos de arquivo conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidos. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função única que os documentos executam dentro do contexto organizacional. (C) Princípio da proveniência (respeito aos fundos) Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Considerado fundamental para a organização dos documentos de arquivo. (D) Princípio do respeito à ordem original (ordem primitiva)(princípio da santidade) Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar a ordenação (arranjo) original dada pela entidade, pessoa ou família que o produziu. È considerado como segundo grau de aplicação do princípio da proveniência e fundamental para a organização dos documentos de arquivo. (E) Princípio da pertinência Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático. (F) Princípio da reversibilidade Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. É aplicado na restauração de documentos. (G) Territorialidade (Proveniência Territorial) Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos 12

13 MPU (Técnico) Arquivologia Prof. Darlan Eterno 3. Arquivos x Bibliotecas Embora tenha como objeto de estudo a informação, os arquivos não devem ser confundidos com as bibliotecas, visto que as operações destinadas ao tratamento técnico da informação são distintas. Cada uma destas áreas, embora trabalhem com a informação, fazem uso de técnicas e metodologias distintas, conforme demonstra o quadro abaixo: Quadro Comparativo Arquivo x Biblioteca Características Arquivo Biblioteca Tipo de Suporte/Quantitativo de Exemplares Entrada de documentos Tipo de conjunto Apresentam-se em exemplares únicos ou em número limitado de vias. Ou seja, em regra os documentos de arquivos possuem exemplares únicos, mas no caso de haver obrigações recíprocas como, por exemplo, em um contrato, podem haver quantas vias (cópias) quanto o número de pessoas envolvidas nesta operação. Acumulação natural: são produzidos em decorrência do desempenho das atividades administrativas da instituição. Fundos: conjunto de documentos unidos pela origem. Apresentam-se em exemplares múltiplos, ou seja, uma mesma obra é criada em vários exemplares e pode estar presente em mais de uma biblioteca. Os livros ingressam á biblioteca por meio da compra, permuta e doação. Os livros formam coleções que são reunidas pelo conteúdo. Finalidade (origem) funcional, administrativa cultural, técnica e científica. Tipo de Classificação Baseia-se nas atividades da instituição Utiliza-se de procedimentos predeterminados 4. Classificação dos documentos de arquivo Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto aos seguintes aspectos: a) Quanto ao gênero: textuais: documentos que contêm informação em formato de texto. Ex: atas e ofícios; sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex: cd s de música, fitas K7; 13

14 cartográficos: são os documentos que contêm representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex: mapas, plantas e perfis; filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem, conjugadas ou não a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex: fitas videomagnéticas; iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. Ex: fotografias, negativos, diapositivos (slides), gravuras, desenhos; micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens. Ex: microfilme, microficha, cartão-janela; informático: documentos criados, armazenados e utilizados em computador; Ex: disquete, disco rígido, arquivo do Excel. b) Quanto à natureza do assunto: ostensivos (ordinários): documentos que não possuem restrição de acesso. sigilosos: documentos que sofrem restrição de acesso, cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. c) Quanto à espécie: Espécie documental a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996). A espécie é modelo documental escolhido para se registrar a informação arquivística. Ex: ofício, portaria, ata. d) Quanto ao tipo (tipologia) De acordo com a sua utilização as espécies documentais recebem funções específicas dentro das instituições, formando tipos documentais. Entende-se por tipo documental a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Ex: Ata de reunião, certidão de casamento, boletim de frequência e etc. A formação dos tipos documentais é feita por meio da junção: espécie documental e função (atividade), conforme tabela abaixo: Espécie Documental Documental Função (Atividade) Tipologia Boletim Ocorrência Boletim de Ocorrência Certidão Nascimento Certidão de Nascimento 14

15 MPU (Técnico) Arquivologia Prof. Darlan Eterno 5. Teoria das Três Idades É fundamentada na divisão do ciclo de vida dos documentos em três fases distintas, conforme os valores documentais e a freqüência de uso para a instituição produtora. Valores Documentais O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliação documental: o valor primário ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que deve ser temporariamente preservado por razões administrativas, legais ou fiscais; e o valor secundário ou histórico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos para outros fins que não aqueles para os quais foram criados. O valor secundário deve ser preservado de maneira definitiva pela instituição ele se divide em probatório (quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição) ou informativo (quando contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa). Idades Documentais a) 1ª Idade (fase corrente): também conhecida como fase ativa, é composta pelos documentos que possuem maior potencial de uso dentro das instituições e devem ser guardados em locais próximos aos de sua produção, para facilitar o acesso. Nesta fase, os documentos são de acesso restrito ao setor que os produziu, tendo em vista que a sua criação decorre das atividades por ele desempenhadas. No entanto, o acesso pode ser facultado a outros setores da instituição, mediante requerimento encaminhado pelo solicitante. b) 2ª Idade (fase intermediária): conhecida também como fase semiativa, é composta por documentos de consulta eventual para a instituição produtora. O arquivamento desses documentos pode ser feito em local distinto daquele em que foram produzidos, com a finalidade de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção. Nesta fase os arquivos aguardam a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou a guarda permanente. c) 3º Idade (fase permanente): também chamada de fase inativa, é composta por documentos que perderam o uso administrativo e que são preservados em função do seu valor histórico, probatório e informativo e por esta razão jamais poderão ser eliminados. Os documentos desta fase, resguardadas as restrições de sigilo, têm o seu acesso franqueado (liberado). Os documentos que provam a origem/criação da instituição (contrato social, ato constitutivo); sua evolução (relatório de atividades) e seu funcionamento (ato normativo, estatuto, regimento interno) são considerados de guarda permanente. 15

16 Esquema Representativo Teoria das Três Idades Valor Primário Valor Secundário Arquivo Corrente *Transferência Arquivo Intermediário *Recolhimento Arquivo Permanente *Recolhimento Operações de destinação: *transferência: passagem de documentos à fase intermediária *recolhimento: passagem de documentos à fase permanente 6. Arquivos Correntes Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituição produtora, e são utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a tomada de decisões, avaliação de processos, controle das tarefas e etc. As principais atividades desempenhadas nesta fase são: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta e destinação Protocolo Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitação dentro das áreas e setores da instituição; para que esta documentação não se perca, é necessário exercer o controle de sua movimentação por meio de instrumentos próprios que garantam sua localização e segurança Rotinas de Protocolo Para alcançar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades: recebimento: inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal. Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários. 16

17 MPU (Técnico) Arquivologia Prof. Darlan Eterno registro: os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos. autuação: refere-se a criação de processo. classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento. movimentação (expedição/distribuição): consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos. controle da tramitação: são as operações destinadas a registrar a localização do documento dentro da instituição. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo ou por meio de sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao processo de controle de tramitação Procedimentos Administrativos Além das atividades citadas no tópico anterior, no protocolo são realizados procedimentos administrativos que podem ser divididos em duas grandes categorias: uma que trata da espécie documental denominada processo e a outra que trata da espécie documental denominada correspondência Processo Definição Entende-se por processo o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária Abertura (atuação) Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição. A autuação de documentos avulsos para formação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação requerer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas. A abertura de processos não digitais deverá ser feita no protocolo ou unidade protocolizadora, a partir de uma peça preferencialmente original, ou de uma cópia autenticada. Nos processos digitais a autuação poderá ser realizada por usuário autorizado, diretamente no sistema informatizado. 17

18 Operações A) Desentranhamento É a retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente. O desentranhamento poderá ocorrer por interesse da administração ou à pedido do interessado, sendo necessária inserção de Termo de, desentranhamento após último despacho, para registrar esta operação. O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento. Ressalta-se que é vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo. B) Desmembramento É a separação de parte da documentação de um processo, para formar outro mediante despacho da autoridade, utilizando-se Termo de Desmembramento, para registrar este retirada. C) Juntada È a união de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade correspondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente. A juntada será realizada por meio da anexação ou apensação. Juntada por anexação é a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s) a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. A anexação é realizada quando há a dependência entres processos. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios. No quadro abaixo estão alguns exemplos que caracterizam os processos principais e acessórios: Processo Principal Aquisição de Material Licença sem vencimentos Processo Acessório Prestação de Contas Cancelamento de Licença Juntada por apensação é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não, conservando cada processo a sua identidade e independência. Sempre que ocorre uma juntada por apensação, os processos passam a tramitar juntos e o acréscimo de novas folhas deverá ocorrer somente no processo principal. D) Desapensação Consiste na separação física de processos apensados. A desapensação deverá ocorrer antes do arquivamento do(s) processo(s). 18

19 MPU (Técnico) Arquivologia Prof. Darlan Eterno 6.2. Classificação Arquivística A Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Ela determina o agrupamento de documentos em unidades menores (processos e dossiês) e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do órgão ou entidade. Para isso, deve tomar por base o conteúdo do documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. Esta tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação. Plano de classificação Instrumento que reflete as funções/atividades da empresa que deram origem aos documentos, ele serve para orientar a operação de arquivamento e recuperação da informação. O plano tem a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituição no exercício de suas atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas ao processamento técnico da informação. Para ilustrar este instrumento segue abaixo um exemplo de Plano de Classificação utilizado pelo Poder Executivo Federal Modelo de Plano de Classificação 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA. 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL 034 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL 6.3. Arquivamento O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares próprios, como caixas e pastas, de acordo com um método de ordenação previamente estabelecido, e na guarda destas embalagens (caixas e pastas) em mobiliários específicos, como estantes e arquivos de aço. Para que os arquivos se tornem acessíveis é necessário que eles sejam corretamente arquivados de maneira a agilizar sua recuperação. Antes do arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados de acordo com a função ou atividade a que se referem. Operações de Arquivamento Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento: 19

20 inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se o ele seguirá para o arquivamento. estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros documentos que tratam de matéria semelhante. classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados. codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquivamento adotado: letras, números, cores. ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas. Para facilitar a ordenação os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escaninhos. guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante. Métodos de Arquivamento Para que os documentos de arquivo estejam acessíveis é necessário que eles sejam bem ordenados e arquivados. O arquivamento é feito por meio de métodos específicos que chamamos de métodos de arquivamento. A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização acumuladora. A instituição adotar quantos forem necessários para bem organizar seus documentos. Pode-se dividi-los em duas classes: a) métodos padronizados: dividem-se em variadex, automático e soundex. Esta obra abordará somente o variadex, visto que os demais métodos padronizados não têm aplicação prática nos arquivos brasileiros.. variadex: utiliza a combinação de cores e letras para o arquivamento dos documentos. Cada seqüência de letras recebe uma cor específica. Ex: sequência a,b,c,d,...prata sequência e,f,g,h,...ouro b) métodos básicos: dividem-se em alfabético, geográfico, numérico e ideográfico. alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é feita de acordo com as regras de alfabetação. geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de busca. O método geográfico organiza os documentos conforme dois seguintes critérios: por estado, país ou cidade. numérico: utiliza números para a recuperação da informação sã. Divide-se em simples, cronológico e dígito-terminal. 20

21 MPU (Técnico) Arquivologia Prof. Darlan Eterno Simples Cronológico Dígito-terminal os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada ou registro no arquivo, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética. utiliza número e data como forma de localização da informação. os documentos são arquivados conforme uma seqüência numérica composta de seis dígitos que são divididos em três pares. A leitura da seqüência se dá da direita para a esquerda. Ex: o número será divido em três pares que serão lidos da direita para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro. ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Divide- -se em: alfabético: os assuntos são divididos conforme a ordenação dicionária e a ordenação enciclopédica. Dicionário Assuntos isolados são dispostos alfabeticamente conforme a seqüência das letras Exemplo: Sistemas de arquivos Sistemas de biblioteca Sistemas de processamento de dados Venda de publicações Enciclopédico Assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente. Exemplo: Sistemas de arquivos de bibliotecas de processamento de dados Venda de publicações numérico: os assuntos recebem números específicos. Divide-se em decimal, duplex e unitermo. Decimal Expansão limitada de classes (10), As subdivisões são representadas por pontos. Ex: 211 Cursos Extensão Formação Unitermo Duplex Expansão ilimitada de classes, As subdivisões são representadas por traços. Ex: Cursos Extensão Formação Criam-se fichas a partir de termos utilizados pela instituição. Cadastra, na ficha, os números dos documentos que contêm a palavra nela registrada. 21

22 Sistemas de Busca A busca dos documentos é realizada por meio de dois grandes sistemas: o sistema direto, onde a busca é feita diretamente no local onde o documento está arquivado; e por meio do sistema indireto, que é aquele em que a busca é feita com a ajuda de índices ou de instrumentos auxiliares. Os métodos alfabético e geográfico são os únicos métodos do sistema direto, ou seja, os únicos métodos que não adotam índices. Os métodos numéricos são do sistema indireto, portanto, adotam índices para a localização dos documentos. Além destes dois grandes sistemas de busca, existe outro chamado semi- indireto O método alfanumérico, que combina letras e números, é o único que integra este último sistema de busca Avaliação de Documentos Tendo em vista que é impossível preservar tudo que é acumulado pelas instituições, e o fato de existirem documentos de guarda temporária e outros de guarda definitiva, deve-se estabelecer critérios para realizar a avaliação dos documentos. A avaliação é uma atividade essencial para a gestão arquivística de documentos, pois permite racionalizar o acúmulo de documentos nas fases corrente e intermediária, facilitando a constituição dos arquivos permanentes. É o processo de análise dos documentos arquivísticos, visando estabelecer os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores primário e secundário que lhes são atribuídos. Os prazos de guarda e as ações de destinação deverão estar formalizados na tabela de temporalidade e destinação do órgão ou entidade. Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessário para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender, exclusivamente, às necessidades da administração que os gerou, baseado em estimativas de uso. Nesse sentido, nenhum documento deve ser conservado por tempo maior que o necessário. A aplicação dos critérios de avaliação é feita com base na teoria das três idades e efetiva-se, primeiramente, nos arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor probatório e/ou informativo. Deve-se evitar a transferência para os arquivos intermediários de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliação e seleção nesses arquivos são extremamente onerosas do ponto de vista técnico e gerencial. A destinação dos documentos é efetivada após a atividade de seleção, que consiste na separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas estabelecidos na tabela de temporalidade e destinação Tabela de Temporalidade Para avaliar os documentos, deverá ser constituída, em cada instituição, uma comissão multidisciplinar, formado por servidores de suas diversas áreas técnicas denominada Comissão Permanente de Avaliação. Tal comissão será responsável pela elaboração da tabela de tem- 22

23 MPU (Técnico) Arquivologia Prof. Darlan Eterno poralidade de documentos, Instrumento resultante da avaliação que define prazos de iguarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, sua destinação final (eliminação ou guarda permanente, bem como a alteração de suporte. A tabela de temporalidade possui as seguinte características:. fornece informações sobre a alteração do suporte da informação, ou seja, define quais documentos serão digitalizados ou microfilmados pela instituição; é elaborada por uma Comissão Permanente de Avaliação, composta por servidores responsáveis pelos setores da instituição. para ser aplicada aos documentos da instituição, a tabela deverá ser aprovada por autoridade competente. ao prazos se baseiam na legislação em vigor. Os prazos de guarda definidos pela Tabela de Temporalidade baseiam-se na legislação em vigor. Os documentos de arquivo não cumprem um prazo de guarda único, este período de retenção varia de acordo com o documento e de acordo com a respectiva tabela. Assim não se pode afirmar que todos os documentos de arquivo ficam 5 anos na fase corrente, ou que se tornarão de guarda permanente após 40 anos da sua produção. O quadro a seguir foi extraído da Tabela utilizada pelo Poder Executivo Federal e demonstra alguns exemplos da temporalidade de documentos. Figura 2 Recorte de Tabela de Temporalidade Resolução nº 14/2001 do Conarq ASSUNTO PRAZOS DE GUARDA FASE CORRENTE FASE INTER- MEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES 001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATI- VA PROJETOS, ESTUDOS E NORMAS Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente 002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO 5 anos 9 anos Guarda permanente 010 ORGANIZAÇÃO E FUN- CIONAMENTO Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente 7. Empréstimo No arquivo a atividade de empréstimo dever ser formalizada por meio de um indicador, denominado guia-fora, colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. A guia-fora tem como finalidades: a cobrança de pastas ou documentos que não tenham sido devolvidos no prazo estipulado, e facilitar o rearquivamento de documentos. 23

24 8. Arquivos Intermediários Nesta fase, os documentos apresentam baixa freqüência de uso para a instituição acumuladora; no entanto, por razões administrativas, devem ainda ser mantidos no arquivo até que seja estabelecida a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Com a finalidade de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção e utilização, os documentos da fase intermediária podem ser arquivados em locais distantes daquele em que foram produzidos. Os depósitos de guarda intermediária devem possuir grande capacidade de armazenamento, eles são construídos com materiais e equipamentos de baixo custo e utilizam sistemas de segurança para a prevenção de desastres. Atividades Para cumprir a sua função, os arquivos intermediários executam as seguintes atividades: coordenação do recebimento de documentos da fase corrente: recebe os documentos enviados pelos setores a realiza a conferência e o arquivamento das caixas: atendimento a consultas dos setores/órgãos depositantes quando os documentos forem solicitados aplicação da tabela de temporalidade ao documentos que ainda não tiverem sua destinação estabelecida. seleção de documentos: separa os documentos sem que serão eliminados daqueles que serão recolhidos á guarda permanente recolhimento (envio) de documentos à fase permanente. 9. Arquivos Permanentes Os arquivos permanentes são formados pelos documentos que constituem o patrimônio arquivístico da instituição, seja pelo seu valor informativo ou pelo valor histórico; estes valores estão relacionados ao potencial de pesquisa dos documentos como forma de criar um memorial das decisões passadas da instituição. A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos Atividades Para cumprir a função de disponibilizar as informações sob sua guarda, os arquivos permanentes devem executar um conjunto de atividades destinadas à organização e disponibilização dos 24

25 MPU (Técnico) Arquivologia Prof. Darlan Eterno documentos. Segundo Paes, Marilena (Arquivo: teoria e prática, 2004), as principais atividades dos arquivos permanentes são: Arranjo Descrição Publicação Conservação Referência. Arranjo Consiste na reunião e ordenação dos conjuntos documentais de acordo com a estrutura administrativa que os originou ou conforme as funções/atividades executadas por essa entidade. Assim sendo, o arranjo pode ser o estrutural, no qual os documentos são organizados a partir da estrutura administrativa da entidade produtora, ou funcional, onde a ordenação tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora. As atividades de arranjo são do tipo físicas e intelectuais: as físicas são aquelas destinadas ao arquivamento e armazenamento dos documentos, enquanto que as intelectuais estão relacionadas a análise dos documentos quanto à sua forma, origem funcional e conteúdo Descrição Compreende o conjunto de procedimentos que visa disponibilizar aos pesquisadores as informações contidas no arquivo, por meio da elaboração de instrumentos de pesquisa. Estes instrumentos identificam, representam e localizam os documentos de arquivo, possibilitando o acesso e controle do acervo. Os principais tipos de instrumentos de pesquisa são: o guia, o inventário, o catálogo, o catálogo seletivo, a edição de textos e o índice. guia: o primeiro e mais importante instrumento de pesquisa a ser desenvolvido pelo arquivista é o guia, que fornece uma visão de conjunto dos fundos que a instituição abriga. Permite o pesquisador identificar os conjuntos documentais de seu interesse e tomar ciência das condições de consulta; inventário: instrumento de pesquisa que descreve as unidades de arquivamento de um fundo, ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica; catálogo: instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo, ou de uma ou mais de suas subdivisões, toma por base a peça documental, respeitada ou não a ordem de classificação; catálogo seletivo (repertório): traz relação seletiva de documentos pertencentes a uma ou mais fundos e no qual cada peça integrante de uma unidade de arquivamento é descrita 25

26 minuciosamente segundo critério temático, cronológico, onomástico (de nomes) ou geográfico. edição de textos (edição de fontes): instrumento que descreve na íntegra alguns documentos do fundo de arquivo. índice: é uma lista sistemática dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar a localização no texto. As principais normas de descrição arquivística são: NOBRADE: Norma Brasileira de Descrição Arquivística ISAD (G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística Publicação Os instrumentos de pesquisa, elaborados dentro de programa de descrição de documentos, podem ser publicados, em formato impresso, ou no site da institucional, para poder ser acessados e consultados pelo público. Conservação de Documentos São técnicas aplicadas ao documento e à sua área de guarda, visando manter condições ideais para a conservação do suporte da informação. Estas atividades visam diminuir os danos causados aos documentos de arquivo por meio de técnicas que permitam a preservação do suporte da informação. Os fatores que causam danos aos documentos estão relacionados com sua própria estrutura (fatores intrínsecos), bem como aos agentes externos cuja ação prejudica o tempo de vida útil dos documentos (fatores extrínsecos); estes se dividem em: a) agentes físicos: a luz, temperatura e a umidade são agentes físicos causadores de danos aos documentos. A luminosidade natural e a artificial devem ser evitadas, pois causam o enfraquecimento das fibras dos documentos. Para evitar o mofo e a proliferação de insetos, os níveis de temperatura e umidade devem ser controlados de acordo com o tipo de suporte dos documentos. Tipos de suportes Condições ambientais Fotografias em preto e branco T 12ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5% Fotografias em cor T 5ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5% Registros magnéticos T 18ºC +/- 1ºC e UR 40% +/- 5% b) agentes químicos: poluição atmosférica, tintas, gases, oleosidade e objetos metálicos (clipes, grampos e hastes de metal). c) agentes biológicos: insetos, microorganismos, homem, roedores, entre outros. 26

27 MPU (Técnico) Arquivologia Prof. Darlan Eterno Para manter o tempo de vida útil dos documentos em meio as ameaças comentadas, torna-se necessária a aplicação das técnicas de conservação e restauração. Acondicionamento/Armazenamento de Documentos Os documentos de arquivo devem ser acondicionados e/ou armazenados, de acordo com as características e dimensões do seu suporte, visando a sua preservação. No quadro abaixo estão as principais formas de se acondicionar tais documentos Quadro de Acondicionamento/Armazenamento de Documentos Fotografias Negativo Documentos Convencionais (em papel) Fita magnética (Áudio e vídeo) Documentos de grandes formatos (mapas, plantas e cartazes) Acondicionadas em folders de PH neutro e guardadas em pastas suspensas, com suportes de plástico Acondicionados em tiras, em envelopes de PH neutro ou polietileno Acondicionados em caixas e invólucros de papel neutro ou alcalino que devem corresponder às expectativas de preservação dos documentos. Fitas e cassetes deveriam ser transportadas da mesma forma em que são armazenados de pé e com o peso da fita sendo sustentado pelo eixo da bobina. Acondicionados em embalagens feitas com materiais que absorvam os choques (embalagens especiais, plástico-bolha), pela utilização de rótulos especiais e pelo transporte em veículos apropriados. Uma embalagem que absorve choques terá sempre a vantagem adicional de proporcionar um isolamento que contribui para a proteção dos meios contra as grandes variações de temperatura e umidade Os documentos em grandes formatos devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados em tubos confeccionados em cartão alcalino e armazenados em armários ou gavetas As gavetas das mapotecas não devem ter muita altura para evitar o acúmulo de documentos, o que acarretaria problemas de conservação. Técnicas de Conservação As principais técnicas de conservação são : a) alisamento: processo de conservação que consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%) durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida são passados à ferro, folha por folha, em máquinas elétricas. 27

28 b) higienização: é a retirada, por meio de técnicas apropriadas, objetos de metal, de poeira, e outros resíduos, com vistas à preservação. Pode ser feita por meio de panos, trinchas, pó de borracha, pinceis e escovas macios. c) desinfecção/desinfestação: processo de destruição ou inibição da atividade de microorganismos; A fumigação é um exemplo de desinfestação. d) restauração: são intervenções que visam a recuperação de documentos deteriorados ou a interrupção dos danos por eles sofridos. As principais técnicas de restauração são: encapsulação: processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de poliéster transparente, cujas bordas são seladas; é considerado um dos mais modernos processos de restauração. laminação: processo em que se envolve o documento em papel de seda e acetato de celulose. Nesta técnica, a durabilidade e as qualidades do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando o documento imune à ação de fungos e pragas. reenfibragem: preenche as falhas dos documentos com polpa de papel; banho de gelatina: consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioleta e infravermelhos. Desvantagem: os documentos tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e fungos. Referência Esta atividade visa ao estabelecimento de políticas de acesso e de uso dos documentos. Entende-se por política de acesso os procedimentos a serem adotados em relação ao que pode ser consultado. Cabe ao arquivo estabelecer a liberação ou restrição de acesso, após analisar os aspectos políticos e legais que envolvem as informações, bem como o direito de terceiros. A atividade de referência também inclui a promoção de exposições de documentos e a realização de atividades culturais como cursos e palestras. 10. Preservação de Documentos Digitais Medidas Quando se fala em medidas de preservação para documentos em suporte tradicional, fala-se de vida útil por décadas. Contudo, quando se fala em programas e equipamentos utilizados para a recuperação e o processamento das informações armazenadas essa durabilidade é reduzida para anos ou meses. Como medida de preservação de documentos de guarda permanente recomenda-se efetuar: a) emulação processo de simulação de parte de um equipamento ou programa, de forma a disponibilizar o acesso a um processo lógico em seu formato original. 28

29 MPU (Técnico) Arquivologia Prof. Darlan Eterno b) migração processo de alteração do suporte ou de atualização ou alteração do programa (atualização do formato e caracteres do documento ou dado) ou conjugação desses dois. c) definição de formatos adequados para a geração de matrizes e derivadas em formatos de arquivo digitais, recomenda-se sempre a adoção dos formatos abertos (open sources) por permitirem melhores condições de acesso e preservação em longo prazo, e uma menor dependência de software e hardware. 11. Gestão de Documentos A grande quantidade de documentos acumulados no cotidiano das empresas só se constitui em um importante recurso se for gerido desde a criação até a destinação final, e ainda se for corretamente disponibilizado à administração que o produziu. A gestão documental tem a finalidade de controlar os documentos durante o seu ciclo de vida, com vista à racionalização e eficiência na criação, manutenção, uso primário e avaliação dos mesmos. A gestão de documentos é definida como o conjunto de procedimentos referentes às atividades de produção, tramitação, uso e avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. (Lei nº.8.159/91). A implantação da gestão de documentos acontece por meio de três etapas: produção: consiste na elaboração de documentos conforme a sua essencialidade para a administração; prevê o estabelecimento de critérios para a padronização de formulários, correspondências e demais documentos gerados, e orientações para a utilização racional dos recursos informáticos e de reprodução. A produção racionalizada reduz custos com a produção de documentos e facilita o seu manuseio. utilização: inclui as atividades de protocolo, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; contempla a elaboração de normas de acesso e recuperação da informação. destinação: etapa que estabelece a destinação final dos documentos, mediante a análise dos valores que eles apresentam para a instituição produtora. Objetivos da Gestão de Documentos Segundo o Arquivo Nacional (Gestão de Documentos Conceitos e Procedimentos Básicos, 1995) a gestão de documentos tem os seguintes objetivos: assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos; melhorar a eficiência da administração acumuladora dos documentos; 29

30 garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos; contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico; assegurar a eliminação dos documentos desprovidos de valor assegurar o uso adequado das técnicas de alteração do suporte da informação (digitalização/microfilmagem) e de processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação 12. Órgãos /Sistemas de Arquivo De acordo com a legislação Arquivística, identifica-se a existência dos seguintes órgãos/sistemas de arquivo: a) Arquivo Nacional: órgão que possui entre outras competências, a gestão e o recolhimento dos documentos acumulados pelo Poder Executivo Federal. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. (Art. 18 da Lei 8.159/91) b) CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos): define a política nacional de arquivos públicos e privados. O Conarq é o órgão central do SINAR. O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. (Art. 1º do Decreto 4073/2002) c) SINAR (Sistema Nacional de Arquivos): tem a finalidade de implementar a política nacional de arquivos públicos e privados. O SINAR foi criado pelo decreto 4.073/02. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo..(art. 10 do Decreto 4073/2002) 30