Arquivologia. Professor Darlan Eterno.

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1 Arquivologia Professor Darlan Eterno

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3 Arquivologia Aula XX Conceitos fundamentais de Arquivologia: teorias e princípios. Noções de Arquivologia Professor Darlan Eterno Lei 8159/91 Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 3

4 Finalidades do Arquivo - Servir á Administração - Servir á História Função dos Arquivos 4

5 Arquivologia Aula XX Conceitos fundamentais de Arquivologia: teorias e princípios. Noções de Arquivologia Professor Darlan Eterno 5

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7 Arquivologia Aula XX Conceitos fundamentais de Arquivologia: teorias e princípios. Noções de Arquivologia Professor Darlan Eterno Finalidades do Arquivo 7

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9 Arquivologia Aula XX Características Arquivo Biblioteca Tipo de Suporte/Quantitati vo de Exemplares Entrada de documentos Tipo de conjunto Documentos manuscritos, audiovisuais. Apresentam-se em exemplares únicos ou em número limitado de vias/cópias. Acumulação natural Fundos: conjunto de documentos unidos pela origem. Tipos de fundo: - aberto: (instituições em funcionamento) - fechado: (instituições extintas) Documentos impressos e audiovisuais, que se apresentam em exemplares múltiplos. Compra, permuta e doação. Coleções: Reunidas pelo conteúdo. Objetivos Funcionais, administrativos Culturais, científicos. Tipo Classificação Baseia-se nas atividades Predeterminada institucionais 9

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11 Arquivologia Aula XX 1.Classificação dos Documentos a) Natureza do Assunto Ostensivo Sigiloso b) Espécie: Ex: Ata,Certidão e Oficio. 11

12 b) Tipo (tipologia): Espécie + função = tipologia d) Gênero Textual Sonoro Cartográfico 12

13 Arquivologia Classificação dos Documentos de Arquivos Prof. Darlan Eterno d) Gênero Filmográfico Iconográfico Micrográfico 13

14 d) Gênero Informático e)forma f) formato 14

15 Arquivologia Aula XX 1.Classificação dos Arquivos a) Extensão Setorial Central/Geral 1.Classificação dos Arquivos b)entidade Mantenedora Público Privado 15

16 1.Classificação dos Arquivos c) Estágios de Evolução Corrente Intermediário Permanente 1.Classificação dos Arquivos d)natureza dos Documento Especial Especializado 16

17 Arquivologia Aula XX Conceitos fundamentais de Arquivologia: teorias e princípios. Noções de Arquivologia Professor Darlan Eterno Princípios Arquivísticos a) Organicidade b) Unicidade 17

18 Princípios Arquivístico c)proveniência(respeito aos fundos) d) Ordem original Princípios Arquivísticos e) pertinência: documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. 18

19 Arquivologia Princípios Arquivísticos Prof. Darlan Eterno Princípios Arquivísticos F)Princípio da reversibilidade Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. É aplicado na restauração de documentos. Princípios Arquivísticos h)territorialidade : Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos. 19

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21 Arquivologia Aula XX 1. Teoria das Três Idades Baseia-se na: a) Frequência de uso b) Valores dos Documentos 1. Fase Corrente (caract) Frequência de Uso Localização Extensão do arquivo Tipo de arquivamento Valor Tipo de Acesso 21

22 1. Fase Corrente Atividades: (Protocolo, Expedição, Arquivamento,Consulta, Empréstimo, Destinação) 1. Fase Intermediária (caract) Frequência de Uso Localização Extensão do arquivo Tipo de arquivamento Valor Tipo de Acesso 22

23 Arquivologia Teoria das Três Idades Prof. Darlan Eterno 1. Fase Intermediária Atividades: o Empréstimo o Consulta o Arquivamento 1. Fase Permanente Frequência de Uso Localização Extensão do arquivo Tipo de arquivamento Valor Tipo de Acesso 23

24 1. Fase Permanente Atividades: (Arranjo, descrição, publicação, conservação e referência) 2. Representação da Teoria (operações de destinação) 24

25 Arquivologia Teoria das Três Idades Prof. Darlan Eterno Quadro resumo Fase (Idade) Corrente Intermediária Permanente Frequência de Uso Uso freqüente Uso eventual Sem uso para Administração Localização Próximo ao setor de trabalho Pode estar próximo dos setores de trabalho ou distante (fora da instituição) Pode estar próximo dos setores de trabalho ou distante (fora da instituição) Extensão do Arquivo Setorial e/ou Central Central Central Tipo de arquivamento Vertical Vertical/Horizontal Vertical/Horizontal Valor Primário Primário Secundário Tipo de Acesso Restrito Restrito Público Atividades Protocolo, expedição, Atendimento á Arranjo, descrição, arquivamento, consultas/empréstimos publicação, conservação e empréstimo, consulta, referência destinação 25

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27 Arquivologia Aula XX Noções de Arquivologia Professor Darlan Eterno 1. Classificação a) Definição: agrupamento de documentos, podendo a eles atribuir códigos. 27

28 1.2 Plano ou Código de Classificação a) Definição: Instrumento que auxilia na classificação de documentos, visando a sua guarda e localização. 1.3 Plano ou Código de Classificação Modelo 001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA. 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL RELAÇÕES COM A IMPRENSA 28

29 Instrumentos de Gestão Arquivística, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade Prof. Darlan Eterno 1.3 Plano ou Código de Classificação c) características Baseia-se nas funções/atividades da instituição 1. Avaliação a) Definição 29

30 1.2 Objetivos a) reduzir a MDA b) reduzir custos c) reduzir prazo de busca d) garantir preservação de docs 1.3 Tabela de Temporalidade a) Definição prazos de guarda destinação alteração suporte obs 30

31 Instrumentos de Gestão Arquivística, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade Prof. Darlan Eterno 1.3 Tabela de Temporalidade b) Modelo 1.3 Tabela de Temporalidade c) características elaborada pela CPAD aprovada por autoridade competente 31

32 1.3 Tabela de Temporalidade c) características Prazos baseiam-se na legislação e nas necessidades administrativas 32

33 Arquivologia Aula XX Arquivamento: Conjunto de procedimentos que visa ao acondicionamento( ) e ao armazenamento( ) de documentos. 1.1 Rotinas de Arquivamento a) inspeção b) estudo c) Classificação d) Codificação 33

34 1.1 Rotinas de Arquivamento e)ordenação f) guarda (arquivamento) 34

35 Arquivologia Aula XX 1. Métodos de Arquivamento Escolha: Estrutura Organizacional Natureza dos Docs 1.Categorias I - Padronizados Ex: Variadex (letras e cores) 35

36 II Básicos a) Alfabético: (nome) II Básicos b) Geográfico: local/ procedência Estado/País/Cidade 36

37 Arquivologia Métodos de Arquivamento de Documentos - Parte 1 Prof. Darlan Eterno Itália Roma Milão Veneza Paraná Curitiba Londrina Paranaguá Por cidades: Araçatuba (SP) Brasília (DF) Brasília (MG) Natal (RN) 37

38 c) Numérico: Simples Cronológico Dígito terminal d) Ideográfico (interpretação do doc e do contexto) d1)alfabético Dicionário Enciclopédico 38

39 Arquivologia Métodos de Arquivamento de Documentos - Parte 1 Prof. Darlan Eterno Dicionário Controle de Chaves Controle de Entrada Controle de Frequência Divulgação Enciclopédico Controle de chaves de entrada de frequência Divulgação d) Ideográfico d2) Numérico Decimal Dupléx Unitermo 39

40 Decimal 411 Planejamento 411.1Anual Mensal Dupléx Planejamento Anual Mensal 40

41 Arquivologia Aula XX 1. Regras de Alfabetação I. Nomes Brasileiros a) regra geral Ex:Carla Ferreira Lima Pedro Silva Araújo Ord:Araújo, André Silva Lima,Carla Ferreira 41

42 I.Nomes Brasileiros b)não se separam sobrenomes: b1)compostos por subst+ adj, Ex: Marcelo Vila Verde I.Nomes Brasileiros b)não se separam sobrenomes: b2) Ligados por hífen, Ex: Ana Beija-Flor 42

43 Arquivologia Métodos de Arquivamento de Documentos - Parte 2 Prof. Darlan Eterno I.Nomes Brasileiros b)não se separam sobrenomes: b3) Que exprimam grau de parentesco Ex: Paulo Barbosa Filho I. Nomes Brasileiros b)não se separam sobrenomes: b4) que possuam : São, Santo (a): Ex: Ricardo São Pedro 43

44 Ordena-se: Barbosa Filho, Paulo Beija-Flor, Ana São Pedro, Ricardo Vila Verde, Marcelo I. Nomes Brasileiros c) Iniciais abreviadas de prenome tem preferências as demais, no caso de sobrenomes iguais 44

45 Arquivologia Métodos de Arquivamento de Documentos - Parte 2 Prof. Darlan Eterno I. Nomes Brasileiros Ex: César Barros Carlos Barros C. Barros Ord: Barros, C. Barros, Carlos Barros, César I. Nomes Brasileiros d) Artigos, preposições não são consideradas na alfabetação. 45

46 I. Nomes Brasileiros Ex: Natália Rocha d Andrade André Silva dos Anjos Ord: Andrade, Natália Rocha d Anjos, André Silva dos I. Nomes Brasileiros e) títulos ou cargos não são considerados na alfabetação 46

47 Arquivologia Métodos de Arquivamento de Documentos - Parte 2 Prof. Darlan Eterno Ex:Ministro Alexandre Bastos Doutor Fernando Rocha Or:Bastos,Alexandre(Ministro) Rocha, Fernando (Doutor) II. Nomes Estrangeiros a) regra geral Ex:Paul Smith Michel Duchein Ord:Duchein. Michel Smith, Paul 47

48 Os nomes hispânicos são alfabetados pelo penúltimo sobrenome Ex:Juan Gutierrez Salazar Juan Puentes García Ord: Gutierrez Salazar, Esteban Puentes García, Juan 48

49 Arquivologia Métodos de Arquivamento de Documentos - Parte 2 Prof. Darlan Eterno Os nomes orientais (japoneses, chineses, árabes) são registrados como se apresentam. Ex: Lao Xing Xiang Akiko Yamamoto Sato Ord:Akiko Yamamoto Sato Lao Xing Xiang 49

50 III.Nomes de eventos são mantidos como se apresentam, os números devem aparecer ao final entre parênteses. Ex: Quinta Conferência de Geologia III Congresso Nacional de Arquivologia 2º Congresso Brasileiro de Arquivologia 50

51 Arquivologia Métodos de Arquivamento de Documentos - Parte 2 Prof. Darlan Eterno Ord: Conferência de Geologia (Quinta) Congresso Brasileiro de Arquivologia (2º) Congresso Nacional de Arquivologia (III) IV Nomes de empresas são mantidos como se apresentam. 51

52 Ex:O Globo Ministério da Fazenda Ministério do Esporte 52

53 Arquivologia Aula XX 1. Protocolo 1. Protocolo 1.1Rotinas de Protocolo a) Recebimento 53

54 b) Registro c) Autuação d) Classificação e)movimentação distribuição expedição f)controle da Tramitação 54

55 Arquivologia Aula XX Processo 1. Definição Conj. de docs reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação adm/judiciária. 55

56 2. Abertura (atuação) -protocolo 56

57 Arquivologia Procedimentos Administrativos Prof. Darlan Eterno 3. Numeração - Carimbo (canto superior d) 3. Numeração -ordem cresc. (frente da fl.) -feita no protocolo -vedada rasuras e letras diferencias tais 14-A/14-B 57

58 3. Numeração -numeração incorreta será inutilizada por meio do carimbo 4. Operações com processos a) Desentranhamento A retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente Após último despacho (lavrado termo de desentranhamento) 58

59 Arquivologia Procedimentos Administrativos Prof. Darlan Eterno b)juntada União de um processo a outro, ou de um documento a um processo; anexação (definitiva, mesmo interessados) apensação (temporária) d)desapensação 59

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61 Arquivologia Empréstimo/Consulta Fazem uso da guia-fora Finalidades da guia-fora: Cobrança de pastas/documentos Rearquivamento de documentos 61

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63 Arquivologia Gestão de Documentos Gestão de Documentos conjunto de procedimentos referentes às atividades de produção, tramitação, uso e avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. 63

64 Etapas da Gestão de Documentos a)produção: b)utilização: Etapas da Gestão de Documentos c) Destinação (Avaliação): 64

65 Arquivologia Fase Permanente Atividades Arranjo Descrição Publicação Referência Conservação 65

66 a) Arranjo: (Ordenação/Classificação) a)arranjo Pode ser: Estrutural Funcional 66

67 Arquivologia Arquivos Permanentes Prof. Darlan Eterno a)arranjo Instrumento (Quadro de Arranjo) Ex: Quadro de Arranjo Estrutural Direção (grupo) Assessoria Técnica (subgrupo) Coordenação (grupo) Cursos Regulares (subgrupo) Cursos Por Matéria (subgrupo) Quadro de Arranjo Funcional Organização político-legislativa (grupo) Eleição da Mesa Diretora (subgrupo) Composição dos órgãos legislativos (subgrupo) Representação em missão externa (grupo) b) Descrição Instrumentos de pesquisa Guia Inventário Catálogo Catálogo Seletivo (Repertório) 67

68 c) Publicação d) Referência e)conservação e1) Fatores de Deterioração a) Internos b) Externos b1) biológicos b2)químicos b3)físicos 68

69 Arquivologia Arquivos Permanentes Prof. Darlan Eterno e2) Técnicas de Conservação I) Higienização/Limpeza II) Desinfestação III) Alisamento e2) Técnicas de Conservação IV)Restauração Encapsulação Laminação Silking Banho de Gelatina 69

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