ARQUIVOLOGIA. Aula 01. Prof. Darlan Eterno.

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1 ARQUIVOLOGIA Aula 01 Prof. Darlan Eterno

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3 arquivologia AULA 01 É um prazer estar aqui com vocês! Temos uma meta para cumprir. Como vamos trabalhar? Eu trabalho com o aspecto teórico, costumo escrever muito no quadro. Depois de escrever no quadro, vamos fortalecer a ideia do quadro com alguns tópicos da apostila, onde vou abordar legislação, por exemplo, que rege a matéria. Dentro da Arquivologia temos, leis, decretos, portarias. E vamos vincular com os aspectos legais da disciplina. No outro instante, vamos trabalhar as questões. Temos mais de cem questões para resolver nestas quatro aulas. Teoria, legislação e muitas questões para praticar, inclusive deste ano, o material está bem atualizado. Não se preocupe, ao final da quarta aula vamos vencer todo este conteúdo. Me apresentando, sou Darlan, sou arquivista, e gosto muito do que faço. As pessoas questionam, mas a disciplina é muito mais do que a simples guarda física dos documentos. A Arquivologia tem um viés muito prático, muito do que vou explicar vocês irão utilizar no MPU. Todos vocês, em um dado instante, irão lidar com a informação. E esta disciplina vai te ensinar como você gerencia a informação para facilitar as suas atividades diárias, por isso ela está em quase todos os editais. Eu também conheço a realidade de vocês, eu sou servidor público há mais de dez anos, já passei pelos três Poderes e um dia já fui aluno. Já estive sentado aí como você, esperando um edital abrir, em uma expectativa danada. Então, me sinto muito próximo de vocês pois já vivi isso. Ao longo deste curso, vou falar um pouquinho sobre os locais pelos quais passei, em cada um deles tem exemplos que se encaixam no conteúdo da aula. Comecei no executivo, já fui da Agência Nacional, já fui da ANA (Agência Nacional de Águas), TJ e agora estou na Câmara dos Deputados, sou Analista nesta área de Arquivologia. Minha experiência é nesta área, minha docência é nesta área. Nesta primeira aula nós vamos abordar os conceitos introdutórios da disciplina. O primeiro ponto do seu edital, que fala dos conceitos e definições, é o um dos pontos mais extensos do seu edital, então iremos hoje empreender grande parte do tempo para construir uma base sólida desta disciplina. Arquivologia tem por objeto o estudo do arquivo, o nome já diz tudo. Arquivologia é a ciência que vai estudar o arquivo nos seus diversos sentidos, nos seus diversos significados. Mas antes de você entender esse objeto, quero utilizar um pressuposto bem elementar, um requisito para você pode entender uma das aplicações da palavra arquivo. Vamos partir da ideia de documento. Em sua apostila impressa, vocês tem um documento.tem textos, tem algumas tabelas, e estas informações estão registradas no papel, que é o suporte que vocês estão utilizando. Então, quando fazemos esta junção simples, quando pegamos uma informação e registramos em um suporte, vamos ter o conceito de documento. Pergunto a vocês: documento só vai existir em papel? Não, nós podemos ter documentos em uma série de outros suportes. Hoje você vê um fenômeno, que é muito mais fácil, que se você comparar com outras épocas, é muito mais fácil você criar conteúdo, criar informação, do que há um tempo atrás. O que o seu celular cria de informação por semana, é foto, áudio, são criados, são recebidos. Percebam que 3

4 gerar conteúdo, geral informações é fácil, difícil é gerenciar. Por exemplo, ao trocar o celular, você faz um becape, achou que salvou tudo, quando vai olhar nem tudo está lá. Percebam que a grande contribuição desta disciplina é te ajudar a entender essa importância da informação e a entender como isto pode ajudar, tanto no seu trabalho quanto em alguns pontos da sua vida. No seu celular, você tem vários arquivos, registrados na memória do celular, que é o suporte, são fotos, sons, vídeos que você fez. Realmente, os documentos existem em uma diversidade de suportes. A partir desta ideia, vamos entender o objeto de estudo desta disciplina, que é o arquivo. Esta ciência vai estudar o arquivo nos seus diversos sentidos. O sentido mais utilizado da palavra arquivo, na prova, trabalha com esta ideia: o arquivo é um conjunto de documentos. Ou seja, não existe arquivo formado por um documento só, o documento solto, isolado, não forma um arquivo. Para ser arquivo, tem que ser um conjunto. A segunda ideia é de que este conjunto nasce por um processo de acumulação. Você pode acumular documentos de duas maneiras, quando você produz e quando você recebe. Estamos produzindo documentos fazendo as anotações de aula, e também recebemos documentos todos os dias. Assim que acontece a acumulação. Aqui, já notamos uma diferença que o arquivo tem em relação à biblioteca. Como as bibliotecas adquirem seus livros? Compra, doação, trocas. Reparem: quando tratamos da acumulação, e vamos lembrar daquilo que você produz e recebe: o processo de acumulação é diferente do processo de coleção. As bibliotecas colecionam livros, que os recebem por compra, doação, trocas. Esta é uma característica da coleção: ela implica na escolha. Estamos em época de copa, vamos supor que você quer ter um álbum de figurinhas. Você adquire por compra, realiza trocas. Já no arquivo, o processo não é assim. Você realiza ações e as ações que você realiza geram os seus documentos. Notem: qualquer um pode ter um arquivo: pessoas físicas ou pessoas jurídicas, as entidades e órgãos públicos. Estes arquivos que nós temos são acumulados sempre que realizamos alguma tarefa, alguma atividade específica. O arquivo sempre tem relação com as atividades que nós realizamos. Então, vejam: você tem vários documentos, quais são os documentos que você tem que são documentos arquivísticos? Aqueles que possuem estas características, você acumulou em decorrência das atividades que você fez. Por exemplo: saí cedo de casa para o aeroporto, peguei um Uber, e foi gerado um recibo daquela atividade. Aquele documento nasceu de uma atividade. Ao chegar no aeroporto cedo, tomei um café, paguei com o cartão, foi gerado um comprovante de pagamento, que também demonstra uma atividade. Estes documentos eu não estou escolhendo, eles decorrem daquilo que eu fiz, da minha atividade. No MPU, da mesma forma, os documentos que existem são os decorrentes das atividades, arquivísticos. Certamente, lá tem outros documentos que não são do arquivo, por exemplo, se tem um documento da biblioteca, não é um documento arquivístico. Objetos de museu também não se enquadram em documentos de arquivo. Você vai identificar um documento na instituição por este vínculo que ele tem com as atividades. Este vínculo do documento com a atividade, em expressão muito usada pelo CESPE, é um vínculo orgânico. Não tem nada a ver com o fato de estarem organizados. Vamos ver o que a Lei 8159 fala sobre o conceito de arquivo: Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 4

5 Suporte da informação: pode ser papel, pode ser cd, pode ser DVD. Este conceito da Lei é 1991, naquela época os suportes eram diferentes do que temos hoje. De fato, a Lei já previa que o documento de arquivo pode se apresentar em qualquer suporte. Agora que você entendeu o objeto central da disciplina, que é o significado da palavra arquivo, vamos trabalhar com outros significados associados a arquivos. Além de ser um conjunto de documentos, a palavra arquivo tem outros três sentidos: mobiliário (móvel com várias gavetas onde você vai guardar os documentos); setor (assim como temos um Setor Financeiro, de RH, temos o Setor de Arquivo. Desvinculem-se desta ideia de que o arquivo é um local cheio de estantes e prateleiras, ele também tem um setor administrativo); e sentido de entidade, instituição (os Arquivos Públicos recebem, guardam e disponibilizam documentos, cuidado para não confundir com Biblioteca Pública e Museu! São três áreas totalmente diferentes). Vamos ver as características dos documentos que vão compor o nosso arquivo: Naturalidade: o arquivo nasce em decorrência do que fazemos. Vocês tem arquivos parecidos, apostila, comprovante de inscrição em concurso são documentos gerados em decorrência das atividades. Essa naturalidade é que diferencia o arquivo das coleções. Coleções são reuniões artificiais, onde você escolhe, compra, permuta. Autenticidade: relacionada aos aspectos formais de criação e de manutenção dos documentos. Vocês conhecem um pouco de Redação Oficial? Já ouviram falar de memorando, ofício. No serviço público, seguimos modelos de documentos específicos, dotados de uma certa formalidade. Essas formalidades são refletidas nesta característica. Digamos que, em minhas mãos, tenha, hipoteticamente, um ofício. Tem que ser numerado? Sim. Tem que ter data? Sim. Tem que ter um destinatário? Sim. Assunto? Sim. Ao final, temos a assinatura, o documento está pronto. Alguns irão dizer: Mas quanta burocracia!. Sim, estes aspectos formais é que vão garantir ao documento a sua autenticidade. Onde eu entregar este documento ele será reconhecido como autêntico, pois ele tem elementos que me permitem localizar de onde ele vem, quem assinou, sob quais condições. Isto se reflete no meio digital, ao criar o documento no computador, o sistema deve garantir que esse documento foi mantido ao longo do tempo sem alterações indevidas: foram preservados estes aspectos de autenticidade. Imparcialidade: está relacionada à imposição administrativa que nos motiva a criar os documentos. Reparem: antes de vir pra cá, acompanhei um pregão eletrônico para aquisição de arquivos deslizantes, que são estantes que ficam sobre trilhos, com a vantagem de ganho de espaço. Em consequência, são mais caras. Nosso processo iniciou no final do ano passado. Agora que saiu o pregão, ele está com 120 folhas. Este processo tem este tamanho pela Lei: se vai comprar, tem que ter uma justificativa, propostas de preço, edital, habilitação da empresa vencedora. Tudo isso são imposições administrativas que vão nos motivando a criar aquele documento. Ele não nasce da vontade humana. No serviço público, os documentos não nascem da mera vontade dos servidores, mas da imposição administrativa que nos motiva a criar este documento. Inter-relacionamento (doc s): nasce da ideia de que o arquivo é um conjunto. Cada peça está interligada, inter-relacionada. Neste processo que citei de aquisição, cada documento está ligado um ao outro. Tanto que o documento de arquivo deve ser entendido neste conjunto, neste contexto em que ele foi acumulado. Unicidade: Está relacionada à função única que o documento de arquivo vai cumprir. Guardem esta ideia: o arquivo é sempre tratado de forma única, por mais que você crie uma via daquele documento, ele preserva a sua unicidade. Alguns documentos que conhecemos são criados em 5

6 múltiplas vias. Como exemplo: receita médica. Tem medicamento que só pode ser adquirido com receita, e neste caso o médico emite a receita em duas vias. Na farmácia, vão reter uma via e você vai ficar com outra. As duas têm a mesma informação? Sim. Mas cada uma delas tem uma função diferente. A sua via serve para saber por quanto tempo utilizar, qual dosagem usar. A da farmácia serve para controle de venda. Vamos falar da finalidade dos arquivos: a primeira é servir à Administração. Vocês tem CPF, identidade, título, pois estes documentos servem à Administração. A segunda perspectiva que o documento de arquivo tem é servir à história. Vários documentos que vocês têm servem à sua história, como, por exemplo, uma foto de uma viagem que você fez. Ali tem a história daquele local, as pessoas que estavam lá. A principal função dos arquivos tem a ver com o acesso. Vocês conhecem a Lei de Acesso à Informação? Esta lei tem uma aplicação prática na sua futura vida de servidor. Todo mundo vai receber um pedido de informação, e tem que saber como lidar com este pedido. Nos cinco anos da Lei de Acesso, a Câmara atendeu a 240 mil pedidos de informação. Nove entre dez eram de informações que estão contidas no Arquivo da Câmara. Ou seja, 90% destes pedidos foram respondidos com os documentos que temos em arquivo. Por isso o arquivo tem este papel, de dar acesso à informação. No site da Câmara tem diversas informações sobre o parlamentar em que você votou nas últimas eleições, os projetos, os gastos, e até mesmo o documento que ele usou para obter o reembolso. Vamos encerrar esta parte introdutória com a classificação dos arquivos. Os arquivos são classificados sob quatro perspectivas: a) Extensão (abrangência): Setorial: O nome já diz tudo. O arquivo é guardado no próprio local de trabalho. Porém, os setores de trabalho, à vezes, ficam cheios de documentos. A solução é encaminhar esses arquivos para o Arquivo Central. Central/Geral: O Arquivo Central tem este papel de guardar os diversos arquivos dos setores de instituição. b) Entidade Mantenedora: Aquela que vai manter o arquivo. Arquivo público - conceito no Art. 7 da Lei (Lei dos Arquivos) + Art 15 do Decreto 4073/202). Lei 81159, Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Este conceito é o de Arquivo Público, mantido pelas instituições públicas. Isso em todas as esferas, em todos os poderes. Pense num órgão público. Todos eles acumulam arquivos públicos. Porém, há uma importante exceção no artigo 7, parágrafo primeiro, objeto diversas vezes de cobrança na banca CESPE: 6

7 Lei 81159, Art. 7º 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. Ou seja, a Lei permite que entidades privadas também tenham arquivos públicos. Mas notem, não é qualquer entidade privada, a Lei é clara, entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos. Então, por exemplo, um entie privada que realiza um serviço público de telefonia, de transporte, na prestação destes serviços, os documentos gerados também são documentos considerados de propriedade pública. Pessoal/ Familiar Comercial Institucional Os três tipos citados acima também são chamados de arquivos privados. Tudo o que não for encaixado no conceito de arquivo público vamos chamar de arquivo privado. c) Natureza dos documentos: Especial: Vamos relembrar do conceito de suporte. Suporte é o material onde vamos registrar a informação. No arquivo especial, temos suportes que são diferentes do papel + texto. Por exemplo, um CD, Bluray, Fotografia (que pode estar em papel, mas ali temos imagem). Especializado: Se baseia em um campo do conhecimento específico. Como exemplo, ao separar diversas pastas para guardar seu material de estudo, conforme a matéria, você gera um arquivo especializado. Tudo o que está ali trata de um mesmo campo do conhecimento. Um arquivo de disco de vinil? Especial. Um arquivo de engenharia? Especializado. d) Evolução: Corrente Intermediário Permanente Veremos este conteúdo de forma detalhada na aula 2. Vamos agora ao treino da teoria através das questões. Podemos observar que o CESPE cobra muito em suas provas a disciplina de Arquivologia, que fica atrás somente de português e informática. Então, reparem, tivemos prova do STM, lá foram 20 questões de Arquivologia. Ou seja, ⅙ da prova. 7

8 Eu gosto bastante da banca CESPE, pois ela tem uma bibliografia previsível. Uma dica é ler as questões em partes. Na hora da prova, queremos ler rápido para terminar a prova. Mas, não é assim: na prova, a leitura deve vir parte a parte. As questões são úteis para duas coisas: primeiro, para você conhecer a banca, depois para rever o conhecimento, revisando os tópicos que acabamos de ver. 1. (CESPE DPF AGENTE ADMINISTRATIVO 2014) Um conjunto de documentos em suporte papel produzidos e(ou) recebidos por determinado órgão, durante o desenvolvimento de suas atividades específicas ou atividades de suporte, consiste em um arquivo Certo! É um conjunto, suporte de papel só foi um exemplo, não está dizendo que é apenas em papel. Tem relação com as atividades da instituição? Só pode ser um documento de arquivo. 2. (CESPE MI 2013) O material de referência ou informação não orgânica utilizado nos setores de trabalho, é considerado documento de arquivo. Quando falamos em não orgânica, temos um erro. O arquivo é orgânico. Informação não orgânica não pertence ao arquivo. Um exemplo de informação não orgânica é um livro em uma biblioteca. No Museu também temos informações que não são orgânicas. Mas temos um outro erro na questão: material de referência. Material de referência é encontrado nas bibliotecas. Por exemplo: você vai criar um documento, aí quer usar o dicionário para tirar a dúvida sobre a grafia de alguma palavra. Quando você pega o dicionário, ele não é um arquivo. É um material de referência. 3. (CESPE TRE-PB 2018 ADAPTADA) Considera-se arquivo um conjunto de documentos organicamente acumulados no decurso de das atividades realizadas por pessoas físicas ou jurídicas. Tudo o que está aí está certo. 4. (CESPE ABIN 2010) Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado. (X ) Verdadeiro ( ) Falso Certo. O arquivo é um conjunto, os documentos são inter-relacionados. Quando eu tiro uma peça deste conjunto, eu até consigo ler, mas fora do conjunto ela fica descontextualizada e 8

9 perde muito do seu significado. Teve uma questão do MPU em 2013 que abordou justamente esta ideia, com outras palavras. 5. (CESPE TJ-RR 2012) O arquivo caracteriza-se por ser um conjunto orgânico, resultado das atividades de uma pessoa física ou jurídica, e não uma coleção de documentos de diversas fontes. O arquivo caracteriza-se por ser um conjunto orgânico? Sim! E por ser resultado das atividades. Sim. De uma pessoa física ou jurídica. E não é uma coleção de documentos de diversas fontes. O arquivo não pode forma coleções, ele nasce de forma natural. Coleções eu tenho nas bibliotecas, nos museus. O arquivo não forma coleções. 6. (CESPE DPF 2014) A função de prova do documento de arquivo evidencia-se não só pelo fato de o documento poder ser levado a juízo para comprovar determinada informação, mas, também, pela capacidade desse material de testemunhar as atividades que lhe deram origem. O documento de arquivo pode ser levado a juízo para comprovar uma atividade? Pode. Digamos que você pagou por um serviço e não recebeu. Você consegue apresentar em juízo tranquilamente. Este material tem a capacidade também de testemunhar as atividades que lhe deram origem. 7. (CESPE STM 2018) Os objetos encontrados nos arquivos são de vários tipos, incluindo os tridimensionais, que servem para entretenimento. Certo, são de vários tipos. Porém, o arquivo não trabalha com objetos tridimensionais. Vamos guardar esta ideia? O arquivo não forma coleção e ele não faz uso deste aspecto da tridimensionalidade dos objetos. Quem faz isto é o Museu. Objetos tridimensionais são característicos do Museu. Vamos pegar uma situação hipotética: nós temos no museu uma fita VHS. Qualquer detalhe na altura, na altura, na profundidade daquela fita é importante para você entender e interpretar. Tudo nas três dimensões é importante para interpretar aquela peça. Esta mesma fita, se tivesse no arquivo, onde foi criada, digamos, que no Arquivo da TV Câmara, lá para o arquivo, não nos interessam as dimensões. O que interessa é que ali tem informação e tem um suporte. O arquivo analisa o objeto pela perspectiva bidimensional, não nos interessa a largura, altura, profundidade. 9

10 8. (CESPE IBAMA 2012) Os arquivos de uma organização pública podem ser constituídos de documentos originários das atividades meio e fim e produzidos em variados suportes documentais, inclusive o digital. Qual a diferença entre atividade meio e fim? A atividade meio é uma atividade de suporte administrativo (Financeiro, RH). Atividade fim diz respeito para qual finalidade a instituição foi criada. O MPU foi criado com uma finalidade diferente do Senado, diferente do Ministério da Fazenda. Mas notem: se decorre de atividade, só pode ser arquivo. São produzidos em diversos suportes. 9. (CNJ 2013) O arquivo do CNJ refere-se à acumulação ordenada dos documentos que surgem como resultado da realização da missão ou dos objetivos dessa instituição Ok, o arquivo é acumulável. Acumulado, acumulação ordenada, ambos termos servem. Segunda parte: que surgem como resultado da realização da missão ou dos objetivos dessa instituição? Certo. Toda instituição tem objetivos? Sim. Tem uma missão? Sim. E, para alcançar, esta instituição vai ter que realizar uma série de atividades, e quando realizar estas atividades, ela vai gerar os documentos de arquivo. Por isso, essa ideia de que o arquivo tem um vínculo com a missão, com os objetivos da instituição. 10. (CESPE MDIC 2014) Os arquivos gerais são localizados nas unidades político-administrativas de uma organização e cumprem a função de arquivos correntes. ( ) Verdadeiro ( ) Falso Quando falamos unidades político-administrativas estamos falando de quem: da instituição ou dos setores da instituição? Dos setores. Na bibliografia arquivística, tem uma autora (Marilena Leite Paes) que chama os setores de unidades político-administrativas. Se o arquivo está no setor, ele é setorial ou central? Setorial. O erro da questão é este, não são os arquivos gerais, são os arquivos setoriais. 11. (CESPE CNJ 2013) Uma característica do documento de arquivo é o seu inter-relacionamento com outros documentos e com a atividade da qual ele é resultado. 10

11 12. (CESPE MI 2013) Nos processos de trabalho, independentemente da natureza do negócio, as organizações públicas ou privadas produzem e recebem informações que, registradas, tornam-se documentos de arquivo. Nos processos de trabalho, independentemente da natureza do negócio (pode ser uma farmácia, ou até mesmo pensando no serviço público, pode ser um tribunal) independente do negócio as organizações públicas ou privadas produzem e recebem informações que, registradas (em papel, pendrive) tornam-se documentos de arquivo? Certo. 13. (CESPE EBC 2011) Arquivo de engenharia é considerado um tipo de arquivo especializado. 14. (CESPE UNIPAMPA 2013) Os arquivos de uma universidade são formados apenas pela coleção de documentos relacionados ao ensino superior. Arquivo não forma coleção! Agora, vamos entrar na classificação dos documentos. Cuidado, vimos quatro tipos de classificação de arquivos, agora nós vamos tratar de seis classificações dos documentos: a) gênero: Existe uma definição técnica para gênero. Só que, desta definição técnica, eu costumo dizer para os alunos que, nesta preparação, tem alguns atalhos. Então, temos conceitos, mas não é preciso guardar o conceito todo. Vocês tem muita informação para guardar, então vamos guardar aquilo que é essencial. A definição de gênero é: gênero é um sistema de signos que está relacionado com a criação de um documento. De tudo isso, o mais importante é você lembrar que o gênero está relacionado ao sistema de signos que eu vou usar para criar o documento. Signo, aqui é o termo técnico, vai estar na prova. Na prática, signo é a mesma coisa que símbolo. Ao anotar uma aula, vocês estão usando o símbolo textual. Estes são os símbolos ou signos: texto, som, imagem. Quanto ao detalhamento dos gêneros, o nome já diz tudo: textuais: documentos que contêm informação em formato de texto. Ex: atas e ofícios; sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex: cd s de música, fitas K7; cartográficos: são os documentos que contêm representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex: mapas, plantas e perfis (seria o corte de uma planta. Seriam desenhos para um detalhamento de uma parede, de uma área. Tem a ver com área, com superfícies). 11

12 filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem, conjugadas ou não a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex: fitas videomagnéticas; iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado (por exemplo, o papel de uma fotografia, tem uma emulsão, uma camada. Se você colocar a mão, fica ali a sua digital) ou não, contendo imagens estáticas. É o gênero mais cobrado em prova. São imagens estáticas. No MPU, em 2010, tinha uma questão sobre este gênero. Ex: fotografias, negativos, diapositivos (slides) - eram pequenos fotogramas com imagens estáticas -, gravuras, desenhos; micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens. Ex: microfilme, microficha, cartão-janela; O microfilme é um suporte fílmico no qual você vai ter a redução da imagem do documento. Ele tem o formato de rolo, o mais comum, e tem diversas imagens de um documento. Olha o nome, micro, pequeno - você captou a imagem no formato ofício e colocou em um tamanho pequeno. Ou seja, micrográficos são documentos que passaram pela microreprodução de imagens. Este método ainda é muito usado pelas instituições. informático: documentos criados, armazenados e utilizados em computador; Ex: disquete, disco rígido, arquivo do Excel. Tudo aquilo que é armazenado/processado em um computador. Hoje, quase tudo é possível de ser processado no computador. Às vezes, na prova, temos uma outra figura, do gênero audiviosual. Ou seja, som e imagem. Quando combinar um documento sonoro com o filmográfico, iconográfico (ou qualquer outro de imagens), teremos um audiovisual. b) natureza do assunto: Ostensivo: Conhecimento livre. Sigiloso: Restrição de acesso. Por exemplo, um edital de concurso em fase de elaboração. Enquanto ele está sendo elaborado, ele é sigiloso. Apenas as pessoas da Comissão que podem acessar este documento. Quando o documento for publicado, ele passa a ser ostensivo. Todos poderão conhecer o conteúdo dele. c) espécie documental: Esta classificação você com certeza conhece. Lá na redação oficial, temos memorando, ofício. Os documentos seguem padrões, e estes modelos a arquivologia chama de espécie. Ou seja, a espécie nada mais é do que o modelo do documento. Exemplos: ofícios, boletim. d) tipologia/tipo: A tipologia deriva da espécie, mas não pode ser confundida com ela. A tipologia é produto da junção da espécie com uma função. Espécie + função = tipologia Contrato + locação = contrato de locação (o contrato será sempre uma espécie, mas quando você agrega uma função passa a ser uma tipologia documental). Em geral, as tipologias tem duas palavras ou mais. Vamos praticar: 12

13 Relatório, é espécie ou tipologia? Espécie. Termo de posse? Tipologia. Portaria de nomeação? Tipologia. e) forma: Está relacionada à forma de preparação e também de transmissão de um documento. Isto vai ficar mais claro com os exemplos: original, cópia. Reparem: é muito comum isto. Você está em sua estação de trabalho. No seu setor, é normal preparar um documento em seu computador, imprimir, assinar, e você entrega este documento na forma original. Como também é comum alguém pedir a cópia do documento. Então, você vai até a fotocopiadora, prepara e transmite aquela cópia. Isto é forma, forma na qual você prepara e transmite o documento. f) formato: Cuidado para não confundir formato com forma. Forma, como já vimos, tem a ver com a transmissão. O formato está relacionado à apresentação física do documento. Como, por exemplo: caderno, disco. Imagine que temos um documento em suporte papel, que é o material onde você vai registrar uma informação. Por exemplo, uma apostila de estudo. Ela é em suporte papel e tem várias folhas, no formato caderno, pois tem um espiral. Formato é apresentação. Quando você pensa em um bluray, em um CD, um DVD, o que eles têm em comum? O formato redondo, de disco. Este é o formato. Vamos praticar! 15. (CESPE MPU 2013) Relatório de atividades, ata de reunião e boletim informativo são exemplos de tipos documentais que podem ser encontrados nas instituições públicas brasileiras. ( ) Verdadeiro ( ) Falso Sim, tudo aqui é tipo documental. Em relatório de atividades, qual a espécie? Relatório.Qual a função do relatório? Atividade. 16. (CESPE MPU 2010) Os documentos do gênero iconográfico têm suporte sintético, em papel emulsionado ou não, e contêm imagens estáticas, tais como ampliações fotográficas, slides, diapositivos e gravuras Certo! 17. (CESPE CADE 2014) A categoria textual é um dos principais tipos documentais presentes nos órgãos públicos brasileiros. A categoria textual é um dos principais gêneros documentais, sendo eles documentos manuscritos, datilografados, impressos. 13

14 18. (CESPE ABIN 2010) Carta, ofício, memorando, aviso, circular e relatório são exemplos de formatos documentais existentes em órgãos públicos. Formato tem a ver com a apresentação física. Temos aqui, exemplos de espécie. 19. (CESPE TJ-RR 2012) Entre os gêneros documentais considerados documentos de arquivo se incluem documentos tridimensionais, textuais, audiovisuais e cartográficos. O arquivo não trabalha nesta perspectiva tridimensional. 20. (CESPE DPU 2016) Formulário é exemplo de tipo documental. Temos aqui uma espécie, e não tipo. Se fosse formulário de solicitação de férias, por exemplo, seria tipo. 21. (CESPE MPU 2013) A junção de uma espécie documental com a função que lhe deu origem caracteriza o gênero documental. Espécie + Função caracteriza a tipologia. 22. (CESPE MPE-PI 2012) O tipo documental consiste na associação entre a espécie documental e a função que o documento representa. São exemplos de tipos documentais: o memorando, o ofício, o relatório, a carta e a fotografia. ( ) Verdadeiro (X ) Falso Memorando, o ofício, o relatório, a carta e a fotografia são tipos de espécie. Até mesmo a fotografia. Se colocar fotografia de casamento, por exemplo, daí sim é um tipo documental. 23. (CESPE SEDF 2017) As plantas arquitetônicas de um edifício mantidas em arquivo são consideradas documentos cartográficos de acordo com a classificação quanto ao gênero. 14

15 24. (CESPE SEE-DF 2017) Documentos de um acervo que podem ser amplamente divulgados à sociedade são considerados ostensivos quanto à natureza do assunto. Sim, ostensivos não tem restrição, são amplamente divulgados. 25. (CESPE FUB 2015) Situação hipotética: Uma instituição de ensino, com unidades em várias regiões do país, possui um arquivo geral que centraliza os documentos de todas as suas unidades vinculadas. Assertiva: Nessa situação, a criação desse arquivo geral deu-se em função da classificação dos arquivos pela natureza dos documentos Na classificação dos arquivos, estamos falando de extensão ou abrangência. 26. (CESPE STF 2013) Fotografias, diapositivos, desenhos e gravuras fazem parte do gênero documental conhecido como iconográfico. Princípios Arquivísticos Arquivologia é regida por uma série de princípios. a) organicidade: O documento de arquivo é orgânico, pois possui vínculo com as atividades e é também um princípio arquivístico. Ou seja, documentos refletem estrutura/atividades. Digamos que um documento é uma folha de ponto, ali temos uma atividade, o registro do trabalho. Da mesma forma, a folha revela, aquela instituição controla a frequência através da folha. Da mesma forma acontece no registro digital. b) unicidade: Já vimos este conceito quando falamos das características dos arquivos. A unicidade pode vir na prova enquanto característica e enquanto princípio. O mesmo exemplo da receita médica, do contrato de prestação de serviços usaremos aqui, sobre a função única. c) proveniência (respeito aos fundos/procedência): Este é um dos princípios mais cobrados pelas bancas, não apenas o CESPE. Quer dizer de onde vem. Poderíamos misturar o arquivo do MPU com o arquivo do Ministério da Justiça? Não. É lógico. Este é o termo técnico. Não se deve misturar arquivos de entidades /pessoas distintas. Notem, na segunda expressão apareceu a palavra fundo. É uma palavra muito comum na arquivologia, tem o mesmo sentido que arquivo, são bem semelhantes. 15

16 O Arquivo Nacional é uma entidade que vai guardar os documentos de outros órgãos públicos. Existe uma Lei, que veremos nas próximas aulas. Esta lei fala que o Arquivo Nacional deve guardar os documentos históricos dos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal, por exemplo, Ministérios, Agências Reguladoras tem que mandar seus documentos históricos para lá. Lá, os arquivos estão separados pelos órgãos. d) ordem original: Devemos conservar a ordenação dos documentos. Vincule a palavra ordem original com a palavra ordenação, fica mais fácil quando você consegue mesclar o título com a descrição. Embora tenham algumas visões divergentes, a maioria dos autores trabalha na seguinte perspectiva: Imagine só que eu estou no setor de trabalho e estou lotado no financeiro. O financeiro gosta de organizar os documentos conforme a data do pagamento. Ou seja, a ordem que estes documentos têm no setor de trabalho é pela data de pagamento. Se, porventura, o financeiro mandar estes arquivos lá para o Arquivo Central, o Arquivo Central poderá alterar a ordem interna destes documentos sem o consentimento do setor? Não, tem que respeitar a ordem original. Deve ser mantida a forma como os documentos de trabalho foram acumulados. e) pertinência: Primeiro, vamos ver a situação hipotética, depois veremos o conceito. Exemplo: O Arquivo Nacional ficou muito tempo, digamos, 17 anos, sendo dirigido pela mesma pessoa, como diretor. Depois, começa a ter uma troca de diretores. Ou seja, vamos supor que o novo diretor resolva misturar todos os documentos, e separar apenas pelo assunto. Será que daria certo? Iríamos perder o vínculo do documento com a entidade que o produziu. Isso, certamente, no contexto de produção. Mas, por incrível que pareça, esta ideia absurda é a redação do princípio da pertinência. Ele não tem uma aplicação prática, mas ele defende esta ideia de misturar os documentos e separar apenas por assunto. Conceito da pertinência: os documentos deveriam ser reclassificados por assunto, sem ter em conta a proveniência. É o conceito oposto ao da proveniência. No início da Arquivologia, não havia esta preocupação com a entidade que produziu o documento. As pessoas organizavam sem saber a procedência. Em 1941, um francês resolveu dizer: agora vamos separar estes arquivos por fundo, pela entidade que o criou. Neste ano nasceu o princípio da proveniência. Ele nasceu para superar o conceito de pertinência. Porém, os dois conceitos ainda caem na prova. f) reversibilidade: Neste princípio, vamos destacar duas ideias: a palavra revertido e a palavra restauração. Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. É aplicado na restauração de documentos. Este princípio tem um contexto. Vamos supor que eu tenha um documento e ele tenha sofrido um dano: um inseto comeu parte do documento, deixando um furo. Se deixarmos o documento assim, a tendência é aumentar. Nesta hora, entra em cena o restaurador: a pessoa que vai intervir para fechar este furo. Trata-se de uma intervenção humana. Pode dar errado? Sim. Aqui entra o princípio, ao restaurar o documento, deve-se optar por técnicas que possam ser revertidas caso seja necessário, caso não funcione, sem danificar o documento. g) territorialidade: Fala de manter um documento no território onde foi criado. O território pode ser Estado, País, Cidade. 16

17 37. (CESPE CNJ 2013) A manutenção de documentos agrupados de acordo com sua origem ou proveniência, medida essa que garante o potencial informativo dos arquivos, é resultado da aplicação do conceito das três idades documentais. A primeira parte questão está certa. Mas, manter o documento pela proveniência não é resultado da aplicação do conceito das três idades documentais. Lembre-se, manter documentos agrupados conforme a origem é o princípio da proveniência. 38. (CESPE SEDF 2017) O princípio da procedência, também chamado de princípio do respeito aos fundos, dispõe que tudo o que for produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos fundos de outras entidades produtoras. Tem apenas um erro na questão, na palavra tudo: a palavra tudo. O que não pode ser misturado são os arquivos, não é tudo, pois nem tudo o que você tem é considerado documento de arquivo. 39. (CESPE ANCINE 2012) O princípio de proveniência, quando aplicado aos arquivos da ANCINE, gera um conjunto de fundos documentais. Quando eu aplico a proveniência eu vou identificar um único fundo, e não um conjunto de fundos. 40. (CESPE DPU 2016) Havendo necessidade de reversão de procedimento ou de tratamento empreendido em determinado arquivo, aplica-se o princípio da pertinência. Lembre-se, reversão lembra reversibilidade! 41. (CESPE TELEBRÁS 2015) O princípio da territorialidade defende que os arquivos sejam mantidos, guardados e conservados nos locais onde foram acumulados. 17

18 42. (CESPE STM 2018) O princípio da ordem original, utilizado na organização interna de um fundo de arquivo, determina que os documentos devam ser reclassificados por assunto. ( ) Verdadeiro ( ) Falso O princípio da ordem original, utilizado na organização interna de um fundo de arquivo. Até aqui, certo. Ordem original tem a ver com organização. Agora, determinar que os documentos devam ser reclassificados por assunto é o princípio da pertinência. 43. (CESPE STM 2018) Na organização de arquivos, o princípio da proveniência fundamenta os principais procedimentos. Sim! Quando você mantém o vínculo do documento com o produtor, você mantém o contexto, isso facilita muito nas atividades a serem realizadas no arquivo, ao agrupar o documento, a avaliar. Por isso, o princípio da proveniência é o mais cobrado, porque ele é o primeiro princípio, porque ele é o primeiro princípio a ser aplicado no arquivo. Imaginem uma situação hipotética: eu chego em um arquivo, e vocês sabem que nem tudo ali é documento que pertence ao arquivo da instituição. 44. (CESPE TCDF 2014) O princípio da proveniência permite identificar o fundo a que pertence determinado documento de arquivo. Correto! Ele faz o vínculo, identifica o arquivo pertencente àquela instituição. Temos que entender que arquivo é tanto aquilo que se produz quanto aquilo que se recebe. 45. (CESPE DPRF 2013) O princípio arquivístico que define e estabelece o fundo de arquivo de uma instituição é o princípio da proveniência ou de respeito aos fundos. 18

19 Arquivo X Biblioteca Quando comparamos um com o outro, podemos observar o quantitativo de exemplares. Já notaram que quando vocês vão à uma biblioteca, às vezes tem três, quatro exemplares do mesmo livro? Porque os livros foram criados em exemplares múltiplos. Na realidade do arquivo: ao elaborar um memorando, um ofício. Em via de regra, faço um exemplar deste documento ou vários? Faço uma. Cada memorando tem uma data, um destinatário. Se eu quiser criar outro documento, será diferente. São exemplares únicos. No entanto, essa regra tem uma exceção: quando o documento envolver várias partes, cada parte vai ter a sua via, como acontece no caso do contrato, com um número limitado de vias. Essa é uma exceção, tem várias pessoas, cada um tem a sua via e eu tenho um número limitado de documentos. Não confunda número limitado com exemplares múltiplos. A entrada de documentos também é diferente. Na biblioteca, o arquivo entra por compra, permuta, doação. No arquivo, ele entra por um processo de acumulação natural. Quanto ao tipo de conjunto: no arquivo, o tipo de conjunto que temos chama-se fundo (arquivo), totalmente diferente de coleção. Nós temos dois tipos de fundo: aberto (nada a ver com o acesso aos documentos) e fechado. Fundo aberto ou arquivo aberto é aquele cuja instituição está em funcionamento, está criando e recebendo arquivos, que depois serão incorporados ao arquivo da instituição. Vamos a um exemplo: assume um governante e reestrutura algumas secretarias. Aí extingue uma secretaria X. Aquela secretaria não vai mais mandar nem receber documentos, já não há mais ninguém trabalhando ali. Ela seria um fundo fechado. A instituição está extinta. Quando falamos de finalidade, arquivo tem duas finalidades: ele serve à administração e ele serve à história. Destas duas, qual a mais importante? Certamente, a administração. O que justifica a criação de um arquivo é funcional ou administrativa. Biblioteca tem a finalidade cultural, técnica, científica. O que significa classificação? Significa agrupar coisas semelhantes. Todo mundo aqui faz uma classificação em um dado instante. Seu guarda roupa é uma forma de classificação. Na biblioteca e no arquivo, isso acontece também, claro, respeitando cada conjunto, como ele é acumulado ou colecionado. A biblioteca faz uso de procedimentos pré-determinados. Façam um teste: quando forem a uma biblioteca, reparem que cada livro tem um código. Aquele código tem uma lógica, e não é pela ordem de entrada. Funciona assim: o primeiro código do livro vai de 0 até 9. Cada uma daquelas divisões se refere a uma área do conhecimento específico. Por exemplo, se você se formou em ciências humanas, você pegou muitos livros com o código 9. Não era coincidência. A classificação é universal, no mundo todo. Os livros são divididos em dez áreas do conhecimento. No arquivo, como eles nascem da atividade, é diferente. Compare: os arquivos do Ministério Público são iguais aos da Agência Nacional de Águas? Não. Atividades diferentes geram documentos diferentes. No arquivo, cada instituição tem uma atividade diferente da outra, então não tem um instrumento universal que contemple uma classificação. A classificação é baseada naquilo que a instituição faz. 19

20 27. (CESPE SERPRO 2013) Os documentos de arquivo podem ser elaborados em um único exemplar ou, em casos específicos, serem produzidos em um limitado número de cópias. 28. (CESPE DPF-ESCRIVÃO 2009) O tamanho do acervo documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma instituição pública ou privada é um fundo fechado ou aberto. ( ) Verdadeiro (X ) Falso O que define se é fechado ou aberto é se está funcionando. Funcionando: aberto. Extinto: fechado. 29. (CESPE DPU 2016) Os documentos de arquivo são classificados por meio de métodos predeterminados. Isso acontece nas bibliotecas. Nas bibliotecas, há uma classificação universalizada pré-estabelecida. No arquivo, é a posteriori, após a atividade que produziu aquele documento. 30. (CESPE MDIC 2014) Diferentemente da biblioteca, o arquivo não é uma coleção de documentos, mas uma acumulação natural de documentos. 31. (CESPE TJ-RR 2012) Em regra, deve-se produzir mais de um exemplar de um documento de arquivo. 32. (CESPE DPF 2014) Os documentos de arquivo são colecionados com finalidades culturais e sociais. 33. (CESPE MDIC 2014) Os documentos de interesse da instituição que tenham sido adquiridos por meio de compra, doação ou permuta deve ser considerados como arquivos. Compra, doação e permuta nos remete às bibliotecas. 20

21 34. (CESPE DRPF 2012) A finalidade principal da produção e conservação de documentos de um arquivo é funcional. Ok! Funcional tem o mesmo sentido de administrativa. 35. (CESPE STF 2013) A diferença entre os arquivos e as bibliotecas pode ser reconhecida na função administrativa que os arquivos têm para uma organização pública ou privada, diferentemente da função cultural das bibliotecas. 36. (CESPE MPU 2010) Em regra, a inclusão de documentos em um arquivo ocorre por compra ou permuta de fontes múltiplas. Isso acontece nas bibliotecas. Com isso, encerramos esta primeira aula! 21