CURSO ON-LINE - ARQUIVOLOGIA EM EXERCÍCIOS P/ POLÍCIA FEDERAL PROFESSORES: DAVI BARRETO E FERNANDO GRAEFF

Transcrição

1 Introdução Conceitos fundamentais de Arquivologia Lista de questões Bibliografia Introdução Prezado Aluno, Primeiramente, deixe-nos dizer que é um prazer tê-lo conosco. Hoje, dando continuidade ao nosso curso de Arquivologia para o concurso de Escrivão da Polícia Federal, trataremos do item 1 do conteúdo programático: Conceitos fundamentais de Arquivologia. Dentro desse tópico veremos, principalmente, os seguintes assuntos: conceito, natureza e função dos arquivos; conceito, terminologia, legislação e princípios arquivísticos; e, conceitos, características e classificação dos documentos de arquivo. Já falamos isso na aula demonstrativa, mas não custa repetir, o nosso curso está formatado para ser um curso de exercícios comentados, especialmente desenvolvido para que você na medida em que aprende a matéria, concomitantemente, treine para o dia da prova. Utilizaremos somente questões recentes da banca organizadora. Na aula demonstrativa comentamos 16 questões referentes ao assunto: Teoria das três idades, que faz parte da aula 02. Nesta aula comentaremos 41 questões. Um outro detalhe. Como se trata de um curso de exercícios, nós iremos repetir os conceitos várias vezes, isso é proposital. Você tem que gravá-los. Por exemplo, no meu caso, para gravar alguma coisa, preciso ver o assunto umas três vezes. Assim, você verá o conceito, ora completo, ora resumido, ora relacionado a uma situação, ora a outra. Mas calma, tentaremos fazê-lo memorizar sem se enfadar, ok. Não esqueça, caso você queira resolver as questões antes de ver os comentários, vá diretamente ao final deste arquivo, lá você encontrará a lista de todas as questões tratadas durante a aula. E, por último, participe do Fórum de dúvidas, que é um dos diferenciais do Ponto. Lá, você poderá tirar suas dúvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudar no aprimoramento dos nossos cursos. Dito isto, mãos à obra... Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 1

2 Conceitos Fundamentais de Arquivologia 1 (CESPE TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa Adaptada) A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em suas funções administrativas, legislativas e judiciárias, ou por instituições de caráter público, ou ainda por entidades privadas, encarregadas da gestão de serviços públicos. A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. O art. 1º dispõe que: É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Já, o art. 2º considera arquivo (de maneira geral) os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (não se preocupe, daqui a pouco veremos o que é suporte e natureza) Por sua vez, o art. 7º define o que é arquivo público: Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Por último, o art. 11 trata do arquivo privado, dispondo: Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Então, de acordo com nossa legislação, o arquivo quanto à sua natureza pode ser de dois tipos: público e privado. Encontramos na literatura técnica, várias definições de arquivo, que com palavras diferentes, dizem a mesma coisa. Assim, fique atento ao que é importante: as palavras ou expressões chaves que negritamos ou sublinhamos. Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 2

3 O arquivo, doutrinariamente, pode ser definido como a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria, textuais (portanto, os documentos podem ter outras naturezas, além da textual), criados por uma instituição ou pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão ter no futuro (poderão, pois alguns documentos terão utilidade no futuro, outros não, serão descartados). Ou, ainda, conforme o Conselho Nacional de Arquivos Conarq, o arquivo pode ser definido como a designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação. Fique tranqüilo, nós iremos repetir diversas vezes essas características para você não esquecer nunca mais... Dos conceitos de arquivo vistos até agora, podemos deduzir três características básicas: 1 Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma, instituição ou pessoa. Assim, não se considera arquivo, por exemplo, uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa. 2 Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações realizadas. 3 Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo à que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto. Atenção: Não há possibilidade de coleção nos arquivos genuínos porque, em se tratando de fundos (=conjunto de documentos de uma mesma proveniência), é fundamental a relação orgânica entre seus elementos. Não se compreende o documento de arquivo fora do meio genético que o produziu. Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funções e atividades de uma administração. A questão cita ainda o termo documento oficial, vamos aproveitar para conhecer sua definição. Documento oficial é aquele emanado do poder público ou de entidades de direito privado capaz de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato. Ou seja, qualquer entidade, seja pública ou privada, pode emitir um documento oficial, que serve de prova das transações realizadas. Voltando à questão, você achou o erro? Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 3

4 Bem, vamos lá. Para confundir o candidato, a banca misturou os conceitos contidos nos três artigos que definem o que são arquivos em nossa legislação: - O art. 2º que trata dos arquivos em geral; - O art. 7º que trata do tipo arquivo público; e, - O art. 11 que trata do tipo arquivo privado. E nesse Frankenstein, o examinador afirma que o arquivo é formado exclusivamente por documentos textuais, o que não é verdade. Na maioria das vezes o arquivo é formado por documentos textuais, mas nem sempre. O arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero (=a configuração que assume um documento; dependendo do sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo, o documento pode ser textual, iconográfico, sonoro, audiovisual, informático, etc.). Lembre-se que o suporte (=material sobre o qual as informações são registradas, como papel, filme, disco ótico, disco magnético, etc.) também não importa para a definição de arquivo. Portanto, nesse caso, a palavra exclusivamente invalida a questão, pois, os documentos, além de textuais, podem ser: audiovisuais, sonoros, informáticos, etc. Dica: O concurseiro de plantão sabe que devemos ter cuidado redobrado com termos fortes, tais como: somente, exclusivamente, todo, nenhum, invariavelmente, absolutamente, etc., pois, para quase toda regra, existe uma exceção. Outro cuidado que você deve ter é quanto às questões que, apesar de incompletas, não estão erradas. O Cespe poderia ter misturado os artigos e dito o seguinte: Considera-se arquivo o conjunto formado por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, no exercício de suas atividades. E aí, certo ou errado? Está certo. A questão refere-se genericamente a arquivo, pois, não explicitou se ele é do tipo público ou privado. Considerando que o arquivo público é um tipo de arquivo, o enunciado apesar de incompleto, já que define apenas uma das inúmeras variações de arquivo (no caso, de natureza pública, formado por documentos de natureza Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 4

5 textual), está certo, pois, não está restringindo o conceito à somente essa variação. Agora, se tivesse um somente, ou algo parecido, no meio do enunciado, aí sim, o item poderia estar errado. Veja: Considera-se arquivo o conjunto formado por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos, somente por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, no exercício de suas atividades. Nesse caso, o item está negando que existam arquivos de outro tipo, além do público. Aí, sim, estaria errado. Ok. Então, vamos em frente. 2 - (CESPE ANVISA -Técnico Administrativo 2007) O caráter orgânico é uma das características básicas dos arquivos. Ficou fácil essa, não é? Você já encontrou a palavra chave: orgânica (o), sublinhada ou negritada? Encontrou não é. Então é importante, fique ligado. A organicidade é uma das características básicas dos arquivos, ou seja, um arquivo é formado por documentos que possuem um valor de conjunto, o documento separado significa menos que no conjunto, eventualmente, pode perder por completo o significado. O arquivo é caracterizado pela natureza orgânica da acumulação dos documentos. Portanto, o item está certo. 3 - (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) Manuscritos colecionados por uma instituição podem ser considerados arquivos. Já percebeu onde está o erro? Ora, não há possibilidade de coleção nos arquivos, pois é fundamental a relação orgânica entre seus elementos, os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funções e atividades de uma administração. Uma das características básicas dos arquivos é que o conjunto de documentos deve ter relação orgânica e origem em decorrência do exercício de atividades específicas das entidades que os produziram e receberam. Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 5

6 Portanto, não se considera arquivo uma coleção particular, reunida por uma pessoa ou instituição. A questão está errada. 4 - (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) Os documentos podem servir como objeto de prova de transações realizadas. A questão está corretíssima. Lembre-se do art. 1º da Lei nº 8.159, de Só com o conhecimento dele você responde esta questão. Os documentos de arquivo surgem por motivos funcionais, administrativos, jurídicos ou legais, tratam, sobretudo, de provar ou de testemunhar alguma coisa. Essa é uma característica básica dos documentos de arquivo, por terem origem no curso das atividades de uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa a que pertencem, servem de prova das transações realizadas. 5 - (CESPE ANVISA -Técnico Administrativo 2007) Os arquivos são constituídos pelos documentos produzidos pela própria organização. Quando recebidos de outras organizações, os documentos são registrados nos serviços de protocolo, mas não são considerados arquivísticos. Os arquivos são constituídos por um conjunto de documentos produzidos E recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, ou seja, os documentos de arquivo podem ter origem interna ou externa à organização, assim, os documentos recebidos de outras organizações são registrados nos serviços de protocolo (assunto da próxima aula) e, portanto, são considerados arquivísticos. Portanto, a questão está errada. 6 -(CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da história. Outra questão que cobra o conhecimento do art. 1º da Lei nº 8.159, de Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 6

7 Mas, vamos um pouquinho além. Inicialmente, devemos salientar que o 3º do art. 8º da Lei nº 8.159, de 1991, dispõe que os conjuntos de documentos públicos de valor histórico, probatório e informativo devem ser definitivamente preservados. (arquivos permanentes, lembra-se?) Vamos recordar outro assunto visto na aula 00: O valor dos documentos. O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. Já, o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. Nesse sentido, tendo em vista o valor primário, os arquivos têm como finalidade principal, apoiar a administração a qual pertencem, promovendo programas de gestão de documentos, para que estes cumpram com suas finalidades. Em um segundo momento, os arquivos têm a finalidade de recolher, preservar e dar acesso aos documentos que possuam um valor histórico, cultural, informativo, etc. (valor secundário) Portanto, a questão está certa. 7 -(CESPE ME - Arquivista 2008) A função secundária dos arquivos é inerente aos próprios documentos. É a conseqüência da ação deliberada de pessoas, famílias, comunidades, governos e nações em acrescentar os arquivos à sua memória coletiva. O arquivo é formado por um conjunto de documentos. Como já visto, o documento, na sua fase inicial, apresenta um valor primário, vinculado a consecução dos fins explícitos a que se propõe; depois, pode apresentar um valor secundário, que, embora já implícito no tempo em que é gerado, avulta com o correr dos anos. (ou seja, passa a possuir um valor histórico ou cultural) Assim, o documento não é criado deliberadamente para, no futuro, ter um valor histórico ou cultural. Esse valor adquirido não é decorrente da finalidade para a qual o documento foi criado. Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 7

8 A função secundária dos arquivos de recolher, preservar e dar acesso aos documentos que possuem um valor histórico não é uma conseqüência da ação deliberada dos seus produtores, nem inerente aos próprios documentos. Portanto, a questão está errada. Não esqueça: Os objetivos primários do arquivo são jurídicos, funcionais e administrativos e os fins secundários serão culturais e de pesquisa histórica. 8 - (CESPE ME - Arquivista 2008) A função de herança cultural é, às vezes, atribuída aos arquivos que não foram criados deliberadamente como lembrança de um passado ilustre. Mais uma questão que trata do valor secundário (cultural ou histórico), que os arquivos podem vir a ter. Como comentado na questão anterior, os conjuntos de documentos que compõem o arquivo não são criados deliberadamente para terem um valor histórico ou cultural. Inicialmente, os fins dos arquivos são administrativos, jurídicos ou funcionais, vinculados ao exercício das atividades de seu emissor ou recebedor, passando, no longo prazo, a ter um fim histórico ou cultural. Portanto, a questão está correta. 9 -(CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) Os documentos de arquivo podem ser acumulados pelas atividades-meio e fim do órgão público ou instituição. Sabemos que o documento de arquivo só tem sentido se relacionado ao meio que o produziu. Eles atestam e comprovam as atividades do órgão ou instituição que os produziu. Seu conjunto tem de retratar a infraestrutura e as funções do órgão gerador. Em outras palavras, os documentos refletem as atividades-meio e as atividades-fim, do órgão ou instituição que os produziu. Portanto, o item está correto. Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 8

9 10 - (CESPE ME - Arquivista 2008) Os arquivos funcionam como a memória dos produtores de documentos e da sociedade em geral e servem, em primeira instância, para apoiar o gerenciamento operacional. Realmente, os arquivos permanentes são formados por conjunto de documentos com valor histórico, funcionam como memória de seus produtores e da sociedade em que estão inseridos. Mas em primeira instância, os arquivos correntes e intermediários, têm a função primordial, como afirma a parte final do enunciado, de apoiar a administração à qual pertencem. Só em um segundo momento os arquivos passam a funcionar como memória histórica e cultural. Portanto, item correto. 11- (CESPE TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa Adaptada) Arquivo é o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. Para resolvermos esta questão precisamos conhecer o campo de delimitação das instituições: arquivo e biblioteca; e aproveitando o gancho, vamos ver também: museu e centro de documentação. Inicialmente temos que lembrar que a forma/função pela qual o documento é criado é que determina seu uso e seu destino de armazenamento futuro. É a razão de sua origem e de seu emprego, e não o suporte sobre o qual está constituído, que vai determinar sua condição de documento de arquivo, de biblioteca, de centro de documentação ou de museu. As distinções entre essas instituições surgem, portanto, a partir da própria maneira pela qual se origina o acervo (=documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora) e também do tipo de documento a ser preservado: pela biblioteca, são preservados os impressos ou audiovisuais resultantes de atividades cultural e técnica ou científica, seja ela criação artísticoliterária, pesquisa ou divulgação; pelo arquivo, são preservados o material de uma gama infinitamente variável, oriundo de atividade funcional ou intelectual de instituições ou pessoas, e produzido no decurso de suas funções; e Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 9

10 pelo museu, são preservados os objetos que tanto podem ter origem artística quanto funcional. Os fins, em se tratando de bibliotecas e museus, serão didáticos, culturais, técnicos ou científicos; e de arquivos, como já visto, administrativos, jurídicos e legais, passando, a longo prazo, a históricos e culturais. Enquanto o documento de biblioteca instrui, ensina; o de arquivo, prova. Os centros de documentação, por sua vez, no que se refere à origem, à produção e aos fins do material que armazenam (ou referenciam), representam um somatório das instituições anteriormente indicadas. Isto porque, definido o centro de documentação como a transposição das informações primárias para outros recursos, ele acaba assimilando as características daquelas instituições. Sua finalidade é informar, com o objetivo cultural, científico, funcional ou jurídico, conforme a natureza do material reproduzido ou referenciado. Os documentos de biblioteca são resultado de uma criação artística ou de uma pesquisa; e podem ainda objetivar a divulgação técnica, científica, humanística, filosófica, etc. É material que trata de informar para instruir ou ensinar. São os documentos mais acessíveis e os mais conhecidos do grande público. Já vimos que os documentos de arquivo são aqueles produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal, esses documentos guardam relações orgânicas entre si. Os documentos de arquivo surgem por motivos funcionais, administrativos e legais. Eles tratam, sobretudo, de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua apresentação pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual; são em geral exemplares únicos e sua gama é variadíssima, assim como sua forma e suporte. Os documentos de museu, por sua vez, originam-se de criação artística ou da civilização material de uma comunidade. Testemunham uma época ou atividade, servindo para informar visualmente, segundo a função educativa, científica ou de entretenimento que tipifica essa espécie de instituição. Por último, os documentos dos centros de documentação (considerado em sua definição estrita, como entidade que reúne em torno de uma especialidade bem determinada, qualquer tipo de documento) são em geral reproduções (em microforma ou não) ou referências virtuais, que originariamente poderiam ser tipificados como documentos de biblioteca, arquivo ou museu. Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 10

11 As formas de entrada do material na biblioteca e no museu são, em geral, a compra, a doação e a permuta. O arquivo, porém, recebe os documentos através de passagem natural, dentro do esquema de três idades do documento (visto na aula 00): da produção à tramitação, desta ao arquivo corrente, deste, por transferência, ao intermediário e daí, por recolhimento, ao permanente. A partir dessas considerações é possível estabelecer que: a biblioteca é órgão colecionador (reúne artificialmente o material que vai surgindo e interessando à sua especialidade), em cujo acervo as unidades estão reunidas pelo conteúdo (assunto); que os objetivos dessa coleção são culturais, técnicos e científicos; e que seus fornecedores são múltiplos. o arquivo é receptor (recolhe naturalmente o que produz a administração pública ou privada à qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais estão reunidos segundo sua origem (princípio da proveniência) e função, isto é, suas divisões correspondem ao organograma da respectiva administração; que os objetivos primários do arquivo são jurídicos, funcionais e administrativos (podemos incluir legais, também) e que os fins secundários serão culturais e de pesquisa histórica, quando estiver ultrapassado o prazo de validade jurídica dos documentos (ou seja, quando cessarem as razões para que foram criados); e que a fonte geradora é única, ou seja, é a administração ou é a pessoa à qual o arquivo é ligado. o museu é órgão colecionador, isto é, a coleção é artificial (não decorre do exercício natural) e classificada segundo a natureza do material e a finalidade específica do museu a que pertence; e que seus objetivos finais são educativos e culturais, mesmo custodiando alguns tipos de documentos originariamente de cunho funcional. o centro de documentação é órgão colecionador ou referenciador (não armazena documentos como as demais entidades obrigatoriamente o fazem, só referencia dados em forma física ou virtual). Seus objetivos são fundamentalmente científicos, já que a coleção é formada de originais ou de reproduções referentes à determinada especialidade; incluem-se nessa categoria as bases de dados. Muito bem, voltando à questão, vamos fazer um resuminho do conceito de arquivo, biblioteca e museu: Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 11

12 Tabela 01 Arquivo Biblioteca Museu É a acumulação É o conjunto material, É uma instituição de ordenada de em sua maioria interesse público, criado documentos, em sua impresso, dispostos com a finalidade de maioria textual, criados ordenadamente para conservar, estudar e por uma instituição ou estudo, pesquisa e colocar à disposição do pessoa, no curso de consulta. público conjuntos de suas atividades, e peças e objetos de valor preservados para a cultural. consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão ter no futuro. Voltando à resolução da questão. Perceba que a definição dada no enunciado é de biblioteca e não de arquivo. Portanto, o item está errado (CESPE TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa Adaptada) As características que distinguem os arquivos das bibliotecas incluem: o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um órgão, uma empresa ou uma instituição; a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, o caráter probatório dos documentos nas transações realizadas pelo órgão, pela empresa ou pela instituição responsável por eles (CESPE TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa Adaptada) As características que distinguem os arquivos das bibliotecas não incluem o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição. Vamos resolver estas duas questões, utilizando as definições dadas na questão anterior, e fazendo um paralelo entre o arquivo e a biblioteca, quanto à aquisição ou custódia dos documentos: Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 12

13 Tabela 02 Biblioteca a) Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compras, doação ou permuta b) Os documentos podem existir em numerosos exemplares c) A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si Arquivo 1) Os documentos não são objeto de coleção; provêm tão-só das atividades públicas ou privadas, servidas pelo arquivo 2) Os documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias 3) Há um significado orgânico entre os documentos Tendo por base a tabela 02, vamos analisar as duas questões: O enunciado da primeira elenca três características que diferenciam o arquivo da biblioteca: 1) o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um órgão, uma empresa ou uma instituição; Correto: compare os itens a e 1 da tabela. 2) a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, Correto: compare os itens c e 3 da tabela. 3) o caráter probatório dos documentos nas transações realizadas pelo órgão, pela empresa ou pela instituição responsável por eles. Correto: essa característica também decorre dos itens a e 1 da tabela. Portanto, as três características elencadas no enunciado, realmente, diferenciam o arquivo da biblioteca. Já, o enunciado da segunda questão afirma que o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição não distingue os arquivos das bibliotecas. Por tudo que vimos até agora, sabemos que o principal traço distintivo entre as instituições citadas é a razão da origem dos documentos e de seu emprego. O fato dos documentos se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição, é característica dos arquivos. Os Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 13

14 documentos de biblioteca têm as mais variadas fontes: doação, permuta, compra de diversos fornecedores (livraria, editoras, gráficas...), etc. Portanto, a característica trazida no enunciado diferencia sim arquivo de biblioteca, como a questão diz que não, o item está errado. 14 -(CESPE TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa Adaptada) O arquivo é criado e recebido por um órgão, empresa ou instituição exclusivamente no desenvolvimento de suas atividades, não sendo colecionado por motivos culturais. Já vimos que não há possibilidade de coleção nos arquivos. Essa é uma característica das bibliotecas e museus, que são instituições colecionadoras. O arquivo é uma instituição receptora. Recebe naturalmente os documentos, de acordo com o desenrolar das atividades da instituição a que pertence. Portanto, o item está correto. 15 -(CESPE TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa Adaptada) Em relação à natureza do assunto, os documentos de arquivo podem ser classificados em arquivo especial e arquivo especializado. Para responder está questão precisamos conhecer a classificação dos arquivos segundo a natureza dos documentos. Arquivo especial - é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (=tipos) iconográficos, cartográficos, audiovisuais ou de suportes específicos documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme e que, por esta razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc. Arquivo especializado - é aquele que tem sob sua custódia os documentos de determinado assunto, resultado da experiência humana num campo específico, independentemente da forma física que apresentem, como, por exemplo, os arquivos médicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa e os arquivos de engenharia. Também precisamos conhecer a classificação dos documentos com relação à natureza do assunto. Nesse aspecto, eles se dividem em: Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 14

15 Documento ostensivo: trata de assunto sem qualquer restrição legal de acesso, cuja divulgação não prejudica a administração. Documento sigiloso: aquele que, pela natureza de seu conteúdo informativo, deva ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. Por sua vez, o documento sigiloso, segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular, se subdivide em quatro graus de sigilo: - Documento reservado: trata de assunto que não deva ser do conhecimento do público em geral. Grau de sigilo Documento confidencial: é o assunto que, embora não requeira alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos. Documento secreto: assunto que requer alto grau de segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. + Documento ultra-secreto: assunto que requer excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Bom, com esse conhecimento temos condições de responder a questão. Seu enunciado diz o seguinte: Em relação à natureza do assunto, os documentos de arquivo podem ser classificados em arquivo especial e arquivo especializado. Ora, esse tipo de questão é muito comum, tome cuidado, a banca misturou as classificações de arquivo e documento de arquivo. Perceba, arquivo especial e arquivo especializado dizem respeito à classificação dos arquivos em relação à natureza do documento. Portanto, o item está errado. 16 -(CESPE TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa Adaptada) Quanto à abrangência da atuação, os arquivos são classificados em correntes e intermediários. Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 15

16 Mais uma questão que trata da classificação dos arquivos. Para respondê-la vamos ver a classificação dos arquivos quanto à sua abrangência: Arquivos setoriais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente. Arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente. Ou seja, quanto à abrangência da atuação, os arquivos são classificados em setoriais e gerais ou centrais. A classificação trazida pelo enunciado diz respeito à idade dos arquivos, que você deve lembrar, são três: correntes, intermediários e permanentes. Portanto, o item está errado (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e permanentes. Essa ficou muito fácil, você não pode errar. Quanto às idades os arquivos classificam-se em: correntes, intermediários e permanentes. Ora, como se já não bastasse esse tanto de classificações, o Cespe inventou mais uma: semipermanente. O item está errado (CESPE ME - Arquivista 2008) O contexto arquivístico é formado por todos os fatores ambientais que determinam como os documentos são gerados, estruturados, administrados e interpretados. A questão trata do conceito de contexto arquivístico. Estão incluídos no contexto arquivístico, todos os fatores ambientais que determinam como documentos são gerados, estruturados, administrados e interpretados. Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 16

17 Os fatores ambientais que determinam diretamente os conteúdos, formas e estrutura dos registros, são diferenciados em: contexto de proveniência, contexto administrativo e contexto de uso. Estes fatores são, cada um à seu tempo, determinados pelo contexto sóciopolítico, cultural e econômico. Ou seja, a situação da sociedade no tempo e que os documentos foram gerados. Portanto, a questão está certa (CESPE TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa Adaptada) A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse público e social ficará sujeita à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor. O examinador nesta questão está cobrando do candidato o conhecimento literal da Lei nº 8.159, de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. O art. 25 da referida Lei, dispõe: Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Esse dispositivo visa proteger o patrimônio histórico-cultural da sociedade. Portanto, o item está certo (CESPE TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa Adaptada) É correto afirmar que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência. 21 -(CESPE ANVISA -Técnico Administrativo 2007) O princípio da naturalidade dos arquivos é a lei que rege as intervenções arquivísticas (CESPE ME - Arquivista 2008) O princípio da reversibilidade, que é o segundo nível de aplicação do princípio da proveniência, determina que o arquivo deva conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pela pessoa ou pela família que o produziu. Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 17

18 As questões 20, 21 e 22 tratam dos princípios que norteiam a arquivística. Antes de resolvê-las vamos fazer uma breve conceituação teórica. Primeiro temos que saber o que são princípios. Em poucas palavras, princípios são os mandamentos básicos e fundamentais nos quais se alicerça uma ciência. São as diretrizes que orientam uma ciência e dão subsídios à aplicação das suas normas. Quanto aos princípios ligados à Arquivística, inicialmente, vamos dar uma passada rápida sobre as definições dos mais importantes: Princípio da proveniência - Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família (=fundo de arquivo) não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Também chamado princípio do respeito aos fundos. Ou ainda: Princípio segundo o qual os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa. Proveniência territorial ou princípio territorial - Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares. Princípio de manutenção da ordem original - A ordem original seria aquela em que os documentos de um mesmo produtor estão agrupados conforme o fluxo das ações que os produziram ou receberam. Se o documento é a corporificação de ações que ocorrem em um fluxo temporal, a ordem original, ou melhor, a ordem dos documentos em correspondência com o fluxo das ações torna-se indispensável para a compreensão dessas ações e, conseqüentemente, para a compreensão do significado do documento. O princípio de indivisibilidade ou integridade Apesar de que sempre esteve implícito ao princípio de respeito aos fundos (=1º grau da proveniência), encontra, na doutrina, a definição própria de que os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 18

19 Assim, considerando-se o respeito à proveniência do conjunto documental e à ordem original (proveniência de cada documento) como imprescindíveis para o tratamento dos arquivos, fica evidente que a dispersão de documentos pode comprometer a inteligibilidade do arquivo. Princípio da reversibilidade - Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. Dentre todos esses princípios, o da Proveniência é considerado, na literatura internacional, como a base teórico-metodológica do fazer arquivístico. É o princípio fundamental da arquivística. Esse princípio é a base teórica, a lei que rege todas as intervenções arquivísticas, ao se respeitar este princípio, o arquivista garante a existência do fundo de arquivo (ou seja, não mistura arquivos oriundos de entidades diversas), e é a partir deles que o arquivista pode realizar suas intervenções, sempre reconhecendo o fundo de arquivo como sendo a unidade central nestas operações. Alguns autores consideram 2 graus distintos no Princípio da Proveniência ou, ainda, o subdivide em dois princípios diferentes, mas que se encontram implícitos e são intimamente relacionados: o princípio de respeito aos fundos e o princípio de respeito à ordem original. O primeiro princípio (ou, segundo alguns, o 1º grau do Princípio da Proveniência) consiste em dizer que os arquivos ou fundos de arquivo de determinada procedência não deve misturar-se com os de outra procedência, ou seja, não mesclar com outros documentos de qualquer natureza. Então, basicamente o princípio do respeito aos fundos é o próprio Princípio da Proveniência. Já o segundo princípio, de respeito à ordem original (ou, segundo alguns, o 2º grau do Princípio da Proveniência), estabelece que os documentos que compõem estes arquivos ou fundos de arquivo devem manter a classificação e a ordem dada pela própria instituição de origem, dessa forma, refletindo a organização interna da instituição. Agora que você sabe tudo sobre princípios para encarar uma prova do Cespe, vamos resolver as questões: - Primeira questão Afirma que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência. Perfeito, como vimos, a proveniência é o princípio fundamental da arquivística, é considerada como a base teórico-metodológica do fazer arquivístico. Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 19

20 Portanto, item correto. - Segunda questão - O princípio da naturalidade dos arquivos é a lei que rege as intervenções arquivísticas. Nós vimos que o Princípio da Proveniência é a lei que rege todas as intervenções arquivísticas, pois, ao se respeitar este princípio, o arquivista garante a integridade do fundo de arquivo. O princípio da naturalidade diz que os documentos de arquivo têm sua origem na atividade natural da organização a que pertencem. Portanto, item errado. - Terceira questão Ora, o enunciado misturou os princípios da reversibilidade com o Princípio de manutenção da ordem original. Não esqueça que o princípio de manutenção da ordem original é considerado por alguns autores como o segundo grau ou nível, de aplicação do princípio da proveniência, e que este, por sua vez, é o princípio fundamental da arquivística. A definição dada no enunciado é do princípio de manutenção da ordem original e não do princípio da reversibilidade. Portanto, item errado (CESPE TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa Adaptada) O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judiciário. Outras informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas. Outra questão que trata da legislação pertinente à arquivologia, nesse caso, versa sobre o acesso aos arquivos públicos. Para responder a esta questão, vamos primeiro dar uma passada pela Constituição da República Federativa do Brasil de 1988 CF/88 (não se preocupe, cai direito constitucional na prova também): O Art. 5º da CF/88 trata dos direitos e das garantias fundamentais, dentre esses direitos está o acesso à informação. Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 20

21 Primeiro temos que conhecer o teor do inciso X, do referido artigo: são invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de sua violação. Por sua vez, o inciso XIV dispõe que é assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício profissional. Por último, o inciso XXXIII reza que todos tem direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do estado. Dica: Você já deve saber que nenhum direito ou garantia é absoluto. Na aplicação ao caso concreto, eles são relativizados. Por exemplo, o seu direito à informação pode esbarrar no direito à inviolabilidade da intimidade de outra pessoa, e por aí vai. Nem o direito à vida é absoluto, lembre-se da excessão (guerra). Voltando ao assunto. Esses dispositivos constitucionais dão fundamento à legislação infraconstitucional que trata do acesso à informação. Assim, a nossa conhecida Lei nº 8.159, de 1991, dispõe no art. 4º que Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Por sua vez, o capítulo V trata do acesso e do sigilo aos documentos públicos. Dentro do capítulo V, o art. 22 assegura a todos o direito de acesso pleno aos documentos públicos. Porém, o art. 23, delega ao Poder Executivo, por meio de Decreto, fixar as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. (já vimos essa classificação a algumas questões atrás) Por sua vez, o art. 24 faculta ao Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 21

22 O Poder Executivo Federal, regulamentando o art. 23, da Lei nº de 1991, editou o Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002, que dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal. O art. 5º do referido Decreto dispõe que Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos. Por sua vez, o art. 37 delimita em seus incisos, o acesso a dados ou informações sigilosas em órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público. Assim, segundo esse artigo é admitido o acesso a dados ou informações sigilosas: I - ao agente público, no exercício de cargo, função, emprego ou atividade pública, que tenham necessidade de conhecê-los; e II - ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao órgão ou entidade competente. Agora que temos uma boa noção sobre o acesso à informação contida nos arquivos públicos, vamos responder a questão. Para isso vamos dividir a questão em duas partes: 1) O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judiciário. 2) Outras informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas. A primeira parte da questão trata das informações não sigilosas Já, a segunda da questão trata das informações sigilosas. O erro da questão se encontra na primeira parte. Em primeiro lugar, ao afirmar que o cidadão brasileiro somente tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres exclusivamente particulares. Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 22

23 Na verdade, se a informação não é sigilosa, que é o caso da primeira parte, o cidadão tem o direito de acesso a documentos referente à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral. Em segundo lugar, ao dizer que para ter acesso a informação não sigilosa é necessária autorização judicial. Ora, ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, pode ter acesso a informação sigilosa mediante requerimento administrativo. A autorização judicial de que trata o art. 24, da Lei nº de 1991, só é necessária para o acesso a documento sigiloso que não diga respeito à própria pessoa, ao seu interesse particular ou ao interesse coletivo ou geral, mas que seja, indispensável à defesa de seu direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal. Portanto, a questão está errada. 24- (CESPE TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa Adaptada) Os documentos de arquivo existem em vários exemplares, não tendo limitação quanto ao número de cópias. A questão trata dos documentos de arquivo. Já vimos que os arquivos são formados por conjuntos de documentos de arquivo. Portanto um documento de arquivo é aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação. Ainda, aquele produzido e/ou recebido por pessoa física do decurso de sua existência, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros de pesquisa e/ou prova. As características dos documentos de arquivo se confundem, na sua maioria, com as características do próprio arquivo. Assim, são aqueles: Produzidos e recebidos por uma entidade no decurso das atividades; Tem um fim administrativo, jurídico ou legal; Constituem prova das transações passadas; Possuem um caráter orgânico; e Único exemplar ou limitado número de cópias. Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 23

24 Quanto a esta última característica cabe uma explicação. Ao contrário dos livros, onde a informação é reproduzida em ilimitado número de cópias, podendo-se adquirir outro exemplar se o primeiro for danificado, os documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias. Exigem, desta forma, cuidados especiais, pois, além da informação, há que se preservar o suporte. Conforme suas características, forma e conteúdo, os documentos podem ser classificados segundo o gênero e a natureza do assunto. Quanto ao gênero, os documentos podem ser: Escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos; Cartográficos: documentos em formato e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis); Iconográficos: documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas (fotografias, desenhos, gravuras); Filmográficos: documentos em película cinematográficas e fitas magnéticas de imagens (tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo registros fonográficos (discos e fitas audiomagnéticas); Micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes de microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas (rolo, microficha, jaqueta, catão-janela); e Informáticos: documentos produzidos, tratados e armazenados em computador (disquetes, disco rígido, disco óptico). A classificação quanto à natureza já foi vista, está lembrado? Senão reveja a questão 15. Mas, para refrescar a memória, resumidamente, quanto à natureza, os documentos de arquivo se dividem em ostensivo e sigiloso, este último, por sua vez, se subdivide em: reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto. Voltando à questão. Conforme estudamos, os documentos de arquivo são produzidos em um único exemplar ou em um limitado número de cópias. Portanto, o enunciado está errado ao afirmar que os documentos de arquivo não têm limitação quanto ao número de cópias. Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 24

25 25 - (CESPE TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa Adaptada) Os documentos textuais, audiovisuais e cartográficos são gêneros documentais encontrados nos arquivos. Perfeito, de acordo com a classificação quanto ao gênero, os documentos de arquivo podem ser de vários tipos, inclusive, textuais, cartográficos e audiovisuais (ou, Filmográficos) (CESPE TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa Adaptada) Os arquivos são reconhecidos, cada vez mais, como um capital informacional importante para as organizações públicas e privadas. Eles estão situados em um contexto administrativo e organizacional em que a informação deve ser considerada, organizada e tratada como um recurso tão importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros. Jean-Yves Rousseau e Carol Couture. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Dom Quixote, 1998 (com adaptações). Tendo o texto acima como referência inicial, julgue o item a seguir, relativo aos arquivos. a) A significação do acervo documental arquivístico independe da relação que os documentos estabelecem entre si. Ora, esse tipo de questão já está bem batida. A banca adora testar o candidato quanto ao conhecimento da organicidade dos documentos de arquivo. Portanto, fique atento. Lembre-se que o documento isolado do conjunto a que pertence, perde parte de seu significado, de seu valor. O conjunto de documentos deve formar um todo orgânico. Portanto, ao contrário do que diz o enunciado, a significação do acervo documental arquivístico depende da relação que os documentos estabelecem entre si. Pois, sem essa relação, isoladamente, o documento perde o significado. O item está errado. 27 -(CESPE TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa Adaptada) Os documentos de arquivo são provas de transações realizadas nas organizações. Prof. Davi Barreto e Fernando Graeff 25