Arquivamento de Documentos A) Operações de Arquivamento inspeção estudo: classificação: codificação ordenação: . guarda dos Documentos:

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1 Arquivamento de Documentos A) Operações de Arquivamento O arquivamento de documentos é feito a partir das seguintes rotinas/operações: inspeção: leitura do último despacho para verificar se o documento destina-se ao arquivamento ou se deverá obedecer a uma rotina de trâmite pré-estabelecida. Nem sempre os documentos são encaminhados ao arquivo com a finalidade de serem arquivados, mas anexados ou apensados a outros, ou simplesmente para ser fornecida uma informação; estudo: é a leitura do documento para verificação das informações que lhe serão atribuídas e se há antecedentes ou necessidade se fazer referências cruzadas. classificação: determinar sob que codificação deverá ser arquivado o documento e se haverá necessidade de utilizar referências cruzadas. codificação: Etapa na qual são colocados nos documentos os símbolos referentes ao método de arquivamento que foi utilizado, podendo ser letras, números, cores, etc. ordenação: agrupar os documentos de acordo com a codificação aposta, separando-os por guias de ordenação (fichas), em escaninhos ou classificadores. guarda dos Documentos: é o arquivamento, ou seja, a guarda ordenada dos documentos ou inserção do documento na unidade de arquivamento pré-estabelecida 1. (Cespe ICM Bio 2014) A ordenação é uma operação física que consiste em colocar o documento no local determinado pelo código ou pelo plano de classificação. 2. (Cespe EBC 2011) A inspeção é a primeira etapa de uma operação de arquivamento. Nesse momento, o arquivista deve examinar cada documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento. 3. (Cespe EBC 2011) A classificação é o último momento da operação de arquivamento e consiste na colocação do documento em uma ordem estabelecida, que pode ser numérica, alfabética ou por procedência. 4. (Cespe MCTI 2012) A ordenação de documento é uma atividade anterior à classificação e posterior ao arquivamento. 5. (CESPE ANAC 2012) Após o encerramento da tramitação de um documento, ele deve ser, nesta ordem, arquivado, ordenado e classificado. B) Métodos de Arquivamento 6. (Cespe TJ AL 2012) Na ordenação geográfica, caso o principal elemento de identificação seja cidade e não estado, a capital deve estar em destaque. 7. (Cespe - MPE/TO 2006) A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização à qual a unidade de arquivo está vinculada. Noções de Arquivamento - Professor Darlan Aula 3 8. (Cespe TJ AL 2012) A ordenação numérica é método direto, pois a pesquisa ocorre exatamente no documento. 9. (FCC TRE/PB 2007) Ao classificar suas atividades rotineiras, uma instituição utiliza o seguinte esquema: COMUNICAÇÕES Correios Internet Rádio Telex MATERIAL Aquisição Baixa ORÇAMENTO Despesa Receita PESSOAL Admissão Dispensa Férias Gratificações Licenças Trata-se do método (A) enciclopédico. (B) dicionário. (C) unitermo. (D) duplex. 10. (Cesgranrio FUNASA 2009) O arquivo nosológico de um hospital no Estado do Tocantins organiza sua documentação por meio do método de indexação coordenada, visando a otimizar a recuperação da informação, como neste exemplo. Quais são os documentos que tratam, ao mesmo tempo, do assunto paciente com diabete, hipertensão e glaucoma? (A) 111 e 94 (B) 120 e 118 (C) 150 e 249 (D) 169 e 70 (E) 186 e (Cespe SEBRAE/BA 2008) O método numérico simples atribui um número a cada pasta de cliente (pessoa física ou jurídica), obedecendo à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. 1

2 12. (Cespe SEBRAE/BA 2008) A escolha do método de arquivamento no arquivo corrente é determinada pela espécie ou pelo gênero do documento. 13. (Cespe Antaq 2005) Os métodos de arquivamento decimal e duplex necessitam de adoção de um índice alfabético. 14. (Cespe ANAC 2009) A localização dos documentos de arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de um índice ou de um código. 15. (Cespe ANTAQ 2009) Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de documentos. 16. (Cespe TCE/RS 2013) O método de arquivamento alfanumérico, que consiste na combinação de letras e números, pertence ao sistema indireto. 17. (Cespe-PRG-DF 2005) Considerando as hipóteses de arquivamento a seguir, é correto afirmar que o método principal empregado foi por assunto, mas foram empregados também os métodos secundários geográficos, alfabético e cronológico. VEÍCULOS - Goiás - Minas Gerais - São Paulo/Capital - São Paulo/Interior PESSOAL ADMISSÃO E DEMISSÃO - de Abrão, Antonio até Carvalho, Paulo A. - de Castro, Maria S. até Dias, Paulo R. PAGAMENTOS - antes de de 1981 a de 1986 a (Cespe TRE/MS 2013) Os documentos, no sistema numérico simples, são agrupados em sequência numérica, exigindo o índice alfabético remissivo 19. (CESPE_STM/2011) Os métodos básicos de arquivamento são alfabético, geográfico, numérico e ideográfico. 20. (Cespe FUB 2014) O método de arquivamento por assunto é aplicado exclusivamente aos documentos de arquivo acumulados pelas atividades-meio da organização 21. (Cespe FUB 2014) O método duplex é utilizado na classificação ideográfica dos documentos 22. (Cespe - TRE/RJ 2012) A disposição de documentos pelo nome dos clientes corresponde à ordenação do tipo unitermo. 23. (Cespe STM 2011) No método numérico simples, um método de arquivamento do tipo direto, não se faz necessário consultar um índice para localizar o documento. 24. (Cespe ANTAQ 2009) O método numérico simples determina a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: (Cespe ANAC 2009) Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convênios, correspondências, relatórios, processos, formulários e guias são exemplos da utilização do método de arquivamento por assunto. 26. (Cespe MEC 2009) É possível, na escolha do método de arquivamento, definir um método principal e métodos auxiliares para a organização da documentação. 27. (Cesgranrio BNDES 2009) A necessidade de reduzir erros, no arquivamento de grande volume documental que utiliza o número como elemento principal, orientou o surgimento do método dígito terminal, em que os documentos são numerados sequencialmente, e os números dispostos em três grupos de dois dígitos cada um (grupos: primário, secundário e terciário). Nesse método, os dossiês com os números abaixo ficam organizados na ordem: (1) (2) (3) (4) (5) (A) 1,3,4,2,5 (B) 2,4,3,5,1 (C) 3,2,1,5,4 (D) 3,5,4,2,1 (E) 4,5,3,1,2 28. (Cespe Aneel 2010) O método numérico-cronológico é considerado um método de arquivamento básico. 29. (Cespe STJ 2008) O método de ordenação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex. 30. (Cesgranrio - BNDES 2006) Um arquivo apresenta o esquema principal a seguir. Pessoal: Admissão - Demissão - Promoção - Recrutamento - Seleção. Esse esquema denota uma classificação por: (A) tipologia. (B) espécie. (C) natureza. (D) assunto.(e) estágio 31. (CESPE_STM/2011) O método alfanumérico é um método do sistema direto, que permite a busca ao documento diretamente no local onde este se encontra guardado. 32. (Cespe MPE/RR 2008) O método alfabético é considerado um método indireto de arquivamento por não dispensar o uso de índice para localizar ou arquivar qualquer documento. Regras de Alfabetação 33. (Cespe-Ancine/2006) Considerando-se as regras de alfabetação para arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, está incorreta a seqüência a seguir: - Junqueira, Antonio Carlos - Negra, Marco Antonio Serra - Neto, Carlos José de Araújo - Souza, José Paulo de 34. (Cespe SEBRAE/BA 2008) Quando os sobrenomes dos clientes/pessoas físicas são formados por um substantivo e 2

3 um adjetivo ou são ligados por hífen, eles devem ser separados. 35. (Cespe SESPA/PA 2004) No caso de sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética dos prenomes. 36. (FUNCAB SUDECO 2013) Considere os nomes a seguir: 1. Alberto Soares Júnior 2. João Castelo Branco 3. Everaldo Santo Cristo 4. Dr.Alexandre Silva 5. Maria Cardoso Silva O nome arquivado corretamente, segundo o método alfabético, é: A) Júnior,Alberto Soares B) Branco, João Castelo C) Santo Cristo, Everaldo D) Silva, Dr.Alexandre E) Cardoso Silva, Maria 37. (Cespe STJ 2008) A disposição alfabética de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva para nomes de pessoas. 38. (Cespe - TRE/MT 2005) Considere que o TRE adotará o método de arquivamento alfabético e fará uso das regras de alfabetação. Assinale a opção cujo nome está representado corretamente. a) Neto, Antonio Pereira de Souza b) Branco, Solange Ribeiro Castelo c) Sato, Akiko Yamamoto d) Muller, Paul Gestão de Documentos Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Lei nº8159/91) A Gestão de documentos é composta por três fases: produção, utilização e destinação. a) Produção: consiste na elaboração de documentos resultantes das atividades desenvolvidas pela instituição. Estabelece critérios para a padronização de formulários, correspondências e demais documentos gerados, e orientações para a utilização racional dos recursos informáticos e de reprodução. Visa evitar a reprodução desnecessária de documentos. b) Utilização (manutenção): inclui as atividades de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; contempla a elaboração de normas de controle (protocolo), acesso e recuperação da informação. c) Destinação (avaliação) após a análise dos valores que os documentos apresentam para a instituição acumuladora, eles serão avaliados para a definição de sua destinação final. Os documentos desprovidos de valor serão eliminados e aqueles que possuem valor secundário serão recolhidos à fase permanente. A gestão de documentos tem os seguintes objetivos : Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos; Melhorar a eficiência da administração acumuladora dos documentos; Garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos; Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico; Assegurar a eliminação dos documentos desprovidos de valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa científica; Assegurar o uso adequado das técnicas de alteração do suporte da informação (digitalização/microfilmagem) e de processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação 39. (Cespe MDIC 2014) A gestão de documentos é aplicada aos documentos considerados de valor permanente, ou seja, aqueles com valor histórico reconhecido pela sociedade. 40. (Cespe IBRAM 2009) Segundo a lei 8159/91, a gestão de documentos compreende o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou transferência para guarda permanente. 41. (Cespe TCE/RS 2013) De acordo com a lei que trata da política nacional de arquivos públicos e privados, a gestão documental compreende quatro fases básicas: produção, acúmulo, utilização e destinação. 42. (TJ/AL 2012) A fase da gestão de documentos que compreende a elaboração do instrumento de classificação dos documentos de arquivo é a da: 3

4 A destinação. B difusão. C utilização D criação. E produção. 43. (Cespe MPU 2010) Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos. 44. (Cespe MDIC 2014) O plano de classificação e a tabela de temporalidade são instrumentos arquivístico previstos nas fases de um programa de gestão de documentos. 45. (ESAF DNIT 2013) A fase do programa de gestão de documentos onde ocorre a eliminação de documentos é conhecida como a) conservação de documentos. b) destinação de documentos. c) produção de documentos. d) utilização de documentos. 46. (Cespe PRF 2012) A gestão de documentos envolve operações técnicas como produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento. 47. ((Cespe MPU 2010) A produção, uma das fases básicas da gestão de documentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação dos documentos 48. (Cespe SERPRO 2013) A atividade de expedição de documentos, incluída na fase de utilização dos documentos, não é parte do programa de gestão de documentos. 49. (Cespe FUB 2014) A fase intermediária é prescindível na implementação do programa de gestão de documentos. Gabarito 1. F 2. V 3. F 4. F 5. F 6. F 7. V 8. F 9. a 10. a 11. V 12. F 13. V 14. V 15. V 16. F 17. V 18. V 19. V 20. F 21. V 22. F 23. F 24. F 25. F 26. V 27. B 28. V 29. F 30. d 31. F 32. F 33. V 34. F 35. V 36. c 37. F 38. d 39. V 40. F 41. F 42. c 43. V 44. V 45. b 46. V 47. F 48. F 49. F I)Nomes brasileiros a) Considera-se o último sobrenome e depois o prenome Ex: Marcelo Silva Barbosa Escreve- se: _ Regras de Alfabetação c) Não se separam sobrenomes: Formados por substantivo e um adjetivo. Ex: José Vila Verde Ligados por hífen. Ex: Ana Beija-flor Exprimam grau de parentesco. Ex: Pedro Brandão Neto Que possuam as partículas: São, Santo (a). Ex: André São Carlos Ordena-se d) Artigos, preposições, títulos e cargos não são considerados na alfabetação. Ex: Senador Jorge Barros Maria Lima d Araújo II - Nomes estrangeiros: a) Considera-se o último sobrenome e depois o prenome: Paolo Maldini Michael Smith Maldini, Paolo Smith, Michael b) Os nomes orientais (japoneses, chineses, árabes) são registrados como se apresentam. b) Iniciais abreviadas de prenomes têm precedência às demais, no caso de sobrenomes iguais. Ex: Ricardo Lima R. Lima 4

5 Al Ben-Hur Akiko Yamamoto Sato Akiko Yamamoto Sato Al Ben-Hur c) Os nomes hispânicos são alfabetados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família do pai. Ex: Juan Puentes García Escreve-se: Puentes García, Juan III - Nomes de eventos são mantidos como se apresentam, os números devem aparecer no final entre parênteses. Sétima Conferência de Medicina Conferência de Medicina (Sétima) III Congresso Nacional de Biblioteconomia Congresso Brasileiro de Arquivologia (2º) 2ºCongresso Brasileiro de Arquivologia Congresso Nacional de Biblioteconomia (III) IV - Nomes de empresas são mantidos como se apresentam, artigos e preposições não são considerados na alfabetação. Ministério do Esporte Ministério da Fazenda O Globo 5

6 Métodos de Arquivamento I. Métodos Padronizados: dividem - se em variadex, automático e soundex. Estes dois últimos não têm aplicação prática nos arquivos brasileiros. II. Métodos Básicos: dividem-se em alfabético, geográfico, numérico e ideográfico. Quadro Resumo - Métodos Básicos de Arquivamento a) Alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca b) Geográfico: utiliza a procedência ou o local de produção do documento como elemento principal de busca. Por estado: Quando se organiza por estado, as capitais devem vir primeiro e as demais cidades vêm em seguida, na ordem alfabética: Paraná Curitiba Atalaia Paranaguá Por país: Quando se organiza por país, a capital deve vir primeiro e as demais cidades vêm em seguida, na ordem alfabética: Ex: Itália Roma Milão Veneza Por cidade: Quando o principal elemento é a cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por cidades, não havendo destaque para as capitais. É imprescindível destacar entre parênteses o nome do estado, pois há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Ex: Araçatuba (SP) Brasília (DF) Brasília (MG) Curitiba (PR) c) Numérico Simples Atribuição de um número ao documento de acordo com a sua ordem de entrada ou de registro. Cronológico Utiliza número e a data como forma de localização da informação. Dígito-terminal Os documentos são arquivados conforme uma seqüência numérica composta de seis dígitos que são divididos em três pares, cuja leitura se dá da direita para a esquerda. d) Ideográfico (assunto) sua aplicação depende da interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades institucionais, portanto, é considerado de difícil aplicação. é aconselhado para as grandes massas documentais e variedade de assuntos. Alfabético Indicado quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada são pequenos. Numérico Dicionário Assuntos isolados são dispostos alfabeticamente conforme a seqüência das letras Exemplo: Sistemas de arquivos Sistemas de biblioteca Sistemas de processamento de dados Venda de publicações Enciclopédico Assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente. Exemplo: Sistemas de arquivos de bibliotecas de processamento de dados Venda de publicações Decimal Duplex Expansão limitada de classes (10), Expansão ilimitada de classes, As subdivisões são representadas por pontos. As subdivisões são representadas por traços. Ex: 111 Cursos Ex: Cursos Extensão Extensão Formação Formação Unitermo Criam-se fichas a partir de termos utilizados pela instituição. Cadastra, na ficha, os números dos documentos que contêm a palavra nela registrada. Noções de Arquivologia Professor Darlan 6