Protocolo - Procedimentos Administrativos Métodos de Arquivamento Arquivamento de Documentos A) Operações de Arquivamento inspeção estudo:

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1 Protocolo - Procedimentos Administrativos 1. (Cespe STJ 2008) Processo é o termo geralmente usado na administração pública para designar o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária. 2. (Cespe MPS 2010) Para a formação de processo, o servidor deverá seguir a seguinte rotina: prender toda a documentação dentro de uma capa, com colchetes, seguindo uma ordem cronológica na qual os documentos mais antigos sejam os primeiros do conjunto. 3. (Cespe TRE/MS 2013) A anexação é a juntada do documento ou processo a outro processo, prevalecendo o número do processo mais recente. 4. (Cespe TSE 2007) A juntada por anexação significa a união provisória de um ou mais processos a um outro processo, desde que pertencentes à atividade-meio. 5. (Cespe TSE 2007) A juntada por anexação significa a união definitiva de um ou mais processos a um outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto 6. (Cespe ANATEL 2012) Os órgãos públicos que não se utilizam de processos em suas atividades prescindem de serviços de protocolo. 7. Desapensação é a separação física de processos apensados. 8. (Cespe ANCINE 2012) As peças de um processo devem ser numeradas e rubricadas. 9. (Cespe TRE/MS 2013) A apensação é a juntada de documentos em caráter definitivo. Arquivamento de Documentos A) Operações de Arquivamento O arquivamento de documentos é feito a partir das seguintes rotinas/operações: inspeção: leitura do último despacho para verificar se o documento destina-se ao arquivamento ou se deverá obedecer a uma rotina de trâmite pré-estabelecida. Nem sempre os documentos são encaminhados ao arquivo com a finalidade de serem arquivados, mas anexados ou apensados a outros, ou simplesmente para ser fornecida uma informação; estudo: é a leitura do documento para verificação das informações que lhe serão atribuídas e se há antecedentes classificação: determinar sob que classificação deverá ser arquivado o documento e se haverá necessidade de utilizar referências cruzadas. codificação Etapa na qual são colocados nos documentos os símbolos referentes ao método de arquivamento que foi utilizado, podendo ser letras, números, cores, etc. ordenação: agrupar os documentos de acordo com a codificação aposta, separando-os por guias de ordenação (fichas), em escaninhos ou classificadores. guarda dos Documentos: é o arquivamento, ou seja, a guarda ordenada dos documentos ou inserção do documento na unidade de arquivamento pré-estabelecida 10. (Cespe - Analista do MPU Arquivologia MPU 2013) A ordenação dos documentos de arquivo deve Noções de Arquivologia - Professor Darlan Aula 3 preceder a classificação e o arquivamento desses documentos. 11. (Cespe ANTAQ 2009) As operações de arquivamento são inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda dos documentos. 12. (Cespe EBC 2011) A inspeção é a primeira etapa de uma operação de arquivamento. Nesse momento, o arquivista deve examinar cada documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento. 13. (Cespe MCTI 2012 ) A ordenação de documento é uma atividade anterior à classificação e posterior ao arquivamento. B) Métodos de Arquivamento 14. (Cespe SEBRAE/BA 2008) O método numérico simples atribui um número a cada pasta de cliente (pessoa física ou jurídica), obedecendo à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. 15. (Cespe TJ AL 2012) Na ordenação geográfica, caso o principal elemento de identificação seja cidade e não estado, a capital deve estar em destaque. 16. (Cespe TJ AL 2012) A ordenação numérica é método direto, pois a pesquisa ocorre exatamente no documento. 17. (Cespe - MPE/TO 2006) A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização à qual a unidade de arquivo está vinculada. 18. (Cespe DPU) Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local. Nessa situação, o método de arquivamento adotado denomina-se A por assunto. B onomástico. C geográfico. D ideográfico. E alfabético. 19. (FCC TRE/PB 2007) Ao classificar suas atividades rotineiras, uma instituição utiliza o seguinte esquema: COMUNICAÇÕES Correios Internet Rádio Telex MATERIAL Aquisição Baixa ORÇAMENTO Despesa Receita PESSOAL Admissão Dispensa Férias Gratificações Licenças Trata-se do método (A) enciclopédico.(b) dicionário. (C) unitermo. (D) duplex. 20. (Cespe DFTRANS 2008) Considere-se que uma unidade de arquivo apresente a seguinte organização de seu acervo. 1

2 PESSOAL CEILÂNDIA: de Abraão até Fagundes / de Gonçalves até Lima / de Miranda até Oliveira GAMA: de Abreu até Ferreira / de Garcia até Maciel VEÍCULOS MATERIAL PERMANENTE Com base nessa organização, é correto afirmar que o método principal de arquivamento utilizado foi o método por assunto, tendo sido empregados, como métodos secundários, o geográfico e o alfabético. 21. (Cespe SEBRAE/BA 2008) A escolha do método de arquivamento no arquivo corrente é determinada pela espécie ou pelo gênero do documento. 22. (Cespe Antaq 2005) Os métodos de arquivamento decimal e duplex necessitam de adoção de um índice alfabético. 23. (Cespe ANAC 2009) A localização dos documentos de arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de um índice ou de um código. 24. (Cespe ANTAQ 2009) Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de documentos. 25. (Cespe TRE/MS 2013) Os documentos, no sistema numérico simples, são agrupados em sequência numérica, exigindo o índice alfabético remissivo 26. (Cespe - TRE/RJ 2012) A disposição de documentos pelo nome dos clientes corresponde à ordenação do tipo unitermo. 27. (Cespe IBRAM 2009) O método numérico é um método de arquivamento indireto. 28. (Cespe ANTAQ 2009) O método numérico simples determina a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: (Cespe ANAC 2009) Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convênios, correspondências, relatórios, processos, formulários e guias são exemplos da utilização do método de arquivamento por assunto. 30. (Cesgranrio - BNDES 2006) Um arquivo apresenta o esquema principal a seguir. Pessoal: Admissão - Demissão - Promoção - Recrutamento - Seleção. Esse esquema denota uma classificação por: (A) tipologia. (B) espécie. (C) natureza. (D) assunto. (E) estágio 31. (Cespe MEC 2009) É possível, na escolha do método de arquivamento, definir um método principal e métodos auxiliares para a organização da documentação. 32. (Cespe Aneel 2010) O método numérico-cronológico é considerado um método de arquivamento básico. 33. (Cespe STM 2011) No método numérico simples, um método de arquivamento do tipo direto, não se faz necessário consultar um índice para localizar o documento. 34. (Cespe STJ 2008) O método de ordenação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex. 35. (Cespe STM 2011) Por meio do método Variadex, atribui-se um número ao documento, em ordem crescente, de acordo com a entrada deste no arquivo. Legislação de Acesso 36. (Cespe Telebrás 2013) É dever dos órgãos e entidades, mediante requerimento, a divulgação de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas. O pedido deve ser apresentado em formulário padrão, contendo, obrigatoriamente, nome do requerente, número de documento de identificação, especificação da informação requerida, motivo determinante da solicitação e endereço do requerente 37. (Cespe MPU 2013) As restrições legais ao pleno acesso aos documentos de arquivo são aplicadas principalmente em virtude da violação a vida privada e a segurança do Estado. 38. Os documentos considerados sigilosos são classificados em ultrassecretos, secretos e confidenciais 39. (Cespe SERPRO 2013) O prazo de restrição de acesso a documento ultrassecreto é de vinte anos; findo esse período, ele será de acesso público. 40. (Cespe TRE/AL 2012) acesso restrito a um documento ultrassecreto deve ser mantido por A 10 anos. B 15 anos. C 20 anos. D 25 anos. E 5 anos. 41. (Cespe ANATEL 2012 ) São três as classificações de sigilo de documentos: ultrassecreta, secreta e reservada. 42. (Cespe ANCINE 2012) O prazo limite de restrição ao acesso a informações classificadas como secretas em poder de entidade pública, como a ANCINE, por exemplo, é de, no máximo, cinco anos 43. (Cespe FUB 2013) A Lei de Acesso à Informação, considerada um grande avanço no país, é limitada aos órgãos da administração direta do Poder Executivo Federal, o que coloca a Universidade de Brasília fora do âmbito de aplicação dessa lei. PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS 1. Definições: Documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos. (Portaria Normativa nº 5/2002, do MPOG) 2. Autuação e/ou formação do processo É o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição. 2

3 O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cópia de documento, considerando-se que o servidor tem fé pública para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas. A autuação, também chamada formação de processo, obedecerá a seguinte rotina: a) Prender a capa, juntamente com toda a documentação, com colchetes, obedecendo a ordem cronológica do mais antigo para o mais recente, isto é, os mais antigos serão os primeiros do conjunto; b) Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo número de protocolo; c) Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo número de protocolo; d) Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (órgão, número da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo);(...) Importante: as mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não poderão se constituir em peças de processo; 3. Numeração das Folhas As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do número, aposto no canto superior direito da página, recebendo, a primeira folha, o número 1. O documento não encadernado receberá numeração em seqüência cronológica e individual para cada peça que o constituir. Quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da correção de numeração de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo um X sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificandose da ocorrência. Exemplo: 4. Principais operações/rotinas 4.1 Desentranhamento É a retirada de peças de um processo, que poderá ocorrer quando houver interesse da Administração ou a pedido do interessado. O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento. A retirada de folhas ou peças ocorrerá onde se encontrar o processo, mediante despacho prévio da autoridade competente. Sempre que houver retirada de folhas ou peças, lavrar, após o último despacho, o TERMO DE DESENTRANHAMENTO. Quando a retirada de folhas ou peças for a pedido de terceiros, usar o carimbo de desentranhamento de peça, onde consta o recibo da parte interessada. O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento, apondo-se o carimbo de desentranhamento. É vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo 4.2 Desmembramento É a separação de parte da documentação de um ou mais processos para formação de novo processo; o desmembramento de processo dependerá de autorização e instruções específicas do órgão interessado. 4.3 Juntada É a união de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se por Anexação ou Apensação. I. Juntada por Anexação É a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.a juntada por anexação será feita somente quando houver dependência entre os processos a serem anexados. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios. Exemplos que caracterizam os processos principais e acessórios: Processo Principal Processo Acessório Aquisição de Material Licença sem vencimentos Prestação de Contas Cancelamento de Licença Na juntada por anexação, as peças do conjunto processado serão renumeradas a partir do processo acessório. II.Juntada por Apensação É a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não. Ex. Um processo de solicitação de aposentadoria de servidor público federal, apensado ao outro referente à solicitação de revisão de percepção, constituirá um único processo, caracterizando a apensação do processo acessório ao processo principal. 4.4 Desapensação É a separação física de processos apensados. 3

4 Após a decisão final, os processos poderão ser desapensados no protocolo setorial da unidade onde se encontrarem. A desapensação ocorrerá antes do arquivamento. Lei nº 12527, de 18 de novembro de 2011 Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do 3o do art. 37 e no 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no , de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. CAPÍTULO I I- DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO Art. 6o Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a: I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso. Art. 7 o O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter: I - orientação sobre os procedimentos para a consecução de acesso, bem como sobre o local onde poderá ser encontrada ou obtida a informação almejada; (...) (...)VII - informação relativa: a) à implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas, bem como metas e indicadores propostos; b) ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas realizadas pelos órgãos de controle interno e externo, incluindo prestações de contas relativas a exercícios anteriores. (...) Art. 8o É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimentos, a divulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas. 1o Na divulgação das informações a que se refere o caput, deverão constar, no mínimo: I - registro das competências e estrutura organizacional, endereços e telefones das respectivas unidades e horários de atendimento ao público; II - registros de quaisquer repasses ou transferências de recursos financeiros; III - registros das despesas; IV - informações concernentes a procedimentos licitatórios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem como a todos os contratos celebrados; V - dados gerais para o acompanhamento de programas, ações, projetos e obras de órgãos e entidades; e VI - respostas a perguntas mais frequentes da sociedade. Art. 9 o O acesso a informações públicas será assegurado mediante: I - criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e entidades do poder público, em local com condições apropriadas para: a) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações; b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas unidades; c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a informações; e II - realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à participação popular ou a outras formas de divulgação. CAPÍTULO III - DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO Seção I - Do Pedido de Acesso Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos e entidades referidos no art. 1 o desta Lei, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identificação do requerente e a especificação da informação requerida. 1 o Para o acesso a informações de interesse público, a identificação do requerente não pode conter exigências que inviabilizem a solicitação. 2 o Os órgãos e entidades do poder público devem viabilizar alternativa de encaminhamento de pedidos de acesso por meio de seus sítios oficiais na internet. 3 o São vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos determinantes da solicitação de informações de interesse público. Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou conceder o acesso imediato à informação disponível. 1 o Não sendo possível conceder o acesso imediato, na forma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias: I - comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão; II - indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; ou III - comunicar que não possui a informação, indicar, se for do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientificando o interessado da remessa de seu pedido de informação. 2 o O prazo referido no 1 o poderá ser prorrogado por mais 10 (dez) dias, mediante justificativa expressa, da qual será cientificado o requerente. 3 o Sem prejuízo da segurança e da proteção das informações e do cumprimento da legislação aplicável, o órgão ou entidade poderá oferecer meios para que o próprio requerente possa pesquisar a informação de que necessitar. (...) Seção II - Dos Recursos Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informações ou às razões da negativa do acesso, poderá o interessado interpor recurso contra a decisão no prazo de 10 (dez) dias a contar da sua ciência. Parágrafo único. O recurso será dirigido à autoridade hierarquicamente superior à que exarou a decisão impugnada, que deverá se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias. Art. 16. Negado o acesso a informação pelos órgãos ou entidades do Poder Executivo Federal, o requerente poderá recorrer à Controladoria-Geral da União, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias se: I - o acesso à informação não classificada como sigilosa for negado; II - a decisão de negativa de acesso à informação total ou parcialmente classificada como sigilosa não indicar a autoridade classificadora ou a hierarquicamente superior a quem possa ser dirigido pedido de acesso ou desclassificação; III - os procedimentos de classificação de informação sigilosa estabelecidos nesta Lei não tiverem sido observados; e IV - estiverem sendo descumpridos prazos ou outros procedimentos previstos nesta Lei. 4

5 1 o O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido à Controladoria-Geral da União depois de submetido à apreciação de pelo menos uma autoridade hierarquicamente superior àquela que exarou a decisão impugnada, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias. 2 o Verificada a procedência das razões do recurso, a Controladoria-Geral da União determinará ao órgão ou entidade que adote as providências necessárias para dar cumprimento ao disposto nesta Lei. 3 o Negado o acesso à informação pela Controladoria-Geral da União, poderá ser interposto recurso à Comissão Mista de Reavaliação de Informações, a que se refere o art. 35. Seção II - Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam: I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional; II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais; III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população; IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País; V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas; VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional; VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações. Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada. 1 o Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes: I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - secreta: 15 (quinze) anos; e III - reservada: 5 (cinco) anos. Seção IV - Dos Procedimentos de Classificação, Reclassificação e Desclassificação Art. 27. A classificação do sigilo de informações no âmbito da administração pública federal é de competência: I - no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades: a) Presidente da República; b) Vice-Presidente da República; c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; d) Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior; (...) Parágrafo único. A decisão referida no caput será mantida no mesmo grau de sigilo da informação classificada. Seção V - Das Informações Pessoais Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais. 1o As informações pessoais, a que se refere este artigo, relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem: I - terão seu acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção, a agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas se referirem; e (...) CAPÍTULO VI - DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS Art. 35. (revogado) (apenas o caput) 1 o É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Informações, que decidirá, no âmbito da administração pública federal, sobre o tratamento e a classificação de informações sigilosas e terá competência para: I - requisitar da autoridade que classificar informação como ultrassecreta e secreta esclarecimento ou conteúdo, parcial ou integral da informação; II - rever a classificação de informações ultrassecretas ou secretas, de ofício ou mediante provocação de pessoa interessada, observado o disposto no art. 7 o e demais dispositivos desta Lei; e III - prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional ou à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, observado o prazo previsto no 1 o do art o O prazo referido no inciso III é limitado a uma única renovação. 3 o A revisão de ofício a que se refere o inciso II do 1 o deverá ocorrer, no máximo, a cada 4 (quatro) anos, após a reavaliação prevista no art. 39, quando se tratar de documentos ultrassecretos ou secretos. 4 o A não deliberação sobre a revisão pela Comissão Mista de Reavaliação de Informações nos prazos previstos no 3 o implicará a desclassificação automática das informações. Decreto nº 7724, de 16 de maio de 2012 Vigência Regulamenta a Lei no , de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso II do 3o do art. 37 e no 2o do art. 216 da Constituição. CAPÍTULO III- DA TRANSPARÊNCIA ATIVA Art. 7º É dever dos órgãos e entidades promover, independente de requerimento, a divulgação em seus sítios na Internet de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas, observado o disposto nos arts. 7o e 8o da Lei no , de CAPÍTULO IV - DA TRANSPARÊNCIA PASSIVA Art. 9 o Os órgãos e entidades deverão criar Serviço de Informações ao Cidadão - SIC, com o objetivo de: 5

6 I - atender e orientar o público quanto ao acesso à informação; II - informar sobre a tramitação de documentos nas unidades; e III - receber e registrar pedidos de acesso à informação Parágrafo único. Compete ao SIC: I - o recebimento do pedido de acesso e, sempre que possível, o fornecimento imediato da informação; II - o registro do pedido de acesso em sistema eletrônico específico e a entrega de número do protocolo, que conterá a data de apresentação do pedido; e III - o encaminhamento do pedido recebido e registrado à unidade responsável pelo fornecimento da informação, quando couber. Seção II- Do Pedido de Acesso à Informação Art. 11. Qualquer pessoa, natural ou jurídica, poderá formular pedido de acesso à informação. 1 o O pedido será apresentado em formulário padrão, disponibilizado em meio eletrônico e físico, no sítio na Internet e no SIC dos órgãos e entidades. 2 o O prazo de resposta será contado a partir da data de apresentação do pedido ao SIC. 3 o É facultado aos órgãos e entidades o recebimento de pedidos de acesso à informação por qualquer outro meio legítimo, como contato telefônico, correspondência eletrônica ou física, desde que atendidos os requisitos do art o Na hipótese do 3 o, será enviada ao requerente comunicação com o número de protocolo e a data do recebimento do pedido pelo SIC, a partir da qual se inicia o prazo de resposta. (...) Art. 14. São vedadas exigências relativas aos motivos do pedido de acesso à informação CAPÍTULO VI- DA COMISSÃO MISTA DE REAVALIAÇÃO DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS Art. 46. A Comissão Mista de Reavaliação de Informações, instituída nos termos do 1 o do art. 35 da Lei n o , de 2011, será integrada pelos titulares dos seguintes órgãos: I - Casa Civil da Presidência da República, que a presidirá; II - Ministério da Justiça; III - Ministério das Relações Exteriores;(...) Parágrafo único. Cada integrante indicará suplente a ser designado por ato do Presidente da Comissão. DECRETO Nº 7.845, DE 14 DE NOVEMBRO DE 2012 Regulamenta procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento. Da Expedição, Tramitação e Comunicação Art. 26. A expedição e a tramitação de documentos classificados deverão observar os seguintes procedimentos: I - serão acondicionados em envelopes duplos; II - no envelope externo não constará indicação do grau de sigilo ou do teor do documento; III - no envelope interno constarão o destinatário e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo; IV - o envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicará remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento; e V - será inscrita a palavra PESSOAL no envelope que contiver documento de interesse exclusivo do destinatário. Art. 27. A expedição, a condução e a entrega de documento com informação classificada em grau de sigilo ultrassecreto serão efetuadas pessoalmente, por agente público autorizado, ou transmitidas por meio eletrônico, desde que sejam usados recursos de criptografia compatíveis com o grau de classificação da informação, vedada sua postagem. Art. 28. A expedição de documento com informação classificada em grau de sigilo secreto ou reservado será feita pelos meios de comunicação disponíveis, com recursos de criptografia compatíveis com o grau de sigilo ou, se for o caso, por via diplomática, sem prejuízo da entrega pessoal. (...) (...) Art. 60. Ficam revogados: I - o Decreto no 4.553, de 27 de dezembro de 2002; e II - o Decreto no 5.301, de 9 de dezembro de Gabarito 1. V 2. V 3. F 4. F 5. V 6. F 7. V 8. V 9. F 10. F 11. V 12. V 13. F 14. V 15. F 16. F 17. V 18. c 19. a 20. V 21. F 22. V 23. F 24. V 25. V 26. F 27. V 28. F 29. F 30. d 31. V 32. V 33. F 34. F 35. F 36. F 37. V 38. F 39. F 40. d 41. V 42. F 43. F 6

7 Métodos de Arquivamento I. Métodos Padronizados: dividem - se em variadex, automático e soundex. Estes dois últimos não têm aplicação prática nos arquivos brasileiros. II. Métodos Básicos: dividem-se em alfabético, geográfico, numérico e ideográfico. Quadro Resumo - Métodos Básicos de Arquivamento a) Alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca b) Geográfico: utiliza a procedência ou o local de produção do documento como elemento principal de busca. Por estado: Quando se organiza por estado, as capitais devem vir primeiro e as demais cidades vêm em seguida, na ordem alfabética: Bahia Salvador Brejolândia Capim Grosso Por país: Quando se organiza por país, a capital deve vir primeiro e as demais cidades vêm em seguida, na ordem alfabética: Ex: Espanha Madrid Barcelona Sevilha Por cidade: Quando o principal elemento é a cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por cidades, não havendo destaque para as capitais. É imprescindível destacar entre parênteses o nome do estado, pois há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Ex: Araraquara (SP) Brasília (DF) Brasília (MG) Curitiba (PR) c) Numérico Simples Atribuição de um número ao documento de acordo com a sua ordem de entrada ou de registro. Cronológico Utiliza número e a data como forma de localização da informação. Dígito-terminal Os documentos são arquivados conforme uma seqüência numérica composta de seis dígitos que são divididos em três pares, cuja leitura se dá da direita para a esquerda. d) Ideográfico (assunto) sua aplicação depende da interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades institucionais. é aconselhado para as grandes massas documentais e variedade de assuntos. Alfabético Indicado quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada são pequenos. Numérico Dicionário Assuntos isolados são dispostos alfabeticamente conforme a seqüência das letras Exemplo: Sistemas de arquivos Sistemas de biblioteca Sistemas de processamento de dados Venda de publicações Enciclopédico Assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente. Exemplo: Sistemas de arquivos de bibliotecas de processamento de dados Venda de publicações Decimal Duplex Expansão limitada de classes (10), Expansão ilimitada de classes, As subdivisões são representadas por pontos. As subdivisões são representadas por traços. Ex: 111 Cursos Ex: Cursos Extensão Extensão Formação Formação Unitermo Criam-se fichas a partir de termos utilizados pela instituição. Cadastra, na ficha, os números dos documentos que contêm a palavra nela registrada. Noções de Arquivologia Professor Darlan 7