Setor de Certidão da Corregedoria Geral de Justiça.

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Sebastião Palmeira de Vieira
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1 PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO AMAZONAS DIVISÃO DE GESTÃO DA QUALIDADE Sistema de Gestão da Qualidade PROCEDIMENTO P. TJAM 47 Setor de Certidão da Corregedoria. Elaborado por: Roberto Caetano Pereira Setor de Certidão da Corregedoria Aprovado por: Flávio Humberto Pascarelli Lopes Corregedor

2 Página: 2 de 10 ÍNDICE 1. OBJETIVO CAMPO DE APLICAÇÃO DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA DEFINIÇÕES RESPONSABILIDADES / AUTORIDADE PROCEDIMENTO/PROCESSOS ANEXOS... 8

3 Página: 3 de OBJETIVO 1.1 Atender com excelência os requerimentos de 2ª via de registro civil de pessoas naturais. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO 2.1. Este procedimento aplica-se ao Setor de Certidão da Corregedoria Geral de Justiça. 3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 4.1 Na aplicação deste procedimento podem ser necessários consultar os seguintes documentos: Resolução 001/2014 -TJAM; Provimento 161/ CGJ/TJAM; Portaria 314/ CGJ/TJAM; Despacho/Oficio 189/2014-CGJ/TJAM; Lei nº 6.015/1973 atualizada pela Lei 6.216/75; Provimento 28 - CNJ; Lei 9.534/1997; Resolução Conjunta nº 03/2012-CNJ/CNMP.

4 Página: 4 de DEFINIÇÕES 4.1 Registro de civil: termo jurídico que designa o assentamento dos fatos da vida de um indivíduo, tais como o seu nascimento, casamento, divórcio ou morte (óbito); 4.2 Certidões: certidão é o documento passado por funcionário que tem fé pública, no qual são reproduzidas peças processuais e/ou escritos constantes de suas notas, ou são certificados atos e fatos que ele conheça em razão do cargo exercido; 4.3 Cartórios Extrajudicial: são vinculados a um tabelião ou oficial de registro, pessoas que recebem delegação do poder público para registrar atos extrajudiciais e fornecer certidões. Essas pessoas são dotadas de fé pública, uma confiança especial atribuída por lei ao tabelião ou notário e ao oficial de registro para que eles possam garantir a eficácia dos negócios jurídicos. Segundo a Lei n /1994, Serviços notariais e de registro são os de organização técnica e administrativa destinados a garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos. ; 4.4 SCCER: Sistema de Controle de Certidões; 4.5 SAJ-PG5: Sistema de Automação do Judiciário de primeiro grau; 4.6 Certidões Negativas: Declaração emitida pelo cartório de registro civil de pessoas naturais informando a inexistência de registro; 4.7 Certidão Positiva: Emissão de 2ª via de certidão; 4.8 Registro Tardio: Declaração de nascimento feita após o decurso do prazo previsto no art. 51 da Lei nº 6.015/73; 4.9 Certidão de Óbitos: Também chamado de Declaração de Óbito, é o documento emitido por médico, no qual declara a morte do indivíduo, apontando a data, hora, local e causa da morte; 4.10 Aviso de Recebimento(AR): É um serviço de correspondência adicional que, por meio do preenchimento de formulário próprio, físico ou digital, permite comprovar, junto ao remetente, a entrega do objeto.

5 Página: 5 de 10 5 RESPONSABILIDADES/AUTORIDADE 5.1 CARTÓRIO EXTRAJUDICIAL Receber os Ofícios encaminhados pelo Setor de Certidão da Corregedoria ; Realizar busca pelos documentos solicitados; Encaminhar informações/documentos solicitados ao Setor de Certidões via Protocolo da Corregedoria ; 5.2 PROTOCOLO DA CORREGEDORIA GERAL DE JUSTIÇA Receber as Correspondências dos Cartórios Extrajudiciais; Cadastrar o recebimento das Certidões recebidas dos Cartórios Extrajudiciais no SAJ-PG5; Encaminhar a remessa de documentação recebida dos cartórios extrajudiciais para o Setor de Certidão da Corregedoria.

6 Página: 6 de SETOR DE CERTIDÕES DA CORREGEDORIA GERAL DE JUSTIÇA Receber e atender aos expedientes do Gabinete do Corregedor Geral da Justiça e dos Juízes-Corregedores Auxiliares; Cobrar das serventias os documentos que extrapolem os prazos estabelecidos em despachos; Manter bancos de dados, acessível pela internet, para atender às consultas formuladas sobre registro e certidões do registro civil; Manter parceria com a Secretaria de Estado da Segurança Pública, por meio do Instituto de identificação, Defensoria Pública e demais Instituições; Zelar pelos prazos dos procedimentos inerentes às suas atribuições; Dirigir, organizar, coordenar e acompanhar as atividades relacionadas às solicitações de 2ª via de certidões de nascimento, casamento e óbitos feitas a este Setor; Verificar e manter o bom funcionamento dos equipamentos e mobiliários do Setor, para evitar prejuízos no desempenho das atividades desenvolvidas, e dessa forma manter melhores índices de produtividades; Gerenciar a correta utilização dos equipamentos e mobiliários, bem como material de expediente para evitar desperdícios desnecessários; Manter organizada e atualizada a legislação atinentes ao Setor de Certidões, tais como: Leis, Resoluções, Regimento Interno, Portaria, Decisão/Oficio, e etc Manter atualizada a lista de endereços dos cartórios/comarcas para o envio de correspondências; Realiza supervisão de estágio; Elaborar relatório mensal; Fazer a cobrança dos ofícios de solicitações emitidas pelo Setor de Certidões através de ou telefone quando necessário;

7 Página: 7 de PROCEDIMENTO/PROCESSO 6.1 CONSIDERAÇÕES GERAIS O procedimento em questão demonstra o trâmite e a operacionalização das atividades desenvolvidas pelo Setor de Certidões da Corregedoria. 6.2 ATENDIMENTOS AO JURISDICIONADO Realizar triagem do jurisdicionado e distribuição de senhas para atendimento; Fazer o atendimento e cadastramento dos Pedidos de Providências; Verificar documentação necessária para elaboração do Pedido: Fotocópia da certidão ou espelho do Centro de Identificação da SSP/AM; Fotocópia do RG; Fotocópia do Comprovante de residência Redigir ofícios com Pedido de Providência a ser encaminhado aos Cartórios Extrajudiciais da Capital e das Comarcas do Interior; Efetuar cadastramento da solicitação no sistema SAJ/PG5, e emitir impressão de oficio e AR s; (Instrução de Trabalho de Cadastramento de Pedido); Envelopar ofícios com pedidos de providências e fixar os respectivos AR s a serem encaminhados ao Setor de Protocolo da CGJ/TJAM, o qual se encarregará de enviá-los via correios aos Cartórios Extrajudiciais da Capital e as Comarcas do Interior; Fazer recebimento dos documentos encaminhados pelo Setor de Protocolo da Corregedoria ao Setor de Certidão, recebidos dos Cartórios Extrajudiciais, conferindo cuidadosamente a listagem e assinando-a posteriormente;

8 Página: 8 de Para confirmação da entrega da certidão o requerente pode ligar para o setor Certidão da Corregedoria ou consultar no Portal do Tribunal de Justiça do Amazonas no tópico Certidões, item Certidões da Corregedoria ou no link: 822; Realizar entrega de certidões aos requerentes por meio do livro protocolo com assinatura e data da entrega; Organizar e arquivador todos os documentos a serem entregues aos solicitantes, bem como os demais de interesse do Setor de Certidões; Efetuar atualização nos processos em andamento (instrução de trabalho de atualização dos processos); Emitir certidão de recebimento e de entregas aos requerentes; Movimentar para a fila de processo encerrado, aqueles em que seus pedidos foram atendidos. 6.3 REGISTRO TARDIO O Setor de Certidões emite os ofícios e o próprio requerente leva até os Cartórios para obter as certidões negativas; Os Cartórios Extrajudiciais Informarão o dia para Receber a segunda Via; Se todas as Certidões forem negativas: Dirigir-se ao Cartório mais próximo da Residência lavando as doze Certidões Negativas; Levar a Certidão Negativa do Interior ou de outro Estado; Levar duas Testemunhas, fotocópia do RG, CPF e Comprovante de Residência do (a) Interessado(a) e das Testemunhas; Levar certidão negativa da justiça Estadual e Federal; Cartório dará inicio aos Procedimentos para emissão da Certidão;

9 Página: 9 de REITERAR PEDIDOS COM PRAZO DE SOLICITAÇÃO EXPIRADO HÁ MAIS DE 60 DIAS Sendo referente ao ano 2014, o atendente imprimirá o Ofício do SAJ-PG5 e do Sistema de Controle de Certidões (SCCER); Colocar na caixa de Ofícios, para posterior envio via ; Caso a solicitação seja referente ao ano 2013 ou anterior, o atendente irá reiterar a solicitação, abrindo novo processo no SAJ-PG5. 7. ANEXOS Não há.

10 Página: 10 de 10 CONTROLE DAS REVISÕES Data da Revisão Nº da Revisão Descrição 04/09/ Emissão Inicial

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