Tabela de Temporalidade. Como Elaborar uma Tabela de Temporalidade de Documentos

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Carmem Franco Igrejas
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1 Tabela de Temporalidade

2 Memovip Gestão Inteligente da Informação Índice Introdução Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo

Memovip Gestão Inteligente da Informação Introdução A Organização de Documentos tem como finalidade criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento para empresas que possuem uma

3 Memovip Gestão Inteligente da Informação Introdução A Organização de Documentos tem como finalidade criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento para empresas que possuem uma grande demanda documental e que necessitam que os mesmos sejam catalogados corretamente. É de conhecimento de todos que a lei brasileira é um mar de burocracia. Contudo, para evitar a guarda de uma pilha de documentos desnecessariamente se faz necessário um estudo aprofundado na lei do tempo de guarda dos documentos gerados por sua empresa. Esse é o objetivo da Tabela de Temporalidade de Documentos, fornecer um respaldo técnico e conceitual para a gestão física e eletrônica dos documentos de uma empresa 3

4 Capítulo 1 A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD)

Memovip Gestão Inteligente da Informação O que é uma TTD Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua

(Wikipédia) A tabela de temporalidade representa para cada departamento da empresa uma ordenação de sua produção documental com a discriminação da identificação de documentos que devem ter tempo de

5 Memovip Gestão Inteligente da Informação O que é uma TTD Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal. (Wikipédia) A tabela de temporalidade representa para cada departamento da empresa uma ordenação de sua produção documental com a discriminação da identificação de documentos que devem ter tempo de guarda específicos, possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente. A TTD se compõe da identificação de documentos produzidos pelos departamentos da empresa, como resultado do cumprimento de suas atribuições, informando os prazos operacionais de cada documento, consideradas as exigências legais e fiscais, com o estabelecimento de tempo pelo qual o mesmo deve permanecer em seu departamento gerador, propondo, em última estância, o destino de cada documento, visando a eliminação dos mesmos cujo valor seja temporário, garantindo a preservação através da transferência ao Arquivo Geral Inativo, daquelas cujas informações justifiquem um prazo de guarda mais longo ou permanente. 5

6 Memovip Gestão Inteligente da Informação Para que serve uma TTD? Além de promover uma economia de espaço e recurso com mapeamento e acompanhamento dos documentos para o descarte correto, como resultado de sua utilização, adquiri-se a informação com rapidez e confiabilidade. Com a agilidade necessária aos dias de hoje, fica muito mais prático saber quais documentos que, por sua importância, devem ser mantidos em local de fácil localização e conservados durante determinado espaço de tempo em atendimento ao que dispõe a lei. Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito. PITÁGORAS 6

7 Capítulo 2 O Passo a Passo para Elaborar uma TTD

Montando uma TTD Memovip Gestão Inteligente da Informação Com o intuito de definirmos um modelo para uso na sua empresa, destacamos os principais itens para a elaboração TTD: 1 2 3 4 5 6 Pesquisar a

8 Montando uma TTD Memovip Gestão Inteligente da Informação Com o intuito de definirmos um modelo para uso na sua empresa, destacamos os principais itens para a elaboração TTD: Pesquisar a estrutura da empresa, competências e funções de cada departamento,inclusive daquelas constituídas informalmente. Entrevistar os funcionários de cada departamento, até o nível de seção, identificando-se, com isso, os tipos de documentos gerados por suas atribuições e atividades. Identificar os documentos, classificando-os em grupos. Analisar os dispositivos legais que impliquem prazos de guarda para os documentos identificados. Elaboração de Tabelas por departamento. Promover novas entrevistas para a discussão do destino de cada tipo de documento. 7 Apresentar as tabelas ao profissional responsável pela implantação do SID. 8

Memovip Gestão Inteligente da Informação Entendendo a Estrutura da Empresa O primeiro passo para elaboração da tabela é entender a estrutura

Esta etapa é marcada por reuniões e entrevistas de funcionários/colaboradores dos departamentos para identificar quais são os tipos documentais

9 Memovip Gestão Inteligente da Informação Entendendo a Estrutura da Empresa O primeiro passo para elaboração da tabela é entender a estrutura administrativa da empresa a qual a tabela se destina, para desenhar o fluxo e hierarquia da informação. Esta etapa é marcada por reuniões e entrevistas de funcionários/colaboradores dos departamentos para identificar quais são os tipos documentais gerados pela área e seus suportes (papel, cd, dvd, etc). O ideal é que nesta etapa os gestores do departamento junto com o profissional responsável pela elaboração da TTD se reunam para consentir nas definições. 9

10 Memovip Gestão Inteligente da Informação Classificação dos Documentos Com a identificação dos tipos documentais gerados, é necessários classificá-los conforme os seguintes grupos: Documentos Principais São documentos que refletem a atividade-fim do departamento, essenciais à sua manutenção. Documentos Auxiliares Decorrentes da atividade-fim, são de caráter efêmero, dado que suas informações existem ou são condensadas nos documentos principais. Documentos de Apoio Inerentes a todos os departamentos, resultam do gerenciamento de seus recursos materiais e humanos. 10

Memovip Gestão Inteligente da Informação Análise dos Dispositivos Legais Este item talvez seja o mais crítico e não pela dificuldade da execução, mas devido ao grande número de leis, decretos,

Ou seja, a base legal que justifique a guarda de determinado documento por algum tempo não vai ser encontrado em um guia ou repositório listado juntamente com todos os tipos documentais possíveis.

11 Memovip Gestão Inteligente da Informação Análise dos Dispositivos Legais Este item talvez seja o mais crítico e não pela dificuldade da execução, mas devido ao grande número de leis, decretos, portarias, e etc., totalmente pulverizados nos mais diversos órgãos. Ou seja, a base legal que justifique a guarda de determinado documento por algum tempo não vai ser encontrado em um guia ou repositório listado juntamente com todos os tipos documentais possíveis. Infelizmente não. É um trabalho de garimpo. O que conseguimos aqui é uma direção para encurtar o tempo gasto em pesquisas. Por exemplo, para os tipos documentais do RH/DP, é provável que as principais informações estejam dispostas no Ministério do Trabalho e Sindicato do segmento. A seguir selecionamos os principais órgãos, fontes de pesquisa para cada departamento: 11

12 Memovip Gestão Inteligente da Informação Departamento Pessoal Jurídico Ministério do Trabalho Sindicatos dosegmento Constituição brasileira Códigos jurídicos Contabilidade Receita Federal Secretarias Estaduais e Municipais Fiscal Receita Federal Secretarias Estaduais e Municipais Comercial Códigos jurídicos CDC (Código de Direito doconsumidor) 12

13 Algumas Referências Legais Ao Prazo de Guarda de Documentos Memovip Gestão Inteligente da Informação Abaixo seguem algumas das principais leis e decretos com menção ao prazo de Guarda de Documentos: Decreto 3048 /99 Artigo 348. O direito da seguridade social de apurar e constituir seus créditos extinguese após dez anos [Guias de Previdência, Folha de Pagamento, etc.] Lei 8036/90 5º do Artigo 23 O processo de fiscalização, de autuação e de imposição de multas regerse-á pelo disposto no Título VII da CLT, respeitado o privilégio do FGTS à prescrição trintenária [Guias de FGTS, SEFIP, GFIP, GRFC, etc.] Artigo 173 Código Tributário Nacional O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos [DCTF, DIRF, DACON, DIF, etc.] 13

14 Capítulo 3 O Modelo de Tabela (TTD)

Os Itens databela de Temporalidade (TTD) Tipo Documental: Qual o nome do documento a ser analisado Destinação Final: Após o prazo de prescrição definir o que fazer com os documentos Descarte,

15 Os Itens databela de Temporalidade (TTD) Tipo Documental: Qual o nome do documento a ser analisado Destinação Final: Após o prazo de prescrição definir o que fazer com os documentos Descarte, Digitalização, Guarda, Microfilme. Amparo Legal: Registrar a Lei, Decreto, Portaria que justifique o prazo de arquivo sugerido Código: Crie uma abreviatura ou código para o documento Via Original: Tempo de prescrição do Documento Definição da Empresa: Preencher com a opção da empresa pelo prazo legal ou prorrogação Observações: Utilize este espaço para alguma consideração adicional Fase Corrente: período de guarda em arquivo ativo 15

16 O Modelo de Tabela Preenchido Clique no botão ao lado para fazer o download do modelo editável da Tabela de Temporalidade. Baixar Modelo da Tabela 16

17 Memovip Gestão Inteligente de Documentos Pioneira em Minas Gerais, com fundação em 1993, a Memovip iniciou suas operações oferecendo serviços de gestão de documentos. Com o passar dos anos, acompanhando as constantes evoluções do mercado, passou a oferecer um mix de produtos e serviços em soluções personalizadas de gestão de informação, organização de documentos, consultoria e implantação de projetos em gestão documental, digitalização de documentos, armazenagem monitorada e climatizada de mídias, entre outros.

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