ANÁLISE DA IMPLANTAÇÃO DOS SISTEMAS DE GESTÃO EMPRESARIAL NO CONTEXTO DAS CADEIAS DE SUPRIMENTOS

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1 ANÁLISE DA IMPLANTAÇÃO DOS SISTEMAS DE GESTÃO EMPRESARIAL NO CONTEXTO DAS CADEIAS DE SUPRIMENTOS Elizabete Ribeiro Sanches da Silva (UNIFEI ) beribeiro@uol.com.br Rafael Henrique Lino Aguiar (UNIFEI ) rafael.linoaguiar@gmail.com Atualmente, com a globalização, as organizações, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte, se deparam com um mercado aquecido e competitivo e, consequentemente, necessitam de um eficiente sistema de monitoramento deste ambiente, para addaptar-se às exigências existentes. A introdução da Tecnologia da Informação (TI) tanto nas operações de integração interna da empresa, quanto nas ações de integração externa, está mudando drasticamente as estratégias de ação das empresas. Neste sentido, a TI pode ajudar a superar os problemas que afetam as cadeias de suprimento. O objetivo principal desta pesquisa é analisar a relação existente entre o Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos (GCS) e a utilização de Enterprise Resource Planning (ERP), a fim de identificar a utilidade desses sistemas no contexto da integração empresarial interna e externa. Será realizada uma busca no portal de Periódicos da Capes, a fim de se fazer uma análise bibliométrica dos temas. A pesquisa será conduzida em empresas da região de Itajubá-MG, com o intuito de verificar a relevância da tecnologia para a gestão dessas empresas, assim como analisar suas dificuldades de implantação, vantagens e desvantagens com o uso do sistema ERP. Esta pesquisa propicia comparações da literatura de ERP com a prática empresarial. Concluída a pesquisa com as empresas e os resultados obtidos, fica claro que a as vantagens e desvantagens encontradas na literatura se aplicam na realidade das empresas entrevistadas. Por outro lado, nem sempre as dificuldades comentadas sobre a implementação do sistema se aplicam em sua essência para todas as empresas. Palavras-chave: Tecnologia da informação (TI); Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos (GCS); Enterprise Resource Planning (ERP)

2 1. Introdução Atualmente as organizações se deparam com um mercado aquecido e competitivo e, consequentemente, necessitam de um eficiente sistema de monitoramento deste ambiente, para adaptar-se às exigências existentes. Para que as organizações permaneçam em posições de destaque no mercado, respondendo às mudanças no ambiente, surgem as redes de empresa que, segundo Porter (2009), são definidas como um método organizacional de atividades econômicas através da coordenação ou cooperação entre organizações, subsidiando uma competição mais igualitária. O termo Supply Chain Management (SCM), ou Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos (GCS), surgiu na literatura na década de 80 (LAMBERT, COOPER e PAGH, 1998). Mas nos anos 90 aparecem os primeiros relatos de resultados práticos alinhados com essa abordagem, superando a visão tradicional, focada excessivamente nos problemas internos, intensificando a gestão das relações com as demais empresas que compõem as cadeias de suprimentos. Um exemplo de softwares que promove a integração entre os diversos setores e processos da empresa é o ERP (Enterprise Resource Planning), que busca solução às necessidades de processamento de informações da empresa. O sistema ERP é capaz de automatizar e integrar os processos de negócios da organização, compartilhar os dados e gerar as informações em tempo real (Nah et al, 2001), além de permitir o gerenciamento do uso efetivo e eficiente de recursos materiais, humanos e financeiros. Segundo Perez et al. (2009), as fornecedoras (desenvolvedores) de ERP se voltaram para o segmento das Pequenas e Médias Empresas (PMEs) lançando estratégias de atuação diferenciadas, para atingir as PMEs. Com base nessa aproximação da Tecnologia de Informação (TI), com pequenas empresas, o GCS passou a ser integrada por esses softwares, bem como toda a empresa. Nesse sentido, percebe-se que o sucesso contínuo e o desenvolvimento do GCS são diretamente dependente das TIs utilizada pelas companhias (Ross, 2011). Neste contexto, este artigo tem por objetivo fazer uma análise sobre a relação existente entre o Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos e o uso de Sistemas de Gestão Empresarial (ERP) pelas empresas de Itajubá, a fim de identificar as melhorias obtidas com a utilização do ERP, assim como as dificuldades enfrentadas. 2

3 2. Metodologia A metodologia de pesquisa utilizada neste artigo está sintetizada no quadro 1. Quadro 1 Metodologia da pesquisa Abordagem Método de pesquisa Técnica de coleta de dados Objeto de estudo Descrição Revisão Bibliográfica e Estudo de Caso Questionário Empresas da região de Itajubá e suas respectivas cadeias de suprimentos. Uma pesquisa inicial sobre a relevância do assunto, feita no portal de periódicos da CAPES, no primeiro semestre de 2014, mostra que em torno de 50% das publicações sobre cadeia de suprimentos, envolvem assuntos relacionados ao ERP. Figura 1 Publicações sobre SCM e ERP no primeiro semestre de ERP CADEIA DE SUPRIMENTOS 0 MARÇO MAIO JULHO Fonte: CAPES (2014) Foi realizada uma busca avançada no portal de Periódicos da Capes sobre os temas ERP, SCM e PME em todos os tópicos, para obter informações nos periódicos nacionais, além de informações em publicações internacionais, acrescentando o termo SME - Small and Medium Enterprises. Em todas as buscas, foram filtradas informações como região, idioma e periódicos relevantes, autores, países relevantes e assuntos relevantes. Além desses filtros, utilizou-se a função OR e AND a fim de atribuir maior valor bibliográfico para os artigos utilizados. Analisando publicações nacionais, verificou-se uma expressiva quantidade de artigos (125 artigos), entre os anos de 2008 e 2014, sendo que no período de 2011 a 2014 verificou-se um aumento de quase 66% em relação ao período de 2008 a 2010, conforme mostra a figura 2. Analisando também as publicações internacionais, foi possível observar um notável aumento de publicações nos últimos seis anos. O impacto de publicações internacionais no período de 3

4 2008 a 2014 foi expressivo, chegando ao total de quase 400% de aumento no número de artigos publicados, conforme se observa na figura 3. Esses dados mostram a relevância do tema, mesmo quando se procura por empresas de menor porte. Figura 2 Número de publicações nacionais sobre ERP, GCS e PME Figura 3 Número de publicações internacionais sobre ERP, SCM e SME Fonte: CAPES (2014) Fonte: CAPES (2014) 3. Supply chain management e tecnologia da informação Para Pires (2004) a gestão de cadeia de suprimentos abrange interesses em diversas áreas das empresas industriais. Pode-se considerar a gestão de cadeia de suprimentos como sendo uma área contemporânea que possui mais de uma origem, composta de quatro vertentes: gestão da produção, logística, compras e marketing. As empresas pequenas, por possuírem características particulares, sofrem certas dificuldades na implementação de um SCM, tais como: tendência em manter os processos na forma tradicional, falta de conhecimento técnico específico, custo elevado, tempo, falta de recursos e apoio externo para a implementação (Rodrigues, 2009). A implementação da SCM permite uma estreita relação entre os membros da cadeia de suprimento, permitindo que fornecedores e consumidores, antes vistos como adversários, sejam parceiros, trabalhem juntos para solução de problemas, aumentando assim a eficiência e eficácia geral (FELDENS, 2005; BOWERSOX e CLOSS, 2001). O objetivo de uma cadeia de suprimentos é maximizar o valor total gerado, além de aumentar o mercado consumidor, a satisfação do cliente e os lucros (Chopra e Meindl, 2010; Rodrigues, 2009), gerando vantagens competitivas às empresas. Para tanto as Tecnologias de Informação 4

5 (TI) tem sido de fundamental importância, uma vez que auxiliam em tomadas de decisão estratégicas. Rodrigues (2009) lembra que as metodologias de eficiência da cadeia de suprimentos levam em conta não só o custo, a qualidade, mas também a tecnologia utilizada pelas empresas. A TI é uma ferramenta poderosa no auxilio à cadeia de suprimentos. O gerenciamento de informações reduz erros e contribui para a eficiência dos processos. Quando se tem informações de outras empresas, as vantagens competitivas são maximizadas, porém a troca de informações entre empresa se torna difícil (Boyson et al., 2003). Vale ressaltar que nem sempre a TI não aumenta a produtividade das organizações, surgindo assim o Paradoxo da Produtividade. Possíveis explicações para esse paradoxo são o problema da falha na gestão em aproveitar o potencial da TI ou ausência de pessoal especializado (Feldens, 2005; Santos e Chamon, 2007; Gartner et al., 2009; Souza et al., 2010) Na sequencia do trabalho será descrito o conceito de ERP, o qual é o foco desse trabalho, dado que muitas empresas utilizam dessa tecnologia para evitar redundâncias e melhorar seu gerenciamento integrado e padronizado. 4. Enterprise resource planning A primeira vez que se teve conhecimento dos sistemas ERP foi em Eles foram criados com o objetivo de proporcionar uma junção do gerenciamento de produção a fim de interligar as áreas de compras, controle de estoque e programação da produção. A partir destes sistemas, foram incluídos os controles financeiros e de mão-de-obra, gerando, assim, os conhecidos sistemas de MRP (Material Requirements Planning) (TURBAN, RAIBER e POTTER, 2003). Seguindo esse raciocínio, Mendes e Escrivão Filho (2007) afirmam que os conceitos sobre sistemas estão fundamentados nos vários campos das diversas áreas e funções empresariais fornecidas ao gestor. Mesmo tendo surgido nos anos 60, os ERPs só foram introduzidos no mercado de soluções coorporativas do ramo de informática nos anos 90 (SOUZA & ZWICKER, 2000). Muitas definições sobre ERP convergem no sentido de integração empresarial, conforme se observa no quadro 2 a seguir: 5

6 Quadro 2 - Definições de ERP com foco na integração empresarial AUTOR (ANO) Law e Ngai (2007) Perez (2009) Choudhury (2009) Valentim et al. (2014) DEFINIÇÃO DE ERP Sistema que tem o objetivo de suportar as informações gerenciais necessárias aos tomadores de decisões numa organização. Os sistemas ERP são sistemas de amplo alcance de atividades empresariais.que buscam abranger a todas as possíveis atividades realizadas por uma organização. Conjunto de pacotes de software de negócios que integra uma série de aplicações de software modular para atender a todas as funções de uma empresa Módulos de um sistema que atendem diversas funcionalidades como uma solução genérica e refletem uma série de considerações sobre a forma como as empresas operam. Nota-se que a integração dos principais módulos, inclusive suas principais interligações, consta como característica importante do ERP, conforme se observa na figura 4. Figura 4 - Integração modular empresarial Fonte: Zwicker e Souza (2011) Além da integração interna, muitos autores como Wang e Zang (2005); Larson et al. (2005); Su e Yang (2010); e Rodrigues (2009) vêm destacando a evolução do papel dos sistemas ERP nas atividades de integração externa ao suportar as atividades do GCS. Essa evolução se dá pela melhor integração de setores relevantes nesse contexto como, por exemplo, os setores de vendas, de compras e logística. O quadro 3 mostra algumas dessas definições. 6

7 Quadro 3 - Definições de ERP com foco na integração externa AUTOR (ANO) Su e Yang (2010) Maria Junior e Kronig (2011) Marques (2012) DEFINIÇÃO DE ERP Sistemas capazes de integrar e aperfeiçoar vários processos de negócio (ordens de venda e planejamento de produção), criando assim um ambiente único para melhorar o gerenciamento de cadeia de suprimentos. É focado em centralizar e padronizar os dados e informações da empresa e é utilizado pelas várias áreas da organização, como por exemplo: clientes, vendas e compras, integrando os processos em um único sistema. Sistema que transmite e processa as informações necessárias para sincronizar as tomadas de decisões e para habilitar as competências da cadeia de suprimentos. 4.1 Dificuldades de implementação do sistema Apesar de todas as dificuldades na implementação dos sistemas ERPs, listadas na literatura, as vantagens ainda se sobressaem, fazendo com que a empresa evolua no concorrido mercado, diminuindo tempo e custo e aumentando a qualidade de produtos. Os sistemas ERPs possuem uma série de características que os distinguem claramente dos sistemas desenvolvidos internamente nas empresas, o que facilita a verificação dos seus possíveis benefícios e dificuldades (VALENTIM et al, 2014). A implantação da tecnologia ERP possibilita que seja feita uma reavaliação dos processos (Rodrigues e Assolari, 2007), a fim de reestruturá-los. Caso esta readaptação não seja efetuada de forma correta, existem grandes chances da implantação não ser satisfatória. A empresa que está implementando o software, por muitas vezes, ignora algumas características específicas da empresa-cliente, assim como apresenta dificuldades na escolha dos usuários-chave responsáveis por repassar as informações aos demais usuários que não participam do treinamento. A escolha dessas pessoas deve ser bem trabalhada para evitar problemas futuros (MOREIRA et al., 2012). 4.2 Vantagens e desvantagens com o uso do sistema Com a implantação do ERP, algumas vantagens são notadas no compartilhamento de informação na empresa, como por exemplo: o registro das informações na origem, diminuição de retrabalho e duplicidade de informações, disponibilidade de informações para toda a 7

8 empresa, maior agilidade e integração dos processos, e maior interação entre a organização e as entidades externas fornecedores, clientes e mercado, entre outras (SILVA et al., 1998). O ERP possibilita um fluxo de informações único, contínuo e consistente por toda a empresa sob uma única base de dados, além de otimizar a capacidade de fazer negócios em qualquer parte do mundo(stamford, 2008), propicia melhoria de processos de negócio, orientado por estes processos, com informações on-line em tempo real (Valentim et al., 2014), aumentando a eficiência da empresa (Stamford, 2008). Entretanto, segundo Souza e Zwicker (2000), os resultados são percebidos depois de certo tempo de uso do sistema. É possível observar que muitas das desvantagens citadas pelos autores dizem respeito ao: 1. custo do sistema que varia de fabricante para fabricante; 2. número de licenças a serem adquiridas; 3. quantidade de horas trabalhadas por empresas de consultaria e treinamento; 4. investimento com hardware necessário; e 5. quantidade de módulos a serem implementados (Lima et al.,2000; Mendes e Escrivão Filho, 2011). Além disso, quase todas as desvantagens observadas são relacionadas com as dificuldades na implantação do sistema. Porém, as dificuldades só são visíveis no momento da implementação do sistema ERP e as desvantagens são visíveis tanto na implementação quanto no pós-implementação. 5. A pesquisa Foram realizadas pesquisas com duas empresas da região de Itajubá-MG, através da aplicação de questionários. A condição básica foi a utilização de sistema ERP e principalmente, se havia preocupação com o gerenciamento da cadeia de suprimentos. Tomando como referência o faturamento das empresas, ambas são consideradas de médiogrande porte, segundo a classificação do BNDES (2015), já que têm faturamento entre R$90 e 300 milhões. Ambas as empresas utilizam sistema ERP por mais de cinco anos, tendo bom conhecimento do sistema e dos seus benefícios. Para se obter o conhecimento com relação às dificuldades de implementação do sistema, aos benefícios e às desvantagens do seu uso, foi estipulada uma escala de 0 a 4, da seguinte forma: 0 (não sei); 1 (não se aplica para a empresa); 2 (existe com pouca frequência); 3 (existe com média frequência) e 4 (existe sempre). As análises das respostas obtidas com as empresas estão listadas a seguir. 8

9 5.1 As dificuldades Foi possível verificar que nem todas as dificuldades descritas na literatura se aplicam na realidade das empresas com o porte analisado por esta pesquisa. Algumas dificuldades não se aplicaram, ou pelo menos se aplicam poucas vezes nas empresas analisadas. As dificuldades apontadas com maior frequência nas duas empresas foram: alto custo das empresas de consultoria; necessidade de uma equipe multidisciplinar; alto grau de complexidade de alguns módulos do sistema; dificuldades em mensurar o retorno obtido com a implementação; e a necessidade de acompanhamento da direção da empresa, para garantir a efetividade das mudanças obtidas com o uso de ERP. Foi possível concluir nesta etapa da pesquisa, que as afirmações das empresas pesquisadas conduzem ao satisfatório comprometimento da alta gerência e de toda a equipe para a implementação. Isso pode ser traduzido da forma que as empresas estão se modernizando e sabendo que o sistema ERP traz benefícios. Vale ressaltar também que essas empresas não consideram o tempo de treinamento como maléfico para a produção ou não existe, realmente, a necessidade dos operários ficarem fora do seu trabalho durante o período de treinamento. 5.2 As vantagens No âmbito dos benefícios ou vantagens apresentadas na literatura, praticamente todas as afirmações benéficas do uso de ERPs foram apontadas pelas empresas, ou seja os benefícios da tecnologia ocorrem com considerável frequência, tais como: diminui a duplicidade de informações e o retrabalho, agiliza a integração dos processos, aumenta a integração da empresa com entidades externas fornecedores, clientes e mercado, entre outros. As duas empresas participantes desta pesquisa foram unânimes com relação aos benefícios auferidos no sistema. É importante ressaltar que os benefícios adquiridos pela empresa na adoção do sistema ERP são importantes para quase todos os setores da empresa e, principalmente, para a melhoria do gerenciamento da cadeia de suprimentos. Um ponto importante a ser destacado é que enquanto a empresa 1 não otimiza a capacidade de fazer negócios com o sistema ERP, a empresa 2 julga esse benefício de grande relevância. 5.3 As desvantagens 9

10 Pode-se afirmar que a maioria das desvantagens descritas na literatura referente ao uso do sistema ERP, está presente nas empresas participantes desta pesquisa. Ambas concordam com várias desvantagens relacionadas ao uso do sistema, tais como: o tempo de resposta do fornecedor do ERP para as pequenas empresas é, normalmente, lento; os custos de manutenção do sistema é relativamente alto; a atualização constante do sistema é necessária. Uma das exceções é a dependência de recursos como a internet para a comunicação e a necessidade de atualização constante do sistema ERP. Essa exceção (ou ausência de dificuldade) pode ser explicada pela atual globalização, onde até mesmo empresas com poucos recursos usufruem de internet. Além disso, as empresas citam que, apesar de o sistema ERP necessitar de constante atualização, existem várias alternativas Open Source que viabilizam esse tipo de trabalho. Um dos entrevistados citou o seguinte: Existem inúmeras ferramentas disponíveis com esta finalidade, desde as mais completas como o SAP S/4 para grandes corporações, até ferramentas como o Open ERP desenvolvida em Linux, sem custo de uso ou licenças. 5.4 O Retorno sobre o Investimento Questionou-se também sobre o cálculo do Retorno sobre o Investimento (ROI) e foi constatado que somente uma empresa o utiliza. Mesmo com o cálculo de ROI sendo uma excelente forma de verificar se o investimento valeu a pena, algumas empresas ainda não utilizam esse medidor como parâmetro. A empresa que utilizou o ROI afirmou que, além deles terem um responsável pelo cálculo do ROI, o próprio sistema ERP ajuda muito na busca de informações e no cálculo do mesmo. 6. Conclusão Concluída a pesquisa, fica evidente que a as vantagens e desvantagens encontradas na literatura se aplicam na realidade das empresas entrevistadas. Entretanto, apesar de várias dificuldades serem citadas sobre a implementação do ERP, nem sempre estas se aplicam em sua essência para todas as empresas. A implementação de um sistema novo é sempre custosa e trabalhosa, mas os benefícios envolvidos com a inclusão desse sistema compensam os gastos e as desvantagens encontradas no processo de implementação e pós-implementação. 10

11 Foi possível perceber que a utilização do sistema ERP modifica o modo como a empresa se integra no mercado competitivo e melhora a comunicação entre a cadeia de suprimentos, consumidores e fornecedores. Tanto a literatura pesquisada, quanto a análise das respostas dos questionários, deixou evidente essa relevante contribuição dos sistemas ERP. Fica sugerido como trabalho futuro, a investigação sobre as dificuldades exclusivas de pequenas e médias empresas no que se refere à implementação de ERP, haja vista que a literatura científica cita com certa frequência a utilidade, as dificuldades e os benefícios dos sistemas paras as empresas de menor porte. REFERÊNCIAS BNDES. Disponível em: < porte.html> Acesso em: 05 mar BOWERSOX, D. J.; CLOSS, D. J. Logística Empresarial: o processo de Integração da Cadeia de Suprimentos. São Paulo: Atlas, BOYSON, S.; CORSI, T.; VERBRAECK, A. The e-supply chain portal: a core business model. Transportation Research Part E: Logistics and Transportation Review, V. 39, p , CAPES - Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior Disponível em: Acesso de Jan a Jan CHOPRA, S. & MEINDL, P. Gestão da Cadeia de Suprimentos : Estratégia, Planejamento e Operação. São Paulo: Pearson CHOUDHURY. Enterprise resource planning: A study of user satisfaction with reference to construction industry. In: asee annual conference and exposition conference FELDENS, L. Impacto da Tecnologia da Informação nas variáveis estratégicas organizacionais na gestão da cadeia de suprimentos. Porto Alegre. Dissertação (Mestrado em Administração) PPGA, Escola de Administração, UFRGS, GARTNER, Ivan Ricardo; ZWICKER, Ronaldo; RODDER, Wilhelm. Investimentos em tecnologia da informação e impactos na produtividade empresarial: uma análise empírica à luz do paradoxo da produtividade. Rev. adm. contemp., Curitiba, v. 13, n. 3, p , Set MARIA JUNIOR, Jorge Luiz. KRONIG, Rosangela. Sistema ERP: fatores críticos para o sucesso de uma implantação. Fasci-Tech Periódico Eletrônico da FATEC. São Caetano do Sul, São Caetano do Sul, v. 1, n. 5, Out/Dez 2011, p LAMBERT, D. M.; COOPER, M. C.; PAGH, J. D. Supply Chain Management: implementation issues and research opportunities. The Internation Journal of Logistics Management, v.9, n.2, p.1-19, LARSON, P., CARR, P., DHARIWAL, K. SCM Involving small versus large suppliers: Relational exchange and electronic communication media. Journal of supply chain management. p

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