Em 2012, a Prosoft planejou o lançamento da Versão 5 dos seus produtos.

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1 VERSÃO 5 Outubro/2012 Release Notes Não deixe de atualizar o seu sistema Planejamos a entrega ao longo do exercício de 2012 com mais de 140 melhorias. Mais segurança, agilidade e facilidade de uso, atendendo ao maior número de requisitos para o mercado contábil. Não deixe de atualizar o seu sistema Disponibilizamos o documento Política de Ciclo de Vida de Versões de Produtos para demonstrar os meses de disponibilização dos produtos por módulo, data de validade dos produtos, carências das atualizações e manutenções. Acesse a Central On Line e clique no banner Política de Ciclo de Vida de Versões de Produtos Versão 5. Em 2012, a Prosoft planejou o lançamento da Versão 5 dos seus produtos. Para os usuários da Versão 4 ou anteriores, é fundamental que você providencie a migração para esta versão. Importante É fundamental que você atualize esse documento em seu ambiente, leia-o e o compartilhe com todos os funcionários de sua empresa. As atualizações para as novas versões são importantes para que você se beneficie das funcionalidades do produto. Com a política de versionamento será importante a constante atualização de seu ambiente, pois os benefícios são imensuráveis para sua empresa: Garantia da manutenção; Suporte atualizado; Nesta Edição Mais de 140 melhorias Política de Ciclo de Vida Migração Segura Documentação Treinamentos Garantia da evolução tecnológica; Mais proximidade no relacionamento com a sua franquia Prosoft; Processos administrativos padronizados na atual versão dos produtos; Manuais e treinamentos sempre atualizados; Portfólio de serviços atualizados com as últimas versões. Migração Segura Contate sua franquia, efetue a migração com segurança e usufrua das melhorias e benefícios de estar sempre atualizado. Mantenha o seu ambiente atualizado, só assim você poderá usufruir dos benefícios disponibilizados.

2 Documentação Não deixe de consultar os manuais online dos sistemas. Nossa gestão documental oferece aos clientes helps online, que obedecem a um padrão de qualidade. As informações contidas nos helps apresentam o funcionamento dos sistemas e subsistemas. Nossa maior preocupação é você, por isso elaboramos, atualizamos e passamos as orientações necessárias sobre a utilização dos produtos. Gradativamente estamos trabalhando para transformar todos os manuais existentes nos novos formatos e com a mesma tecnologia. Consulta por conteúdos, consulta por índice, buscar palavra-chave e impressão do documento. Saiba mais sobre os nossos produtos, acesse os helps online! Para isso, basta selecionar na barra superior a opção Ajuda, para visualizá-lo. Treinamentos Os treinamentos também são compostos por conteúdos exclusivos e os conhecimentos são aplicados com fundamentos teórico-práticos que propõem soluções para o dia a dia de seus colaboradores na empresa. Nossos principais objetivos são facilitar e garantir o acesso à capacitação com o máximo de flexibilidade possível, por meio da gestão do conhecimento. Possuímos hoje mais de manuais online atualizados e disponibilizados na Versão 5. Mantenha o seu ambiente atualizado, só assim você poderá usufruir dos benefícios disponibilizados. Página 2/22

3 Conteúdo: Folha de Pagamento Integração dos recibos com Office2 CRM Cadastro de funcionários com acesso a dependentes e prontuários Recibo férias normal e coletiva / digitação de variáveis Comunicado de dispensa Emissão da GPS com código de barras Recibo de quitação Painel de pendências para a Folha de Pagamento Emissão de Recibos novo modelo de recibos Adiantamento salarial com valor fixo e cálculo proporcional Página 3/22

4 Folha de Pagamento 1. Integração dos recibos com Office2 CRM Objetivo: Integrar os recibos de pagamento do sistema da folha de pagamento com Office2 CRM. O funcionamento deste recurso está vinculado à aquisição do plug-in Publicação de Recibos para Funcionários do Office2 CRM. Consulte sua franquia regional para mais informações. Por meio da nova opção arquivos de recibos, disponibilizada na rotina configurações web, poderão ser publicados os recibos de pagamento dos tipos mensais, adiantamento salarial, complementares, periódicos, participação de lucros, férias, férias coletivas, 13º salário e informe de rendimentos, conforme demonstrado: Para que a integração seja executada, será necessário que: A empresa esteja integrada com Office2 CRM; O indicador Integra Recibos existente na rotina de Configurações de Sistemas Web esteja marcado; O usuário possuir permissões para publicações, configurada no Gerenciador de Grupos e Usuários. A partir das configurações mencionadas, o usuário poderá gerar os arquivos para a integração com o Office2 CRM sendo possível selecionar a empresa que será integrada, os tipos de recibos, a competência ou o período para a integração. Fig. Tela da rotina da Integração com sistemas Web Página 4/22

5 O período informado poderá ser de doze meses dentro do mesmo exercício. Fig. Exemplo do envio das publicações Visualização dos recibos no Office2 CRM Para usuários com permissões de Administrador no site, serão apresentadas as opções Meus Recibos e Consulta de Recibos, conforme demonstrado: Os funcionários dos clientes do escritório contábil poderão visualizar os recibos de pagamento devidamente publicados, conforme demonstrado, sendo a consulta condicionada com as respectivas permissões já existentes e configuradas no site: Página 5/22

6 Nesta consulta somente será possível a visualização dos recibos de pagamentos gerados para o respectivo funcionário logado no site. O administrador do site do escritório contábil poderá visualizar os recibos de pagamento de todos os funcionários e com a possibilidade da seleção de um funcionário em específico: 2. Cadastro de funcionários com acesso a dependentes e prontuários O cadastro de funcionários recebeu uma série de melhorias que tem como objetivo dar acesso às informações sem navegar em diversas rotinas. Página 6/22

7 Para isso, foi implementada uma opção denominada cadastro, que possibilitará o acesso ao Cadastro de Dependentes e Movimentação do Prontuário. Além do atalho das rotinas, nesta opção será possível incluir, alterar e excluir registros. Fig. Cadastro de funcionários A confirmação das informações inseridas, alteradas ou excluídas depende da gravação do Cadastro de Funcionários. Outras facilidades referem-se ao Extrato Simples do FGTS e o Extrato do FGTS para Fins Rescisórios, que poderão ser acionados a partir do menu Opções. Acessando essas opções, Extrato Simples do FGTS, o sistema irá direcionar o usuário ao site da Conectividade Social, permitindo que seja solicitado o extrato simples do FGTS do funcionário selecionado. Já ao acessar o Extrato de FGTS para fins rescisórios, o sistema irá direcionar o usuário ao site da Conectividade Social, permitindo que seja solicitado o extrato do FGTS para fins Rescisórios do funcionário selecionado e também poderão ser selecionados + nove funcionários para solicitação do extrato. Página 7/22

8 Fig. Cadastro de funcionários O extrato simples sairá no mesmo momento que solicitado, e constará o valor total de FGTS e os últimos 6 meses. Extrato do FGTS para fins Rescisórios permite efetuar a consulta de todos os depósitos realizados na conta do empregado mensalmente até um mês antes da rescisão. O extrato do FGTS para fins Rescisórios é solicitado e disponibilizado no dia seguinte diretamente na caixa de mensagens do programa de Conectividade Social. Geralmente este é o extrato solicitado em homologações, quando o extrato simples não for aceito. Condições necessárias para solicitar extrato simples do FGTS: Acesso ao Internet Explorer; Certificado Digital Instalado; Cadastro de Empresas / Geral Preenchimento do Indicador: Certificado Digital. Página 8/22

9 3. Recibo férias normal e coletiva / digitação de variáveis Os programas para emissão do Recibo de Férias (Normal e Coletiva) foram alterados para possibilitar melhorias durante a execução da rotina com o objetivo de evitar erros do usuário. Recibo de Férias Normal A data de Pagamento das Férias será apresentada automaticamente (Considerando dois dias uteis antes da data inicio de gozo das férias); A data de Retorno de Férias será apresentada automaticamente (Dia posterior ao término de gozo das férias); No processamento de férias ao informar data inicio, o usuário será alertado caso período de férias não seja o período vencido; Ao efetuar liberação de Férias, o usuário será alertado sobre a existência de recibo de pagamento. Para efetuar a validação do Recibo de Férias, a imagem de recibo mensal deverá ser excluída. Recibo de Férias Coletiva A data de Retorno de Férias será apresentada automaticamente (Dia posterior ao término de gozo das férias); Digitação de Variáveis Liberação Variáveis de Férias Na rotina de Digitação de Variáveis Guia Liberação de Variáveis de Férias será apresentada a mensagem: "Ao efetuar este processamento a rotina de "Digitação de Variáveis" será atualizada com os eventos de férias. Caso os recibos já tenham sido processados, não se esquecer de reprocessa-los para atualização dos valores". Página 9/22

10 4. Comunicado de dispensa Objetivo: Ajuste de margem antes da emissão do Comunicado de Dispensa para modelos gráficos. O ajuste de margem foi disponibilizado com intuito de facilitar a impressão e melhor ajuste dos campos impressos no formulário, isso devido alguns fabricantes alterarem as margens a cada lote. Campo Margem Restaurar Padrão Imprime Protocolo via Marrom Descrição A configuração das margens é feita por formulário Esta opção de margens é apenas para modelos gráficos Será restaurada a margem padrão pré-definidas no sistema, cada formulário possui sua margem padrão Ao selecionar modelo gráfico o indicador Imprime Protocolo Via Marrom será marcado como SIM, podendo ser alterado se necessário. Ao visualizar serão geradas duas páginas sendo a primeira a Via Verde e a segunda a Via Marrom com informações do protocolo 5. Emissão da GPS com código de barras Objetivo: Com intuito de facilitar pagamento, está sendo disponibilizada a Impressão da Guia Previdência Social (GPS) com código de barras. O código de barras será gerado de acordo com layout padrão da FEBRGUIAN. A impressão da guia com código de barras e seu respectivo código linear será automática desde que a empresa tenha código de pagamento Página 10/22

11 O código de barras não será impresso em impressoras matriciais caso for marcada a opção Impressão em formulário Oficial. Fig. Exemplo de GPS gerada com código de barras Para que o código de barras seja impresso é necessário: Empresas optantes pelo simples com código de recolhimento 2003, isso devido a regras da Previdência Social; Impressão Gráfica. Página 11/22

12 6. Recibo de quitação Objetivo: Realocar os parâmetros Homolognet, emitir GRRF e comunicado de dispensa a partir da rotina Recibo de Quitação e visualização do extrato simples de FGTS do Funcionário. Os parâmetros Homolognet contém informações pertinentes a funcionários, sindicatos e da quitação que está sendo processada. No intuito de ganhar mais produtividade no processo, foram retirados os parâmetros da quitação sendo alocados nas respectivas rotinas: Dados iniciais: Por se tratar de informações pertinentes a cada quitação, os indicadores de Dados iniciais foram realocados dentro da própria rotina de quitação. Durante o processamento ao informar motivo de desligamento abre-se a tela popup com os Indicadores Homolognet. Dados do Contrato: Por se tratar de informações específicas do funcionário, os dados correspondentes a contrato de trabalho (prazo determinado, indeterminado, tempo parcial...) foram inseridos na rotina Cadastro de Funcionários / Salários e Indicadores. Método de cálculo das Médias: As médias para Férias, 13º e Aviso Prévio são determinadas pelos Sindicatos da categoria, sendo assim as informações pertinentes aos métodos de cálculo foram alocadas na rotina Cadastro de Sindicatos/ Médias. Os parâmetros Método de Cálculo de Médias serão utilizados somente para geração do arquivo Homolognet. Página 12/22

13 Fig. Tela de parâmetros para processamentos Consulta Outros Operadores: Permite efetuar a consulta dos Parâmetros de Outros Operadores cadastrados no sistema. Recibo de Quitação sócio (averbante) Ao solicitar impressão do Recibo de Quitação, além das opções de averbante que existem no sistema passa a permitir selecionar Sócios: Página 13/22

14 Recibo de Quitação Emissão comunicado de dispensa Ao selecionar botão de impressão da quitação com motivos que gerem Comunicado de Dispensa, ele será habilitado: Selecionando o botão o usuário poderá emitir o comunicado de dispensa do funcionário. Os campos código do funcionário e data de demissão não estarão acessíveis para manutenção. Para Emissão do Comunicado de Dispensa devemos efetuar as seguintes conf-erências: Quitação liberada; Indicador Comunicado de Dispensa deverá estar SIM na rotina Tabela de Motivos de Desligamento; Quitação complementar não habilita botão Comunicado de Dispensa. Recibo de quitação geração da GRRF Ao selecionar botão de impressão da quitação com motivos que gerem GRRF será habilitado o botão: Selecionando o botão o usuário poderá gerar arquivo GRRF para o funcionário: Página 14/22

15 Para geração do arquivo GRRF sistema fará a consistência do Indicador: Pagamento de FGTS Recibo de quitação validação (mensagens apresentadas) Quando o exercício de desligamento for diferente do exercício definido no sistema (F3), sistema apresenta uma mensagem de forma detalhada da causa e solução do problema. Para funcionários que possuam imagem de recibos da competência atual e posterior (Mês/Ano) ao desligamento no momento da validação serão apresentadas as mensagens. Recibo de quitação extrato simples do FGTS Sistema irá direcionar o usuário ao site da Conectividade Social, permitindo que seja solicitado o extrato simples do FGTS do funcionário selecionado. O extrato simples sairá no mesmo momento que solicitado, e constará o valor total de FGTS e os últimos 6 meses. Página 15/22

16 Condições necessárias para solicitar extrato simples do FGTS: Acesso ao Internet Explorer; Certificado Digital Instalado; Cadastro de Empresas / Geral Preenchimento do Indicador: Certificado Digital. Cerificado Digital: Quando checkbox estiver marcado trata-se de Empresa Outorgada, desmarcado trata-se de Empresa Outorgante. 7. Painel de pendências para a Folha de Pagamento Objetivo: Alertar o usuário sobre vencimentos e outras informações, evitando esquecimentos e situações que geram multas e problemas no relacionamento entre escritório e cliente. O painel de pendências passa a ter uma parametrização específica para o sistema folha de pagamento, a qual será apresentada no caso de ser selecionado o sistema 02 Folha de Pagamento, conforme demonstrado a seguir: Funcionalidades dos Campos: Campo Competência Todos os meses Funcionário Rotina Descrição Informo a competência para a apresentaçaõ do Alerta. Se a pendência será apresentada todos os meses. Selecionar determinado funcionário ou sem preenchimento considerar todos os funcionários. Quais são as rotinas que apresentarão a pendência. Página 16/22

17 Consultando pendências A consulta de pendências passa a apresentar a coluna Funcionário quando selecionado sistema folha de pagamento. Alterando pendências A alteração das pendências será feita apenas com o acionamento do duplo clique sobre o item a ser alterado, com acionamento do botão alterar na sequência. Campos que permitem alteração: Título, descrição, competência ou todos os meses e rotina. Recibo de férias coletivas Objetivo: Apresentar alerta informando que o funcionário possui informações que poderão influenciar no cálculo das Férias Coletivas. Quando forem localizadas ocorrências de prontuário ou pendências para o funcionário selecionado, passa a ser apresentada uma mensagem de alerta, conforme demonstrado a seguir: Visualizando informações do funcionário Ao selecionar funcionário com duplo clique, será apresentada uma tela contendo a lista de funcionários que possuem alertas registrados, assim como os alertas nas guias prontuário e pendências. Recibo de férias Objetivo: Apresentar Alerta informando que o funcionário possui informações que poderão influenciar no cálculo das Férias. Quando forem localizadas ocorrências de prontuário ou pendências para o funcionário selecionado, passa a ser apresentada uma mensagem de alerta, conforme demonstrado a seguir: Página 17/22

18 Recibo de quitação Objetivo: Apresentar alerta informando que o funcionário possui informações que poderão influenciar no cálculo da quitação. Quando forem localizadas ocorrências de prontuário ou pendências para o funcionário selecionado, passa a ser apresentada uma mensagem de alerta, conforme demonstrado a seguir: Recibo mensal Objetivo: Apresentar um relatório ao término do processamento dos recibos mensais com informações pertinentes às movimentações de férias e ocorrências dos funcionários. Após digitar pendências e informar a respectiva competência e a opção emissão de recibos na rotina de registro das pendências, procedendo na sequência com o processamento dos recibos mensais, passa a ser apresentada uma mensagem de alerta, conforme demonstrado a seguir: A mensagem somente será exibida caso a competência processada for a mesma competência informada no registro da pendência. Visualizando o Relatório Caso selecionada a opção sim para visualização do demonstrativo de pendências, será demonstrado o seguinte relatório: Página 18/22

19 Fig. Exemplo de relatório impresso com os detalhes mencionados Férias: Serão considerados períodos que estão dento do limite de concessão. Ocorrências: Somente serão apresentadas ocorrências que possuam data do retorno e parametrizadas com a opção notifica vencimento período na rotina Tabela de Ocorrências de Prontuário. Recibo 13º Salário Objetivo: Apresentar um relatório ao término do processamento dos recibos de 13º salário com as pendências da empresa e dos funcionários. Após digitar pendências e informar a respectiva competência e a opção emissão de recibos 13º salário na rotina de registro das pendências, procedendo na sequência com o processamento do 13º salário, passa a ser apresentada uma mensagem de alerta, conforme demonstrado a seguir: A mensagem somente será exibida caso a competência processada for a mesma competência informada no registro da pendência. Visualizando o Relatório Caso selecionada a opção sim para visualização do demonstrativo de pendências, será demonstrado o seguinte relatório: Página 19/22

20 8. Emissão de Recibos novo modelo de recibos Objetivo: Facilitar a impressão do recibo de pagamento com a impressão de dois funcionários por folha. Inclusão de um novo modelo de recibo de pagamento tipo gráfico Modelo Fixo Gráfico 1 via que possibilita a impressão de dois funcionários por página. A seguir, detalhes das adaptações feitas nas rotinas para possibilitar a nova funcionalidade: Rotinas Alteradas Cadastro de Empresas Observação Inserido o novo modelo na guia Trabalhista / Outras Informações / Funcionários / Modelos Gráficos, para que possa ser parametrizada impressão por empresas. Parâmetros para Processamento Inserido o novo modelo na guia Geral, para possibilitar a parametrização da impressão para todas as empresas. Consulta de Recibos Reimpressão de Recibos Emissão de Recibos Emissão de Recibos 13º Salário Participação dos Lucros Emissão de Recibos Complementar Consulta de Recibos Complementar Possibilitar a impressão do novo modelo por meio da Consulta de Recibos. Possibilitar a Reimpressão dos recibos. Inserido novo modelo para impressão dos recibos. Possibilitar a impressão do novo modelo para recibos de 13º salário. Possibilitar a impressão do novo modelo para recibos de Participação de Lucros. Inserido novo modelo para impressão dos recibos complementares. Possibilitar a impressão do novo modelo através da Consulta de Recibos Complementar. Página 20/22

21 Fig. Exemplo de emissão de recibos mensais 1º Funcionário 2º Funcionário Disponível para todos os tipos de recibo de pagamento: Adiantamento, Mensal, Periódico, 13º Salário, Recibos Complementar, Participação de Lucros. 9. Adiantamento salarial com valor fixo e cálculo proporcional Objetivo: Flexibilizar o cálculo do adiantamento salarial através de um valor fixo e cálculo proporcional com base nos dias trabalhados para admissões, afastamentos, férias. Anteriormente era possível definir apenas o percentual que seria aplicado para o cálculo do adiantamento. Com a liberação da versão, o adiantamento salarial estará flexível, ou seja, o usuário poderá proceder com o cálculo através de um valor fixo ou com base nos dias trabalhados para admissões, férias, afastamentos. Adiantamento com valor fixo Para cálculo do adiantamento com valor fixo o valor deve ser informado no cadastro de funcionários. Caso opte pelo valor fixo, o campo percentual deverá estar branco, pois será permitido informar valor fixo ou percentual. Como calcular adiantamento proporcional Página 21/22

22 Antes do processamento, será necessário acionar a rotina da tabela de eventos para que seja informado para quais situações deverão ser considerados os cálculos proporcionais. Proceder com a alteração nos eventos 111 e 120, pois são eventos fixos do sistema para cálculo do adiantamento No exemplo acima, será considerado para cálculo proporcional as situações de Admissão, Afastamentos e Férias. Item Cálculo proporcional Base de cálculo para adiantamento Observação Base de cálculo do adiantamento quantidade de dias do mês conforme calendário x quantidade de dias trabalhados x percentual do adiantamento Valor Fixo de Adiantamento quantidade de dias do mês conforme calendário x quantidade de dias trabalhados Será igual ao salário base ou Será com base nas comissões ou piso comissionista (de acordo com parametrizado no cadastro de funcionários) para funcionário comissionistas puro que não possuem valor de salário base Página 22/22