A GESTÃO DE PROJETOS. Marcelo Amaral, D.Sc.

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1 A GESTÃO DE PROJETOS Marcelo Amaral, D.Sc.

2 Objetivo e Temas Objetivo - apresentar uma visão sintética sobre a metodologia convencional de gestão de projetos. Temas/Estrutura 1- A Gestão, o Ciclo de Vida e o Contexto 2- As Áreas de Conhecimento 3- A Metodologia de Gestão 4- A Central de Gestão de Projetos

3 Temas 1- A Gestão, o Ciclo de Vida e o Contexto 2- As Áreas de Conhecimento 3- A Metodologia de Gestão 4- A Central de Gestão de Projetos

4 Definição O projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único (DUNCAN, 1996, 4). O projeto é um processo temporário para entregar uma ou poucas unidades de um único produto ou serviço com recursos limitados (GELES et al., 2000: 92). Os projetos podem ser organizados em um programa ou divididos em componentes menores, chamados de subprojetos.

5 Definição Temporários - Têm começo e fim bem definidos, é finito, independente de ser curto ou longo. O fim do projeto ocorre quando os seus objetivos são alcançados ou quando não poderão mais ser atingidos. Único - Significa que o produto ou serviço produzido é diferente de todos os outros, mesmo que seja algo que semelhante a outros produtos, pois a presença de fatores repetitivos não muda a característica de unicidade do esforço global.

6 Projetos x Atividades Continuadas O trabalho dentro das organizações é executado por pessoas, restringido por recursos limitados, planejado, executado e controlado. As operações continuadas, quando atingem seus objetivos, criam um novo grupo de objetivos e o trabalho continua.

7 A Gestão de Projetos É a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para organizar as atividades. Visando atingir ou exceder as necessidades e expectativas das partes envolvidas quando aos resultados do projeto. Envolve o equilíbrio entre demandas concorrentes, como escopo, prazo, custo e qualidade, além de diferentes expectativas e necessidades concretas das partes envolvidas.

8 O Ciclo de Vida do Projeto Define o trabalho técnico a ser realizado em cada fase e quais recursos estarão envolvidos. Determina os procedimentos de transição para o ambiente de operação continua (hands-off). É preciso distinguir o ciclo de vida do projeto do ciclo de vida do produto.

9 Exemplo: Construção Civil 1. Viabilidade - Envolve a formulação do projeto, estudos de viabilidade, formulação e aprovação da estratégia, e tomada a decisão de continuidade. 2. Planejamento e projeto Envolve o projeto básico, o custo e cronograma, as condições contratuais, e o planejamento detalhado. 3. Produção - Fabricação, entrega, obras civis, instalação e teste. 4. Adaptação e lançamento do produto - Onde as instalações são colocadas em plena operação.

10 Exemplo: Software modelo espiral com 4 ciclos inseridos em 4 quadrantes 1. Ciclo de prova de conceito (proof-of-concept) - Onde é capturado os requerimentos de negócio, definido os objetivos, produzido o desenho conceitual do sistema, construída a prova, produzidos os planos de teste de aceitação, conduzida as análises de risco e feitas as recomendações. 2. Ciclo de implementação - Onde se produz os requerimentos do sistema, define-se objetivos para a primeira implementação, produz-se o desenho lógico do sistema, projeta-se e constrói a primeira implementação, produz-se planos de teste do sistema, avalia-se e faz-se recomendações.

11 Exemplo: Software modelo espiral com 4 ciclos inseridos em 4 quadrantes 3. Segundo ciclo de implementação - Onde se produz os requerimentos dos subsistemas, define-se os objetivos para a segunda implementação, produz-se o desenho físico do sistema, constrói-se a segunda implementação, produz-se os planos de teste do sistema, avalia-se e fazse recomendações. 4. Ciclo final - Onde completa-se os requerimentos, produz-se o desenho final do sistema, constrói-se a implementação final, e conduz-se os testes de unidade, de subsistema, de sistema e de aceitação.

12 O Contexto do Projeto Habilidades gerenciais Contabilidade e finanças, marketing e vendas, P&D, fabricação e distribuição; planejamento; estruturas organizacionais e administração de pessoal; gerência das relações de trabalho. Habilidades genéricas Liderança, influência na organização, capacidade de comunicação e capacidade de negociação e de solução de problemas.

13 O Contexto do Projeto A cultura da organização também influência o projeto. Uma organização com cultura empreendedora pode ser mais favorável ao desenvolvimento de uma equipe que propõe uma abordagem não usual ou de alto risco. Um gerente de projeto com estilo participativo seja capaz de encontrar problemas numa organização hierárquica rígida.

14 Temas 1- A Gestão, o Ciclo de Vida e o Contexto 2- As Áreas de Conhecimento 3- A Metodologia de Gestão 4- A Central de Gestão de Projetos

15 A Gestão das Áreas de Conhecimentos A gestão de projetos pode ser entendida como a gestão de diversos aspectos, o que envolve a uma série de conhecimentos como: escopo, integração, custo, tempo, risco, qualidade, recursos humanos, comunicação, aquisições e outros.

16 A Gestão do Escopo Definir e controlar o que está ou não incluído no projeto, tendo em vista a elaboração progressiva das características do produto. Quando adequadamente definido, o escopo do projeto deve permanecer constante, ainda que os detalhes do produto possam ser alterados. Abrange os processos para assegurar que no projeto esteja contemplado todo o trabalho necessário para atingir de forma bem sucedida o objetivo almejado.

17 A Gestão do Escopo Os principais processos são: 1) Iniciação - É comprometimento da a organização com o início do projeto ou de sua a próxima fase. 2) Planejamento É o desenvolvimento de uma declaração escrita do escopo como base para decisões futuras do projeto. 3) Detalhamento - É a subdivisão dos principais subprodutos do projeto em componentes menores. 4) Verificação - É a formalização da aprovação do escopo. 5) Controle de mudanças.

18 A Gestão do Tempo Relacionada os processos necessários para assegurar que o projeto seja implementado no prazo previsto.

19 A Gestão do Tempo Os processos principais são: 1) A definição de quais atividades específicas devem ser realizadas para se produzir os diversos subprodutos. 2) O seqüenciamento das atividades para identificar e documentar as relações de dependência. 3) A estimativa de duração das atividades para estimar o período de tempo necessário para a implementação. 4) O desenvolvimento do cronograma, para analisar a seqüência, a duração e os requisitos de recursos; 5) O controle do cronograma, para controlar as mudanças no cronograma

20 A Gestão do Custo Refere-se aos processos necessários para assegurar que as atividades sejam realizadas dentro do orçamento aprovado. Deve considerar os efeitos das decisões do projeto no custo final do produto, como, por exemplo, limitar o número de revisões visando reduzir os custos.

21 A Gestão do Custo Os principais processos são: 1) Planejamento dos recursos - Para determinar quais recursos (humanos, materiais e tecnológicos) e suas quantidade serão necessárias. 2) A estimativa dos custos da utilização destes recursos ao longo do processo. 3) A preparação do orçamento - Para alocar as estimativas de custos aos itens. 4) O controle dos custos - Para realizar a verificação de conformidade e controlar as mudanças no orçamento.

22 A Gestão de Risco Inclui os processos envolvidos na identificação, análise e resposta aos riscos do projeto, buscando a maximização dos resultados de eventos positivos e minimização das conseqüências de eventos negativos.

23 A Gestão de Risco Os processos principais são: 1) A identificação - Listar quais os riscos são mais prováveis de afetar o projeto e documentar as características de cada um. 2) A quantificação - Avaliar os riscos e suas interações visando avaliar possíveis conseqüências. 3) O desenvolvimento das respostas - Visando definir as melhorias necessárias para o aproveitamento de oportunidades e respostas às ameaças. 4) O controle das respostas - Para responder à sua evolução no decorrer do projeto.

24 A Gestão da Qualidade Inclui os processos requeridos para garantir que o projeto irá satisfazer as necessidades para as quais ele foi empreendido. Entende-se que a qualidade é a totalidade de características de uma entidade que a torna capaz de satisfazer necessidades, declaradas ou implícitas. É a necessidade de traduzir as necessidades implícitas em necessidades declaradas, através da gestão do escopo.

25 A Gestão da Qualidade Os principais processos são: 1) Planejamento - Visa identificar quais padrões de qualidade são relevantes para o projeto e determinar a forma de satisfazê-los. 2) Garantia - Visa avaliar o desempenho geral do projeto buscando assegurar a satisfação dos padrões relevantes de qualidade. 3) Controle - Para monitorar os resultados específicos do projeto e determinar se eles estão de acordo com os padrões e identificar as formas para eliminar as causas de desempenhos insatisfatórios.

26 A Gestão da Qualidade A abordagem da gestão da qualidade do PMBOK procura ser compatível com os padrões da ISO, com as abordagens recomendadas por Deming, Juran, Crosby e com o conceito de Gerência da Qualidade Total (TQM). A gestão moderna da qualidade complementa a moderna gestão do projeto, ambas reconhecem a importância de 4 pontos.

27 A Gestão da Qualidade 1) Satisfação do cliente - Que é entender, gerenciar e influenciar as necessidades do cliente, combinando conformidade com especificação (o que projeto deve produzir o que foi dito que ele produziria). 2) Prevenção ao invés de inspeção - Pois o custo de evitar erros é menor que o custo de corrigí-los. 3) Responsabilidade da gerência - Pois o sucesso exige a participação da equipe, mas a responsabilidade em alocar os recursos para se ter êxito é da gerência. 4) Processos dentro de etapas, como o ciclo planejar, fazer, checar e agir (plan-do-check-act) que tem similaridade com os processos de uma fase do projeto.

28 A Gestão dos Recursos Humanos Inclui os processos requeridos para possibilitar a participação efetiva das pessoas envolvidas. Os processos são: 1) Planejamento organizacional - Para identificar, documentar e designar as funções, relacionamentos e responsabilidades. 2) Montagem da equipe - Para alocar os recursos humanos necessários. 3) Desenvolvimento da equipe Visa desenvolver habilidades individuais e do grupo para melhorar o desempenho do projeto.

29 A Gestão das Comunicações Abrange os processos requeridos para garantir a apropriada coleta, distribuição, armazenamento e controle das informações do projeto.

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31 A Gestão de Aquisições Diz respeito aos processos necessários à obtenção de bens e serviços externos à organização executora.

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33 A Gestão da Integração Abrange os processos requeridos para assegurar que os diversos elementos do projeto estão adequadamente coordenados visando atingir os objetivos do projeto. Trata também da integração entre: o projeto e as operações continuadas da organização o escopo do produto e do escopo do projeto os subprodutos de diferentes especialidades funcionais a gestão das expectativas daqueles envolvidos no projeto (stakeholders), que podem ter visões e objetivos diferentes e conflitantes.

34 A Gestão da Integração Os principais processos de integração são: 1) Desenvolvimento do plano do projeto Para agregar os resultados dos outros processos de planejamento, construindo um documento coerente e consistente. 2) Execução do plano do projeto - Visa levar à cabo o projeto através da realização das atividades nele incluídas. 3) Controle geral de mudanças - Para coordenar as mudanças através do projeto inteiro.

35 Temas 1- A Gestão, o Ciclo de Vida e o Contexto 2- As Áreas de Conhecimento 3- A Metodologia de Gestão 4- A Central de Gestão de Projetos

36 A Metodologia Convencional Baseada nos padrões do PMI (PMBOK). Projetos podem ser decompostos em fases, que podem decompostas em processos, que por sua são definidos como uma série de atividades que geram um resultado.

37 Os Processos Processos são elementos discretos com interfaces bem definidas. Tipos de processos: 1) Processos da gestão de projetos - Relacionados com a descrição e a organização do trabalho do projeto. 2) Processos facilitadores ou orientados ao produto - Relacionados com a especificação e a criação do produto do projeto, e variam de acordo com o ciclo de vida e a área de aplicação. Devem ser realizados em paralelo aos processos da gestão.

38 A Interação entre Processos Existe uma interação, uma interdependência e uma sobreposição entre os processos. P.e.: o escopo do projeto não pode ser definido sem o conhecimento de como o produto deve ser criado. Cada processo pode envolver esforço de um ou mais indivíduos ou grupos de indivíduos, pode ocorrer pelo menos uma vez em cada fase do projeto e interagem com outros processos, criando relações de dependências.

39 A Gestão dos Processos A equipe de gestão deve identificar e gerenciar todos os processos que são necessários para assegurar o sucesso do projeto. O desempenho do projeto deve ser medido regularmente para se identificar as variações do plano visando evitar desperdício de recursos e tempo. P.e.: manter a data de término de uma atividade que está em atraso, pode requerer aumento da equipe ou a necessidade de horas extras, o que impacta o orçamento.

40 Os Processos de Gestão de Projetos Ž œž Š Š œ Ž ž œ Ž ŒŽœœ œ Œ Š³ œš Ž ŒŠ œž ž Ž ž ŠœŽ ŽŸŽ Œ Ž³Š Š Ž Š Ž Ÿ ŸŽ Š Ž Š Ž Š Ž ž ŽœšžŽ Š Ž Š Š Š Š Š Š œž Š œ Ž Ÿ œ šžž Ž Ž Š Š Ž œ ¹ Œ Š Ž ŽŒž³ Ÿ ŸŽ Œ Ž Š Žœœ Šœ Ž ŽŒž œ œ Š Š ŽŠ Š Š Ž Š Ž Ž ŠŸŠ Š³ Žœœ ŠœœŽ ž Š šžž Šœ Ž Šœ Žœ œž Š Šœ ŒŽ Š Ž Š Š Š ŠŒŽ Š³ Ž ž ŠœŽ Ž Ž ŒŽ Š Ž Š Š Š Š

41 Os Processos de Gestão de Projetos Os grupos processos que podem se confundir com as fases do projeto. Iniciação Controle Encerramento Planejamento Desenvolvimento

42 O Processo de Iniciação A repetição do processo de iniciação, na abertura de cada fase, auxilia a manter o projeto com o foco nas necessidades de negócio que justifica a sua existência e garante seja interrompido, caso tais objetivos não mais existam ou se o projeto tornou-se incapaz de satisfazêlos.

43 Os Processos de Planejamento Devem fornecer detalhes do trabalho a ser feito na fase corrente, para assegurar a correta execução, e fornecer ou melhorar a descrição do trabalho a ser desenvolvido nas fases seguintes (planejamento em ondas sucessivas). Estes processos de planejamento podem interagir várias vezes durante qualquer fase de um projeto e incluem 10 atividades, a saber:

44 Os Processos de Planejamento 1) Planejamento do escopo - Visa desenvolver uma declaração escrita do escopo, como base para futuras decisões no projeto. 2) Detalhamento do escopo - Subdivide os principais subprodutos do projeto em componentes menores e melhor gerenciáveis. 3) Definição das atividades - Identifica as atividades específicas que devem ser realizadas para produzir os diversos subprodutos. 4) Seqüenciamento das atividades - Identificar e documentar as dependências entre as atividades.

45 Os Processos de Planejamento 5) Estimativa da duração das atividades - Estima o trabalho e os prazos que serão necessários para completar as atividades individuais. 6) Desenvolvimento do cronograma - Cria o cronograma do projeto a partir da análise da seqüência das atividades, suas durações e as necessidades de recursos. 7) Planejamento dos recursos - Determina as pessoas, equipamentos e materiais necessários e as quantidades. 8) Estimativa dos custos - Desenvolve uma estimativa dos custos dos recursos necessários para completar as atividades do projeto.

46 Os Processos de Planejamento 9) Orçamento dos custos - Aloca a estimativa dos custos globais aos itens de trabalho individuais. 10) Desenvolvimento do plano do projeto - Agrega os resultados dos outros processos de planejamento construindo um documento coerente e consistente.

47 Os Processos de Planejamento Planejamento do Escopo Detalhamento do Escopo Definição das Atividades Planejamento dos Recursos Seqüência das Atividades Estimativa de Duração Estimativa dos Custos Desenvolvimento do Cronograma Orçamento dos Custos Desenvolvimento do Plano do Projeto

48 Os Processos de Controle Abrangem os seguintes processos: 1) Controle geral de mudanças - Para coordenar as mudanças através de todo o projeto. 2) Controle de mudanças do escopo - Controla as mudanças no escopo. 3) Controle do cronograma - Controla as mudanças no cronograma. 4) Controle dos custos - Controla o orçamento. 5) Controle das respostas aos riscos - Monitora os riscos durante o curso do projeto.

49 Os Processos de Controle 6) Controle da qualidade - Monitora resultados para determinar se atingem padrões adequados e agir para neutralizar as causas de desempenhos insatisfatórios. 7) Relato de desempenho - Coleta e divulga informações de desempenho (relatórios, medidas e estimativas). Relato de Desempenho Controle Geral de Mudanças Controle de Mudança do Escopo Controle da Qualidade Controle do Cronograma Controle de Resposta ao Risco Controle dos Custos

50 Os Processos de Encerramento Podem ser entendidos como 2 processos paralelos: 1) Encerramento administrativo - Gera, reúne e dissemina informações para formalizar o término da fase ou projeto 2) Encerramento dos contratos - Para completar e liquidar o contrato, incluindo a resolução de qualquer item pendente. Encerramento Administrativo Encerramento Administrativo

51 Os Processos Facilitadores Os processos facilitadores do planejamento são: 1) Planejamento da qualidade - Identifica os padrões de qualidade relevantes para o projeto e determinar como satisfazê-los. 2) Planejamento organizacional - Identifica, documenta e atribui papéis, responsabilidades e relações hierárquicas no projeto. 3) Montagem da equipe - Para conseguir que os RHs necessários sejam designados e alocados ao projeto. 4) Planejamento das comunicações - Determina as necessidades das partes envolvidas quanto à informação e comunicação.

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53 Os Processos Facilitadores Os processos facilitadores da execução são: 1) Verificação do escopo Visa a aceitação formal dos resultados do projeto. 2) Garantia da qualidade - Avaliação regular do desempenho geral, com o objetivo de prover confiança de que o projeto satisfaz os padrões estabelecidos de qualidade. 3) Desenvolvimento da equipe - Para desenvolver habilidades das pessoas e da equipe enquanto grupo, com o objetivo de melhorar o desempenho.

54 Os Processos Facilitadores 4) Distribuição das informações - Disponibiliza as informações necessárias para as partes envolvidas no momento adequado. 5) Pedido de propostas - Para obter propostas de fornecimento dos produtos e/ou serviços pretendidos. 6) Seleção de fornecedores - Para escolher entre os possíveis fornecedores. 7) Administração dos contratos - Para gerenciar os relacionamentos com os fornecedores.

55 A Gestão dos Processos Embora seja possível fazer uma delimitação entre os grupos de processos da gestão de projetos, estes são articulados e contínuos, e acontecem várias vezes durante o projeto. A interação entre os processos pode ser direta e clara, ou incerta e sutil. P.e.: uma mudança de escopo quase sempre afeta o custo do projeto, mas pode ou não afetar o moral da equipe e a qualidade do produto.

56 O Conteúdo dos Processos Considerando estas ligações, pode-se descrever cada processo em termos de: Insumos - Como documentos ou itens documentáveis que influenciarão o processo Ferramentas e Técnicas - Como mecanismos aplicados às entradas para criar as saídas Resultados - Como documentos ou itens documentáveis resultantes do processo

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58 Temas 1- A Gestão, o Ciclo de Vida e o Contexto 2- As Áreas de Conhecimento 3- A Metodologia de Gestão 4- A Central de Gestão de Projetos

59 A Central de Gestão de Projetos Project Management Office Trata-se de um grupo (célula, núcleo, departamento ou outro), formado por profissionais que visam atender as necessidades de gestão de projetos da organização tanto em termos de conhecimento quanto de prática. As atribuições e funções variam de organização para organização mas algumas características comuns podem ser identificadas.

60 Reúnem as Seguintes Funções Oferecer suporte à equipe do projeto, pois as pessoas alocadas na CGP podem tornar a vida dos demais membros do projeto mais fácil, assumindo: tarefas administrativas, como prestação de contas, convênios e outras facilidades; a formatação de cronogramas, relatórios de atividades; além da manutenção da visibilidade do projeto. Prover à organização especialistas no tema que podem ser mentores em projetos trazendo sua experiência de projetos anteriores.

61 Reúnem as Seguintes Funções Desenvolver estudos e aplicação das ferramentas, e manter padronização e harmonização da metodologia de gestão de projetos em toda a organização. Prover treinamento em gestão de projetos, incluindo material técnico de referência. Prover gerentes experientes de possam ser deslocados para executar os projetos na falta de um gerente com perfil adequado ou em caso de problemas na condução do projeto.

62 CGP Virtual Funciona sem espaço físico pré-definido para trabalho, possibilitando que trabalho seja distribuído porém com resultados integrados. Forte infra-estrutura de TI, baseado em sw de GP, workflow e trabalho colaborativo, como o Microsoft Project Central e no Autodesk Buzzsaw. Oferecem um ambiente de troca entre o time e com o cliente São o repositório de informações no projeto Permitem que o trabalho seja fisicamente distribuído Administram por resultados

63 Estágios da CGP (RODRIGUES et al., 2002) 1) Estação Meteorológica Apenas informa o andamento dos projetos mas não tem como influenciá-los. Não existe na organização a homogenização da metodologia 2) Torre de Controle Estabelece a metodologia, define os papéis e responsabilidades, além dos processos internos. 3) Pool de Recursos Oferece aos gerentes as condições e recursos para gerenciar o projeto levando em conta a habilidade e perfil de cada um Para organizações cujo negócio é fazer projetos

64 Estágios da CGP

65 Comentários Finais A apresentação faz uma revisão teórica sobre o tema gestão de projetos, com o objetivo apresentar a metodologia convencional do PMI. É importante ressaltar alguns pontos do trabalho: As definições de projeto do PMBOK, onde um projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único, e de GELES et al. (2000, 92), que define o projeto como um processo temporário para entregar uma ou poucas unidades de um único produto ou serviço com recursos limitados.

66 Comentários Finais O conceito de ciclo de vida do projeto, que é a definição do trabalho técnico a ser realizado em cada fase e quais recursos estarão envolvidos. Os projetos são realizados em organizações e devem levar em conta sua estrutura e cultura. A gestão de projetos pode ser entendida como a gestão de diversos aspectos ou conhecimentos, como: escopo, integração, custo, tempo, risco, qualidade, recursos humanos, comunicação, aquisições e outros.

67 Comentários Finais Os conhecimentos são aplicados através de atividades ou processos organizados em grupos processos e que podem ser classificados em duas categorias: 1) processos da gestão de projetos (iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento), que se relacionam com a descrição e a organização do trabalho do projeto. 2) processos facilitadores ou orientados ao produto, que se relacionam com a especificação e a criação do produto do projeto, e variam de acordo com o ciclo de vida e a área de aplicação.

68 Comentários Finais Os grupos de processos da gestão de projetos são articulados e contínuos e acontecem várias vezes durante o projeto. As atividades e os processos se sobrepõem, ocorrendo em intensidade variável ao longo de cada fase do projeto, formando grupos de processos, onde os processos individuais são ligados por seus insumos e resultados.

69 Comentários Finais Os processos identificados e as interações entre eles se aplicam à maioria dos projetos durante a maior parte do tempo. Contudo, nem todos serão necessários e nem todas as interações se aplicam a todos os projetos. Cada processo/atividade pode ser descrita em termos de: 1)insumos, como documentos ou itens documentáveis que influenciarão o processo. 2)ferramentas e técnicas, como mecanismos aplicados às entradas para criar as saídas. 3)resultados, como documentos ou itens documentáveis resultantes do processo.

70 Comentários Finais O conceito de Central de Gestão de Projetos (Project Management Office), que é um grupo (célula, núcleo, departamento ou outro), formado por profissionais que visam atender as necessidades de gestão de projetos da organização tanto em termos de conhecimento quanto de prática cujas atribuições e funções variam entre organizações.

71 Obrigado!! Š ŒŽ Š Š Š ŒŽ ŽŠ Ž Œ