Gerenciamento de Projetos com base no PMBOK. Starch Souza

Transcrição

1 Gerenciamento de Projetos com base no PMBOK Starch Souza

2 Objetivos da disciplina Apresentar as boas práticas de gerenciamento de projetos segundo o PMBOK slide 2

3 Programa da disciplina Abertura da disciplina Visão Geral de Gerenciamento de Projetos Ciclo de Vida e Organização de Projetos Processos de Gerenciamento de Projetos Gerenciamento da Integração Gerenciamento do Escopo Gerenciamento do Tempo slide 3

4 Programa da disciplina Gerenciamento do Custo Gerenciamento da Qualidade Gerenciamento do RH Gerenciamento da Comunicação Gerenciamento do Risco Gerenciamento das Aquisições Ética e Responsabilidade Profissional slide 4

5 Programa da disciplina Gerência de Integração: processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projeto sejam adequadamente coordenados Gerência de Escopo: processos necessários para assegurar que projeto contemple todo e tão somente o trabalho requerido para ser concluído com sucesso Gerência do Tempo: processos necessários para assegurar que projeto termine dentro do prazo requerido Gerência do Custo: processos necessários para assegurar que projeto seja concluído dentro do orçamento previsto slide 5

6 Programa da disciplina Gerência da Qualidade: processos necessários para assegurar que as necessidades que originaram o projeto sejam satisfeitas Gerência dos Recursos Humanos: processos necessários para assegurar a melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto Gerência da Comunicação: processos necessários para assegurar que a captura, distribuição, armazenamento e pronta apresentação das informações do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo slide 6

7 Programa da disciplina Gerência dos Riscos: processos relacionados à identificação, análise e resposta aos riscos do projeto. Inclui a maximização da probabilidade e conseqüência de eventos positivos e minimização da probabilidade e conseqüências de eventos negativos. Gerência de Aquisições: processos necessários para aquisição de bens e serviços fora da organização que desenvolve o projeto. slide 7

8 Contrato de convivência Avaliações V1, V2 e VT VT será dividida em: Elaboração de artigo e seminário sobre tema relacionado a gerência de projetos Mini-testes surpresas* * será definido pelo professor o quantitativo de mini-testes slide 8

9 Bibliografia principal Guia do PMBOK Quarta Edição PMBOK, Edição. Project Management Institute, slide 9

10 Leitura adicional Mucalhy, Rita. PMP Exam Prep. RMC Publications, slide 10

11 Informações gerais Perguntas são bem vindas, a qualquer momento! Fique atento para assimilar bem as informações! Temos muito conteúdo e um tempo limitado. Vamos ser pontuais! slide 11

12 Introdução a Gerência de Projetos Starch Souza starch.souza@gmail.com slide 12

13 Agenda O que é PMBOK? O que é um Projeto? Projetos X Operações O que é o Gerenciamento de Projetos? Contexto do Gerenciamento de Projetos Ciclo de Vida de um Projeto Stakeholders Influências Organizacionais slide 13

14 PMBOK Repositório de melhores práticas para o gerenciamento de projetos individuais. Identifica as melhores práticas == fornece uma visão geral e não descrição completa. Amplamente reconhecido == o conhecimento e as práticas descritas são aplicáveis à maioria dos projetos na maior parte do tempo e existe um consenso geral sobre a sua utilização. A equipe de gerenciamento de projetos é responsável por determinar o que é adequado para um projeto específico slide 14

15 PMBOK Padrão reconhecido internacionalmente (ANSI e IEEE ); Define um ciclo de vida do projeto, 05 grupos de processos, 09 áreas de conhecimento e 44 processos de gerência de projetos; Estabelece e promove um vocabulário comum para se discutir, escrever e aplicar o gerenciamento de projetos. slide 15

16 Grupos de processo slide 16

17 Áreas de Conhecimento slide 17

18 O que é um projeto? Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo [PMBOK, 2004] Esforço temporário com um começo e fim Cria um único produto, serviço ou resultado É elaborado progressivamente [Mulcahy, 2005] slide 18

19 Exemplos de projeto Projetar um novo veículo Desenvolver um software Construir ou reformar de um edifício Realizar um feirão de imóveis Implementar um novo processo de produção Capacitar a equipe em uma nova tecnologia Inaugurar uma nova loja slide 19

20 O que é um projeto? Temporário: Começo e Fim definidos Final é alcançado quando: Objetivos do projetos são atingidos; Ficar claro que os objetivos não poderão ser atingidos; Não existir a necessidade do projeto. Temporário não significa curta duração!!! Temporário não se aplica a produtos, serviços ou resultados!!! A oportunidade ou janela de mercado é geralmente temporária (prazo limitado) para gerar resultados!!!! A equipe de projeto é criada com o único objetivo de realizar o projeto, e será desfeita no término para ser realocada (ou não) em outro projeto. slide 20

21 O que é um projeto? Produtos, Serviços ou resultados EXCLUSIVOS Produtos ou objetos produzidos, quantificável e que pode ser um item final ou componente. Uma capacidade de realizar um serviço Um resultado: resultado final ou documentos. SINGULARIDADE!!! slide 21

22 O que é um projeto? Elaboração Progressiva Desenvolver em etapas e continuar por incrementos. Ex.: Escopo será descrito de maneira geral no início do projeto e se tornará mais explícito e detalhado conforme a equipe do projeto desenvolver um entendimento mais apurado dos objetivos. Não confundir: elaboração progressiva com mudança de escopo!!! slide 22

23 Projeto Podem surgir Demanda de mercado; Ex.: Nova refinaria para responder a falta de gasolina. Necessidade organizacional; Ex.: Criação de um novo curso. Solicitação de um cliente; Ex.: Nova subestação para atendimento de mais uma área. Avanço tecnológico; Ex.: Desenvolver um jogo para o novo video game. Requisito Legal. Ex.: Estabelecer as novas diretrizes para manuseio de material tóxico. slide 23

24 Projeto versus Operações Características EM COMUM: Realizados por pessoas; Restringido por recursos limitados; Planejado, executado e realizado. CONTUDO Projetos são TEMPORÁRIOS e EXCLUSIVOS. Objetivo: Atingir o resultado e terminar. Operações são CONTÍNUAS e REPETITÍVEIS. Objetivo: Manter o negócio. slide 24

25 Exemplos de operações Rotinas administrativas Operação de um call center Atividades do dia a dia de uma loja de departamentos Atividades de produção de uma fábrica Utilização de um software de ERP para as rotinas diárias slide 25

26 O que é o gerenciamento de projetos? Aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender os requisitos. [PMBOK, 2004] É realizado através da aplicação e da integração dos processos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle. O GERENTE DE PROJETOS é o responsável pela realização dos objetivos do projeto. slide 26

27 Gerenciamento de projetos Identificação das necessidades; Estabelecimento de objetivos claros e alcançáveis Balanceamento das demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e custo. Adaptação das especificações, dos planos e da abordagem às diferentes preocupações e expectativas das diversas partes interessadas. slide 27

28 Gerenciamento de projetos Ambientes do projeto Cultural e social; Internacional e político; Físico. Conhecimentos e habilidades de gerenciamento Contabilidade e gerenciamento financeiro; Compras e aquisições; Vendas e marketing; Contratos e legislação comercial Tecnologia da informação slide 28

29 O papel do gerente de projetos Garantir que o produto, serviço ou resultado do projeto seja desenvolvido dentro dos objetivos de escopo, tempo, custo e qualidade Características do gerente de projetos Lidera Comunica Integra Influencia Negocia Resolve problemas slide 29

30 Áreas de especialização slide 30

31 Programas Grupo de projetos relacionados e gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se fossem gerenciados individualmente. [PMBOK, 2004] slide 31

32 Portfólio Conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse programa a fim de atender aos objetivos de negócios estratégicos. [PMBOK, 2004] As organizações gerenciam seus portfólios com base em metas específicas. slide 32

33 PMO Unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos sob seu domínio. [PMBOK, 2004] Estabelecer as politicas, metodologias e templates do gerenciamento de projetos para a organização; Prover o apoio e a direção sobre gerenciamento do projeto. Prover gerentes de projeto para diferentes projetos e ser responsável pelos resultados destes projetos. slide 33

34 PMO Responsabilidades Gerenciar as interdependências entre projetos Ajudar a prover recursos Finalizar os projetos Consolidar as lições aprendidas e divulgá-las para os outros projetos Prover templates, direção, ferramentas de gerenciamento Estar mais envolvido durante o início do projeto que o final do projeto. slide 34

35 Outros conceitos Constraint / Triple Constraint Risco, Custo, Tempo, Escopo e qualquer outro fator que gere limites de opções. Triple Constraint : Custo, Tempo e Escopo. Triple Constraint Expadend: Qualidade, Risco e Satisfação do Cliente. Para cada componente é atribuida uma prioridade, de acordo com os objetivos do projeto. O que vale é: Custo, Tempo, Escopo, Qualidade, Risco e Satisfação do Cliente slide 35

36 Outros conceitos OPM3 Modelo de maturidade para gerenciamento de projetos em organizações. Ciclo de Vida de um produto: Contempla a sequencia de projetos desde a concepção do produto ao término ou entrega do mesmo. slide 36

37 Ciclo de Vida de um Projeto Define as fases que conectam o início do projeto ao seu final. [PMBOK, 2004] A transição é definida por uma transferência técnica ou entrega. As entregas são revisadas e aprovadas. 2 metodologias: Como fazer o projeto Como gerenciar o projeto slide 37

38 Ciclo de Vida de um Projeto Definem Que trabalho técnico deve ser realizado em cada fase Quando as entregas são geradas em cada fase, a entrega é revisada, verificada e validada. Quem está envolvido em cada fase Como controlar e aprovar slide 38

39 Características dos ciclos de vida Fases sequenciais e existência de entregas; Níveis de Custo de pessoal são baixos no início, valor máximo durante as fases intermediárias e caem rapidamente; slide 39

40 Características dos ciclos de vida Nível de incerteza é o mais alto no início. A certeza do término geralmente se torna cada vez maior conforme o projeto continua Influencia dos Stakeholders é mais alta no início e se torna cada vez menor. slide 40

41 Características das fases do Projeto Fase de projeto Caracterizada por um término ou validação de um produto (resultado verificável e mensurável). slide 41

42 Stakeholders São as partes interessadas no projeto (pessoas e organizações) ou cujo interesse pode ser afetado como resultado da execução ou do término do projeto [PMBOK, 2004] Podem exercer influência sobre os objetivos e resultados do projeto. A equipe de gerenciamento do projeto precisa: Identificar os stakeholders; Determinar as necessidades e expectativas; Gerenciar a sua influência em relação aos requisitos slide 42

43 Stakeholders A equipe de gerenciamento do projeto precisa: Identificar os stakeholders; Identificar os requisitos; Determinar as necessidades e expectativas; Realizar comunicação clara e efetiva; Gerenciar a sua influência em relação aos requisitos slide 43

44 Stakeholders Gerente de Projeto Cliente/ Usuário Organização Executora Membros da equipe do projeto Equipe de gerenciamento de projeto Patrocinador do projeto PMO slide 44

45 Influências Organizacionais Sistemas Organizacionais Organizações baseadas em projetos. Culturas e Estilos organizacionais Normas, crenças, expectativas e valores; Políticas e procedimentos Visão das relações de autoridade; Ética do trabalho e horas de trabalho. Estruturas Organizacionais. slide 45

46 Estrutura Organizacional Por Projeto ( no home ) Membros alocados juntos Gerente de projeto com independência e autoridade slide 46

47 Estrutura Organizacional Matricial ( two bosses ) Combinação entre por projetos e funcional Matriz Fraca organização funcional (GP é coordenador) Matriz Balanceada (GP existe mas não tem autoridade) Matriz Forte organização por projeto (GP em tempo integral e com autoridade) 2 chefes: gerente funcional e gerente de projetos. slide 47

48 Estrutura Organizacional Matricial Fraca Project Expediter: Assistente de apoio e coordenador de comunicação Project Coordinator: Tem mais poder de decisões, alguma autoridade e dá o feedback para a gerência superior. slide 48

49 Estrutura Organizacional Matricial Balanceada slide 49

50 Estrutura Organizacional Matricial Forte slide 50

51 Estrutura Organizacional Comparativo slide 51

52 Sistema de Gerenciamento de Projetos Conjunto de ferramentas, técnicas, metodologias, recursos e procedimentos usados para gerenciar um projeto. [PMBOK, 2004] slide 52

53 Gerenciamento por Objetivos A organização deve: Estabelecer objetivos realistas e não ambíguos; Periodicamente avaliar os objetivos Implementar ações corretivas. O projeto deve estar alinhado com os objetivos da organização. slide 53