Tema - Tempo / Ciclo de Vida de um Projeto

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1 Tema - Tempo / Ciclo de Vida de um Projeto Curso Disciplina Tema Professor MBA em Gestão de Projetos Gerência do Tempo do Projeto Tempo / Ciclo de Vida de um Projeto Luciano Frontino de Medeiros Introdução Nesta aula você verá como os projetos podem ser empreendidos por diferentes áreas de uma organização, e também conhecerá um pouco mais a respeito dos aspectos temporário e progressivo de um projeto. Estudaremos também a gerência de projeto e a relação com o tempo especificamente, bem como o ciclo de vida do projeto e as características de suas fases. Vídeo de introdução disponível no material on-line. O que podemos fazer com projetos? O projeto se refere a um esforço temporário, que é empreendido para a criação de um produto, serviço ou para obter algum resultado exclusivo. Projetos podem ser desenvolvidos em qualquer nível da organização, não ficando restrito a um setor exclusivamente. Uma pessoa ou milhares de pessoas podem estar envolvidas em um projeto. Quanto ao tempo ou prazo, estes podem durar alguns dias ou mesmo anos. Projetos podem ser internos a uma organização, ou ainda envolver diferentes organizações que tenham um objetivo comum quanto ao propósito do projeto. Os projetos acabam ganhando uma dimensão crítica de importância dentro da organização, pois é através deles que as estratégias são postas em curso. Conforme o PMBOK, podemos citar diferentes exemplos de projetos: Desenvolver novo produto ou serviço. Implementação de uma mudança organizacional, seja em nível de 1

2 estrutura, pessoas ou mesmo de um novo estilo de gerência. Planejar um novo meio de transporte. Desenvolvimento de um novo sistema de informação, ou mesmo aquisição de um novo sistema. Construção de um prédio ou ampliação de instalações. Desenvolvimento de um sistema de abastecimento de água para uma cidade. Concretizar uma campanha política. Implementação de novos processos organizacionais. Vpideo disponível no material on-line. Aspectos Temporário e Progressivo de um Projeto Todo projeto tem embutido em si a característica de temporalidade. Pelo termo temporário, um projeto possui um início e um fim bem definidos (PMBOK, 2008). Projetos podem ser encerrados também se os objetivos não forem alcançados (ou não possam ser alcançados), ou ainda se o projeto não se faz mais necessário. Outra concepção equivocada quanto a um projeto ser temporário é significar que o mesmo tem curta duração; projetos podem durar anos, mas é necessário sempre considerar sua duração como finita. Assim, é necessário diferenciar os objetivos relacionados a um projeto com aqueles relacionados às operações continuadas de uma empresa. Quando as operações continuadas (costuma-se afirmar como não projetos ) de uma empresa chegam a seus objetivos, um novo grupo de objetivos é criado e o trabalho tem continuidade. Uma fábrica pode encerrar a produção de certo produto por este não ser mais aceito no mercado, sendo assim substituído por um novo produto. Um projeto pode ser elaborado para a concepção e obtenção deste novo produto, mas sua produção posterior pela fábrica será contínua e não estará mais em âmbito de projeto. 2

3 Projetos podem ter resultados que não sejam necessariamente concretos, tais como um produto ou serviço; podem ter impactos econômicos, sociais ou ambientais, planejados ou não, e que podem exceder em duração os próprios projetos (PMBOK, 2008). Pela natureza temporária, outros aspectos podem ser considerados: As oportunidades de mercado são também temporárias, e os projetos precisam ser adequados em termos dos prazos para estarem sincronizados para a obtenção dos produtos que atendam a tais necessidades. As equipes relacionadas aos projetos, que têm o compromisso com os objetivos durante o prazo definido para o projeto, são desfeitas após o encerramento. Os membros de uma equipe, que podem fazer parte de diferentes setores da empresa, são assim realocados para outras atividades. Tal como o projeto tem em vista um resultado que é único, as características específicas que o distinguem precisam ser elaboradas de forma progressiva. O aspecto progressivo indica proceder por etapas, dar continuidade de forma determinada, por incrementos (PMBOK, 2008). Esta elaboração progressiva das características de um produto deve ser coordenada com cuidado com a fase de escopo do projeto. Isto se torna crítico quando a definição de escopo ocorre sob contrato. O escopo deve permanecer constante, mesmo que as características do produto sejam elaboradas de forma progressiva. Por exemplo, uma fábrica de móveis em escala necessita fazer, em seu setor de desenvolvimento de novos projetos, protótipos de novos modelos concebidos por meio de pesquisa de mercado. Esses protótipos são construídos considerando diferentes formas de fabricação nas máquinas para identificar qual processo pode ser feito com melhor qualidade, menor desgaste de matéria-prima, ou mesmo aspectos de qualidade que requeiram diferentes 3

4 matérias-primas. Vídeo disponível no material on-line. A Gerência de Projetos e o Tempo A gerência de projetos se refere à aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para o projeto de atividades que visam atingir os requisitos do projeto (PMBOK, 2008). Uma equipe de projeto gerencia o trabalho do projeto que envolve demandas concorrentes entre si, que requerem atenção equilibrada: escopo, tempo, risco e qualidade. Muitos processos envolvidos na gerência de projetos são usualmente iterativos, devido ao fato da elaboração progressiva das atividades do projeto durante o ciclo de vida do mesmo. É importante considerar que um projeto é mais bem gerenciado quanto mais experiência e conhecimento, dos elementos envolvidos em um projeto, se possui. As diferentes áreas de conhecimento para a gerência de projetos se divide, conforme o PMBOK (2008), em: Gerência da Integração do Projeto. Gerência do Escopo do Projeto. Gerência do Tempo do Projeto. Gerência do Custo do Projeto. Gerência da Qualidade do Projeto. Gerência de Recursos Humanos do Projeto. Gerência das Comunicações do Projeto. Gerência dos Riscos do Projeto. Gerência das Aquisições do Projeto. 4

5 O foco neste curso é a gerência do tempo do projeto, por isso o aprofundamento dos nossos estudos se concentrará neste aspecto em detrimento dos outros. Porém, é importante ressaltar que, devido à interrelação sistêmica entre as diferentes áreas de gerenciamento, a todo o momento se fará referência às mesmas. A Gerência do Tempo do Projeto descreve os processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto. É composto por definição das atividades, sequenciamento das atividades, estimativa da duração das atividades, desenvolvimento do cronograma e controle do cronograma (PMBOK, 2008). O vídeo indicado a seguir reflete uma metáfora interessante sobre a gestão de projetos. Em muitas situações, o produto do projeto é entregue sem mesmo estar encerrado. Vídeo do professor disponível no material on-line. O Ciclo de Vida do Projeto Como vimos anteriormente, os projetos possuem um caráter único. Assim, as empresas dividem usualmente um projeto em diferentes fases com a intenção de obter um melhor controle gerencial, bem como uma ligação mais adequada aos processos operacionais contínuos desenvolvidos pela empresa. A este conjunto de fases de um projeto denomina-se ciclo de vida do projeto. Todo projeto possui um resultado final a ser entregue. Entretanto, cada fase pode ser marcada por uma conclusão de um ou mais produtos parciais ou subprodutos relacionados à fase (também chamados de entregas - deliverables ). É usual em uma fase, quando concluída, haver a revisão dos subprodutos e também a avaliação de desempenho do projeto (PMBOK, 2008). 5

6 Essa avaliação tem por objetivo: Verificar se o projeto deve ter sua continuidade na fase seguinte. Detectar e corrigir erros, dentro da perspectiva de custo. As revisões ao final de uma fase são também denominadas de saídas de fase (phase exits), passagens de estágio (stage gates) ou pontos de término (kill points). Cada fase prevê a obtenção de um conjunto de subprodutos, o que pode auxiliar no estabelecimento de um controle gerencial adequado. Estes conjuntos de subprodutos estão relacionados com a fase em questão, adotando a denominação típica. Por exemplo: Levantamento de necessidades. Design de produto. Implementação do software. Documentação. Implantação ou inauguração. Manutenção. O ciclo de vida do projeto auxilia na definição do início e o fim do projeto. Geralmente, uma empresa identifica uma oportunidade e solicita um estudo de viabilidade para então decidir se vai criar ou não o projeto. Esse estudo de viabilidade pode ainda se tornar a primeira fase do ciclo de vida do projeto (ou mesmo ser um projeto à parte). É preciso incluir no ciclo de vida do projeto a transição no final para as atividades operacionais, conectando-o assim aos processos contínuos da empresa, conforme figura a seguir. Exemplo genérico de Ciclo de Vida de um Projeto. Adaptado de PMBOK (2008). Assim, a sequência de fases que constitui o ciclo de vida do projeto 6

7 geralmente irá envolver alguma forma de transferência de tecnologia. Os subprodutos de uma fase passam pela aprovação antes de iniciar a próxima. Porém, quando os riscos não são aceitáveis, a fase seguinte pode iniciar mesmo sem a aprovação dos produtos da fase anterior. Essa prática de sobreposição é denominada de fast tracking. O ciclo de vida também precisa definir: Qual atividade técnica precisa ser realizada na fase (por exemplo, determinar se a operação do protótipo elaborado pelo design fará parte da fase de execução). Quem deve ser envolvido em cada fase (por exemplo, clientes junto com a equipe de desenvolvimento na fase de especificação de requisitos). Outros elementos são importantes para a definição de um ciclo de vida do projeto: No início, o custo e a quantidade de pessoas integrantes são baixos, sendo incrementado no decorrer do mesmo e reduzindo-se com a aproximação do final. Quando do início do projeto, a probabilidade de terminá-lo é baixa, portanto, o risco e a incerteza são altos. Com o andamento do projeto, o risco vai diminuindo. A possibilidade de alterações ou modificações pelas partes envolvidas nas características finais do produto é alta no início, reduzindo-se com o andamento do projeto. Síntese Durante a discussão do nosso tema de hoje, estudamos sobre a importância do tempo no planejamento e desenvolvimento de projetos. Vimos também, que o ciclo de vida do projeto define as fases que conectam o início de um projeto ao seu final. Por exemplo, quando uma organização identifica uma oportunidade que deseja aproveitar, em geral irá autorizar um estudo de viabilidade para decidir se deve realizar o projeto. 7

8 Referências KERZNER, H. Gestão de Projetos: As melhores práticas, 2ª ed. Porto Alegre: Bookman, PMBOK : A Guide to the Project Management Body of Knowledge. 4 th ed Project Management Institute, 14 Campus Blvd., Newtown Square, PA USA. 8

9 Atividades 1) Analise as seguintes afirmativas e assinale V para verdadeiro ou F para falso. Na sequência, marque qual alternativa corresponde à escolha correta: ( ) Projetos podem ser desenvolvidos em qualquer nível da organização, não ficando restrito a um setor exclusivo. ( ) Quanto ao tempo ou prazo, projetos podem durar alguns dias ou mesmo anos. ( ) Os projetos acabam ganhando uma dimensão crítica de importância dentro da organização, alheios às estratégias. ( ) Um projeto se refere a um esforço permanente e continuado, que é empreendido para a criação de um produto, serviço ou obter-se algum resultado exclusivo. a) V-V-V-V b) V-V-V-F c) V-V-F-F d) V-F-F-V 2) Relacione os conceitos com as proposições a seguir e depois marque a alternativa correta: 1. Gerência do tempo do projeto. 2. Aspecto temporário. 3. Aspecto progressivo. 4. Não projetos. ( ) A característica de um projeto em proceder por etapas, dar-se continuidade de forma determinada, por incrementos. ( ) Quando as operações continuadas de uma empresa chegam a seus objetivos, um novo grupo de objetivos é criado e o trabalho tem continuidade. ( ) Projetos podem durar anos, mas é necessário sempre considerar sua duração como finita. ( ) É composto por definição das atividades, sequenciamento das atividades, 9

10 estimativa da duração das atividades, desenvolvimento do cronograma e controle do cronograma. a) b) c) d) ) Relacione os conceitos com as proposições a seguir e depois assinale a alternativa correta: 1. Ciclo de vida. 2. Pontos de término. 3. Entregas. 4.Fast tracking. ( ) Quando os riscos não são aceitáveis, a fase seguinte pode iniciar mesmo sem a aprovação dos produtos da fase anterior. ( ) Cada fase pode ser marcada por uma conclusão de um ou mais produtos parciais ou subprodutos relacionados à fase. ( ) Divisão usual de um projeto em diferentes fases com a intenção de obter um melhor controle gerencial e uma ligação mais adequada aos processos operacionais contínuos. ( ) As revisões previstas ao final de uma fase. a) b) c) d) ) Analise as afirmativas a seguir e descubra quais são verdadeiras e quais são falsas. Assinale qual alternativa corresponde à sequência correta: ( ) É necessário que no ciclo de vida esteja definido qual atividade técnica 10

11 precisa ser realizada na fase e quem deve ser envolvido em cada fase. ( ) No início, o custo e a quantidade de pessoas integrantes são altos, sendo incrementado no decorrer do mesmo e reduzindo-se com a aproximação do final. ( ) Quando do início do projeto a probabilidade de terminá-lo é baixa, pois o risco e a incerteza são altos. Com o andamento do projeto, o risco vai diminuindo. ( ) A possibilidade de alterações ou modificações pelas partes envolvidas nas características finais do produto mantém-se no mesmo nível durante todo o andamento do projeto. a) F-F-V-F b) F-F-F-V c) V-V-V-F d) V-F-V-F 5) Uma fábrica pode encerrar a produção de certo produto por esse não ser mais aceito no mercado, sendo assim substituído por um novo produto. Um projeto pode ser elaborado para a concepção e obtenção deste novo produto, mas sua produção posterior pela fábrica será contínua e não estará mais em âmbito de projeto. Essa afirmativa reflete: a) Os aspectos temporário e progressivo de um projeto. b) O ciclo de vida do projeto. c) A técnica de fast tracking. d) As fases de um projeto. 11