O GUIA DEFINITIVO DE COMO PREVER E SOLUCIONAR OS PRINCIPAIS PROBLEMAS DE LOGÍSTICA

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1 O GUIA DEFINITIVO DE COMO PREVER E SOLUCIONAR OS PRINCIPAIS PROBLEMAS DE LOGÍSTICA

2 Introdução 3 A importância da prevenção 6 Trabalhe para solucionar problemas 11 Trabalhe no planejamento logístico 15 Invista em tecnologia 19 Conclusão 25 Sobre a sua Empresa 27

3 INTRODUÇÃO

4 INTRODUÇÃO Conhecer os problemas que afetam a área de logística é essencial para o empreendedor que deseja manter sua cadeia de suprimentos eficiente e atendendo as necessidades do cliente. Duas ações são importantes nesse sentido: conhecendo os principais problemas logísticos, você estará apto, primeiramente, a prever futuros contratempos, reduzindo os riscos de seu aparecimento; depois, estará apto a solucioná-los quando, de alguma forma, não puderem ser evitados e eventualmente acontecerem. 4

5 INTRODUÇÃO Prever e solucionar problemas de logística são responsabilidades de todo bom gestor, e isso é possível por meio de planejamento e da consulta apropriada dos dados. Ou seja, o fluxo de informações é fundamental para que você contorne as dificuldades de sua gestão logística. Você tem passado por sérios desafios em suas operações logísticas? Cometeu deslizes ou perdeu dinheiro em seus traslados e cadeia de suprimentos? Então, tire proveito agora mesmo deste guia de como prever e solucionar os principais problemas de logística. 5

6 A IMPORTÂNCIA DA PREVENÇÃO

7 A IMPORTÂNCIA DA PREVENÇÃO Prevenir é melhor do que remediar. Esse é um antigo provérbio popular muito verdadeiro, pois prevenir significa gastar menos. Para tratar problemas logísticos, recomenda-se a utilização de softwares para inteligência de mercado. Outra forma de praticar a prevenção é analisando o cenário de sua empresa e antecipar-se com base em dados. Trabalhando a prevenção, o gestor economiza capital e otimiza a sua administração, já que seu esforço vai gerar mais lucro do que retrabalho. 7

8 A IMPORTÂNCIA DA PREVENÇÃO EVITANDO RETRABALHO O retrabalho acontece toda vez que, por negligência ou por falta de previsão, os colaboradores se veem na necessidade de corrigir uma tarefa mal executada. Em regra, o retrabalho envolve despesas extras que, muitas vezes, tornam o ciclo logístico muito mais caro do que deveria ser. Um exemplo de retrabalho nos processos logísticos é quando um produto errado é enviado ao cliente. Será necessário usar a logística reversa para a troca do produto, e isso implica em custos adicionais somente para a empresa afinal, como o erro foi dela, cabe a ela arcar com os custos. Além disso, existe o quesito tempo: o retrabalho implica em mais gastos e mais tempo despendido com atividades logísticas que poderiam ser evitadas. Implica também na desmotivação de colaboradores. Corrigir trabalhos errados é, na maioria das vezes, estressante e improdutivo. Softwares de gestão minimizam bastante os riscos de engano desse tipo, já que permitem controle mais apurado e conferência do produto selecionado para confirmar se está de acordo com o pedido do cliente. 8

9 A IMPORTÂNCIA DA PREVENÇÃO Os ERPs são sistemas automatizados que integram todos os setores de uma empresa, facilitando o fluxo de informações corretas e a confirmação de dados. Entre esses setores integrados estão o de vendas/ registro de pedidos e o de estoque. ECONOMIZANDO DINHEIRO Se você se previne, economiza dinheiro. Os softwares de gestão permitem que o gestor tenha acesso a relatórios detalhados e que, a partir desses relatórios, possa fazer projeções e tomar decisões acertadas. Com um bom software, será bem mais fácil antecipar-se a problemas logísticos diversos, referentes: a rotas mal traçadas, que não consideram os problemas nas estradas; ao controle adequado de estoque, visando manter cada produto em sua quantidade mínima e máxima básicas, sem sofrer com desperdícios nem gastar demais com compras desnecessárias; e outras coisas importantes. 9

10 A IMPORTÂNCIA DA PREVENÇÃO Em relação ao transporte, é muito comum gastar muito com combustível e manutenção. Quando se traçam rotas eficientes e aplica-se a tecnologia de rastreamento e monitoramento, é possível economizar muito dinheiro. É fundamental que o gestor mantenha controle preciso sobre todas as operações, usando indicadores e métricas para comparar os dados, medir os resultados e tomar as medidas mais adequadas para não comprometer o capital de giro. 10

11 TRABALHE PARA SOLUCIONAR PROBLEMAS

12 TRABALHE PARA SOLUCIONAR PROBLEMAS Procure sempre prevenir-se contra os principais problemas logísticos, mas quando eles ainda assim surgirem, você deve identificálos o quanto antes e aplicar medidas para solucioná-los. A partir da análise de prevenção, o gestor poderá resolver os problemas, pois conhece as principais causas e pode aplicar as soluções mais apropriadas. Entre esses problemas destacam-se: EXCESSO NA CARGA TRANSPORTADA Ainda é comum vermos nas estradas caminhões circulando com excesso de carga, ou seja, carregando um peso acima do que é permitido pelo Código de Trânsito Brasileiro (CTB). 12

13 TRABALHE PARA SOLUCIONAR PROBLEMAS É importante se lembrar de que carga em excesso pode provocar danos no veículo e nas estradas, acidentes nas pistas e maior consumo de combustível. Portanto, seguir as normas do CTB é a melhor forma de prevenir-se. FROTA DEPRECIADA Se sua frota se encontra depreciada, o melhor que tem a fazer é começar a substituir os veículos. Fique ciente de que uma frota velha não é nada econômica, já que exige maior preocupação com manutenção e reparos, há os custos das peças e as possibilidades de acidentes envolvendo funcionários e cargas de clientes e de terceiros são bem maiores. CAMINHONEIROS TRABALHANDO EM EXCESSO Se seus motoristas estão trabalhando demais a fim de dar conta dos serviços, é hora de mudar sua posição. Motoristas trabalhando além do limite não significam produtividade, mas riscos desnecessários: perigo para o próprio motorista, para a carga, para o veículo, para terceiros. O descanso é um direito obrigatório e necessário para todo empregado e contribui para a segurança nas estradas. 13

14 TRABALHE PARA SOLUCIONAR PROBLEMAS FALTA DE CAPACITAÇÃO A verdade é que, no Brasil, ainda são poucos os profissionais realmente capacitados em logística. Porém, é fundamental que o gestor invista em treinamento para a equipe envolvida nessas atividades e para os colaboradores responsáveis pelo seu controle (incluindo o próprio gestor da empresa): eles precisam ter conhecimento suficiente sobre transporte, economia, armazenagem e distribuição. MAU GERENCIAMENTO DO ESTOQUE Isso pode levar a uma grande quantidade de capital de giro imobilizado na forma de mercadorias. Porém, é preciso calcular corretamente o ponto de pedido para evitar que faltem produtos para atender a demanda do público. Mais uma vez, recomenda-se o uso de softwares para auxiliar nesse controle. 14

15 TRABALHE NO PLANEJAMENTO LOGÍSTICO

16 TRABALHE NO PLANEJAMENTO LOGÍSTICO O planejamento estratégico logístico determina os processos detalhadamente e ajuda a reduzir as possibilidades de problemas na área logística. Para isso, o gestor deve trabalhar no planejamento em três níveis: o estratégico, o tático e o operacional. Aquelas áreas vão responder às questões: como?, quando? e o quê?. A diferença maior a ser calculada entre elas se refere à dimensão e aos aspectos temporais mais significativos a um bom planejamento. 16

17 TRABALHE NO PLANEJAMENTO LOGÍSTICO NÍVEL ESTRATÉGICO O primeiro nível abrange o planejamento dos fatores globais, considerando a organização em sua totalidade. O nível estratégico se propõe a examinar se a unidade que será monitorada está realmente atingindo as metas pretendidas. Também serve para uniformizar a qualidade dos produtos que a empresa oferece, dirigindo a performance dos funcionários e implantando ações para que o empreendimento consiga chegar aos seus objetivos. O nível estratégico considera o longo prazo, sendo viável que se estenda por diversos anos. No entanto, recomenda-se fazer uma revisão permanente de suas estratégias, pois o mercado se modifica com muita rapidez. NÍVEL TÁTICO Este nível define como tem que ser o uso eficiente dos recursos para que o atendimento aos clientes seja aprimorado, empregando os menores custos possíveis. 17

18 TRABALHE NO PLANEJAMENTO LOGÍSTICO O nível tático acontece dentro de um prazo médio, geralmente inferior a um ano. O nível tático também prevê as mudanças acontecidas no ambiente corporativo, tais como a ampliação da procura ou do fornecimento. Considerando todas essas alterações, o nível tático busca respostas e soluções para elas. NÍVEL OPERACIONAL O nível operacional cuida do cumprimento das atividades e das operações que são desenvolvidas pelo pessoal não administrativo. Dessa maneira, ele produz planos realistas de inventários e de movimentação de mercadorias, propondo soluções relevantes para os problemas e alterações que interferem nas operações de rotina, como o cancelamento de pedidos, avarias ou perdas de equipamentos. O nível operacional é realizado em curto prazo, sendo seu objetivo mais importante a análise e o controle do desempenho das atividades e operações, instante a instante. 18

19 INVISTA EM TECNOLOGIA

20 INVISTA EM TECNOLOGIA Atualmente, já é perfeitamente possível integrar as informações em uma plataforma para otimizar a gestão logística. Somente com a tecnologia adequada, o gestor conseguirá atuar de forma preventiva e corretiva em relação aos problemas logísticos. Não é possível atender satisfatoriamente o cliente sem investir em ferramentas tecnológicas como os ERPs. SOFTWARE ERP O software ERP é um sistema automatizado que atende as diferentes necessidades de uma empresa no que se refere aos processos logísticos. Não é eficiente, hoje dia, manter controle sobre as coisas, via anotações em papel e caneta, nem mesmo com o uso de planilhas. 20

21 INVISTA EM TECNOLOGIA Para se ter uma ideia da integração que existe naturalmente entre ERPs e logística, o sistema se desenvolveu a partir de outros sistemas automatizados, relacionados ao fluxo de materiais e ao processo produtivo: MRP, o Planejamento das Necessidades de Materiais; e MRP II, o Planejamento dos Recursos de Manufatura. Não são somente as transportadoras que devem ter um software de gerenciamento de vendas, entregas e estoque. Todas as empresas devem se preparar para informar e prestar esclarecimentos aos clientes todas as vezes em que isso se fizer necessário. Caso os serviços de entrega de sua empresa sejam terceirizados, isso faz pouca diferença para o cliente. Se houver falhas, ele responsabilizará sua empresa, e não a transportadora, pois foi com você que ele negociou. A área logística torna viável economicamente os investimentos em ERP para prever e solucionar problemas logísticos porque os custos que envolvem a falta de controle nessa área acabam sendo pesados devido a perdas e prejuízos financeiros, bem como à perda de clientes e fornecedores. 21

22 INVISTA EM TECNOLOGIA Somente os funcionários que atuam na área de logística não são capazes de entregar os resultados almejados, pois existem diversos processos interligando fornecedores, clientes e colaboradores. O sistema automatizado pode coletar, processar, armazenar e distribuir informações, otimizando a coordenação, o controle, a análise, a visualização e a tomada de decisões dentro da corporação. Um ERP é um sistema que oferece ampla gama de soluções e informações que facilitam a integração entre os colaboradores e entre os colaboradores e o ambiente externo. Ele se torna fundamental para a gestão e otimização de todas as operações, incluindo os processos de planejamento e fluxo de materiais. Uma pesquisa evidenciou os seguintes resultados em relação a uma empresa que adotou o sistema ERP em sua gestão logística: Antes da implantação do sistema, existiam os seguintes problemas com percentuais definidos: demora na descarga dos grãos (30%); maiores custos (20%); insatisfação (10%). 22

23 INVISTA EM TECNOLOGIA Depois de implantado o sistema, assim se posicionaram os funcionários da empresa sobre os benefícios: 60% dos colaboradores afirmaram que houve melhoria nos processos, pois eles ficaram mais rápidos; 30% deles garantiram que o tempo de espera para descarga dos grãos foi drasticamente reduzido; 10% afirmaram que foi possível obter um maior volume de recebimento. Contudo, na hora de escolher um sistema ERP, é necessário tomar certos cuidados. É preciso também que o gestor esteja consciente da necessidade de um capital inicial relativamente alto e saiba que o retorno acontece em médio e longo prazo. Considere os critérios quando for escolher um sistema ERP: definição prévia de todas as necessidades, alvos e prioridades da empresa; identificação da razão principal pela qual o ERP será implantado; 23

24 INVISTA EM TECNOLOGIA envolvimento da equipe que será responsável pela implantação; avaliação do sistema e de seu potencial, da qualidade dos profissionais que trabalham com ele e como funcionam as atualizações. As empresas que estão sempre se atualizando e usam softwares ERPs para gerenciar a área logística de sua empresa acabam obtendo destaque no mercado, pois dispõem de um programa alinhado aos negócios e apto a entregar resultados conforme suas expectativas, assegurando o fluxo de informações seguras e precisas fato que também contribui para aumentar a produtividade. Certamente, o ERP torna-se um diferencial competitivo relevante para a empresa que o adota na gestão dos fluxos logísticos. 24

25 CONCLUSÃO

26 CONCLUSÃO Um sistema ERP pode ajudar o gestor a gerenciar os processos logísticos com eficiência e margem de erro muito baixa. A automatização vai permitir a integração de pessoas, operações e informações, sem o imperativo de depender de tarefas manuais, que são bem mais morosas e cujas possibilidades de erros são muito maiores. Um passo fundamental para que seja viável prever os problemas, e encontrar boas soluções é identificar quais são os problemas logísticos que acontecem com frequência em seu negócio. Amparado por esses conhecimentos e pelo sistema automatizado, você poderá direcionar estratégias e metas a fim de resolver as questões, sempre utilizando o planejamento em seus três níveis: estratégico, tático e operacional. 26

27 SOBRE A SUA EMPRESA A Weblayer desenvolve soluções que ajudam as empresas a se tornarem mais ágeis e competitivas, sempre com foco nas peculiaridades e objetivos do cliente. Há mais de 7 anos no mercado, tem um time qualificado para proporcionar às empresas as mais eficientes soluções. 27