GUIA PARA ESTRUTURAR O PCM DA SUA ORGANIZAÇÃO

Transcrição

1 GUIA PARA ESTRUTURAR O PCM DA SUA ORGANIZAÇÃO

2 Introdução...3 A função do PCM... 6 A organização da manutenção...10 A definição de atividades...15 Conclusão...21 Sobre...24

3 INTRODUÇÃO

4 Introdução Desde os tempos da Revolução Industrial, nunca antes as questões estratégicas estiveram tão presentes no dia a dia das empresas. E não é para menos! Com a crescente competitividade nos mais diversos setores industriais e empresariais, somada à instabilidade do mercado e à dissolução de fronteiras, empresas que não estiverem atentas à importância de gerir e conectar de maneira eficiente todos os seus processos terão grandes dificuldades em manter seu potencial competitivo e, consequentemente, sua sustentabilidade ao longo do tempo. Dentro desse contexto, o PCM (Planejamento e Controle de Manutenção) tem se mostrado um aliado muitíssimo poderoso nos sistemas de gestão atuais. Combinando ações técnicas e administrativas no controle e planejamento da manutenção, o PCM planeja e estrutura, de maneira eficiente 4

5 Introdução e assertiva, as paradas de produção, cria listas de execução de atividades, planeja os recursos necessários e realiza o acompanhamento integral das manutenções. O resultado? Otimização de recursos, aumento da qualidade de produtos e serviços, elevação significativa dos níveis de produtividade e redução de custos. Mas, afinal, como é possível estruturar o PCM de uma organização de forma realmente certeira, a fim de trazer todos os benefícios listados acima? Se você, como chefe do setor de manutenção, anda se fazendo essa pergunta, temos o prazer de anunciar que este e-book foi escrito para você! Ao longo das próximas páginas você encontrará o guia completo para estruturar o PCM de sua organização! Cada capítulo traz informações bastante relevantes sobre o assunto: a função e os principais benefícios da implantação do PCM, a importância da organização da manutenção e como esse sistema auxilia na definição certeira de atividades. Ou seja, tudo o que você precisa saber sobre essa questão! Por isso, continue acompanhando a leitura deste conteúdo e saiba, de uma vez por todas, como estruturar e aplicar eficientemente o PCM em sua organização. Vamos lá? 5

6 A FUNÇÃO DO PCM

7 A função do PCM O primeiro passo a ser dado em direção à implantação assertiva do PCM em sua empresa é ter absolutamente claras quais são as suas principais funções dentro de uma companhia. Somente sabendo exatamente qual o valor e os benefícios que a estratégia é capaz de proporcionar será possível estruturá-la e aplicá-la corretamente. 7

8 A função do PCM De maneira geral, o PCM nada mais é do que um conjunto de estratégias as quais têm como funções primordiais manter a disponibilidade de máquinas e equipamentos, diminuir o tempo de paradas e reduzir os custos com manutenções, especialmente as corretivas. Entretanto, se engana quem pensa que as funções e benefícios do PCM acabam por aí. Quando o sistema é bem implementado em uma organização seja ela uma indústria, empresa de logística, prestadora de serviços ou de geração e distribuição de energia, o PCM tem também como função: eliminar de vez a falta de informação sobre quando e onde realizar manutenções (especialmente as preventivas e preditivas); definir adequadamente processos de segurança e manutenção; prolongar a vida útil de equipamentos e máquinas; 8

9 A função do PCM adequar a empresa a normas e padrões que auxiliem na emissão de certificados nacionais e internacionais (como as normas ISO, por exemplo); desenvolver manuais de organização e manutenção, a fim de disponibilizar um banco de dados com problemas e suas devidas soluções; gerar e analisar indicadores e relatórios assertivos de manutenção, que auxiliem na tomada de decisões estratégicas, visando ao alcance de resultados positivos; melhorar, de maneira geral, todo o processo de gestão da manutenção, contribuindo para o aumento da produtividade e qualidade dos produtos/serviços oferecidos pela companhia. 9

10 A ORGANIZAÇÃO DA MANUTENÇÃO

11 A organização da manutenção Na prática, o PCM vai muito além do conceito de conjunto de estratégias de manutenção. Em muitos casos, ele também faz parte de um setor da empresa, onde gestores e colaboradores treinados são responsáveis pela criação e reestruturação dessas estratégias sempre que necessário. Estruturalmente, o PCM está ligado às áreas de Manutenção, Oficina ou Engenharia. Entretanto, independentemente do nome aplicado, esse setor está diretamente ligado à produção e ao almoxarifado/estoque. E o motivo para essa ligação é bastante fácil de compreender: as paradas de manutenção programadas pelo PCM, ao afetarem diretamente a produção, fazem com que esse setor necessariamente esteja envolvido. Já o estoque é a área responsável por fornecer os principais recursos materiais para que as manutenções ocorram adequadamente. 11

12 A organização da manutenção Tendo isso em mente, percebe-se que a implantação do PCM e a organização dos processos de manutenção de uma empresa devem integrar também outros setores e departamentos, criando um fluxo colaborativo que permita que todas as áreas comuniquem-se de maneira fluida, evitando prejuízos, atrasos, equívocos e falhas que podem afetar diretamente os resultados da companhia. E essa melhora na comunicação e na fluidez de informações é também um dos grandes benefícios da estruturação efetiva de um sistema PCM. OS MODOS DE IMPLANTAÇÃO DO PCM Na grande maioria dos casos, a implantação do PCM se dá por meio da instalação de um software especificamente desenhado com esse propósito, que pode ser customizado de acordo com as necessidades específicas de cada empresa. Obviamente, isso não quer dizer que seja impossível implementar estratégias de PCM utilizando planilhas eletrônicas. Porém, as planilhas têm como função primordial apenas o armazenamento de dados. Assim, a extração e análise de dados, bem como a geração de relatórios de manutenção, se tornam tarefas lentas, morosas e extremamente cansativas. 12

13 A organização da manutenção AS ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO DO PCM Resumidamente, pode-se dividir a implantação do PCM em uma organização em três etapas. Confira quais são elas: LEVANTAMENTO DE DADOS Momento de colocar a mão na massa e fazer um levantamento minucioso, identificando e listando todos os equipamentos, máquinas, componentes, peças, mão de obra, planos de manutenção e fornecedores da empresa. É a partir da coleta dessas informações que as próximas etapas poderão ser cumpridas e delineadas adequadamente. DEFINIÇÕES Agora chega o momento de definir as prioridades das máquinas. Quais necessitam de manutenção mais frequente? Além disso, é na etapa de definições em que se estabelece o sistema informatizado que será utilizado na gestão da manutenção (software, sistema de planilhas?), o formato com que os registros serão lançados no sistema e o limite de atendimento para cada ordem de serviço. 13

14 A organização da manutenção IMPLANTAÇÃO É nessa etapa que o PCM começa realmente a ganhar corpo. Aqui é criado e estruturado o sistema de gerenciamento. Ele pode ser gerado especificamente para a empresa ou pode ser adquirido já pronto (a maioria dos softwares desenhados para PCM são customizáveis e permitem adequações para cada tipo de empresa e atividade). Após a estruturação do sistema, todos os dados colhidos nas etapas anteriores são lançados na ferramenta e, a partir da análise dos dados já existentes, são determinados e criados os indicadores de desempenho para o acompanhamento das manutenções. 14

15 A DEFINIÇÃO DE ATIVIDADES

16 A definição de atividades Uma das principais vantagens de se investir na estruturação do PCM em uma organização é que, depois de implementado o sistema, a definição das atividades relacionadas à manutenção passa a ser realizada de maneira extremamente ágil e certeira pelo programa. Confira nos tópicos abaixo de que maneira o PCM atua no planejamento da manutenção e na definição das atividades: ELABORAÇÃO DO CRONOGRAMA DE MANUTENÇÃO Por meio dos dados relacionados ao número, tipo e estado de conservação das máquinas e equipamentos da empresa, é elaborado um cronograma de manutenções, sejam elas preditivas ou preventivas. Aqui são levados em consideração 16

17 A definição de atividades as prioridades, o tempo entre uma manutenção e outra, entre outros fatores. Obviamente, o planejamento do cronograma pode ser alterado a qualquer momento, sempre que surgir a necessidade de alguma manutenção não prevista. PROGRAMAÇÃO DAS ATIVIDADES JUNTO À ÁREA OPERACIONAL Com o cronograma estabelecido, é essencial programar as atividades de parada junto à área operacional. Aqui, mais uma vez, o PCM se mostra como uma ferramenta extremamente poderosa, já que, por meio da padronização correta proporcionada pelo sistema, o cumprimento de prazos e execução de serviços em tempo hábil se torna uma realidade. PLANEJAMENTO DOS RECURSOS NECESSÁRIOS Como o sistema de PCM conecta as áreas de manutenção, produção e estoque/almoxarifado, é possível planejar os recursos necessários para as manutenções de maneira muito mais rápida e organizada. É possível saber com antecedência a necessidade de compra de peças de reposição em falta no estoque, por exemplo, evitando que manutenções já planejadas sejam inviabilizadas por falta de recursos. 17

18 A definição de atividades PADRONIZAÇÃO E INSTRUÇÃO DAS ATIVIDADES A SEREM REALIZADAS Hoje em dia, muito mais do que manutenções preventivas, preditivas e corretivas, o setor de manutenção é também o principal agente na obtenção e elevação da qualidade dentro de uma empresa. A padronização e a parametrização dos processos e atividades a serem realizadas feitas pelo PCM têm um papel fundamental nessa questão. Por meio da padronização dos processos de manutenção é possível, além de elevar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela empresa, facilitar a vida dos manutentores e gestores do setor, diminuir de maneira significativa as falhas, erros e equívocos e ainda contribuir de forma direta na adequação da companhia a normas nacionais e internacionais. ACOMPANHAMENTO DA MANUTENÇÃO Não basta apenas criar um cronograma e planejamento de manutenção, é preciso também acompanhar cada processo de perto, certo? Um sistema PCM prevê esse acompanhamento da manutenção, e por meio de alertas e geração de ordens de serviço o programa indica o momento exato de executar cada manutenção. 18

19 A definição de atividades VERIFICAÇÃO E ACOMPANHAMENTO DOS RESULTADOS Provavelmente, esse item seja o mais importante e o que mais vantagens estratégicas traz para uma companhia após a implantação e estruturação do PCM. É claro que os demais pontos acima citados são imprescindíveis quando o assunto é busca de qualidade e ganho de produtividade. Entretanto, para saber, de fato, se todos os processos e cronogramas estão alinhados e realmente trazendo vantagens para a corporação, é essencial verificar e acompanhar os resultados, certo? 19

20 A definição de atividades Qual o custo de manutenção por máquina/setor/tipo de manutenção? Qual o consumo de peças? Quantas manutenções preditivas, corretivas, preventivas e calibrações são executadas periodicamente? A mão de obra está sendo bem aplicada? O quanto as paradas têm interferido na produção? Essas são apenas algumas das perguntas estratégicas, imprescindíveis para uma boa gestão dos processos de manutenção de uma companhia. As respostas para essas questões permitem uma melhoria das tomadas de decisões e, consequentemente, a melhora constante dos indicadores do PCM. A boa notícia, é que com a implantação de um sistema, a extração desses dados e indicadores, bem como a geração de relatórios, tabelas e gráficos se torna rápida, fácil e intuitiva. É justamente o oposto do que ocorre quando os controles são feitos de maneira manual, em papel ou planilhas, de onde é praticamente impossível obter essas respostas. 20

21 CONCLUSÃO

22 Conclusão Atualmente, os processos de manutenção e, principalmente, a boa gestão desses processos por meio do PCM, desempenham uma função estratégica dentro das empresas. Por meio dos registros das atividades realizadas e da análise minuciosa de seus resultados, os programas auxiliam diretamente os gestores na tomada de decisões. Ademais, a padronização e o controle dos processos de manutenção alcançadas por meio da implementação desse sistema agem como personagens principais na elevação da qualidade dos serviços e produtos oferecidos pela empresa. E quando se fala em um mercado altamente competitivo, como o atual, isso torna-se um diferencial altamente significativo para qualquer companhia. 22

23 Conclusão Apesar de tudo isso, o investimento nesse setor ainda é bastante modesto. E foi justamente para esclarecer a importância e o papel fundamental do investimento na estruturação do PCM em uma organização é que escrevemos esse e-book. Aqui, você teve acesso a um guia completo para estruturar o PCM de sua organização. Abordamos questões extremamente relevantes sobre o assunto, como as principais funções e benefícios desse sistema, a importância e os passos necessários para organizar a manutenção e como é realizada a definição das atividades a partir da implementação do PCM. Esperamos que este e-book tenha atingido o seu objetivo e que tenha sido útil para você. E agora que você já sabe as principais informações necessárias à estruturação de um sistema PCM, mãos à obra! Busque um sistema customizável, que possa alinhar-se aos processos produtivos de sua companhia, e coloque em funcionamento o quanto antes! Acredite, você e sua empresa colherão os frutos dessas ações muito antes do que você imagina! 23

24 A empresa Engecompany desenvolve o Engeman, ferramenta de planejamento e controle de manutenção e serviços. Flexível, essa ferramenta se adapta aos mais diversos portes e segmentos de empresa como, por exemplo, indústria, construção civil, prestadores de serviços, etc. A equipe é composta por engenheiros, profissionais de tecnologia da informação (Microsoft Certified), além de profissionais de comunicação e gestão, todos devidamente qualificados e com grande expertise em suas áreas de atuação para garantir a excelência no atendimento aos clientes. E por falar em clientes, vale ressaltar que após 20 anos no mercado, a empresa possui hoje mais de clientes de diversos segmentos e portes.