MANUAL DE OPERAÇÃO. Atendimento

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1 MANUAL DE OPERAÇÃO Atendimento

2 MAPEAMENTO DE PROCESSO SETOR DE ATENDIMENTO 2

3 Sumário Macro fluxo de Atendimento...05 Fluxograma Atendimento...07 Unidade 1 Identificação de módulo no Assessor, identificação da empresa, análise de status do atendimento, identificação do tipo de contrato, identificação da franquia de contrato...09 Unidade 2 Alternativa de busca de empresa, cadastramento de contrato particular...16 Unidade 3 Identificação do tipo de atendimento, busca e cadastramento do funcionário, identificação de setor e função, atendimento aberto...24 Unidade 4 Definição de senha, impressão do roteiro de atendimento, impressão da ficha de audiometria...34 Unidade 5 Identificação de franquia e local do exame, identificação de credenciado a ser pago, impressão de guia de exames complementares...39 Unidade 6 Alteração do status do exame, impressão do ASO, fechamento...44 Unidade 7 Arquivo

4 MACRO FLUXO DE ATENDIMENTO 4

5 Início Identificação da Empresa Preenchimento do prontuário pelo paciente Abertura do atendimento no sistema Impressão de roteiro e guias de exames Realização dos exames através da enfermagem Prontuário com exames são entregues ao médico Paciente é examinado e liberado com ASO Digitalização do ASO e arquivamento do prontuário Fim 5

6 FLUXOGRAMA DE ATENDIMENTO 6

7 7

8 TELAS E RECURSOS UTILIZADOS 8

9 Unidade 1 Identificação de módulo no Assessor Identificação da Empresa Análise de Status do atendimento Identificação do Tipo de Contrato Identificação da Franquia de Contrato 9

10 ASSESSOR GIMOST 1. Para realizar os atendimentos, utilizamos o GIMOST (Gestão Integrada de Medicina e Segurança do Trabalho), um programa desenvolvido pela MedNet. O primeiro passo é clicar no ícone que deverá estar disponível na área de trabalho do computador, depois informar sua senha de acesso. (figura 1.1) Informar Login e Senha e clicar em Ok ; Figura

11 2. Os módulos são disponibilizados aos colaboradores conforme a necessidade de cada departamento. Aqui será utilizado o módulo de Atendimento. (figura 2.1) Figura Na tela inicial haverá um filtro para localizar um atendimento já existente. Caso a intenção seja a abertura de um novo, clicar em Atendimento. (figura 3.1); Figura

12 4. A tela de atendimento é inicializada com data atual já preenchida, podendo ser alterada conforme a necessidade. Os procedimentos de abertura de atendimento são realizados da seguinte forma: a) Clicar em Incluir para ser direcionado para o próximo passo (figura 4.1); Figura

13 b) Na tela seguinte, informar o nome da empresa ou CNPJ no campo Descrição e fazer a busca no banco de dados (figura 4.2) Figura 4.2 c) Identificadas Empresa e Unidade/Filial, clicar em buscar (figura 4.3) Figura

14 Para possibilitar a inserção do atendimento no sistema, o Status da empresa (figura 4.3) deverá estar Operacional, caso contrário não será possível dar prosseguimento. Os tipos e definições de status são Operacional, Ativo, Inativo, Bloqueado e Cancelado: Operacional - este Status define que o atendimento para a referida empresa está pronto para ser realizado e não existe nenhum tipo de pendência; Ativo - refere-se a contratos novos que ainda aguardam uma regularização de documentação. Nestes casos entrar em contato com o SAC e proceder mediante orientação recebida, reservando o atendimento até o Status passar a Operacional; Inativo - normalmente significa que existe algum débito em aberto da referida empresa. Devemos entrar em contato com nosso setor Financeiro que irá confirmar o motivo e qual o procedimento a ser adotado; Bloqueado - significa que o contrato da empresa está suspenso momentaneamente. O procedimento é comunicar ao setor de contratos que irá passar as devidas orientações. Cancelado - É atribuído o Status cancelado, quando for encerrada a parceria por expiração do contrato ou por solicitação formalizada de um dos lados. O procedimento neste caso também será de comunicar ao setor de contratos que irá passar as devidas orientações. 14

15 Após analisar o status da empresa, deverá ser observado o Tipo de Contrato (figura 4.3) para a abertura do atendimento. Os tipos de contrato são Padrão Mednet, Prestador, Particular e Exame Avulso. Padrão Mednet - para atendimentos em que a empresa possua Contratos PPRA/PCMSO com a Mednet; Prestador - na sua maioria são atendimentos referentes à contratos de prestação de serviços através de outras medicinas ocupacionais credenciadas; Particular - São atendimentos em que a empresa não possui contrato com a Mednet, portanto o pagamento dos exames é efetuado à vista; Exame Avulso - São atendimentos em que a empresa possui um contrato avulso, onde o pagamento dos exames é efetuado através de faturamento mensal. Ainda na tela representada pela figura 4.3, deverá ser observada se a Franquia de contrato está correta. As franquias correspondem às unidades Mednet em que os contratos foram firmados. 15

16 Unidade 2 Alternativa de busca de empresa; Cadastramento de contrato Particular 16

17 Caso a empresa não seja localizada no sistema conforme as buscas citadas anteriormente, devemos utilizar os procedimentos que serão explicados a seguir. Esta busca se faz necessária para evitar o cadastramento de uma empresa em duplicidade ou que seja alguma unidade de um prestador. 5. Na tela inicial, clicar em Menu, em seguida na opção Empresa/Unidade Dados (figura 5.1) ; Figura 5.1 Em seguida clicar em Franquia de Contrato, depois informar o CNPJ ou nome da empresa (figura 5.2); 17

18 Figura 5.2 Observar se a empresa consultada não é uma unidade de algum Prestador (figura 5.3); Figura

19 Caso após realizar todos estes procedimentos a empresa ainda não for localizada, significa que a mesma não consta em nosso cadastro em nenhum tipo de contrato. Deste modo será necessário cadastrá-la, abrindo um contrato Particular, conforme veremos a seguir: De volta à tela de Atendimento, clicar em Empresa/Unidade (figura 5.4); Figura 5.4 Na tela seguinte clicar em incluir (figura 5.5); 19

20 Figura 5.5 Depois informar o CNPJ da empresa e clicar no botão Consultar CNPJ (figura 5.6); Figura

21 Em seguida digitar os caracteres da imagem e clicar em Consultar (figura 5.7); Figura 5.7 Confirmar os dados importados do site da Receita Federal e clicar Ok (figura 5.8); Figura

22 Agora informar a Inscrição Estadual e demais campos em branco, finalizando com Ok (figura 5.9); Obs: Para obter a I.E. consultar o site utilizando o CNPJ. Figura 5.9 Ao retornar nesta tela com o nome já cadastrado, clicar em Ok (figura 5.10); Figura

23 Voltando à tela inicial de atendimento (figura 4.1), clicar em Franquia de Contrato, e informar em qual franquia o contrato foi inserido, depois clicar em Contrato Particular ; conferir e aceitar os pedidos de confirmação que irão surgir na tela. Realizados estes procedimentos, a empresa estará cadastrada em nosso sistema para a devida realização do atendimento (PARTICULAR). 23

24 Unidade 3 Identificação do Tipo de Atendimento Busca e cadastramento do funcionário Identificação de Setor e Função Atendimento aberto 24

25 6. Depois da localização da empresa, será direcionado a próxima tela (figura 6.1) para dar continuidade à abertura do atendimento, onde deverá ser escolhido o Tipo de Atendimento clicando na seta lateral; Figura 6.1 Depois clicar em Funcionário para ser direcionado (figura 6.2); Figura

26 Depois digitar o nome do funcionário ou RG e clicar em Buscar. Após localizá-lo, clicar Ok (figura 6.3); Figura 6.3 Importante ressaltar que, caso não encontre o funcionário, buscar as alternativas de escrita (ex: Luiz ou Luis, Souza ou Sousa, etc), para evitar duplicidade de cadastro. Outra opção é localizar o funcionário através do RG (sem pontos) ou nº de passaporte. Caso persista a dificuldade de localização, confirmar os dados do funcionário. Se o funcionário não for encontrado no cadastro da empresa após estas tentativas, seguir os seguintes passos visando encontrá-lo em nosso Cadastro Único (Banco de dados do Grupo Mednet): Ainda na tela de consulta (figura 6.3), copiar o nome ou RG e clicar em Incluir ; 26

27 Colar o nome do funcionário e clicar em Buscar (figura 6.4); Figura 6.4 Caso seja encontrado o funcionário em nosso banco de dados, clicar em Ok, caso contrário, certamente este funcionário nunca esteve na MedNet, sendo assim ele deverá ser cadastrado da seguinte forma: Na tela representada pela figura 6.4 informar o nome do colaborador e depois clicar em Incluir. O sistema irá direcionar à uma janela onde será necessário preencher os campos em branco (figura 6.5); Figura

28 Importante: Caso o funcionário não esteja com o CPF, e não tenha como informá-lo, entrar em contato com o SAC, para que solicite à empresa e possibilite a continuidade do cadastro, pois sem esta informação não será possível a abertura do atendimento. Após o cadastramento dos dados do colaborador, o sistema irá retornar à tela representada pela figura 6.4, onde deverá ser dado Ok para exibição da próxima tela (figura 6.6) onde deverá ser preenchido a Data de Admissão (atual) e Setor/Função ; Figura 6.6 Na seqüência clicar sobre o Setor/Função correspondente ao funcionário e clicar Ok (figura 6.7); 28

29 Figura 6.7 Caso o quadro de Setor e Função esteja em branco, deverão ser observados alguns pontos: 1 - Verificar junto ao setor de Segurança se a empresa possui contrato de PPRA com a MedNet, desta forma deverá ser solicitado ao técnico um adendo de função, que será inserida no quadro pelo setor; 2 Caso a empresa não possua contrato de PPRA com a MedNet, então deverá ser informado ao SAC que, por sua vez, irá entrar em contato com a empresa para buscar a informação; se o retorno for breve, dar continuidade ao atendimento após a inserção da função no quadro, do contrário o SAC deverá orientar sobre qual procedimento a ser tomado (formalizar por até o final do dia); 3 Quando o atendimento for particular, ou seja, se a empresa não tiver contrato de PPRA/PCMSO com a Mednet, o quadro de funções também será exibido em branco, então será necessário buscar o Setor e Função informados pelo colaborador e/ou empresa em nosso banco de dados da seguinte forma: 29

30 Ainda no quadro de Setor/Função, Clicar em Adendo, depois em Setor (figura 6.8); Figura 6.8 Digitar o Setor informado pelo colaborador ou empresa em Descrição, encontrá-lo na lista e clicar Ok, conforme a figura 6.9; Figura

31 De volta ao quadro de Setor/Função (figura 6.8), clicar em Função para ser direcionado ao menu de funções (figura 6.10), onde deverá ser escolhida a função informada e clicar em Ok ; Figura 6.10 Na seqüência o sistema irá retornar ao quadro de Setor/Função (figura 6.8) com as informações preenchidas, onde deverá ser clicado em Ok ; Continuando a seqüência irá retornar à janela de dados (figura 6.5) onde deverão ser confirmadas as informações e clicar novamente em Ok. Neste momento retorna-se à tela representada pela figura 6.2, onde o próximo passo será informar o nome do médico examinador, que deverá ser identificado na listagem aberta em seguida, retornando com Ok após localizá-lo; 31

32 Conferir se todos os dados foram preenchidos corretamente e se não existe nenhuma orientação no campo Instruções (figura 6.11). Clicar Ok e em seguida concordar com as janelas de confirmação que irão surgir; Figura 6.11 Após estas confirmações o atendimento estará aberto e será redirecionado à tela inicial de atendimento (figura 4.1), onde deverão ser adotados os seguintes passos: 1 Especificar a Franquia de Contrato do atendimento aberto; 2 Localizar o nome do colaborador; 3 Depois, na tela inicial de atendimento, clicar em Buscar Feito isto, será apresentado o atendimento com várias informações, conforme pode ser visualizado na figura 6.12, onde temos as seguintes definições: 32

33 Figura 6.12 Na linha superior são exibidos código de atendimento, login de abertura, nome do colaborador, data, tipo de atendimento e demais dados do cadastramento realizado; Caso desejar visualizar todos os atendimentos abertos de um único colaborador, basta deixar em branco o Código de Atendimento, as datas Inicial/Final e Somente Abertos e clicar em Buscar ; No centro da tela estão os exames que o sistema inclui automaticamente mediante a validade e conforme especificado no PCMSO (PADRÃO MEDNET), exposto no canto inferior esquerdo; No caso de PRESTADORES a definição dos exames é realizada através de guia de encaminhamento ou PCMSO virtual; No canto inferior direito são informados os últimos exames realizados pelo funcionário; Os exames PARTICULARES são realizados mediante a solicitação da empresa, independente de guia, e no quadro Exames solicitados pelo PCMSO não existe informação, já que a empresa não possui contrato desta natureza. 33

34 Unidade 4 Definição de Senha Impressão do Roteiro de Atendimento Impressão da ficha de audiometria 34

35 7. Para controle do atendimento, os colaboradores devem receber uma Senha na recepção. O número da senha sempre deve ser informado ao sistema adotando os seguintes passos: a) Clicar com o botão direito do mouse sobre o nome e, em seguida, clicar em Definir Senha, ou F3 (figura 7.1); Figura 7.1 b) Digitar o nº da senha do colaborador e clicar Ok (figura 7.2); Figura

36 8. Depois será necessário imprimir duas vias do Roteiro de Atendimento, sendo: 1ª via - Deverá ser entregue ao funcionário, que deverá ser orientado para devolvê-la na recepção antes de ir embora (após concluir todos exames e passar pelo médico); 2ª via - Deverá ser anexada ao prontuário, devidamente assinada pelo funcionário, nos casos em que o mesmo tiver que realizar exames através da Brasil Telemedicina (ECG e EEG). Obs: Caso não sejam realizados exames por esta credenciada, não será necessária a utilização da 2ª via. Para imprimir o roteiro, clicar com o botão direito do mouse sobre o nome, imprimir e Roteiro de Atendimento, ou F4 (figura 8.1); Figura

37 Em seguida serão apresentadas as telas de impressão onde deverão ser dados os comandos indicados pelas setas (figuras 8.2 e 8.3); Figura 8.2 Figura O próximo passo será a impressão da ficha de audiometria (caso o exame seja solicitado no atendimento); Para a impressão deverá proceder da seguinte forma: Clicar com o botão direito do mouse sobre o nome, Imprimir e Ficha de Audiometria, ou clicar F6 (figura 9.1), e dar seqüência à impressão; Figura

38 Antes de imprimir as guias para realização dos demais exames, serão necessárias algumas operações conforme veremos na próxima unidade. 38

39 Unidade 5 Identificação de franquia e local do exame Identificação de Credenciado a ser pago Impressão de guia de exames complementares 39

40 10. Para identificação da Franquia e Local do exame a ser realizado, clicar com o botão direito do mouse sobre o exame e escolher a opção Alterar, conforme a figura 10.1; Figura 10.1 Em seguida conferir a data, que deve ser a data do dia da coleta e realização do exame, alterando caso seja necessário (figura 10.2); Figura

41 Depois informar o local (cidade) e a franquia de onde está sendo realizado o atendimento (figura 10.2); O próximo passo é informar o credenciado (para quem será pago) o exame realizado (figura 10.2); Na próxima tela digitar o nome, escolher o credenciado e clicar Ok, conforme a figura 10.3 abaixo (neste exemplo será pago à MedNet devido ao exame estar sendo realizado em nossa própria clínica); Figura 10.3 Este procedimento deverá ser repetido em todos os exames, porém antes de alterar o Resultado (figura 10.2), é preciso imprimir as guias de exames complementares, portanto clicar Ok neste momento. 41

42 11. Para a impressão das guias de exames complementares, clicar com o botão direito do mouse sobre o nome do funcionário, Imprimir e Guia de Exame, ou F7 (figura 11.1); Figura 11.1 Clicar no ícone da impressora conforme figura 11.2 (para cada credenciado é emitida uma guia); Figura

43 As guias dos exames que são realizados na própria unidade Mednet, devem ser entregues à enfermagem. Já os exames realizados em clínicas externas, devem ser entregues aos funcionários para realização posterior. 43

44 Unidade 6 Alteração do status do exame Impressão do ASO Fechamento 44

45 Neste momento, os exames realizados na própria Unidade, cujos resultados são emitidos no mesmo dia, já poderão ter seu status alterado para fins de faturamento; Já os exames realizados por clínicas credenciadas, em que os resultados serão enviados posteriormente, terão a alteração de status na ocasião; 12. Para alterar o status (resultado) do exame, proceder da seguinte forma: Clicar com o botão direito do mouse sobre o exame, depois Alterar (figura 12.1); Figura 12.1 Em seguida colocar o resultado conforme a definição do laudo expedido pelo laboratório que analisou o exame (figura 12.2); 45

46 Figura 12.2 Após confirmar a operação, o exame irá aparecer com o status informado, sendo neste exemplo Normal, conforme a figura 12.3 abaixo: Figura

47 Atenção: É importante ressaltar que a mudança de status deve ser realizada individualmente conforme o resultado do exame for emitido, para evitar atraso no faturamento. Outro ponto a ser observado é que no momento da abertura dos atendimentos, deve ser alterado o status para Normal dos exames que têm seus laudos expedidos no mesmo dia (acuidade visual, espirometria, audiometria, exame clínico, etc) para que seja possível a impressão do ASO. Para o atendimento que possua exames complementares (externos), manter o exame com status Aguardando. A alteração para o status Normal só pode ser revertida pelo gestor, portanto é necessário atenção para esta operação. Para os exames que eventualmente apresentarem alguma alteração, comunicar formalmente ao SAC que, por sua vez irá informar a empresa, e só alterar após a devida repetição do mesmo, com autorização da empresa. Para poder imprimir o Atestado (ASO), nenhum exame pode estar com o status Aguardando, ou seja, todos os exames do atendimento devem estar com os status adequados. Para a impressão do atestado, clicar sobre o nome do colaborador com o botão direito do mouse e escolher Imprimir ASO ou F2 e proceder com os comandos de impressão (figura 12.4); O sistema está configurado para emitir 3 vias do ASO, sendo a primeira via do funcionário, a segunda via é entregue à empresa e a terceira via deve ficar anexada ao prontuário do colaborador para fins de arquivamento. 47

48 Figura 12.4 Após confirmar a impressão do ASO, será exibido um flag automaticamente, conforme a figura 12.5; Figura

49 Os flags de Fechamento e Arquivo irão surgir à medida que estes procedimentos sejam realizados, conforme veremos na seqüência. 13. Com o prontuário e sua respectiva via do ASO assinada, o passo seguinte será o de Fechamento do atendimento, como veremos a seguir: Após localizar o atendimento, clicar sobre o nome em seguida clicar em Fechar Atendimento ou F10 (figura 13.1); Figura 13.1 Confirmar as janelas seguintes (figura 13.2) na certeza de execução, para evitar uma correção desnecessária posteriormente, tendo em vista que esta operação somente poderá ser revertida pelo Gestor do departamento, além disso, após este comando não será mais possível imprimir o ASO. Figura

50 Obs: como existe um flag em Somente Aberto(s) no momento da consulta do atendimento (observar figura 13.1), ao realizar o fechamento, o atendimento irá desaparecer da tela, sendo que, caso queira revê-lo deverá clicar em cima do flag para removê-lo e clicar em Buscar. Neste momento os ASOs devem ser digitalizados em um programa específico (GED Gestão Eletrônica de Documentos), para disponibilização antecipada às empresas. Após esta operação o prontuário deverá ser entregue no final do dia ao setor de Arquivo, que por sua vez irá providenciar o devido arquivamento do atendimento, conforme será apresentado na próxima unidade. 50

51 Unidade 7 Arquivo 51

52 Antes de iniciar o arquivamento dos prontuários, separar aqueles que pertencem a contratos de outras franquias, para que sejam encaminhados e arquivados nas respectivas unidades, isolando apenas aqueles de contratos próprios. 14. Para arquivar os prontuários de atendimentos finalizados, utilizar o módulo de Arquivo (figura 14.1); Figura

53 Na tela seguinte clicar em Atendimento (figura 14.2); Figura 14.2 Informar o código do atendimento a ser arquivado, em seguida buscar (figura 14.3); Figura

54 Confirmar as informações do atendimento e clicar em arquivar (figura 14.4); Figura 14.4 Informar o nome de sua franquia ou local onde serão arquivados os prontuários e clicar Ok, conforme a figura 14.5 abaixo; Figura

55 Conclua as janelas de confirmação, então surgirá o flag da informação do arquivamento, visível também no módulo de Atendimento (figura 14.6 abaixo); Figura 14.6 Realizar este procedimento para todos os atendimentos que forem arquivados no dia, para em seguida emitir o Relatório de Arquivo - RDA. Retornando à tela inicial de arquivamento (figura 14.2), clicar em RDA, e depois informar a franquia do contrato dos atendimentos arquivados (figura 14.7); Figura

56 Em seguida informar o local do arquivamento, sendo na maioria das vezes o nome da própria unidade, depois clicar em imprimir (figura 14.8); Figura 14.8 Conferir as informações e em seguida proceder com a impressão (figura 14.9); Figura 14.9 O RDA deverá ser anexado aos prontuários após a devida conferência de cada nome. 56

57 Por fim, armazenar cada grupo de documentos em caixa apropriada, identificando com as datas de arquivamentos. Importante: O controle de documentos arquivados e desarquivados deve ser centralizado em um único responsável, visando evitar transtornos futuros por falta de localização de documentos, além de possíveis despesas desnecessárias. Este treinamento tem por finalidade proporcionar um conhecimento básico de todo o processo de atendimento, entretanto existem particularidades que irão surgir no dia-a-dia. As eventuais dúvidas deverão ser esclarecidas com os gestores do Atendimento, ou com o SAF. 57