Manual de Cadastro de Instituições de Ensino. MPE Meia Passagem Estudantil

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1 Manual de Cadastro de Instituições de Ensino MPE

2 1. OBJETIVO ETAPAS Acesso ao Portal para cadastro Alteração de d Senha Envio dos documentos obrigatórios pelo portal Documentos Necessários Impressão da Declaração de Cadastro Anexar documentos ao cadastro através do portal Cadastrar estudantes Cadastro manual de estudantes Importação de estudantes OBSERVAÇÕES IMPORTANTES ANEXO I - Layout Arquivo para Importação de Estudantes

3 1. OBJETIVO Este documento tem como objetivo orientar as Instituições de Ensino quanto ao seu cadastro no Portal Escola da CCR Metrô Bahia e garantir aos alunos matriculados o acesso ao benefício da. Nos itens a seguir estão detalhadas todas as etapas necessárias para a realização desse cadastramento. É importante ressaltar que todas as etapas devem ser cumpridas rigorosamente como descritas para que o processo seja concluído com sucesso. 2. ETAPAS 3.1. Acesso ao Portal para cadastro Acessar o site e clicar em Tarifas e Cartões. Dentro da seção LINKS, clicar em Instituições de Ensino, onde aparecerá o link para a realização do cadastro. Figura 1 Ao clicar em Clique Aqui aparecerá a tela da Figura 2 para que o cadastro seja realizado. 3

4 Figura 2 O portal redirecionará para a página de cadastro da instituição de ensino. Nessa página estão todas as informações que precisam ser preenchidas para que o cadastro seja realizado com sucesso. Os campos que possuem um * (asterisco) ao lado do título não podem ficar em branco (ver figura 2). Após o preenchimento das informações, clicar no botão Salvar para enviar as informações à CCR Metrô Bahia. Figura 3 4

5 Um será enviado para os endereços de informados no cadastro, tanto do Contato quanto do Representante Legal, contendo o Login e a Senha para primeiro acesso ao Portal. Neste também constarão as informações cadastradas para conferência e as instruções para o próximo passo Alteração de Senha Ao receber o Login e a Senha, é importante que a instituição de ensino entre no portal utilizando essas informações e altere a sua senha para uma definitiva e de melhor memorização. A nova senha deve ter no mínimo 6 caracteres e atender aos requisitos de complexidade: ter letras (pelo menos 1 maiúscula e 1 minúscula) + pelo menos 1 número + pelo menos 1 caracter especial: ex: _, +, * ). Para alterar a senha, acessar o Portal Escola, escolher a opção Principal > Alterar Senha e digitar a nova senha de acordo com as regras citadas no item anterior. Figura 4 5

6 3.3. Envio dos documentos obrigatórios pelo portal Documentos Necessários Todos os documentos relacionados abaixo deverão ser digitalizados e enviados ao Metrô Bahia através do Portal Escola. Ensino fundamental e médio Carteira do Diretor na validade ou contrato social/estatuto ou procuração concedendo poderes de representação perante terceiros; Documento de identidade e CPF do representante legal; Autorização de Funcionamento Secretaria de Educação e Cultura (SEC) ou Conselho Estadual de Educação (CEE); CNPJ da Instituição; Comprovante de endereço recente referente ao local efetivo de funcionamento; Declaração de Cadastro de Instituição de Ensino emitida através do site assinada pelo representante legal com firma reconhecida Ensino Superior Diário Oficial ou Ata de Eleição do representante legal ou contrato social/estatuto ou procuração concedendo poderes de representação perante terceiros; Documento de identidade e CPF do representante legal; Autorização de Funcionamento - MEC; CNPJ da Instituição; Comprovante de endereço recente referente ao local efetivo de funcionamento; Declaração de Cadastro de Instituição de Ensino emitida através do site assinada pelo representante legal com firma reconhecida 6

7 Impressão da Declaração de Cadastro Para imprimir a declaração de cadastro, um dos documentos obrigatórios para a confirmação do cadastro, a Instituição de Ensino deve acessar o Porta Escola com o seu login e a sua senha, clicar em Principal > Informações da Escola e ao abrir a página com as informações da escola, clicar no botão Imprimir Declaração de Cadastro. Figura 5 Essa declaração deverá ser assinada pelo representante legal, digitalizada e enviada junto com os outros documentos para a CCR Metrô Bahia através do portal Anexar documentos ao cadastro através do portal Após a obtenção de todos os documentos necessários ao cadastro, a Instituição de Ensino deverá enviá-los à CCR Metrô Bahia acessando a opção Principal > Informações da Escola do Portal Escola. Ao aparecer as informações da instituição, clicar no botão Adicionar Arquivos da seção Gestão de Documentos, localizada no final da página. 7

8 Figura 6 Ao abrir a página para a seleção dos documentos, clicar em Escolher Arquivos e selecionar os arquivos que deverão ser anexados ao cadastro. Figura 7 Os documentos selecionados serão anexados ao cadastro da Instituição de Ensino. Estes documentos serão analisados pela CCR Metrô Bahia e, se estiverem de acordo, um será enviado, em um prazo máximo de 15 dias, informando que a escola já está habilitada para cadastrar os estudantes Cadastrar estudantes Existem duas formas de se incluir os alunos da Instituição de Ensino no Portal Escola: através da inclusão manual (digitação) de cada estudante no Cadastro de Estudante ou através da importação de um arquivo texto que deve seguir o layout disponibilizado também no portal. A seguir as duas opções serão detalhadas. 8

9 Cadastro manual de estudantes Para cadastrar cada estudante matriculado, a Instituição de Ensino deverá acessar o Portal Escola, escolher a opção Cadastro > Estudante e, na página de Cadastro - Estudante, clicar em Adicionar Estudante para abrir a página onde deverão ser digitadas as informações. Figura 8 Assim como no cadastro da Instituição, na página de Informações do estudante os campos obrigatórios estão com um * (asterisco) ao lado do nome. Os campos referentes à certidão de nascimento, apesar de possuírem o asterisco, deixam de ser obrigatórios se ao menos um dos outros documentos for informado (RG ou CPF). Só será aceito o estudante que possuir pelo menos um destes documentos cadastrado. 9

10 Figura Importação de estudantes Para utilizar o processo de importação de estudantes, a Instituição de Ensino deverá gerar um arquivo texto com as informações dos estudantes matriculados seguindo o layout que se encontra na página do Cadastro de Estudantes. Para acessar o layout deverá escolher a opção Cadastro > Estudante e clicar em Importar Estudantes. Figura 1 1

11 Ao abrir a página de Importação de Estudantes, clicar em Escolher Arquivo e selecionar o arquivo que contém a lista de estudantes que será importada. Escolhido o arquivo, clicar em Importar Estudantes para iniciar o processo de importação (Figura 1). O resultado da importação será mostrado na seção Dados da Importação quando o processo for concluído, informando quais os estudantes que foram importados e quais tiveram problemas de cadastro (Figura 11). Figura 11 Figura 12 11

12 4. OBSERVAÇÕES IMPORTANTES As Instituições de Ensino que possuírem filiais, deverão realizar todas as etapas do Item 3 para cada filial. As Instituições de Ensino que estiverem com Autorização de Funcionamento em trâmite deverão providenciar declaração junto aos órgãos competentes esclarecendo este fato. Essa declaração deverá ser digitalizada e anexada ao cadastro da escola junto com os outros documentos obrigatórios. A manutenção do cadastro de estudantes deve ser feita periodicamente pela Instituição de Ensino para evitar que alunos novos fiquem sem beneficio ou que ex-alunos tenham benefícios indevidos. As Instituições de Ensino que trabalham com períodos semestrais, nos meses de Maio e Setembro de cada ano, deverão atualizar o cadastro de estudantes de forma completa para o semestre seguinte. É facultado à CCR Metrô Bahia efetuar avaliações periódicas do cadastro dos alunos junto às Instituições de Ensino para coibir o mau uso do benefício. Em caso de dúvidas, enviar para ou entrar em contato pelo telefone (71)

13 ANEXO I - Layout Arquivo para Importação de Estudantes OBS: Ver tabela de Tipo de Logradouro na próxima página para preenchimento do campo TIPO_LOGRADOURO do layout. 13

14 TABELA TIPO DE LOGRADOURO Código Logradouro 1 RUA 2 AVENIDA 3 RODOVIA 4 ESTRADA 5 BR 6 LARGO 7 PRACA 8 TRAVESSA 9 OUTROS 14

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