Sistema Web Para Gerenciamento Eletrônico de Documentos da Gestão da Qualidade

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1 Sistema Web Para Gerenciamento Eletrônico de Documentos da Gestão da Qualidade Cesar Renato M. de Alvarenga Professor Orientador: Luiz Gustavo Galves Mählmann Universidade Luterana do Brasil (Ulbra) Sistemas de Informação Campus Guaíba BR116, 5724 Bairro Moradas da Colina CEP Guaíba RS Brasil. Resumo. Este artigo visa apresentar o projeto de desenvolvimento de um Sistema de Informação Web para automatizar o processo de gerenciamento de documentos da gestão da qualidade na empresa Inbrape Indústria Brasileira de Persianas Ltda. Permitindo um controle de versões de documentos que devem ser aprovados para serem visualizados, os mesmos obedecerão a um fluxo de aprovação (workflow), cuja configuração ocorre no sistema, além de um controle de acesso através de níveis de usuário cadastrados. Palavras Chave: Gerenciamento Eletrônico de Documentos; Sistemas de Informação; Workflow; Active Server Pages (ASP), Access, Internet, Web. 1. Sistema de Gestão da Qualidade O Sistema da Qualidade concedido às empresas obedecem à critérios estabelecidos pela família ISO 9001, focada na eficácia do sistema de gestão da qualidade e em atender os requisitos dos clientes [ABN99]. Para tanto, são avaliados tanto aspectos diretamente relacionados com os produtos ou serviços prestados pela mesma, quanto aspectos gerenciais como: política da qualidade, controle de aquisições, treinamentos e auditorias internas. A Inbrape Indústria Brasileira de Persianas Ltda., situada na cidade de Guaíba, é uma empresa do ramo têxtil, líder no setor de nãotecidos costurados e no segmento de persianas verticais. A empresa fornece matéria-prima para vários segmentos e múltiplas aplicações da indústria que vão desde o setor calçadista, automobilística, comércio, construção civil, vestuário, decorativo. [MAR02], [ABI01].

2 Seguindo sua política de qualidade, a Inbrape possui Certificado ISO 9001:2000 pela qualidade em produtos e serviços prestados. A certificação confere uma importante vantagem competitiva como fornecedor de nãotecidos industriais A ISO e a Certificação A ISO (International Organization for Standardization) cujo objetivo é promover o desenvolvimento de normas, testes e certificação para o comércio de bens e serviços [ISO01], o órgão responsável pela normalização técnica no país é a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), fornecendo a base necessária ao desenvolvimento tecnológico [ABN01]. As certificações são atividades executadas por um organismo independente da relação comercial com o objetivo de atestar publicamente, que determinado produto, processo ou serviço está em conformidade com os requisitos especificados. 1.2 Workflow Segundo USIRONO [USI03], no modelo Workflow as regras orientam o fluxo de informação. Pode ser definido como um processo de negócio, onde o termo Work possui um significado de trabalho. Já o termo Flow possui significado de fluxo, definido como uma seqüência de eventos ou roteamento de atividades. Ele mostra como o evento se move pela organização. Segundo NICOLAO [NIC96], [NIC98], USIRONO [USI03] MORO [MOR98], são identificados três tipos de workflow: Workflow Ad Hoc: não existe uma estrutura pré-definida para o processo, a estrutura pode ser modificada em tempo de execução. Caracteriza-se por envolver coordenação humana. Workflow Administrativo: envolve processos repetidos com regras de coordenação de tarefas simples, as tarefas são controladas por um processo de autorização. Workflow Produção: envolve processos de negócios repetitivos e previsíveis. Englobam um processamento de informações complexas, acesso a múltiplos sistemas de informação. Principais benefícios apontados pela utilização da tecnologia workflow no sistema proposto: Desnecessários deslocamentos com formulários preenchidos dentre departamentos;

3 Eliminação de formulários e arquivamento em papel; Redução do tempo de aprovação; Notificação ou cobrança automática dos envolvidos no caso de aprovação ou reprovação; Segurança no acesso. Devido ao fato de documentos do Sistema de Gestão da Qualidade, sofrerem processos de aprovação dentro da organização, faz-se necessária à aplicação de técnicas de workflow do tipo Administrativo que melhor se adapta à abordagem deste trabalho. 2. Desenvolvimento WEB Embora Sistemas Web tenham vários propósitos (informativo, funcional e entretenimento) necessitam ser baseados em princípios de engenharia, pois se trata do desenvolvimento de um produto complexo. O pré-requisito básico para qualquer projeto é o entendimento, sobre qual é a sua missão. A missão é utilizada para estabelecer metas, objetivos e tomar decisões, ou seja, para esclarecer qualquer dúvida que surgir durante o planejamento e a execução. Para a construção de aplicações web deve-se definir qual a tecnologia que será utilizada, desde a aplicação que irá servir as páginas, banco de dados e a linguagem para fazer a interface da aplicação com o usuário. 2.1 Sistemas de Informação Baseados em Internet Web-based Information System WIS [LIM98], [LIM98a], são principalmente utilizadas para comércio eletrônico, colaboração remota, ensino à distância e outros serviços através da internet.wis são projetados com a finalidade de executar tarefas específicas para o negócio da empresa e geralmente apresentam diferentes visões a diferentes níveis de usuários. Segundo CABRAL [CAB01], a internet vem sendo utilizada para muitas coisas:... desde ferramentas case até jogos, de sistemas de vendas a sistemas de informações corporativas e comerciais, de recuperação de documentos a suporte a dados groupware. Sistemas de Informação Baseados na Internet podem apresentar aspectos interessantes de Workflow. 3. Descrição dos Requisitos

4 A partir de estudos realizados, juntamente com o supervisor do setor de Garantia da Qualidade, foi constatada a necessidade de um método mais adequado para o gerenciamento dos documentos envolvidos com as normas de controle da Gestão da Qualidade. Por meio de estudos objetiva-se o resultado em uma solução informatizada através de um sistema web que automatize o processo atual, propiciando a todos os funcionários os seguintes benefícios: Automatização do processo de gerenciamento dos documentos; Controle de novas versões; Agilidade nas consultas; Impressão do material consultado; Maior agilidade no trâmite de aprovação de documentos; Flexibilidade de definição do fluxo de aprovação dos documentos; Controle das datas de revisões; Níveis de acesso por usuário. 3.1 Cenário Atual 1 - Os documentos são elaborados pelo supervisor da área envolvida, a ele cabe documentar todas as atividades desenvolvidas no seu setor; 2 - O Documento é então encaminhado ao Gerente do setor, que irá analisar o mesmo e aprovar sua versão; 3 - Por último o documento deve ser validado pela Central de Documentos (CEDOC), conforme Figura 1 Item 4, examinará: conteúdo, controle de versões, se está aprovado pelos responsáveis, entre outros; 4 - O mesmo aprovado, então, é colocado um carimbo nas cópias com a descrição: CÓPIA CONTROLADA INBRAPE. A cópia original vai permanecer em poder do CEDOC; 5 - Carimbadas, então, as cópias controladas são distribuídas para as respectivas áreas, recolhe-se às cópias antigas, conforme Figura 1.

5 Inicio Não Não Supervisor Elabora Documento Supervisor Aprova Documento? Sim Gerente Aprova Documento? Sim Não Central de Documentos Aprova? Pastas Documentos Sim Tira cópias, carimba e distribui para setores envolvidos FIM Figura 1 - Fluxo Documento 3.2 Dificuldades Apresentadas pelo Sistema Atual Após a realização de entrevistas com os profissionais envolvidos neste processo e análise de documentos existentes identificaram-se as seguintes dificuldades: O processo é realizado de forma manual e sem controle informatizado; Os documentos arquivados nas pastas são difíceis de ser consultado; Rotina de aprovação de documentos, muito estagnada na mão de pessoas; Documentos aprovados passam por diversas etapas para atualização de todas as pastas; Relativo gasto com cópias (papel, toner, máquina, mão-de-obra). 4. Modelagem A modelagem esta associada ao planejamento, e o planejamento é a etapa fundamental para elaboração de um sistema eficaz e seguro. A modelagem consiste em utilizar elementos gráficos e textuais, com a finalidade de construir modelos que representem as partes essenciais de um sistema, considerando os objetos envolvidos e a relação entre eles.

6 O desenvolvimento deste trabalho baseia-se na Modelagem para WIS [LIM98], [LIM98a]. Esta metodologia adapta e integra notações de outras ferramentas, para conseguir uma representação consistente e apropriada ao WIS. Desta metodologia utilizou-se os seguintes modelos e diagramas: Diagrama de Estrutura de Documento e Relacionamento (DEDR): Através da figura 2, temos uma visão geral da estrutura estática do sistema, apresenta os documentos e seus componentes, suas ligações, acesso à base de dados e elementos executáveis [LIM98], [LIM98a]. Início Mostra Senha Cabeçalho Rodapé Principal Esqueci Senha Data/Hora Logotipo Rodapé Login Login e Acesso Usuário Acesso Principal Principal Figura 2 - DEDR Página Inicial Diagrama Navegacional (DN): Através da figura 3 podemos acompanhar a navegação do usuário pelos documentos, acessos à base de dados e operações realizadas na transação [LIM98], [LIM98a]. 1 - Entrada Usuário 2 - Informa Nome e Senha do Usuário Index 3 - Válida Nome e Senha do Usuário Usuário Se Login OK, Carrega Página conforme tipo acesso 4 - Verifica Níveis de Acesso Acesso 5 - Carrega Página Supervisor Figura 3 - DN Página Inicial Diagrama de Transação (DT): Através da figura 4, podemos acompanhar as funcionalidades do sistema através da interação com seus documentos, que disparam as

7 transações apropriadas. Portanto, para modelar uma transação, é necessário ter em mente os documentos envolvidos, caminhos de navegação, categorias de usuários, dados de entrada e resultados produzidos [LIM98], [LIM98a]. Usuário Início Acessa o Sistema Carrega Página Index Dados do Usuário Usuário Dados do Usuário Login Dados do Acesso Acesso Carrega Página Principal Figura 4 - DT Página Inicial Cenário de Transação (CT): Através do diagrama conforme figura 5 podemos acompanhar as trocas de mensagens e eventos ocorridos entre objetos do sistema e as navegações sobre os documentos envolvidos na transação [LIM98], [LIM98a]. Usuário Index Principal Usuário Solicita Login Informa Senha Informa Usuário e Senha Enquanto Usuário/Senha Inválido, Solicita Login Informa Usuário, Solicita Senha Valida Usuário/Senha, Busca Usuário, Setor Válida Usuário, Informa Senha Se Usuário/ Senha OK, Retorna Nível Acesso Se Login OK, Carrega Página Principal e Menu de Acesso confirme Acesso Cadastrado Figura 5 - CT Página Inicial 4.1 Diagrama de Entidade Relacionamento (E-R) O diagrama E-R tem por base a percepção do mundo real como um conjunto de objetos, chamadas entidades, e do relacionamento entre eles [HEU01], conforme Figura 6.

8 Figura 6 - E-R GED 5. Descrição do Sistema O usuário do utilizará o browser de seu microcomputador para acessar o sistema. O usuário irá interagir com o sistema através de menus, mesmo padrão utilizado na internet. As tecnologias escolhidas para o desenvolvimento deste projeto são as linguagens HTML (Hyper Text Markup Language) [JON01], [OLI01] e ASP (Active Server Pages) [JON01], [OLI01], Microsoft Access como banco de dados [HEU01] e o IIS (Internet Information Server) [JON01] como servidor de páginas HTTP (Hyper Text Transport Protocol). O Sistema terá os seguintes benefícios: Será acessado através da rede interna da empresa, exigindo autenticação de usuário; Impressão de relatórios; Implantação de um mecanismo informatizado para a aprovação de documentos (sem fluxo de papel), consulta para saber onde determinado documento pendente de aprovação; Agenda de documentos com datas que devem ser atualizados. De acordo com a Figura 7, a estrutura da página inicial é a seguinte: Cabeçalho contém o logotipo da empresa, será fixo, conforme Figura 7 Item 1 ;

9 A página inicial contém na janela principal a área de login, conforme Figura 7 Item 2 ; Rodapé com dados da empresa será fixo, conforme Figura 7 Item 3. De acordo com a Figura 8 a estrutura das demais páginas serão definidas da seguinte forma: O menu de opções (à esquerda) suas opções irão variar de acordo com o tipo de usuário que estiver logado, conforme Figura 8 Item 1 ; A página interna será a área de conteúdo do sistema, nela serão disponibilizados os cadastros e consultas. Seu conteúdo irá variar de acordo com a opção selecionada pelo usuário, conforme Figura 8 Item 2 ; Figura 7 - Página Inicial do Sistema Sistema Figura 8 - Página Principal do 6. Referências [ABN01] Associação Brasileira de Normas Técnicas. Disponível em: [ISO01] ISO (International Organization for Standardization). Disponível em: [MAR02] MARONI, Laerte Guião; PUBLIO, Wagner T. Fº; SAITO, Jorge; LIMA, Cristiane Gimenes. Manual de Nãotecidos. 2ª ed. São Paulo: ABINT: [ABI01] ABINT Associação Brasileira das Indústrias de Nãotecidos e Tecidos Técnicos. Disponível em:

10 [NIC96] NICOLAO, Mariano; OLIVEIRA, José Palazzo M. de Oliveira. Caracterizando Sistemas de Workflow. Ed 03, Vol. 02 Nº 02. Porto Alegre: Revista Read, Instituto de Informática/Universidade Federal do Rio Grande do Sul, UFRGS, [NIC98] NICOLAO, Mariano. Modelagem de Workflow utilizando um Modelo de Dados Temporal Orientado a Objetos com Papéis: Porto Alegre: UFRGS, Dissertação (Mestrado em Ciência da Computação), Instituto de Informática, Universidade Federal do Rio Grande do Sul, [USI03] USIRONO, Carlos Hiroshi. Tecnologia Workflow: O Impacto de sua Utilização nos Processos de Negócio: São Paulo: USP, Dissertação (Mestrado em Administração), Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade, Universidade de São Paulo, [MOR98] MORO, Mirela Moura. Workflow na Web. Porto Alegre: UFRGS, Instituto de Informática, Universidade Federal do Rio Grande do Sul, Disponível em: Consulta efetuada em 17/04/05. [LIM98] LIMA, Flávio Azevedo de; PRICE, R. T. Towards an Integrated Design Methodology for Internet-Based Information Systems. Porto Alegre: Universidade Federal do Rio Grande do Sul, UFRGS, [LIM98a] LIMA, Flávio Azevedo de. Uma Abordagem Integrada para Projeto de Sistema de Informação Baseados em Internet. Disponível em Consulta em 19/04/05. [CAB01] CABRAL, Anderson R. Yanzer. Sistemas de Informação Baseados na Internet. Disponível em Consulta em 19/04/05. [ABN99] Associação Brasileira de Normas Técnicas. Sistema de Gestão da Qualidade Requisitos. Rio de Janeiro: ABNT, [JON01] JONES, A Russell. Dominando ASP 3 Active Server Pages 3. 1º ed. São Paulo: Makron Books, [OLI01] OLIVIERO, Carlos Antônio José. Faça Um Site Comércio Eletrônico com ASP + HTML Orientado por Projeto. 3º ed. São Paulo: Érica, 2001.

11 [HEU01] HEUSER, Carlos Alberto. Projeto de Banco de Dados. 3º ed. Porto Alegre: Sagra Luzzatto, 2001.