SISTEMA DE GERENCIAMENTO E CONTROLE DE DOCUMENTOS DE TCC E ESTÁGIO

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1 SISTEMA DE GERENCIAMENTO E CONTROLE DE DOCUMENTOS DE TCC E ESTÁGIO Marcelo Karpinski Brambila 1, Luiz Gustavo Galves Mahlmann 2 1 Acadêmico do Curso de Sistemas de Informação da ULBRA Guaíba < > 2 Professor Orientador do Curso de Sistemas de Informação da ULBRA Guaíba > Resumo: Este artigo tem como finalidade demonstrar o andamento do projeto de uma solução informatizada para o gerenciamento e controle de documentos de TCC e Estágio. O objetivo principal deste projeto é automatizar o processo de gerenciamento e controle de documentos que ocorrem nas disciplinas de TCC e Estágio através de um sistema informatizado. Este software será vinculado ao Site do Curso de Sistema de Informação - Campus Guaíba, onde os alunos, professores e coordenador poderão acessar o sistema de qualquer lugar através da internet. As tecnologias utilizadas para o desenvolvimento desta solução são todas open source, tais como: PHP, servidor web Apache e Banco de Dados Mysql. 1 - INTRODUÇÃO Este artigo apresenta uma proposta para o desenvolvimento de um software para gerenciamento e controle de documentos de TCC e Estágio. Este software será utilizado pelos professores, coordenador e alunos do curso de sistema de informação. 1.1 MOTIVAÇÃO Através de conversas informais com o Coordenador de Curso e responsável pelo gerenciamento dos dados dos eixos temáticos de Trabalhos de Conclusão de Curso e Estágio Curricular verificou-se o que segue:

2 2 O controle de documentos é efetuado pelo coordenador dos eixos temáticos, em planilhas do Excel e documentos do Word, o que dificulta o gerenciamento e controle das informações. O processo de gerenciamento e controle é realizado manualmente, e não possui um único local de armazenamento das informações. Observa-se que o processo de controle e gerenciamento dos documentos atualmente é obsoleto. Também é visível a baixa qualidade do serviço de controle a disposição. Além disso, a organização pode ser prejudicada uma vez que, não existe um local único para armazenar todas as informações. Considerando estes aspectos, o sistema para controle e gerenciamento de documentos a ser desenvolvido tem como intuito fornecer aos usuários do sistema a possibilidade de efetuar o controle e gerenciamento via internet de uma forma integrada e bem organizada. Com isso pretende-se prover, através da informatização deste processo, os meios para que a instituição reduza custos com materiais, aumento de produção, melhorando a qualidade do serviço e facilitando uma tomada de decisão. 1.1 OBJETIVOS DO TRABALHO O objetivo deste trabalho é automatizar o processo de gerenciamento e controle de documentos que ocorrem nos eixos temáticos de TCC e Estágio do curso de Sistemas de Informação, através de um sistema informatizado, desenvolvido em linguagem livre através do uso da Internet. Esta solução será implementado com a utilização de tecnologias como: Servidor Web Apache [KAB02], Linguagens Web HTML [OLI02], PHP [CON03] e Java script [OLI03] e Banco de dados Mysql [SUE02] OBJETIVOS ESPECÍFICOS Com este sistema poder-se-á realizar os seguintes processos (principais) : Banco de proposta: Os professores poderão cadastrar sugestões de temas para trabalhos de Estágio e TCC. Trabalhos já apresentados: Ficarão disponíveis para consulta os trabalhos já apresentados concluídos. Download de Manuais e formulários: Ficará a disposição toda documentação necessário para os eixos;

3 3 Notícias: O administrador do sistema, fará cadastro de noticias vinculadas aos eixos; Professores, turmas, alunos: O administrador do sistema, poderá cadastrar professores, alunos e turmas; Cronogramas de atividades: Definir um calendário de atividades; Upload (documentação, monografia, artigo): Permitir aos alunos transferir para o sistema, os documentos que sejam necessários sua entrega em formato eletrônico; Atividades: O aluno irá incluir o andamento de suas atividades, com o professor podendo colocar um parecer sobre elas; Avaliações: As avaliações necessárias, feitas pelos professores avaliadores, serão lançadas no sistema; 2 - REFERENCIAL TEÓRICO A metodologia definida para o desenvolvimento deste trabalho, observando as técnicas de programação a serem empregadas, envolverá conhecimentos já adquiridos e constituirá a base teórica do projeto. Para tanto, será utilizada a linguagem UML com seus diagramas específicos: Diagramas de Casos de Uso [FUR 98]: É um conjunto de cenários amarrados por um objetivo comum que descreve a seqüência de eventos de um ator que usa o sistema para completar um processo. A finalidade do diagrama de casos de uso é apresentar um tipo de diagrama de contexto, através do qual pode-se compreender rapidamente quais são os atores externos de um sistema e as maneiras principais, segundo as quais ele utiliza. Diagrama de Seqüência [FUR 98]: É o diagrama de interação que enfatiza a ordem temporal das trocas de mensagens. Um processo é mostrado como uma caixa na parte superior de uma linha tracejada vertical chamada de linha de vida que representa a vida do processo durante a interação, cada mensagem é representada por uma flecha entre as linhas de vida de dois processos. A ordem na quais estas mensagens ocorrem é mostrada da parte superior à parte inferior. Como o sistema terá um banco de dados relacional [CHE 90], será apresentado o Diagrama E-R que demonstra os relacionamentos das tabelas no banco de dados.

4 4 2.1 TECNOLOGIAS DE DESENVOLVIMENTO UTILIZADAS As tecnologias utilizadas para o desenvolvimento deste Sistema são open source, tais como: HTML [OLI02] é a sigla da expressão HyperText Markup Language, ou Linguagem de Marcadores de Hipertexto. É uma linguagem simples utilizada para criar documentos do tipo Hipertexto ou Hipermídia. Estes documentos são compostos não somente por textos, mas também, por imagens, tabelas, formatações especiais, links, etc. PHP [CON03] é uma linguagem de script criada para o desenvolvimento de páginas dinâmicas para a Internet, permitindo ao programador inserir seus comandos diretamente nos códigos HTML de uma página. O que difere o PHP das outras linguagens de programação é a sua capacidade de interagir com o mundo WEB, transformando paginas estáticas em verdadeiras fontes de informação. Javascript [OLI03] é uma linguagem de script que lhe possibilita adicionar um novo nível de interatividade e função às páginas Web, podendo ser colocados dentro das suas páginas HTML. Foi criada principalmente para fazer validação de formulários no lado do cliente. Mysql [SUE02] é um gerenciador de banco de dados, fácil de usar e que provê todas as características requeridas para servidores de alta disponibilidade (mission-critical). Atualmente para aplicações internet é um dos SGBD opensource mais populares utilizados para e-commerce. Apache [KAB02] é uma aplicação de uso livre, e que é reconhecida mundialmente por ser open-source, ou seja, possui seu código fonte disponível para avaliações e alterações. O Apache é um servidor http (hyper text transport protocol) robusto, e dentre as características que podemos citar destacam-se módulos que o compõem, os quais fornecem serviços desde segurança até a criação de domínios virtuais. 3 - DESCRIÇÃO DOS REQUISITOS O levantamento de dados foi feito através da vivência com os métodos empregados para cursar a disciplina de Estágio Curricular e Trabalho de Conclusão de Curso, baseada em

5 5 informações que encontradas no site do curso (http://guaiba.ulbra.tche.br/si), documentação que fazia parte do processo das disciplinas e com entrevista com o coordenador do curso e professor coordenador das disciplinas de TCC e Estágio Anderson Ricardo Yanzer Cabral. Atualmente, não existe um sistema informatizado para controle das disciplinas de Estágio Curricular e TCC. Os documentos são entregues ao professor coordenador da disciplina, que também faz um controle de s recebidos, para sua posterior pontuação ao final do semestre. Sendo assim, o sistema vem a agregar mais informação e disponibilidade para alunos e professores, tornando-se um concentrador de informações a respeito das disciplinas. Outra grande vantagem é a ausência de duplicidade de informações, já que manuais e anexos estarão postados no portal, não havendo vários lugares para atualizar um documento quando o mesmo for alterado. Elimina-se, assim, o desperdício de tempo procurando-se alguma informação. Os ganhos advindos do desenvolvimento deste sistema podem ser elencados sob diversos pontos de vistas: Do visitante: Consulta ao banco de proposta; Consulta aos trabalhos já apresentados; Download de Manuais; Download de formulários dos eixos Visualizar as notícias. Administrador: Cadastro de professores, turmas, alunos, notícias; Definição dos Cronogramas de atividades; Impressão de relatórios. Do aluno matriculado em Estágio: Consulta a cronograma da disciplina; Fazer upload da documentação: - Proposta de Estágio; - Convênio; - Termo de Compromisso de Estágio; - Ficha de visita a empresa; - Avaliação final empresa.

6 6 Cadastro de Atividades; Consulta de Pareceres do professor sobre as atividades; Upload do trabalho. Do aluno matriculado em TCC I: Consulta a cronograma da disciplina; Fazer upload da documentação: - Definição de Tema e Professor Orientador. Cadastro de Atividades; Consulta de Pareceres do professor sobre as atividades; Upload da monografia e artigo. Do aluno matriculado em TCC II: Consulta a cronograma da disciplina; Cadastro de Atividades; Consulta de Pareceres do professor sobre as atividades; Upload da monografia e artigo. Dos professores do curso: Cadastro de sugestões de temas para desenvolvimento nos eixos; Consulta de trabalhos e notas de alunos; Avaliação de Propostas (caso avaliador); Cadastro de Notas (caso avaliador); Cadastro de Pareceres do professor sobre as atividades do aluno (caso orientador). 4 - SOLUÇÃO PROPOSTA A fim de ilustrar a solução proposta as figuras 1, 2, 3, 4, 5 e 6 apresentam os diagramas de caso de uso, os quais indicam todas as interações possíveis de serem feitas para cada tipo de usuário.

7 7 Figura 1: use Case Visitante Figura 2: use Case Administrador Figura 3: use Case aluno em Estágio

8 8 Figura 4: use Case aluno em TCC I Figura 5: use Case aluno em TCC II Figura 6: use Case Professor

9 9 5 - DIAGRAMA ENTIDADE RELACIONAMENTO No diagrama de entidade relacionamento, figura 7, demonstra-se os relacionamentos das tabelas no banco de dados. status turma semestre/ano noticias status_publicar disciplina area arquivo banco de porposta turma cronograma usuario professor tipo aluno matricula Documentação Necessária atividade realizada status proposta proposta upload status avaliacao criterio de avaliação avaliacao_criterio critérios_docnec Figura 7: ER 6 - CONCLUSÃO figura 8. Afim de atender, os requisitos elencados acima, chegou na interface apresentada na A B C Figura 8: Padrão de tela

10 10 O design do sistema esta adequado ao padrão gráfico do Curso de Sistemas de Informação. A estrutura da página é a seguinte: Cabeçalho: contém um logotipo e será fixo, vide item A. Menu lateral: seu conteúdo varia de acordo com o usuário que estiver logado no sistema, vide item B. Área interna: irá mostra o conteúdo que será acessado no sistema, vide item C. Primeiramente, aparece a tela de listagem, podendo ir para as telas de Novo, Alterar, Excluir. 7 - BIBLIOGRAFIA [CON03] CONVERCE, Tim, PARK, Joyce. PHP: A Bíblia. 2. ed. Rio de Janeiro: Campus, [KAB02] KABIR, Mohammed. Apache Server 2: A Bíblia. 4º ed. Rio de Janeiro: Campus, [SUE02] SUEHRING, Steve. Mysql: A Bíblia. 2. ed. Rio de Janeiro: Campus, [OLI02] OLIVIERO, Carlos Antônio José. Faça Um Site: HTML º ed. Rio de Janeiro: Erica, [OLI03] OLIVIERO, Carlos Antônio José. Faça Um Site: Java script. 2º ed. Rio de Janeiro: Erica, [PAG03] PAGE, Kristine. Macromedia Dreamweaver MX. 2º ed. Rio de Janeiro: Makron Books, [CHE 90] CHEN, Peter; Modelagem de Dados. A Abordagem Entidade-Relacionamento para Projeto Lógico. São Paulo: McGraw-Hill: p. [FUR 98] FURLAN, José Davi; Modelagem de Objetos através da UML Makron Books p

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