Sistema de Gerenciamento do Protocolo Geral da FAPERGS

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1 Sistema de Gerenciamento do Protocolo Geral da FAPERGS Alcides Vaz da Silva 1 Luiz Gustavo Galves Mählmann 2 Newton Muller 3 RESUMO Este artigo apresenta o projeto de desenvolvimento de um Sistema de Informação Web, que visa automatizar o processo de controle do protocolo geral da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul FAPERGS. Este sistema também possibilita a emissão de relatórios para a análise de tempo e etapas. O sistema será utilizado e acessado na rede interna da Fundação, através de um navegador Web, onde os colaboradores cadastrados no sistema poderão cadastrar, alterar, excluir processos, emitir etiquetas, guias e relatórios, conforme os seus perfis de usuário. As tecnologias utilizadas para o desenvolvimento deste sistema são: Linguagens Web HTML, PHP e JavaScript, Servidor Web Apache e Banco de Dados PostgreSQL. Palavras-chaves: Sistema de Informação, UML, automação de processo, Web, PHP, PostgreSQL 1 - INTRODUÇÃO Este artigo apresenta o projeto de desenvolvimento de um software, que visa automatizar o processo de controle do protocolo geral da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul FAPERGS. Este software será utilizado e acessado na rede interna da Fundação, através de um navegador Web, por todos os colaboradores cadastrados no sistema. 1.1 MOTIVAÇÃO Foi constatada a necessidade de melhoria no processo de controle e gerenciamento do protocolo geral da FAPERGS (Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul). No processo atual o protocolo é individualizado por setor, isto é, sem uma padronização definida pela Instituição. Cada setor tem o seu local de armazenamento, sendo o mesmo realizado de forma manual, através de planilhas Excel ou em livros de protocolo. Também é utilizado normalmente no final da tramitação do processo, o sistema SPI (Sistema 1 Acadêmico do Curso de Sistemas de Informação da ULBRA Guaíba, < > 2 Professor do Curso de Sistemas de Informação da ULBRA Guaíba, 3 Professor do Curso de Sistemas de Informação da ULBRA Guaíba,

2 2 de Protocolo Integrado), que roda através de um emulador TelNet, que não atende as necessidades básicas do controle de protocolo. O desenvolvimento do sistema de protocolo informatizado se justifica devido à necessidade de imprimir agilidade e consolidar cada vez mais o processo de integração dos setores da Fundação, visando aprimorar o planejamento de suas ações e o cumprimento de metas estabelecidas. 1.2 OBJETIVOS DO TRABALHO Prover um sistema centralizado de controle do protocolo geral da FAPERGS, totalmente automatizado, que permita a localização instantânea dos documentos e processos, possibilitando o acompanhamento do trâmite dos mesmos, e a eliminação do controle manual dos documentos que ainda hoje é feito através de planilhas e livros. As tecnologias utilizadas para o desenvolvimento deste sistema estão de acordo com a plataforma tecnológica utilizada pela Fundação, sendo desenvolvido utilizando-se os seguintes recursos: linguagem PHP (CONVERSE, 2001), linguagem HTML (GRAHAM, 1998), linguagem JavaScript (DAMIANI, 2001), banco de dados PostgreSQL (GESCHWINDE, 2002) e servidor apache (MARCELO, 2003), o que o torna portável para qualquer plataforma de software, tais como: Unix, Linux, Free BSD e Windows. O sistema poderá ser acessado por qualquer computador disponível na rede interna da Fundação, através de um navegador Web. 2 - REFERENCIAL TEÓRICO A metodologia definida para o desenvolvimento deste trabalho envolve conhecimentos já adquiridos e a base teórica do projeto. Portanto, tendo em vista a técnica de programação empregada, foi utilizada a linguagem UML com seus diagramas específicos, ou seja, Diagramas de Casos de Uso (FURLAN, 1998), Diagramas de Seqüência (FURLAN, 1998). Como o sistema foi projetado para o ambiente Web, também faz-se necessário a utilização de outras ferramentas para demonstrar o fluxo de navegação do sistema, onde foi utilizado um diagrama de navegação (BUGAY, 2000). Para modelar e descrever o banco de dados relacional foi utilizado uma modelagem E- R (CHEN, 1990) que demonstra os relacionamentos das tabelas que compõe o banco.

3 3 3 - ANÁLISE DE REQUISITOS Após a análise das entrevistas realizadas, dos documentos e sistemas existentes, descreveremos uma síntese do processo de protocolo atual da Fundação. O fluxo demonstrado no fluxograma horizontal de colunas (ver figura 1), permite visualizar o processo manual de protocolo realizado pela FAPERGS. Figura 1: Processo manual do protocolo de documentos 3.1 DOCUMENTOS EXISTENTES A planilha mostrada na figura 2, é utilizada pelo Setor de Protocolo para o controle de documentos e processos que dão entrada na Instituição, ou que estão tramitando pelo setor. Antes do encaminhamento dos documentos para outro setor, os campos da planilha são preenchidos da seguinte maneira: O campo PROTOC é preenchido com o número de protocolo, o campo DATA recebe a data do protocolo, o campo REQUERENTE é preenchido com o nome do requerente ou interessado, o campo PROCESSO não é preenchido pelo Setor de Protocolo, o campo ASSUNTO recebe uma identificação sobre o tipo de documento, o campo DESTINO é preenchido com a identificação do setor para o qual o documento ou processo será encaminhado, o campo REC é destinado à rubrica do recebedor responsável no setor de destino.

4 4 Figura 2: Planilha Controle de Documentos e Processos 3.2 SISTEMAS EXISTENTES O software SPI (Sistema de Protocolo Integrado) é subutilizado no processo automatizado, sendo utilizado somente no final da tramitação do processo. O SPI (figura 3), apresenta as seguintes características: Interface de difícil utilização; Menu de navegação através de inserção de códigos; Poucos recursos visuais; Possibilidade de consultar situação de processo; Impossibilidade de geração de relatórios; Processos encaminhados e recebidos através de guias ou de livros de protocolo; Alto custo com a utilização e manutenção mensal.

5 5 Figura 3: Tela de Inclusão de Processo do Sistema de Protocolo analisado 3.3 PROBLEMAS EXISTENTES Após a análise das entrevistas, formulários, planilhas e sistemas existentes, ficaram evidenciados as seguintes dificuldades: O processo é basicamente realizado de forma manual, e a parte automatizada é ineficiente. Utilização de planilhas Excel, o que torna difícil a administração e controle do protocolo; Dificuldade da obtenção de respostas imediatas, tais como: o Localização de um determinado processo; o Processos por setor; o Processos por período; Falta de agilidade no processo de protocolo; Falta de segurança dos dados; Inexistência de relatórios; Custo mensal alto com a utilização e manutenção do sistema SPI; 4 - SOLUÇÃO PROPOSTA Considerando as dificuldades apresentadas pelo modelo atual e as necessidades, concluiu-se que o sistema deve possuir as seguintes características mínimas:

6 6 Exigência de autenticação de usuário: Criação de login, com a implantação de níveis de acesso para usuários como: o Administrador: terá total controle sobre o Sistema, podendo gerenciar todos os tipos de cadastros e operações. o Coordenador: poderá cadastrar processos, administrar os cadastros de pessoas físicas, jurídicas e outros servidores, gerar relatórios. o Operador: poderá encaminhar processos, dar despachos, receber processos, fazer consultas, imprimir guias e recibos. Cadastramento de todos os documentos que tramitam na FAPERGS, com a adequada identificação do tipo de documento: Criação de uma listagem padrão, contendo todos os tipos de documentos, o que facilita e agiliza o cadastro dos mesmos. Controle do andamento (o que foi feito) por etapas, com a visualização da movimentação do processo: Manter um histórico da tramitação do documento ou processo, para visualização e consulta do mesmo. Criação de um mecanismo de controle eletrônico do envio e recebimento dos processos: Possibilitar a eliminação do uso de anotações manuais em planilhas e livros de protocolos, através da utilização de um sistema de envio e recebimento eletrônico, do tipo caixa de entrada e caixa de saída. Relatório por período e setor: Possibilitar a extração de relatórios de processos de um determinado período de tempo, e também de determinado setor. Relatório por tipo de processo indicando média de tempo por etapa: Possibilitar o acompanhamento do tempo médio gasto com determinado tipo de processo em relação às etapas, ou seja, o tempo que permaneceu no mesmo setor. Relatório por processo comparando tempo por etapa X tempo médio da etapa: Permitir o acompanhamento e descoberta de gargalos em determinadas etapas do processo, possibilitando a correção da demanda X mão de obra. 4.1 DIAGRAMAS A fim de ilustrar a solução proposta foi apresentado o seguinte diagrama de casos de uso (ver figura 4).

7 7 Figura 4 Diagrama de Casos de Uso Através do diagrama de seqüência representam-se as interações do usuário com o sistema, neste caso, (figura 5) a inclusão de processo. Figura 5 Diagrama de Seqüência - Inclusão Processo 6). O diagrama E-R demonstra os relacionamentos das tabelas no banco de dados (figura

8 8 Figura 6 Diagrama E-R 5 - SOLUÇÃO DESENVOLVIDA A estrutura da página inicial do Sistema é definida da seguinte maneira: o cabeçalho contém o logotipo da Fundação, no lado esquerdo a área de login, e na página interna uma área de operações (figura 7).

9 9 Figura 7 Tela Inicial do Sistema A estrutura das páginas de cadastro, consulta e listagem do Sistema (figura 8 e 9) são definidas da seguinte maneira: a esquerda um menu de opções que variam de acordo com o perfil de usuário logado, acima um cabeçalho com o logotipo, e na página interna uma área de operações e conteúdo que será utilizado. Figura 8 Layout padrão dos Cadastros

10 10 Figura 9 Tela de Listagem e Pesquisa de Processo 6 - CONCLUSÃO Entre os inúmeros benefícios proporcionados pela utilização do sistema podemos elencar, entre outros, uma maior agilidade no processo como um todo, uma maior integração e padronização entre os setores, notável melhora na qualidade do serviço de controle de processos, e a eliminação da utilização de anotações manuais, racionalizando desta forma o processo de protocolo. 7 - BIBLIOGRAFIA BUGAY, Edson Luiz Ulbricht; Hipermídia Bookstore; CHEN, Peter; Modelagem de Dados. A Abordagem Entidade-Relacionamento para Projeto Lógico. São Paulo: McGraw-Hill: p. CONVERSE, Tim; PHP 4 a Bíblia Campus p. DAMIANI, Edgard B; Guia de Consulta Rápida, JavaScript. São Paulo: Novatec p.

11 11 FURLAN, José Davi; Modelagem de Objetos através da UML Makron Books p. GESCHWINDE, Ewald; SCHÖNIG, Hans-Jürgen; PHP and PostgreSQL Advanced Web Programming. Indianápolis-USA: Sams Publishing, p. GRAHAM, Ian S; HTML, a referência completa para HTML 3.2 e extensões HTML; tradução Elisa M. Ferreira. Rio de Janeiro:Campus, p. MARCELO, Antonio; Apache - Guia Rápido do Administrador de Redes Brasport; 2003.

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