SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DE FLUXO DE CAIXA DO SETOR DE APOIO FINANCEIRO (ULBRA GUAÍBA)

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1 SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DE FLUXO DE CAIXA DO SETOR DE APOIO FINANCEIRO (ULBRA GUAÍBA) Alessandra Lubbe 1 Alexandre Evangelista 2 Jeandro Perceval 3 José Ramiro Pereira 4 Luiz Gustavo Mahlmann 5 RESUMO Este artigo traz uma abordagem da análise e levantamento de dados para o projeto de desenvolvimento de um Sistema de Controle de Fluxo Interno de Caixa para o setor de Apoio Financeiro do Campus ULBRA - Guaíba. Palavras-chave: projeto de desenvolvimento, análise. 1 - INTRODUÇÃO Este artigo apresenta uma análise para o desenvolvimento de um sistema para controle de fluxo interno de caixa e controle de requisições para o setor de Apoio Financeiro da Universidade Luterana do Brasil, campus Guaíba. Atualmente o setor dispõe para controle do fluxo do caixa, uma planilha em Excel, onde o funcionário do setor atualiza com os lançamentos diários. Para o controle de requisições de serviços, o setor utiliza planilhas em Excel onde os funcionários devem preenchê-las e encaminhá-las ao setor responsável para aprovação ou não, e após são encaminhadas ao setor de Apoio Financeiro. Estes processos tornam-se burocráticos, e podem gerar erros, perdendo a confiabilidade dos dados. 1 Acadêmico do Curso de Sistemas de Informação da ULBRA Guaíba, <alelubbe@gmail.com> 2 Acadêmico do Curso de Sistemas de Informação da ULBRA Guaíba, <alex.evangelista@gmail.com> 3 Acadêmico do Curso de Sistemas de Informação da ULBRA Guaíba, <jeandorperceval@gmail.com> 4 Acadêmico do Curso de Sistemas de Informação da ULBRA Guaíba, <zeramiro@gmail.com> 5 Professor Orientador do Curso de Sistemas de Informação da ULBRA Guaíba, <mahlmann@brturbo.com.br>

2 2 OBJETIVOS DO TRABALHO O objetivo deste trabalho é, através do desenvolvimento de um sistema para controle do fluxo interno de caixa e requisições, melhorar o controle e acesso aos lançamentos do caixa, tornando os dados mais confiáveis e agilizando o processo de controle do fluxo de caixa, garantindo assim a integridade dos dados lançados. Este sistema terá acesso controlado por login e senha, sendo que os dados terão restrições de acesso. O seu desenvolvimento será feito com o emprego de uma linguagem adequada aos padrões do software livre, assim como o ambiente de uso será a internet, a fim de que o sistema esteja disponível em qualquer estação de trabalho da Intranet existente. 2 - REFERENCIAL TEÓRICO Para a análise dos dados levantados e modelagem do sistema, foi utilizada UML [FUR 98], através do Diagrama de Caso de Uso, um diagrama que mostra como agentes externos, pessoas e/ou outros sistemas, interagem com o sistema a ser desenvolvimento e quais interações são possíveis para cada agente externo. Diagrama de Classe, que mostra as classes que o sistema possuirá, com seus atributos e suas possíveis operações. E por fim, o Diagrama de Seqüência, que demonstra as seqüências dos processos do sistema, suas respostas e mensagens que são trocadas entre os objetos e os casos de uso. 3 - DESCRIÇÃO DOS REQUISITOS 3.1 Levantamento dos Dados Escolhemos a técnica de entrevista como técnica de levantamento de dados a ser utilizada com o cliente, tendo como foco principal o funcionário responsável por toda a parte contábil do campus ULBRA Guaíba. Após a realização da entrevista foram levantados os seguintes dados sobre o processo atual realizado no setor.

3 Processo Atual de requisição de materiais ou pagamentos No processo atual, para que o funcionário possa fazer a requisição de materiais ou pagamentos, o mesmo preenche um formulário padrão. O próprio funcionário encaminha o requerimento de projeto para aprovação da diretora. Após o documento ser autorizado é encaminhado para o setor financeiro aos cuidados do funcionário responsável. Este verifica a disponibilidade de saldo e faz a previsão de pagamento, comunicando o prazo para o solicitante. Para efetuar o pagamento de fornecedores, com valores acima de R$ 400,00, é necessário um pré-cadastro do mesmo feito pelo campus de Canoas. O processo é feito de forma manual desde sua origem até a sua conclusão. Todo fluxo financeiro é controlado através de planilha eletrônica, controle este feito e mantido pelo funcionário responsável pelo setor. 3.2 Análise de Requisitos atual: Com a realização da entrevista foram detectados os seguintes problemas no sistema Controle feito manualmente; Conforme o aumento de solicitações, o acesso a estes documentos torna-se dificultado; Tempo de resposta da solicitação podendo ser dificultado devido ao aumento da demanda de solicitações; Falta de segurança no armazenamento de documentos e informações: ex.: arquivo corrompido, acidente no local aonde são armazenados os documentos. Necessidades do processo atual: Desburocratização e otimização do processo; Maior acessibilidade das solicitações; Rapidez na busca de determinadas informações; Menor tempo de resposta para conclusão das solicitações; Maior segurança dos dados; Maior agilidade no processo;

4 4 Restrições de acesso aos dados, fornecendo maior segurança; 3.3 Solução Proposta De acordo com o contexto apresentado a solução proposta para o desenvolvimento do novo sistema apresenta as seguintes características: a) Cadastros de funcionários/usuários: Um funcionário responsável pelo setor financeiro cadastrará os usuários que possam solicitar requisições de compra. b) Cadastro de fornecedores: Quanto um usuário for requerer uma compra, o mesmo deverá verificar se o fornecedor já está cadastrado no sistema, caso contrário o próprio usuário será responsável pelo cadastro do mesmo. c) Atualização de saldo: O sistema disponibilizará um formulário para atualização do saldo quando o funcionário do setor financeiro julgar necessário. d) Controle de requisições: No momento de uma nova solicitação, a requisição passará a ser controlada, pelos atores envolvidos, através do seu status. Isso indicará qual o próximo usuário à fazer uma ação (usuário financeiro ou diretora). e) Relatório de requisições: O usuário terá a sua disposição relatórios, onde obterá informações sobre todas as requisições já inseridas no sistema. 3.4 Requisitos de Hardware e Software Por tratar-se de uma aplicação web o equipamento requerido, tanto para o seu desenvolvimento quanto para a utilização, não exige uma configuração especial, no entanto a utilização de um equipamento que será o servidor da aplicação terá uma configuração melhor referente à quantidade de memória. A aplicação será desenvolvida com as seguintes tecnologias: Sistema Operacional Windows XP [XP 2007]

5 5 Servidor Apache TomCat para Windows [TCAT 2007] Linguagem HTML + CSS [HTML 2007], JavaScript [JSC 2007] e JSP [JSP 2007] Banco de Dados MySql 5 [MYSQL 2007] IDE Eclipse para desenvolvimento Java [JAVA 2007] Será necessário um servidor com a configuração abaixo: Sistema Operacional Windows 2000 ou superior [W ] Servidor Apache TomCat para Windows Banco de Dados MySql 5 Para a utilização do sistema são requeridos os seguintes softwares para as estações de trabalho: Sistema Operacional Windows 98 [WIN ] ou superior Internet Explorer 6.0 ou superior 4 - PROJETO CONCEITUAL A figura 1 mostra a solução proposta através do diagrama de casos de uso, onde o mesmo determina quais são os atores envolvidos no sistema (pessoas que interagem com o sistema), os módulos que tem acesso e suas funcionalidades.

6 6 Figura 1 - Caso de Uso Sistema de Atendimento 5 - PROJETO LÓGICO A figura 2 mostra as tabelas que compõem o banco de dados, seus atributos e os respectivos relacionamentos (Diagrama Entidade-Relacionamento) [CHE 90].

7 7 Figura 2 Diagrama Entidade-Relacionamento 6 - SISTEMA A estrutura projetada para o sistema é constituída de 4 camadas: topo, menu horizontal, conteúdo e rodapé. No topo é mostrado ao usuário um banner com o logo da Universidade Luterana do Brasil. Na camada para o menu horizontal, estão os links para os módulos do sistema, alem de mostrar a data e o nome do usuário logado. Na camada de conteúdo, são visualizados os módulos chamados através de um clique no respectivo menu. Nele é possível adicionar novos registros e também visualizar e alterar informações armazenadas. O usuário também dispõe de filtro para poder restringir sua busca, onde ele

8 8 insere o nome do fornecedor (por exemplo) e clica com o mouse no botão pesquisar. No rodapé, apenas é apresentado o nome da instituição. Para o usuário poder acessar o sistema, o mesmo deverá informar um login e senha válida, digitando nas respectivas caixas de texto na tela e em seguida clicando no botão ok. O sistema é capaz de cadastrar usuários, setores, fornecedores e requisições para serem analisadas por um usuário responsável, que indicará que o item ou projeto requerido, poderá ser adquirido, ou não. 7 - DIAGRAMA DE NAVEGAÇÃO sistema. Foi elaborado, conforme figura 5, o diagrama que mostra o mapa para navegação do Figura 5 Diagrama de Navegação

9 9 8 - CONCLUSÃO Ao finalizar este projeto, concluí-se que a partir da solução proposta é possível simplificar um processo já existente, apresentando uma ferramenta que integre os demais setores na execução do processo, sendo assim pretendeu-se desenvolver um sistema de fácil utilização tanto para o setor de Apoio Financeiro, que gerencia as requisições, quanto para os demais setores, que irão realizar as requisições de serviços. A solução desenvolvida visa a agilidade do gerenciamento das requisições podendo efetuar consultas, lançamentos além da melhora em relação a segurança das informações, por tratar-se de uma solução web, torna-se uma aplicação leve atendendo os equipamentos dos setores envolvidos. 9 - BIBLIOGRAFIA [CHE 90] CHEN, Peter; Modelagem de Dados. A Abordagem Entidade-Relacionamento para Projeto Lógico. São Paulo: McGraw-Hill: p. [FUR 98] FURLAN, José Davi; Modelagem de Objetos através da UML Makron Books p [JAV WEB] - Java Server Pages Technology acesso dia 20/03/2007 [MSQL WEB] - MySQL AB :: MySQL 5.0 Reference Manual acesso dia 20/03/2007 [JAV 2005] Deitel, H.M. Java: Como programar / H.M. Deitel, P. J.Deitel; traduçao Edson Furmankiewicz ; 6. edição - São Paulo 2005 [JUDE WEB] UML Modeling Tool JUDE acesso dia 20/03/2007

10 10 [WINXP 2007] - acesso dia 05/06/2007 [W ] - acesso dia 05/06/2007 [TCAT 2007] - acesso dia 05/06/2007 [ECP 2007] acesso dia 05/06/2007 [JSP 2007] /06/2007 [JSC 2007] /06/2007 [WIN ] /06/2007 [HTML 2007] /06/2007