AMTEC FATURAMENTO ELETRÔNICO IMAS MANUAL

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1 AMTEC FATURAMENTO ELETRÔNICO IMAS MANUAL GOIÂNIA MAIO/2011

2 Direito de Cópia 2011 pela Gerência do Departamento de Desenvolvimento de Sistemas da AMTEC ª Edição Este documento ou parte dele não pode ser reproduzido por qualquer meio sem autorização escrita do Editor. Empresa: AMTEC AGÊNCIA MUNIC. DE CIÊNCIA, TECNOLOGIA E INOVAÇÃO Diretor Presidente: NELCIVONE SOARES DE MELO Diretor Técnico: CÉSAR AUGUSTO MARQUES DE SOUZA Gerente Departamento de Desenvolvimento de Sistemas: JOSÉ GABRIEL DOS SANTOS RIOS Coordenadora Divisão de Sistemas Administrativos - DVSA: HELENA PINTO GADE RODRIGUES Editoração e Formatação de Texto, Normalização Gráfica: TIAGO LEVERGGER PICCIRILLI Analista Responsável pelo Portal do Credenciado IMAS: TIAGO LEVERGGER PICCIRILLI 2

3 HISTÓRICO DE VERSÕES Data da Última Versão Feita por 19/08/2010 Edison Andrade Martins Morais 25/08/2010 Edison Andrade Martins Morais 31/05/2011 Tiago Levergger Piccirilli 3

4 ÍNDICE 1. O Faturamento Eletrônico Acessando o Faturamento Eletrônico Funções do Faturamento Eletrônico Tela de Login... 6 Esqueci Minha Senha Menu Principal Alterar Senha Validar Guia Cancelar a Validação da Guia Listar Guias Validadas Alterar Alterar Dados da Validação Como Apresentar as Guias Validadas ao IMAS

5 1. O Faturamento Eletrônico O Faturamento Eletrônico IMAS é um serviço disponibilizado pelo IMAS- Instituto de Assistência à Saúde dos Servidores Municipais da Prefeitura de Goiânia, em parceria com a AMTEC- Agência Munic. de Ciência, Tecnologia e Inovação, para os prestadores de serviço credenciados junto ao IMAS, que possibilita o envio da fatura de forma eletrônica, através da validação das guias no site do Portal do Credenciado. A partir do dia 01 de julho de 2011, todos os credenciados deverão validar as guias de consulta médicas e das especialidades de psicologia e fonoaudiologia, através do site do Portal do Credenciado do IMAS (que é Portal que dá acesso ao Faturamento Eletrônico), utilizadas pelos usuários em seus atendimentos. Validar significa registrar o atendimento ao usuário no momento em que este acontece. O Portal do Credenciado é um serviço oferecido pelo IMAS através de um site na Internet, que pode ser acessado através do endereço: Este portal é direcionado aos prestadores de serviços credenciados junto ao IMAS, onde estarão disponíveis diversos serviços, tais como: Faturamento Eletrônico, Tabelas, Portarias Normativas, Editais, etc. Os principais benefícios deste novo processo de faturamento são: Aumento da segurança: o novo processo diminui significativamente a possibilidade de fraudes, pois cada usuário poderá validar sua guia apenas uma única vez. Isso ocorre porque, a partir do momento em que a guia for validada, o sistema não permitirá uma nova validação por outro credenciado. Agilidade na informação para o credenciado: o credenciado poderá consultar a qualquer momento a quantidade de guias que validou e o valor que tem a receber do IMAS. Isso torna o processo mais transparente e gerenciável por parte do credenciado. 2. Acessando o Faturamento Eletrônico Para acessar o Faturamento Eletrônico, o credenciado deverá possuir um computador conectado à Internet com qualquer Sistema Operacional, preferencialmente Windows ou Linux, e um Navegador de Internet (Browser), preferencialmente Microsoft Internet Explorer ou Mozilla Firefox. 5

6 Através do Navegador de Internet o usuário deverá digitar o seguinte endereço eletrônico: Neste endereço estará disponível no link, Serviços Online, para o faturamento eletrônico. Também há um link direto da página da Prefeitura de Goiânia, ou do site do IMAS, para o Portal. 3. Funções do Faturamento Eletrônico 3.1. Tela de Login Esta é a tela de entrada do sistema. Nela o credenciado irá se identificar (fazer login) para ter acesso aos serviços do Faturamento Eletrônico. Cada credenciado terá sua própria identificação, que é única, formada pelos seguintes campos: CPF/CNPJ CPF para credenciados pessoa física. CNPJ para credenciados pessoa jurídica. O CPF/CNPJ deverá ser informado sem nenhum tipo de caractere especial. Ex.: O CPF deverá ser informado no formato Senha É a senha que o credenciado recebeu do IMAS. Cada credenciado terá sua própria senha, após a alteração da primeira, que é comum a todos os credenciados. Esqueci Minha Senha Caso o credenciado não se lembre da sua senha no momento do Login, deverá clicar no link Esqueci minha senha! na tela de Login do Portal. Através desta tela, o credenciado poderá enviar sua senha para o que foi informado na ocasião do primeiro acesso ao Portal ou através da opção Alterar (item 3.7). Se o credenciado esqueceu a senha e não conseguir acessar o e- mail informado, por qualquer motivo, o mesmo deve procurar o IMAS pessoalmente para alterara-lo e somente depois regerar a senha, através da opção Esqueci a Senha, a mesma será então enviada para o novo cadastrado. 6

7 Tela Inicial do Portal do Credenciado Ao clicar no link Esqueci minha senha!, será aberta a seguinte tela no estilo pop-up (é importante que o bloqueador de pop-ups do seu Navegador esteja desbloqueado para o Portal): 7

8 Nesta tela, o credenciado deve informar seu CPF ou CNPJ e clicar na opção Enviar Senha. Neste momento, o Portal irá enviar a senha para o do credenciado. Primeiro Acesso Ao acessar pela primeira vez o Portal, este irá pedir ao credenciado para que cadastre o seu . Este tem duas funções básicas: Canal de contato com o IMAS. Caso o credenciado esqueça sua senha, o Portal disponibiliza uma função (item 3.8 Esqueci Minha Senha) para que esta seja enviada para o e- mail cadastrado nesta opção. Sem dúvida, este cadastrado no primeiro acesso é uma informação valiosa para o Portal do Credenciado. Logo, mantê-lo atualizado é muito importante, pois, caso o credenciado não se lembre do que cadastrou ou não tenha cadastrado um válido, por questões de segurança, o mesmo só poderá ser alterado pessoalmente no IMAS, no Departamento de Credenciamento (2 andar). É importante salientar que em qualquer momento o credenciado poderá alterar o informado no primeiro acesso. Para isso basta seguir as instruções do item 3.7 (Alterar ) deste manual. Primeiro Acesso Alterar Senha 8

9 3.2. Menu Principal Nesta tela o credenciado terá acesso aos seguintes serviços: Validar Guia. Listar Guias Validadas. Cancelar a Validação da Guia. Alterar Senha. Alterar . Alterar dados da Validação da Guia. Para acessar qualquer serviço acima, basta o credenciado clicar na opção correspondente na tela de Menu Principal. Esta tela fornece ainda as opções de Menu, para retornar à tela inicial do sistema. A opção Ajuda, para consultar sobre as dúvidas frequentes ao sistema. A opção Sair, para sair do sistema e retornar a tela do login. Tela de Menu Principal do Portal 3.3. Alterar Senha Nesta tela o credenciado poderá alterar sua senha inicial. Por questões de segurança, é importante que ela seja alterada já no primeiro acesso, pois a mesma é comum a todos os prestadores de serviço do IMAS. 9

10 Tela de Alteração de Senha Para alterar senha o Credenciado deve informar: a senha atual, a nova senha, repetir a digitação da nova senha e clicar no botão Alterar. Para voltar ao menu principal, após a alteração da senha, o usuário deve clicar no link Menu no canto superior esquerdo da tela Validar Guia Nesta tela o credenciado irá validar as guias apresentadas pelos segurados no momento do seu atendimento. Em outras palavras, cada atendimento deverá ser registrado nesta tela, através da validação da guia. Nesse primeiro momento, o faturamento eletrônico só será implantado com as guia de consultas médicas (incluindo guias emitidas na emergência) e das especialidades de psicologia e fonoaudiologia. Os demais tipos de guias continuarão a ser faturados da forma atual até a implantação total do faturamento eletrônico. Uma pessoa jurídica pode validar guia para ser faturada para mesma e pode validar guia para ser faturado diretamente para o profissional credenciado com o IMAS como pessoa física, para isto basta escolher no link Opção de Faturamento a opção Pessoa Física no momento da validação da guia, conforme descrito no item 3.1 deste manual. As guias das especialidades de psicologia e fonoaudiologia serão validadas um única vez independente da quantidade de sessões das mesmas, ou seja, as guias não serão validadas por sessão. As mesmas serão faturadas/pagas pelo IMAS de acordo com a comprovação do atendimento pela Auditoria de Apoio à Saúde Mental do IMAS. 10

11 É importante validar a guia no ato do atendimento, pois o prestador eliminará a possibilidade de receber guias canceladas, guias com a data de validade vencida, guias de outra especialidade (no caso de psicologia e fonoaudiologia) e guias já validadas por outro prestador. Assim é importante que o prestador esteja atento aos seguintes detalhes ao receber a guia: Validade da guia: A partir do dia 01 de setembro de 2011, guias com a data de validade vencida não serão serão validadas e o prestador ficará, portanto, sem receber pela mesma, por isso é importante validar o quanto antes as guias de competências anteriores que não foram apresentadas ao IMAS. Especialidade da Guia: Os prestadores das áreas de psicologia e fonoaudiologia só poderão validar guias de suas respectivas especialidades; Retorno: Se houve registro de atendimento ao paciente com o mesmo médico há menos de 20 (dias), o atual atendimento é retorno e não é exigível a guia. Neste caso, se houver uma guia, ela não será validada. Para validar a guia, deve-se informar, obrigatoriamente: 1. O número da guia; 2. A matrícula do segurado: sem o número do contrato (dígito); 3. O credenciado que irá faturar a guia: 3.1- Quando uma Pessoa Jurídica estiver logada (seu nome e o CNPJ aparecem no centro da tela em azul): Se o médico que for realizar o atendimento for credenciado ao IMAS como Pessoa Física e deseja faturar a guia em seu nome, clicar na opção Pessoa Física. Assim, as guias serão faturadas para o mesmo; Se o médico que for realizar o atendimento for credenciado ao IMAS e não deseja faturar a guia em seu nome ou não for credenciado, clicar no nome do prestador que estiver logado. Assim, a guia será faturada para a Pessoa Jurídica; 3.2-Quando uma Pessoa Física estiver logada: Neste caso o faturamento será somente para o mesmo. Clicar no próprio nome. 4. O CRM, CRP ou CRF do profissional que fará o atendimento: 11

12 É importante salientar que os prestadores das especialidades de psicologia e fonoaudiologia devem ser credenciados ao IMAS como Pessoa Física ativo ou como parte do Corpo Clínico. O CRP ou CRF digitado na tela de validação, deve ser o mesmo que foi informado no momento da emissão da guia no IMAS, ou seja, o profissional que for realizar as sessões deve ser o mesmo que as solicitou. Caso não seja, essa guia não poderá ser validada. Tela de Validação da Guia Após informar os dados acima o credenciado deve clicar na opção Avançar. Neste momento o sistema irá pesquisar as seguintes informações: 1. Se a guia existe; 2. Se a guia não foi utilizada em outro atendimento; 3. Se a guia não está com data de validade vencida; 4. Se a guia foi mesmo emitida para o segurado informado pelo credenciado (no caso de psicologia e fonoaudiologia); 5. Se não há registro de atendimento para o paciente com o mesmo médico há menos de 20 dias (neste caso é um retorno). Caso exista alguma das restrições acima, o sistema mostra na tela a sua descrição, e não permite que a guia seja validada. Neste caso, o credenciado deverá informar a descrição do motivo da recusa do atendimento, e solicitar providências do usuário para solucionar o problema. Caso contrário, o sistema disponibiliza uma tela de conferência dos dados, conforme figura a seguir. ATENÇÃO: A tela a seguir é para simples conferência 12

13 dos dados. Para confirmar o atendimento, clicar na opção Confirmar Atendimento. Confirmação de Validação da Guia Neste momento, o sistema irá emitir o seguinte comprovante: Comprovante de Atendimento Este comprovante é a confirmação de que o atendimento foi realizado. A emissão do mesmo é facultativa, cabendo ao credenciado decidir ou não imprimi-lo Cancelar a Validação da Guia Nesta tela o credenciado poderá cancelar a validação da guia não atendida por qualquer motivo. 13

14 Tela de cancelamento do atendimento Para cancelar a validação da guia, o credenciado deve informar, obrigatoriamente apenas o número da guia. - O número da guia. Após informar o número da guia o credenciado deve clicar na opção Avançar. Neste momento o sistema irá pesquisar as seguintes informações: 1. Se a guia for válida; 2. Se a guia foi validada; 3. Se a guia foi faturada para o credenciado que efetuou o login; Caso exista alguma das restrições acima, o sistema não permite que a validação da guia seja cancelada e apresenta uma mensagem informando o motivo do não cancelamento. A guia só poderá ser cancelada pelo prestador para o qual foi faturado a guia Caso contrário, ou seja, inexistência de qualquer restrição, o sistema disponibiliza uma tela de conferência dos dados, conforme figura a seguir. ATENÇÃO: A tela a seguir é uma tela para simples conferência dos dados. Para confirmar o cancelamento, o credenciado deverá clicar na opção Confirmar Cancelamento. A validação da guia só poderá ser cancelada até o dia em que a mesma for apresentada ao protocolo do IMAS, através da fatura. 14

15 Tela para conferência dos dados no cancelamento do atendimento O sistema irá emitir um comprovante de cancelamento no seguinte formato: Comprovante de cancelamento do atendimento Este comprovante é a confirmação de que o atendimento,ou seja, a validação da guia, foi cancelada. Feito o cancelamento o credenciado deve entregar o comprovante ao paciente ou permitir que o mesmo tome ciência do cancelamento, para que o usuário possa usar a guia em outro atendimento Listar Guias Validadas 15

16 Nesta tela o Credenciado poderá consultar todas as guias que validou (atendimentos que realizou) por mês. Para isso o credenciado deve informar o mês/ano de referência e clicar na opção Listar Guias. Tela de Consulta às Guias Validadas Ao clicar na opção Listas Guias Validadas o Portal irá emitir um relatório no seguinte formato: Relatório de guias validadas por mês de referência No relatório, serão visualizadas as guias faturadas para o prestador que estiver logado, é obrigatório a sua apresentação no momento da entrega de fatura, no IMAS Alterar 16

17 Nesta tela o Credenciado poderá manter atualizado seu no cadastro do IMAS. Este servirá, dentre outras funções, para o credenciado receber sua senha do Portal, caso esta seja esquecida Alterar Dados da Validação Tela de alteração de Nessa tela o credenciado poderá alterar a opção de faturamento e o CRM, CRP ou CRF informados na validação da guia, sem que para isso tenha que cancelar a validação da mesma. A validação da guia só poderá ser alterada até o dia em que a mesma for apresentada ao protocolo do IMAS, através da fatura. Tela de alteração da validação da guia. 17

18 4. Como Apresentar as Guias Validadas ao IMAS A partir da implantação do novo processo de faturamento, as guias físicas da área médica validadas eletronicamente não deverão mais ser apresentadas na Divisão de Protocolo do IMAS, pois já foram enviadas eletronicamente. A apresentação deve se limitar, obrigatoriamente, ao relatório impresso das guias validadas disponível na opção Listar Guias Validadas. Isto, todavia, não se aplica às especialidades de psicologia e fonoaudiologia, que deverão apresentar as guias físicas acompanhadas do relatório já mencionado acima, para posterior auditagem analítica, por isso as mesmas devem continuar seguindo as normas e as orientações da Auditoria de Apoio de Saúde Mental, inclusive quanto ao preenchimento das mesmas. Os demais tipos de procedimentos e guias (exames, G.T.A., G.I.H e odontologia) continuarão sendo apresentados e faturados da forma atual, até a total implantação do faturamento eletrônico. Os prestadores que apresentam além das guias de consultas, guias exames, G.T.A e G.I.H devem anexar junto a fatura o relatório das guias enviadas de forma eletrônica e informar na folha de Resumo da Fatura (capa de lote) o valor cobrado das mesmas. Será gerado um único protocolo para as guias de consultas validadas e para os demais tipos de guias (exames, G.T.A e G.I.H.) que não foram validadas, ambos os tipos de guias farão parte do mesmo processo de fatura. As guias de consultas médicas dever ser arquivadas pelo prestador por um período mínimo de 03 meses após a apresentação (de forma eletrônica) das mesmas no IMAS, para um possível auditoria inloco do IMAS, por isso é importante continuar a preencher corretamente todos os dados que são solicitados nas mesmas. 18

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