ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

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1 ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) Um sistema ERP Enterprise Resource Planning (Planejamento dos Recursos da Empresa) é um pacote de software que tem por finalidade organizar, padronizar e integrar as informações transacionais que circulam pelas organizações. Estes sistemas integrados permitem acesso a informações confiáveis em uma base de dados central e em tempo real. São sistemas de informação que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de: finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, compras, etc.) e sob a perspectiva sistêmica (sistema de processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio à decisão, etc.). O ERP é uma plataforma de software que possibilita um fluxo de informações único, contínuo e consistente por todos os departamentos da empresa, sob uma única base de dados. É um instrumento para a melhoria de processos de negócio, tais como produção, compras ou distribuição, orientado por estes processos e não as funções/departamentos da empresa, com informações on-line e em tempo real. Possui uma arquitetura aberta, a qual viabiliza operar com diversos sistemas operacionais, banco de dados e plataformas de hardware. Desta forma, o ERP permite visualizar por completo as transações efetuadas pela empresa, desenhando um amplo cenário de seus processos de negócios. Os Sistemas de Gestão Empresarial ou Sistemas de ERP são a solução de TI mais utilizada pelas organizações que buscam coordenar melhor suas atividades dentro de sua cadeia de valor. Têm como objetivo principal integrar os processos gerenciais de uma empresa, procurando apoiar as diferentes funções buscando melhorar a produtividade, pela redução de desperdícios e de custos, eliminando a fragmentação das informações e ligando toda esta nova massa de dados gerada às estratégias da empresa. Um sistema ERP pode, potencialmente, eliminar informação distorcida e aumentar a velocidade da informação, reduzindo atrasos na transmissão da informação a quem necessita dela para tomar as decisões referentes aos negócios da empresa. Os sistemas ERP ajudam as empresas a alcançarem seus objetivos estratégicos de forma mais eficiente. Ao integrar as várias áreas ou setores empresariais, os ERP criam as condições para uma administração eficaz, pois dão suporte ao direcionamento estratégico desejado, pois melhoram o tempo de resposta às mudanças do mercado. Além disso, os ERP s permitem às empresas o desenvolvimento de especializações em áreas de capacitações-chaves, como logística interna, produção, marketing, vendas e outras, condicionando o tipo e características das vantagens competitivas. Uma de suas aplicações diz respeito à gestão de suprimentos. Essa função tem sido considerada como recurso estratégico pelas empresas, especialmente aquelas produtoras de alimentos de baixo valor agregado. Nas empresas produtoras de alimentos a redução de custos na função de compras é muito significativa, dado que 40 a 60% do valor de venda de produtos de consumo não duráveis são relativos a custos com materiais. Ou seja, reduções relativamente pequenas de custo na aquisição de matérias primas podem ter impacto importante nos resultados advindos da venda de alimentos processados. Até meados da década de 90, os sistemas de informação eram construídos de forma isolada, pois o processamento e os dados eram dispersos em vários softwares separados. Este princípio trouxe soluções rápidas de produtividade aos setores, mas deu também oportunidade ao isolamento destes setores e geração de inúmeros sistemas legados sem interação ou integração de dados e informações. A partir daí, foi introduzido o princípio do Planejamento dos Recursos Empresariais, também conhecido como Enterprise Resources Planning ERP, como forma de integrar a gestão das informações de todos os setores industriais. O conceito de ERP deu aos desenvolvedores o fundamento racional e lógica de valor capaz de sustentar o desenvolvimento dos aplicativos específicos de gestão integrada de empresas. Neste sentido, os princípios básicos de funcionamento dos sistemas ERP são a integração e sua parametrização. Quando bem implementados, os ERP permitem democratizar a informação para todos os setores ou áreas da empresa, fornecer meios para facilitar as tomadas de decisão, promover a melhoria da produtividade, reduzir custos, otimizar os processos orçamentários e contábeis, racionalizar estoques e acabar com problemas de comunicação entre diferentes sistemas. Os resultados, no entanto, nem sempre são positivos. De fato, levantamento da Fundação Getúlio Vargas apontou que várias empresas que implantaram estes sistemas questionam seus investimentos em TI. O tipo de dificuldade e limitações apontadas na pesquisa seria decorrente da falta de análise das implicações da TI para a ASAI Administração da Informática Prof. Malomar Alex Seminotti 1

2 estratégia organizacional. Dentro da organização um ERP tem como responsabilidade integrar todas as áreas e processos existentes. O sistema ERP pode fornecer o tipo de informação disponibilizada por sistemas de processamento de transações, além daquele fornecido pelos sistemas de apoio à decisão ou sistema de informações executivas. 1. Características dos Sistemas ERP Os sistemas ERP possuem características que, se observadas em conjunto, permitem distingui-los de sistemas desenvolvidos internamente nas empresas e de outros tipos de pacotes comerciais. Dentre estas características, estão: São pacotes comerciais de software, adquiridos de fornecedores especializados; São desenvolvidos a partir de modelos-padrão de processos, utilizando as melhores práticas do mercado; São integrados; Possuem grande abrangência funcional; São parametrizáveis e configuráveis; Utilizam uma base de dados integrada, ou seja, sem redundâncias, gerenciada por um sistema gerenciador de banco de dados (SGBD); Atende às diversas áreas de negócio da empresa, tratando a sequência natural de eventos de cada processo de negócio; Normalmente as empresas precisam adequar seus processos às funcionalidades dos pacotes; É comum a necessidade de procedimentos de ajuste no ERP; São utilizados em substituição aos sistemas já existentes. 2. Termos Relacionados aos Sistemas ERP Existem alguns termos relacionados aos sistemas ERP que, embora não os definam, são importantes para a compreensão dos aspectos envolvidos em sua utilização. Esses termos são a funcionalidade, a divisão em módulos, a parametrização, a customização, a localização e a atualização. Funcionalidades: é o conjunto total de funções embutidas em um sistema ERP, suas características e suas diferentes possibilidades de uso. A composição destas funções forma o sistema de informações transacional que dá suporte aos processos de negócio; Modularização: é o menor conjunto de funções que podem ser adquiridos e implementados separadamente em um sistema ERP. Normalmente, tais conjuntos de funções correspondem a divisões departamentais de empresas (vendas, financeiro, produção, planejamento da produção, etc.); Parametrização: é o processo de adequação da funcionalidade de um sistema ERP a uma determinada organização através da definição dos valores de parâmetros já disponibilizados no próprio sistema. Parâmetros são variáveis internas ao sistema que determinam, de acordo com o seu valor, o comportamento do sistema. Configuração é o nome dado ao conjunto total de parâmetros após a sua definição, representando o conjunto das opções de diversas funções de um sistema ERP; Customização: é a modificação de um sistema ERP para que este possa se adequar a um determinado processo impossível de ser reproduzido por meio dos parâmetros já existentes. À medida que as modificações feitas a um pacote aumentam, também aumentam os custos de sua implementação; Localização: é a adaptação (através de parametrizações ou customizações) de sistemas ERP para um determinado país; Atualização de Versões, ou Upgrade: é o processo através do qual o fornecedor disponibiliza melhorias nas funções do sistema e correções de problemas. É também conhecido como troca de versão. 3. Histórico da Evolução dos Sistemas ERP Os sistemas ERP evoluíram a partir dos sistemas MRP (Materials Requirements Planning ou Planejamento das Necessidades de Materiais) e MRP II (Manufacturing Resource Planning ou Planejamento dos Recursos de Manufatura), passando a ter um maior escopo e um maior nível de abrangência nas empresas. O MRP surgiu nos anos 60 com a finalidade de permitir às empresas o cálculo e controle da quantidade de materiais necessários e do momento adequado de sua disponibilização para o processo produtivo. Durante os anos 80 e 90, o sistema e o conceito do planejamento das necessidades de materiais se expandiram e foram integrados a outros departamentos da empresa. Surge, então, o sistema MRP II, que é um prolongamento dos conceitos MRP, incluindo dados de custos dos produtos, fornecendo relatórios financeiros, bem como de material e de capacidade. O MRP II permite que as empresas avaliem as implicações ASAI Administração da Informática Prof. Malomar Alex Seminotti 2

3 da sua demanda futura nas áreas financeiras e de engenharia, bem como analisem as implicações quanto à necessidade de materiais. O MRP II surge pela introdução dos módulos MPS (Master Production Scheduling ou Programação Mestre de Produção), RCCP (Rough-Cut Capacity Planning ou Cálculo Grosseiro de Necessidade de Capacidade), CRP (Capacity Requirements Planning ou Cálculo Detalhado de Necessidade de Capacidade), SFC (Shop Floor Control ou Controle de Chão de Fábrica), PUR (Purchasing ou Controle de Compras) e S&OP (Sales and Operations Planning ou Planejamento de Vendas e Operações). Assim, o MRP II deixa de fornecer apenas informações referentes ao cálculo da necessidade de materiais, e passa a atender também às necessidades de informação para tomada de decisão gerencial sobre outros recursos necessários para controle das operações Sistema para controle de inventário, conceito de inventário tradicional Material Requirement Planning (MRP), Master Schedule para produção, envolvendo planejamento e compra de matéria-prima e componentes Manufacturing Resources Planning (MRP-II), Gerenciamento das atividades de chão de fábrica e distribuição 1990 Enterprise Resource Planning (ERP) 4. e Vantagens Com essa unidade de informações toda a empresa pode ganhar benefícios. Dentre eles poderemos citar: Diminuição do retrabalho, eliminando processos que antes deveriam ser feitos em vários sistemas e traziam redundância nos resultados finais; Melhoria do planejamento e alocação de recursos; Aumento de competitividade, visto que o mercado está utilizando essa tecnologia e os retardatários terão maior dificuldade de conquistar clientes; Otimização do fluxo de informações e da qualidade das mesmas dentro da organização (eficiência) Melhoria da qualidade dos produtos e serviços; Redução de custos; Aumento da flexibilidade para converter dados ou informações em conhecimento para apoio à tomada de decisão; Incorporação de melhores práticas (codificadas no ERP) aos processos internos da empresa. O ERP ajuda a melhorar a eficiência e a eficácia organizacional ao auxiliar o processo e o conteúdo das decisões, apoiando reuniões e discussões internas, possibilitando melhor coordenação entre as áreas funcionais, contribuindo nas avaliações anuais do orçamento e no planejamento estratégico. O ERP também contribui para a eficiência inter organizacional, pois melhora o padrão de comunicação entre unidades organizacionais de diferentes regiões, ajuda a coordenar a atividade da empresa no nível regional, nacional ou globalmente, contribuindo para a coordenação das atividades com clientes e fornecedores e ajudando a agregar mais informações aos produtos e serviços da empresa. 5. Comparativo: x O quadro abaixo apresenta uma síntese que relaciona dificuldades e benefícios às características dos sistemas ERP. Característica: são pacotes comerciais - Redução de custos de informática; - Foco na atividade principal da empresa; - Redução da quantidade de aplicações; - Atualização tecnológica permanente por conta do fornecedor. Característica: usam modelos de processo - Difunde conhecimento sobre boas práticas; - Facilita a reengenharia de processos - Dependência do fornecedor; - Empresa não detém o conhecimento sobre o pacote. - Necessidade de adequação do pacote à empresa; - Necessidade de alterar processos empresariais; ASAI Administração da Informática Prof. Malomar Alex Seminotti 3

4 - Impõe padrões. - Alimenta a resistência à mudança. Característica: são sistemas integrados - Redução do retrabalho e inconsistências; - Redução da mão-de-obra relacionada a processos de integração de dados; - Maior controle sobre a operação da empresa; - Eliminação de interfaces entre sistemas isolados; - Melhoria na qualidade da informação; - Contribuição para a gestão integrada; - Otimização global dos processos da empresa. Característica: usam bancos de dados centralizados - Padronização de informações e conceitos; - Eliminação de discrepâncias entre informações de diferentes departamentos; - Melhoria na qualidade da informação; - Acesso a informação para toda a empresa. - Mudança cultural da visão departamental para a de processos; - Maior complexidade de gestão da implementação; - Maior dificuldade na atualização do sistema, pois exige acordo entre vários departamentos; - Um módulo não disponível pode interromper o funcionamento dos demais; - Alimenta a resistência à mudanças. Característica: possuem grande abrangência funcional - Eliminação da manutenção de múltiplos sistemas; - Padronização de procedimentos; - Redução de custos de treinamento; - Interação com um único fornecedor. - Mudança cultural da visão de dono da informação para a de responsável pela informação ; - Mudança cultural para uma visão de disseminação de informações dos departamentos para toda a empresa; - Alimenta resistência a mudanças. - Dependência de um único fornecedor; - Se o sistema falhar, toda a empresa pode parar. 6. Desvantagens Dentre as desvantagens da utilização de um ERP numa empresa podem ser listadas: A utilização do ERP por si só não torna uma empresa verdadeiramente integrada; Altos custos customização e implementação, que muitas vezes não comprovam a relação custo/benefício; Dependência do fornecedor do pacote; Adoção de melhores práticas aumenta o grau de imitação e padronização entre as empresas de um segmento; Torna os módulos dependentes uns dos outros, pois cada departamento depende das informações do módulo anterior, por exemplo. Logo, as informações têm que ser constantemente atualizadas, uma vez que as informações são em tempo real, ocasionando maior trabalho; Aumento da carga de trabalho dos servidores da empresa e extrema dependência dos mesmos; O sistema pode exigir mudanças em determinados aspectos da cultura interna da empresa; Pode-se perceber tardiamente que aquela solução não oferece a relação custo-benefício esperada; Ao longo do tempo, atualizações e acréscimos de módulos podem tornar o sistema excessivamente complexo. 7. Alguns Exemplos de Sistemas ERP Produto Desenvolvedor R/3 ou mysap.com SAP Oracle Applications ou PeopleSoft Microsoft Dynamics ERP Totvs Stoq Oracle Microsoft Totvs Software Livre ASAI Administração da Informática Prof. Malomar Alex Seminotti 4

5 8. Como escolher um ERP Primeiramente, é necessário entender exatamente quais as necessidades da empresa em relação ao ERP, para então definir o que é prioridade. Tal análise indica um caminho a seguir. Para isso, pode ser necessário realizar reuniões com gerentes dos setores, com funcionários que exercem funções mais críticas. Depois disso, fica mais fácil analisar as soluções oferecidas por fornecedores de ERP. Neste ponto, é necessário avaliar as propostas feitas por cada empresa para, em primeiro lugar, identificar aquelas que melhor podem atender às necessidades identificadas. Neste ponto, também é importante verificar quais desses provedores têm experiência no fornecimento de software para o ramo de atuação da organização. Uma vez que o sistema de ERP precisa ser customizado para cada empresa, é importante saber também quais as tecnologias que o fornecedor disponibiliza para suas soluções. Com isso, é possível ter uma noção melhor dos custos com servidores, atualização, treinamento, entre outros. Além disso, nesse aspecto também é possível analisar a capacidade de integração e comunicação do sistema, a possibilidade de implementação de módulos no futuro, os recursos de segurança, compatibilidade com plataformas distintas (dispositivos móveis, por exemplo) e assim por diante. Também é muito importante verificar quais as condições do suporte e manutenção oferecidas. O software certamente vai precisar de atualizações ao longo do tempo para correção de erros, melhorias em determinados procedimentos, adaptação para novas necessidades (implementação de uma nova regra tributária, por exemplo), ajustes de segurança, enfim. Sem contar que certas situações podem necessitar de auxílio do fornecedor, por exemplo: um determinado usuário pode precisar de suporte para ter acesso a uma relação de dados a ser submetida para uma auditoria externa. Ao planejar a compra de um sistema gerencial, a coordenação do projeto deve manter-se atenta a alguns itens, que merecem atenção especial, por terem grande impacto no ambiente empresarial, tais como: Custo benefício do software: quanto tempo e esforço terá que se empregar para chegar ao retorno econômico do investimento e em seguida ao lucro deste?; Adaptabilidade: o software corresponde a todas as necessidades de sua empresa? Softwares prontos tendem a seguir um padrão de mercado, caso sua empresa tenha muitas peculiaridades, quanto será o investimento para adaptação do sistema as suas necessidades? Recursos humanos capacitados: é preciso identificar se as pessoas que irão operar o sistema estão capacitadas para tanto, pois um dos maiores pontos de dificuldade em implantação de sistemas é justamente a resistência por parte dos usuários; Acessibilidade: o sistema selecionado corresponde a suas necessidades de acessibilidade? Por exemplo, se um de seus vendedores estiver fora da empresa e precisar conectar-se a ele para verificar estoques e fechar uma venda, é imprescindível que o ERP tenha essa disponibilidade; Segurança: as informações poderão ser expostas de forma restrita para o usuário que corresponder a cada área da empresa? Os acessos devem ser seguros, protegidos por senhas pessoais, de forma a não vazar informações confidenciais. 9. Etapas para Implantação de um Software ERP O processo de implantação de um ERP pode demorar meses ou anos, dependendo do tamanho da empresa. Para facilitar este processo, deve-se dividir a implantação em fases, como segue: Fase 1 - Preparação do Projeto Elaborar o escopo, organizar o projeto e o cronograma e confirmar custos. Fase 2 - Anteprojeto Entender a situação atual (processos de negócio, sistemas de informação, recursos humanos, indicadores de desempenho); Discutir a descrição da visão futura desejada (melhores práticas, suporte sistêmico via ERP, identificação de aspectos não atendidos pelo sistema); Definir a visão futura (alternativas para os aspectos não atendidos, decisão quanto ao cenário final de cada processo). ASAI Administração da Informática Prof. Malomar Alex Seminotti 5

6 Fase 3 - Realização Configurar as transações de negócio dos processos; Validar com os usuários em sessões de prototipação (vários ciclos); Desenvolver material de treinamento. Fase 4 - Preparação Final Treinar usuários envolvidos; Testes de validação integrado; Validar programas de interface e migração. Fase 5 - Entrada em Operação e Suporte Migrar dados dos sistemas legados; Baixar a parametrização no ambiente de produção; Monitorar a utilização do novo sistema; Disponibilizar serviços de help-desk e monitoramento. 10. Fatores Críticos de Sucesso Os principais fatores críticos de sucesso para um projeto de implantação de um ERP são: Definição clara de necessidades; Visão e objetivos claros; Expectativas realistas; Apoio da direção; Planejamento adequado; Marcos intermediários; Equipe competente; Comprometimento e envolvimento dos usuários; Equipe dedicada; Infraestrutura adequada. lançados corretamente, a informação obtida do sistema é inadequada; Má definição dos objetivos do sistema de gestão; Gerenciamento inadequado do projeto de implantação; Mau dimensionamento do hardware; Ineficiente gestão de mudanças das pessoas envolvidas; Treinamento insuficiente para a utilização do software; Falha no planejamento do projeto; Iniciar a implantação antes de definir o cronograma; Grandes modificações no software ERP e demora para entrega das mesmas; Deixar os testes do sistema para depois da implantação. 12. Considerações Finais As empresas cada vez mais têm percebido a importância de se ter conhecimento e controle da informação, no sentido de garantir gerenciamento de enormes quantidades de dados de maneira confiável e integrada. A boa estruturação dos sistemas de informação garante à empresa uma excelente oportunidade de melhoria dos seus processos internos e também dos serviços prestados a seus clientes. Analisando o mercado competitivo, atualmente as empresas precisam estar abertas a mudanças relacionadas à tecnologia da informação e aos sistemas de informações a fim de incluir em suas estratégias de negócio a possibilidade de viabilizar a implantação de um projeto ERP em diferentes áreas da empresa, buscando a competitividade exigida pelo mercado globalizado atual. 11. Principais Causas de Fracasso Falta de comprometimento da alta direção; Falta de comprometimento dos usuários, pois se os dados não são ASAI Administração da Informática Prof. Malomar Alex Seminotti 6

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