Título: Potencialização da Gestão do Conhecimento Um legado estratégico Categoria: Herança para a EJ (Prática Interna) Temática: Gestão Interna

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1 Título: Potencialização da Gestão do Conhecimento Um legado estratégico Categoria: Herança para a EJ (Prática Interna) Temática: Gestão Interna Resumo A alta rotatividade nas empresas juniores é um grande empecilho para o desenvolvimento dos membros e, portanto, para que os impactos gerados por este fator sejam diminuídos, as metodologias e ferramentas de gestão do conhecimento precisam estar alinhadas a este propósito. A partir da identificação desses problemas, a Multiconsultoria se empenhava arduamente em suprir suas necessidade através da plataforma MediaWiki e manuais para os membros. Entretanto, existem outros fatores a serem analisados em um processo de gestão do conhecimento, pois, apesar da funcionalidade de uma ferramenta, esta pode não ter praticidade para as necessidades de trabalho de uma empresa júnior. Através da busca pela estruturação de um sistema de gestão do conhecimento mais efetivo, encontramos uma série de ferramentas, que em conjunto com alguns procedimentos, permitiram que não apenas consolidássemos este sistema, mas que nos tornássemos também referência em gestão do conhecimento no MEJ Fluminense. 1

2 Introdução Um dos principais fatores responsáveis pela deficiência na gestão do conhecimento das empresas juniores, não se resume apenas à rotatividade dos membros, mas principalmente na forma de gestão de seus respectivos processos e sistemas que o transformam de tácito para explícito. Ao final de 2012, a Multiconsultoria, passava por um momento conturbado em relação a seu conhecimento consolidado, pois membros de áreas vitais deixavam a empresa após o cumprimento de seus contratos, e com eles, informações preciosas eram perdidas. O conhecimento documentado até então, era desconhecido pelos novos membros, que recorriam frequentemente a exmembros, que apesar de solícitos, com o passar do tempo não poderiam suprir nossa demanda por informações. A plataforma de gestão do conhecimento vigente na época era confusa, não intuitiva, difícil de editar e muito menos atrativa, o que causava descaso e desinteresse por todos os membros da empresa, que eram obrigados a acessá-la mesmo sem propósito. Os resultados de acesso mensal eram mínimos e a cobrança aumentava à medida que as estatísticas decaíam. Vários arquivos e trabalhos produzidos pelas áreas se perdiam, pois não havia controle sobre estes, o que ocasionava retrabalho, descontinuidade e a sensação de tarefas inacabadas em todos os processos e atividades da empresa. Pouco a pouco, o conhecimento, a história e o legado da empresa e seus membros foram se perdendo. Nosso principal ativo se desfazia, gerando grande desmotivação, pois mesmo depois de grandes realizações e dedicação, o risco do esquecimento era iminente. Mais um ano havia se passado e a ameaça de recomeçar do zero recaia novamente. Entretanto, desta vez, decidimos agir sobre a manutenção deste que é nosso principal recurso e riqueza organizacional: o conhecimento desenvolvido e deixado pelos membros. 2

3 Desenvolvimento Ao final de 2012, a equipe responsável pela gestão da qualidade e processos da empresa, se reuniu para analisar os danos até então causados e discutir o futuro de sua gestão. A equipe comprometida e engajada em busca de soluções iniciou o diagnóstico a respeito do panorama de nossas ferramentas e processos de gestão do conhecimento, através do diagrama de espinha de peixe, onde traçamos o problema real e em seguida, identificamos as causas potenciais e as agrupamos em categorias, essa ferramenta de qualidade nos proporcionou enxergar os seguintes problemas: Um sistema de informação gerencial obsoleto: Todo o processo de gestão do conhecimento era baseado na plataforma MediaWiki (Mesma plataforma utilizada pelo Wikipédia) com o intuito de armazenar todo o histórico da empresa e seus documentos internos de gestão. Entretanto com o passar do tempo, a ferramenta perdia sua praticidade e frequência de acesso, devido à complexidade de edição, problemas com a conscientização de uso e a falta de sincronia com as ferramentas de trabalho existentes, ou seja, a plataforma começou a perder sua proposta de valor e consequentemente caiu em desuso. Além dos problemas oriundos da falta de praticidade da plataforma, os estímulos à sua utilização eram negativos, devido à obrigatoriedade do acesso e edição, pois do contrário, os membros eram punidos ou advertidos pela inatividade, mesmo que não houvesse novo conteúdo na plataforma. O diagnóstico do panorama, especialmente sobre o sistema de informações gerenciais (MediaWiki), era unânime: Este precisava ser substituído por outro, ou por um procedimento similar, mas a utilização desta plataforma era inviável. Através do brainstorming, estabelecemos os seguintes objetivos: A mudança da plataforma de gestão do conhecimento da empresa; a sincronização e sinergia entre as principais ferramentas de trabalho; 3

4 a consolidação do conhecimento dos serviços através de manuais, responsáveis pela retenção de boas práticas de períodos de gestão; a mudança de estímulo para o acesso à plataforma e a conscientização do membro de seu papel na construção do conhecimento da empresa. Com a compreensão dos problemas e os objetivos definidos, a equipe estava unida a fim de conceber um sistema de ferramentas e procedimentos, que integrados, pudessem suprir nossas necessidades emergenciais e de longo prazo, com critérios específicos para diminuir os riscos e garantir a eficácia. Este sistema seria composto por ferramentas interdependentes e procedimentos complementares, que teriam como função três objetivos básicos: a manutenção, retenção e divulgação do conhecimento. Começamos procurando pela plataforma que seria equivalente à MediaWiki, onde construiríamos e disponibilizaríamos o conteúdo, satisfazendo nossas necessidades de disseminação do conhecimento. Estabelecemos alguns critérios para a seleção desta ferramenta, sendo eles: fácil integração com nossas ferramentas de gestão; edição simples, sem requerer conhecimento específico; interface atrativa e customizável ao usuário e que fosse de fato acessível e segura. Após intensas semanas de buscas, nos deparamos com uma plataforma que atendia aos critérios descritos acima. Como ferramenta de comunicação, utilzamos o Gmail Accounts for Business, que nos fornecia o Google Docs e outro item chamado Google Sites, que particularmente, era integrado com nossos principais meios de comunicação e trabalho colaborativo. O Google Sites possui interface customizável e simples de ser manipulada, é gratuito, ou seja, a empresa júnior não teve nenhum custo adicional, além disso, não exigia um conhecimento muito específico para ser operado. E ainda permite restringir o acesso a um grupo de pessoas sendo, portanto, um sistema seguro. 4

5 Escolhida a plataforma, a equipe começa a editá-la e customizá-la, trazendo o conteúdo da antiga para a nova. Mobilizamos assim, a equipe que se identificava com o mesmo propósito: a consolidação de seu legado para a empresa. Nos preparativos finais da plataforma, a equipe começou a pensar em maneiras de divulgação e principalmente, agregar valor a ela, tornando-a atrativa para os membros. Foram criados nesta iniciativa, vídeos de divulgação, que inicialmente promoviam a ideia da mudança ou de novidade, sempre no intuito de explorar a curiosidade dos membros. Durante o período de edição da plataforma, nos deparamos com a necessidade de integrar uma ferramenta de armazenamento, que pudesse comportar os principais documentos de gestão, livros, projetos e outros, complementando as limitações de espaço de armazenamento do Google Sites. A empresa até então, fazia uso da ferramenta Dropbox, que também não estava sincronizada e encontrava-se desvinculada de todo o processo de gestão do conhecimento. Já com o Google Sites, pudemos integrar seu uso, de forma a utilizá-la como ferramenta de armazenamento complementar à plataforma. Com o novo Wiki finalizado, o divulgamos através de um vídeo, fazendo comparativos e mostrando todo o potencial do novo sistema e evidenciando seus principais atributos geradores de valor, que eram a praticidade do uso e a integração com as ferramentas de trabalho (Google Docs, Gmail e Dropbox). A popularidade do novo sistema estava na praticidade de acesso, uma vez que para acessá-lo, bastava estar logado no domínio do institucional da organização e para fazer o acompanhamento dos acessos, começamos a utilizar o Google Analytics, a partir de maio de 2013, recurso esse, que também é gratuito, disponibilizado de forma integrada no Google Sites e proporciona a visualização das estatísticas de acesso à ferramenta. 5

6 Conclusão Para potencializar o processo de gestão de conhecimento, este necessita de atributos que proporcionem praticidade e sincronia. As ferramentas de gestão do conhecimento devem ser de caráter intuitivo e de fácil acesso, agregando valor a quem as utiliza. O membro deve ser o protagonista do processo, parte integrante da criação do conhecimento. Definitivamente, a transição da plataforma MediaWiki para o Google Sites, trouxe um grande impacto na forma que gerimos o conhecimento na empresa, pois a partir do momento que o processo torna-se integrado com suas ferramentas habituais de comunicação e trabalho, tudo se torna mais simples. Ainda após a implementação do sistema, promovemos algumas ações e medidas para a sua manutenção e constante atualização. Cientes, portanto, da necessidade de construir, preservar e desenvolver um de nossos principais recursos, a gestão do conhecimento, a Multiconsultoria caminha para a edificação deste ideal, que hoje já faz parte da cultura da empresa, permeada pelo legado e história que são deixados por seus membros. Hoje, a Multiconsultoria pode ser considerada referência em gestão do conhecimento no Movimento Empresa Júnior Fluminense, onde diversas empresas juniores do estado do Rio de Janeiro fazem benchmarkings e agendam reuniões com nossa organização, no intuito de saber mais sobre nossa efetiva ferramenta de gestão do conhecimento e grande parte delas, está começando a implantar em suas respectivas empresas, tornando o movimento cada vez mais forte. 6

7 Sobre o acesso às plataformas: Anexo Você acessa a plataforma? Não Sim Não Opinaram WikiMedi a 21% 23% 56% Fonte: Pesquisa Interna Você acessa a plataforma? Não Sim Não Opinaram 3% 3% Wiki Google Sites 94% Fonte: Pesquisa Interna 7

8 Fonte: Pesquisa Interna Fonte: Google Analytics 8