METAS E INDICADORES COMO DEFINIR OS INDICADORES?

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1 METAS E INDICADORES COMO DEFINIR OS INDICADORES? Os indicadores permitem avaliação do desempenho da instituição, segundo três aspectos relevantes: controle, comunicação e melhoria. (MARTINS & MARINI, 2010, p.111). Segundo alguns autores, os indicadores teriam dois importantes papéis: comunicar e mensurar o alcance da estratégia, através da comparação do desempenho atual com a meta definida para o indicador. Neste contexto, a utilização dos indicadores no planejamento estratégico é primordial para tomada de decisões seguras e bem fundamentadas, baseadas em fatos, e não em suposições. O indicador é definido como formas de representação QUANTIFICÁVEL de características de produtos/serviços ou processos, utilizadas para ACOMPANHAR E MELHORAR OS RESULTADOS ao longo do tempo. Para a formulação de indicadores é necessário um conjunto de passos para assegurar os princípios da qualidade. Em síntese os passos estão representados na figura abaixo: Fonte: Martins & Marini. Guia de Governança para Resultados, 2010.

2 Passo 1 - Identificação do nível, dimensão, subdimensão e objetos de mensuração poderá ser realizada a partir do mapa estratégico, pois o mapa representa os resultados e impactos pretendidos pela instituição. Passo 2 - Estabelecimento de indicadores é necessário considerar alguns componentes e requisitos básicos, para garantir a sua operacionalização. a) Componentes básico de um indicador são: Medida (relação matemática), num determinado momento, grandeza qualitativa ou quantitativa que permite classificar as características, resultados e consequências dos produtos, processos ou sistemas. A fórmula de obtenção do indicador indica como o valor numérico (índice) é obtido. Índice valor de um indicador em determinado momento. Padrão de comparação índice arbitrário e aceitável para uma avaliação comparativa de padrão de cumprimento. Metas são os índices atribuídos para os indicadores, a serem alcançados num determinado período de tempo. São pontos ou posições a serem atingidos no futuro. b) Requisitos básicos: Disponibilidade: facilidade de acesso para coleta, estando disponível a tempo; Simplicidade: facilidade de ser compreendido; Baixo custo de obtenção; Estabilidade: permanência no tempo, permitindo a formação de série histórica; Rastreabilidade: facilidade de identificação da origem dos dados, seu registro e manutenção; Representatividade, confiabilidade e sensibilidade: atender às etapas críticas dos processos, serem importantes e abrangentes. O referencial comparativo é um índice acordado para o indicador, utilizado como padrão de comparação. c) Tipos de indicadores Indicadores de eficiência (Produtividade): medem a proporção de recursos consumidos com relação às saídas dos processos.

3 Indicadores de eficácia (Qualidade): focam as medidas de satisfação dos clientes e as características do produto/serviço. Indicadores de Efetividade (impacto): focam as conseqüências dos produtos/serviços. Fazer a coisa certa da maneira certa. A efetividade está vinculada ao grau de satisfação ou ainda ao valor agregado, a transformação produzida no contexto em geral. Passo 3 - Validação preliminar dos indicadores com as partes interessadas Selecionar e validar os indicadores com as partes interessadas é fundamental para obtenção de um conjunto de indicadores, que propicie uma visão global da instituição e represente seu desempenho. Durante a validação é necessário levar em conta os requisitos básicos apresentados no passo (2. Estabelecimento de indicadores). Passo 4 - Construção de fórmulas e estabelecimento de metas a) Construção de fórmulas Com a utilização de fórmula permite que o indicador seja: inteligível, interpretado uniformemente, compatibilizado com o processo de coleta de dados, e apto em fornecer subsídios para o processo de tomada de decisão. A fórmula do indicador deve, sobretudo, ser de fácil compreensão e não envolver dificuldades de cálculo ou de uso, proporcionando a obtenção de um resultado, numérico ou simbólico, facilmente comparável com valores predeterminados, posteriores ou anteriores, para apoiar o processo decisório. b) Estabelecimentos de metas Meta é o índice de resultado que se espera alcançar com o desempenho do processo que está sendo medido. É o desafio a ser alcançado. Todos os indicadores de desempenho devem ter metas, podendo ser definida mais de uma meta por indicador. As metas têm como objetivo serem suficientes para assegurar a efetiva implementação da estratégia. A finalidade de cada meta é enunciada no detalhamento do indicador e expressa um propósito da organização. Um estado de futuro esperado em um determinado período. Portanto uma meta deve conter: objetivo, valor e prazo. Exemplo: aumentar o índice de acordos homologados para 50% até o final do ano de Características das metas: Mensuráveis; Desafiadoras;

4 Viáveis; Relevantes; Específicas; Temporais; Alcançáveis; Se há um objetivo, deve haver uma meta. Dito de outra forma se há uma situação desejada, há necessidade de se quantificar a representação do alcance da situação desejada. Principais mitos, posturas e imposturas da mensuração do desempenho. 1. O mito da medição absoluta: preciso medir tudo. Quem pretende medir tudo acaba não medindo nada! Gerir o desempenho é uma forma de controle, mas que deve ser extremamente seletivo. Medir apenas o que é importante, o que é significativo, o que vale a pena. Medir custa tempo e dinheiro! E algumas medidas são perecíveis só fazem sentido se puderem gerar decisões oportunas. 2. Para medir o que importa, preciso gerar todas as informações, coletar dados de forma exaustiva e precisa. Quem se preocupa em gerar todas as informações provavelmente morrerá afogado num mar de informações, cheio de informações inviáveis e inúteis.a postura correta é, sempre que possível, trabalhar com aproximações, buscando construir indicadores a partir de dados já existentes e tratados dentro de padrões aceitáveis de qualidade apostando-se que, na maioria dos casos, a disponibilidade de dados e informações não é o problema fundamental. 3. Primeiro vamos medir, depois vamos ver o que fazemos com as medidas. Inicialmente, medidas não podem ser vistas como modismos ou obrigação. Mede-se para controlar/melhorar o desempenho. Medidas têm que ser úteis, fazer sentido para orientar a gestão no dia a dia. A medição tem que ser orientada para a melhoria do desempenho e a melhoria do desempenho tem que ser orientada pela medição. 4. Preciso, sobretudo, do sistema informático perfeito para isto. Você precisa, acima de tudo, de um bom modelo de mensuração, que permita uma boa definição específica do que é o seu desempenho e, a partir daí, como mensurá-lo. Primeiro a sistemática, depois o sistema. Fonte: Martins & Marini. Guia de Governança para Resultados, Passo 5 - Definição de Responsáveis Após a construção das fórmulas e estabelecimento das metas é importante estabelecer os responsáveis pela apuração do indicador. Indicadores sem responsáveis por sua coleta e acompanhamento não são avaliados, tornando-se sem sentido para a organização. Uma vez identificado o responsável pela coleta, é definida a periodicidade de coleta do indicador. Passo 6 - Geração de Sistema de Coleta de Dados Etapa complexa, uma vez que há necessidade de se coletar dados acessíveis, confiáveis e de qualidade. A identificação dos dados varia de acordo com o tempo e os recursos disponíveis, assim como o tipo de informação necessária.

5 Após definidos os métodos de coleta das informações é necessário seguir para o próximo passo, de validação dos indicadores pelas partes interessadas. Passo 7 - Ponderação e Validação Final dos Indicadores com as Partes Interessadas A ponderação e validação final dos indicadores com as partes interessadas são fundamentais para a obtenção de uma cesta de indicadores relevante e legítima que assegure a visão global da organização e, assim, possa representar o desempenho da mesma. O processo de validação é conduzido vis à vis uma sistemática de ponderações em que são definidos pesos para as dimensões do desempenho e para cada critério de seleção do indicador, avaliando o grau de relevância de dimensões e de indicadores para a mensuração do desempenho da organização (ou Governo). (Manual Gespública, 2009). Definir pesos aos indicadores se faz útil também quando há um conjunto extenso de indicadores para um determinado objetivo, requerendo o uso de um método adequado de priorização. Passo 8 - Mensuração do Desempenho Após a execução de todos os passos básicos para a criação do indicador e sua sistemática, torna-se necessário medir o que se deseja. Esse passo é iniciado com a coleta de dados e o cálculo do indicador, e finalizado com a conversão do valor obtido na nota correspondente. A seguir modelo de Matriz de indicadores utilizado pelo Planejamento Estratégico do Poder Judiciário do Tocantins. INDICADOR: Tipo de Indicador O quê mede Quem mede Quando medir Onde medir Por quê medir Como medir Situação atual META Distribuição MATRIZ MODELO PARA ELABORAÇÃO DE INDICADORES

6 1. INTERPRETANDO O INDICADOR Promover a análise e a interpretação dos dados é aspecto primordial para o processo decisório, pois, caso contrário, a existência de uma sistemática de monitoramento e avaliação não proporciona ganhos e benefícios para a organização, havendo apenas dispêndio de tempo e de recursos. A análise e a interpretação de dados podem ocorrer de diversas formas, após a prévia coleta e mensuração das informações. Algumas formas de análise e interpretação ocorrem por meio de: Na gestão do dia a dia. Reuniões gerenciais; Reuniões operacionais; e Intercâmbio de informações e soluções. Para você interpretar um indicador, você deve primeiro definir sua formatação, porém nunca se esqueça de tornar este processo de visualização e interpretação o mais fácil possível. É necessário avaliar os seguintes critérios em seu indicador a meta deve estar relacionada ao alcance dos resultados, ou seja, índices fora do padrão da meta gera um plano de ação. Seguindo a metodologia apresentada no ciclo PDCA origine suas ações sempre na interpretação de seu indicador, onde o processo de melhoria se dará no tempo determinado de suas ações. Uma ação planejada para 30 dias, o tempo de avaliação é o mesmo, avalie o resultado gerado e procure manter este resultado, não deixando esta ação geradora deste resultado sem aplicação nos meses seguintes. Destaca-se que não devemos construir indicadores apenas para medir, mas em estabelecer indicadores que possam aferir resultados, bem como monitorar, orientar e induzir o desempenho da instituição. Nesse contexto, os indicadores funcionam como ferramentas que conduzem ao comportamento desejado e devem dar aos indivíduos o direcionamento que precisam para atingir os objetivos da organização. Sua meta deve estar adequada conforme sua estrutura e a capacidade de envolvimento do grupo e investimento. Verifique em casos de que o grupo necessita de qualificação, portanto a ação é o treinamento. É importante destacar que na seleção de indicadores estratégicos não se pode começar fazendo perguntas erradas: Que indicadores devemos usar? Quantos? E sim com as perguntas certas: quais são os nossos objetivos estratégicos? Que informações

7 são importantes monitorar ao alcance dos objetivos, para assim, definir quais os indicadores serão necessários. Indicadores sem metas não gera resultados, apenas tem a função de coletar dados, neste exemplo utilizado não seria possível avaliar se houve melhora de um comportamento sem base para esta avaliação, apenas temos a coleta mensal. 2. DIVULGANDO OS INDICADORES A comunicação é um fator importante para a integração da instituição e o desdobramento dos resultados em todos os níveis, internamente e externamente. O processo de comunicação move as ações, estimula a mudança, gera a consciência e o engajamento, e mantém o ritmo da organização na busca do melhor desempenho. Conforme Manual para construção de indicadores (Gespública, 2009), para divulgar o desempenho a instituição podem adotar as mais diversas ferramentas existentes, as mais comuns são: Painel de indicadores com seus respectivos resultados (Central de resultados); Banners com faixas de desempenho (vermelho, amarelo, verde e azul); Reuniões de avaliação da Estratégia (RAE); Relatórios anuais (físicos e virtuais); e Indicadores devem ser divulgados a cada período de coleta, divulgando seu histórico para todo o setor envolvido, pois indicadores são resultados de três ações, coleta, avaliação e planejamento de ações. Divulgue os seus indicadores, mantenha-o sempre atualizado e organizado. Todo o indicador de desempenho tem uma função, e esta função deve ser divulgada para se tornar cultura na instituição entre as pessoas. Faça de seus indicadores extensão de melhoria na cultura de sua instituição.

8 Referências Bibliográficas Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, Secretaria de Planejamento e Investimentos Estratégicos (SPI). Guia Referencial para medição de Desempenho e Manual para a Construção de indicadores em /ferramentas/pasta /guia_indicadores_jun2010.pdf. JAIRO SIQUEIRA Como identificar e implantar os indicadores para monitoramento do plano de negócios indicadores-estrategicos. Martins & Marini. Guia de Governança para Resultados, 2010.

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