Graphicsleader Packaging: Preparar o negócio para um mercado global

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1 Graphicsleader Packaging: Preparar o negócio para um mercado global Parceiro de

2 Graphicsleader Packaging Indústria Gráfica Produtos e Serviços Embalagem de cartão e rótulos para a indústria alimentar, de bebidas e de higiene Web Site Soluções SAP SAP ERP ECC6.00 com o componente SAP MILLS (SAP for Discret Industries and Mills Products) Parceiro ROFF Criar um negócio internacional era uma ambição das empresas que formaram a Graphicsleader Packaging. O objetivo concretizou-se, mas o grupo português continua a ter metas para atingir e acredita que uma plataforma de gestão robusta é um elemento indispensável na capacidade da organização para endereçar os novos desafios. 2

3 Usar a tradição para fazer história A Graphicsleader Packaging nasceu em 2002 como resultado da fusão entre duas empresas familiares: a Litografia de Portugal e a Valentim Santos, ambas com tradição e forte experiência na indústria gráfica. A junção das operações foi decidida numa altura em que o mercado crescia a bom ritmo e as oportunidades de negócio se multiplicavam. Teve como principal objetivo criar condições para tirar o melhor partido destas oportunidades e garantir um posicionamento forte para um grupo nacional. Da fusão acabou por nascer uma das mais relevantes empresas ibéricas do sector de Folding Cartons, com um negócio que se foi direcionando e desenhando à medida de um mercado internacional. Especializada no desenvolvimento e impressão de cartões e rótulos para a indústria alimentar, de bebidas e de higiene, a empresa concentra 70% da faturação no negócio das embalagens. No portefólio de clientes integra alguns dos maiores grupos mundiais nestas áreas. Em Portugal opera com uma equipa de cerca de 200 pessoas e desenvolve o negócio a partir de uma fábrica na região do Porto, apoiada numa estrutura comercial localizada em Lisboa. As operações internacionais, que já asseguram metade da faturação da Graphicsleader Packaging, estão centradas em França, Espanha e norte de África, sobretudo nos países do Magrebe. A fusão entre a Litografia de Portugal e o grupo Valentim Santos fez nascer a Graphicsleader Packaging, uma empresa com ambições internacionais, que já concretiza metade da faturação fora de Portugal. 3

4 Seguir o rasto dos clientes Esta expansão internacional, e a ligação a clientes internacionais de referência, incentivou a empresa a renovar processos e a preparar a estrutura para responder da melhor forma aos novos desafios. Como explica Vítor Santos, diretor de operações da Graphicsleader, ao longo da última década, e por inerência ao processo de fusão, a empresa acabou por experimentar três sistemas informáticos distintos. A opção que se impôs após a fusão respondeu às necessidades da organização durante vários anos, mas as mudanças profundas no mercado e no portefólio de clientes vieram ditar a necessidade de voltar ao mercado e procurar uma alternativa com nuances distintas das que marcavam esta plataforma de software. Sempre optámos por direcionar o sistema informático para a nossa área de negócio e por isso a solução que tínhamos não era tão forte em áreas mais abrangentes, como a contabilidade ou a gestão de stocks. Era aí que tínhamos alguns problemas que queríamos ver resolvidos, explica Vítor Santos. O objetivo da Graphicsleader, na consulta que fez ao mercado quando decidiu procurar alternativas, passava ainda por encontrar uma solução capaz de alinhar os processos internos da empresa com os das cadeias de supply chain dos seus clientes mais relevantes. Melhorar a visão de negócio, nas diferentes áreas, era outra prioridade da Graphicsleader, que escolheu o SAP. Achámos que podíamos criar ligações importantes aos nossos clientes, na maioria utilizadores SAP, confirma o diretor de operações. Sempre optámos por direcionar o sistema para a nossa área de negócio e por isso a solução que tínhamos não era tão forte em áreas mais abrangentes, como a contabilidade ou a gestão de stocks. Era aí que tínhamos alguns problemas que queríamos ver resolvidos. Vítor Santos, diretor de operações da Graphicsleader Packaging. 4

5 Robustez das soluções SAP determinante na decisão Esta preferência por SAP da maioria dos clientes internacionais da Graphicsleader acabou por ser um elemento central na decisão da empresa, que pesou outros aspetos na seleção. A robustez da tecnologia foi também um atributo chave, numa altura em que o grupo definiu como prioritária a aposta num sistema com um núcleo central de ferramentas de apoio à gestão forte. Tendo em conta a forma como a empresa estava a evoluir e aquilo que queríamos fazer no futuro achámos que o SAP podia trazer-nos mais-valias, reconhece Vítor Santos. A decisão da Graphicsleader também teve em conta outros aspetos, como a abrangência das soluções SAP e a possibilidade de serem adaptadas para as mais diversas áreas de negócio. De momento, os planos da companhia não passam por estender o negócio a novas áreas, mas a certeza de que se essa fosse uma opção teriam suporte da fabricante foi relevante. O ecossistema alargado de parceiros SAP também foi valorizado, por se considerar que garante alternativas e cria uma dinâmica de empenho nestes interlocutores mais diretos na relação com o cliente. Neste caso, a ROFF foi a empresa escolhida para preparar o projeto e implementá-lo. Na seleção da tecnológica, e da própria solução, os compromissos assumidos em termos de timings de implementação destacaram-se. A Graphicsleader queria um projeto que chegasse rapidamente ao terreno, para assegurar uma transição tão suave quanto possível para a nova plataforma. Já tínhamos algum contacto com a ROFF e as garantias que nos deram em termos de timings de implementação mostrou-nos que seria o parceiro ideal para avançar com este projeto, detalha Vítor Santos. Na ROFF não foram só profissionais ao ponto de apresentar uma proposta. Conseguiram tocar-nos e convencer a administração da empresa da validade do projeto, continua o responsável, que identifica o envolvimento do parceiro e a capacidade de execução como condições centrais no sucesso da migração. 5

6 Conquistar o sucesso passo a passo Com a grande maioria do projeto já implementado na Graphicsleader Packaging, Vítor Santos faz um balanço positivo do caminho percorrido. Admite que a transição entre sistemas de informação exigiu um forte envolvimento, não apenas dos key users identificados pela administração, como da própria equipa de gestão e posiciona essa condição como mais um fator crítico de sucesso. Envolvemo-nos top down. Toda a gente esteve envolvida e fomos apalpando terreno. Tínhamos uma ideia muito clara do que queríamos mas fomo-nos adaptando aos desafios que fomos encontrando e correu bem. Antes de o sistema entrar em produção, primeiro os key users, e num momento posterior os utilizadores finais, receberam formação. O processo ajudou a ultrapassar resistências à mudança e a tornar mais claras para os utilizadores as alterações ao modo de funcionamento, as potencialidades e exigências da nova plataforma. No entanto, foi nos meses seguintes que o acompanhamento dos utilizadores no terreno permitiu dar resposta às dúvidas e questões que foram surgindo com a utilização diária da plataforma. É impossível antecipar todas as questões antes de começar a utilizar os sistemas. As dúvidas começam a surgir depois de abrir a primeira página da plataforma, admite Vítor Santos. Aí volta a ser relevante o suporte do parceiro de implementação, que se manteve no terreno e que agilizou a adaptação ao novo sistema. Envolvemo-nos top down, toda a gente esteve envolvida e fomos apalpando terreno. Tínhamos uma ideia muito clara do que queríamos mas fomo-nos adaptando aos desafios que fomos encontrando e correu bem. Vítor Santos, diretor de operações da Graphicsleader Packaging. 6

7 Respostas à medida do sector transformador A solução implementada na Graphicsleader junta às características da família de produtos SAP Business Suite, um conjunto de recursos especialmente dirigidos a empresas do sector transformador, capitalizando sobre toda a experiência da fabricante nesta área. Estas soluções SAP for Mill Products são direcionadas a empresas com atividades na área do papel, metal, metais primários, têxteis, mobiliário, ou materiais de construção. São produtos que colocam a tónica na sistematização da rede logística das organizações, na maximização de planos de produção e na otimização de prazos de entrega. Estão essencialmente dirigidas a empresas que procuram ferramentas que ajudem a acelerar tempos de colocação dos produtos no mercado ou a expandir as suas cadeias de distribuição. A Graphicsleader usa as soluções SAP for Mill Products criadas para impulsionar a organização da rede logística das organizações, maximizar planos de produção e ajudar a otimizar prazos de entrega. As características encaixam nas necessidades da Graphicsleader, que procurava na transição para um novo sistema de informação um reforço em toda a linha do suporte ao nível da gestão, mas também uma forma de reforçar a capacidade de gerir stocks e trazer eficiência aos processos de aprovisionamento. Eliminar processos rudimentares e altamente manuais, um dos atributos de relevo das soluções SAP for Mill Products, era um aspeto determinante no processo de mudança que o grupo português queria operar na sua atividade. 7

8 Direção assistida na condução do negócio Com o SAP já no terreno, Vítor Santos destaca a maior fiabilidade na gestão de stocks como um dos benefícios mais evidentes da solução. O aprovisionamento e gestão de recursos, que eram feitos de forma manual, passaram a tirar partido das ferramentas do sistema. A Graphicsleader trabalha com uma gestão de matérias-primas a três meses, pelo que melhorar a visão do negócio nesse horizonte temporal foi fundamental para a modernização da empresa. Com o SAP ganhámos uma ferramenta que nos permite não apenas minimizar o erro, mas também garantir um maior controlo. Quer ao nível da matéria-prima, quer também no que se refere ao produto acabado, defende o responsável. As necessidades dos meus clientes passaram a ser geridas quase automaticamente pelo SAP e isso foi uma das grandes mais-valias que a plataforma nos trouxe, acrescenta Vítor Santos. Esta capacidade melhorada de gerir stocks traduziu-se em poupanças de tempo na realização de um conjunto de tarefas centrais no dia a dia das operações. Num futuro próximo a empresa conseguirá ainda tirar partido de um middleware com os principais clientes, na maioria utilizadores de soluções SAP, que facilitará a atividade no dia a dia e permitirá uma maior sintonia entre necessidades, por um lado, e capacidade de resposta, por outro. Face ao sistema anterior, o SAP acabou por revelar- -se mais exigente nos requisitos de informação exigidos para a parametrização do sistema, uma transformação que a gestão da Graphicsleader também valoriza. A informação adicional que a empresa tem de garantir para alimentar a plataforma devolve capacidades de reporting mais apuradas e mais abrangentes, valiosas na gestão do negócio. Com o SAP ganhámos uma ferramenta que nos permite não apenas minimizar o erro, mas também garantir um maior controlo. Quer ao nível da matéria-prima, quer também no que se refere ao produto acabado. Vítor Santos, diretor de operações da Graphicsleader. 8

9 Graphicsleader Packaging Dar inteligência ao negócio para gerir melhor A implementação de ferramentas de Business Intelligence e reporting foi reservada para uma segunda fase do projeto SAP na Graphicsleader e já está em fase de execução. Vai trazer para a organização um conjunto de recursos que não existiam ou que eram pouco explorados. A empresa já contava com uma solução de BI, da qual nunca chegou a tirar grande partido. As pessoas que interagiam com o sistema foram mudando muito e isso acabou por inviabilizar a recolha e compilação de informação coerente e robusta o suficiente para servir de apoio às decisões de gestão, reconhece Vítor Santos. Uma empresa não se gere sem informação e o SAP para nós é o veículo para chegar a essa informação e garantir o suporte às decisões, acrescenta o responsável. Outra área que pode ser contemplada a breve prazo nos planos de investimento da Graphicsleader é a gestão da manutenção. É uma área que o grupo quer otimizar e que só não foi incluída no projeto inicial para garantir o foco total da intervenção nos domínios mais críticos para a organização. 9