FERRAMENTAS? a alterar, em muitas organizações, um. instrumento tão abrangente como um orçamento

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1 O QUE É IMPRESCINDÍVEL NUMA SOLUÇÃO DE ORÇAMENTAÇÃO E PREVISÃO? Flexibilidade para acomodar mudanças rápidas; Usabilidade; Capacidade de integração com as aplicações a montante e a jusante; Garantir acesso a informação de várias fontes; Permitir cálculos e análises nas várias dimensões de cada orçamento, para assegurar uma leitura mais detalhada no controlo e na análise; Gerar o mínimo. PARA QUE SERVEM ESTAS FERRAMENTAS? «A gestão da orçamentação permite antecipar o resultado do negócio. Deve ser uma área prioritária e natural nas empresas. A definição dos orçamentos deve fazer parte do planeamento da empresa. Hoje, mais do que nunca, os orçamentos devem ser revisitados e actualizados com uma frequência curta.» Céu Mendonça, responsável pelo segmento de ' PME na Sage. «Apesar de nos últimos anos termos verificado uma tendência de evolução em termos de modelos, processos e tecnologías de suporte à gestão orçamental, existe ainda um longo caminho a percorrer no sentido de transformar estas técnicas e ferramentas em práticas efectivas de gestão de desempenho.» Caria Miranda, responsável pelo desenvolvimento do negócio de Performance Management do SAS Portugal. «É essencial ter uma percepção da tesouraria para determinar com rigor as políticas de financiamento, as fontes de financiamento e as aplicações de tesouraria adequadas, gerando valor adicional para a empresa.» Miguel Capelão, administrador da PHC. «Uma empresa que planeie implementar soluções nesta área deve ter em atenção aspectos relacionados com a usabilidade da aplicação e a facilidade de adopção da ferramenta por parte das áreas de negócio, evitando disrupções, dificuldades de adaptação e consecjuentemente perdas de eficiência.» Joaquim Freire, accountexecutívepan a área de financial Solutions da SAP Portugal. Conhecer o presente e saber prever o futuro são trunfos de ouro numa altura em que muitas empresas enfrentam restrições orçamentais, diminuição da procura e subida de preços. Conseguir definir padrões e ganhar margem para agir atempadamente quando se verificam e desvios, ajuda a evitar decisões que podem condicionar a sustentabilidade de uma organização e comprometer projectos futuros. As premissas não são novas e as ferramentas que ajudam a operacionalizá-las também não, mas nem por isso o planeamento e o controlo são hoje conceitos amplamente explorados e potenciados pelas empresas portuguesas. Ainda que o cenário se esteja a alterar, em muitas organizações, um instrumento tão abrangente como um orçamento continua a não ser encarado como uma ferramenta de gestão. «A visão das empresas portuguesas sobre este tema tem vindo a evoluir positivamente. Cada vez mais as ferramentas de orçamentação são consideradas essenciais para uma gestão empresarial eficaz, com claros reflexos em termos do investimento que fazem nas referidas ferramentas», admite Joaquim Freire, account executive para a área de Financial Solutions da SAP Portugal. Para o reforço da aposta nesta área tem contado a instabilidade económica, como reconhecem vários fabricantes, mas os resultados não são ainda visíveis da mesma

2 forma em todos os sectores e segmentos de mercado. As pequenas e médias empresas continuam a aderir pouco a ferramentas de orçamentação ou forecasting (sobretudo a estas segundas, que mesmo nas grandes empresas estão ainda longe do seu potencial), até pela dimensão e pelos recursos disponíveis. São sobretudo as organizações maiores, com uma gestão mais descentralizada e que «necessitam de instrumentos de orçamentação que lhes permitam definir limites de actuação nos vários patamares de gestão e, ao mesmo tempo, obter uma visão integrada que garanta um total alinhamento em prol de um objectivo comum», quem mais investe, explica David Afonso, vice-presidente de product and customers interface management da Primavera BSS. Uma ferramenta desta natureza exige uma capacidade de previsão que existe mais em empresas grandes, que gozam de um nível de organização difícil de encontrar nas PME. Exige, por exemplo, como também sublinha Carla Miranda, responsável pelo desenvolvimento do negócio de Performance Management no SAS Portugal, a existência de um repositório central de dados para orçamentação, consolidação e previsão, de que muitas organizações não dispõem. Mas o preço a pagar pode ser alto, acreditam os responsáveis. «É a diferença entre uma navegação à vista, com todos os riscos, obstáculos e custos inerentes, e uma navegação segundo um plano que previu antecipadamente os obs-

3 «É essencial ter uma percepção da tesouraria para determinar com rigor as políticas de financiamento, as fontes de financiamento e as aplicações de tesouraria adequadas, gerando valor adicional para a empresa.» Miguel Capelão, administrador da PHC táculos e as formas de os contornar», distingue David Afonso. QUEM PROCURA 0 MERCADO? E 0 QUE OFERECE Entre quem recorre às ferramentas tecnológicas disponíveis no mercado para apoiar tarefas como a orçamentação, ou fazer previsões, as necessidades são mais ou menos urgentes de acordo com o próprio perfil da empresa e com a maior ou menor dependência de projectos, acredita Céu Mendonça, responsável pelo segmento de PME da Sage Portugal. «A dimensão de cada projecto e o seu peso no negócio global determinam o grau de detalhe com que cada empresa trabalha esta área de gestão», sublinha a responsável pelo negócio de PME da multinacional em Portugal. As respostas encontram-se no próprio software de gestão. A maioria dos produtos disponíveis no mercado tem contemplado actualizações nesta área, multiplicando as ferramentas disponíveis - integradas normalmente na componente financeira da plataforma, mas também disseminada noutros módulos - e tendo em conta os sectores de actividade a que se dirigem, os produtos e o perfil dos negócios geridos. Por exemplo, a SAP assegura uma versão específica da sua solução de planeamento e orçamentação para o sector bancário. A Sage aposta num módulo com algumas especifícidades para o sector da construção. Há ainda no mercado um conjunto alargado de soluções especificamente focadas nas questões de planeamento, onde encaixam a orçamentação e as previsões. São soluções que podem ou não integrar com o software de gestão. Recomenda-se que o façam, mas a experiência no terreno mostra que nem sempre é assim. Os especialistas apontam muitas lacunas na forma de tirar partido dos recursos disponíveis, ou na abordagem das organizações ao tema. «A maior parte das organizações já processos baseados na orçamentação, tem mas são suportados em processos desconexos, em folhas de cálculo, e carecem de integração a todos os níveis da organização, tornando o processo de controlo orçamental muito pouco eficiente», identifica Nuno Maximiano especialista em vendas de business analitycs da IBM Portugal. Na opinião do responsável, para que o processo possa ser eficiente, é crucial ligar as vertentes operacionais e financeira da empresa. Para muitas organizações, o orçamento ainda é visto como um processo dependente da área financeira, mas a necessidade de incorporar toda a componente operacional impõe-se cada vez mais. «Este ponto exige que a metodologia e a solução- que a suporta sejam suficientemente flexíveis para reflectir as adaptações que o negócio da empresa exige. Estas adaptações no nível operacional ocorrem com muita frequência e é neste campo, por exemplo, que as folhas de cálculo e os processos actuais falham», acrescenta Nuno Maximiano. O domínio e a familiaridade das empresas com ferramentas como o Excel são tão re-

4 levantes que passa por aí a evolução nos produtos que auxiliam no planeamento e na previsão de contas, seja ao nível do software à$.gestão, seja no campo das ferramentas que endereçam o tema de forma mais especifica. Nos ERP demonstram-no a existência de extensões como a que a Primavera BSS comercializa. Integrada no próprio Microsoft Excel, permite obter dados do ERP e combinar esses dados com algoritmos de previsão, análises de desvios e outras variáveis. Graças à extensão, as organizações podem aproveitar o trabalho que já fazem com o Excel e ao mesmo tempo ter de forma permanente os dados provenientes do ERP, actualizados com informação de qualidade e com garantias de segurança no acesso. A ferramenta é autónoma ao software de gestão - onde existe um módulo de orçamentação e controlo -, embora privilegie a integração. Outro exemplo - e este, como os anteriores, não é único, já que a maior parte dos fabricantes tem em conta o peso do Excel nestas tarefas e desenvolve produtos que falam com feaplicação - é o da IBM. A empresa gere as questões de orçamentação e forecasting através do uma solução de gestão de performance integrada na plataforma Cognos, uma oferta disponível para PME em modo Express (através de licenciamento). Como front-end da solução é possível usar o Excel para facilitar a curva de aprendizagem e minimizar os impactos do período de adaptação a um novo produto, sempre relevante na introdução de novas ferramentas. >

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