RMS Software S.A. - Uma empresa TOTVS

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1 CONTABILIDADE NOVA

2 RMS Software S.A. - Uma Empresa TOTVS Todos os direitos reservados. A RMS Software é a maior fornecedora nacional de software de gestão corporativa para o mercado de comércio e varejo. Este documento contém informações conceituais, técnicas e telas do produto que são confidenciais, podendo ser utilizadas somente pelos clientes RMS no projeto de utilização do RMS/Retail. A reprodução deste material, por qualquer meio, em todo ou em parte, sem a autorização prévia e por escrito da RMS Software S.A., ou envio do mesmo a outras empresas terceirizadas não pertencentes ao grupo da RMS, sujeita o infrator aos termos da Lei número 6895 de 17/10/80 e as penalidades previstas nos artigos 184 e 185 do Código Penal. Para solicitar a autorização de reprodução parcial ou total desde documento, ou ainda necessitar enviá-lo à outra empresa, é necessário enviar uma solicitação assinada e com firma reconhecida para o departamento de controle de manuais da RMS, que fica situado à Al. Rio Negro, º andar, Alphaville, Barueri, São Paulo, ou se necessário o cliente poderá entrar em contato pelo Telefone (0xx11) A RMS Software S.A. reserva-se o direito de alterar o conteúdo deste manual, no todo ou em parte, sem prévio aviso. O nome RMS e os logotipos RMS, RMS/Retail são marcas registradas da RMS Software e suas empresas afiliadas no Brasil. Todos os demais nomes mencionados podem ser marcas registradas e comercializadas pelos seus proprietários. RMS Software S.A. - Uma empresa TOTVS

3 ÍNDICE Contabilidade Nova... 4 Objetivo... 4 Conceito... 4 Parametrização... 4 Descrição do processo... 5 Utilizando os Novos Conceitos... 5 Configurando o módulo de Contabilidade... 8 Plano de Contas Importação de Plano de Contas RMS Saldos Iniciais VCTMINIC Implantando Saldos Iniciais Consultando Saldos Iniciais cadastrados Histórico Padrão Tabela Contábil Conceitos da contabilidade (**) Conceitos Cadastro de Conceitos Utilizando o módulo de Contabilidade Seleção de mês Efetuando as Integrações dos Módulos do RMS Movimentação Contábil Integração de Nota Fiscal na Contabilidade Atualização do Movimento Contábil Reabilita Débito e Crédito VCTMZERA Manutenção de Agrupamentos Apuração de Resultados - Fechamento Mensal Fechamento Anual Relatórios Balancete Diário Razão

4 Contabilidade Nova Objetivo Consolidar os melhores conceitos de integração entre os módulos do sistema e aprimorar a integridade de relacionamento entre os lançamentos Contábeis e os Módulos a que deram Origem aos Lançamentos. Conceito O Módulo de Contabilidade é responsável pelos lançamentos contábeis das operações da empresa e de suas filiais. As informações podem ser digitadas diretamente no módulo de contabilidade quanto serem integradas automaticamente dos demais módulos do sistema RMS. Esse recurso é a grande vantagem do sistema, em termos operacionais, eliminando a digitação de lançamentos e garantindo a atualização dos registros no menor tempo possível. Este manual foi desenvolvido considerando que o usuário já está familiarizado com o RMS, sua navegação e principalmente tenha conhecimento em contabilidade. No decorrer dos próximos tópicos demonstraremos as configurações para o módulo de contabilidade. Principais Implementações Totalização de Contas Contábeis em Códigos Associados. Plano de Contas Gerencial. Plano de Contas Alternativo. Centros de Custos. Consulta Origem de Lançamentos. Análise do Lançamento Contábil antes que a integração ocorra. Maior quantidade de Níveis e Tamanho da conta Contábil. Diferenciação entre Lotes - Movimentos e Lançamentos. Eliminação das Agendas de faixa reservada para a RMS em versões anteriores. Criado um Termo Conceitos-Contábeis. Importação de Lançamentos da Contabilidade anterior. Possibilidade de utilização das 2 versões da Contabilidade para fins de Comparativo. Parametrização Pré-Requisitos (para Clientes já em Produção com a CTB Versão Anterior). Contas a Pagar convertido para versão compatível com o Projeto Retenção Caixa e Bancos na Versão de Tabelas (AA2* e não AA1*). OBSERVAÇÃO Requisitos não aplicáveis para Novos Clientes, pois, estas implementações já estão previstas no início do Projeto. As demais parametrizações que se fizerem necessárias serão apresentados dentro dos respectivos processos da nova contabilidade. 4

5 Descrição do processo Utilizando os Novos Conceitos Conceitos da contabilidade Os conceitos da contabilidade são os nomes dados aos valores possíveis de contabilização de cada movimento. Veja maiores informações no tópico Tabela Contábil. Totalização de Contas Contábeis em Códigos Associados: Portadores. Bancos. Entidades. Centros de Custo. Seção. Departamento. ATENÇÃO! A consulta do Saldo de uma conta pode ser visualizada a um código associado à conta. Isso elimina, por exemplo, à necessidade de uma conta por fornecedor no passivo, pois, esta conta poderia ser visualizada por entidade (entenda-se FORNECEDOR) sem prejuízo das informações complementares como o diário auxiliar. Plano de Contas Gerencial O Plano Gerencial é usado para o administrador da Empresa ter uma outra visão de seu plano de Contas que não necessariamente precisa seguir a estrutura contábil convencional. Por exemplo, à integração da Conta Fornecedores em seus pagamentos poderia ser demonstrado de forma Contábil com os Valores Brutos (valor Original da NF mais eventuais encargos) e no Gerencial com os Valores Líquidos. Eventuais lançamentos não obrigatórios de Contabilização (acerto de estoque) poderão ser visualizados no Plano Gerencial. Plano de Contas Alternativo Implementado para Satisfazer necessidade de Clientes da Europa, o plano alternativo pode facilmente ser usado no Brasil com o mesmo Princípio de uma Outra Visão do Plano de Contas sem a obrigatoriedade de uma sequência contábil Formal. O Plano Alternativo mostra os resultados de Forma On-line tal como acontece no Plano de Contas Convencional. Centros de Custos O Centro de Custo na visão do sistema RMS é um agrupamento de Seções (mercadológicas ou não). Na classificação mercadológica convencional o DEPARTAMENTO já é um agrupador de Seções, mas nesta Contabilidade o centro de Custo vai mais além, pois, permite agrupar seções de Departamentos diferentes em um único (ou diversos) centros de Custos. 5

6 EXEMPLO DE CENTRO DE CUSTO: CC 1 -Área de Venda: Seção Mercearia. Seção Perecíveis. Seção Bazar. CC 2 - Área Administrativa: Seção Segurança Loja. Seção Gerencia. Consulta Origem de Lançamentos. Análise do Lançamento Contábil antes que a integração ocorra. Maior quantidade de Níveis e Tamanho da Conta Contábil. Diferenciação entre Lotes - Movimentos e Lançamentos. CTB Anterior O Lançamento na Conta Final estava subordinado a um Lote. Funcionalidade Inexistente nesta Versão. Um Lote está subordinado a um Sistema (FIS PAG REC MAN). CTB Atual O Lançamento na Conta Final está subordinado a um Movimento. O movimento está Subordinado a um Lote. Um Lote está subordinado a Um sistema. (FIS PAG CHQ REC FAC MAN). LEGENDA DE SISTEMAS: FIS FISCAL PAG PAGAR REC RECEBER CHQ CHEQUES DO PAGAR Desmembramento novo no Contas a Pagar. FAC FACTORING MAN MOVIMENTOS MANUAIS Eliminação das Agendas de faixa reservada para a RMS em versões anteriores. Criado um Termo Conceitos-Contábeis. Importação de Lançamentos da Contabilidade anterior. Possibilidade de utilização das 2 versões da Contabilidade para fins de Comparativo. 6

7 Entendendo as Funções Técnicas A Tabela Contábil. AA1CTCON: grava os Flag s de Integração (fiscal S ou N - pagar S ou N e assim por Diante). AA1CTCOA: Contém os cadastros de conceitos (débito e crédito da cada Agenda). As Triggers de Pré-Integração acionam.... Livro Fiscal Contas a Pagar Contas a Receber Tabela de Pré Integração Processos em Background!. Gravam os Lançamentos Contábeis A integração acionada pelo Usuário consolida em instantes os Lançamentos em Lotes Os Livros Contábeis Convencionais e Alternativos são emitidos Consolidado ou Analítico As Tabelas envolvidas no Processo: AA3CTBUP AA3CTBRG AA3CTBRL AA3CTBPC AA3CTBSG AA3CTBSE AA3CTBSF Menu Sugestivo do Sistema. VCTMSELX: Seleção Mês Contábil INTEGRAÇÃO Menu Integração: 7

8 Configurando o módulo de Contabilidade Painel de Controle Essa é a primeira tarefa para utilização do módulo de contabilidade, para tal entre no programa de nome Parametrização Contábil dentro da subpasta manutenção na pasta Contabilidade, será exibida a tela correspondente à figura abaixo: 8

9 Os seguintes dados devem ser informados: Nome do Campo Ano Descrição Ano informado automaticamente. Assinale a opção desejada. Contabilidade RMS Contabilidade por Filial Movimento de Empresa e Filial: Esse campo ativa ou desativa todas as verificações de integração dos outros módulos do sistema com o Módulo de Contabilidade. No primeiro campo você indica se a empresa utiliza, ou não, a contabilidade da RMS. No campo seguinte informa se a empresa deseja contabilizar por filiais. Qtd. Meses: Informe a quantidade de meses desejada para a parametrização. LOTES Fiscais. Conciliação. Manuais. Contas a Pagar. Contas a Receber. Trade. Lucro Presumido. Apuração. Outros Débitos / Créditos. CONTA CONTÁBIL Grupo 12 meses. 13 meses. 14 meses. O usuário deverá determinar a Faixa de lotes. Grupo do Plano de Contas: Informe quantos grupos o plano de contas da empresa possui. Eles determinam os níveis de quebra do plano de contas e dos balancetes. O sistema permite até sete agrupamentos de contas. Quantidade de Dígitos do Código das Contas: Dígito Informe quantos dígitos compõe o código da conta. (Soma de todos os níveis). O sistema permite até dezoito dígitos no código da conta. O último grupo do plano de contas tem que ter, no mínimo, 5 dígitos. Informe o grau da Conta. Grau Grau = Número máximo de níveis (Grupos) que essa possui. 9

10 Nome do Campo Valor Contas a Pagar: Se as contas referentes ao Contas a Pagar devem ser contabilizadas pelo Valor Original ou pelo Valor Pago. Descrição O = Original. P = Pago. Data Contas a Receber: Se as contas referentes ao Contas a Receber devem ser contabilizadas pela Data do Movimento ou pela data de Crédito. Valor Contas a Receber: Se as contas referentes ao Contas a Receber devem ser contabilizadas pelo Valor Original ou pelo Valor Pago. M = Movimento. C = Crédito. O = Original. R = Recebido. Data Caixa e Bancos: Se as contas referentes ao Caixa e Bancos devem ser contabilizadas pela Data da Agenda, Data do Pagamento ou pela data de Crédito. A = Agenda. P = Pagamento. C = Crédito. Data Fiscal: Se as contas referentes ao Livro Fiscal devem ser contabilizadas pela Data da Agenda ou pela data de Emissão. Lanctos. Lote Meses para digitação: A permissão para a digitação dos lotes será dada pelo usuário responsável pela Contabilidade, fazendo com que nenhum usuário possa (sem autorização), criar lotes de acerto dentro desse mês. Moedas - Tabela de Moeda (Conversão): Indique qual a tabela de conversão que o sistema deve utilizar para converter os valores digitados. Os balancetes, diários e livros serão baseados nessa informação. Nro. Arquivamento A = Agenda. E = Emissão. Número máximo de Lotes Assinale os meses desejados. Campos com os Meses de JAN a DEZ. Tab. Moeda 1. (Ex.: Euro). Tab. Moeda 2. (Ex.: Dolar). Tab. Moeda 3. (Ex.: IGPM). Observação: Estas tabelas devem ser atualizadas, diariamente, sempre que utilizadas. Anual. Anual por Diário Mensal. Mensal por Diário. 10

11 Nome do Campo Descrição Sem tratamento (Número indicativo para arquivamento de documentos). Observação Importante: No Brasil esta função não é utilizada e será sempre assinalada como SEM TRATAMENTO. Plano de Contas O plano de contas é o programa onde cadastramos as contas contábeis da empresa, permitindo ao sistema gerar as informações contábeis e seus relatórios. Para tal cadastro, entre no programa Plano de contas dentro da subpasta Manutenção do menu Contabilidade. Lembrando que na Nova Contabilidade o Plano de Contas é sempre anual. 11

12 Ao apertar o botão F6 Incluir são necessárias as seguintes informações baseadas na quantidade de graus e dígitos informados no Painel de Controle do sistema: Campos de Tela: NOME DO CAMPO Conta Inicial Conta Final Descrição Com Apuração Sem Apuração Mensal Anual Mês / Ano Código da Conta Descrição Conta Reduzida Grau Classe Código Associado Diário Auxiliar DESCRIÇÃO Número da Conta inicial que se deseja filtrar. Número da Conta final que se deseja filtrar. Nome do Plano de Contas. Escolher a opção conforme desejado. Com ou Sem Apuração do Resultado. Escolher se o Plano de Contas será gerado mensal ou anual. Informação automática. Informe o número da Conta. Informe o nome da Conta. Informe o número reduzido da Conta. Informe o grau. Informe a classe: A = Ativo. P = Passivo. L = Patrimônio Líquido. D = Despesa. R = Receita. C = Compensação ou Nenhum. E = Entidade. C= Centro de Custo. S = Seções. D = Departamento. P = Portadores. B = Bancos. X = Normal. 12

13 Agrupamento Recaptulativo. Diário Padrão USO EXCLUSIVO PARA PORTUGAL. Plano Alternativo Uso exclusivo para Países da Europa. D = Sem emissão. N = Não possui. N = Não Agrupa. F = Filial. G = Filial Agenda. H = Filial \ Agenda \ Código Fiscal. I = Filial Detalhe. B = Agenda/ Código Fiscal. A = Agenda. C = Código Fiscal. D = Detalhe C = Clientes. F = Fornecedores. O = Outros. Sempre utilizar como conteúdo = 1. POR DLP PAD (Aqui o plano deverá ser cadastrado conforme a necessidade ou interesse de cada Empresa). Conta Alternativa (Plano Alternativo) Descrição (Plano Alternativo) Analítico Sintético Saldo por Filial Informe o número da conta alternativa. Informe o nome da conta alternativa. Informe se a conta será Analítica ou Sintética. Assinalada a flag = SIM. Não assinalada a flag = NÃO. O sistema cria um arquivo de plano de contas por empresa e por ano. Sua identificação na DBA será CTB, seguido da letra P (Plano), dois dígitos para o código da empresa e dois dígitos para o ano. Ex: CTBP Plano de Contas Contábil da empresa 1 para o ano de CTB = Contabilidade. P= Plano de Contas. 01= Empresa = Ano de No caso de precisar visualizar uma determinada conta, por filiais, utilize a função Filial (ShF9). Note que: Toda conta incluída no plano de contas da empresa será automaticamente cadastrada nas filiais. No caso de exclusão, ela será excluída de todas as filiais, desde que não haja movimento, nem Saldo nesta conta. O Módulo de Contabilidade cria um arquivo do Plano de Contas com os saldos de todas as filiais. Sua identificação no DBA é CTB seguido da letra L(Loja), dois dígitos para o código da empresa e dois dígitos para o ano. 13

14 Exemplo: CTBL Saldo das lojas da empresa 1 para o ano de CTB = Contabilidade. L = Loja. 01 = Empresa = Ano de Funções do Programa: Nome da Função Fim Confirma Alterar Incluir Excluir Detalhe Filial Empresa Filtrar Imprimir Descrição Encerra o programa. Confirma as informações inseridas. Permite alteração nos campos disponibilizados Disponibiliza os campos para inclusão de uma nova Conta. Exclui a(s) Conta(s) selecionada(s). Disponibiliza informações detalhadas da Conta assinalada, conforme código associado. Permite visualizar a Conta selecionada por Filiais. Abre a tela de Manutenção de Plano de Contas para Saldo da conta selecionada nas empresas cadastradas na base, na data atual, apresentando Número e Descrição da Conta selecionada, Número de redução da Conta, Grau da Conta, Código e nome da Empresa, Saldo Anterior da Conta, Débitos e Créditos da Conta e Saldo Atual. Exibe o Plano de Contas na tela. Gera o relatório para o Plano de Contas. Importação de Plano de Contas RMS EDI CONTABILIDADE NOVA. Importação de Movimento Contábil RMS. Considerações: 1. O arquivo deve sempre estar em formato texto, e com cada linha contendo o caractere de LF (line feed) ao final de cada registro. 2. O nome do arquivo não tem um padrão fixo, porém é limitado a 15 posições incluindo a extensão. Aconselha-se que contenha 8 caracteres maiúsculos (números e letras) mais a extensão fixa MCT. O programa de importação copia o arquivo para a área de trabalho DBX para processamento. 3. O arquivo é composto de cinco tipos de registros diferentes: Header de arquivo. Lotes. Movimentos. Lançamentos. Trailler de Arquivo. 4. A ordem dos registros deve ser a mesma acima descrita, sendo que os movimentos de um lote devem estar imediatamente após o registro do lote e os lançamentos de cada movimento devem estar imediatamente após o registro de movimento. Exemplo: Reg. 1 INICIO Registro header do arquivo Reg. 2 LOTE Registro de lote Lote 1 14

15 Reg. 3 MOVTO Registro de movimento Lote 1, Movimento 1 Reg. 4 LANCTO Registro de lançamento Lote 1, Movimento 1, Lançamento 1 Reg. 5 LANCTO Registro de lançamento Lote 1, Movimento 1, Lançamento 2 Reg. 6 MOVTO Registro de movimento Lote 1, Movimento 2 Reg. 7 LANCTO Registro de lançamento Lote 1, Movimento 2, Lançamento 1 Reg. 8 LANCTO Registro de lançamento Lote 1, Movimento 2, Lançamento 2 Reg. 9 LANCTO Registro de lançamento Lote 1, Movimento 2, Lançamento 3 Reg. 10 MOVTO Registro de movimento Lote 1, Movimento 3 Reg. 11 LANCTO Registro de lançamento Lote 1, Movimento 3, Lançamento 1 Reg. 12 LOTE Registro de lote Lote 2 Reg. 13 MOVTO Registro de movimento Lote 2, Movimento 1 Reg. 14 LANCTO Registro de lançamento Lote 2, Movimento 1, Lançamento 1 Reg. 15 LANCTO Registro de lançamento Lote 2, Movimento 1, Lançamento 2 Reg. 16 LANCTO Registro de lançamento Lote 2, Movimento 1, Lançamento 3 Reg. 17 MOVTO Registro de movimento Lote 2, Movimento 2 Reg. 18 LANCTO Registro de lançamento Lote 2, Movimento 2, Lançamento 1 Reg. 19 LANCTO Registro de lançamento Lote 2, Movimento 2, Lançamento 2 Reg. 20 LANCTO Registro trailler de arquivo 5. Os campos têm tamanho fixo devendo estar preenchidos em sua totalidade. Os campos alfanuméricos devem ser completados com espaços à direita, enquanto que os campos numéricos devem ser completados com zeros à esquerda. 6. Nos campos com casas decimais não deve ser informado o separador decimal. Serão assumidas tantas decimais quanto as constantes no layout. Exemplo: para um campo de 17 com 2 decimais, informar para o valor 1234,89 o campo A numeração de lote deve obedecer à faixa de lotes manuais prevista na parametrização da contabilidade. 8. O processo de importação prevê a importação de movimentos no layout da versão anterior da Contabilidade RMS, neste caso serão assumidos uma série de valores default necessários a esta versão. Descrição dos Registros Registro Header de Arquivo Campo Posição Tam Fmt Dec Conteúdo Observação REGISTRO Alfa 0 INICIO Fixo VERSAO Alfa 0 V65 Fixo ANO Num 0 Ano de referência MES Num 0 Mês de referência EMPRESA Num 0 Código da empresa Zero para geral FILIAL Num 0 Código da filial Zero para geral CONTROLE Alfa 0 * Fixo 15

16 Registro de Lote Campo Posição Tam Fmt Dec Conteúdo Observação REGISTRO Alfa 0 LOTE Fixo LOTE Num 0 Número do lote DATA Num 0 Data contábil dos DDMMAAAA CONTÁBIL QTDE. DOCUMENT OS QTDE. LANÇAMENT OS lançamentos Num 0 Número de documentos no lote Num 0 Número de lançamentos no lote TOTAL DO LOTE Num 2 Soma dos débitos ou créditos no lote DIARIO Num 0 Código do diário contábil TIPO DO Alfa 0 Tipo do lote Fixo C LOTE SITUAÇÃO Alfa 0 Situação do lote Fixo Branco DATA DE GERAÇÃO Num 0 Data da criação do lote DDMMAAAA CONTROLE Alfa 0 * Fixo Registro de Movimentos Campo Posição Tam Fmt Dec Conteúdo Observação ARQUIVO Alfa 0 MOVTO Fixo LOTE Num 0 Número do lote SEQUENCIA Num 0 Sequência dentro do lote Sequencial DIÁRIO Num 0 Código do diário contábil Num 0 Número de arquivamento ARQUIVAME NTO VALOR Num 2 Valor do documento. Informativo DESCRICAO Alfa 0 Descrição do movimento. TIPO DO Alfa 0 Tipo do movimento Fixo C MOVIMENTO ORIGEM Alfa 0 Código de origem Fixo Brancos REGISTRO Num 0 Número de registro Fixo Zero MOVIMENTO Num 0 Número de movimento Fixo Zero SITUAÇÃO Alfa 0 Situação do movimento Fixo Branco APURAÇÃO Alfa 0 Movimento de apuração Fixo (S/N) CONTROLE Alfa 0 * Fixo Registro de Lançamentos Campo Posição Tam Fmt Dec Conteúdo Observação ARQUIVO Alfa 0 LANCTO Fixo CAPA Num 0 Número do lote SEQUENCI Num 0 Seqüência dentro do Seqüencial A CTA. DÉBITO lote Alfa 0 Conta de Débito 16

17 Campo Posição Tam Fmt Dec Conteúdo Observação CTA. CRÉDITO Alfa 0 Conta de Crédito HISTÓRICO Num 0 Histórico Padrão PADRÃO COMPLEME Alfa 0 Complemento do NTO Histórico EMPRESA Num 0 Código da empresa FILIAL Num 0 Código da filial sem dígito SEÇÃO Num 0 Código da seção CENTRO DE CUSTO Num 0 Codigo do centro de custo DETALHE Num 0 Código de detalhe (subconta) VALOR Num 2 Valor do lançamento MOEDA Num 0 Código da moeda VALOR DO Num 6 Valor do índice INDICE VALOR EM Num 6 Valor do lançamento em MOEDA moeda CONTRA PARTIDA Alfa 0 Conta de Contra-partida Lancs. 1 para N CONTROLE Alfa 0 * Fixo Registro Trailler de Arquivo Campo Posição Tam Fmt Dec Conteúdo Observação ARQUIVO Alfa 0 FIM Fixo REGISTRO Num 0 Quantidade de registros S do arquivo CONTROL E Alfa 0 * Fixo EDI PLANO DE CONTAS. Importação de Plano de Contas RMS. Considerações: 1. O arquivo deve sempre estar em formato texto, e com cada linha contendo o caractere de LF (line feed) ao final de cada registro. 2. O nome do arquivo não tem um padrão fixo, porém aconselha-se que contenha 8 caracteres maiúsculos (números e letras) mais a extensão fixa PCT. O programa de importação copia o arquivo para a área de trabalho DBX para processamento. 3. O arquivo é composto de cinco tipos de registros diferentes: -Header de arquivo. -Contas. -Trailler de Arquivo. 4. A ordem dos registros deve ser a mesma acima descrita, sendo que os movimentos de um lote devem estar imediatamente após o registro do lote e os lançamentos de cada movimento devem estar imediatamente após o registro de movimento. Exemplo: - Reg. 1 PLANO Registro header do arquivo. - Reg. 2 CONTA Registro de conta. 17

18 - Reg. 3 CONTA Registro de conta. - Reg. 4 CONTA Registro de conta. - Reg. 5 FIM Registro trailler de arquivo. 5. Os campos têm tamanho fixo devendo estar preenchidos em sua totalidade. Os campos alfanuméricos devem ser completados com espaços à direita. Os campos numéricos devem ser completados com zeros à esquerda. 6. Nos campos com casas decimais não deve ser informado o separador decimal. Serão assumidas tantas decimais quanto as constantes no layout. Exemplo: para um campo de 17 com 2 decimais, informar para o valor 1234,89 o campo Descrição dos Registros. Registro Header de Arquivo: Campo Posição Tam Fmt Dec Conteúdo Observação REGISTRO Alfa 0 PLANO Fixo VERSÃO Alfa 0 V65 Fixo ANO Num 0 Ano de referência CONTROLE Alfa 0 * Fixo Registro de Contas Contábeis: Campo Posição Tam Fmt Dec Conteúdo Observação ARQUIVO Alfa 0 CONTA Fixo CONTA CONTÁBIL Alfa 0 Conta Contábil Somente caracteres numéricos e o espaço DESCRIÇÃO Alfa 0 Descrição da conta CÓDIGO Num 0 Código reduzido da Somente para REDUZIDO conta contas analíticas GRAU Num 0 Grau da conta (nível de quebra) TIPO Alfa 0 Tipo da conta: A Analítica (recebe lançamentos) S Sintética (totalizadora) CLASSE Alfa 0 Classe da conta: R Receita D Despesas _ Outras Informativo SALDO POR FILIAL SALDO DETALHADO Alfa 0 Possui saldos distintos por filial? S Sim N - Não Alfa 0 Detalhe de saldo quando existir E Entidade (Fornecedor/ Cliente) C Centro de custo 18

19 DIÁRIO AUXILIAR HISTÓRICO DO DIÁRIO RECAPITULA TIVO S Seção D Departamento P Portador B Banco Alfa 0 Tipo do diário auxiliar X Normal D Sem emissão N Não possui Alfa 0 Histórico do diário auxiliar A Agenda B Agenda e código fiscal C Código fiscal D Data F Filial Alfa 0 Recapitulativo (PT) F Fornecedores C Clientes O - Outros DIÁRIO PADRÃO Num 0 Código do diário padrão CONTROLE Alfa 0 * Fixo Registro Trailler de Arquivo: Campo Posição Tam Fmt Dec Conteúdo Observação ARQUIVO Alfa 0 FIM Fixo REGISTROS Num 0 Quantidade de registros do arquivo CONTROLE Alfa 0 * Fixo Saldos Iniciais VCTMINIC Este programa é utilizado para cadastramento dos Saldos Iniciais das contas contábeis, provenientes de outros sistemas. Geralmente, utiliza-se o programa apenas uma vez, no momento da implantação da Contabilidade RMS. 19

20 Funções do Programa: Nome da Função F3 Fim F4 Confirma F2 Alterar F10 Excluir ShF9 Filtrar Campos de tela: Descrição Encerra o programa e volta a operação anterior/início. Confirma as informações inseridas. Permite alteração nos campos disponibilizados Exclui o(s) valore(s) dos Saldos Iniciais selecionado (s). Exibe o Plano de Contas cadastrado no programa VCTMPLAN. Nome do campo Descrição Conta Inicial Número da conta inicial cadastrada no plano de contas da empresa Conta Final Número da Conta final cadastrada no plano de contas da empresa Empresa Número da Empresa que serão cadastrados os Saldos Iniciais. Descrição Nome da Empresa Mês/Ano Será considerado sempre o mês 01 do ano cadastrado. Conta Número da Conta Contábil cadastrado no Plano de Contas. Descrição Descrição da Conta Contábil cadastrado no Plano de Contas. Empresa Número da Empresa onde serão cadastrados os Saldos Iniciais. Filial Código da filial. Detalhe Informe o código do detalhe SEM dígito Saldo Inicial Valor do Saldo Inicial da conta. D/C Se o saldo da conta for devedor utiliza-se D e se for credor utiliza-se C. 20

21 Implantando Saldos Iniciais Seleciona-se a conta para inclusão do saldo inicial e clica em F2 Alterar. Inclui o código da empresa, da filial, detalhe da conta (se houver), o valor do saldo inicial e se esse saldo é devedor(d)ou credor(c). Logo após clicar em seguida clicar em F4 Confirmar. para salvar as informações digitadas na linha. Em 21

22 Os saldos iniciais foram cadastrados, como demonstra a tela abaixo: Consultando Saldos Iniciais cadastrados Selecione mês/ano e empresa 22

23 Na tela do Plano de Contas, verificamos o Saldo Inicial cadastrado no mês 01. OBSERVAÇÃO: Se as implantações dos Saldos Iniciais não forem no mês 01, deve-se criticar e atualizar lotes até o mês desejado. Ou seja, para atualizar os saldos iniciais dos meses subsequentes deve-se efetuar o processo abaixo. Veja que na tela abaixo selecionamos o mês 02 e o Saldo Inicial não está cadastrado: 23

24 O processo para a atualização dos Saldos Iniciais dos meses subsequentes, deve ser feito da seguinte forma: Primeiro selecionamos o programa VCTMATUA - Atualização de Movimentos Ao entrar no programa, selecionamos o mês desejado, que deve estar aberto na tabela de parâmetros da Contabilidade (VCTMUSUA) com flag. 24

25 Confirma em F4. Concluído o processo, voltamos na tela Seleção do Mês e preenchemos com as informações: Mês/ano Empresa Veja a tela abaixo: 25

26 Ao acessar o Plano de Contas, verifica-se que as informações cadastradas foram gravadas com sucesso. Histórico Padrão Ao apertar o botão F6 Incluir informe o código desejado do histórico e a descrição do histórico e finalize apertando o botão F4 Confirmar. 26

27 Note que: Como o menu do sistema RMS é de livre parametrização, os nomes dos programas bem como sua localização é variável e podem divergir com o informado neste manual, em caso de dificuldade na localização dos programas entre em contato com o Help Desk da RMS. Campos de Tela: Nome do Campo Código Histórico Descrição Código Numérico do Histórico. Nome do Histórico. Funções de Tela: Nome da Função Fim Confirma Alterar Incluir Excluir Imprimir Descrição Finaliza o programa. Confirma as informações inseridas. Permite alterar as informações dos campos. Disponibiliza os Campos para Inclusão do histórico. Exclui o histórico assinalado Gera relatório com as informações do Histórico assinalado Tabela Contábil Conjunto de informações contábeis relativas à empresa, as quais serão utilizadas para possibilitar a efetiva contabilização das compras, pagamentos, transferências, vendas, enfim de todas as operações contempladas pela contabilidade. A tabela contábil possibilita a integração com o módulo de Contabilidade do sistema, do qual obtém as contas para os lançamentos contábeis com o respectivo histórico padrão. As informações da tabela contábil são ordenadas por agenda e código fiscal (maiores detalhes no Módulo de Cadastro / CADASTRO DE TABELAS). Agenda é cada transação comercial ou financeira realizada na empresa, de forma simples como uma agenda pessoal, onde você anota em determinadas divisões às informações de seu dia a dia. Sempre existirá o conjunto agenda + código fiscal = 000 (Zeros) para cada agenda. Essa situação é chamada de agenda resumo, que contém os atributos básicos das operações de Contabilidade, Contas a Pagar/ Receber e Caixa e Bancos, Tesouraria e Caixa e Bancos, referente à agenda e será utilizado como base de todos os códigos fiscais de operação a ela ligados. Assim, todas as variações de códigos fiscais que seguirão para essa agenda assumirão o conteúdo dessa parametrização padrão da agenda resumo. Se houver alguma particularidade específica, poderá ser feita a modificação, no registro do código fiscal específico que tenha essa particularidade. Existem operações na empresa que não contêm desdobramentos de códigos fiscais. Então, atribui-se no campo código fiscal um valor diferente de um C.F.O. (Código Fiscal de Operação) não valido, não usado oficialmente, cadastrando o mesmo na tabela 19 - Tabela de Códigos Fiscais. Para facilitar a explicação vejamos a seguir dois exemplos: Agenda com desdobramento: AGENDA: Compra de mercadorias para comercialização. CÓDIGO FISCAL: Dentro do Estado, ou CÓDIGO FISCAL: Fora do Estado 27

28 Agenda sem desdobramento: AGENDA: Quebras de inventário. CÓDIGO FISCAL: 001 Diversos. Devemos salientar que o uso da Tabela Contábil é de extrema importância no sistema, já que todos os procedimentos de integração entre os módulos fiscais, comerciais e administrativos dependem da parametrização da mesma. A quantidade de códigos de agenda será diretamente proporcional ao nível de detalhamento contábil da Empresa. Quanto mais agendas, maior será o número de operações contabilizadas automaticamente. IMPORTANTE: Para configuração da tabela contábil, é necessário primeiro parametrizar o Plano de Contas e Histórico Padrão da Contabilidade. Para efetuar alterações nas agendas pressione o botão F2 Alterar e o sistema libera os campos para serem alterados com exceção dos campos referentes à contabilidade. Para alterar as contas de integração nas agendas, pressione o botão CtF5 Contab, o sistema exibirá uma janela para informar a seleção de mês, conforme tela abaixo: Informe o mês e o ano que valerá a alteração das contas contábeis e aperte o botão F4 Confirmar. Feito isso o sistema libera a digitação dos campos da Contabilidade para digitação. 28

29 Através da tabela contábil, todas as operações feitas no Gestão podem ser integradas à Contabilidade, desde que a estrutura do plano de contas esteja montada para receber as movimentações do Contas a Pagar, Contas a Receber e do Livros Fiscais. Dentro da tabela contábil somente o campo Contábil S ou N e o quadro Contabilidade são utilizados para a integração do módulo contábil. Existem quatro tipos de integrações: Integrado por Seção: Utilizada quando, no plano de contas, os valores estão dispostos por seção: Salários - Luz - Seção Bazar, Seção Açougue. Integração por Origem: Respeita o código de origem do Livro Fiscal. Integração por Destino: Respeita o código do destino do Livro Fiscal. Para estes três tipos de integração deve-se utilizar o radical principal da conta para que o sistema a complete com o código da seção, fornecedor ou filial. Ex: Fornecedores (Fornecedor A) Estoques + 02 (Seção 2 Açougues) Bancos + 03(Portador 3). O quarto tipo de integração consiste em cadastrar a conta em seu nível mais analítico, sendo que os parâmetros: S = (Integração por Seção), O = (Integração por Origem), D = (Integração por Destino) são ignorados, prevalecendo o código da conta. Campos de Tela: Nome Conteúdo Descrição Agenda Tabela 014 Código da agenda definido em tabela com 3 dígitos. Código Fiscal Tabela 019 Código Fiscal definido em tabela. Agenda Destino Tabela 014 Código da agenda destino definido em tabela (para agendas com dobra). Fiscal Destino Tabela 019 Código fiscal destino definido em tabela (para agendas com dobra). Agenda Agrupamento de Tabela 014 Código da Agenda para agrupamento de despesas com fins de relatório gerencial. Só utilizado em agendas de despesa e seu uso é opcional. Série NF Série da Nota Fiscal (opcional). Modelo NF Informar qual o modelo da Nota Fiscal (Campo utilizado para o SINTEGRA) Contabilidade Débitos 29

30 Nome Conteúdo Descrição Conceito São as variáveis dos padrões da RMS que serão utilizados para integrar os lançamentos. Os conceitos da contabilidade são os nomes dados aos valores possíveis de contabilização de cada registro contábil Integração Forma de Integração por: O = origem. D = destino. L = loja. S = seção. P = portador. B = banco. A = analítico. F = figura, Q = alíquota. E se integra o movimento: A = analítico. S = sintético. Conta Débito Descrição Hist. Conta Crédito Descrição Histórico Filial Diar Ctb Número da conta devedora do plano de contas para as operações de pagamentos e recebimentos através do Banco (o plano de contas já deve estar cadastrado no modulo contabilidade). Nome da Conta Débito Código de histórico do lançamento na conta devedora de compra /venda. (o histórico padrão já deve estar cadastrado no modulo contabilidade). Número da conta credora do plano de contas para as operações de compra ou venda (o plano de contas já deve estar cadastrado no modulo contabilidade). Nome da Conta Crédito Código de histórico do lançamento na conta credora de compra /venda. (o histórico padrão já deve estar cadastrado no modulo contabilidade). Se vai contabilizar pela Filial. SEMPRE F Informar o número do diário onde será impresso Movimento. Ex: 1 = Diário Geral, 2 = Diário geral de Fornecedor, 3 = Diário Auxiliar de Clientes. C Contábil, G - Gerencial ou O Outros. Integração 30

31 Nome Conteúdo Descrição Contas a Pagar Emite Nota Entrada/ Saída Lista Livro Fiscal Contas a Receber Contábil Atualiza Estoque Atualiza Custo Nota Fiscal com Item Confere Custo Esta operação deve ser integrada no Contas a Pagar? S =Sim. N =Não. Emite NF para essa operação? S =Sim. N =Não. É uma operação de Entrada ou Saída? E =Entrada. S =Saída. Esta operação deve ser listada no Livro Fiscal? S =Sim. N =Não. Esta operação deve ser integrada no Contas a Receber? S =Sim. N =Não. Esta operação deve ser integrada na Contabilidade? S =Sim. N =Não. Esta operação deve atualizar Estoque? S =Sim. N =Não. Esta operação deve atualizar Custos? S =Sim. N =Não. Nesta operação a Nota Fiscal contém item? S =Sim. N =Não. Esta operação confere custo com Pedido ou Cadastro S =Sim. N =Não. Se for pelo recebimento o sistema vai buscar o custo que está no pedido. Se for pela nota fiscal de saída vai buscar no valor do cadastro do produto. 31

32 Nome Conteúdo Descrição Tipo de Nota Tipo de operação: Compra C. Transferência T. Venda V. Devolução D. Remessa R. Frete F. Outros O. Dobra Automática Esta operação dobra Nota Fiscal? S =Sim. N =Não. Tipo Emissão Romaneio Relatório Tipo de documento: 1 = Nota Fiscal. 2 = Fechamento máquina registradora. 3 = Remarcação / Demarcação. 4 = Venda máquina registradora / Nota Fiscal. 5 = Estado. 6 = Livro Fiscal. 7 = E. Futura. 8 = NF Débito. 9 = NF Complementar. Nesta operação deve-se digitar se o sistema deve emitir o Romaneio S =Sim. N =Não. (*) Para emitir o Romaneio Consolidado, selecione todas as ordens de produção a consolidar as quantidades e emita o Romaneio. Nesse campo deve-se informar se o sistema irá emitir essa movimentação em relatório. S =Sim. N =Não. Juros Recebidos Empenha Estoque Controla IPI Gera ou não cobrança no Contas a Receber de títulos referentes a juros de atrasos ou pagamentos a menor. S =Sim. N =Não. Nesse campo deve-se definir se será dado baixa no sistema antes de a Nota Fiscal ser atualizada, estando o produto fisicamente no estoque. S =Sim. N =Não. Controla o cálculo de IPI na nota? S =Sim. N =Não. 32

33 Nome Conteúdo Descrição I.R.R.F. Tabela 306 Incide IRRF? S =Sim. N =Não. Caixa/ Bancos Tesouraria Rateio na Seção I.N.S.S. Dígito Extra PIS/ COFINS Controla ISS Controla CSLL Integra no modulo Caixa e Bancos? S =Sim. N =Não. Integra no modulo Tesouraria? S =Sim. N =Não. Há rateio na seção? S =Sim. N =Não. Incide INSS? S =Sim. N =Não. Esse campo identifica no CFO (Código Fiscal de Operação). Ex.: o digito adicional nos CFO ou Só deve ser preenchido em CFO que possuem digito extra. Apuração de PIS / COFINS. S sim. N não. R retém na entrada. P retém no pagamento para apuração de PIS. Apuração de ISS. S sim. N não. R retém na entrada. P retém no pagamento para apuração de ISS. Apuração de CSLL. S sim. N não. P retém no pagamento para apuração de CSLL. Classe Finan. C = Comercial. N = Não Comercial. Ativa Determina se a Tabela está sendo utilizada pela filial. A= Agenda Ativa N = Agenda Inativa 33

34 Nome Conteúdo Descrição Incl. Manual Determina se a Nota Fiscal pode ser incluída manualmente ou se é utilizado o sistema de EDI. S = Agenda Aceita Inclusão manual. N = Agenda Só aceita Inclusão Automática. Conceitos da contabilidade (**) Os conceitos da contabilidade são os nomes dados aos valores possíveis de contabilização de cada registro contábil. Cada movimento, uma entrada de Nota Fiscal, um pagamento ou recebimento, possui alguns valores associados. A cada um destes valores está associado um conceito. Quando um conceito é colocado na tabela contábil, o valor associado a este passa a ter um lançamento contábil nas contas descritas na tabela contábil. Os conceitos fixos disponíveis no sistema são: Brasil Conceito I Descrição Contabilização Visualização VAL_CONT F Valor contábil Entrada da NF Manutenção de notas (VGLUCFIS) BASE_ICMS F Base do ICMS Entrada da NF Manutenção de notas (VGLUCFIS) ICMS F ICMS Entrada da NF Manutenção de notas (VGLUCFIS) PVV F PVV Entrada da NF Manutenção de notas (VGLUCFIS) ICMS_FONTE F ICMS Fonte Entrada da NF Manutenção de notas (VGLUCFIS) CRED_PRES F Crédito presumido Entrada da NF Manutenção de notas (VGLUCFIS) IPI F IPI Entrada da NF Manutenção de notas (VGLUCFIS) COMPLEMEN F Complemento Entrada da NF Manutenção de notas TO (VGLUCFIS) DIFERENÇA F Diferença Entrada da NF Manutenção de notas (VGLUCFIS) DESP_FIN F Despesa financeira Entrada da NF Manutenção de notas (VGLUCFIS) FRETE F Frete Entrada da NF Manutenção de notas (VGLUCFIS) FUNRURAL F Funrural Entrada da NF Manutenção de notas (VGLUCFIS) FUNRURAL P Funrural Pagamento Consulta de títulos a Pagar (VAPALTPG) IRRF F IRRF Entrada da NF Manutenção de notas (VGLUCFIS) IRRF P IRRF Pagamento Manutenção de notas (VGLUCFIS) INSS F INSS Entrada da NF Manutenção de notas (VGLUCFIS) INSS P INSS Pagamento Manutenção de notas (VGLUCFIS) PIS F Valor do PIS Entrada da NF Manutenção de notas (VGLUCFIS) COFINS F Valor do COFINS Entrada da NF Manutenção de notas 34

35 Conceito I Descrição Contabilização Visualização (VGLUCFIS) PIS_ANT F Base PIS antecipado Entrada da NF Manutenção de notas (VGLUCFIS) COF_ANT F Base COFINS antec. Entrada da NF Manutenção de notas (VGLUCFIS) ISS F ISS Entrada da NF Manutenção de notas (VGLUCFIS) CSLL F CSLL Entrada da NF Manutenção de notas (VGLUCFIS) PIS_RET F PIS retido Entrada da NF Manutenção de notas (VGLUCFIS) COF_RET F COFINS retido Entrada da NF Manutenção de notas (VGLUCFIS) ISS_RET F ISS retido Entrada da NF Manutenção de notas (VGLUCFIS) VAL_BRUTO P Valor do titulo Pagamento Consulta de títulos a Pagar (VAPALTPG) VAL_BRUTO R Valor do titulo Recebimento Consulta de títulos a Receber (VARCTITU) VAL_CONC X Valor Conciliado Caixa e Bancos Utilizado Somente no México. VAL_LIQ P Valor líquido do título Pagamento Consulta de títulos a Pagar (VAPALTPG) VAL_LIQ R Valor líquido do título Recebimento Consulta de títulos a Receber (VARCTITU) DESCONTO P Desconto Pagamento Consulta de títulos a Pagar carteira (VAPALTPG) DESCONTO R Desconto Recebimento Consulta de títulos a Receber (VARCTITU) DESCONTO P Desconto Pagamento Consulta de títulos a Pagar banco (VAPALTPG) DESCONTO R Desconto Recebimento Consulta de títulos a Receber (VARCTITU) ABATIMENTO P Abatimento Pagamento Consulta de títulos a Pagar carteira (VAPALTPG) ABATIMENTO R Abatimento Recebimento Consulta de títulos a Receber (VARCTITU) ABATIMENTO P Abatimento Pagamento Consulta de títulos a Pagar banco (VAPALTPG) ABATIMENTO R Abatimento Recebimento Consulta de títulos a Receber (VARCTITU) JUROS P Juros Pagamento Consulta de títulos a Pagar carteira (VAPALTPG) JUROS R Juros Recebimento Consulta de títulos a Receber (VARCTITU) JUROS P Juros Pagamento Consulta de títulos a Pagar banco (VAPALTPG) JUROS R Juros Recebimento Consulta de títulos a Receber (VARCTITU) CORREÇÃO P Correção Pagamento Consulta de títulos a Pagar carteira (VAPALTPG) CORREÇÃO R Correção Recebimento Consulta de títulos a Receber (VARCTITU) CORREÇÃO P Correção Pagamento Consulta de títulos a Pagar 35

36 Conceitos Conceito I Descrição Contabilização Visualização banco (VAPALTPG) CORREÇÃO R Correção Recebimento Consulta de títulos a Receber (VARCTITU) ABA_PAG R Abatimento do C.Pag. Recebimento Consulta de títulos a Receber (VARCTITU) Manutenção de abatimentos (VAPMABAT) ABA_REC P Abatimento do C.Rec. Pagamento Consulta de títulos a Pagar (VAPALTPG) Manutenção de abatimentos (VAPMABAT) DESPESAS P Despesas Pagamento Consulta de títulos a Pagar (VAPALTPG) PIS_PAG P PIS retido no pagto. Pagamento Consulta de títulos a Pagar (VAPALTPG) COF_PAG P COFINS retido no Pagamento Consulta de títulos a Pagar pagto. (VAPALTPG) CSLL_PAG P CSLL retido no pagto. Pagamento Consulta de títulos a Pagar (VAPALTPG) ISS_PAG P ISS retido no pagto. Pagamento Consulta de títulos a Pagar (VAPALTPG) 36

37 Cadastro de Conceitos Recomendações Úteis para utilização do Módulo de Contabilidade. O Plano de Contas deve ser o mais simples possível. Observe que não é necessário criar contas por filial, como fornecedores, caixa, etc... O sistema cria essas contas automaticamente. Também não é necessário criar um plano de contas para cada filial. O Sistema RMS não trabalha com o conceito de Centros de Custo. Para ele Centros de Custo é igual à Seção. Os Lançamentos automáticos na Contabilidade são consequência dos processos de Recebimento, Faturamento, Contas a Pagar e Contas a Receber, Caixa e Bancos, Tesouraria da Empresa. Para que você não tenha problemas com a Contabilidade é necessário que: Os colaboradores que executam o recebimento e o faturamento estejam bem treinados com relação aos aspectos fiscais e contábeis das suas funções. Os seus fornecedores respeitem seus pedidos de compra, evitando situações em que o recebimento implique em forçar a entrada da nota por problemas de divergência em relação ao pedido, principalmente no que diz respeito a tributos. A parametrização das integrações esteja correta. A integração com a contabilidade deve ser feita após a atualização de todos os registros nos módulos de origem das informações. Deve ser evitada a atualização tardia de documentos, pois estes podem se referir a meses já encerrados contabilmente. 37

38 Utilizando o módulo de Contabilidade Seleção de mês Para utilização do módulo de Contabilidade o primeiro passo é determinar o mês de referência que se deseja trabalhar as informações. Para efetivar tais alterações entre no programa Seleção de Mês dentro da pasta Contabilidade, o sistema retorna com a tela abaixo: Informe o mês e o ano no formato MM / AA e o código da empresa que consta no cadastro de empresas e finalize com o botão F4 Confirma. Efetuando as Integrações dos Módulos do RMS O passo lógico seguinte é efetuar as integrações dos demais módulos do sistema para a contabilidade. Devemos ressaltar que para a correta integração das informações é necessário que a tabela contábil esteja corretamente parametrizada e os demais módulos devem estar encerrados / fechados corretamente, no entanto, caso precise integrar novamente devido a alterações nos resultados dos demais módulos é preciso apenas processar novamente à integração. Para efetuar a Integração do Livro Fiscal, Contas a Pagar e Contas a Receber entre no programa Integração Contábil dentro do subpasta Integração no módulo de Contabilidade o sistema retorna com a tela correspondente à figura 6, visualize na figura as informações sobre os campos da integração. 38

39 Selecione qual o módulo deseja integrar. Informe o período de Integração. Informe o código das Empresas e Filiais a serem integradas. Após a seleção pressione o botão F4 Confirmar, o sistema processará a integração. 39

40 No final o sistema exibirá uma crítica com os documentos não integrados, essa listagem exibe as divergências na integração. 40

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44 Movimentação Contábil Apesar do sistema RMS oferecer um sistema contábil praticamente automatizado é possível efetuar lançamentos manuais utilizando o sistema de lotes de digitação. Para incluir um lote entre no programa Manutenção dentro da pasta Contabilidade do RMS, pasta Consulta de Lotes. Aperte o botão F6 Incluir, o sistema libera os campos no quadro Lote. 44

45 Informe a data e o valor total do lote, finalize com o botão F4 Confirmar. O sistema exibe o lote incluído na grade Consulta de Lotes com o status Incorreto. Nesse ponto marque com o mouse o lote que se deseja digitar e execute a função F8 Movimento para entrar na digitação do lançamento. 45

46 Aperte o botão F6 Incluir, informe o valor do lançamento, selecione o tipo de histórico e digite o complemento que julgar necessário. Confirme 46

47 Digite os lançamentos necessários e pressione F4 Confirme e finalize com F3 sair. 47

48 LANÇAMENTOS: Tecle a função F8 Detalhe. 48

49 Aperte o botão F6 Incluir, digite o código da conta débito, da conta crédito e informe o valor do lançamento. Depois informe detalhes sobre o lançamento como Filial (centro de custo), Departamento, Setor, o código do histórico padrão e digite o complemento se necessário. Grave o lançamento apertando o botão. 49

50 Digite todos os lançamentos necessários e pressione F4 Confirme e finalize com F3 sair. ATENÇÃO! O total do valor lançado não pode superar ou ser inferior ao total do lote. O sistema exibirá uma mensagem caso os valores estejam divergentes. CONSULTA DE LANÇAMENTOS Este programa apresenta no grid os lançamentos contábeis, permitindo a consulta, conforme a seleção determinada nos campos de tela. Campos de tela Nome do campo Descrição Conta Inicial Número da conta inicial cadastrada no plano de contas da empresa Conta Final Número da Conta final cadastrada no plano de contas da empresa Tipo de Movimento D = Débitos C = Créditos A = Ambos Faixa de lotes Número de lote desejado como inicial até o número de lote desejado como final Movimento Número do movimento Registro Informe o número do registro Nota Informe o número da nota fiscal Série Informe o número de série da nota fiscal Agenda Informe o código da agenda Filial Código da filial Empresa Código da empresa Seção Código da Seção C. Custo Informe o Centro de Custo 50

51 Nome do campo Detalhe Tipo Detalhe Arquivamento Diário Data inicial Data Final Status Movimento Descrição Informe o código do detalhe SEM dígito Informe o tipo de detalhe: E = Entidade C = Custo S = Seção D = Departamento P = Portador B = Banco Outro Informe o número de arquivamento Informe o código do diário Informe a data inicial desejada para início do período Informe a data final desejada para o fim do período Situação atual do Movimento 1. Atualizado 1. Importado 2. Correto 2. Exportado 3. Incorreto 3. Integrado 4. Apurado CRÍTICA DO LOTE 51

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53 Integração de Nota Fiscal na Contabilidade Notas Fiscais Entre no programa de Cadastro Fiscal. Indique o período desejado e selecione a Nota Fiscal que deseja integrar na Contabilidade. 53

54 Digitados os lançamentos na movimentação. O passo seguinte é efetuar a crítica do lote digitado. Para tal entre no programa Critica do Movimento dentro da pasta Manutenção no módulo contábil do RMS. 54

55 Nesta etapa o sistema oferece o recurso onde criticará o movimento tanto integrado como dos lotes digitados na movimentação contábil. Informe o intervalo de lotes que deseja criticar e se necessário flag a opção Somente Lotes Incorretos e/ ou o período que deseja que o sistema critique. Aperte o botão F4 Confirma e o sistema processa a crítica. 55

56 O sistema retorna um relatório em tela onde são exibidas as divergências na crítica para que possam ser efetuadas as correções necessárias. Note que: É possível a opção de efetuar uma crítica geral na contabilidade apenas pressionando o botão F2 Geral e confirmando com F4 Confirmar. 56

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58 Atualização do Movimento Contábil Efetuado a crítica como demonstrado no tópico anterior os lotes aparecem como o status Criticado no programa de Movimentação Contábil. A partir do momento que os lotes foram criticados é possível efetuar a atualização dos mesmos para efeito de fechamento do lote, portanto, a partir do momento que atualizar um lote o mesmo não poderá ser alterado sem se realizar uma nova crítica antes de atualizá-lo novamente. 58

59 Para atualizar os lotes com os lançamentos contábeis, entre no programa Atualização do Movimento dentro da subpasta Manutenção no Módulo de Contabilidade. A tela exibe o período base definido na seleção de mês e com flag os meses que se pode realizar a atualização dos lançamentos. Selecione o último mês para atualização (não pode ser inferior ao mês selecionado na base) e pressione o botão F4 Confirmar para o sistema processar as informações, atualizando todos os lotes com o status criticado até o último mês definido para atualização. 59

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61 Reabilita Débito e Crédito VCTMZERA Depois que se faz à atualização do movimento é possível se desatualizar esse mesmo movimento em caso de ser verificado que algum lançamento de débito ou crédito ficou faltando, ou incorreto. Entre no programa VCTMZERA, através do Menu do RMS: >Modulo Administrativo Financeiro > Contabilidade > Operações > Reabilita Débito e Crédito. O Sistema abrirá a tela: Selecione a opção. Reabilita Integração. O sistema disponibilizará as opções de Integração no: Livro Fiscal. Contas a Pagar. Contas a Receber. TRADE (Acordo Promocional). Outros DB/ CR. PIS / COFINS LP ATENÇÃO! O campo Intervalo de Lotes, número dos lotes, (NÃO será habilitado). Inicial. Final. Intervalo de Datas: Inicial. Final. 61

62 Escolha a opção, ou opções para integração e <CONFIRME>. O sistema ZERA os lançamentos contábeis, no período estipulado, para que se possam fazer as correções necessárias. Após esse processo recomece novamente o processo de integração e / ou movimentação contábil, passo a passo como informado nos tópicos anteriores. 62

63 Manutenção de Agrupamentos Os agrupamentos são responsáveis em agrupar as contas contábeis como também da sinalização que vai ter o saldo acumulado no relatório. 63

64 Função F6 Incluir 64

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66 Apuração de Resultados - Fechamento Mensal Quando necessário é possível efetuar apurações de resultado parciais durante o exercício corrente de forma mensal. Utilize o programa Apuração dentro do subpasta Operações. IMPORTANTE: Parâmetro: 168 Acesso: CHKDIAORIG Conteúdo: S Descrição: Bloqueia as baixas com a Contabilidade Fechada. Neste programa são apresentados: o período base selecionado no programa Seleção de Mês, o histórico padrão utilizado para o fechamento mensal e as contas contábeis de fechamento. Informe o complemento necessário no campo correspondente e aperte o botão F4 Confirma, o sistema automaticamente transporta os saldos para as contas de fechamento, assim apurando o resultado no mês selecionado. 66

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68 Fechamento Anual Essa opção permite que o usuário inicie o saldo das contas ou transporte os saldos para, um novo ano, em um novo arquivo, mantendo a estrutura do plano de contas atual na empresa principal e nas filiais, se houverem, com a atualização dos saldos das contas do Ativo e Passivo para o exercício seguinte. INFORMAÇÕES IMPORTANTES: 1. No Parâmetro da Contabilidade: Marcar fechamento mensal. Indicar a primeira conta analítica de receita/ despesa. Indicar a última conta analítica de receita/ despesa. Informar o código do histórico padrão (tipo: Encerramento do Exercício de). Deixar aberto para digitação somente o último mês do exercício a ser fechado. OBSERVAÇÃO: Existe uma opção 13 meses que deverá ser desconsiderado no Brasil e considerado somente para o México, pois o programa é comum para os dois países. 2. Processar o fechamento mensal: Complementar o histórico padrão informando o ano a ser fechado. O programa irá gravar lotes de números a partir de Criticar e atualizar estes lotes. 4. Processar o fechamento anual informando que se deseja iniciar. 5. Consultar as contas do primeiro mês do exercício seguinte certificando-se de que os saldos iniciais foram zerados. 6. Gerar um backup geral para eventual necessidade de se retornar ao status anterior. 7. Prosseguir com o exercício seguinte. Para tal entre no programa de nome Fechamento Anual dentro da subpasta Manutenção na pasta Contabilidade. 68

69 Relatórios O módulo contábil do RMS oferece diversos relatórios para atender as obrigações oficiais como também para análise das informações nele alimentadas, para ter acesso a esses relatórios entre na pasta de mesmo nome. Balancete Existe a possibilidade de emissão do balancete por empresa ou por filial. Observação: Para que na crítica do programa o relatório informe ao invés de + ou (para valores de Débito e Crédito) as Letras D= Débito e C= Crédito basta incluir o parâmetro: Parâmetro 116 Acesso: HABCODDCCR Conteúdo: 1º, 2º e 3º igual a zero No relatório do balancete os valores serão expresso como D = Débito e C= Crédito (ao invés do indicativo + ou -). 69

70 Selecione as opções desejadas, para: Tipo de Relatório: Plano. Balancete. Balanço. Colunas: Código da Conta. Reduzido. Descrição. Grau. Tipo. Saldo Inicial. Débitos. Créditos. Saldo. Filial. Detalhe. Cabeçalho. Ordem: Plano. Reduzido. Informações Gerais: Grau Máximo. Separa Contas. Pagina Inicial. Data. Nome conta em cascata. Emite saldo Zero. Valores em Moeda. 70

71 Quebra pagina por Grupo. Emite Totais. Diário Emite os dados do diário auxiliar. 71

72 Informe os dados solicitados para a emissão do relatório: Empresa. Razão Social. Mês / Ano. Filial. Plano. Conta Inicial. Conta Final. Data Inicial. Data Final. Data Relatório. Pagina Inicial. Pg Reemissão Num Livro. Diário. Nro. Arquivamento. Lançamento: Atualizados Corretos Orientação: Retrato Paisagem Opções Gerais: Totais do Dia Emite Termo Agrupamento: Agenda CFO Agendas Detalhes Filial 72

73 Razão Emite o relatório Razão. Informe os dados solicitados para a emissão do relatório: Empresa. Razão Social. Mês / Ano. Filial. Conta Inicial. Conta Final. Data Inicial. Data Final. Data Relatório. Pagina Inicial. Pg Reemissão. Num Livro. Lançamento: Atualizados. Corretos. Orientação: Retrato. Paisagem. Débito / Crédito: Débito Mês. Crédito Mês. Débito Ano. Crédito Ano. Opções Gerais: Consolidado. Totais do Dia. 73

74 Quebra pg por conta. Emite Termo. Agrupamento: Agenda / CFO. Agendas. Detalhes. CFO OBSERVAÇÃO: No VCTRRAZN quando se utiliza o parâmetro: 030, Acesso: MESEXTENSO, Conteúdo: S : Quando o parâmetro está ativado e o período (Data Inicial / Data Final) é do 01 dia do mês ao último dia desse mesmo mês, o programa informa: RAZÃO MÊS Nome do Mês. Exemplo: Data Inicial: 01/05/2006 Data Final: 31/05/2006 = Razão Maio. Relação de programas, tabelas e objetos Nova Contabilidade 6.5 Programas VCTMSELEX VCTMUSUA VCTMPLAN VCTMMANU VCTMMOVI VCTMCUST VCTUTCON VCTUTCOC VCTMDIAR VACMHIST VCTMALTP VACRINTG VCTMDIAR VCTRRAZN Descrição Seleção de Mês. Parametrização Contábil. Plano de Contas. Manutenção de Movimento. Movimento Contábil. Centro de Custo. Tabela Contábil. Conceitos. Diários. Histórico Padrão. Planos Alternativos. Integração. Diário. Razão. 74