PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO

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1 PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO

2 RMS Software S.A. - Uma Empresa TOTVS Todos os direitos reservados. A RMS Software é a maior fornecedora nacional de software de gestão corporativa para o mercado de comércio e varejo. Este documento contém informações conceituais, técnicas e telas do produto que são confidenciais, podendo ser utilizadas somente pelos clientes RMS no projeto de utilização do RMS/Retail. A reprodução deste material, por qualquer meio, em todo ou em parte, sem a autorização prévia e por escrito da RMS Software S.A., ou envio do mesmo a outras empresas terceirizadas não pertencentes ao grupo da RMS, sujeita o infrator aos termos da Lei número 6895 de 17/10/80 e as penalidades previstas nos artigos 184 e 185 do Código Penal. Para solicitar a autorização de reprodução parcial ou total desde documento, ou ainda necessitar enviá-lo à outra empresa, é necessário enviar uma solicitação assinada e com firma reconhecida para o departamento de controle de manuais da RMS, que fica situado à Al. Rio Negro, º andar, Alphaville, Barueri, São Paulo, ou se necessário o cliente poderá entrar em contato pelo Telefone (0xx11) A RMS Software S.A. reserva-se o direito de alterar o conteúdo deste manual, no todo ou em parte, sem prévio aviso. O nome RMS e os logotipos RMS, RMS/Retail são marcas registradas da RMS Software e suas empresas afiliadas no Brasil. Todos os demais nomes mencionados podem ser marcas registradas e comercializadas pelos seus proprietários. RMS Software S.A. - Uma empresa TOTVS

3 ÍNDICE Planejamento Orçamentário... 4 Objetivo... 4 Conceito... 4 Parametrização... 4 Descrição do processo... 5 Usando este Manual... 5 Fluxo da operação do módulo... 6 Cadastro da Estrutura Hierárquica... 6 Cadastro de Plano de Contas DLP... 9 Manutenção de Workflow Manutenção de Orçamentos Planilha Orçamentária Pedidos de Consumo Recebimento Acompanhamento (VCOCORCT)

4 Planejamento Orçamentário Objetivo Este módulo possibilita um planejamento flexível de suas previsões, para um melhor gerenciamento de sua empresa. Conceito O Módulo de Planejamento Orçamentário possibilita a realização de um planejamento de receita e despesas de um determinado período. A visualização é realizada através de uma estrutura equivalente a um plano de contas, que dará origem à planilha orçamentária, onde serão associadas as agendas e contas contábeis que alimentarão as informações de receita e despesas. É necessário que a empresa elabore essa estrutura de maneira que facilite seu gerenciamento. Através de uma estrutura hierárquica que represente a estrutura de setores da empresa, será possível a definição de receita e despesas por setor. No entanto, para cada item da estrutura hierárquica será possível definir a receita e despesa, no nível de detalhes que foi definido no plano de contas. Parametrização Parâmetro 166 Acesso: PCOOBSAPRO Conteúdo: 1 = 1 Descrição: Ativar observação ao aprovar. Acesso: PCOAPROSEQ Conteúdo: 1 = 1 Descrição: Ativar aprovação sequencial. Acesso: PCOMSGINLM. Conteúdo: 1,2 e 3 = zero Descrição: Inibe mensagem de validação de limites de aprovações. Acesso: PCOMSGINSD. (Saldo insuficiente para aprovação) Conteúdo: 1,2 e 3 = zero Descrição: Inibe mensagem de validação de limites de aprovações. Acesso: PCOENVMAIL. Conteúdo: 1 = 1 Descrição: Ativar o envio de ao aprovador após criação da mensagem de aprovação no mensageiro. 4

5 Acesso: PCORECXXXX, onde XXXX é o código da agenda de adiantamento de despesa. Conteúdo: 1,2 e 3 = zero Descrição: Ativar validação da agenda de dobra após gravação do pedido. Observação: A agenda deverá ter na configuração: Contas a Pagar = S Tipo de Nota = T Dobra = S APROVAÇÃO ESCALONADA: Conceito de aprovação, onde a mensagem só vai para o próximo aprovador após aprovação do primeiro: Acesso: PCOAPROSEQ Conteúdo: 1 Na criação do pedido o sistema envia mensagem para os aprovadores: Acesso: PCOENV Conteúdo: 1 Cadastrar o no cadastro de usuário do RMS Permiti consistir na criação do adiantamento se existem valores em aberto no contas a receber. O sistema permite inibir a criação de um contas a pagar: Acesso: PCORECXXXX, onde (XXXX = AGENDA DO CONTAS A PAGAR) Conteúdo: 1 Redefinição da rejeição do pedido: o sistema permite mudar o status do pedido para rejeitado, quando um único aprovador rejeita e não quando todos da hierarquia rejeitar: Acesso: PCOAPROREJ. Conteúdo: 1. Permite inibir a opção rateio no momento da aprovação: Acesso: PCOVISRATE. Conteúdo: 1 Parâmetro 30 Acesso: OBSPEDDSP1, OBSPEDDSP2 e OBSPEDDSP3 Conteúdo: Observação no Rodapé do Pedido de Orçamento. O sistema concatena o conteúdo do parâmetro e coloca no rodapé do Pedido. Descrição: Os espaços dos acessos SP1, SP2 e SP3 serão utilizados para a descrição da observação, sendo que, cada acesso do parâmetro está limitado a 30 caracteres que deverão complementar o total do texto descritivo do rodapé de no máximo de 90 caracteres. Descrição do processo Usando este Manual Este Manual pressupõe que já esteja familiarizado com as principais características do Sistema RMS, suas funções e a forma de navegar pelo sistema. O sistema aqui descrito independe do tipo de equipamento e do ambiente em que está operando. O único aspecto sensível se refere à configuração do teclado e, por consequência, a forma pela qual seu equipamento está preparado para reconhecer as teclas de função. 5

6 Em caso de dúvidas ou dificuldades sobre esse assunto recorra a seu analista responsável pelo suporte à instalação. Fluxo da operação do módulo Cadastro da estrutura Hierárquica. Cadastro de Plano de Contas DLP. Manutenção de Orçamentos. Planilha Orçamentária. Pedidos de Consumo. Recebimento. Mensageiro. Manutenção de Workflow. Cadastro da Estrutura Hierárquica No cadastro da Estrutura hierárquica será definida a estrutura de setores da empresa. Clicar no Menu Controle Orçamentário Manutenção de Hierarquia. Para a criação da estrutura basta digitar na grid o código e a descrição dos níveis hierárquicos a serem definidos. Para inserir um nível hierárquico inferior deverá ser utilizada a tecla <Tab>, sendo assim, o nível será avançado para a direita ficando subordinado ao nível superior. Para inserir uma nova linha na grid deverá ser utilizada a tecla <Insert>. Para excluir uma linha existente na grid deverá ser utilizada a tecla <DELETE>. Permite copiar o perfil do usuário para demais regras. 6

7 Ao término da digitação de todos os níveis clicar em <Gravar>. Para cada nível hierárquico é possível definir quais usuários poderão realizar orçamentos, limitando as agendas e valores de movimentação. Para essa definição, selecionar o nível hierárquico desejado e clicar em <Usuários>. A tela abaixo será exibida. Digitar na grid as informações solicitadas. Ao término da digitação clicar em <Gravar>. Na inclusão do usuário o sistema passa a validar o usuário, assim inibindo que no cadastro seja vinculado um usuário sem acesso ao RMS. Neste caso, o sistema não gerava mensagem para aprovação, fazendo com que os pedidos ficassem pendentes. 7

8 Campos de tela NOME Hierarquia Usuário Cargo Limites Padrão Tipo Período Valor Restrições por Agenda Código Descrição Tipo Período Valor Restrições por Seção Código Descrição Tipo Período Valor Restrições por Filial Código Descrição Tipo Período Valor DESCRIÇÃO Informar o usuário que terá permissão de trabalhar com a hierarquia selecionada. Informar o cargo do usuário. Informar se o usuário terá permissão para lançamentos ou para aprovação. Informar periodicidade em que o usuário terá permissão para lançamento ou aprovação. Informar o valor limite para lançamento e aprovação. Informar o código da agenda permitida para esse usuário. Será preenchido automaticamente com a descrição da agenda. Informar se o usuário terá permissão para lançamentos ou para aprovação. Informar periodicidade em que o usuário terá permissão para lançamento ou aprovação. Informar o valor limite para lançamento e aprovação. Informar o código da seção permitida para esse usuário. Será preenchido automaticamente com a descrição da seção. Informar se o usuário terá permissão para lançamentos ou para aprovação. Informar periodicidade em que o usuário terá permissão para lançamento ou aprovação. Informar o valor limite para lançamento e aprovação. Informar o código da Filial permitida para esse usuário. Será preenchido automaticamente com a descrição da Filial. Informar se o usuário terá permissão para lançamentos ou para aprovação. Informar periodicidade em que o usuário terá permissão para lançamento ou aprovação. Informar o valor limite para lançamento e aprovação. 8

9 Nota: O sistema considera sempre a restrição menor, ou seja, se o Limite Padrão estiver com um valor de 1000 reais e a restrição por agenda estiver 500 reais, será considerado os 500 reais como limite para esse usuário e para esta agenda. Foi redefinido o conceito de departamento, onde se trata o departamento um nível acima da hierarquia, ou seja, no cadastro de hierarquia o primeiro nível passa a ser departamento e depois hierarquia. Caso não queira usar este conceito deverá ser criado um nível departamento para toda a estrutura Exemplo: Departamento: TI Hierarquia: TI SISTEMAS Hierarquia: TI INFRA Hierarquia: TI AUTOMAÇÃO Departamento: FINANCEIRO Hierarquia: CONTAS A PAGAR Hierarquia: CONTAS A RECEBER Hierarquia: TESOURARIA Cadastro de Plano de Contas DLP No cadastro do Plano de Contas será definida a estrutura que dará origem à planilha orçamentária. Essa estrutura deverá ser definida pela empresa. Clicar no Menu Controle Orçamentário Plano de Contas - DLP. Para a criação do Plano de Contas basta digitar na grid as informações solicitadas. Permite alterar a posicionamento da conta. 9

10 O sistema trata a conta contábil para buscar os valores realizados na contabilidade, assim visualizando no acompanhamento o realizado e, no caso da agenda, é utilizado para inclusão do pedido. Para inserir uma nova linha na Grid deverá ser utilizada a tecla <Insert>. Para inserir um nível hierárquico inferior no plano de contas deverá ser utilizada a tecla <Tab>, sendo assim, o nível será avançado para a direita ficando subordinado ao nível superior. Ao término da digitação de todos os níveis clicar em <Gravar>. 10

11 Colunas de tela NOME Sinal Conta Tipo Orçar DESCRIÇÃO Informar o efeito que a conta deverá ter no plano, podendo ser Soma, Subtração ou Igual. Informar a descrição da conta. Informar o tipo, podendo ser: Soma: Utilizado quando se trata de uma conta sintética. Grupo: Utilizado quando se trata de uma conta analítica. Subtotal: Utilizado quando se trata de uma conta que apresentará um subtotal. Informar Sim para as contas que sofrerão orçamento e Não para as contas de subtotais. Para cada conta do plano é possível definir a agenda de movimentação. Para essa definição clicar em <Grupo>. A tela abaixo será exibida: Campos de tela NOME DESCRIÇÃO Contas Contábeis Código Informar o código da conta contábil. Utilizado no caso de Receita. Descrição Será preenchido automaticamente pela descrição da conta contábil. Agendas Código Informar o código da agenda de despesa. CFOP Informar o código do CFOP relacionado à agenda informada. Figura Informar o código da figura fiscal. Descrição Será preenchido automaticamente pela descrição da agenda. Ao término da digitação das informações clicar em <Confirmar>. Manutenção de Workflow O próximo passo é definir as regras do Workflow. O sistema a trata o conceito de uma única agenda no cadastro de regra de aprovação. Ciclo de Aprovações: Solicitante faz pedido Gera Mensageiro para todos os aprovadores. Pedido aprovado Para que o pedido fique Aprovado e gere o Mensageiro para o solicitante, é necessária a aprovação de todos os aprovadores. 11

12 Pedido Rejeitado Basta qualquer aprovador rejeitar o pedido para que o mesmo retorne ao Mensageiro do solicitante como Rejeitado. Os demais aprovadores terão permissão no Mensageiro apenas para leitura. Novo conceito de aprovação: APROVAÇÃO ESCALONADA, onde a mensagem só vai para o próximo aprovador após aprovação do primeiro: Parâmetro: 166 Acesso: PCOAPROSEQ Conteúdo: 1 Na aprovação escalonada permite visualizar todos os usuários que terão que aprovar o pedido. Conceito de APROVADOR SUBSTITUTO, onde na ausência de determinado aprovador o sistema permitir substituir todos os pedidos pendentes e novos para o novo aprovador, no caso de retorno antes do final do período o sistema permite voltar os pedidos pendentes para o aprovador principal. O sistema permite a exclusão de regra: 12

13 No menu, acessar Manutenção de Workflow : A função F5-Itens Aprovação é utilizada para associar o fluxo de aprovação ao processo que irá fazer o controle do mesmo, como por exemplo Contratos, Pedidos de consumo, compras, etc. 13

14 É necessário informar o módulo que irá fazer o controle do fluxo de aprovação. Um exemplo de utilização dos passos é Aprovar, Finalizar e Retornar. Esses passos devem ter sua sequência definida para que o sistema reconheça o primeiro, o próximo e o último passo para finalizar a aprovação do fluxo, caso a sequência não esteja definida o fluxo não será finalizado permanecendo com o status Em Aprovação. 14

15 Função Novo Passo Marcar o passo Aprovar e teclar F7 (Editar) e será mostrada a tela abaixo: Veja que esse é o primeiro passo, o próximo passo é Finalizar. e o passo depois de aprovado também é Finalizar, dessa forma o fluxo será finalizado após as aprovações necessárias. 15

16 Nesta tela informar as regras (Código e Descrição). Para cada regra criada informar: Hierarquia. Agenda. Filial. Intervalo de Valores. Autorizações. 16

17 Usuário. Após estas informações clicar em Gravar Regra. OBSERVAÇÃO: Caso a regra se estenda para várias agendas e filiais, deixar estes campos em branco. Para regras com mais de um aprovador, deve-se definir o usuário Super (Aprovador final), marcando a flag no campo Super. O sistema trata o super usuário, onde o mesmo tem autonomia de aprovar o pedido, sem a necessidade de aprovação dos outros usuários da regra. O sistema permite a exclusão de regra. Na aba Eventos, informar os campos de acordo com o exemplo abaixo. Depois de completar os campos, teclar F4 (Gravar): 17

18 Se houver necessidade, pode-se criar o cadastro de Despesas Extras, informando suas respectivas agendas, CFOP s e figuras fiscais. As despesas extras serão controladas normalmente conforme suas restrições no Cadastro de Hierarquias, porém não serão orçadas: 18

19 Manutenção de Orçamentos A Manutenção de Orçamentos possibilita a definição dos valores concedidos por nível hierárquico e por período e o gerenciamento dos valores solicitados por cada setor. Clicar no Menu Controle Orçamentário Manutenção de Orçamentos. Para iniciar a criação de um orçamento clicar em <Novo>. A tela abaixo será exibida. Campos de tela NOME Descrição Início/ Fim. DESCRIÇÃO Informar a descrição do orçamento. Informar a data de vigência do orçamento Colunas de tela NOME Valor DESCRIÇÃO Informar o valor concedido para cada nível hierárquico. Digitar as informações necessárias. Para finalizar clicar em <Confirmar>. A tela abaixo será exibida. 19

20 Para que os setores possam fazer solicitação de valores, é necessário liberar a planilha para digitação. Selecionar o nível hierárquico que deseja liberar e clicar em <Situação>. A tela abaixo será exibida para a liberação. Definição das opções do combo Nova Situação : Digitar: Indicativo de que o orçamento estará liberado, para que cada setor faça suas requisições de valores. 20

21 Revisar: Indicativo para o setor que será necessário uma revisão. Aprovar: Indicativo de que o orçamento está em análise pelo gerenciador. Neste caso, fica indisponível para o setor visualizar o orçamento. Cancelado: Indicativo de que o orçamento foi cancelado pelo gerenciador. Neste caso, fica indisponível para o setor editar o orçamento. Selecionar no combo a opção DIGITAR e, em seguida, clicar em <CONFIRMAR>. Para distribuir os valores concedidos por tipos de despesas, selecionar o nível hierárquico e clicar em <Editar>. A tela abaixo será exibida. Na coluna Valor Concedido informar os valores para cada tipo de despesa. Nota: Note que o campo Concedido apresenta o valor total concedido para o nível hierárquico Desenvolvimento. Ao distribuir os valores por tipo de despesas, a soma deverá respeitar o valor total concedido. Caso o valor seja maior, o sistema apresentará a mensagem abaixo, sendo possível confirmar a atualização do valor total concedido. 21

22 Planilha Orçamentária A planilha orçamentária será movimentada por cada setor. No cadastro dos níveis hierárquicos é possível definir quais usuários terão acesso a quais setores. Sendo assim, cada usuário será limitado a visualizar e movimentar apenas o setor que estiver definido para ele. Clicar no Menu Controle Orçamentário Planilha Orçamentária. Com a situação Digitar no orçamento, é possível informar na planilha orçamentária o valor solicitado de cada setor para o período. Selecionar a Planilha desejada e clicar em <Alterar>, lembrando que a planilha selecionada deverá estar com a Situação Digitar. A tela abaixo será exibida. Nesta tela é possível visualizar o valor concedido pelo gerenciador. 22

23 Selecionar a despesa desejada e clicar em <Itens>. A tela abaixo será exibida. Nesta opção será informado para cada mês o valor solicitado, bem como a justificativa da solicitação. Clicar em <Novo> para iniciar o lançamento. Selecionar o tipo de despesa, informar a justificativa e os valores para cada mês. Para finalizar clicar em <Confirmar>. Caso queira inserir outra planilha clicar em <Novo> e repetir o processo. 23

24 Clicar em <Sair> para retornar para tela anterior. A tela abaixo será exibida. Na coluna Valor Solicitado será apresentado o valor total dos valores informados nos itens orçamentários. Na coluna Itens será apresentada a quantidade de itens digitados para cada despesa. Nota: Após a digitação dos valores solicitados pelos setores, os gerenciadores já conseguem visualizar a planilha, podendo analisar, aprovar ou rejeitar no Menu Controle Orçamentário Manutenção de Orçamentos. Marcar o orçamento, teclar F9 (Aprovar), selecionar Aprovar ou Rejeitar e clicar em Confirmar. No exemplo selecionamos Aprovar : Pedidos de Consumo O sistema passa a controlar os usuários pendentes de aprovação, assim como a data e hora da aprovação. Filtros no acompanhamento dos pedidos, como Pedido, Fornecedor, Seção, Solicitante e Período. 24

25 No Recebimento da nota fiscal, associação de forma automática os dados do pedido, assim o usuário digita somente número e série da nota fiscal. Permite classificar e filtrar as contas do orçamento na inclusão de um pedido. Inibe a alteração do mês de competência na inclusão do pedido (opcional). Obriga a digitação da observação. Obriga o rateio do pedido com relação a filial e seção. Na criação do pedido o sistema envia mensagem para os aprovadores: Parâmetro: 166. Acesso: PCOENV . Conteúdo: 1. Cadastrar o no cadastro de usuário do RMS. Conceito de dobra de agenda para lançamentos realizados através do orçamento, ou seja, no momento da inclusão de um adiantamento (despesas/viagem), o sistema cria naturalmente um registro no Contas a pagar e, caso a agenda seja de dobra, o mesmo criará um Contas a receber. 25

26 Permite consistir na criação do adiantamento, se existem valores em aberto no Contas a receber. O sistema permite inibir a criação de um Contas a pagar: Parâmetro: 166 Acesso: PCORECXXXX, onde (XXXX = AGENDA DO CONTAS A PAGAR) Conteúdo: 1 A visualização das seções da filial está baseada no cadastro de seções por filial no módulo de cadastro, ou seja, somente aparecerá ao usuário as seções cadastradas para a filial. Digitação do Pedido de Consumo Tela principal para inclusão de pedidos de consumo de orçamento (VCOPEDMN). 26

27 Tela de edição de pedido de consumo (VCOPEDOR): É opcional informar uma conta de orçamento. Ao não informar, este pedido não estará vinculado ao controle orçamentário, sendo tratado como um pedido avulso. Mesmo como pedido avulso o pedido deverá passar pelo processo de aprovação. No pedido de consumo informa-se o responsável pelo gasto, porém pode-se direcionar como ele será executado (rateio por filial/ seção). 27

28 Ao gravar, o pedido inicia automaticamente o fluxo de aprovação, entrando na situação EM APROVAÇÃO. Tela de seleção de orçamento / projeto O usuário pode escolher de qual orçamento ou projeto, ainda vigente, vai consumir recursos. Informar a filial, valor do pedido, fornecedor, agenda, CFOP, figura e condição de pagamento. Em seguida teclar F7 (Rateio): Tela de Rateio 28

29 EXEMPLO: Preencher o rateio de valores para os meses. Em seguida, na mesma linha, clicar no último campo: Preencher o rateio de valores para as filiais. Em seguida, na mesma linha, clicar no último campo: 29

30 Preencher o rateio de valores para as seções e teclar F4 (Confirmar). Depois F4 (Confirmar) para rateio das Filiais e F4 (Confirmar) para rateio dos meses. Ao retornar à tela principal, teclar F4 (Confirmar) e Sim para a pergunta Confirma Gravação do Pedido? : 30

31 Selecionar Pedido único com rateio por filiais ou Um pedido para cada filial. Selecionamos a primeira opção. OBSERVAÇÃO: Para a opção Um pedido para cada filial, deve-se informar antes o rateio para as filiais desejadas. Pedido gerado. 31

32 Para consultar o pedido na tela principal, preencher os campos do filtro e teclar F9 (Filtrar). O pedido aparece com a situação Em Aprovação : Após a geração do pedido pelo usuário solicitante, o mesmo precisa ser aprovado pelo usuário responsável. No menu, acessar a opção: Mensageiro. O pedido aparece Em Aprovação. 32

33 Mensageiro, as mensagens são separadas em Em Aprovação, Aprovadas, Rejeitadas, Canceladas. Outro recurso novo é a opção para aprovar várias mensagens ao mesmo tempo, para isso basta marcar a opção aprovar ou rejeitar em cada mensagem e executar a função F6-Processar Seleção. 33

34 Também é possível selecionar todas as mensagens de uma vez usando a função Shf7-Selecionar. A função ShF8-Aprovadores mostra os aprovadores da mensagem selecionada, indicando se está em aprovação ou se a mensagem foi rejeitada ou aprovada e por qual aprovador. 34

35 No detalhe do pedido, o usuário deve Aprovar ou Rejeitar o pedido. Caso o pedido seja rejeitado, será aberta a tela para a justificativa da rejeição. No exemplo abaixo, o pedido será aprovado: 35

36 Recebimento Recebimento (VCOMMENU) IMPORTANTE O funcionamento é exatamente igual ao do módulo de extra fornecedores. No recebimento do pedido o sistema traz default todos os dados do pedido, assim será necessário somente a digitação do número da nota e série. Tela principal de recebimento dos pedidos de consumo (extra fornecedores): Digitação da nota fiscal de entrada da despesa (VCOMMANU): 36

37 IMPORTANTE Todas as notas fiscais cadastradas através deste programa, devem ser associadas a pelo menos um pedido de consumo. Tela de associação de pedidos de consumo O pedido pode ser recebido parcialmente, mas o valor recebido nunca pode ser maior que o saldo do pedido em aberto. Mesmo que o valor recebido seja maior que o valor do pedido, há a opção de fechar o pedido, impedindo que fique algum saldo pendente. Depois da atualização da nota, se o pedido estiver associado a um orçamento, será gravado um registro subtraindo o valor pedido do Saldo Assumido e gravando-o como Saldo Realizado. Crítica e nota fiscal sem pedido aprovado. 37

38 Ao criticar a nota, foi gerado o erro 18, porque, embora tenha pedido vinculado, o pedido ainda não foi aprovado Crítica após a aprovação do pedido. Crítica após a atualização da nota fiscal 38

39 EXEMPLO Informar a filial, a data do lançamento e teclar F6 (Incluir): Na tela abaixo teclar ENTER nos campos Filial e Data e depois teclar F8 (Pedidos): 39

40 No campo Número do Pedido informar o número do pedido ou Clicar no Help : Clicando no Help será mostrada a tela abaixo. Selecionar os campos do filtro e teclar F9 (Filtrar): 40

41 Selecionar o pedido e teclar F4 (Confirmar): Ao confirmar a tela anterior, o pedido é selecionado para o Recebimento. Informar o Valor Recebido (Valor da NF) e teclar ENTER duas vezes: OBSERVAÇÃO: Caso o valor recebido seja menor que o pedido e o saldo devam ficar pendente para posterior recebimento, deve-se desmarcar a flag Fechar Pedido. 41

42 Com o pedido selecionado, teclar F4 (Confirmar): Após confirmação da tela anterior, o sistema retorna à tela de Manutenção do Recebimento. Informar a NF, série, emissão e teclar F4 (Confirmar): OBSERVAÇÃO: Caso na emissão do pedido não tenha sido feito o rateio da SEÇÃO, teclar F6 (Seções) e informar o valor da seção. 42

43 Clicar em Sim para a pergunta abaixo: O sistema retorna à tela principal do Recebimento. Selecionar a NF e teclar F4 (Crítica): 43

44 Relatório de Crítica: Nota fiscal com as flags de Incluída e Criticada. Selecionar a NF e teclar F7 (Atualizar): 44

45 Crítica atualizada: Para visualizar a nota fiscal atualizada, selecionar Atualizadas no campo Situação : 45

46 Para visualizar o lançamento no orçamento, acessar no menu a opção Manutenção de Orçamentos. Selecionar o orçamento e teclar ShF9 (Acompanhar). Na tela seguinte, teclar F9 (Consultar): 46

47 IMPORTANTE: 1. Para o correto funcionamento do módulo, todos os cadastros (Hierarquias, Plano de Contas, Despesas Extras e Workflow) devem ser realizados antes de inserir qualquer lançamento de pedido de consumo ou recebimento. 2. Todo lançamento no Recebimento deve estar associado, obrigatoriamente, a um pedido de consumo. 3. Para que um lançamento atualize as informações da planilha orçamentária, o mesmo deve ser realizado dentro do período estipulado para este orçamento. 4. Só é possível atualizar um lançamento no Recebimento desde que o pedido esteja APROVADO. 5. Ao cancelar uma NF, os valores da planilha orçamentária serão atualizados automaticamente. 6. Ao realizar um Troca-Chave de uma NF, os valores da planilha orçamentária permanecerão inalterados. 7. As Despesas Extras possuem todas as restrições de valores por usuários, agendas, seções e filiais estipuladas nas Hierarquias, porém não são ORÇADAS. 8. Workflow Ciclo de Aprovações: Solicitante faz pedido Gera Mensageiro para todos os aprovadores. Pedido aprovado Para que o pedido fique Aprovado e gere o Mensageiro para o solicitante, é necessária a aprovação de todos os aprovadores. Pedido Rejeitado Basta qualquer aprovador rejeitar o pedido para que o mesmo retorne ao Mensageiro do solicitante como Rejeitado. Os demais aprovadores terão permissão no Mensageiro apenas para leitura. O sistema a trata o conceito de uma única agenda no cadastro de regra de aprovação. Novo conceito de aprovação: APROVAÇÃO ESCALONADA, onde a mensagem só vai para o próximo aprovador após aprovação do primeiro: Parâmetro: 166 Acesso: PCOAPROSEQ Conteúdo: 1 Na aprovação escalonada permite visualizar todos os usuários que terão que aprovar o pedido. Conceito de APROVADOR SUBSTITUTO, onde na ausência de determinado aprovador, o sistema permite substituir todos os pedidos pendentes e novos para o novo aprovador. No caso de retorno antes do final do período, o sistema permite voltar os pedidos pendentes para o aprovador principal. Acompanhamento (VCOCORCT) O gestor tem a opção de acompanhar a movimentação do orçamento, consultando o total já assumido e o total realizado. Opção para impressão do extrato das contas. Opção para explodir os valores de CADA CONTA por centros de custo. Orçado Rateios informados no item orçamentário. Assumido e Realizado Rateios informados no pedido de consumo. A visualização do acompanhamento é realizada por orçado e realizado baseado na hierarquia, ou seja, os valores são baseados no pedido e não na contabilidade. Os valores da contabilidade serão demonstrados em outro relatório, desta forma será possível visualizar quando a hierarquia orçou e quando foi realizado. 47

48 Não haverá a necessidade de realizar o orçamento por filial ou seção, o acompanhamento permitirá a visualização por hierarquia. Tratamento de revisão orçamentária, onde o sistema habilitará o orçamento para manutenção, passando pelo mesmo processo da inclusão, como digitação e aprovação. ATENÇÃO! Observação: o sistema permite somente uma revisão. Relatório de acompanhamento utilizando formato atual da DLP, onde o sistema passa a demonstrar os valores realizados baseado na contabilidade, permitindo visualização por seção ou filial, além de permitir a criação de mais de um layout. 48

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50 Tela Acompanhamento do Orçamento Mensageiro Obriga a digitação da observação na aprovação do pedido (opcional), caso seja importante. Parâmetro: 166 Acesso: PCOOBSAPRO Conteúdo: 1 50

51 Filtro para os pedidos cancelados, rejeitados e em aprovação. Visualização dos aprovadores pendentes. Permite inibir a mensagem sem limite para despesa, no momento de aprovação (opcional). Redefinição da rejeição do pedido, o sistema permite mudar o status do pedido para rejeitado, quando um único aprovador rejeita e não quando todos da hierarquia rejeitar: Parâmetro: 166. Acesso: PCOAPROREJ. Conteúdo: 1. Apresenta no pedido os rateios (filial e seção) realizados. Permite inibir a opção rateio no momento da aprovação: Parâmetro: 166 Acesso: PCOVISRATE Conteúdo: 1 Executando: 51

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53 Função Abrir Botão Respostas 53