Casos práticos de implementação de BPM na FGV

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1 Casos práticos de implementação de BPM na FGV Apresentação da experiência da adoção do IBM BPM na Fundação Getulio Vargas. Maio 2014

2 Roteiro Alinhamento sobre processos e BPM Início do IBM BPM na FGV. Projeto 1: Processo de faturamento corporativo do FGV OnLine. Projeto 2: Processos de requerimentos dos alunos dos cursos de graduação do FGV OnLine. Próximos passos.

3 ALINHAMENTO SOBRE PROCESSOS E BPM

4 Os processos tornam o seu negócio único! Uma cadeia de eventos progressivos e interdependentes pelo qual o negócio é realizado.

5 A importância dos processos Os processos são importantes pois éatravés deles que as empresas exercem suas funções. Todo trabalho importante realizado nas empresas faz parte de algum processo.

6 O que é? BPM-Business Process Management (BPM) consiste em uma metodologia de gestão para gerenciamento de processos, que pode ser auxiliada por ferramentas tecnológicas. BPMS- Business Process Management Suite (BPMS) é um sistema (software) responsável pela automação da metodologia BPM. BPMN Business Process Model and Notation (BPMN), é uma notação padrão para o desenho de fluxogramas em processos de negócios. Na prática trata-se de um conjunto de regras e convenções que determinam como os fluxogramas devem ser desenhados.

7 Problemas nos Processos 3 Finance and Ops Customer Service 1 Invoice Reconciliation Teams 6 Account Administration Executive Management 1. Tarefas e comunicação informal (ex Papel ou ) 2. Trabalho ineficiente fora dos sistemas 2 3. Priorização inconsistente 4. Fluxo de Dados incompleto entre os sistemas 4 5. Falta de controle entre sistemas e eventos de negócio (Exceções) 6. Falta de Visibilidade a performance do processo. 5

8 BPM Camada de Controle e Visibilidade 3 Finance & Ops 1 Customer Service Invoice Reconciliation Teams 2 Account Administration 6 Executive Management 1. Priorização automática 2. Guia usuários para decisões 3. Padroniza decisões entre geografias 4. Melhor uso dos sistemas e dados BPM 5. Monitora eventos e automatiza ações 6. Controle de Processos e visibilidade em tempo real. 4 5

9 INÍCIO DO IBM BPM NA FGV

10 Início do IBM BPM na FGV

11 PROCESSO DE FATURAMENTO CORPORATIVO DO FGV ONLINE

12 Processo de Faturamento Corporativo do FGV OnLine Objetivo pretendido: Migração do processo no Gestor OnLine para o novo IBM BPM 7.5. Tempo de Projeto: 5 meses.

13 Registro da proposta / contrato

14 Processo de Faturar Parcela Faz o acompanhamento de cada parcela do contrato, desde o cadastro no sistema de faturamento, atéo registro da baixa e notificação da controladoria.

15 Comunicação utilizando

16 Portal de Processos

17 Conclusão do projeto Objetivos foram alcançados! Migramos o processo do Gestor OnLine para o novo IBM BPM 7.5. Principais problemas: Falta de experiência com o IBM BPM. Principais acertos: Criação do Registro do Contrato. Benefícios para o negócio: Maior domínio do processo pelas equipes do comercial e financeiro. Maior eficiência na geração das faturas e cobrança das parcelas em atraso. Lições aprendidas para os próximos projetos BPM: Tentar maximizar a integração com outros sistemas.

18 PROCESSOS DE REQUERIMENTOS DOS ALUNOS DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO DO FGV ONLINE

19 Processo de Requerimento para os cursos de graduação do FGV OnLine Objetivo pretendido: Automatizar o processo de requerimentos acadêmicos, organizando o serviço e integrando a solução com o sistema de gestão acadêmica já existente na FGV. Tempo de Projeto: 11 meses.

20 Cenário antes da automatização do processo Os alunos solicitavam os serviços (requerimentos) por . As solicitações se acumulavam numa caixa postal de serviço, onde muitas vezes o aluno fazia a mesma solicitação diversas vezes. As atividades também eram designadas por , e o gestor perdia o controle sobre o processo, sem saber o que estava sendo feito e quem estava fazendo. Os prazos geralmente ficavam comprometidos.

21 Requerimentos Acadêmicos A FGV jápossui um sistema de gestão acadêmica, que por sua vez possui um módulo de requerimentos. Mas o controle das atividades não atendia de forma adequada. Usamos o IBM BPM para orquestrar todas as atividades do processo logo após o seu registro. Implementamos o processo no IBM BPM realizando uma integração com um sistema já existente.

22 Arquitetura BPM Requerimentos Acadêmicos

23 Iniciando o processo no Portal do Aluno O processo se inicia no site do Portal do Aluno. Após o registro da solicitação, o processo é orquestrado pelo IBM BPM.

24 O processo no IBM BPM O IBM BPM executa o processo de acordo com a modelagem do mesmo. No início do processo um éenviado ao setor acadêmico informando o registro da solicitação e convocando o usuário a participar do processo. Ao clicar no , ele é remetido ao Portal de Procesos para executar sua tarefa.

25 Informação ao aluno O aluno éinformado por do início do processo e também da sua conclusão, informando se o requerimento foi Deferido ou Indeferido. O aluno também pode verificar o andamento e o status do seu requerimento no Portal do Aluno.

26 Números 11 processos de negócio Exemplos: Dispensa de disciplina Reabertura de matrícula Cancelamento de matrícula Transferência interna 15 grupos de participantes Mais de instâncias por mês

27 Processos de requerimentos dos alunos do FGV OnLine.

28 Conclusão do projeto Objetivos foram alcançados! Principais problemas: Necessidade de criação de WebService específicos para atender os processos. Principais acertos: Integração com o Sistema de Gestão Acadêmica. Benefícios para o negócio: Identificação de cada requerimento por um número de controle do próprio sistema acadêmico. Pronto atendimento dos requerimentos, informando sempre ao alunoo status da sua solicitação. Atendimento dos serviços nos prazos estabelecidos. Os gestores passaram a ter controle sobre os processos, com informações sobre o que esta sendo feito e quem esta fazendo. Lições aprendidas para os próximos projetos BPM: Explorar os recursos de métricas, indicadores e SLA.

29 PRÓXIMOS PASSOS

30 Próximos passos Atualização do IBM BPM para a versão 8.5. Implantação do processo de requerimentos acadêmicos na FGV São Paulo. Implementação das métricas e relatórios de performance.

31 FIM

32 Apresentação IBM BPM

33 IBM Business Process Manager Social Express Standard Advanced Mobile Coaches Portal Custom Apps Optional Microsoft Add-ons Process Server Core BPM Advanced Automation & Integration Performance BPMN Process Rules BPEL Integration Adaptors Data Warehouse Deploy Measure Governance / Visibility Define Improve Shared Assets Server Registry Process Center Versioned Assets Network Multiple Process Centers Process Designer / Optimizer Process Center Console Integration Designer

34 IBM Blueworks Live: Na nuvem IBM Blueworks Live é um ambiente simples, baseado na nuvem, para modelagem de processo e decisões, permitindo: Capturar o conhecimento de processo e de decisão Colaboração entre times Analisar e melhorar as operações do negócio

35 Blueworks Live & IBM BPM Internal View 1 2 Descobrimento e Documentação de Processo Modelagem, Automação, Simulação e Análise de Processo By subscription Blueworks Live Process Designer IBM Business Process Manager

36 Clientes BPM no Brasil BANKING INSURANCE HEALTH UTILITIES REAL STATE & CONSTRU OIL & GAS GOVERN EDUCATION RETAIL / CP SERVICES

37 Referências Site da ferramenta BLUEWORKSLIVE (Ferramenta de modelagem e comunidade virtual de BPM via WEB Subscrição mensal por usuário). É possível criar um usuário temporário de 30 dias gratuito. BLUEWORKSLIVE no YOUTUBE: IBM BPM no YOUTUBE: Site IBM sobre os produtos de BPM:

38 Mais fontes Comunidade IBM Business Process Manager, no developerworks https://www.ibm.com/developerworks/community/groups/service/html/co mmunityview?communityuuid=cedd4ff f1c-bbe3-a3265efc554f

39 Mais fontes SmarterProcessDemos.com -

40 ANÚNCIO: IBM Business Process Manager V8.5.5 adds case handling and enhanced mobile UIs Novas funções do IBM BPM V8.5.5 Advanced incluem: Capacidade básicas de case-management que permitem trabalhadores experientes a conduzir o resultado dos negócios usando a combinação de workflows estruturados, tarefas ad-hocs e processamento de documentos O novo Case Designer que estende a experiência de desenvolvimento, explorando o repositório IBM Process Center para simplificar o processo de desenvolvimento e implementação de aplicações de cases. Repositório embarcado de conteúdo que é um repositório restrito para os documentos e folders dos cases. Portal de processos estendido que permitem que o s usuários interagir com cases, folders e documentos Esta capacidade básica de case management é disponibilizada pela compra de uma licença separada. Novas funções em todas as edições do IBM BPM V8.5.5 incluem: Novas capacidades de desenho para a criação de interfaces de usuários que são criadas uma vez e podem ser executadas em qualquer device (fone, tablet e desktop). June 13, 2014: Electronic distribution for US English and national languages July 11, 2014: Media packs for US English and national languages

41 PERGUNTAS... CONTATO Guilherme Arantes LinkedIn:

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