Justificativas para Adoção de BPM Melhores Práticas deseleção de Casos e Metodologia de Desenvolvimento

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1 Justificativas para Adoção de BPM Melhores Práticas deseleção de Casos e Metodologia de Desenvolvimento Leonardo Vieiralves Azevedo CMO Habber Tec 15 de Agosto de 2013

2 AGENDA 1. JUSTIFICATIVAS E CRITÉRIOS PARA SELEÇÃO DE UM PRIMEIRO PROJETO DE BPM 2. CONCEITOS DA IMPLEMENTAÇÃO BPMN DO IBM BPM E IMPACTOS NA MODELAGEM 3. RECOMENDAÇÕES QUANTO AOS PLAYBACKS 4. ERROS COMUNS EM MODELAGEM DE PROCESSOS PARA BPM

3 AGENDA 1. JUSTIFICATIVAS E CRITÉRIOS PARA SELEÇÃO DE UM PRIMEIRO PROJETO DE BPM 2. CONCEITOS DA IMPLEMENTAÇÃO BPMN DO IBM BPM E IMPACTOS NA MODELAGEM 3. RECOMENDAÇÕES QUANTO AOS PLAYBACKS 4. ERROS COMUNS EM MODELAGEM DE PROCESSOS PARA BPM

4 Onde encontrar oportunidades de benefícios financeiros com BPM? Ganhos com a redução de tempo de ciclo do processo Custos de falhas de roteamento das atividades Custos de retrabalho Ganho de produtividade pelo aprimoramento das interfaces de entrada Redução dos custos de treinamento e tempo de entrada de novo colaborador Custos de SLAs não cumpridos Antecipação de receitas de produtos/serviços Liberação de FTEs

5 Como buscar esses ganhos? MELHORIAS DO CAMINHO -Redução dos passos do processo -Melhoria dos fluxos (paralelização) -Redução do tempo de espera AUTOMAÇÕES NO ROTEAMENTO -Tarefas roteadas por capacidade -Agrupamentos e células de trabalho -Substituição dinâmica MAIOR PRODUTIVIDADE NA INTERAÇÃO HUMANA -Melhor interface de usuário -Atividades guiadas e simplificadas -Navegação reduzida GESTÃO DAS DECISÕES -Automação de decisões complexas -Reconfiguração dinâmica do processo -Priorização inteligente

6 Fatores que são determinantes na afinidade para BPM DEMANDA POR MUDANÇAS Quanto maior a variabilidade do processo ao longo do tempo, maior a sua afinidade para BPM serámais ágil MELHORIA CONTÍNUA Quanto maior a oportunidade percebida de melhoria contínua após a primeira implantação, maior a afinidade para BPM serámais fácil evoluir ESCOPO ORGANIZACIONAL Quanto maior a abrangência horizontal do processo ( cruza departamentos ), maior a afinidade para BPM serámais natural ter a visão end to end IMPACTO NO DESEMPENHO DE NEGÓCIOS Quanto maior o impacto do processo nos custos ou receitas operacionais, maior a afinidade para BPM serámais fácil apurar ou medir CUIDADO COM OS PROCESSOS DE ALTO RISCO NA PRIMEIRA IMPLANTAÇÃO, EM FUNÇÃO DA FALTA DE MATURIDADE

7 AGENDA 1. JUSTIFICATIVAS E CRITÉRIOS PARA SELEÇÃO DE UM PRIMEIRO PROJETO DE BPM 2. CONCEITOS DA IMPLEMENTAÇÃO BPMN DO IBM BPM E IMPACTOS NA MODELAGEM 3. RECOMENDAÇÕES QUANTO AOS PLAYBACKS 4. ERROS COMUNS EM MODELAGEM DE PROCESSOS PARA BPM

8 O token e a não ambiguidade do desenho O tokenéum conceito que ajuda a definir o comportamento de um processo enquanto estásendo executado. Seu avanço pode ser continuamente acompanhado no IBM BPM Cada tokendentro do processo (pode ser mais de um em atividades paralelas, controles de eventos, etc), precisa ter um caminho único a seguir Da questão do caminho único, derivamos a regra mais importante no momento da modelagem: NÃO PODE HAVER AMBIGUIDADE NO DESENHO

9 Implicações práticas no trabalho do dia a dia para evitar problemas A equipe de desenvolvimento sempre deve evitar alterar o modelo de execução para inserção de etapas técnicas que atrapalhem a compreensão do modelo de negócio As mudanças precisarão sempre serem acordados com a pessoa responsável pelo desenho do processo A versão final do processo deve ser fácil de entender para pessoas não técnicas ligadas ao negócio O modelador BPM também precisa entender da parte técnica para considerar no mapeamento as facilidades e restrições inerentes a um modelo de execução, destinado à automação

10 AGENDA 1. JUSTIFICATIVAS E CRITÉRIOS PARA SELEÇÃO DE UM PRIMEIRO PROJETO DE BPM 2. CONCEITOS DA IMPLEMENTAÇÃO BPMN DO IBM BPM E IMPACTOS NA MODELAGEM 3. RECOMENDAÇÕES QUANTO AOS PLAYBACKS 4. ERROS COMUNS EM MODELAGEM DE PROCESSOS PARA BPM

11 A metodologia de desenvolvimento BPM é realizada por iterações Versão 1.0 Testar Playback Entender Iteração #3 Iteração #2 Iteração #1 Desenvolver Projetar Modelo repetível Iterações temáticas Maior precisão nos resultados finais Maior velocidade

12 Diretrizes para realização dos playbacks (I) Esteja atento aos objetivos de cada playback! OBJETIVOS TÍPICOS Playback 1 Playback 2 Playback 3 Fluxo do caminho feliz Protótipo de telas não funcional Principais regras de negócios Visão geral das integrações Fluxos de exceção Modelo de dados do processo Protótipo funcional, sem integrações Especificação das integrações Detalhes dos relatórios Processo funcional Integrações conectadas Interfaces de usuário externas desenvolvidas Relatórios e buscas feitos

13 Diretrizes para realização dos playbacks (II) Faça a sua lição de casa: cuide da sua preparação Estude o negócio do seu cliente e aprenda a terminologia específica do negócio (use as reuniões de preparação para levantar os pontos mais relevantes) Seja um facilitador: conduza a dinâmica da reunião e não apresse as conclusões Esteja preparado para ouvir Preste atenção nas discussões e nos detalhes de negócio

14 Diretrizes para realização dos playbacks (III) A condução de um playback exige uma equipe de trabalho Uma pessoa para conduzir a discussão Uma pessoa para tomar nota e preparar a ata com as conclusões Uma pessoa para pilotar o BPM No entanto, a condução da discussão precisa ser feita por APENAS UMA PESSOA Um ponto crítico da discussão éa definição do ponto de início do processo Segure a ansiedade e não apresse a discussão É muito importante entender a interferência de sistemas legados e outros processos relacionados no início do processo Pense no dia a dia do usuário para identificar o melhor ponto de início

15 Diretrizes para realização dos playbacks (IV) No primeiro playback, concentre-se no caminho feliz e somente depois nas exceções Discussões excessivas de caminhos de exceção impedem a visão do todo. É papel do modelador conduzir a dinâmica para o caminho feliz Sem entender todo o processo émuito difícil decidir a melhor forma de tratá-las Ao final do Playback, faça um resumo da discussão deixando claras as decisões alcançadas

16 AGENDA 1. JUSTIFICATIVAS E CRITÉRIOS PARA SELEÇÃO DE UM PRIMEIRO PROJETO DE BPM 2. CONCEITOS DA IMPLEMENTAÇÃO BPMN DO IBM BPM E IMPACTOS NA MODELAGEM 3. RECOMENDAÇÕES QUANTO AOS PLAYBACKS 4. ERROS COMUNS EM MODELAGEM DE PROCESSOS PARA BPM

17 Diretrizes de estilo na modelagem de processos Evite o cruzamento de fluxos A posição das raias não é hierarquizada. Você pode reordená-las como quiser Étecnicamente possível duplicar a ocorrência de raias, evitando que os fluxos se cruzem. Use o bom senso para evitar mal entendidos Alinhe os artefatos do desenho Tente deixar o fluxo legível da extremidade superior esquerda para a inferior direita, padrão comum do mundo ocidental. Dê um sentido cronológico ao desenho Qual é a versão mais intuitiva do processo?

18 Controle de estados do processo Use o BPM! O motor do BPMS serve para isso: controlar o status do processo Evite ao máximo fazer controle de status nos serviços de automação Todos os status que necessitam de monitoração gerencial devem estar presentes no desenho do processo Nunca controle status de processo usando um banco de dados de negócios

19 Atividades em série na mesma raia O que acontece quando o Participante 1 finaliza a tarefa Enviar para assinatura? Múltiplas atividades em sequência para a mesma pessoa devem ser evitadas. Quais situações deveriam gerar uma nova atividade? Mudança de responsabilidade Decisão que provoca caminho alternativo Necessidade gerencial de controle das etapas

20 Processo Disneilândia Somente final feliz Cancelamentos e finais de exceções precisam ser modelados Ausência de cancelamentos significa que ficarão processos sendo executados para sempre Érecomendado que os processos possuam um subprocesso de evento para tratar todos os cancelamentos (menor interferência no desenho do processo)

21 MUITO OBRIGADO! QUESTÕES? (11)