Manual Do Usuário Processo Aditivo de Prazo

Transcrição

1 Manual Do Usuário Processo Aditivo de Prazo Versão 1.0 Agosto 2015

2 2 SUMÁRIO 1 OBJETIVO INTRODUÇÃO ACESSANDO O SISTEMA DE GESTÃO DE PROCESSOS CONFIGURANDO O IDIOMA DO SISTEMA ENTENDENDO A INTERFACE DO SISTEMA... 6 HISTÓRICO DO PROCESSO... 9 ANEXAR DOCUMENTOS... 9 CAMPOS OBRIGATÓRIOS ATIVIDADES DO FLUXO DE ADITIVO DE PRAZO INICIAR UM PROCESSO DE ADITIVO SELECIONAR PROCESSO PARA ADITIVO SOLICITAR ADITIVO DE PRAZO CONTRATUAL COLETAR AUTORIZAÇÃO DO PREFEITO INFORMAR PARECER ADITIVO DE PRAZO ELABORAR CONTRATO DE ADITIVO / ENVIAR CONTRATO PARA CONTRATADO / INFORMAR CONTRATO ASSINADO COLETAR ASSINATURA CONTRATO PREFEITO ENVIAR CRONOGRAMA CP ATUALIZADO NUMERAR E PUBLICAR CONTRATO ENVIAR PARA TCE-RJ ENVIAR DOCUMENTAÇÃO DE ADITIVO À CEF CONTATO... 19

3 3 1 OBJETIVO Esse documento tem como objetivo auxiliar os usuários no cadastro e análise dos processos de Aditivo de Prazo de Convênios Federais no Sistema de Gestão de Processos (SGP). 2 INTRODUÇÃO O processo Aditivo de Prazo foi um dos processos da PMVR a ser sistematizado pela parceria entre a EPD-VR e o EGP-VR, tendo como base tecnológica o software Bonita BPM, ferramenta de BPMS (Business Process Management System) implementada para modelar e sistematizar os processos internos da PMVR. A figura abaixo ilustra o macro fluxo do processo. Os usuários poderão acessar os documentos digitalizados através do portal de Consulta de Processos (figura ao lado). Uma vez publicado o documento o mesmo poderá ser encontrado de acordo com o processo ao qual pertence. Figura 02 GED [RN1] Comentário: Inserir Figura consulta processos

4 4 3 ACESSANDO O SISTEMA DE GESTÃO DE PROCESSOS Os usuários da PMVR deverão realizar login no sistema SGP ao iniciar suas atividades diárias.

5 5 4 CONFIGURANDO O IDIOMA DO SISTEMA Por padrão o idioma do sistema é o Inglês. Para os usuários que desejarem alterar para Português, é necessário que o mesmo acesse o sistema, conforme explicado no tópico anterior e acesse o menu Settings > Language conforme ilustrado nas figuras abaixo, e altere o idioma para Português (Brasil).

6 6 5 ENTENDENDO A INTERFACE DO SISTEMA Ao acessar o sistema o usuário terá disponível as seguintes seções: Tarefas: Dentro desta seção o usuário terá acesso às suas tarefas, que ficam divididas em 3 subseções que são: o Para Fazer: Nessa subseção se encontram todas as tarefas, as disponíveis e as atreladas ao usuário. o Minhas Tarefas: Diferente da anterior, esta é uma subseção onde somente serão mostradas as atividades que estão vinculadas ao usuário, onde este pode ocorrer pelo próprio usuário, quando o mesmo clica no botão FAZER, ou quando o sistema atribui essa atividade automaticamente ao usuário, conforme fluxo de trabalho definido. o Tarefas Disponíveis: Esta subseção pode ser entendida como o expediente do setor, onde as atividades estão disponíveis para serem realizadas pelos seus respectivos responsáveis não ficando a cargo do sistema a atribuição das mesmas a estes. Dentro das tarefas disponíveis o usuário possui ainda a possibilidade de pesquisar pelas suas atividades através do campo pesquisar, conforme destacado na figura abaixo. Um exemplo dessa funcionalidade é existência de várias medições a serem realizadas pelo mesmo fiscal, onde o mesmo poderá buscar a que deseja bastando digitar o número do seu processo.

7 7 Se por algum motivo o usuário desejar desvincular-se de uma atividade para que outros usuários a realizem, o mesmo deve clicar em minhas tarefas, selecionar a atividade desejada e clicar no botão RELEASE que fica localizado logo acima do prazo final. Dentro da seção de tarefas, também se encontram os sinalizadores de prazos, que estão destacados nas figuras abaixo, onde na primeira figura o sinalizador demonstra o prazo restante para que a atividade seja realizada e na seguinte a quanto tempo essa atividade se encontra em atraso. Por padrão do sistema, as atividades vêm ordenadas por atividades em atraso seguidas das com menor prazo para vencer, porém o usuário pode alterar essa ordenação clicando nas setas ao lado de Prazo Final.

8 8 Casos: Na seção casos, se encontra o histórico das atividades que o usuário já realizou. Processos: Nesta seção ficam listados os processos que o usuário pode iniciar através do botão INICIAR, conforme a figura abaixo. Vale aqui ressaltar, que uma vez o processo iniciado, ele somente terá fim quando todas as suas atividades forem realizadas. Portanto, o usuário deve ter cautela ao criar novos processos com o intuito de manter o sistema organizado e contendo somente os processos vigentes.

9 9 HISTÓRICO DO PROCESSO No SGP o usuário possui duas maneiras de acessar ao histórico do processo. A primeira delas, como já foi citado anteriormente é através do portal de consulta dos processos. A outra forma é durante a realização das atividades, conforme a figura abaixo ilustra, o sistema disponibiliza ao usuário um histórico, tanto de dados quanto documental de todo o processo até aquele momento. Obs. O sistema separa atividades entre Licitação, Contratação, Medição e Prestações de Contas finais, exibindo somente o histórico das atividades em que o mesmo se encontra, portanto se o usuário deseja acessar informações anteriores do processo, deve acessar o portal de Consulta de Processos. ANEXAR DOCUMENTOS Outra funcionalidade do sistema é que em toda atividade existe um campo onde o usuário pode incluir um comentário sobre a atividade, seja porque tem impacto nas atividades seguintes, ou que o mesmo julgue ser relevante para o bom andamento do processo.

10 10 O usuário possui duas maneiras para anexar a documentação ao processo, uma delas é durante a execução da atividade, conforme figura abaixo. Onde o usuário clica no botão Escolher Arquivo e seleciona dentro do seu computador o arquivo que está sendo solicitado pelo sistema. A outra maneira, é para documentos que não estão inicialmente previstos no processo, mas por algum motivo devem ser inseridos no mesmo, dessa forma, o usuário deve entrar em contato com a EGP-VR, através dos meios disponibilizados ao final do manual.

11 11 CAMPOS OBRIGATÓRIOS Alguns dos campos nos formulários são obrigatórios e estes são destacados pelo símbolo (*). Ao tentar enviar um formulário onde um desses campos se encontrar em branco o usuário será alertado pelo sistema com a mensagem Obrigatório logo acima do(s) campo(s) que se encontra em branco.

12 12 6 ATIVIDADES DO FLUXO DE ADITIVO DE PRAZO INICIAR UM PROCESSO DE ADITIVO Assim como a solicitação de uma nova Licitação deve ser realizada pelo órgão ordenador, pois, o mesmo é o responsável pela verba que será alocada no projeto, da mesma maneira a solicitação de um aditivo deve ser feita pelo órgão fiscalizador, uma vez que é de sua responsabilidade acompanhar o andamento das atividades do projeto e identificar a necessidade de um aditivo ao prazo inicialmente estipulado. SELECIONAR PROCESSO PARA ADITIVO A abertura de um processo de aditivo é similar ao de uma nova licitação, a diferença se dá pelo fato de que o aditivo é realizado em um processo em andamento, portanto ao dar início em um aditivo o usuário deverá selecionar o processo ao qual deseja solicitar um aditivo. Obs. Nesse momento o usuário deverá ser cauteloso, pois uma vez selecionado o processo o mesmo não pode ser alterado, sendo necessário entrar em contato com o suporte do SGP para que o mesmo possa eliminar o aditivo que foi adicionado equivocadamente a outro processo. Ao usuário caberá iniciar novamente um processo de aditivo através da aba processo.

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14 14 SOLICITAR ADITIVO DE PRAZO CONTRATUAL Uma vez selecionado o processo corretamente, que pode ser conferido através do histórico do processo, onde constam as principais informações do processo. O usuário deverá indicar a justificativa para o aditivo, bem como anexar os documentos atualizados, a documentação obrigatória para o andamento do processo e indicar a nova data prevista para a conclusão dos serviços.

15 15 COLETAR AUTORIZAÇÃO DO PREFEITO A autorização do prefeito para o aditivo deve ser coletada e anexada ao sistema. INFORMAR PARECER ADITIVO DE PRAZO A justificativa para o aditivo deve ser analisada pela PGM a fim de evitar possíveis irregularidades no âmbito judicial do contrato, caso haja alguma irregularidade o responsável pela solicitação a adequar

16 16 ELABORAR CONTRATO DE ADITIVO / ENVIAR CONTRATO PARA CONTRATADO / INFORMAR CONTRATO ASSINADO Aprovada a proposta de aditivo, a PGM elabora o contrato de aditivo e o encaminha para o empreiteiro para sua análise, logo após a mesma informando a data de assinatura do contrato pelo empreiteiro.

17 17 COLETAR ASSINATURA CONTRATO PREFEITO Após a assinatura no contrato pelo prefeito o mesmo deverá ser anexado ao sistema. ENVIAR CRONOGRAMA CP ATUALIZADO Inicialmente o cronograma de provisionamento de CP previa uma duração inicial para o projeto, uma vez esta duração alterada, o mesmo deve ser atualizado para a nova realidade do projeto e encaminhado à SMF. NUMERAR E PUBLICAR CONTRATO A próxima etapa a assinatura do prefeito é a numeração e publicação do contrato em meio público.

18 18 ENVIAR PARA TCE-RJ O contrato incialmente enviado ao TCE-RJ foi alterado, portanto devemos encaminhar ao TCE-RJ para garantir uniformidade nas informações. VERIFICAR PRAZO DE VIGÊNCIA DO CONVÊNIO Todo convênio federal possui um prazo final para utilização da verba, uma vez realizado um aditivo de prazo, é necessário que se faça uma análise para verificar se a nova duração do projeto está contida no intervalo previamente indicado pelo ministério concedente. [RN2] Comentário: ALTERAR NOME DA ATIVIDADE NO BONITA ENVIAR DOCUMENTAÇÃO DE ADITIVO À CEF Ao de todo processo de aditivo, as documentações devem ser enviadas à CEF.

19 19 7 CONTATO (24) sgp@epdvr.com.br ELABORADO POR: Rhay Carvalho Neves rhayneves@outlook.com Carlos Oliveira carlos.oliveira@epdvr.com.br (24) (24) R: 418 (24)