7 Motivos para mapear seus processos ANTES de implantar um Sistema. Herculano Swerts C. Silva, CISA, CRISC, CGEIT, PMP

Tamanho: px

Começar a partir da página:

Download "7 Motivos para mapear seus processos ANTES de implantar um Sistema. Herculano Swerts C. Silva, CISA, CRISC, CGEIT, PMP"

Victor Gabriel Abreu Olivares
6 Há anos
Visualizações:

1 7 Motivos para mapear seus processos ANTES de implantar um Sistema Herculano Swerts C. Silva, CISA, CRISC, CGEIT, PMP

A importância do mapeamento de processos para evitar os erros típicos de implantações Projetos de implantação de sistemas acontecem corriqueiramente em empresas de diversos portes e segmentos.

2 A importância do mapeamento de processos para evitar os erros típicos de implantações Projetos de implantação de sistemas acontecem corriqueiramente em empresas de diversos portes e segmentos. Junto com estes projetos, chegam também expectativas de dias melhores e processos mais fluidos e seguros. Mas... sabe como é... prazos são apertados e nem sempre se faz um bom mapeamento de processos antes. Veja 7 importantes motivos para não implantar um sistema sem que seja conduzido um adequado mapeamento de processos. 1 Formalizar o Conhecimento O conhecimento sobre as atividades de negócio é, muitas vezes, exclusividade dos funcionários que as executam. Não são raros os casos de gestores que desconhecem completamente a rotina de seus subordinados. Longe de imaginar vantagens no microgerenciamento, o mapeamento dos processos traz a vantagem de formalizar (e democratizar) o conhecimento sobre os ciclos operacionais, facilitando o treinamento e a independência com relação aos funcionários executores.

3 A implantação de um sistema necessita de limites claramente definidos de onde um processo começa e onde ele termina. Em muitas implantações focadas unicamente no sistema, os processos corporativos são adaptados para que se encaixem nos limites impostos pelos módulos. Esta situação deixa, usualmente, lacunas nas atividades que são preenchidas com rotinas improvisadas ou planilhas eletrônicas, aumentando a vulnerabilidade de todo o ciclo operacional. 2 Compreender os Limites dos Processos 3 NÃO Automatizar o Caos Ao longo do tempo, as atividades que compõem um processo sofrem modificações que, na maioria das vezes, não são planejadas ou contextualizadas, mas ocorrem para suprir lacunas que surgiram. Isto pode levar a uma operação composta de retalhos que, se automatizados por um sistema sem mapeamento adequado, levarão ao aumento dos problemas, não à solução.

4 Eliminar Gargalos Operacionais Os gargalos operacionais são pontos problemáticos de um ciclo de atividades que tipicamente geram atrasos, dentre outras consequências.

4 4 Eliminar Gargalos Operacionais Os gargalos operacionais são pontos problemáticos de um ciclo de atividades que tipicamente geram atrasos, dentre outras consequências. Um mapeamento de processos traz o benefício de permitir sua identificação e, inclusive, trazer à tona o debate para a montagem de planos de ação. Se o mapeamento for aliado a algumas ferramentas de modelagem de processo, inclusive, é possível simular os gargalos operacionais e avaliar seu comportamento. Ao executar um mapeamento de processos se utiliza, usualmente, um padrão de fluxogramação amplamente conhecido o que permite que as atividades se traduzam em uma linguagem comum, que pode ser comparada facilmente com outras empresas semelhantes ou qualquer benchmarking nacional ou internacional. 5 Permitir a comparação com processos similares

5 Não se pode negar que mapear um processo coloca todos os envolvidos em uma mesma página. Desta forma, a comunicação é facilitada, e uma linguagem comum pode ser estabelecida. O diálogo, embasado em um mapeamento de processos estruturado, é bem mais fluido do que uma discussão sobre atividades conhecidas apenas pelos seus executores. 6 Melhorar a Comunicação 7 Reduzir Custos Usando Padronizações Não é difícil imaginar que diversas atividades espalhadas pela empresa possam se beneficiar da adoção de padrões. O problema está quase sempre em identificar quais são estas atividades duplicadas, despadronizadas ou ineficientes. A implantação de um sistema informatizado sem um adequado mapeamento de processos impede que todo o potencial de ganhos de escala e padronização seja atingido. Este fato, em última instância, pode até mesmo levar à percepção de que o novo sistema não entregou os benefícios esperados, ou seja, a típica afirmação de que foi culpa da implantação ou do sistema em si.

6 Sobre a Premiumbravo A marca Premiumbravo reune empresas multifuncionais voltadas para Auditoria (Independente, Interna, Sistemas, Operacional) e Consultoria (Gerenciamento de Riscos Empresariais, Corporate Finance e Consultoria Tributária) que oferecem soluções diversificadas ao mercado, contando com a qualificação de seus sócios e equipe. A Premiumbravo Riscos & Controles é uma empresa especializada em projetos de Controles Internos, Gestão de Riscos, Mapeamento de Processos e Gestão Patrimonial. Sobre o autor Herculano Swerts, CRISC, CISA, CGEIT, PMP, é contador, administrador e MBA em Gestão de Negócios (Ibmec-RJ), oriundo da Deloitte Touche Tohmatsu, com 24 anos de experiência em projetos de consultoria em gestão de riscos, auditoria de sistemas, terceirização de auditoria interna, atendimento às exigências Sarbanes Oxley, dentre outros. Membro do ISACA como Certified Information Systems Auditor, Certified in the Governance or Enterprise IT e também Certified in Risk and Information Systems Control. Adicionalmente é membro do Project Management Institute - PMI como Project Management Professional.

7 Premiumbravo Riscos & Controles Av. Paisagista José Silva de Azevedo Neto, 200 Bloco 5 sala 122 Centro Empresarial O2 Barra da Tijuca - Rio de Janeiro - RJ CEP Tel: (21) / (21) Premiumbravo Auditoria / Tax Avenida João Cabral de Mello Neto, 610 salas 201 a 204 Península Office, Barra da Tijuca Rio de Janeiro - RJ CEP tels.: (21) / (21) Premiumbravo Corporate Finance Rua Arandu, 281 Conjunto 31, Brooklin - São Paulo - SP CEP tel.: (11) / (11) herculano@premiumbravo.com.br contato@premiumbravo.com.br

Documentos relacionados

Treinamentos EMENTA GERENCIAMENTO DE PROJETOS. 20 Horas

Treinamentos EMENTA GERENCIAMENTO DE PROJETOS. 20 Horas EMENTA GERENCIAMENTO DE PROJETOS 20 Horas OBJETIVO O treinamento tem como objetivo capacitar os envolvidos em gerenciamento de projetos a aplicar, de forma prática e imediata, os conceitos e boas práticas