GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Transcrição

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2 GERENCIAMENTO DE

3 MBA DE COMPRAS Objetivo Apresentar modelos e ferramentas utilizadas no gerenciamento de projetos, preparando-o para gerenciar projetos na área de Compras.

4 Estratégia Clientes Missão Visão Mapa Estratégico Estrutura Arquitetura Organizacional - Organograma Indicadores BSC Dashboard Plano de Ação Projetos Waterfall ou Ágil Planejamento - Execução Processos Fluxo de Valor e Priorização Pessoas Liderança Capital Humano

5 Nós agora vivemos em um Mundo de Projetos, E para gerenciá-los é necessário um Mundo de Novos Conhecimentos O Futuro das Organizações é trabalhar por Projetos (1993) TOM PETERS

6 O que é Projeto?

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8 Diferenças entre Projeto x Processo PROJETO PROCESSO Realizado por Pessoas Limitado por Recursos disponíveis Planejamento, Execução e Controle Temporário e Único Contínuo e Repetitivo

9 promove mudanças temporário PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO O que está envolvido em um projeto? incertezas planejamento único orientados para resultados progressivamente elaborado gestão de riscos processos e padrões

10 Quais são os Projetos em sua área de Compras? POR QUE USAR MODELOS TIPOS DE MODELOS PESQUISANDO & CONSTRUÍNDO

11 Exemplos de Projetos ERP e BI Strategic Sourcing Gestão de Categoria SRM e SRA Novos Fornecedores Redução de Custos Sistema de Leilão Gestão de Contratos

12 Oportunidades Gestão dos Acordos de Serviço Revisão da Política Indicadores OPORTUNIDADES Novos Fornecedores Modelos de Fornecimento Estoque Planejamento da Demanda Melhoria de Processos

13 Porque alguns Projetos de de Compras falham?

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17 Fatores Críticos de Sucesso 1. Equipe competente; 2. Condução por meio de liderança reconhecida; 3. Plano que mostre um caminho e com responsabilidades claras; 4. Alinhamento com os objetivos da empresa; 5. Acordo entre os stakeholders com relação aos objetivos; 6. Controle eficiente de progresso, escopo, custo e prazo utilizando ferramentas de gestão adequadas; 7. Comunicação constante e efetiva para todos os envolvidos; 8. Aplicação dos princípios da Qualidade; 9. Meta claramente definida 10. Comprometimento das partes envolvidas 11. Inexistência de item de alto risco 12. Estrutura organizacional adequada

18 FERRAMENTAS??? FRAMEWORKS???

19 DISCUSSÃO DA LEITURA COMPLEMENTAR

20 Clássico e Ágil Desenvolvimento Clássico Desenvolvimento Ágil

21 Clássico e Ágil Desenvolvimento Clássico Desenvolvimento Ágil

22 Desenvolvimento Clássico CONCEPÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO E CONTROLE CONCLUSÃO Definição do Escopo Cenários e Plano Hands-On Aceite do Cliente Objetivos EAP Execução do Programado Validação das Entregas Prazos e Orçamento Cronograma Lições Aprendidas Partes Interessadas Planilha de Custos Reunião Alinhamento e Aprovações

23 Desenvolvimento Clássico CONCEPÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO E CONTROLE CONCLUSÃO Definição do Escopo Cenários e Plano Hands-On Aceite do Cliente Objetivos EAP Execução do Programado Validação das Entregas Prazos e Orçamento Cronograma Lições Aprendidas Partes Interessadas Planilha de Custos Reunião Alinhamento e Aprovações

24 GERENCIMENTO DE MODELOS E FERRAMENTAS Concepção Objetivos e Metas POR QUE USAR MODELOS TIPOS DE MODELOS PESQUISANDO & CONSTRUÍNDO

25 Madagascar Pinguins

26 PLANEJAMENTO, OPERAÇÃO E ESTRUTURA Concepção Objetivos e Metas Qual é o seu problema? Qual é o contexto? O que está acontecendo? Quais são os prejuízos? Como percebeu?

27 Concepção Objetivos e Metas

28 Concepção Objetivos e Metas

29 Concepção Objetivos e Metas

30 Concepção Objetivos e Metas Categoria Dentro Fora O que Onde Quando Quem Aquisição de bauxita Mercado Nacional Nos próximos 12 meses Compras, Logística, Jurídico, Engenharia e Transportes Níquel Mercado Internacional Além dos 12 meses Marketing e RH

31 Concepção Objetivos e Metas Por que? (Propósito) Por que o projeto surgiu? Qual o contexto/background? O que originou esta proposta, que necessidade de negócio motivou? DICA: Se o motivador deixar de existir, for eliminado, todo o projeto perde o sentido. Para que? (Objetivo e Metas) Quais são os objetivos do projeto? Se os objetivos do projeto forem cumpridos, que benefícios teremos para a Organização? Qual é a Meta? Resumo do projeto (Síntese da Iniciativa de Projeto) Resumo da iniciativa, em uma ou duas linhas, descrevendo o que é a iniciativa. Prefira usar verbo no infinitivo, como Abrir 20 lojas varejo no estado de São Paulo, Implantar cartão de crédito em toda a organização etc. MANTENHA RESUMIDO

32 Desenvolvimento Clássico CONCEPÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO E CONTROLE CONCLUSÃO Definição do Escopo Cenários e Plano Hands-On Aceite do Cliente Objetivos e Metas EAP Execução do Programado Validação das Entregas Prazos e Orçamento Cronograma Modelos de Controle Lições Aprendidas Partes Interessadas Mapa de Riscos Reunião Alinhamento e Aprovações Planilha de Custos

33 Concepção Prazo e Orçamento TOP DOWN

34 Concepção Premissas e Restrições Por que? (Propósito) Por que o projeto surgiu? Qual o contexto/background? O que originou esta proposta, que necessidade de negócio motivou? DICA: Se o motivador deixar de existir, for eliminado, todo o projeto perde o sentido. Para que? (Objetivo e Metas) Quais são os objetivos do projeto? Se os objetivos do projeto forem cumpridos, que benefícios teremos para a Organização? Qual é a Meta? Prazo Prazo estimado top down para a realização do estudo. Orçamento Orçamento estimado para a realização do estudo. Resumo do projeto (Síntese da Iniciativa de Projeto) Resumo da iniciativa, em uma ou duas linhas, descrevendo o que é a iniciativa. Prefira usar verbo no infinitivo, como Abrir 20 lojas varejo no estado de São Paulo, Implantar cartão de crédito em toda a organização etc. MANTENHA RESUMIDO

35 Desenvolvimento Clássico CONCEPÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO E CONTROLE CONCLUSÃO Definição do Escopo Cenários e Plano Hands-On Aceite do Cliente Objetivos e Metas EAP Execução do Programado Validação das Entregas Prazos e Orçamento Cronograma Modelos de Controle Lições Aprendidas Partes Interessadas Mapa de Riscos Reunião Alinhamento e Aprovações Planilha de Custos

36 Concepção Partes Interessadas Conhecidos também como Stakeholders, as Partes Interessadas são Pessoas ou Áreas ou Organizações que estarão afetadas pelo Projeto. Determina-se através de: 1. Interesses e Propósitos 2. Impactos 3. Grau de Engajamento

37 Concepção Partes Interessadas Tipos de Stakeholders Sponsor: Acionistas, Investidores, Financiadores, Parceiros, Cargos da Alta Gerência Internos: Gestores de Projetos, Equipe, Executivos, Terceiros e Áreas (Departamentos) Externos: Órgão Governamentais, Agências Reguladoras, Sindicatos, Ambientalistas, Líderes de outras Empresas e Mídia Fornecedores: Matéria Prima, Serviços e Tecnologia Mercado de Produtos/Serviços: Clientes e Concorrentes

38 Concepção Partes Interessadas Por que? (Propósito) Por que o projeto surgiu? Qual o contexto/background? O que originou esta proposta, que necessidade de negócio motivou? DICA: Se o motivador deixar de existir, for eliminado, todo o projeto perde o sentido. Prazo Prazo estimado top down para a realização do estudo. Para que? (Objetivo e Metas) Quais são os objetivos do projeto? Se os objetivos do projeto forem cumpridos, que benefícios teremos para a Organização? Qual é a Meta? Orçamento Orçamento estimado para a realização do estudo. Partes Interessadas Quem são nossos Clientes (Internos e Externos)? Quais são os Departamentos envolvidos? Quem será engajado da Alta Administração? Quais serão os Fornecedores? Resumo do projeto (Síntese da Iniciativa de Projeto) Resumo da iniciativa, em uma ou duas linhas, descrevendo o que é a iniciativa. Prefira usar verbo no infinitivo, como Abrir 20 lojas varejo no estado de São Paulo, Implantar cartão de crédito em toda a organização etc. MANTENHA RESUMIDO

39 Desenvolvimento Clássico CONCEPÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO E CONTROLE CONCLUSÃO Definição do Escopo Cenários e Plano Hands-On Aceite do Cliente Objetivos e Metas EAP Execução do Programado Validação das Entregas Prazos e Orçamento Cronograma Modelos de Controle Lições Aprendidas Partes Interessadas Mapa de Riscos Reunião Alinhamento e Aprovações Planilha de Custos

40 Concepção Alinhar Expectativas

41 Concepção Alinhar Expectativas Como fazer este Processo?

42 Concepção Alinhar Expectativas

43 Concepção Alinhar Expectativas Prazos e Orçamentos

44 Concepção Alinhar Expectativa Por que? (Propósito) Por que o projeto surgiu? Qual o contexto/background? O que originou esta proposta, que necessidade de negócio motivou? DICA: Se o motivador deixar de existir, for eliminado, todo o projeto perde o sentido. Prazo Prazo estimado top down para a realização do estudo. Para que? (Objetivo e Metas) Quais são os objetivos do projeto? Se os objetivos do projeto forem cumpridos, que benefícios teremos para a Organização? Qual é a Meta? Orçamento Orçamento estimado para a realização do estudo. Partes Interessadas Quem são nossos Clientes (Internos e Externos)? Quais são os Departamentos envolvidos? Quem será engajado da Alta Administração? Quais serão os Fornecedores? Aprovação Resumo do projeto (Síntese da Iniciativa de Projeto) Resumo da iniciativa, em uma ou duas linhas, descrevendo o que é a iniciativa. Prefira usar verbo no infinitivo, como Abrir 20 lojas varejo no estado de São Paulo, Implantar cartão de crédito em toda a organização etc. MANTENHA RESUMIDO

45 Concepção Briefing do Projeto Por que? (Propósito) Por que o projeto surgiu? Qual o contexto/background? O que originou esta proposta, que necessidade de negócio motivou? DICA: Se o motivador deixar de existir, for eliminado, todo o projeto perde o sentido. Prazo Prazo estimado top down para a realização do estudo. Para que? (Objetivo e Metas) Quais são os objetivos do projeto? Se os objetivos do projeto forem cumpridos, que benefícios teremos para a Organização? Qual é a Meta? Orçamento Orçamento estimado para a realização do estudo. Partes Interessadas Quem são nossos Clientes (Internos e Externos)? Quais são os Departamentos envolvidos? Quem será engajado da Alta Administração? Quais serão os Fornecedores? Aprovação Resumo do projeto (Síntese da Iniciativa de Projeto) Resumo da iniciativa, em uma ou duas linhas, descrevendo o que é a iniciativa. Prefira usar verbo no infinitivo, como Abrir 20 lojas varejo no estado de São Paulo, Implantar cartão de crédito em toda a organização etc. MANTENHA RESUMIDO

46 Despertando Habilidades

47 Atividade 1. Reuna-se em grupo 2. Escolha um projeto da área de Compras 3. Escreva o Escopo (Briefing e IN OUT) do Projeto

48 Concepção Atividade Categoria Dentro Fora O que Onde Quando Quem

49 Concepção Atividade Briefing Por que? (Propósito) Para que? (Objetivo e Metas) Prazo Orçamento Partes Interessadas Aprovação Resumo do projeto (Síntese da Iniciativa de Projeto)

50 Desenvolvimento Clássico CONCEPÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO E CONTROLE CONCLUSÃO Definição do Escopo Cenários e Plano Hands-On Aceite do Cliente Objetivos e Metas EAP Execução do Programado Validação das Entregas Premissas e Restrições Cronograma Modelos de Controle Lições Aprendidas Partes Interessadas Mapa de Riscos Reunião Alinhamento e Aprovações Planilha de Custos

51 Planejamento

52 Planejamento EAP EAP Estrutura Analítica do projeto = WBS Work Breakdown Structure É uma decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executado pela equipe do projeto, para atingir os objetivos e criar as entregas necessárias. Os componentes que compõem a EAP auxiliam as Partes Interessadas a visualizar cada etapa e suas respectivas entregas no final de cada fase. Subdividir os pacotes de trabalho até um nível que facilite o gerenciamento.

53 Planejamento EAP

54 Planejamento Exemplo EAP

55 Atividade Fazer o EAP do Projeto escolhido

56 Desenvolvimento Clássico CONCEPÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO E CONTROLE CONCLUSÃO Definição do Escopo Cenários e Plano Hands-On Aceite do Cliente Objetivos e Metas EAP Execução do Programado Validação das Entregas Premissas e Restrições Cronograma Modelos de Controle Lições Aprendidas Partes Interessadas Planilha de Custos Reunião Alinhamento e Aprovações

57 Planejamento - Cronograma

58 Planejamento - Cronograma

59 Planejamento Cronograma Qual é a sequência lógica em que as atividades devem ser realizadas? A atividade Construir Parede é predecessora da Pintar Parede. Construir Parede Pintar Parede ID Atividade Precedência 1 Pacote de Trabalho 1 2 PT Atividade A 4 Atividade B 3 5 Atividade C 3; Atividade n - Incluir a coluna Predecessora à Lista de Atividades A Atividade C depende das atividades A e B

60 Planejamento Cronograma Estimando Tempo Definir carga horária de trabalho. - apenas dias úteis; - fins de semana; - feriados; Buscar opinião especializada. Levantar informações relevantes de projetos anteriores. Definindo Recursos Levantar habilidades técnicas necessárias Disponibilidade dos Recursos Análise de outsourcing/consultoria

61 Planejamento Cronograma Diagrama de Precedências é uma representação gráfica da seqüência e duração das atividades. Atividade Duração Predecessora A 5 dias Início B 3 dias Início C 7 dias Início D 10 dias A Atividade Duração Predecessora F 3 dias D;E G 12 dias E H 4 dias F;G Fim... H E 7 dias B;C

62 Planejamento Cronograma Caminho Crítico é o caminho mais longo e sem folga na execução do projeto. Caminho A-D-F-H B-E-F-H B-E-G-H C-E-F-H C-E-G-H Duração 22 dias 17 dias 26 dias 21 dias 30 dias

63 Planejamento Cronograma Ferramentas de Gestão

64 Planejamento Exemplo Cronograma

65 Planejamento Exemplo Cronograma Projeto Reveillon Definir Atividades Definir Duração e Datas Definir Predecessoras e Recursos Representação Gráfica do Projeto (Gráfico Gantt e Caminho Crítico) Definição da Entrega do Projeto

66 Atividade MS Project Depois do escopo e EAP, monte o Cronograma

67 Desenvolvimento Clássico CONCEPÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO E CONTROLE CONCLUSÃO Definição do Escopo Cenários e Plano Hands-On Aceite do Cliente Objetivos e Metas EAP Execução do Programado Validação das Entregas Premissas e Restrições Cronograma Modelos de Controle Lições Aprendidas Partes Interessadas Planilha de Custos Reunião Alinhamento e Aprovações

68 Planejamento Custos

69 Planejamento Custos Pacotes de Trabalho Detalhado por Atividades Valor por Atividade / Pacote de Trabalho

70 Planejamento Custos Opinião Especializada Estimativa Bottom Up Fatores Ambientais Externos Fortalezas Fraquezas Lições Aprendidas Oportunidade Ameaças

71 Planejamento Custos Soma dos valores estimados dos pacotes de trabalho Reserva adicional para riscos Orçamento Total do Projeto O orçamento do projeto deve ser APROVADO. Valor definido será a base do acompanhamento de custos do projeto. Garantir que o orçamento esteja dentro da restrição de orçamento (caso exista).

72 Planejamento Exemplo

73 Desenvolvimento Clássico CONCEPÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO E CONTROLE CONCLUSÃO Definição do Escopo Cenários e Plano Hands-On Aceite do Cliente Objetivos e Metas EAP Execução do Programado Validação das Entregas Prazos e Orçamento Cronograma Lições Aprendidas Partes Interessadas Planilha de Custos Reunião Alinhamento e Aprovações

74 Goal Stephen Covey

75 Execução e Controle Modelos de Controle Gráfico de Gantt é um dos modelos de monitoramento mais utilizado para realizar o controle do projeto.

76 Execução e Controle Modelos de Controle Gráfico de Gantt é utilizado para determinar a melhor maneira de posicionar as diferentes tarefas de um projeto a executar em um determinado período, em função: - da duração de cada uma das tarefas - da relação de precedências entre as diferentes tarefas - dos prazos a respeitar - das capacidades disponíveis

77 STATUS REPORT Projeto Nome projeto Mês/AA CONSIDERAÇÕES SOBRE STATUS Faça uma breve consideração sobre o status BRIEFING DO PROJETO DESEMPENHO DO PROJETO Resumo do projeto com seus principais objetivos. Mostrar o desempenho do projeto da maneira que achar melhor, com cronograma, gráficos etc.. RESUMO DOS ÚLTIMOS 30 DIAS Quais foram os principais acontecimentos nos últimos 30 dias? Houve entregas? Definições importantes? PRÓXIMOS PASSOS (2014) Detalhamento das atividades macro que serão executadas. PRINCIPAIS PENDÊNCIAS Quais são as principais pendencias: Pendencia 1 (Resp: Fulano Data: dd/mm) PONTOS DE ATENÇÃO Possíveis riscos do projeto e pontos a serem observados.

78 SRM - Stakeholder Report Matrix Stakeholder SRM Relatórios Peridiocidade Frequência Canal de Distribuição Célia Cristina (Diretora Financeira - Sponsor) Status / Progress / Forest de Custos Quinzenal 1 / Internet Arnaldo Ambrósio (Diretor de TI) Status / Progress / Forest de Prazo Quinzenal 1 / Internet Clientes Internos Status de Prazo Mensal 1 / Internet Usuários (operadores e Service Desk) Status de Prazo Mensal 1 / Internet Equipe de projeto Status / Progress de Prazo Controle de Qualidade Semanal Mensal 2 2 / Internet / Reposítório de documentos do projeto Equipe de infra-estutura Status de Prazo Mensal 1 / Internet

79 Agenda JANEIRO 2014 S T Q Q S S D CONFECÇÃO DO STATUS REPORT REUNIÃO PARTES INTERESSADAS COMITÊ DE INTELIGÊNCIA Importante, definir uma agenda para monitoramento, controle e execução das atividades de alinhamento. No exemplo, define-se uma data para confecção do Status Report, Reunião com as Partes Interessadas e caso tenha necessidade a data para apresentação no Comitê de Inteligência.

80 Execução e Controle Modelos de Controle Softwares TaskJuggler Basecamp ActiveCollab SmartWorks

81 Desenvolvimento Clássico CONCEPÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO E CONTROLE CONCLUSÃO Definição do Escopo Cenários e Plano Hands-On Aceite do Cliente Objetivos e Metas EAP Execução do Programado Validação das Entregas Premissas e Restrições Cronograma Lições Aprendidas Partes Interessadas Planilha de Custos Reunião Alinhamento e Aprovações

82 GERENCIMENTO DE MODELOS E FERRAMENTAS Conclusão Validação das Entregas

83 Conclusão Validação das Entregas O projeto entregou exatamente o que estava detalhado no escopo? Cliente deve dar o de acordo para o conjunto de entregas do projeto

84 Desenvolvimento Clássico CONCEPÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO E CONTROLE CONCLUSÃO Definição do Escopo Cenários e Plano Hands-On Aceite do Cliente Objetivos e Metas EAP Execução do Programado Validação das Entregas Premissas e Restrições Cronograma Lições Aprendidas Partes Interessadas Planilha de Custos Reunião Alinhamento e Aprovações

85 Conclusão O Gestor do Projeto de Compras deve registrar todas as informações da experiência vivida, acertos, erros e boas práticas. Os stakeholders e a equipe de projeto são peças fundamentais na formação da base de dados da Organização.

86 Conclusão Validação das Entregas CHECKLIST DE ENCERRAMENTO NOME DO PROJETO: PREPARADO POR: DATA: REALIZADO N/A REALIZADO N/A Confirmar se o ESCOPO foi atingido Completar e Encerrar Processo de Compras (AQUISIÇÕES) Avaliar Lista de Tarefas Fechar Contratos do Projeto Enviar Relatório Final aos Stakeholders Obter todas as APROVAÇÕES necessárias Arquivar Documentos Gerar Recompensas e Reconhecimento Divulgar o SUCESSO Registrar Lições Aprendidas

87 Clássico e Ágil Desenvolvimento Clássico Desenvolvimento Ágil

88 Honda Accord

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90 Desenvolvimento Ágil O gerenciamento ágil é uma abordagem que busca maior flexibilidade, velocidade e simplicidade no planejamento e controle de projetos.

91 Desenvolvimento Ágil Manifesto para Desenvolvimento Ágil Estamos descobrindo maneiras melhores de desenvolver software, fazendo-o nós mesmos e ajudando outros a fazerem o mesmo. Através deste trabalho, passamos a valorizar: Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas Software em funcionamento mais que documentação abrangente Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos Responder a mudanças mais que seguir um plano Ou seja, mesmo havendo valor nos itens à direita, valorizamos mais os itens à esquerda

92 PLANEJAMENTO, OPERAÇÃO E ESTRUTURA

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97 Time Cross functional, sem papéis Multidisciplinares Auto sustentáveis Todos os skills e habilidades necessárias para desenvolver o produto

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101 Deve responder as três perguntas: O que fiz ontem? O que espero fazer hoje? Tem algum problema atrapalhando?

102 PLANEJAMENTO, OPERAÇÃO E ESTRUTURA

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108 Estimativa em Horas PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO Dias de Trabalho

109 Estimativa em Horas PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO Burndown Chart Inbrasc Ideal: 27h Real: 28h 24 Ideal: 25h Real: 24h 17 Ideal: 17h Real: 17h 15 Ideal: 13h Real: 15h 16 Ideal: 18h Real: 16h PROJETO Product 1 Product 2 Product 3 Product 4 Entrega Final Entregas

110 Scrum Board Milestone Backlog A Fazer Em Processo Feito

111 PROJETO PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO Execução e Controle SCRUM Exemplo Scrum Board Milestone Backlog A Fazer Em Processo Feito Sistemática de Feedback Processo de Controle e Desempenho Atendimento dos Requisitos (SLA) Levantamento de Necessidades Desenvolver Fornecedor Piloto de Fornecimento Controle de Qualidade Análise de Capacidade de Fornecimento Captação de Propostas Divulgação Interna Classificação dos Fornecedores Visitas Técnicas

112 Atividade SCRUM Vamos brincar com alguns sprints!?!?

113 Reflexão

114 Tomada de Decisão Clássico ou Ágil

115 Desenvolvimento Ágil Passo a Passo

116 Referências HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos: Guia para o exame oficial do PMI. Edição 5. Campus, CRUZ, Fábio. Scrum e PMBOK unidos no Gerenciamento de Projetos. Editora Brasport. Rio de Janeiro, BOSSIDY, Larry & CHARAN, Ram: Execução A Disciplina para Atingir Resultados; 12º edição, Rio de Janeiro: Campus, 2008.