AULA 4: GERENCIAMENTO DO TEMPO E DOS CUSTOS CONSTRUÇÃO DO CRONOGRAMA E DO ORÇAMENTO DO PROJETO

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1 UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO FACULDADE DEECONOMIA, ADMINISTRAÇÃO E CONTABILIDADE GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO DEEMPRESAS AULA 4: GERENCIAMENTO DO TEMPO E DOS CUSTOS CONSTRUÇÃO DO CRONOGRAMA E DO ORÇAMENTO DO PROJETO PROFESSOR ANTONIO CESAR AMARU MAXIMIANO 24/31 DE AGOSTO EAD º SEMESTRE 2017

2 O DESAFIO DO GERENCIAMENTO DOS PRAZOS DO PROJETO 2

3 OBJETIVO DA AULA E AGENDA ESTA AULA ABORDA O PROCESSO DE GERENCIAR O CRONOGRAMA DO PROJETO, DE ACORDO COM AS DIRETRIZES DO GUIA DO PMBOK : 1) DEFINIR AS ATIVIDADES 2) SEQUENCIAR AS ATIVIDADES 3) ESTIMAR OS RECURSOS DAS ATIVIDADES 4) ESTIMAR AS DURAÇÕES DAS ATIVIDADES 5) DESENVOLVER O CRONOGRAMA 6) CONTROLAR O CRONOGRAMA 3

4 PROCESSOS DA GESTÃO DO TEMPO

5 VISÃO GERAL DO GERENCIAMENTO DO TEMPO DO PROJETO 5

6 VISÃO GERAL DO GERENCIAMENTO DO TEMPO DO PROJETO 6

7 EAP Atividades EAP LÓGICA DO PLANEJAMENTO DO TEMPO Projeto A Projeto A Fase A Fase B Fase C Fase A Fase B Fase C Sub.Prod. A Sub.Prod. B Sub.Prod. A Sub.Prod. B Sub produto X Necessidade Sub produto de DRecursos Necessidade Sub produto de BRecursos Necessidade Sub Recursos produto de Humanos: A Recursos Necessidade Recursos Materiais: Humanos: de Recursos Materiais: Equipamentos: Recursos Humanos: Equipamentos: Serviços contratados: Materiais: Recursos Equipamentos: Serviços Humanos: contratados: Materiais: Serviços contratados: Equipamentos: Serviços contratados: Atividade x Necessidade Atividade de 3 Recursos Necessidade Atividade de 2 Recursos Necessidade Atividade de Recursos Humanos: 1 Recursos Necessidade Recursos Materiais: Humanos: de Recursos Materiais: Equipamentos: Recursos Humanos: Equipamentos: Serviços contratados: Materiais: Recursos Equipamentos: Serviços Humanos: contratados: Materiais: Serviços contratados: Equipamentos: Serviços contratados:

8 DIRETO DA WBS PARA A GESTÃO DO TEMPO

9 DIRETO DA WBS PARA A EXECUÇÃO DO PROJETO

10 VOLTANDO AO CAMINHO DO PMI = DEFINIR ATIVIDADES DEFINIR AS ATIVIDADES É O PROCESSO DE IDENTIFICAÇÃO DAS AÇÕES ESPECÍFICAS A SEREM REALIZADAS PARA PRODUZIR OS ENTREGÁVEIS DO PROJETO. O PROCESSO DE CRIAR A EAP IDENTIFICA OS ENTREGÁVEIS DO PROJETO NO NÍVEL MAIS BAIXO DA ESTRUTURA ANALÍTICA DE PROJETO, O PACOTE DE TRABALHO. ESSES PACOTES DE TRABALHO SÃO DECOMPOSTOS EM COMPONENTES MENORES CHAMADOS ATIVIDADES QUE REPRESENTAM O TRABALHO NECESSÁRIO PARA COMPLETAR O PACOTE DE TRABALHO. AS ATIVIDADES PROPORCIONAM UMA BASE PARA A ESTIMATIVA DOS TEMPOS, DESENVOLVIMENTO DO CRONOGRAMA, EXECUÇÃO E MONITORAMENTO E CONTROLE DO TRABALHO DO PROJETO. IMPLÍCITOS NESSE PROCESSO ESTÃO A DEFINIÇÃO DO PLANEJAMENTO DAS ATIVIDADES DE DESENVOLVIMENTO DO CRONOGRAMA DE TAL MODO QUE OS OBJETIVOS DO PROJETO SEJAM ALCANÇADOS. 10

11 DEFINIR ATIVIDADES = USANDO A WBS ALMOÇO BENEFICENTE CONVIDADOS LOCAL ALMOÇO FINANÇAS ATRAÇÕES Fazer lista de convidados Enviar convites Confirmar presenças Escolher local Organizar local Contratar pessoal da apoio Limpar após evento Comprar ingredientes Preparar Realizar almoço Preparar orçamento Receber pagamentos Pagar fornecedores Fazer balanço Escolher Contratar

12 DEFINIR ATIVIDADES = TABELA DE PRECEDÊNCIAS REFERÊNCIA NOME DA ATIVIDADE DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE PREDECESSOR DURAÇÃO RECURSOS INÍCIO E FIM 1. PREPARAR CHURRASCO 1.1 LIMPAR CARNE RETIRAR PARTES NÃO DESEJADAS RETIRAR EXCESSO GORDURA RETIRAR NERVOS, PELÍCULAS, TENDÕES ETC... REDUZIR CAPAS DE GORDURA MUITO GROSSAS 1.1.N PREPARAR CORTES PREPARAR BIFES, POSTAS ETC DE ACORDO COM O TIPO DE TEMPERAR CARNE PREPARAR TEMPERO COLOCAR TEMPERO NA CARNE N DEIXAR MARINANDO... 12

13 SEQUENCIAR ATIVIDADES SEQUENCIAR AS ATIVIDADES É O PROCESSO DE IDENTIFICAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO DOS RELACIONAMENTOS ENTRE AS ATIVIDADES DO PROJETO. CADA ATIVIDADE E MARCO SÃO CONECTADOS AOS SEUS PREDECESSORES E SUCESSORES. O USO DE TEMPO DE ANTECIPAÇÃO OU DE ESPERA PODE SER NECESSÁRIO ENTRE AS ATIVIDADES PARA DAR SUPORTE A UM CRONOGRAMA DE PROJETO REALISTA E EXECUTÁVEL. O SEQUENCIAMENTO PODE SER EXECUTADO ATRAVÉS DO USO DE SOFTWARE DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS OU DO USO DE TÉCNICAS MANUAIS OU AUTOMATIZADAS. 13

14 SEQUENCIAR ATIVIDADES REFERÊNCIA NOME DA ATIVIDADE DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE PREDECESSOR DURAÇÃO RECURSOS INÍCIO E FIM 1. PREPARAR CHURRASCO 1.1 LIMPAR CARNE RETIRAR PARTES NÃO DESEJADAS RETIRAR NERVOS, PELÍCULAS, TENDÕES ETC RETIRAR EXCESSO GORDURA REDUZIR CAPAS DE GORDURA MUITO GROSSAS N PREPARAR CORTES PREPARAR BIFES, POSTAS ETC DE ACORDO COM O TIPO DE TEMPERAR CARNE PREPARAR TEMPERO COLOCAR TEMPERO NA CARNE E N DEIXAR MARINANDO

15 ESTIMATIVA E ALOCAÇÃO DE RECURSOS ESTIMAR OS RECURSOS DAS ATIVIDADES É O PROCESSO DE ESTIMATIVA DOS TIPOS E QUANTIDADES DE MATERIAL, PESSOAS, EQUIPAMENTOS OU SUPRIMENTOS QUE SERÃO NECESSÁRIOS PARA REALIZAR CADA ATIVIDADE. O PROCESSO DE ESTIMAR RECURSOS É ESTREITAMENTE COORDENADO COM O PROCESSO DE ESTIMAR CUSTOS. 15

16 ESTIMATIVA E ALOCAÇÃO DE RECURSOS REFERÊNCIA NOME DA ATIVIDADE DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE PREDECESSOR DURAÇÃO RECURSOS INÍCIO E FIM 1. PREPARAR CHURRASCO 1.1 LIMPAR CARNE RETIRAR PARTES NÃO DESEJADAS RETIRAR NERVOS, PELÍCULAS, TENDÕES ETC... TRUMP RETIRAR EXCESSO GORDURA REDUZIR CAPAS DE GORDURA MUITO GROSSAS TRUMP 1.1.N PREPARAR CORTES PREPARAR BIFES, POSTAS ETC DE ACORDO COM O TIPO DE TRUMP 1.2 TEMPERAR CARNE PREPARAR TEMPERO... MERKEL COLOCAR TEMPERO NA CARNE E MERKEL 1.2.N DEIXAR MARINANDO MERKEL 16

17 ESTIMAR DURAÇÃO ESTIMAR AS DURAÇÕES DAS ATIVIDADES É O PROCESSO DE ESTIMATIVA DO NÚMERO DE PERÍODOS DE TRABALHO QUE SERÃO NECESSÁRIOS PARA TERMINAR AS ATIVIDADES ESPECÍFICAS COM OS RECURSOS ESTIMADOS. A ESTIMATIVA DAS DURAÇÕES DAS ATIVIDADES UTILIZA INFORMAÇÕES SOBRE AS ATIVIDADES DO ESCOPO DO PROJETO, TIPOS DE RECURSOS NECESSÁRIOS, QUANTIDADES ESTIMADAS DE RECURSOS E CALENDÁRIO DE RECURSOS. AS ENTRADAS PARA ESTIMATIVAS DE DURAÇÃO DA ATIVIDADE SE ORIGINAM DA PESSOA OU GRUPO NA EQUIPE DO PROJETO QUE ESTÁ MAIS FAMILIARIZADO COM A NATUREZA DE TRABALHO NA ATIVIDADE ESPECÍFICA. A ESTIMATIVA DA DURAÇÃO É ELABORADA PROGRESSIVAMENTE E O PROCESSO CONSIDERA A QUALIDADE E DISPONIBILIDADE DOS DADOS DISPONÍVEIS. A ESTIMATIVA PODE SER CONSIDERADA COMO PROGRESSIVAMENTE MAIS PRECISA E PROGRESSIVAMENTE DE MELHOR QUALIDADE/ASSERTIVIDADE. 17

18 ESTIMAR DURAÇÃO REFERÊNCIA NOME DA ATIVIDADE DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE PREDECESSOR DURAÇÃO (MINUTOS) RECURSOS INÍCIO E FIM 1. PREPARAR CHURRASCO 1.1 LIMPAR CARNE RETIRAR PARTES NÃO DESEJADAS RETIRAR NERVOS, PELÍCULAS, TENDÕES ETC TRUMP RETIRAR EXCESSO GORDURA REDUZIR CAPAS DE GORDURA MUITO GROSSAS TRUMP 1.1.N PREPARAR CORTES PREPARAR BIFES, POSTAS ETC DE ACORDO COM O TIPO DE TRUMP 1.2 TEMPERAR CARNE PREPARAR TEMPERO MERKEL COLOCAR TEMPERO NA CARNE E MERKEL 1.2.N DEIXAR MARINANDO MERKEL 18

19 CÁLCULO DA DURAÇÃO PELO MÉTODO PERT PROGRAM EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUE (PERT) 19

20 Probabilidade CÁLCULO DA DURAÇÃO PELO MÉTODO PERT Program Evaluation and Review Technique (PERT) + alta Mais Provável (usada nos cálculos originais do CPM) PERT Média Ponderada = (Otimista + (4 x Mais Provável) + Pessimista) / 6 + baixa Otimista Pessimista + curta Duração + longa 20

21 CÁLCULO DA DURAÇÃO 21

22 ESTIMAR DURAÇÃO REFERÊNCIA NOME DA ATIVIDADE DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE PREDECESSOR DURAÇÃO (MINUTOS) RECURSOS INÍCIO E FIM 1. PREPARAR CHURRASCO 1.1 LIMPAR CARNE 10:00-11: RETIRAR PARTES NÃO DESEJADAS RETIRAR NERVOS, PELÍCULAS, TENDÕES ETC TRUMP 10:00-10: RETIRAR EXCESSO GORDURA REDUZIR CAPAS DE GORDURA MUITO GROSSAS TRUMP 10:30-10: N PREPARAR CORTES PREPARAR BIFES, POSTAS ETC DE ACORDO COM O TIPO DE TRUMP 10:45-11: TEMPERAR CARNE 11:15-12: PREPARAR TEMPERO MERKEL 11:15-11: COLOCAR TEMPERO NA CARNE E MERKEL 11:25-11: N DEIXAR MARINANDO MERKEL 11:30-12:00 22

23 DESENVOLVER O CRONOGRAMA DESENVOLVER O CRONOGRAMA É O PROCESSO DE ANÁLISE DE SEQUÊNCIAS DAS ATIVIDADES, SUAS DURAÇÕES, RECURSOS NECESSÁRIOS E RESTRIÇÕES VISANDO CRIAR O CRONOGRAMA DO PROJETO. A ENTRADA DAS ATIVIDADES, DURAÇÕES E RECURSOS NA FERRAMENTA DE ELABORAÇÃO DO CRONOGRAMA GERAM UMA AGENDA DAS DATAS PLANEJADAS PARA COMPLETAR AS ATIVIDADES DO PROJETO. O CRONOGRAMA É FREQUENTEMENTE DESENVOLVIDO DE FORMA ITERATIVA E PROGRESSIVAMENTE DETALHADA. ELE PODE REQUERER ANÁLISE E REVISÃO DAS ESTIMATIVAS DE DURAÇÃO E DE RECURSOS PARA CRIAR UM CRONOGRAMA APROVADO DO PROJETO QUE SERVIRÁ COMO LINHA DE BASE PARA ACOMPANHAR O SEU PROGRESSO. A REVISÃO E MANUTENÇÃO DE UM CRONOGRAMA REALISTA CONTINUA SENDO EXECUTADA DURANTE TODO O PROJETO À MEDIDA QUE O TRABALHO PROGRIDE, QUE O PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO SOFRE MUDANÇAS E QUE A NATUREZA DOS EVENTOS DE RISCO EVOLUI. 23

24 DESENVOLVER O CRONOGRAMA 24

25 DESENVOLVER O CRONOGRAMA 25

26 DESENVOLVER O CRONOGRAMA 26

27 DESENVOLVER O CRONOGRAMA COM MS-PROJECT 27

28 CRONOGRAMA = GRÁFICO DE GANTT ATIVIDADE 5 ATIVIDADE 4 ATIVIDADE 3 ATIVIDADE 2 ATIVIDADE 1 JANEIRO FEVEREIRO MARÇO ABRIL MAIO

29 MILESTONE CHART ATIVIDADES JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ Atividade 1 25/2 Atividade 2 Atividade 3 Atividade 4 Atividade 5 Atividade 6 Atividade 7 Atividade 8 6/4 10/6 17/5 28/6 7/7 1/10 11/11 CONCLUSÃO DO PROJETO 15/11 REUNIÕES DE CONTROLE

30 TIMELINE ANO 1 ANO 2 ANO 3 CONCLUSÃO DOS TESTES MUDANÇAS FINAIS NO DESENHO CONSTRUÇÃO DO PROTÓTIPO 1 MUDANÇAS FINAIS NO SISTEMA DE PRODUÇÃO J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M APRESENTAÇÃO DO PROJETO APROVAÇÃO DO PROTÓTIPO 2 DOCUMENTAÇÃO DO PRODUTO INÍCIO CAMPANHA PROMOCIONAL

31 TIMELINE COM WBS DIAGNÓSTICO CONCEITO BÁSICO DO NOVO SISTEMA DESENVOLVIMENTO IMPLANTAÇÃO Levantamento de Benchmarking Desenvolvimento do sistema Teste expectativas Preparação da proposta Análise crítica e aprovação da proposta Desenvolvimento do modelo básico Teste da idéia Aprovação dos stakholders e da infraestrutura Criação de regras de acesso Aprovação dos stakeholders Formação da equipe de operação Correção dos desvios Lançamento MAIO JUNHO JUNHO JULHO JUNHO AGOSTO AGOSTO

32 DIAGRAMA DE PRECEDÊNCIAS 32

33 MÉTODO DO DIAGRAMA DE PRECEDÊNCIAS ATIVIDADE 1 Fazer lista de convidados ATIVIDADE 2 Escolher local ATIVIDADE 3 Enviar convites ATIVIDADE 5 Realizar o almoço ATIVIDADE 4 Organizar o local

34 TIPOS DE DEPENDÊNCIA DEPENDÊNCIA DO FIM PARA O COMEÇO (FINISH TO START = FS) DEPENDÊNCIA DO COMEÇO PARA O COMEÇO (START TO START = SS) DEPENDÊNCIA DO FIM PARA O FIM (FINISH TO FINISH = FF) DEPENDÊNCIA DO COMEÇO PARA O FIM (START TO FINISH = SF)

35 LAGS AND LEADS PRECEDENTE PRECEDENTE LAG SUCESSORA SUCESSORA LEAD

36 CÁLCULO DO TEMPO SIMPLES DURAÇÃO ATIVIDADE SOMA COM A DURAÇÃO ANTERIOR MAIS LONGA

37 QUESTÃO DE PROVA DETERMINE O CAMINHO CRÍTICO

38 CÁLCULO DO TEMPO NOT SO SIMPLE CAMINHO DE IDA (FORWARD PASS) COMEÇA NO DIA 1 E DURA 2 DIAS, LOGO TERMINA NO DIA d d d 9 9 I 2 4 d 5 12 d F QUANDO HÁ MAIS DE UMA PREDECESSORA, DEVE-SE CONSIDERAR O MAIOR EF ENTRE AS PREDECESSORAS. A ATIVIDADE (3) SÓ PODE COMEÇAR QUANDO (1) E (2) ESTIVEREM CONCLUÍDAS. 38

39 CAMINHO DE VOLTA (BACKWARD PASS) TERMINA NO DIA 16 E DURA 1 DIA, LOGO DEVE INICIAR NO PRÓPRIO DIA d d d I F 2 4 d d AS ATIVIDADES (3) E (5) DEPENDEM DE (2). PORTANTO, A ÚLTIMA DATA EM QUE (2) PODE SER FINALIZADA CORRESPONDE À MENOR ENTRE AS DATAS DE INÍCIO MAIS TARDE DE (3) E (5) 39

40 CÁLCULO DAS FOLGAS AS DATAS DE INÍCIO MAIS CEDO E MAIS TARDE SÃO DIFERENTES 1 2 d d d I d d F AS DATAS DE INÍCIO MAIS CEDO E MAIS TARDE SÃO IGUAIS 40

41 CÁLCULO DO CAMINHO CRÍTICO 1 2 d 3 4 d 4 1 d I F 2 4 d 5 12 d CAMINHO CRÍTICO:

42 QUESTÃO DE PROVA COM BASE NOS DADOS DA TABELA E NO DIAGRAMA DE PRECEDÊNCIAS ABAIXO, ASSINALE A ALTERNATIVA QUE APRESENTA, RESPECTIVAMENTE, O CAMINHO CRÍTICO E A DURAÇÃO DO PROJETO a. A B C E G I J; 34 semanas b. A D G I J; 38 semanas c. A B C E G I J; 38 semanas d. A B C E G I J; 57 semanas e. A D G I J; 34 semanas 42

43 GESTÃO FINANCEIRA NO MUNDO DOS PROJETOS 43

44 ESTIMATIVA DE RECURSOS 44

45 ESTIMATIVA DE CUSTOS 45

46 ESTIMATIVA DE CUSTOS 46

47 ESTIMATIVA DE CUSTOS 47

48 CUSTOS NO TEMPO 48

49 COST BASELINE VALORES ACUMULADOS FLUXO DE CAIXA ESPERADO CUSTOS ESTIMADOS DO PROJETO (ORÇAMENTO REFERENCIAL ou COST BASELINE) TEMPO UMA CURVA S, OU CURVA TIPO S, APRESENTA OS CUSTOS ESTIMADOS ACUMULADOS A CADA PERÍODO, AO LONGO DO TEMPO PREVISTO PARA A REALIZAÇÃO DO PROJETO. 49

50 COST BASELINE 50

51 COST BASELINE 51

52 COST BASELINE + CONTROLE DO PROJETO VALORES ACUMULADOS CUSTO REALIZADO ORÇAMENTO = CUSTOS ESTIMADOS DO PROJETO CUSTO ORÇADO DO TRABALHO REALIZADO HOJE TEMPO DIFERENTES CURVAS S PODEM SER USADAS PARA MOSTRAR O DESEMPENHO DOS CUSTOS DO PROJETO. A CURVA CENTRAL, SÓLIDA, MOSTRA A ESTIMATIVA DE CUSTOS DO PROJETO. A CURVA SUPERIOR, TRACEJADA, MOSTRA O COMPORTAMENTO REAL DOS CUSTOS. A CURVA INFERIOR, PONTILHADA, MOSTRA O VALOR DO TRABALHO EFETIVAMENTE REALIZADO (EARNED VALUE). NA DATA DE HOJE, O PROJETO ESTÁ GASTANDO MAIS DO QUE O PREVISTO, AO PASSO QUE ESTÁ REALIZANDO MENOS DO QUE FOI ORÇADO. O GRÁFICO MOSTRA UMA SITUAÇÃO EM QUE O PROJETO ESTÁ FORA DO ORÇAMENTO E ATRASADO. 52

53 GRACIAS Y HASTA LA VISTA 53