1 Seja bem-vindo ao Sistema Reserve Travel Manager! Termos e Nomenclaturas Acessar... 5

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2 Índice 1 Seja bem-vindo ao Sistema Reserve Travel Manager! Termos e Nomenclaturas Acessar Quem e o que devo cadastrar? Departamentos da Agência Filiais e Postos Restrição de Acesso Usuários da Agência Gestão de Permissões e Restrições para os Usuários da Agência Logins Gerenciador de Credenciais Agência & Clientes News Produtos Tipos de Produto Contratos Perfis Reserva Indireta Fornecedores Perfil de Hotéis Perfil de Mensagens ao Pax Acordos Agência (Tour Code) Clientes Empresas Clientes Dados Gerais da Empresa Parâmetros e Políticas Clonar Empresas do Grupo Grupo de Empresas Usar como Modelo para o Grupo Departamentos (Clientes) Usuários(Clientes) Ativo/Suspenso Presente/ Ausente Criar Senha Personificar

3 20.5 Editar Excluir (Empresa) DADOS GERAIS PERFIL DO PASSAGEIRO DADOS DE AUTORIZAÇÃO PERMISSÕES Pedidos Filtros Integração Restrições por Grupo Perfis de Autorização Cadastros Cadastros > Dados de Viagem > Motivos Cadastros > Passageiros Cadastros > Justificativas > Desvios de Políticas Cadastros > Justificativas > Autorização Negada Cadastros > Financeiro > Centros de Custo Cadastros > Financeiro > Projetos Cadastros > Financeiro > Atividades Cadastros > Financeiro > Cartões de Crédito Abrindo um Chamado de Suporte ou Consultoria APÊNDICE I APÊNDICE II

4 1 Seja bem-vindo ao Sistema Reserve Travel Manager! Introdução ao Sistema O Reserve Travel Manager é um sistema integrado de atendimento, reservas e gestão de viagens corporativas que reduz custos, otimiza os processos de reserva e emissão com maior segurança e confiabilidade. Parametrizado de acordo com a Política de viagens de cada Empresa, o sistema oferece controle absoluto de todo o processo através de Relatórios online, o que resulta na redução de despesas em até 28%, com ROI (Return of Investment) em 3 meses. Utilizando uma navegação didática e objetiva, o sistema Reserve Travel Manager gerencia o atendimento, reservas e emissões de vários tipos de serviços de viagens. O Usuário do sistema pode realizar em uma única solicitação de viagem: Reservas de voos Nacionais e/ou Internacionais; Reservas de hospedagens Nacionais e/ou Internacionais; Locação de Veículos Nacionais e/ou Internacionais; Reservas de serviços rodoviários Nacionais e/ou Internacionais; Reservas de Seguro de Viagens Nacionais e/ou Internacionais; O Usuário Admin tem a responsabilidade de criar, inserir, editar, suspender e excluir todo e qualquer parâmetro e cadastro no sistema Reserve. O Reserve funciona sobre um flexível sistema de permissões onde os Usuários são divididos em: Tipos de Usuários Grupos de Acesso Níveis de Acesso Cada Usuário recebe as permissões específicas para o objetivo de seu trabalho. As permissões dizem respeito às funcionalidades que um determinado grupo pode acessar. 4

5 2 Termos e Nomenclaturas Solicitação: Trata-se das solicitações de viagens criadas pelos Usuários. As solicitações são identificadas por uma sequência numérica que chamamos de Pedido Reserve; Usuários: Todos os Usuários inseridos no sistema bem como Solicitantes, Passageiros e Autorizadores; Passageiro: Trata-se do Usuário para qual foi criado o Pedido; Solicitante: São os Usuários que tem como perfil a possibilidade de criar solicitações para outros Usuários ou para si próprios; Autorizador: São os Usuários do sistema cujo perfil permite autorizar ou negar as solicitações de viagens criadas pelos Solicitantes; Admin: Com livre acesso ao sistema, o Usuário administrador é responsável pela configuração e manutenção do sistema; Gestor: Usuário cujo perfil pode efetuar cadastros e visualizar Relatórios; Consultor: Usuário da agência de viagens responsável pelas reservas ou cotações; Centro de Custo: Centro de custo no qual pertence o Passageiro; Motivo de Viagem: Motivo pelo qual a viagem foi solicitada; SelfBooking: são as reservas totalmente online realizadas no Reserve Travel Manager, porém com totalmente integradas com os sistemas de reservas; Pedido Agência ou Pedir: São solicitações de viagem que geram apenas o número do Pedido Reserve. A reserva é finalizada na Agência pelo Consultor responsável escolhido na Solicitação; Políticas: São informações parametrizáveis conforme a necessidade do Cliente. Caso uma das Políticas seja violada, será necessário informar o motivo desta violação. 3 Acessar Para acessar o Travel Manager, vá ao portal de sua Agência ou ao portal Reserve em escolha o seu Licenciado, Login e Senha e clique em entrar. 5

6 Caso tenha esquecido sua senha, clique em Recuperar senha e preencha na janela aberta, seu e- mail. Um será enviado com o link Criação de Senha. Acesse o link para cadastrar sua senha de acesso ao Reserve. Cadastre sua nova senha e clique em Criar Senha. 6

7 Para alterar os seus dados de acesso, acesse o Meu Reserve e edite os dados na aba Dados de Acesso. 3.1 Quem e o que devo cadastrar? Dados da Agência: Departamentos Filiais e Postos Usuários da Agência (tipo de Usuário, nível de acesso e grupo de acesso) Logins dos Sistemas Integrados Agência & Cliente News (cadastro de notícias) Dados de produtos: Tipos de Produto 7

8 Contratos Perfis Reserva Indireta Fornecedores Perfil de Hotéis Perfil de Mensagens ao Pax Acordos Agência Dados de Clientes: Empresas Grupos de Empresas Departamentos Usuários das Empresas Clientes Restrições por Grupo (parametrizável ou não) Perfis de Autorizações (parametrizável ou não) Outros Cadastros necessários: Dados de Viagem: Motivo e Passageiros Financeiro: Centro de custo, projetos, atividades e cartões de crédito Justificativas: Desvio de Política e Autorização Negada 4 Departamentos da Agência Menu: Gerência> Agência> Departamentos Para cadastrar os departamentos: Clique em Cadastrar Novo. Digite o nome do departamento. Clique em Gravar. 8

9 5 Filiais e Postos Menu: Gerência> Agência> Filiais e Postos Essas filiais e Postos serão exibidos para o setor de cobrança dos fornecedores de hotéis: Clique em Cadastrar Novo. Digite o nome da Filial. Clique em Gravar. Horário de Atendimento das Filiais: Tipos de Configuração: Padrão: O Relatório irá considerar para métrica, atendimento de domingo a domingo (24 x 7). Ideal para quem possui plataforma de plantão 24 horas. Personalizado: Permite estabelecer horários diferenciados por dia da semana. Neste caso, o Relatório Performance de Atendimento irá considerar para métrica, somente os dias e horários configurados. 9

10 O Relatório considera a filial cadastrada na Empresa do Pedido. Para as exceções em que haja um expediente diferenciado, como feriados por exemplo, haverá um campo próprio para o cadastro. Essas exceções também serão consideradas no momento de gerar o Relatório. 5.1 Restrição de Acesso Insira a sequência numérica do IP com os "pontos" nos intervalos que terão acesso exclusivo a esta Agência. Clique no botão "+" para adicioná-lo no quadro de IPs. 10

11 6 Usuários da Agência (tipo de Usuário, nível de acesso e grupo de acesso) Classificamos os Usuários da Agência em: Tipo de Usuário: Geral Emissor Nível de Acesso: Comum Gestor Admin Grupo de Acesso: Classificados por faixas: A61 a A102 11

12 Determine qual o Grupo de Acesso que cada Usuário será cadastrado para acessar as funcionalidades no Menu: Cadastre necessariamente todos os consultores e demais funcionários de sua Agência que utilizarão o sistema Reserve. Para cadastrar um novo Usuário acesse o Menu: Gerência > Agência > Usuários e clique em Cadastrar Novo. Após preenchimento clique em Salvar. Ao retornar à tela de Usuário da Agência você poderá também filtrar, transferir Pedidos, editar dados do funcionário, torná-lo ativo/suspenso, deixá-lo presente/ausente e criar senha. 6.1 Gestão de Permissões e Restrições para os Usuários da Agência Esse Menu possibilita habilitar o acesso do Consultor de forma personalizada. 12

13 Menu Gerência > Agência > Usuários. A aba "PERMISSÕES E RESTRIÇÕES" será disponibilizada ao cadastrar ou editar um Usuário para a gestão dos Pedidos e das Empresas. O Usuário da agência ao acessar Gerencia > Clientes > Pedidos, terá seu acesso limitado conforme as marcações feitas pelo Admin em Gestão de Pedidos. Lembramos que as permissões e restrições serão aplicadas de acordo com o nível de acesso do Usuário. 13

14 7 Logins Dados de Acesso dos Sistemas Integrados Menu Gerência> Agência> Logins Para puxar uma disponibilidade online com os sistemas de reservas, cias e operadoras, cadastre as credenciais fornecidas por eles na aba referente a cada serviço. Para melhor utilização do Gerenciador de Logins, observe as instruções: Agência: Todos os Logins e Senhas deverão ser cadastrados na Agência, e serão usados como opção padrão para os acessos. Consultores: Se o consultor possuir um login próprio e diferente da Agência, inclua-o no gerenciador. Entretanto, se a Empresa também possuir um login próprio, o sistema utilizará o da Empresa nas transações relativas a ela. Empresas: Se a Empresa possuir um login do sistema de reservas com acordo que seja exclusivo e diferente daquele usado pela Agência, cadastre-o na Empresa, clicando na célula correspondente. Grupo de Empresas: Se todas as Empresas de um Grupo possuir um login do sistema de reservas que seja exclusivo e diferente daquele usado pela Agência, cadastre-o direto no Grupo, clicando na célula correspondente. 14

15 Nas cias cuja RAV é isenta, no box de cadastro de login e senha, marque a flag Isentar RAV para que a mesma não seja exibida no sistema. Lembramos que a isenção é acordada diretamente com a cia. Aérea e a marcação da flag é apenas para não ser exibida no sistema. 7.1 Gerenciador de Credenciais Na aba GERENCIADOR você pode efetuar atualizações das credenciais em massa como também receber alertas de senhas a expirar. Efetue o filtro por Tipo de Serviço, Sistema de Reserva, Status ou refine sua busca digitando o nome do fornecedor no campo ao lado. O gerenciador de logins exibirá as informações: 15

16 Sistema: Sistema de reservas integrado Login: Login cadastrado no fornecedor Código: Trata-se do código fornecido pelo fornecedor Troca de Senha: De quanto em quanto tempo deve ser realizada a troca de senha daquele login Última Troca: Data da última troca realizada no Reserve Expira em: Data em que a senha irá expirar no Reserve Bloqueia: Logins que foram parametrizados para que ao expirar a senha no Reserve, sejam bloqueados ou não no sistema 16

17 Para editar as credenciais, clique em qualquer uma das colunas. O sistema fará um alerta sobre a edição dos dados. Período de Troca de Senha: determine se a senha relacionada a esta credencial deverá ser trocada e qual a sua periodicidade. Bloqueia quando expirado: Ao determinar que deverá ser bloqueado, enquanto a senha não for atualizada, o Reserve automaticamente irá desconsiderar aquele fornecedor para as disponibilidades. A atualização em massa das credenciais é feita se o fornecedor estiver cadastrado mais de uma vez com o mesmo login. Ao atualizar um desses logins e suas respectivas senhas, os demais também serão alterados pelo sistema. Quando a senha estiver a 4 dias de expirar ou já expirada, na página inicial do Admin e do Gestor aparecerá um alerta informando a quantidade de credenciais com esses status. Em "clique aqui o sistema direcionará para o novo gerenciador já com as credenciais a serem atualizadas. 17

18 8 Agência & Clientes News Para manter os Consultores de sua agência e seus Clientes sempre informados, você pode inserir notícias. Podendo filtrar apenas para que as pessoas da agência, ou determinados Clientes possam ver. 9 Produtos 9.1 Tipos de Produto Menu Gerência> Produtos> Tipos de Produtos Nesse menu cadastram-se os tipos de produtos de acordo com as siglas do seu BKO para integração. 18

19 10 Contratos Menu Gerência> Produtos> Contratos Cadastre cada acordo que a Empresa Cliente ou Grupo de Empresas, tiver com os fornecedores de sistemas integrados, para que sejam automaticamente aplicados e visualizados na tela de disponibilidade. No campo Código do Contrato, insira o código do contrato definido pelo fornecedor. No campo Rótulo, insira um nome de fácil identificação deste acordo e nos campos seguintes a vigência deste contrato. O campo Descrição permite especificar os detalhes desse contrato. Todos os itens relacionados à validade, trechos e classes serão operados automaticamente pelo Reserve na busca das melhores tarifas de um determinado trecho. No caso da Localiza, o código do acordo é composto pelo código da Agência (AGVIG) e o código da Empresa Cliente (PJ). Cada um possui 8 dígitos e devem ser separados por um hífen (sem espaços). Caso os códigos não contenham 8 dígitos, adicione "zeros" à esquerda do número até que ele complete os 8 dígitos. Para as Empresas que não possuem um acordo próprio com a Localiza, cadastre somente o código da agência (AGEVIG) sem a necessidade de inserir também o código da Empresa (PJ). Neste caso deve ser marcada a opção Empresas sem Contrato na imagem acima. 19

20 11 Perfis Reserva Indireta Menu Gerência> Produtos> Perfis Reserva Indireta Cadastre o perfil de atendimento da Reserva Indireta de hotéis de acordo com os critérios da Agência, selecionando a forma de pagamento aplicada (ou todas), colocando as informações de cobrança e as condições da reserva. Basta o preenchimento de um dos campos para que o perfil seja salvo. Essas informações serão lidas pelo setor de reservas dos hotéis. 20

21 Para cadastrar um fixo para o recebimento de todas as confirmações de Reservas Indiretas, abra um chamado de Suporte com a solicitação. 12 Fornecedores Cadastre fornecedores dos serviços de viagens que não estiverem integrados com o Reserve para as reservas offline, Menu Gerência> Produtos> Fornecedores. Clique no botão Cadastrar Novo. Preencha os dados do Fornecedor e clique em Salvar. Após cadastrar o hotel, clique em cima do nome para editá-lo. Selecione a aba Tarifas ou Tarifa Acordo Empresa, para as tarifas acordadas por Empresa Cliente e clique em Adicionar Nova Tarifa. Digite a tarifa informada pelo hotel, sua validade e clique em Salvar. Tais informações serão visualizadas ao efetuar Reservas Indiretas ou Manuais, selecionando o hotel e clicando em Ver Tarifas. 21

22 13 Perfil de Hotéis Menu Gerência> Produtos> Pefil de Hotéis. Utilize o Perfil de Hotéis para cadastrar os hotéis preferenciais e/ou para ter um maior controle dos hotéis que serão ou não disponibilizados para o Cliente. Para cadastrar, clique em Novo. Nome do Perfil: insira um nome que defina facilmente o perfil criado. Cidade: Escolha a cidade Tipo: Existem três tipos de perfis que podem ser cadastrados Preferencial: serão definidos os hotéis preferenciais na cidade escolhida, podendo inserir outras cidades posteriormente. White List: você criará a lista dos hotéis que serão disponibilizados para seus clientes. Black List: você criará a lista dos hotéis que serão bloqueados para seus clientes. Marque o checkbox correspondente a cada empresa que fará parte deste Perfil e clique em Salvar. 22

23 Após criar o perfil, clique na linha da coluna Hotel para adicionar os hotéis pertencentes à lista. Antes de clicar em Filtrar, preencha os campos: Sistema: em manual para selecionar hotéis registrados no Cadastro de Fornecedores ou selecione um dos Sistemas de reservas on line (CMNet, HotelDo, Sabre, TravelPool e Trend). Nome: preencha com o nome do hotel que deseja filtrar (não é um campo obrigatório). 23

24 Cidade: Insira o nome da cidade para retornarem todos os hotéis. Clique em Filtrar. No campo Busca de Hotéis, selecione os hotéis que deseja incluir e clique em Adicionar ao Perfil. No campo Hotéis no Perfil, selecione os hotéis que deseja retirar e clique em Remover do Perfil. Feita as alterações, clique em Fechar. Criando um Pedido: Ao criar uma reserva com um hotel que não seja preferencial, a política estará sendo violada. Para o Solicitante: no momento de criar um Pedido, os hotéis em Black List não serão disponibilizados, ou serão disponibilizados somente os do perfil White List Para o Consultor: os hotéis em Black List serão disponibilizados, porém, destacados: Exemplo: Criação do Pedido Agência feito pelo Solicitante com o perfil de White List. 24

25 Na tela de disponibilidade online, os hotéis em Black List serão exibidos com um ícone diferenciado (Perfil: Black List com fundo amarelo). 14 Perfil de Mensagens ao Pax Menu Gerência> Produtos> Perfil de Mensagens ao Pax Cadastre mensagens para Empresas e Grupo de Empresas para serem visualizadas no voucher do Passageiro. 25

26 Para cadastrar escolha a Empresa, Tipo de Serviço e Idioma e abaixo, escreva a mensagem a ser enviada. Após preenchida, clique em Salvar. 26

27 15 Acordos Agência (Tour Code) Menu Gerência> Produtos> Acordos Agência Cadastre os acordos que a Cia. Aérea tem com a Agência neste campo. Cadastre um novo acordo clicando em Cadastrar Novo. Este acordo é aplicado somente para os sistemas de reservas TAM, Sabre e Amadeus. Insira as informações da cia. aérea como o Código do Acordo e OFFICE ID, IPCC ou Corporate ID (eles serão disponibilizados de acordo com o Sistema de Reserva escolhido) para que o desconto na fatura seja efetuado. O desconto considera a quantidade de Passageiros cadastrados no campo correspondente. 27

28 No momento da emissão, aparecerá o campo "Tour Code" para que seja conferido o código do acordo. Caso esteja inválido ou vazio, poderá ser corrigido e preenchido também nesse momento. 28

29 Para não visualizar o campo na tela de emissão, solicite ao Gerente de Clientes Reserve que faça a desabilitação do campo através do Chamado de Consultoria. 16 Clientes 16.1 Empresas Clientes Menu Gerência> Clientes> Empresas Cadastre todas as Empresas Clientes de sua Agência. Para cadastrar uma nova Empresa, primeiro certifique-se de que ela já não esteja cadastrada no sistema através do Filtro. Não havendo, em seguida clique em Cadastrar Nova. 29

30 Dados Gerais da Empresa Cadastre as informações da Empresa como: Razão Social, Status, Nome, Tipo, Filial, CNPJ / CPF, Cidade, Apelido. Empresa de Teste: Marque o checkbox para que o botão emitir NÃO apareça para essas Empresas por questão de segurança e por se tratarem de Empresas de testes. Logo da Empresa: Insira o logo da Empresa Cliente nos formatos GIF, JPEG ou PNG; dimensões Máx. 200 x 65 pixels e tamanho Max. 20kb Vínculo das Empresas do Grupo: vincule as Empresas do Grupo para que as informações de Empresa a ser cobrada e os Passageiros possam aparecer no momento da criação de um Pedido. Desta forma um Usuário que está criando Pedido em uma determinada Empresa poderá cobrar para a outra Empresa do mesmo grupo. 30

31 Este vínculo deve ser feito individualmente em todas as Empresas do Grupo. Gestor da Conta na Agência: Adicione neste campo o Gestor que atende a esta Empresa (gestor da Agência que fechou a conta com a Empresa) Gestor da Conta na Empresa: Adicione neste campo o Gestor da Empresa responsável que a Agência deve entrar em contato quando necessitar. Código BKO: Insira o código de cadastro da Empresa em seu Backoffice. O código deve ser o mesmo para que o processo de migração ocorra com sucesso. Deptos da Agência / Deptos cujos Gestores acessam esta Empresa: Adicione os departamentos que podem ter acesso a esta Empresa. Deixando de adicionar um determinado departamento, o Usuário que estiver com seu perfil configurado neste departamento não conseguirá visualizar a Empresa em questão. 31

32 Selecione os Consultores que atendem esta Empresa: Com esta opção, somente terão acesso a esta Empresa para sua edição e para criação de Pedidos os consultores que forem selecionados. Tem como opção escolher Todos da Agência, todos da Filial ou selecione os que desejar habilitar o acesso. Selecione os serviços a serem disponibilizados a esta Empresa: marque os serviços que serão habilitados para a Empresa no momento da criação do Pedido. Campos Extras: São campos adicionais que podem ser habilitados para preenchimento dentro do Pedido. Caso a Empresa tenha alguma outra informação a ser preenchida, habilite o campo adicionando um nome para ele e informando o modo de preenchimento: texto, número, data ou lista (esta última deve adicionar os itens a serem exibidos na lista) e se é obrigatório ou não. 32

33 Campo a ser exibido na lista além do nome do Pax [Coluna 1 e 2]: Além do nome, escolha mais dois campos a serem exibidos sobre o Passageiro no momento da criação do Pedido. Permite cadastrar novo Pax no Pedido (QuickPax): Para os Passageiros que ainda não estão cadastrados no sistema, com o QuickPax, o cadastro pode ser feito no momento da criação do Pedido de uma forma rápida. Depois de finalizado o Pedido, não esqueça de finalizar o cadastro do Passageiro. Legenda de Autorização / Quem informa Cod. Aut? Utilize este campo caso necessite inserir uma informação adicional dentro do sistema. Esta informação pode ser inserida pelo Solicitante, Autorizador, Consultor ou Todos eles. 33

34 Perfil do Pax editável somente pela Agência: por segurança, parametrize quem pode editar o perfil do Passageiro. Colocando SIM, o Usuário da Empresa que tiver acesso a aba cadastros poderá incluir / editar os Passageiros Parâmetros e Políticas Aéreo > Políticas de Viagens Menor Preço ou Tarifa Aérea obrigatória por trecho: Utilize esta opção caso a Empresa tenha como Política sempre escolher a menor tarifa. Desta forma, quando a política for violada, no momento de notificar ao Autorizador, deverá ser informado o motivo do não cumprimento da Política, além de ficar registrado no Pedido e em Relatórios. Permite selecionar Cia. Aérea na disponibilidade Online: Caso a Empresa tenha este tipo de política, utilize as opções Alertar ou Bloquear. 34

35 Sim: Na grade da solicitação poderá ser informada qual cia. aérea deseja que retorne na disponibilidade, sem acusar desvio de Política Alertar: Ao escolher uma cia. aérea, o sistema exibirá um alerta informando que a Política de viagens está sendo violada e se deseja continuar assim mesmo. O sistema apenas alertará e caso prossiga com a reserva, será acusado desvio de política Bloquear: O sistema exibirá um popup impedindo concluir a reserva. Desvia política de seleção de Cia. Aérea ao efetuar Reservas Manuais ou Tripuladas: Nas reservas manuais e tripuladas também é possível informar os desvios de políticas. Para isso habilite a opção no dropdown Antecedência mínima para reserva aérea nacional / internacional: Escolha o período de antecedência mínima para reservas nacionais e/ou internacionais sem acusar o desvio de política. 35

36 Justifica remarcação de Pedidos: Ao habilitar esta opção, sempre que houver remarcação de Pedidos será necessário justificar com o motivo da remarcação. Bloqueio de Passageiros no mesmo voo: Para limitar a quantidade de Passageiros da Empresa Cliente ou do Grupo de Empresas em um mesmo voo. Estabeleça a quantidade de Passageiros que podem conter num mesmo voo. Considerando Passageiros das Empresas do Grupo, o sistema vai considerar a quantidade determinada de Passageiros para todas as Empresas do Grupo. 36

37 Aéreo > Parâmetros Default da faixa de horário para busca aérea: Insira a quantidade de horas que deve aparecer na grade para a busca dos vôos. Esta faixa só funcionará se o campo hora, na grade estiver preenchido. Caso deseje restringir a faixa de horário ao default escolha a opção sim. Opção de Pedido aéreo nacional / internacional: Parametrize quais solicitações a Empresa pode efetuar. Selfbooking: Reserva totalmente online pelo cliente Pedir Agência: Solicitação de reserva para a Agência. Com esta opção apenas o Pedido é criado e encaminhado para o Consultor escolhido no Pedido para efetuar a reserva. 37

38 Quantidade máxima de Pax para Pedido aéreo: Escolha até quantos Passageiros pode ter dentro de um Pedido. Aéreo > Disponibilidade Visualização da disponibilidade aérea nacional: Escolha como devem ser exibidos os voos na disponibilidade: Por Trecho: Serão retornadas as abas de Ida ou Ida e Volta Somente Voo Combinado: Retornará apenas uma aba com ambos os trechos e as devidas combinações de tarifas. As cias aéreas que retornam na aba voos combinados são: AZUL, GOL, TAM e AVIANCA. Por Trecho e Voo Combinado: As três abas serão retornadas na disponibilidade. 38

39 Apresentação da disponibilidade aérea (ordenação): Escolha como deve ser ordenada a disponibilidade. Esta ordenação pode ser alterada na busca dos vôos. Bloqueia a reserva com margem acima da Menor Tarifa ou Preço até: Escolha a porcentagem máxima que o Cliente poderá reservar acima da menor tarifa. Ao escolher uma tarifa acima da porcentagem estipulada, o sistema bloqueará impedindo que a reserva seja concluída. Usa sistema de Profile do GDS: Trata-se de um validador de Usuários, ou seja, quando o Usuário é cadastrado no GDS, o mesmo fornece um código para ser abastecido no Reserve. É através deste código que os sistemas se comunicam no momento da Reserva e verificam esta validação. Não: Não será obrigatório o cadastro do código no perfil do Passageiro Opcional: Será opcional o preenchimento do código no perfil do Passageiro Obrigatório: Será obrigatório o preenchimento correto do código enviado pelo Sabre no perfil do Passageiro 39

40 Reservas aéreas nacionais / internacionais adicionais feitas pela agência: parametrize se a agência pode efetuar reservas para dar mais opções ao cliente e quantas reservas são obrigatórias. Permite Emissão BuyNow: Habilite a emissão buynow para que os clientes possam cotar e emitir com as cias AZUL (antecedência de 24h) e GOL para o mesmo dia da viagem. SIM: na disponibilidade, ao selecionar o voo desejado, serão disponibilizados os botões COTAR e EMITIR. Essa configuração afeta aos Autorizadores. Aos Solicitantes sem poder de Autorização, só irá aparecer o botão COTAR. NÃO: na disponibilidade, ao selecionar o voo desejado, será disponibilizado apenas o botão COTAR, sendo necessário todo o processo de autorização e emissão pela Consultor da Agência para concluir o Pedido. Permite enviar somente as opções destacadas pelo usuário nas cotações: com este item habilitado, o Usuário pode selecionar as melhores opções de vôos e enviar para o Passageiro por . Alerta usuário para efetuar marcação dos assentos: Ao marcar a opção como SIM, caso o assento ainda não tenha sido marcado, o sistema irá disparar um alerta no momento de notificar, de autorizar e de emitir 40

41 Serviços Opcionais: Escolha quem poderá pedir os serviços opcionais no momento da reserva. Marcando o Checkbox, o sistema vai considerar todos os Passageiros que tem a flag Serviços Opcionais marcada no seu perfil independente de ser Corp, Guest ou Vip. Escolhendo na opção do dropdown, o sistema vai considerar todos os Passageiros Vip e/ou Corporativo e/ou Guest. Fornecedores Preferenciais: Adicione as Cias Aéreas preferenciais da Empresa. Tendo cias. Aéreas preferenciais, ao efetuar uma disponibilidade, essas cias aparecerão destacadas por um símbolo e caso o cliente não escolha esta cia. será necessário justificar. 41

42 Hotel > Políticas de Viagens Menor diária média obrigatória: Não Controla: O Usuário poderá selecionar qualquer opção exibida; Alerta: Será acusado o Desvio de Política, porém sem a necessidade de justificar; Justifica: será acusado o desvio de política e pedirá a justificativa; Bloqueia: o sistema não permitirá concluir a solicitação. Antecedência da reserva nacional/internacional: Escolha o período de antecedência mínima para reservas nacionais e/ou internacionais sem acusar o desvio de política. Escolhendo as opções Alerta, Justifica ou Bloqueia, os campos para inserção dos dias serão habilitados. Fornecedores Preferenciais: Ao clicar para configurar os hotéis preferenciais, o sistema direcionará para os Perfis de Hotéis. Crie um perfil e adicione os hotéis preferenciais. Será detalhado mais a frente. Margem acima da menor diária média obrigatória: Escolha a porcentagem máxima que o cliente poderá reservar acima da menor tarifa. 42

43 Permite escolher faixa de preço, categoria, buscar por nome do hotel: Parametrize se os campos devem aparecer na grade de hotel para preenchimento. Opção de Pedido nacional e internacional pelo Cliente: Escolha quais tipos de Pedidos o Cliente pode efetuar, Selfbooking e/ou Pedido Agência Obriga informar os acompanhantes no pedido: Parametrizando esta opção, ao escolher o quarto, os campos dos acompanhantes serão exibidos para preenchimento. 43

44 Quantidade máxima de quartos para reservas manuais: Escolha até 9 quartos para reservar dentro do mesmo Pedido. Quantidade máxima de Quartos para Reservas Online: Só pode ser reservado um quarto por Pedido. Permite selecionar hotéis para envio de cotação: Habilite esta função para os Usuários enviarem por somente as opções marcadas na disponibilidade. Exibir Tarifário de Hotel junto com a disponibilidade online: Para facilitar a escolha do hotel pelo Usuário, são exibidos os hotéis cadastrados no tarifário (offline) e os hotéis dos Fornecedores on line, na mesma disponibilidade. 44

45 Carro > Parâmetros Opção Pedido nacional / internacional pelo cliente: Escolha quais tipos de Pedidos o cliente pode efetuar, Selfbooking e/ou Pedido Agência Quantidade máxima de Pax por Pedido: Quantidade de Passageiros liberados para serem escolhidos no mesmo Pedido. Rodoviário > Políticas de Viagens Menor tarifa Rodoviária obrigatória: Utilize esta opção caso a Empresa tenha como Política sempre escolher a menor tarifa. 45

46 Opção Pedido nacional/internacional pelo Cliente: Parametrize os tipos de Pedidos que o Cliente poderá efetuar para rodoviário. Quantidade máxima de Pax por Pedido: Parametrize até quantos Passageiros podem ser escolhidos no momento da criação do Pedido sendo o máximo de 9 Passageiros. Default da faixa de horário para busca Rodoviária: Insira a quantidade de horas que deve aparecer na grade para a busca das cias rodoviárias. Esta faixa só funcionará se o campo hora, na grade estiver preenchido. Caso deseje restringir a faixa de horário ao default escolha a opção sim. 46

47 Seguro de Viagem > Parâmetros Opção de Pedido nacional / internacional pelo Cliente: Parametrize os tipos de Pedidos que o Cliente poderá efetuar para seguro. Quantidade máxima de Pax por Pedido: Na criação de Pedido para o Seguro de Viagem, só pode ser inserido um único Passageiro. 47

48 AUTORIZAÇÕES Processo de Autorização Múltipla: Habilite este processo para que seja possível parametrizar mais de um Autorizador por Tipo de serviço e Desvio de Política de forma personalizada e por Empresa Cliente. Uma vez habilitada a Autorização Múltipla, o processo não poderá ser revertido manualmente, será necessário abrir um chamado de Suporte. Sem Desvio e Por Cumprimento de Política: Marcando o checkbox "Por Cumprimento de Política", os Solicitantes poderão autorizar quando as Políticas de Viagens forem cumpridas. A quantidade de Autorizadores será zerada automaticamente. Ao deixar desmarcado, mesmo cumprindo todas as políticas, o Solicitante necessitará da Autorização de X Autorizadores conforme inserido no campo em branco. 48

49 Com Desvio: Parametrize por tipo de serviço e área a quantidade de autorizações necessárias que cada Pedido deve ter. Acessar Mapa de Autorizações Filtro de Consulta de Autorizadores: Verifique a quantidade de Autorizadores para cada nível de Autorização, tipo de serviço e o valor da alçada Configuração de Regras de Autorização: Efetue a configuração em massa selecionando os níveis de Autorização e Grupo de Acesso e clique em Processar. Este processo é válido para todos os serviços e áreas. Caso algum Usuário deva ter um perfil diferenciado, a parametrização deverá ser feita manualmente em seu cadastro. 49

50 Os níveis de Autorização também devem ser parametrizados no perfil do Autorizador (Gerência > Clientes > Usuários) Autorizador altera reserva selecionada pelo Solicitante: Parametrize este item para o Autorizador ter o poder de alterar a reserva dos Pedidos que possuam mais de uma reserva. Autorizador autoriza seu próprio Pedido como Pax: Não: mesmo a Política cumprida, o Autorizador terá que notificar outro Autorizador. Sim: o Autorizador poderá Autorizar como Passageiro. Por Cumprimento de Política: O Autorizador só poderá Autorizar se a Política for cumprida, caso contrário ele terá que notificar outro Autorizador. Autorização permite diferença de tarifa na emissão de até: Parametrize até quanto a tarifa pode aumentar sem a necessidade de anular a Autorização e pedir novamente a notificação com o novo valor. 50

51 Autorização pelo Consultor para seus Pedidos: Com esta parametrização, os Consultores terão acesso ao botão Autorizar dentro de seus Pedidos. Preenchimento da Observação na Notificação: Parametrize de acordo com a necessidade da Empresa. Parametrizando como Obrigatório em caso de Violação de Política, o campo observação será obrigatório somente se houver o desvio de Política. Será campo obrigatório somente se houver o desvio de política. Autorizador Justifica Autorização Negada: Habilitando esta função, quando a Autorização for negada, automaticamente será exibido um dropdown para justificar. Autorização por Delegação: Com esta habilitação é possível que os Pedidos a serem Autorizados, sejam delegados a outro Usuário habilitado pelo Autorizador original. Pode ser definido também o modo de Exibição de Autorizador Delegado: Autorizador: Será exibido no dropdown para escolher o nome do Autorizador principal, mesmo ele tendo delegado as autorizações para outro Autorizador. Autorizador Delegado: Será exibido somente o nome do Autorizador Delegado. 51

52 Autorizador (Autorizador Delegado): Será exibido o nome do Autorizador principal e caso ele tenha delegado para outro Autorizador, este aparecerá entre parênteses. Autorizador Delegado (Autorizador): Será exibido o nome do Autorizador Delegado e entre parênteses o nome do Autorizador principal. DIVERSOS Empresa utiliza atendimento Aeroportuário: Marque esta opção para que o Solicitante possa solicitar o atendimento aeroportuário direto pelo Reserve. Ao habilitar na Empresa, o serviço deve também ser habilitado no Perfil de cada Usuário da Empresa. Após parametrizações, ficará visível para o Cliente dentro da reserva o link para solicitação do serviço. SEGURANÇA Periodicidade de troca de senha obrigatória: Por questões de segurança, parametrize de quantos em quantos dias deverá ocorrer a troca de senha do sistema. 52

53 Restrição de Acesso: Caso a Empresa tenha restrições para utilizar o sistema, cadastre os IP S que terão acesso exclusivo a esta Empresa. Para que o acesso seja ilimitado, deixe o campo vazio. Empresa utiliza restrição por Cargo: Se a Empresa tiver alguma restrição de valor para Hotel ou Aéreo, habilite a opção. Esta parametrização deve ser feita também em Restrições por Grupo que será explicada mais adiante. Envio de s com arquivo em anexo: habilite esta função para que os envios dos s de cotação, reservas e confirmação sejam enviados em pdf. Parametrizando como Opcional, nas telas de envio de , será exibido o checkbox Enviar em formato PDF para que o Usuário 53

54 possa optar ou não pelo PDF. Parametrizando como Obrigatório, o envio dos s em PDF será obrigatório, impedindo que o checkbox seja desmarcado. Serviços Sequenciados: Habilite o serviço para que as reservas de aéreo e hotel funcionem de maneira integrada. Ao término de um serviço de aéreo ou hotel, será oferecido o outro serviço direcionando o Usuário automaticamente para a tela de disponibilidade. PERFIL Opção para validar os campos: RG, CPF, Matrícula, Telefone e Departamento como obrigatórios no ato do cadastro do Passageiro. Exibir: Sim ou Não. Marcando a opção Sim para exibir, a informação ficará disponível podendo ser preenchida ou não. Obrigatório: Sim ou Não, Marcando a opção Sim para Obrigatório, a coluna Exclusivo ficará habilitada para a escolha das seguintes opções: Não Possui> O sistema não validará se o campo é ou não repetido. Por Empresa> Validará a repetição do campo dentre os itens já cadastrados nessa Empresa. Por Grupo > Validará a repetição do campo dentre os itens já cadastrados em todas as Empresas pertencentes a este Grupo. 54

55 Por Licenciado> Validará a repetição do campo dentre os itens já existentes em todas as Empresas cadastradas. AUTOMAÇÃO Cancelamento Automático de Reservas: Habilitando a flag, o Consultor contará com o apoio deste robô para o cancelamento automático das reservas que estiverem sem autorização e com o prazo a expirar. Notificação de Reservas com prazo expirando: Com a flag habilitada, o Consultor terá mais um apoio na priorização de suas reservas, sabendo qual delas está prestes a vencer e assim tomar as ações necessárias para as emissões. Atualização de Reservas TAM com Prazo Provisório: Ao realizar uma reserva TAM com prazo provisório, este será identificado com um "P" ao lado da hora. O robô então será acionado para consultar o sistema da TAM e obter um prazo real. 55

56 Alerta de Validade de Documentação: Esta funcionalidade ajudará a administrar as validades dos documentos dos Clientes. Ao ativar, será enviado para o do Usuário a data de vencimento do Passaporte, Visto e/ou Habilitação, conforme cadastrados no sistema. Serão enviados até 2 alertas com antecedências distintas. FINANCEIRO PARÂMETROS > DADOS DE COBRANÇA Parametrize os campos Centro de Custo, Projeto, Atividade e Motivo da seguinte forma: Novo: Ao habilitar a flag, o cadastro dos campos poderá ocorrer no momento da criação do próprio Pedido. Usa: Esta flag serve para disponibilizar ou não os campos no momento da criação do Pedido para inserção. Obrigatório: Marque a flag para tornar os campos obrigatórios. Próprio: Marque a opção para que sejam carregados somente os Dados cadastrados na Empresa em que está sendo criado o Pedido. Grupo: Marque a opção para que sejam carregados somente os Dados cadastrados no Grupo da Empresa que está sendo criado o Pedido. Ambos: Marque a opção para que sejam carregados os Dados cadastrados na Empresa em que está sendo criado o Pedido e no Grupo da Empresa. 56

57 Observe que os campos Projeto, Atividade e Motivo podem ser renomeados de acordo com a necessidade do Cliente. PARÂMETROS > DIVERSOS O Consultor poderá alterar Forma de Pagamento ao Fornecedor: Com a flag habilitada, o Consultor do Pedido terá disponível a alteração da forma de pagamento ao Fornecedor dentro de Alterar Dados do Pedido. Empresa só pode faturar a si mesma: Habilite a flag para que seja limitada a opção de faturamento para uma Empresa com outras vinculadas a ela. Usa Dados de Cobrança da Empresa a ser cobrada (Centro de Custo, Projeto, Atividade, Motivo): Com esta flag marcada, os dados de cobrança serão carregados de acordo com a Empresa escolhida no campo Empresa a ser Cobrada. Centro de Custo determina Empresa a ser cobrada: Na criação de um Pedido, a Empresa a ser cobrada será carregada de forma automática, de acordo onde o Centro de Custo escolhido foi carregado. 57

58 FORMAS DE PAGAMENTO Habilite individualmente as formas de pagamento para cada tipo de serviço. Elas aparecerão para escolha no momento da criação do Pedido / Reserva. Apesar de aparecer nas parametrizações várias opções para pagamento, lembramos que elas podem variar de acordo com o fornecedor ou sistema integrador. 58

59 17 Clonar Empresas do Grupo Menu Gerência> Clientes> Empresas Para a criação de Empresas que fazem parte do mesmo Grupo, selecione a Empresa que deseja clonar, em seguida clique no botão Clonar Empresa. Um box será aberto solicitando informações pertinentes à nova Empresa. Uma vez cadastrados os itens acima, pressione o botão Salvar. O sistema direcionará para a tela de edição da empresa caso necessite efetuar alguma alteração. Uma nova Empresa será criada com os dados fornecidos e com os dados da Empresa selecionada na lista de empresas. 18 Grupo de Empresas Crie um Grupo de Empresas e adicione as Empresas que farão parte deste grupo para padronizar as Políticas de viagens, aplicar mesmo acordo para todas as Empresas vinculadas ao grupo, efetuar reservas em uma Empresa para Passageiros de outra, permitir faturar para outras Empresas do Grupo e extrair um único Relatório com informações de todas essas Empresas vinculadas. 59

60 18.1 Usar como Modelo para o Grupo Dentro do grupo da Empresa desejada, escolha aquela que utilizará as suas Políticas & Parâmetros para as demais. Marque o chekbox e clique em "Usar como Modelo para o Grupo". A Empresa modelo aparecerá sempre na primeira linha com cor de fundo destacada. Para retirá-la, basta clicar novamente em "Usar como Modelo para o Grupo". 19 Departamentos (Clientes) Para cadastrar os departamentos das Empresas Clientes, selecione à qual Empresa eles estarão subordinados e clique em Cadastrar Novo. Após cadastrá-los ou sempre que necessitar, utilize o filtro para visualizá-los. Para editá-los, basta clicar em cima do nome do departamento criado. 60

61 20 Usuários(Clientes) Para localizar de forma facilitada os Usuários da Agência ou da Empresa ou ainda as Empresas Clientes, faça respectivamente: Digite o nome ou sobrenome (ou parte), e as opções Tipo de Usuário, Nível ou Grupo de Acesso e/ou Status e clique em Filtrar. Escolha o nome da Empresa ou o Grupo, marque as opções desejadas (Ativa, Inativa, Captação e Iniciando) e clique em Filtrar Ativo/Suspenso Essa função impossibilita o acesso ao sistema devido a erro de digitação de dados de acesso por mais de 03 vezes ou por vontade do gestor da Agência e/ou Empresa. Os Pedidos não são transferidos para outro Consultor, mas poderão ser visualizados pelo Gestor e pelo Admin. Se desejar suspender um Usuário, escolha o funcionário e clique no botão Ativo/ Suspenso, neste caso, se o Consultor possuir Pedidos, só será possível suspendê-lo após transferir para outro Consultor Presente/ Ausente Essa função faz com que o funcionário e/ou Usuário não seja visualizado no sistema enquanto estiver como Ausente. O Admin da Agência poderá colocar um Consultor como Ausente/Presente sem precisar suspendê-lo. Podendo habilitá-lo como Presente novamente no Painel a qualquer momento, sem interferir nos processos atribuídos a ele. Ao colocá-lo como Ausente, os Pedidos poderão ser transferidos para outro Consultor, caso seja necessário. Escolha o funcionário e clique no botão Presente/ Ausente. 61

62 20.3 Criar Senha Em caso de esquecimento ou de erro de digitação da senha ou do login por 3 vezes consecutivas, o sistema automaticamente impossibilita este Usuário de acessá-lo. Para essas situações, torne esse Usuário Ativo no sistema novamente e utilize o botão Criar Senha para redefinir dos dados de acesso ao do Usuário desejado Personificar É usado para que o Admin ou Gestor da Agência possam visualizar ou realizar ações no sistema como um outro Usuário. Caso o Admin ou Gestor concretizem alguma ação, o Reserve registra no histórico do Pedido informando quem acessou o sistema e qual Usuário foi personificado Editar Para editar os dados de um Usuário ou de uma Empresa, basta clicar no nome correspondente Excluir (Empresa) Para efetuar a exclusão de uma Empresa cadastrada, marque o checkbox ao lado esquerdo do nome da empresa e clique em Excluir. Com essa ação, os Pedidos atrelados a essa Empresa também serão removidos DADOS GERAIS Cadastre todos os dados dos Usuários. Classificamos os Usuários da Empresa em: Tipo de Usuário: Passageiro Solicitante Autorizador Nível de Acesso: Comum Gestor 62

63 Grupo de Acesso: Classificados por faixas: A01 a A42 Para configurar os tipos de serviços que o Usuário poderá utilizar basta marcar os checkboxes correspondentes. Atenção: Não se esqueça de estabelecer quais tipos de serviços serão disponibilizados a ele. Obs.: Caso nenhum serviço seja habilitado para o Usuário, não será permitido nem mesmo o Pedido Agência e a seguinte mensagem será exibida: 63

64 Com a tabela disponibilizada no final do manual, determine qual o Grupo de Acesso que cada Usuário da Empresa Cliente será cadastrado para acessar as funcionalidades no menu: PERFIL DO PASSAGEIRO Cadastre as informações referente à viagem DADOS DE AUTORIZAÇÃO Se o Usuário tiver perfil de Autorizador, a aba DADOS DE AUTORIZAÇÃO será habilitada. Cadastre os dados referentes às Políticas de Autorização deste Usuário. 64

65 PERMISSÕES Esta aba vai refletir diretamente no Relatório Gerador Reserve. Defina quais dados poderão ser extraídos por cada Gestor conforme: Centro de Custos, Projeto, Atividade e Motivo. Estarão disponíveis no Relatório as informações de acordo com o que for escolhido nesta aba. 65

66 21 Pedidos (Gerência > Clientes > Pedidos) Gerencie os seus Pedidos caso necessite: 66

67 Voltar o Status do Pedido para pendente: caso não vá utilizar mais esta reserva e deseja aproveitar este Pedido, voltando o status para Pendente, o sistema limpa todas as informações da reserva sendo possível criar uma nova. Ignorar Prazo Emissão: ignore prazo de reservas com os prazos atrasados em que o Cliente não consegue Autorizar o Pedido. O Gestor poderá inibir este prazo vencido, facilitando a Autorização do Pedido pelo Cliente ou pelo Consultor. Personificar o Solicitante / o Consultor: Caso necessite visualizar alguma informação como o Solicitante ou Consultor deste Pedido, o mesmo pode ser feito através da personificação. Alterar Solicitante / Consultor: Caso o Solicitante / Consultor tenha se ausentado por um período, você pode alterar o responsável para que esta reserva não fique parada. Desta forma não perderá o prazo de Emissão Filtros É através deste menu que o Admin visualizará a quantidade de Pedidos da Empresa divididos por Tipo de serviço e Status. Acessando os Pedidos por esse menu, o Admin poderá fazer uma série de alterações dentro dos Pedidos Reserve como: Personificar Solicitante / Consultor, Alterar Consultor, Ignorar Prazo, Anular Autorização, Cancelar bilhete de Pedido emitido, entre outros. Na aba Meu Resumo é possível acessar por tipo de serviço e status, clicando sobre o número de cada item. É possível também ordenar por Pedido, por Consultor, por Status e por Empresa clicando sobre estes na barra principal. 67

68 21.2 Integração Nesta aba, será feito o acompanhamento da integração entre o sistema Reserve e o Sistema Financeiro (BKO) de sua Agência. Como usar: Escolha o Período Marque qual status deseja visualizar Escolha os filtros conforme refinamento desejado Clique em Filtrar. 68

69 A impressão dos dados gerais dos Pedidos poderá ser efetuada clicando no botão Imprimir Fichas. Antes, selecione os Pedidos desejados na lista, marcando o checkbox ao lado do número do Pedido. A lista será sempre dividida por abas de serviços. Para verificar informações dos Pedidos, basta acessá-lo clicando no número correspondente. Legenda de identificação de Status: Não lido: São os que não foram integrados com o Backoffice, Pendente de migração. Lido: São todos os PR's emitidos importados para o Backoffice (lidos na tela de integração Backoffice x Reserve). Integrado: Integrados e identificados com o seu correspondente número da reserva do backoffice. Para o Pedido constar como integrado, a nota de débito deve estar inserida no Pedido Reserve. Clique no número do Pedido, se necessário, inclua a nota de débito no campo correspondente, marque a caixa de Pedido Integrado e em seguida clique em Salvar. Em Pedidos cujas informações estejam erradas, clique no OK disponível na tela do Pedido para Resetar a Integração e efetuar novamente. 22 Restrições por Grupo As restrições podem ser efetuados para Hotel e/ou Aéreo: 69

70 Hotel: limite o valor máximo a ser pago de uma diária de hotel que seus Clientes podem reservar de acordo com o cargo e nível de cargo a que ele pertença. Nome: escolha um nome para o seu Grupo de Restrição. Grupo de Restrição: insira o mesmo nível cadastrado no perfil dos Usuários com os cargos para este grupo. Cargos: adicione um ou mais cargos ao Grupo para ocorrer o vínculo. Restrições > Escolha o(s) continente(s), País(es), Cidade(s) e o valor que este Grupo poderá visualizar na Disponibilidade. Aéreo: Defina Grupos de Usuários que poderão exercer o valor de menor tarifa em X Reais ou X %. Dessa forma a Empresa mantém sua gestão da política de menor tarifa obrigatória, aceitando, no entanto, um excedente em casos que haja necessidade. 70

71 23 Perfis de Autorização Este processo funciona apenas para as Empresas que possuem as Autorizações Múltiplas habilitadas e serve para o cadastro de exceções. Escolha a Empresa para qual deseja criar um novo perfil. Ao inserir os primeiros caracteres do nome da Empresa no campo apropriado, a lista de opções será carregada para sua escolha. Em seguida clique em Novo. Etapa: a notificação segue o processo já conhecido no sistema, notificando cada Autorizador por etapa, conforme seu nível e aprovação. Sequencial: o Solicitante verá, na mesma tela, todos os Autorizadores a quem deverá notificar em cada nível. Ele determinará quais os Autorizadores receberão a notificação daquele Pedido. Paralela: Em caso de mais de um Autorizador por nível, ao notificar, o sistema irá disparar para todos eles ao mesmo tempo e o primeiro a autorizar torna desnecessária a autorização dos demais. Nessa notificação, não haverá nenhum dropdown na tela para o Solicitante escolher o Autorizador, apenas o botão de Notificar o Autorizador. Crie as regras clicando sobre o ícone "+" e escolha em quais ocorrências aquele perfil irá atuar: por Tipo de Serviço, por Área, por Desvio de Política, por Níveis associados e quem será o Autorizador. Estabeleça critérios de Autorização por Passageiro, Centro de Custo ou ainda Departamento. 71

72 24 Cadastros 24.1 Cadastros > Dados de Viagem > Motivos Cadastre e pesquise os Motivos vinculados a uma Empresa Cliente. Insira o texto no campo correspondente e selecione à qual Empresa Cliente ou Grupo de Empresa ao qual ele estará atrelado e então clique em Salvar. 72

73 24.2 Cadastros > Passageiros Cadastro para aqueles que não serão Solicitantes no sistema. Para poder cadastrar ou visualizar o perfil do Passageiro, vá Menu: Gerência > Cadastros > Dados de Viagem > Passageiros e escolha uma Empresa. Clique em Cadastrar Novo ou em cima do nome do Passageiro se esse já estiver cadastrado, para editá-lo. Não deixe espaço antes nem ao final dos campos. O cadastrado será usado pelo sistema para comunicar a este Passageiro dos Pedidos reservados/emitidos em seu nome. O Autorizador preferencial virá por default sempre que for feita uma reserva para este Passageiro. No campo dos telefones, apesar de não ser obrigatório é importante que seja cadastrado para que haja contato mediante uma alteração, por exemplo. Os campos marcados com exclamação na cor amarela são de preenchimento obrigatório. Para o Passageiro ter acesso aos Serviços Opcionais, a flag Permite adquirir Serviço Opcional pago deve ser marcada. 73

74 24.3 Cadastros > Justificativas > Desvios de Políticas Neste menu, cadastre todas as Justificativas sobre os Desvios de Políticas. Este cadastro é importante para serem escolhidos dentro dos Pedidos com alguma Política violada. Especifique uma determinada Empresa e Tipo de serviço para aplicar a Justificativa ou deixe todas as Empresas e Todos os tipos de serviço Cadastros > Justificativas > Autorização Negada Neste menu, cadastre todas as Justificativas de Autorização Negada. Este cadastro é importante para serem escolhidos dentro dos Pedidos quando as Autorizações forem negadas pelos Autorizadores Cadastros > Financeiro > Centros de Custo Cadastre os Centros de Custo vinculados a uma Empresa Cliente ou a um Grupo de Empresas (este cadastro não é obrigatório, dependendo da parametrização desta Empresa). Caso já tenha cadastrado e deseja editá-lo, basta utilizar o filtro e clicar em cima do nome do Centro de custo para proceder com a alteração. 74

75 24.6 Cadastros > Financeiro > Projetos Cadastre e pesquise os Projetos vinculados a uma Empresa Cliente (este cadastro não é obrigatório, dependendo da parametrização desta Empresa). Depois de criar o Projeto selecione à qual Empresa Cliente ou Grupo de Empresa ao qual ele estará atrelado e então clique em Salvar Cadastros > Financeiro > Atividades Cadastre e pesquise as Atividades vinculadas a uma Empresa Cliente (este cadastro não é obrigatório, dependendo da parametrização desta Empresa). Depois de criar o Projeto selecione à qual Empresa Cliente ou Grupo de Empresa ao qual ele estará atrelado. Você ainda pode vincular um Projeto à esta Atividade para que ele seja carregado de forma automática dentro do Pedido Reserve. Dentro do cadastro da Empresa, Projetos e Atividades são editáveis. Se forem modificados, ao acessálos no Menu: Cadastros > Financeiro, o nome deverá ser o novo nome atribuído. 75

76 Ex: Projeto modificado para Eventos: Menu: Cadastros> Financeiro> Eventos 24.8 Cadastros > Financeiro > Cartões de Crédito Cadastre e pesquise os cartões corporativos, pessoais e virtuais que serão utilizados pelos Usuários das Empresas Clientes. Para cadastrar um novo cartão, clique em Cadastrar Novo. No campo livre Rótulo, dê um nome de fácil identificação para esse cartão (pode ser usado número e/ou letras). Selecione a Empresa Cliente ao qual esse cartão pertence. A seguir, o tipo de cartão (Pessoal, Corporativo ou Virtual). Depois selecione a bandeira, a data de vencimento do cartão, e preencha os números iniciais e finais do cartão. Por último, escolha os Solicitantes/Passageiros que realizarão as compras dentro do sistema utilizando este cartão. No caso de cartões virtuais não haverá dropdown para a escolha do Solicitante/Passageiro atrelado à ele. O titular, neste caso, é a própria Empresa Cliente e será aplicado a todos os seus Solicitantes/Passageiros. Outra forma de cadastrar cartões de forma personalizada, é o Usuário utilizar o Menu: Meu Reserve preenchendo os dados como no Cadastro Parcial. 76

77 25 Abrindo um Chamado de Suporte ou Consultoria Em caso de quaisquer eventualidades entre em contato com nossa equipe de Suporte ou com nosso PUC, através dos Atendimentos e Consultorias, localizado no seu menu superior. Ao clicar em Suporte, você será direcionado para uma nova tela com duas opções: Consultoria e Suporte. 77

78 Consultoria > Caso precise esclarecer dúvidas ou obter uma consultoria sobre algum produto ou serviço do Reserve, clique em Acessar Consultorias e tenha acesso direto ao seu Ponto Único de Contato (PUC). A criação de uma nova consultoria segue o mesmo conceito já conhecido para as aberturas dos Chamados de Suporte. Acesse suas Consultorias Criadas ou crie uma nova, através de Nova Consultoria. Ao inserir uma Nova Consultoria, selecione a Categoria desejada, e caso o esclarecimento seja relacionado a algum Pedido existente, insira o número do Pedido Reserve. Descreva no campo Conteúdo o texto pertinente a sua dúvida. Você pode anexar até três imagens que ajudem na descrição. Clique em Processar. 78

79 Suporte > Para reportar alguma inconformidade do sistema ou procurar algum Chamado realizado, basta clicar no botão Suporte. Você será direcionado para a tela de Suporte. Para solicitar um Suporte clique no botão Novo Chamado. As abas Suporte e Consultoria podem ser alteradas de acordo com a sua necessidade. 79

80 APÊNDICE I 80

81 APÊNDICE II 81