Sistema de Liderança. Base para a Tomada de Decisão LIDERANÇA

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1 1.1 GOVERNANÇA PÚBLICA E GOVERNABILIDADE: A. Tomada de Decisão, Comunicação e Implementação: A liderança é exercida pela Direção Geral, pelas Diretorias de Assistência e e Recursos Humanos, Assessorias e Coordenações seus respectivos Serviços, Seções e Setores, conforme organograma apresentado no Perfil da Organização e reforçado por 06 (seis) fóruns de discussões e decisões, apresentados no quadro Quadro Fóruns de discussões e decisões Reuniões de café da manhã Reunião realizada às segundas, quartas e sextas-feiras, instituída há 13 anos, com a Alta (Diretor Geral e demais diretores), Coordenadores e Assessores para troca de informações, orientações cotidianas, exposição de problemas e tomada de decisões para resolução daqueles que exigem intervenção mais imediata. Quando necessário, são convidados os funcionários diretamente envolvidos nas ações para participarem do processo decisório. As atas são padronizadas, contêm as ações e os prazos estabelecidos para a condução das questões expostas e são repassadas por meio eletrônico. O monitoramento das ações implementadas é realizado mensalmente. Reuniões das Diretorias com suas equipes - prática mensal, utilizada para a discussão e definição de ações relativas a temas específicos de suas áreas. As atas destas reuniões são padronizadas, as ações e os prazos estabelecidos são registrados, as mesmas são repassadas por meio eletrônico. O acompanhamento das ações é realizado pelas chefias e as pendências são incluídas nas pautas reuniões posteriores. Reuniões do Comitê Gestor - prática mensal que reúne o colegiado formado pela Alta e Serviço de Gestão pela Qualidade. Tem como foco principal o acompanhamento e a aprovação de ações de melhoria relacionadas à análise crítica do desempenho e aos processos externos de avaliação (certificações e premiações). As atas destas reuniões são padronizadas, as ações e os prazos estabelecidos são registrados, as mesmas são repassadas por meio eletrônico. O acompanhamento das ações é realizado pelo Serviço de Gestão pela Qualidade. Reuniões do Conselho Técnico Administrativo (CTA) prática mensal, reúne a Alta com os representantes dos diversos níveis de lideranças, tem como objetivo a divulgação de informações por todas as partes e a tomada de decisões para questões comuns a todas as unidades. As atas destas reuniões são padronizadas, o acompanhamento das ações é realizado pelo Diretor e as pendências são incluídas nas pautas de reuniões posteriores para serem analisadas e reencaminhadas. Planejamento Estratégico - prática anual, onde a Alta e os representantes dos diversos níveis de lideranças definem o Realinhamento Estratégico da Instituição, cujo produto é o plano de metas para o próximo período, e concomitantemente avaliam a disseminação, continuidade e necessidade de inovações. Todo planejamento é documentado e uma série de apresentações é realizada pela Alta para divulgação. Comitê Financeiro prática mensal, reúne a Alta e Diretoria da Fundarj para análise de despesas e receitas e tomada de decisão quanto a viabilidade de novas despesas e investimentos. Registrada em ata e monitorada por indicadores. Nos processos decisórios das Coordenações, Assessorias, Serviços, Seções e Setores a postura da Alta Direção é de descentralização, dando 10 autonomia administrativa ao corpo gerencial. As decisões são comunicadas às partes interessadas conforme apresentado no Quadro A implementação se dá pelas áreas específicas, as ações são acompanhadas pelas gerências e líderes de processos, estando sempre a Diretoria informada do seu andamento através de correio eletrônico e/ou atas das diversas reuniões realizadas. A Alta e lideranças participam dos fóruns de decisão nas áreas de atuação, assegurando a coerência dos projetos institucionais com as políticas públicas, programas e ações de governo. Utilizam dados e informações que traduzem as necessidades das partes interessadas. Assim, o sistema de liderança do HEMORIO assegura o atendimento harmônico e balanceado na tomada de decisões, bem como o alinhamento às diretrizes estratégicas. Na fig encontra-se a representação detalhada do Sistema de Liderança. Fig Liderança Mecanismos e bases de informação para a tomada de decisão Reuniões das Diretorias Ouvidoria s Auditorias Planejamento Estratégico Sistema de Liderança Base para a Tomada de Decisão Café da Manhã Demonstração de Resultados LIDERANÇA Conselho Funcional Comitê Gestor Avaliação do Conselho Técnico Administrativo Pesquisas de Satisfação Avaliações Externas 30 Minutos da Qualidade Quadro Comunicação das Decisões Força de Trabalho: reuniões, , intranet, atos internos, circulares, ordens de serviço, murais. Clientes: reuniões, internet, folders, manuais, , ofícios, correspondências, cartilhas e meios de comunicação. Fornecedores: ofícios, reuniões, e Diário Oficial. Sociedade: meios de comunicação, internet, reuniões e e- mail. B. Estabelecimento e atualização dos Valores e Princípios Organizacionais: O HEMORIO, órgão da Pública Estadual Poder Executivo, subordinado à SESDEC, define seus valores e princípios organizacionais em conformidade ao que rege o Regulamento do Estatuto dos Funcionários Públicos Civis RJ. Sendo assim os valores disseminados e internalizados são os do HEMORIO, que estão alinhados aos valores da administração pública e aos princípios da SESDEC e do Governo do Estado. No final de 2006, em um

2 curso de lideranças, foram escolhidos durante o treinamento, os valores das chefias, a partir dos valores do HEMORIO. Unindo os estudos foi realizado um workshop para a adaptação desses valores. Os valores foram atualizados, permanecem até o momento e estão definidos de acordo com os princípios da Ética. Na busca pela credibilidade, a instituição reconhece os resultados da equipe e adota posturas relevantes para a sociedade. São eles: Humanização, Integração, Respeito, Comprometimento e Desenvolvimento. C. Identificação, Classificação, Análise e Tratamento dos Riscos Organizacionais: O HEMORIO identifica, classifica e trata os riscos organizacionais no estudo do cenário externo, na fase do pré-planejamento, com a participação da Alta e lideranças; para realizar o estudo das variáveis externas à organização (estudo dos cenários Político, Social e Econômico- Financeiro). A partir deste estudo, outros grupos formados por líderes e profissionais de diversas áreas trabalham as informações qualitativas e quantitativas através da seleção das Ameaças e Oportunidades que se relacionam com os macro processos institucionais e que influenciam no ambiente interno. Diante desta análise, as metas já existentes são relacionadas com a ameaça ou oportunidades identificadas, ou novas metas são criadas ou substituídas. Em todas as reuniões de análise crítica são analisadas as causas do não atendimento das metas, estabelecendo as relações de causa e efeito entre eventos externos e internos à organização e os desvios e barreiras e as ações para corrigi-los ou eliminá-los. Todos os registros e análises são efetuados através do SIG. Os aspectos relativos ao ambiente externo e interno são considerados no estudo, sendo utilizados para a formulação de estratégias (ações). Nos quadros e do Critério 2 Estratégia e Planos são apresentados os elementos de análise. D. Prestação de Contas: A interação para prestação de contas entre a Alta e as partes interessadas ocorre conforme apresentado no Quadro Importante ressaltar que sempre é demonstrado o comprometimento com as diretrizes e estratégias definidas na instituição, o respeito às políticas públicas, programas e ações de governo. Quadro Interação com as partes interessadas. Conselho Funcional Prática estabelecida em Tem caráter multi-setorial, é formado por representantes dos setores indicados por seus pares, que se reúnem mensalmente com a DG. Estabelece-se assim uma forma direta de comunicação, de identificação de problemas e de apresentação de sugestões pela força de trabalho para a melhoria do desempenho pela força de trabalho. 30 minutos da Qualidade Encontros setoriais realizados pela DG há 6 anos, tendo como objetivo ouvir dos colaboradores o relato sobre o que percebem do 11 HEMORIO, seu ambiente de trabalho e as sugestões de melhoria. Associações de Pacientes do HEMORIO O HEMORIO disponibiliza espaço físico para a atuação das Associações de Pacientes. Seus membros têm canal de comunicação com Alta através de reuniões e integram o Comitê de Ética em Pesquisa. Câmaras Técnicas Contribui na elaboração de normativas E pareceres nas áreas de atuação do HEMORIO. Reuniões com Fornecedores para apresentação do Plano de Metas. Conselhos de Saúde A Alta e seus representantes formais, estabelecidos através de eleição interna conduzida pelo Conselho Distrital de Saúde da AP1 (área geográfica do HEMORIO), nos últimos 5 anos participam regularmente das reuniões dos Conselhos Estadual, Municipal e Distrital de Saúde. Reuniões de Integração com a Associação de Voluntários HEMORIO A ACRI vem continuamente, nos últimos 3 anos, desenvolvendo reuniões mensais com os voluntários com o objetivo de levantar as suas necessidades e integrá-los à Instituição. A partir desse contato, o Projeto de Voluntariado é adequado às expectativas dos participantes e à necessidade Institucional. Em 2004 foi formalizada legalmente a Associação de Voluntários do HEMORIO, contanto atualmente com estatuto, missão, espaço físico e site. Anualmente é encaminhado à SESDEC um exemplar do Planejamento Estratégico para análise e posterior emissão de parecer que considera a Missão, assim como as metas estabelecidas, em consonância com o Planejamento Estratégico da SESDEC. As práticas para avaliação da gestão e padrões de trabalho organizacionais são apresentadas no quadro A metodologia global é apresentada na Fig Quadro Sistema de Liderança Práticas de Aprendizado Reunião semestral de acompanhamento do Global; Seminário de Gestão Estratégica. Índice de metas alcançadas na Avaliação de Global (8.6.20); Certificação pela CBA/JCI e AABB ( e ); Índice de conformidade com os padrões da AABB (8.6.14). No quadro são descritas algumas das inovações e melhorias implementadas. Quadro Sistema de Liderança Inovações e Melhorias Inovação/ Melhoria Reestruturação do Manual da Qualidade e Segurança Reestruturação do Manual de Competências Reeestruturação do Manual da Organização Ano Responsáv el 2009 SVGQ/DAH 2008 SVGQ/DAH 2007 SVGQ/DAH Reestruturação do Organograma 2006 DAH Revisão do Regulamento Interno 2006 SVGQ Criação do SIG-D Sistema de Informações Gerenciais Direcionadas 2006 CAEI

3 Elaboração do Manual de Programa Gerenciando com Pessoas Automação da Avaliação de 2006 SVRHl 2005 SVRH 2005 SVRH Elaboração do Código de Ética 2005 CTEN Seminário de Gestão Estratégica (PE) refinamento da metodologia de elaboração do PE, viabilizando a participação de um maior contingente da força de trabalho DAH As inovações e melhorias foram implementadas após o cumprimento das seguintes fases: apresentação das propostas nos fóruns de discussão/decisão e/ou no Planejamento Estratégico; aprovação; elaboração de estratégias para divulgação e fase de execução propriamente dita. Fig Estrutura de Padrões e Controle Definição de Padrões Estudo do Projeto Por Comissões / Grupos de Trabalho Aprendizado Considerando nível de abrangência / Foco Ação Revisão de Normas e Projetos Reuniões Setoriais Treinamentos em Serviço Verificação Monitoramento por Responsável - pessoa ou setor Cronograma Normatização e acompanhamento de rotina Comparação Reuniões Setoriais Reuniões das Coordenações Auditorias Auditorias de Follow up Relatórios Busca ativa de não conformidades 1.2 SISTEMA DE LIDERANÇA: A. Disseminação dos Valores da Pública e das Diretrizes de Governo: O HEMORIO é um órgão da Pública Estadual Poder Executivo, subordinado à Secretaria de Estado de Saúde e Defesa Civil do Rio de Janeiro (SESDEC). Os valores da SESDEC são disseminados através dos seguintes canais de comunicação representados no quadro Quadro Canais de Comunicação Valores e Diretrizes de Governo Intranet através de s enviados contendo informações recebidas da Conexão SESDEC (informativo da Secretaria de Saúde e Defesa Civil). Internet através da página do HEMORIO, acesso ao link da SESDEC com as principais diretrizes de governo. Conexão SESDEC através de s, acesso ao link da SESDEC. B. Busca de Novas Oportunidades: O HEMORIO não é unidade orçamentária e assim não dispõe de dotações específicas para a realização de todos os seus programas de trabalho. A alta administração atua continuamente para garantir o aporte de recursos, sejam os gerados pelos serviços realizados, sejam os disponibilizados pelos órgãos financiadores. Por ação direta da Alta, há convênio firmado entre o Governo do Estado do Rio de Janeiro e a FUNDARJ, disponibilizando para o HEMORIO os recursos gerados pela produção de serviços. Em relação a estes, a alta administração monitora continuamente os valores gerados pela produção, intervindo junto à Secretaria Municipal de Saúde (o município do RJ tem gestão plena) no sentido de garantir os repasses devidos. Na esfera estadual, participa ativamente das atividades da Secretaria de Estado de Saúde relacionadas à inclusão e aprovação de projetos de desenvolvimento institucional (PPA, Conselho Intergestores Bipartite CIB, Conselho Estadual de Saúde). Na esfera Federal busca oportunidades de financiamento para o desenvolvimento institucional, estimulando, motivando e orientando a força de trabalho na elaboração de projetos de crescimento e desenvolvimento, o mesmo ocorrendo junto aos órgãos de incentivo (FAPERJ e FINEP). Busca parcerias institucionais para a execução de projetos não previstos nas fontes de financiamento anteriormente citadas. No quadro são descritos alguns dos projetos de melhorias viabilizados por ação pessoal da Alta. Quadro Sistema de Liderança Melhorias Garantidas pela Alta. FINEP implantação do PGQT Sistema de Gestão FUNDARJ acreditação pela AABB Infra-estrutura de trabalho Comunicação Interna Comunicação Externa SESDEC acreditação pela JCI FUNDARJ Desenvolvimento dos sistemas aplicativos de gerenciamento e operacionalização das atividades do HEMORIO Ministério da Saúde construção do Centro Cirúrgico e de Transplante de Medula Óssea e aquisição de equipamentos para modernização da Central de Esterilização. FAPERJ modernização da Biblioteca e aquisição de microcomputadores. ABEDH Projeto arquitetônico para Expansão das Atividades Educacionais FINEP - Laboratório de Controle de Qualidade da Hemoterapia. FUNDARJ desenvolvimento da Intranet Pró Vita sistema de sinalização e chamada eletrônica do ambulatório. Mídia (TV e Rádio) campanhas de doação de sangue. FUNDARJ desenvolvimento da Internet. Contemporânea campanhas para doação de sangue. Clipe na Web Clipping do HEMORIO no site institucional. 12

4 B.2. Comprometimento com as partes interessadas: A interação da Alta com as partes interessadas ocorre conforme apresentado no Quadro Importante ressaltar que sempre é demonstrado o comprometimento com as diretrizes e estratégias definidas na instituição, o respeito às políticas públicas, programas e ações de governo. Quadro Sistema de Liderança Interação com as partes interessadas. Conselho Funcional Prática estabelecida em Tem caráter multi-setorial, é formado por representantes dos setores indicados por seus pares, que se reúnem mensalmente com a DG. Estabelece-se assim uma forma direta de comunicação, de identificação de problemas e de apresentação de sugestões pela força de trabalho para a melhoria do desempenho pela força de trabalho. 30 minutos da Qualidade Encontros setoriais realizados pela DG há 6 anos, tendo como objetivo ouvir dos colaboradores o relato sobre o que percebem do HEMORIO, seu ambiente de trabalho e as sugestões de melhoria. Associações de Pacientes do HEMORIO O HEMORIO disponibiliza espaço físico para a atuação das Associações de Pacientes. Seus membros têm canal de comunicação com Alta através de reuniões e integram o Comitê de Ética em Pesquisa. Câmaras Técnicas Contribui na elaboração de normativas E pareceres nas áreas de atuação do HEMORIO. Reuniões com Fornecedores para apresentação do Plano de Metas. Conselhos de Saúde A Alta e seus representantes formais, estabelecidos através de eleição interna conduzida pelo Conselho Distrital de Saúde da AP1 (área geográfica do HEMORIO), nos últimos 5 anos participam regularmente das reuniões dos Conselhos Estadual, Municipal e Distrital de Saúde. Reuniões de Integração com a Associação de Voluntários HEMORIO A ACI vem continuamente, nos últimos 3 anos, desenvolvendo reuniões mensais com os voluntários com o objetivo de levantar as suas necessidades e integrá-los à Instituição. A partir desse contato, o Projeto de Voluntariado é adequado às expectativas dos participantes e à necessidade Institucional. Em 2004 foi formalizada legalmente a Associação de Voluntários do HEMORIO, contanto atualmente com estatuto, missão, espaço físico e site. Além das práticas envolvendo ação direta junto a grupos das partes interessadas e das reuniões apresentadas na alínea A, cita-se o envolvimento direto da Alta na avaliação e no monitoramento de: satisfação dos pacientes, doadores e funcionários apontada nas pesquisas anuais e nos registros da Ouvidoria; imagem e identificação institucional pela população apontadas na pesquisa Top of Mind ; adequação às normas dos órgãos financiadores através dos pareceres, relatórios de acompanhamento e auditorias. Todas as práticas são fontes de informações que subsidiam a tomada de decisão. C. Disseminação dos Valores e Princípios Organizacionais: 13 A disseminação dos valores, diretrizes e princípios organizacionais ocorre através dos principais canais de comunicação apresentados no Quadro Quadro Cultura da excelência Disseminação dos Valores e Diretrizes Organizacionais Disseminação Visual Expresso HEMORIO, Quadro de Avisos e Murais. Divulgação Eletrônica Intranet (Fig ) e Internet. Divulgação Impressa Código de Ética, Regulamento Interno e Manual do Paciente. Seminário de Gestão Estratégica - Anualmente, um dos Valores da Instituição é selecionado para tema central do Seminário. Apresentação do Planejamento Estratégico apresentações do PE feitas pela Alta, junto às diretrizes e valores. O entendimento e aplicação dos valores e diretrizes são aferidos através da pesquisa de clima organizacional, que contém assertivas abordando estes temas. A análise critica da pesquisa possibilita, ainda, conhecer o nível de entendimento pela força de trabalho segundo a estrutura organizacional, o cargo e a categoria profissional. A Alta atua para assegurar o entendimento dos valores e das diretrizes através do sistema de liderança (fig ). Fig Página da Intranet do HEMORIO com a divulgação da Missão, Visão e Valores O HEMORIO presta conta de seus resultados através da participação nos Conselhos Distrital e Estadual de Saúde (órgãos deliberativos e fiscalizadores das ações do HEMORIO dentro do SUS); na pactuação dos mesmos junto à Comissão Intergestora Bipartite (onde há representantes da comunidade) e reuniões dos Conselhos Distrital e Estadual de Saúde. D. Comprometimento com a Cultura de Excelência: A Alta incentiva o comprometimento de todos com a cultura de excelência através do apoio permanente à participação nos ciclos de premiações do PQRIO e do PQGF, com a participação das lideranças e da força de trabalho nas cerimônias de premiação (Fig ) e a realização de eventos internos de reconhecimento

5 e celebração pelo resultado alcançado. As ações empreendidas para a promoção da excelência da gestão iniciaram-se em 1995, na introdução dos conceitos relacionados à Cultura de Excelência através da realização de cursos de gestão pela qualidade, normatização, auditoria, indicadores, análise e melhoria de processos, desenvolvimento gerencial pela qualidade, formação de multiplicadores, entre outros. Atualmente, os cursos Básico de Gestão pela Qualidade, Curso de Prevenção de Acidentes, Curso de Combate e Prevenção de Incêndios integram o Programa de Adaptação Funcional. São ministrados por multiplicadores internos, que transmitem os conceitos, diretrizes e práticas institucionais para a qualidade. Outras ações empreendidas para promover a excelência da gestão são:participação da força de trabalho no Seminário de Gestão Estratégica, na elaboração dos documentos submetidos às avaliações externas e nas propostas de ações para a correção de não conformidades apontadas nas mesmas; apoio a participação de funcionários como Examinadores, Examinadores Seniores, Instrutores, Consultores Ad hoc e membros de equipes técnicas nos processos de Avaliação em Prêmios Regionais, Setoriais e do PQGF; reuniões de acompanhamento de metas; avaliação da satisfação do funcionário e da liderança dos gestores através da pesquisa de clima organizacional; realização anual do Encontro de e Qualidade. Em 2005, completados 10 anos de Gestão pela Qualidade, foi realizada a 1ª Semana Interna de Qualidade incorporada ao calendário oficial da instituição e Concurso da Logomarca 10 Anos da Qualidade HEMORIO, com premiação da logo campeã. Fig Participação da Força de Trabalho na Cerimônia de Premiação Troféu do PQGF/Ciclo 2007 E. Definição, identificação e desenvolvimento das habilidades de liderança: As habilidades das lideranças são definidas e identificadas pelo Serviço de Planejamento e Desenvolvimento Funcional por práticas que, desde a sua inicial implantação em 1996, foram sucessivamente avaliadas e refinadas, tanto pelos resultados práticos que trouxeram para o HEMORIO, quanto pelo conhecimento de 14 experiências de sucesso em outras organizações aplicáveis à instituição. As competências desejadas pelas lideranças encontram-se alinhadas aos fatores descritos no Manual de Cargos e aos requisitos emanados das avaliações externas a que se submete o HEMORIO, principalmente aqueles relacionados ao pensamento e ação estratégicos, gestão de pessoas, clientes, processos de trabalho, resultados, empreendorismo e aprendizado organizacional, entre outros. O quadro apresenta as ferramentas onde estão definidas as competências e o Quadro os requisitos básicos das mesmas. Quadro Sistema de Liderança Ferramentas para Definição de Competências Descreve a formação curricular, Manual de Cargos responsabilidades e habilidades necessárias aos Cargos de Chefia, inclusive da Alta. Descreve 20 fatores de competência Avaliação de e, entre outras análises, registra os funcionários que obtiveram conceito Excelente em todos os fatores. Quadro Sistema de Liderança - Fatores e Requisitos de Competência para as lideranças Pensamento e ação Comportamento ético, visão e estratégicos projeção de futuro, planejamento, decisão e ações baseadas em fatos. Motivação, comunicação, administração de conflitos, Gestão de Pessoas relacionamento inter-pessoal, conhecimento dos processos de gestão de pessoas. Excelência do atendimento, Clientes identificação de necessidades, divulgação de produtos e serviços, relacionamento. Processos de Trabalho Resultados Empreendorismo Responsabilidade Social e Ambiental Identificação de atribuições, padrões, análise, medições, controle e melhorias. Comprometimento com metas, medição e avaliação de resultados. Gestão financeira, de projetos e inovações. Comportamento ético, preservação ambiental. Para a avaliação dos líderes é utilizada a Avaliação de Funcional. Foi iniciada em 1996, é aplicada anualmente a todos os colaboradores, contemplando 20 fatores de competência a fim de conhecer o desempenho percebido pelas lideranças hierarquicamente superiores bem como a de seus subordinados (avaliação 180º). Há dois anos é realizada em meio eletrônico, tem etapas (auto-avaliação, avaliação pela chefia imediata e pela equipe) e cronograma definidos. As práticas encontram-se atualmente consolidadas no Programa Gerenciando com Pessoas, que contempla, além daquelas anteriormente descritas, planos de treinamento e desenvolvimento de pessoal. Para o desenvolvimento das lideranças, em 1998 foi realizado o primeiro curso de gestão hospitalar para 28 lideranças. Desde então, a alta administração realiza eventos voltados para o

6 desenvolvimento gerencial das lideranças, bem como estimula e apóia a participação das lideranças em cursos de especialização em gestão. A capacitação gerencial das lideranças é monitorada pela Coordenação de Desenvolvimento Institucional. Daquelas estabelecidas para monitoramento (chefias de Serviço, Coordenações e Diretorias), 70% têm curso de especialização em Gestão em Saúde concluído. Objetivando aprimorar as competências gerenciais inerentes à liderança foram realizados os eventos - Gerenciando pelo Exemplo em 2004 e o Programa de Capacitação de em O segundo aconteceu em duas etapas: Etapa I Delineamento dos Perfis das e dos processos (aplicação de questionário de estilos comportamentais, entrevistas individuais, delineamento do perfil de competências das áreas segundo o manual de cargos, delineamento dos perfis das áreas pelas lideranças dos macroprocessos e cruzamento dos perfis das lideranças x processos). Etapa II Realização do curso de Capacitação de. Além das ações voltadas para o desenvolvimento em gestão, na área técnica a Alta apóia a participação de lideranças e colaboradores com potencial de liderança em eventos de desenvolvimento técnico-científico, pós-graduação e mestrado em diversas áreas, mantendo-os, desta forma, atualizados nas suas respectivas áreas de atuação. A identificação de colaboradores com potencial exercício de liderança é realizada através de diversas atividades, a saber: reuniões do Conselho Funcional, 30 Minutos da Qualidade, resultados da Avaliação de, atuação nas equipes multiprofissionais, nas reuniões de pré-planejamento estratégico, posicionamento durante as apresentações de acompanhamento do planejamento estratégico e produção técnicocientífica. Finalmente, as práticas de gestão de lideranças e padrões de trabalho com seus métodos de controle são apresentados no Quadro e sua verificação no Quadro Quadro Sistema de Liderança - Práticas de Gestão e Padrões de Trabalho Disseminação, Prática de Gestão Padrão de Trabalho Responsável Continuidade Controle Manual de Cargos Todo o Regulamento Interno HEMORIO 1. Gestão baseada Organograma em competências Documentos Desde 1995 Normativos Revisão anual 2. Avaliação de Funcional 3. Grupos de Gestão e Fóruns das partes interessadas Avaliação de desempenho eletrônica Reuniões com periodicidades e Finalidades estabelecidas Todo o Hemorio SVRH Desde 2005 Revisão anual Todo o HEMORIO Desde 1996 Atas de Avaliação de Pesquisa de Clima Organizacional reuniões Todo o Hemorio SVRH Desde 2003 Reuniões de avaliação das pesquisas Quadro Liderança Verificação das Práticas de Gestão e Padrões de Trabalho Resolutividade das reuniões de café da manhã e do Conselho Funcional, classificação final da pesquisa de clima organizacional, índice de participação da força de trabalho na avaliação de desempenho funcional, índice de participação da força de trabalho nos cursos de Qualidade da Gestão, atualizações dos documentos normativos e do manual de cargos. F. Implementação do Sistema de Gestão: O estabelecimento dos principais padrões de trabalho tem como balizadores os valores, a missão e a visão institucionais. São definidos a partir das legislações pertinentes e fundamentados nos sistemas externos de avaliações. Os principais critérios utilizados para estabelecimento dos padrões de trabalho são: estímulo à melhoria contínua; obtenção de resultados e cumprimento de metas; atendimento à legislação; facilitação da execução das atividades, da análise crítica do desempenho e pró - atividade na identificação de não conformidades. Os principais padrões de trabalho com responsáveis e indicadores/ informação qualitativa são apresentados no quadro Quadro Cultura da Excelência Principais Padrões de Trabalho, indicadores/informações qualitativas e responsáveis Indicador/ Padrões Responsável informação qualitativa Regulamento: Estatuto dos Funcionários Públicos Civis; Interno. Regulamentações, portarias e manuais governamentais. Controle do Planejamento Estratégico Normas e Procedimentos Operacionais Padrões de Acreditação Hospitalar CBA/ JCI Padrões da AABB Critérios de Excelência (PQGF, PQRio, PNQ) e Acreditações (AABB e CBA/JCI) Coordenações Técnicas Comitê de Normatização Grupo Facilitador do CBA/JCI Grupo Facilitador do AABB Comitê Gestor Cumprimento do Estatuto; Atualização do Regulamento interno Cumprimento das normativas Avaliação do Institucional Cumprimento e Atualização dos documentos normativos Índice de Conformidade de Atendimento aos Padrões Índice de Conformidade de Atendimento aos Padrões Índice de Conformidade de Atendimento aos Padrões

7 Pesquisas: Satisfação de Doadores, Pacientes; Clima Organizacional Top of Mind; Programas SESDEC e MS Códigos de Éticas das diversas profissões Central de Estatística e Informações Alta Alta Índices de satisfação (paciente,doadore s, clima organizacional); conhecimento espontâneo da marca Hemorio Cumprimento dos programas Cumprimento da regulamentação do exercício profissional Os padrões são disseminados durante as reuniões das diretorias, coordenações, no CTA, pela Intranet, Internet, pela disponibilização de manuais, de instrumentos e relatórios de avaliação e ainda por meio dos treinamentos em serviço. G. Aprendizado Organizacional: A Alta estimula a participação dos colaboradores na apresentação de idéias, inovações e melhorias nos processos técnicos e de gestão. Duas práticas - 30 minutos da Qualidade e Conselho Funcional. Ressaltam-se suas características: a primeira tem caráter setorial, a segunda é multi setorial e agrega aos objetivos da primeira o caráter informativo e de interação de colaboradores de diferentes Unidades Funcionais. Os registros são efetuados, desencadeando ações pela Alta e Coordenações. O Programa Setorial de Idéias, com ciclos anuais desde 2000, é o programa de apresentação de melhorias setoriais através da exposição de propostas de caráter criativo e inovador. A participação pode ser individual ou em equipe e ocorre em duas categorias: proposta nova e proposta implantada. Conta com cronograma, ficha de inscrição e divulgação. As propostas são expostas através de cartazes, na avaliação dos trabalhos há a participação do Conselho Funcional, a equipe vencedora é publicamente premiada e as demais recebidas pela DG, que faz os comentários sobre a sugestão apresentada e a proposta para sua condução. É reavaliado ao término de cada ciclo. Na área técnica, incentiva e apóia a participação dos colaboradores em eventos científicos, propiciando atualização profissional e tecnológica, que são transmitidas às partes interessadas através do Relatório Rápido. deste estudo, outros grupos formados por líderes e profissionais de diversas áreas trabalham as informações qualitativas e quantitativas através da seleção das Ameaças e Oportunidades que se relacionam com os macroprocessos institucionais e que influenciam no ambiente interno. Diante desta análise, as metas já existentes são relacionadas com a ameaça ou oportunidades identificadas, ou novas metas são criadas ou substituídas. Em todas as reuniões de análise crítica são analisadas as causas do não atendimento das metas, estabelecendo as relações de causa e efeito entre eventos externos e internos à organização e os desvios e barreiras e as ações para corrigi-los ou eliminá-los. Todos os registros e análises são efetuados através do SIG. O HEMORIO utiliza informações comparativas pertinentes referentes aos procedimentos técnicos e gerenciais praticados em unidades de saúde e outras que se assemelham ao seu método de trabalho. B. Análise crítica de desempenho global: O desempenho global do HEMORIO é analisado através do resultado do balanceamento das metas estratégicas e na verificação do comportamento dos indicadores que influenciaram positiva e negativamente no resultado final. A estrutura de análise e demonstrada na figura e a ferramenta de acompanhamento figura Fig Estrutura de Análise Crítica de GESTÃO - Organizacional - Financeira - Da força de trabalho - Da qualidade ESTRUTURA DA ANÁLISE CRITICA DO DESEMPENHO CLIENTES - Atendimento ao paciente - Atendimento ao doador - Atendimento à hemorrede OUTPS Perspectivas Gerenciais Missão e Visão de Futuro INPUTS Objetivos Estratégicos Indicadores Informações Qualitativas Metas e Estratégias DR e ADI (semestrais) Base para realinhamento anual PROCESSOS E MÉTODOS DE TRABALHO - Gerência do ambiente (AABB e CBA/JCI) - Abastecimento DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL - Incorporação de tecnologia - Ensino e pesquisa - Imagem Fig Ferramenta de Análise Crítica de 1.3 ANÁLISE DO DESEMPENHO DA ORGANIZAÇÃO: A. Utilização das Informações Comparativas na Análise Crítica: Nas atividades pré-seminário do Planejamento Estratégico anual são formados grupos de trabalho, com a participação da Alta e lideranças, para realizar o estudo das variáveis externas à organização (estudo dos cenários: Político, Social e Econômico-Financeiro). A partir 16

8 As práticas utilizadas para a análise são apresentadas no quadro Quadro Análise Crítica do Global Práticas de Análise Período Participantes Objetivo Mensal Março/ Setembro Junho/ Dezembro Alta e SVGQ e Colaboradores e Colaboradores Comitê Gestor Acompanhamento das metas Demonstração de Resultados (DR) Análise de Indicadores Avaliação de Institucional (ADI) Análise de Metas C. Avaliação das Estratégias e Objetivos Organizacionais: As práticas do quadro são integrantes do calendário oficial de reuniões da Alta, quando são avaliadas as estratégias e planos de ação através dos resultados apontados no controle do planejamento, dos pontos problemáticos, das propostas e ações para correção dos problemas, verificando-se o atendimento das necessidades das partes interessadas. A avaliação dos programas e ações de governo sob responsabilidade do HEMORIO é realizada através das práticas anteriormente citadas, pois os mesmos integram o plano estratégico institucional. Os sistemas de controle interno, tribunais de contas e auditoria externas estão diretamente ligados à SESDEC; o HEMORIO, quando necessário, subsidia a SESDEC com informações enviadas em documentos formais. D. Comunicação das Decisões à força de Trabalho: Na divulgação das decisões da análise crítica a Alta envolve-se diretamente no processo, de forma a comunicar as decisões a todos os níveis do HEMORIO, o que é evidenciado nas reuniões realizadas pela Direção Geral com os funcionários de diversos setores. Os principais meios de divulgação utilizados são apresentados no quadro Quadro Análise Crítica do Global Meios de Divulgação MEIOS Partes Interessadas INFORMAÇÃO Níveis Quadros de avisos, Expresso HEMORIO, INTERNET, INTRANET Força de trabalho Clientes Fornecedores Todos os níveis Circulares, Ordens de Serviço Força de trabalho Todos os níveis Reuniões do CTA Nível gerencial Decisões tomadas nas reuniões de análise crítica, tanto relacionadas aos resultados dos indicadores como em relação às metas e ações do planejamento estratégico. Informações e decisões de caráter operacional. Apresentadas as decisões tomadas nos níveis hierárquicos mais altos do 17 Reuniões de Coordenações e setoriais Força de trabalho Nível gerencial e operacional Meios de Comunicação Clientes Sociedade Todos os níveis sistema de liderança e as principais estratégias para sua execução. Desdobramento gerencial e setorial da reunião do CTA Comunicados sobre a situação da doação de sangue, de medula e decisões sobre programas de saúde sob responsabilidade do HEMORIO. E. Acompanhamento das Decisões Decorrentes da Análise Crítica: O acompanhamento das ações decorrentes da análise crítica é realizado através da apresentação dos resultados pelos responsáveis definidos para a execução da proposição/ação. Os resultados são apresentados nas reuniões de avaliação de desempenho global, ou em práticas institucionais mais freqüentes, conforme a gravidade e a urgência de correção do problema identificado. O controle das práticas de gestão e a verificação do cumprimento são realizados conforme apresentado nos quadros e Quadro Análise Crítica do Global Práticas de Gestão e Padrões de Trabalho Prática de Gestão 1. Análise Crítica do 2. Reunião de Avaliação de Institucional Padrão de Trabalho Relatório do Planejamento Estratégico Sistema de Informações Gerenciais - SIG Sistema de Informações Gerenciais Disseminação, Responsável Continuidade Controle Todo o HEMORIO Alta Desde 2002, semestral Comitê Gestor Todo o Hemorio Desde 2002, semestral Quadro Análise Crítica do Global Verificação das Práticas de Gestão e Padrões de Trabalho Atualização de informações no SIG, atas do Comitê Gestor, Índice de metas alcançadas na Avaliação de Global (8.6.20). As ações decorrentes da análise crítica são validadas nas reuniões do Comitê Gestor, das Diretorias e no Planejamento Estratégico. A disseminação é efetuada através das reuniões de diretorias, CTA, reuniões de Coordenações e setoriais. O sistema de aprendizado para avaliação das práticas de gestão e a implementação das melhorias e/ou inovações está descrito nos quadros e Quadro Análise Crítica do Global Práticas Específicas de Aprendizado Análise dos relatórios de não conformidades das avaliações e

9 certificações; Reuniões semestrais de avaliação de desempenho institucional; Seminário de Gestão Estratégica Premiações e certificações obtidas - AABB, CBA/ Premiações e Certificações CBA/JCI e AABB ( e ); Premiação Troféu do PQGF Ciclo 2007, Certificação PQRio; Quadro Análise Crítica do Global - Inovações e Melhorias Inovação/ Melhoria Ano Responsável Criação da Matriz REAL 2009 DAH Realinhamento Estratégico enfatizado em quatro pilares (Marketing, Financeiro, 2008 DAH Informações e Recursos Humanos) Criação da matriz CPA 2007 DAH Correlacionamento das metas gerenciais e operacionais às metas estratégicas e consolidação para obtenção do resultado global institucional (Fig.1.3.3) DAH As inovações e melhorias foram implementadas após o cumprimento das seguintes fases: apresentação das propostas nos fóruns de discussão/decisão e/ou no Planejamento Estratégico; aprovação; elaboração de estratégias para divulgação e fase de execução propriamente dita. Fig Resultado Global Institucional O sistema de aprendizado para avaliação das práticas de gestão e a implementação das melhorias e/ou inovações está descrito na nos quadros e Quadro Cultura da Excelência Práticas Específicas de Aprendizado Participação em processos externos de avaliação e certificação: PQRio (de 2000 à 2004), PQGF (desde 2001), AABB e CBA/JCI (primeira certificação em 2001, recertificado 2 vezes); Reuniões para análise dos relatórios de não conformidades das avaliações e certificações com elaboração de planos de melhorias; Reuniões semestrais de avaliação de desempenho institucional; Seminário de Gestão Estratégica Premiações e Certificações CBA/JCI e AABB ( e ,); Premiação Troféu do PQGF Ciclo 2007, Certificação PQRio; Correção das não conformidades e melhorias implementadas; Encontros de e Qualidade realizados 18