Sistema ASI - Almoxarifado. Manual do usuário

Transcrição

1 Sistema ASI - Almoxarifado Manual do usuário i

2 AlmoxWeb Índice 1. Apresentação 5 2. Navegação Navegação Acesso ao Sistema Expiração da senha Acesso ao menu geral Botões e Funcionalidades Estrutura Linear do Menu Barra de Ferramentas Composição da Barra de Ferramentas Consultando um Registro Consultando um Campo Movimentação Movimentação A Entrada de Materiais no Almoxarifado Entrada - Interagindo com o sistema Compras Solicitação Baixa Estorno Transferência entre contas Alterando uma entrada Requisição Requisição Cadastro Autorização Atendimento Recebimento Transferência Almoxarifado Transferência Almoxarifado Cadastro Atendimento Recebimento Devolução Devolução Cadastro de devolução Recebimento de Devolução Registro de Observações Estoque Estoque Classificação Quanto à Natureza Quanto ao Consumo Quanto à Criticidade Quanto ao Valor Política de Compras Política de Compras Parâmetros Transferência de Endereço 85 ii

3 Índice 7. Compra Pedido de Ressuprimento Pedido de Compra Evento Previsão de Consumo por UR Cadastro Autorização Confirmação Registro de Preço Cadastro Atendimento Autorização Consulta de Registro de Preço Nível de Estoque Relatório de Empenho Inventário Segurança Usuário Perfil Consultando e/ou Alterando um Perfil cadastrado Tabelas Estrutura Organizacional Almoxarifado Centro de Custos Unidade Administrativa Unidade de Requisição Entidade Externa Fornecedor Órgão Externo Lançamentos Tipo de Observação Documentação de Lançamentos Operações Estoque Endereço de Estoque Localidade País Região Unidade de Federação UF Cidade Instalação Endereço Funcionário Material Por órgão Catálogo Restrito Etiquetas Endereçamento de Material Financeiro Ano/Mês Referência U.G RMMA/ RMAA Prévia RMA 181 iii

4 AlmoxWeb 12. Impressão de Relatórios Relatórios Gerenciais Materiais não movimentados Movimentação Entradas Saídas Posição de Estoque Materiais Vendidos - Fornecedor Fornecedor - Materiais Vendidos Materiais a Vencer Gráfico de Aquisições Gráfico de Consumo Agenda Grupo de Usuários Envio de Comunicado Visualização Consulta de Material Calendário 208 iv

5 1. Apresentação Este manual foi desenvolvido para auxiliar o usuário na utilização do Sistema ASI. O objetivo é levar ao leitor as bases para uma boa utilização do sistema, apresentando de forma gradativa e com uma linguagem didática os diversos módulos do sistema. Em virtude da evolução de processos internos, a implantação de um novo sistema gera a necessidade de readaptação dos métodos de trabalho. É necessário ganhar produtividade e aproveitar as possibilidades e ferramentas da computação. Nesse sentido, o manual permitirá que você descubra os métodos para trabalhar de forma mais rápida, confiante e eficiente, utilizando os vários recursos oferecidos pelo Sistema ASI. Em cada módulo será abordado uma breve apresentação conceitual e com a utilização de exemplos cadastrados passo a passo no próprio sistema. Além disso, serão apresentadas as imagens das telas que facilitarão a visualização e o entendimento por parte do usuário. Este é mais um material oferecido pela Link Data ao usuário. Esperamos que você manipule o sistema de maneira eficiente e tire amplo proveito de todas as facilidades que a automatização de procedimentos proporciona. Bom proveito! Todos os direitos reservados SCRN 714/715 Ed. Linkdata, Bloco B Asa Norte Fone: (0xx61) Fax: (0xx61) CEP: Brasília - Distrito Federal Internet: suporte@linkdata.com.br 5

6 AlmoxWeb 2. Navegação 2.1 Navegação A navegação visa proporcionar ao usuário um melhor entendimento dos procedimentos básicos encontrados no sistema. Podemos citar como tais procedimentos o acesso ao sistema, o acesso ao menu geral, e os botões utilizados nos módulos, que serão apresentados a seguir: 2.2 Acesso ao Sistema O acesso ao sistema de ASI WEB está condicionado primeiramente ao usuário ter permissões destinadas a um dos Módulos: Compras, Almoxarifado ou Bens Móveis. (referência Segurança/usuário e Segurança/perfil) Primeiramente, abra o Navegador e informe a URL (endereço pré-definido) para acesso ao sistema WEB. NOTA: Não utilize as teclas de navegação do seu browser para movimentar-se entre as telas do sistema, mesmo que, porventura, estejam habilitadas. A tecla "enter" também não deve ser utilizada para o sistema ASI. A tela abaixo é apresentada para a escolha do sistema que deseja trabalhar: 6

7 Navegação DICA: Você também pode acessar o sistema preenchendo o campo usuário (código que pode ser a matrícula ou CPF, depende do Órgão). Basta preencher o código, digitar a senha e confirmar. Após preencher parte do seu nome e clicar na lupa ao lado, o sistema apresentará o resultado dos nomes encontrados: 7

8 AlmoxWeb Nota: Quando o resultado da consulta contém apenas um usuário, o campo é preenchido automaticamente. Se o sistema não encontrar resultado com o conteúdo pesquisado, a mensagem Nenhum registro foi encontrado na execução dessa consulta. será apresentada. Neste caso, uma tela com os filtros será apresentada para continuar a pesquisa. Se o resultado apresenta um número maior que 50 linhas, você pode visualizar o resultado nas páginas seguintes por meio das setas: Após clicar no clips, a tela será apresentada com o nome escolhido: Para acessar o sistema, preencha a senha e clique em Confirmar. Posteriormente, a tela será apresentada conforme o módulo padrão indicado pelo administrador do sistema. Se o usuário tiver acesso a mais de um módulo, poderá alternar conforme indicado a seguir: 8

9 Navegação Especificamente para os módulos de Almoxarifado e Patrimônio que o Ano/Mês de Referência é apresentado: 9

10 AlmoxWeb DICA Procure alterar sua senha na primeira vez que efetuar o Login. A combinação do Login aliado à senha é a melhor forma de garantir a segurança no acesso ao aplicativo e às suas funcionalidades, pela sua unicidade, especificidade e particularidade de cada usuário. Este Controle garante a segurança do aplicativo e o acesso às informações somente aos perfis que possuam permissão. 2.3 Expiração da senha Utilizando-se o recurso de solicitação de nova senha, o sistema enviará para o do usuário. Caso o administrador não tenha cadastrado um para o usuário, o sistema apresenta a mensagem Você não possui cadastrado. Procure o Getor responsável. Nota: O é cadastrado em Tabelas/funcionário/Cadastro). Senha Forte Este recurso consiste em obrigar o usuário a informar uma senha que: Não contenha espaços; Contenha pelo menos um caractere numérico; O primeiro dígito tem pelo menos uma letra; Contenha pelo menos uma letra maiúscula; Contenha pelo menos uma letra minúscula; Contenha pelo menos um caractere especial Tenha pelo menos 7 caracteres. Saiba como ativar este recurso entrando em contato com o suporte do sistema ASI. 2.4 Acesso ao menu geral Passe o mouse no ícone menu e selecione a opção desejada. A tela de acesso ao menu do sistema é apresentada de acordo com a configuração do perfil do usuário: 10

11 Navegação O menu é apresentado conforme o acesso permitido a cada usuário. Por exemplo, se o usuário não tiver permissão para operar os módulos financeiro e agenda, o menu será apresentado da seguinte forma: É recomendável que somente o Gestor, ou seja, o administrador do sistema possa alterar o acesso às operações do sistema. 11

12 AlmoxWeb Nota: Todas as operações executadas são armazenada no nome do usuário estão sob responsabilidade dele. Isso garante a segurança e confiabilidade nas operações. Lembre-se de efetuar o Logoff quando não for mais utilizar o sistema, mesmo que por um curto intervalo de tempo, para evitar o uso indevido do sistema por outras pessoas. 2.5 Botões e Funcionalidades A navegação através do sistema é realizada pelos botões abaixo. Suas funcionalidades são as mesmas em qualquer dos módulos do sistema. Segue abaixo as descrições sucinta de utilização. Além dos botões, o sistema dispões de duas teclas de atalhos: F11 e F7, cujas funcionalidades são, respectivamente, visualização em tela cheia e consulta de campos tabelados Botão Funcionalidade Adicionar Adicionar Todos Anexar Abrir arquivo Adiciona um registro à área selecionados da tela de consulta. Adiciona todos os registros à área selecionados da tela de consulta. Insere um dado a um campo, ou anexa um arquivo. No contexto de pregão presencial, habilita o recurso para inserir valores de negociação. Abre um arquivo anexado. Cancelar Confirmar Consultar Retorna para a tela de edição. Confirma a inclusão do registro. Habilitado no canto superior direito da tela quando o cursor é colocado em um campo que o título do mesmo se encontra sublinhado. Ação ativada também pela tecla F7 Habilitado no canto inferior esquerdo para consultar um registro. Editar Excluir Expande Imagem Edita especificação no pedido, processo e licitação. Exclui um registro cadastrado. Ao clicar neste botão será solicitada confirmação. Expande a árvore apresentada no módulo Material. Associa imagem ao evento. Relatórios Seleção de Relatórios Disponíveis. Gerar Gera relatórios para impressão. 12

13 Navegação Limpar Seleção Novo Linhas Exclui todos registros adicionados à área selecionados da tela de consulta. Adiciona ou subtrai linhas na listagem apresentada. Edita um novo registro. Restaurar Restaura os campos preenchidos. Retirar da Seleção Retorna Visualizar Retira um registro adicionado à área selecionados da tela de consulta. Retorna para a tela imediatamente anterior. Exibe o registro de forma organizada na tela, deixando os campos desabilitados para edição. Visualiza detalhes de um registro cadastrado. Ajuda Baixar arquivo Copiar Enviar Documentos Exibe a ajuda do módulo. Baixa arquivos anexados Copia um pedido de compra anterior para iniciar um novo. Envia solicitação de cotação de preços aos fornecedores do ramo. Apresenta a lista de documentos para habilitação de licitantes. Nova Janela Abre nova janela da aplicação no mesmo ponto em que estava na janela anterior. Além dos botões, o sistema dispõe de duas teclas de atalhos: F11 e F7, cujas funcionalidades são, respectivamente, visualização em tela cheia e consulta de campos tabelados 13

14 AlmoxWeb 2.6 Estrutura Linear do Menu 14

15 Navegação 15

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17 3. Barra de Ferramentas 3.1 Composição da Barra de Ferramentas I.Campo: preenchimento é de livre texto II.*Campo: Precedidos de * (asterisco) indicam que o preenchimento é obrigatório III.Campo: Sublinhado e negritado indica que o preenchimento ocorre com a pesquisa, por meio da lupa superior ou por da tecla F7, do conteúdo digitado no campo. A lupa superior habilita apenas quando o cursor do mouse está dentro do campo. IV.*Campo: Sublinhado, negritado e precedido de asterisco indica que o preenchimento ocorre conforme descrito em II e III. Campo sombreado não pode ser editado (geralmente preenchido automaticamente). Ex.: Orgão. Campo de livre edição. Campo com fundo amarelo indica que há máscara, ou seja, o preenchimento é padronizado previamente para que um formato seja respeitado. Ex: nº de CNPJ / preenchimento de números em posições definidas Box para escolha de tabelas já cadastradas 17

18 AlmoxWeb FUNCIONALIDADES DOS BOTÕES DA BARRA INFERIOR Consulta : Apresenta uma tela de filtros para buscar registros referentes ao título da tela. A partir da tela de filtro apresentada, em que o título na aba tem o texto Consulta, este botão têm a função de apresentar o resultado da busca de acordo com os filtros preenchidos. (vide detalhes no tópico Consultando um Registro); Novo: Possibilidade iniciar um novo registro; Cancelar: Permite cancelar operações quando de um determinada etapa, antes de finalizá-las; Restaurar: Volta os dados originais na tela. Situação: O usuário consultou um Registro para alterar, apagou o campo para reescrever antes de confirmar. Caso clique em restaurar, o sistema retorna com a informação que estava preenchida antes; Excluir: Exclui o registro da tela acordo com o título; Relatórios: direciona para a tela dos relatórios disponíveis do contexto ; Visualiza: Apresenta numa única tela os detalhes do registro, inclusive informações de outras abas; Confirmar: Confirma a inclusão ou alteração do registro da tela. 3.2 Consultando um Registro Os registros aqui tratados referem-se ao título de cada tela. Todas as consultas de registros no sistema são semelhantes à apresentada no exemplo abaixo, mudando apenas os campos do filtro. Observe, no exemplo seguinte, como pesquisar um registro de fornecedor já cadastrado no Contexto Tabela/Entidade Externa/Fornecedor. 18

19 Ao clicar na lupa inferior, os filtros seguintes serão apresentados: 19

20 AlmoxWeb Preencha os campos desejados do filtro acima e clique no botão Consulta. A tela contendo os resultados será apresentada com os dados solicitados no filtro. Neste exemplo, será listado todos os fornecedores que possuem DATA no nome: Nota: Se o sistema não encontrar resultado com o conteúdo pesquisado, uma tela com os filtros será apresentada para continuar a pesquisa. Você pode voltar na aba consulta para alterar o critério de pesquisa e consultar novamente; Caso queira voltar à tela anterior, basta clicar em cancelar; Se o resultado apresenta um número maior que 50 linhas, você pode visualizar o resultado nas páginas seguintes por meio das setas: Ao clicar no clips, o sistema apresentará o fornecedor escolhido: 20

21 A partir daqui, você pode editar o registro, visualizar ou emitir relatórios, dentro das restrições e regra de cada Contexto do sistema. 3.3 Consultando um Campo Os campos que permitem consulta estão em negrito e sublinhados como apresentados na tela do exemplo a seguir. Para consultar um registro, na tela de edição, posicione o ponteiro do mouse sobre o campo que deseja pesquisar. Pressione o botão consultar localizado no canto superior direito da tela. 21

22 AlmoxWeb Ao clicar no botão consultar, o sistema localizou somente uma conta com as palavras material escolar, portanto, o campo será preenchido automaticamente. Veja o exemplo: Se a consulta do campo, for com uma palavra que tenha em mais de uma conta, o sistema apresentará outra tela contendo todos os registros para que o usuário selecione a conta desejada. Veja o exemplo abaixo, quando se consulta, no campo conta superior, a palavra artigos : 22

23 Se o usuário não preencher nenhum campo na tela inicial, ao pressionar no botão consultar, será apresentada uma segunda tela de consulta: Preencha os campos desejados do filtro acima e clique no botão Consulta, localizado no canto esquerdo da tela. A tela de resultado da pesquisa será exibida: 23

24 AlmoxWeb Nesta tela serão apresentados todos os registros contendo os dados solicitados no filtro. Selecione o item desejado e clique no botão no botão Anexar registro. O sistema retornará para a tela principal exibindo o registro anexado. Caso o registro desejado não se encontre dentre os apresentados, poderá ser solicitada a visualização dos próximos registros através dos botões de navegação se o resultado da consulta possuir mais de uma página:» DICA Para que sejam retornados todos os registros cadastrados no sistema, deixe os campos em branco e pressione o botão consulta no canto inferior esquerdo. Os campos apresentados na tela de consulta são similares aos da tela de cadastro. 24

25 4. Movimentação 4.1 Movimentação O módulo de movimentação visa mostrar as tramitações do Almoxarifado. Para utilizá-lo, selecione a opção Movimentação como apresentado abaixo: 4.2 A Entrada de Materiais no Almoxarifado O almoxarifado tem por objetivo controlar o estoque de materiais de consumo de um órgão ou entidade. Portanto, quando um material é entregue ao Almoxarifado, deverá ser efetuada a entrada deste material no sistema. A "Entrada de Material" também é chamada de "Nota de Recebimento". Na tela inicial, o usuário tem a possibilidade de efetuar inclusão, exclusão, e consultar notas de recebimentos dos materiais por meio do botão de Consulta (lupa) localizada no canto inferior esquerdo da tela. 25

26 AlmoxWeb NOTA: ANTES DE CADASTRAR UMA ENTRADA DE MATERIAL, CERTIFIQUE-SE DE QUE: o fornecedor está cadastrado no sistema (Tabelas/ Entidade Externa/Fornecedor); o material está cadastrado no sistema com unidade de medida definida (Tabelas/ Material/ Por órgão); o referido material já possui um endereço físico cadastrado no sistema; o referido material não está em análise, ou seja, o material deve estar com status ATIVO; a entrada está no mês de referência (vide Menu/ Financeiro/ Mês de referência); 1º passo: Informar dados gerais. Para cadastrar uma entrada de materiais, acesse pelo Menu a opção Movimentação/Entrada e siga as instruções abaixo. ABA NOTA Nesta tela, o campo U.G virá preenchido automaticamente, se o órgão possuir apenas uma Unidade Gestora. Se houver mais de uma U.G., o usuário deverá selecionar aquela que irá cadastrar o material e seguir com o preenchimento da tela a partir do campo [1] conforme abaixo: 26

27 No campo [1] escolha o Almoxarifado que está recebendo o material. Posicione o cursor do mouse dentro do campo, digite o nome o ou parte do nome do almoxarifado e clique na lupa superior para anexá-lo; (look up) No campo [2], a data de recebimento vem preenchida automaticamente com a data atual. O usuário poderá alterá-la, caso seja outra a data de recebimento do material. No campo [3], informe a data de atesto. A data de atesto deve ser maior ou igual a data de recebimento, uma vez que a data de atesto é também a data do registro contábil do referido material. ATENÇÃO: Uma entrada pode ser efetuada sem a data de atesto. Caso não se preencha a data de atesto, o material aparecerá no estoque como pendente e não será possível sua movimentação. Além disso, caso o usuário deixe em branco a data de atesto, o material não aparecerá no relatório financeiro (RMA). No campo [4] especifique o tipo de entrada do material; No campo [5] especifique a finalidade desta entrada de material: Estoque, Evento, Consumo Imediato, Múltiplos; No campo [6] especifique o tipo de saída: Normal, Consumo Imediato, Ressuprimento de Fundo; 27

28 AlmoxWeb No campo [7] escolha o fornecedor (aquele que forneceu/entregou o material. Pode ser pessoa física ou jurídica). Digite o nome ou parte do nome do fornecedor e clique na lupa superior para anexá-lo (look up); O campo [8] refere-se aos documentos relacionados aos tipos de entrada dos materiais. Digite as informações necessárias (número da nota fiscal, por exemplo) e a data. OBS: 1. A data informada deverá ser menor ou igual a data atual; 2. O nome dos documentos já deverão estar criados em Tabelas/Lançamentos/Operações e associados diretamente aos tipos de entrada; 3. É possível tornar obrigatório o preenchimento de um documento, caso seja de interesse do Gestor do almoxarifado. (Vide Tabelas/Lançamentos/Operações); Em seguida, clique na aba itens. 2º passo: Detalhar o material ABA ITENS No campo [1] digite o nome do material ou parte do nome e clique na lupa superior [2] para anexá-lo. O material já deverá estar cadastrado em Tabelas/Material; No campo [3] digite a quantidade do material que está sendo recebido; 28

29 No campo [4] informe o valor total do material; No campo [5] digite a data de validade do produto. A data de validade não é de preenchimento obrigatório, mas é necessária para que o Sistema futuramente informe ao usuário quando o prazo está perto de expirar. É possível também informar dois itens iguais, mas com data de validade diferente; O botão lápis [6] é ativado quando o cursor do mouse está dentro do campo de descrição do material. Ao clicar no lápis uma nova tela de edição será apresentada para que o usuário informe as características sobre o material; No campo [7], o valor total dos itens deverá ser preenchido manualmente e, necessariamente, deve ser igual a soma de todos os itens especificados nesta tela. O campo [8] indica a variação média de preço do material. Quando marcado, se houver alguma divergência entre o preço médio e o preço indicado, o sistema apresentará a seguinte mensagem: " Há uma variação maior do que 20.0% em relação ao Preço Médio". Para que o sistema apresente esta informação é necessário que o preço médio já tenha sido cadastrado no sistema. (OBS: esta ferramenta é apenas informativa ao usuário). Porém, se o preço do item for realmente acima do estimado, então o usuário deverá desmarcar o campo. 3º passo: Confirmar operação. Após o preenchimento de todas as informações acima, clique no botão CONFIRMAR e a mensagem "Entrada gravada com sucesso" será apresentada. Um número para esta entrada será gerado. ABA OBSERVAÇÕES Se desejar acrescentar uma informação adicional, clique na aba "Observações" para editá-la. (vide tópico Registro de Observações). Após editar as informações necessárias, clique no botão carregar. A aba "Observações" emitirá um alerta (ficará piscando) para que o usuário saiba que o referido material possui alguma especificação ou informação de relevância. 29

30 AlmoxWeb 4.3 Entrada - Interagindo com o sistema Compras No sistema de almoxarifado há a possibilidade de registrar entrada de material em conformidade com o sistema de Compras, de forma que o usuário, ao informar o nº do empenho, ganhe agilidade no registro de entrada de dados, além de diminuir a possibilidade de erros de preenchimento. A integração com Sistema de Compras pode ser opcional ou obrigatória. Para cadastrar uma entrada, interagindo com o sistema de Compras, acesse pelo Menu Movimentação/ Entrada. A seguinte tela será apresentada: 1º Passo: Informar dados gerais ABA NOTA Primeiramente, no campo [1], selecione o tipo de entrada COMPRA INTEGRADA. A tela será atualizada de acordo com a opção escolhida. Campo [2]: informe o Almoxarifado. Digite o nome ou parte do nome do Almoxarifado e clique na lupa superior para pesquisar e anexar; Campo [3]: Selecione a finalidade de acordo com as opções disponíveis: estoque, evento, consumo imediato e múltiplos; 30

31 Campo [4]: Selecione o tipo de saída: Normal, Consumo imediato, Suprimento de Fundos; Campo [5]: Informe o fornecedor. Digite o nome ou parte do nome do Fornecedor e clique na lupa superior para pesquisar e anexar; Campo [6]: Informe o nº do empenho que foi cadastrado no Sistema de Compras. Em seguida clique no botão [7] para interagir com o sistema de Compras. Ao executar a integração, o sistema importará os dados dos campos: data do empenho, fornecedor, processo de entrada a data, além dos itens processo. 2º passo: Visualizar os materiais importados do sistema de Compras ABA ITENS Nesta tela é possível visualisar os materiais importados do sistema de Compras, tais como os itens, a quantidade solicitada e os valores. Os campos vêm preenchidos automaticamente, podendo apenas diminuir a quantidade de itens. NOTA: Há possibilidade de registrar mais de uma entrada utilizando o mesmo Nº de empenho. desde que não ultrapasse a quantidade total e nem acrescente outros itens além dos que já constam no empenho informado. 31

32 AlmoxWeb 3º Passo: Confirmar Operação Após o preenchimento das informações necessárias, clique no botão CONFIRMAR. Após a confirmação, a tela de relatório será apresentada para que o usuário imprima a nota de recebimento. (Vide impressão de relatórios) ABA OBSERVAÇÕES Se desejar acrescentar uma informação adicional, clique na aba "Observações" para editá-la. (vide tópico Registro de Observações). Após editar as informações necessárias, clique no botão carregar. A aba "Observações" emitirá um alerta (ficará piscando) para que o usuário saiba que o referido material possui alguma especificação ou informação de relevância. 4.4 Solicitação No módulo de Solicitação são registrados os pedidos de materiais feitos pelos usuários dentro de uma Unidade Requisitante (U.R.). Normalmente, cada Unidade Requisitante possui um solicitante autorizado que consolida os pedidos dos usuários da U.R., faz uma análise prévia e, posteriormente, solicita os materiais necessários ao Almoxarifado, por meio do preenchimento da requisição. A solicitação não é de preenchimento obrigatório; é apenas uma prévia para o cadastro de requisições e não gera movimentação para o Almoxarifado. (Vide tópico Requisição) 1º Passo: Informar dados gerais Para registrar um pedido de material acesse pelo menu, conforme a figura abaixo: A seguinte tela será apresentada: 32

33 Na tela de edição, o usuário poderá efetuar inclusão, exclusão e alteração. Poderá consultar também uma solicitação existente por meio da lupa, localizada no canto inferior esquerdo da tela. No campo [1] selecione o Almoxarifado que será solicitado o material. Digite o nome ou parte do nome do almoxarifado e clique na lupa superior [2] para anexar. No campo [3] digite o nome da Unidade Requisitante que está solicitando o material e clique na lupa superior [2] para anexar; A data da solicitação vem preenchida automaticamente com a data atual. O responsável pela Solicitação pode alterar para uma outra data, desde que esteja dentro do mês aberto; No campo [4] escolha o material a ser solicitado. Digite o nome ou parte do nome do material e clique na lupa superior [2] para anexar. Descreva a quantidade a ser solicitada, no campo [5]. A unidade de medida U.M. será preenchida automaticamente. O campo Patrimônio deverá ser preenchido, caso algum dos materiais listados esteja vinculado a um bem permanente. Exemplo: um determinado cartucho de tinta (material de consumo) vincula-se a uma determinada impressora (material permanente). Assim, o usuário digita o número patrimonial correspondente e clica na lupa superior [2] para anexar. 2º Passo: Confirmar operação Após o preenchimento das informações acima, clique no botão CONFIRMAR. O sistema emitirá a seguinte mensagem: "Solicitação gravada com sucesso!" e um número de solicitação será gerado. 33

34 AlmoxWeb 4.5 Baixa Este módulo tem por objetivo o cadastrar Baixas de Materiais no sistema. Há circunstâncias que necessitam registrar um bem no sistema como baixado, por motivo de extravio, cadastro indevido, leilão etc. As baixas são efetuadas por usuários que têm permissão para fazê-las. Para dar baixa em um material, acesse pelo Menu Movimentação/ Baixa, conforme mostra a figura abaixo: Na tela inicial, é possível incluir, excluir, alterar, consultar, imprimir e visualizar um material. Observe o exemplo de inclusão a seguir: 1º Passo: Informar dados gerais da baixa ABA NOTAS 34

35 Os campos "Órgão e U.G." virão preenchidos automaticamente de acordo com o órgão escolhido no login do sistema. Se houver mais de um órgão cadastrado, este campo será preenchido pelo usuário; Inicie o preenchimento da tela a partir do campo [1] informando o Almoxarifado em que o bem está cadastrado. Digite o nome ou parte do nome do almoxarifado e clique na lupa superior [2] para anexar (fazer look up); No campo [3] selecione uma das modalidades associada à baixa de material. Conforme a modalidade escolhida, o campo "Destino" habilitará ou não. As principais modalidades de baixa são: Extravio, Cessão e Doação. Extravio: Quando selecionada esta modalidade, o campo "Destino" fica desabilitado. No campo de Documentos, o que será informado é o número do processo da baixa. Adicione + linhas e informe o número de processo e a data. Para este tipo de modalidade, a baixa se dá através do preço médio do material, ou seja, os valores a serem retornados serão de acordo com as últimas movimentações; 35

36 AlmoxWeb Cessão: Quando selecionada esta modalidade, o campo "Destino" fica habilitado. Informe o destino (um órgão externo) do bem a ser baixado, digitando ou pesquisando por meio da lupa superior [2]; No campo de Documentos, o que será informado é o número do processo da baixa. Adicione + linhas e informe o número do processo e a data. Para este tipo de modalidade, a baixa se dá através do preço médio do material, ou seja, os valores a serem retornados serão de acordo com as últimas movimentações; Doação: Quando selecionada esta modalidade, o campo "Destino" fica habilitado. Informe o destino (um órgão externo) do bem a ser baixado, digitando ou pesquisando por meio da lupa superior [2]; No campo de Documentos o que será informado é o número do processo de baixa. Acrescente + linhas e informe o número de processo e a data. Para este tipo de modalidade a baixa se dá através do preço médio do material, ou seja os valores a serem retornados serão de acordo com as últimas movimentações. Após a seleção da modalidade, o próximo passo será informar os itens que serão baixados do sistema. 2º Passo: Informar os itens da baixa No campo [4], informe os itens que serão baixados do sistema. Posicione o cursor do mouse dentro do campo de descrição e clique na lupa superior [2] para pesquisar (fazer o look up); Os campos Unidade de Medida, Natureza e Quantidade Estoque não são editáveis. O sistema apresenta automaticamente os dados associados ao material consultado; O campo Quantidade (Qtd.) é editável. O usuário deverá informar a quantidade de itens que será baixado do sistema; 3º Passo: Confirmar operação Após o preenchimento das informações necessárias para baixar o bem, confirme a operação clicando no botão confirmar. A mensagem "Baixa cadastrada com sucesso"; Uma vez confirmada a baixa, somente poderão ser alteradas a data da baixa e a quantidade de itens baixados, podendo ser acrescentado outros materiais. 36

37 ABA OBSERVAÇÕES Se desejar acrescentar uma observação, clique na aba observações. (Vide tópico Registro de Observações). 4.6 Estorno O módulo Estorno tem por objetivo a realização de ajustes referentes às entradas de materiais cadastradas. Estes ajustes podem ser de quantidades, valores ou a troca de materiais. O usuário pode alterar os dados de uma entrada cadastrada no mês anterior ou no mês aberto e de forma equivocada. Um usuário registrou uma entrada, por exemplo, de 10 borrachas com valor total de R$ 100,00, quando na verdade eram 10 pacotes com 100 borrachas cada, ou seja, deveria ter registrado 1000 borrachas com valor total de R$ 100,00, porém já havia registrado a saída de 06 borrachas. Ao cadastrar o estorno, o sistema registrará a saída do valor e quantidade original do material integralmente e registrará nova entrada extra-orçamentária com as respectivas correções. Veja: Entrada e Saída Original Movimento Quantidade Entrada Saída Preço Médio ,00-10, ,00 37

38 AlmoxWeb Após executar o estorno: Qtde Entrada Extra-Orçamentária Saída Preço Médio Movimento 1º 06 60,00-10,00 2º ,00 10,00 3º ,00-0,10 4º 06-0,60 0,60 Referente ao doc Referente ao doc Referente ao doc Referente ao doc Total 100,60 1º) Primeiramente, o sistema registrará a entrada de R$ 60,00 referente a requisição para que haja saldo antes de registrar a saída da entrada ; 2º) Em seguida, registrará a saída integral da entrada original de R$ 100,00, referente ao doc ; 3º) Posteriormente, lançará a entrada extra-orçamentária de 1000 borrachas no valor de R$ 100,00, referente ao doc ; 4º) E finalmente, registrará uma nova requisição referente a requisição com o novo valor. O valor de saída maior que o valor de entrada extra-orçamentária deve-se ao fato de que o preço médio reduziu de 10,00 (100/10) para 0,10 (1000/10). Essa alteração afeta o movimento contábil do mês, recalcula todos os lançamentos no movimento do estorno sem afetar registros contabilizados anterior a data do estorno. Observe o exemplo a seguir: 38

39 Para finalizar o ajuste do movimento, clique no botão Confirmar. 4.7 Transferência entre contas O módulo "Transferência entre Contas" representa a modificação da Conta Contábil de um material. Como resultado desta operação, o sistema gera o crédito e o débito do valor do Material em questão nas respectivas contas envolvidas (conta destino e conta origem) respectivamente. Esta alteração da conta de um material para outra afeta o movimento contábil do mês. 39

40 AlmoxWeb NOTA: ANTES DE EFETUAR A TRANSFERÊNCIA DE CONTA DE UM MATERIAL, CERTIFIQUE-SE DE QUE: perfil; O usuário tem permissão de acesso à modificação de conta do material de acordo com seu Existe pelo menos duas Contas de Ativo cadastradas; Todas as UG's tem que estar no mês aberto. O Gestor do Almoxarifado ou o Responsável pela Modificação de Conta deverá ter as funcionalidades correspondentes às atividades que poderão ser executadas, que são: incluir, consultar e imprimir, no perfil em questão. Observe abaixo um exemplo de transferência de conta contábil. 1º Passo: Escolher o material efetuando uma consulta ABA CADASTRO Primeiramente escolha o material, cuja conta será modificada. Posicione o cursor do mouse dentro do campo [1] e em seguida clique na lupa superior [2] para pesquisar; Em seguida, o sistema mostrará os dados da conta. A conta de origem deste material será preenchida automaticamente, bem como o mês e ano em aberto e a data de inclusão. O código será gerado pelo sistema quando a operação for confirmada; No campo [3] escolha a conta de destino (Conta Nova). Posicione o cursor do mouse dentro do campo [3] e clique na lupa superior [2] para pesquisar e anexar; Após o preenchimento destas informações, clique na aba Observações para justificar a troca de Conta do Material; 40

41 2º Passo: preencher aba Observações ABA OBSERVAÇÕES Primeiramente, no campo [1] escolha o tipo de Observação que será registrado; No campo [2], digite a justificativa da troca de conta contábil do material em questão. Para que o sistema carregue as informações editadas nesta aba, clique no botão [3] CARREGAR. A aba Observação emitirá um alerta (ficará piscando) para o usuário. (vide tópico Registro de Observações) 3º Passo: Confirmar operação Após o preenchimento das informações e a edição das observações necessárias para modificar a conta de um material, confirme a operação clicando no botão CONFIRMAR. 41

42 AlmoxWeb 4.8 Alterando uma entrada O usuário pode, alternativamente, consultar, alterar, excluir, visualizar ou ainda emitir relatório referente às entradas cadastradas no Sistema. NOTA: Para que o usuário execute alterações em uma Entrada, é necessário observar as seguintes informações: Não deve existir movimentações posteriores, tais como uma requisição atendida; Não há devolução cadastrada; Os campos Almoxarifado e Tipo de Entrada não poderão ser alterados; Veja abaixo como alterar uma entrada: 1º Passo: Consultar Entrada Acesse pelo menu o módulo Movimentação/ Entrada. A tela de Entrada será exibida para que o usuário consulte a nota de recebimento que deseja alterar. Clique na lupa inferior, conforme indicado na figura abaixo para consultar a Entrada: 42

43 pesquisa: Em seguida será apresentada a seguinte tela para que o usuário preencha os filtros de 2º Passo: Preencher os filtros de pesquisa Preencha os campos de acordo com os dados da Entrada (pode ser pelo número da nota, ou data de inclusão, ou por almoxarifado, etc) e, em seguida, clique no botão CONSULTA novamente. Obs: Não é necessário o preenchimento de todos os campos; Em seguida, o sistema apresentará uma lista das Entradas e o usuário deverá selecionar aquela que deseja alterar. Após a seleção, o sistema apresentará os dados da Entrada cadastrada, e a partir desta tela o usuário poderá alterar os dados. 3º Passo: Confirmar operação Após realizadas as alterações, clique no botão CONFIRMAR para finalizar as alterações da Entrada de materiais. 43

44 AlmoxWeb 4.9 Requisição Requisição O módulo Requisição tem por objetivo cadastrar as Requisições de Materiais feitas ao Almoxarifado. Essas requisições são efetuadas pelos setores que têm permissão para requisitar materiais (Unidades Requisitantes - UR). A requisição é a formalização da demanda de um ou mais setores do órgão por um ou mais bens de consumo. A requisição, em outras palavras, é uma solicitação de material ao almoxarifado, que se subdvide-se em quatro etapas: Cadastro, Autorização, Atendimento e Recebimento. Para cadastrar uma Requisição acesse o menu conforme a figura apresentada a seguir: Cadastro O cadastro de requisição é efetuado tanto pelo preenchimento dos campos na tela de edição, como também pela busca de solicitações previamente cadastradas da U.R. e do Almoxarifado correspondente. 44

45 NOTA: ANTES DE CADASTRAR UMA REQUISIÇÃO CERTIFIQUE-SE DE QUE: A Unidade Gestora está cadastrada ; O Almoxarifado está cadastrado; A Unidade Administrativa (U.A.) está cadastrada; A Unidade Requisitante (U.R.) está cadastrada; Existe um Centro de Custo cadastrado; O material está cadastrado e com o status do material ATIVO ou INDISPONÍVEL com saldo em estoque; O Gestor do Almoxarifado ou Responsável pela Requisição de Material possui permissão para cadastramento de Requisições. requisição Veja abaixo um exemplo de cadastro de Requisição: 1º Passo: Informar dados gerais da ABA EDIÇÃO Inicie o preenchimento da tela a partir do campo [1], Unidade Requisitante (U.R.). Digite o nome da U.R. e clique na lupa superior [6] para procurar e anexar (look up); Após informar a Unidade Requisitante, os sistema preencherá automaticamente os campos "Endereço" e "C.C" (Centro de Custo); 45

46 AlmoxWeb Campo [2]: Informe o Almoxarifado. Digite o nome do almoxarifado e clique na lupa superior [6] para anexá-lo (look up); Campo [3]: Refere-se a algum evento específico que será associado a esta requisição, por exemplo, um Congresso, uma Conferência, Reunião, etc. Selecione para qual evento se destina a requisição que está efetuando; (O evento deverá estar cadastrado em Compra/Evento). Campo [4]: Informe o material que deseja requisitar. Clique na lupa superior [6] para pesquisar o material e anexá-lo (look up). Caso deseje informar mais materiais, clique no botão ; Campo [5]: Informe a quantidade do referido material que deseja solicitar; O campo Patrimônio deverá ser preenchido, caso algum dos materiais listados esteja vinculado a um bem permanente. Exemplo: um determinado cartucho de tinta (material de consumo) vincula-se a uma determinada impressora (material permanente). Assim, o usuário digita o número patrimonial correspondente e clica na lupa superior [2] para anexar. O botão indicado por [7] tem a funcionalidade de buscar os dados de solicitações cadastradas previamente na U.R. informada. (Ver Solicitação) O botão indicado por [8] tem a funcionalidade de buscar os dados de uma requisição anterior; 2º Passo: Confirmar operação Após seguir o passo a passo acima, confirme a operação de inclusão de requisição de material, clicando no botão CONFIRMAR. O sistema mostrará, no campo Nº da Requisição, o número dado para a requisição e o número sequencial de requisições. O sistema exibe ainda a situação da requisição no campo "Situação atual"; NOTA: É necessário observar o limite de previsão de consumo, pois o sistema não permitirá finalizar o cadastro com o saldo de previsão de consumo excedido, bem como ultrapassar o limite de consumo médio mensal da previsão de consumo. ABA OBSERVAÇÕES Se o usuário desejar editar alguma observação, deverá clicar na aba Observações. (Veja com detalhes Registro de Observações). 46

47 Realizando uma consulta: Se desejar realizar uma consulta, clique no botão inferior esquerdo da tela. Será apresentada a tela abaixo: localizada no canto Preencha os campos necessários para filtrar a pesquisa. Não é obrigatório o preenchimento de todos os campos; o usuário poderá buscar as requisições por Almoxarifado, ou pela data, ou por Requisitante, etc. Em seguida, clique novamente no botão ; O sistema exibirá a situação atual da requisição consultada. 47

48 AlmoxWeb Autorização Este módulo representa Autorização das requisições de materiais ao almoxarifado, quando a Unidade Requisitante (U.R.) em questão, possuir o papel do Autorizador no fluxo de trabalho. Essas requisições são efetuadas pelos setores que têm permissão para requisitar materiais. É no módulo Autorização, que o usuário define se as requisições previamente cadastradas serão autorizadas. Observe o exemplo a seguir: Em seguida, deve-se selecionar a requisição que deseja autorizar. A tela abaixo será apresentada: 48

49 Campo [1]- Selecione a requisição para ser autorizada. Campo [2]- Relação de itens da requisição selecionadas. Após a seleção dos itens, clique no botão CONFIRMAR. A seguinte mensagem será apresentada: "Requisição autorizada com sucesso". NOTA: Para efetuar uma autorização é necessário definir, no ato do cadastro da Unidade Requisitante, os usuários autorizadores desta U.R.; caso contrário, as requisições cadastradas serão autorizadas automaticamente Atendimento Este módulo representa o Atendimento das Requisições de Materiais por parte do Almoxarifado. Essas requisições são efetuadas pelos setores (Unidades Requisitantes - U.R.) que têm permissão para requisitar materiais. No Atendimento, o usuário, após selecionar as requisições, deve analisar e atender de acordo com a disponibilidade dos materiais em estoque. Na tela inicial realiza-se o atendimento das requisições, como também consulta de registros de atendimentos. Caso exista o papel do Autorizador, no fluxo de trabalho, as requisições serão autorizadas antes do atendimento. Veja a seguir como realizar o Atendimento de requisições: 49

50 AlmoxWeb ABA SELEÇÃO O campo "Órgão" virá preenchido automaticamente de acordo com o login no sistema. Campo [1]: Primeiramente, o usuário deve selecionar um dos almoxarifados. Uma lista será exibida com os almoxarifados definidos. Em seguida, será apresentada uma lista de requisições pendentes do Almoxarifado selecionado. Campo [2]: selecione o tipo de requisições que deseja visualizar: Pendentes ou Agendadas; O Responsável pelo Atendimento pode escolher o tipo de ordenação das requisições pendentes para atendimento, que podem ser por Data, U.R. ou Número da Requisição conforme mostra a tela acima; Campo [3]: selecione as requisições que deseja atender; Campo [4]: Clique no botão AUTOMÁTICO, se desejar que o sistema atenda automaticamente todas as requisições; Para atender manualmente as requisições selecionadas, clique na aba "Atendimento". NOTA: É possível imprimir uma requisição, mesmo sem atendê-la, marcando o campo imprimir e, em seguida, pressionando o botão relatórios. Posteriormente, a tela de impressão será exibida para selecionar e imprimir os relatórios disponíveis. 50

51 ABA ATENDIMENTO Se o usuário NÃO optar em atender automaticamente as requisições, deverá clicar na aba "Atendimento para definir a quantidade dos itens, segundo os quais serão atendidos ou não: Campo [1]: o usuário informa a quantidade dos itens que serão atendidos; Campo [2]: Botão Editar (lápis) abre a tela para visualizar as informações do item selecionado; Campo [3]: As setas habilitam quando é selecionado mais de uma requisição. Clique para movimentar as requisições. CP: Compra Pendente Qt.Conf: Quantidade a confirmar E.A.: Estoque Atual E.T: Estoque Total C.M: Consumo médio Mensal C.Ex.A: Consumo do Exercício Anterior C.Ex.: Consumo do Exercício C.A: Consumo dos últimos 12 meses C.M: Consumo Médio Mensal Q.R: Quantidade Requisitada Un: Unidade de Medida Q.F: Quantidade Fornecida 51

52 AlmoxWeb Ao arrastar a barra de rolagem para direita, informe a quantidade de material fornecida e selecione o tipo de atendimento dentre as opções apresentadas. Veja abaixo: O botão editar, abre a tela de detalhamento do item e mostra informações do item selecionado. Quando a quantidade pendente (requisições a atender) for maior que a quantidade em estoque o sistema irá SUGERIR a quantidade equitativa entre as requisições do item. Para efetuar a confirmação do atendimento, clique no botão CONFIRMAR. Em seguida, a tela de impressão será exibida para selecionar e imprimir os relatórios disponíveis. (vide tópico impressão de relatórios). ABA OBSERVAÇÕES Para acrescentar observações, clique na aba Observações. (Vide tópico Registro de Informações) 52

53 4.9.5 Recebimento Este módulo representa o Recebimento das Requisições de Materiais por parte do requisitante. Este recebimento funciona como uma assinatura eletrônica; o requisitante apenas confirma eletronicamente que recebeu o material. Após o atendimento das requisições, deve-se registrar no sistema o recebimento dos materiais. Ao entrar no modulo recebimento, a tela apresentará uma relação de requisições confirmadas, ou seja, já atendidas. Veja abaixo como efetuar o recebimento de requisições: 1º Passo: Realizar consulta das requisições cadastradas pendentes de recebimento Acesse pelo Menu Movimentação/ Requisição/ Recebimento e a seguinte tela será apresentada: NOTA: Se houver um número de excessivo de registros, será apresentada primeiramente uma tela de consulta, a qual resulta, se não houver filtro, na exibição somente dos primeiros 500 registros. 53

54 AlmoxWeb Nesta tela serão apresentadas todas as requisições pendentes de recebimento. Dentre as requisições disponíveis na lista, posicione o cursor do mouse na requisição que deseja receber e, em seguida, clique no botão Editar [2] para abrir a tela de edição; Após selecionar a requisição desejada, a tela será exibida: As requisições não recebidas ficarão com status devolvida e podem ser atendidas novamente, havendo a possibilidade de alterar a quantidade dos itens. Se desejar incluir alguma informação adicional, clique na aba observações, para editar as observações que julgar necessárias. (vide tópico Registro de Observações). 2º Passo: Confirmar operação Para efetuar a confirmação o recebimento da requisição, pressione o botão CONFIRMAR. 54

55 4.10 Transferência Almoxarifado Transferência Almoxarifado Este módulo tem por objetivo o cadastrar as transferências de Materiais entre diferentes almoxarifados num mesmo órgão. Essa operação é efetuada pelos órgãos que utilizam mais de um almoxarifado para gerenciar seus estoques. As transferências são efetuadas conforme permissões previstas nos perfis do Sistema. A transferência visa, principalmente, a gestão distribuída de estoques tornando mais dinâmico o atendimento das requisições de materiais. Por meio desse cadastro, um Almoxarifado efetua requisições para transferência de materiais a outro Almoxarifado, geralmente de maior porte, onde as operações financeiras são registradas. O módulo permite, ainda, definir se a transferência tem a finalidade de atender a algum evento específico, selecionando materiais, suas respectivas unidades de medida e quantidades a serem transferidas. É subdividido em: Cadastro, Atendimento e Recebimento, conforme mostra a imagem abaixo. 55

56 AlmoxWeb Cadastro Neste módulo do sistema, efetua-se o cadastro de transferência de materiais entre Almoxarifados de um mesmo órgão. Por meio desse cadastro, um Almoxarifado efetua requisições para transferência de materiais a outro Almoxarifado, geralmente de maior porte, onde as operações financeiras são registradas. Para incluir uma requisição para Transferência entre Almoxarifados, acesse pelo Menu o módulo Movimentação/Transferência Almoxarifado/ Cadastro. NOTA: ANTES DE REQUISITAR TRANSFERÊNCIA DE MATERIAIS ENTRE ALMOXARIFADOS, CERTIFIQUE-SE DE QUE: o gestor do Almoxarifado ou responsável pelo cadastramento da transferência de material entre Almoxarifados possui permissão para o cadastramento. existem pelo menos dois Almoxarifados cadastrados no sistema; o material está cadastrado no catálogo dos dois almoxarifados; os dois Almoxarifados estão no mesmo mês aberto; OBS: Quando o órgão possui mais de uma U.G., o mês que aparecerá como aberto no sistema é aquele relacionado à U.A. em que o usuário logado está cadastrado; 56

57 1º Passo: Informar dados gerais da Transferência Campo [1]: Selecione o almoxarifado de origem. Clique na lupa de pesquisa, indicada pela seta na tela acima. O sistema apresentará uma lista com os almoxarifados disponíveis. Este é o almoxarifado de origem dos itens que estão sendo requisitados para transferência; Campo [2]: Selecione o almoxarifado de destino. Clique na lupa de pesquisa, indicada pela seta na tela acima. O sistema apresentará uma lista com os almoxarifados disponíves. Este é o almoxarifado de destino dos itens que estão sendo requisitados para transferência; Após o preenchimento destes campos, o sistema apresentará automaticamente o mês aberto do almoxarifado de origem e o de destino. Campo [3]: O usuário pode selecionar para qual evento se destina a transferência que está efetuando. Clique na lupa superior da tela para procurar e anexar o evento; 2º Passo: Informar itens da transferência O campo "Situação Atual" Refere-se ao material a ser transferido Campo [4]:. Clique na lupa superior, indicada pela seta na tela acima, para pesquisar e selecionar o material a ser transferido; Campo [5]: Informe a quantidade de material que está requisitando para transferência; 57

58 AlmoxWeb 3º passo: Confirmar operação Após seguir os passos acima, confirme a operação de inclusão da requisição de transferência de material, clicando no botão CONFIRMAR. Em seguida a tela apresentará a mensagem Requisição gravada com sucesso : Atendimento Neste módulo, o usuário, após selecionar as requisições, deve analisar e atender de acordo com a disponibilidade dos materiais em estoque. Na tela inicial realiza-se o atendimento das requisições, consulta de registros de atendimentos, impressão e visualização. Observe o exemplo de atendimento de requisição a seguir: 1º - Realizando atendimento automático de Transferência de Material entre Almoxarifados ABA SELEÇÃO O campo "Órgão" virá preenchido automaticamente pelo sistema. Campo [1]: Selecione o Almoxarifado dentre as opções disponíveis. Essas opções são definidas nas permissões de acesso ao usuário e, caso exista somente um Almoxarifado, o sistema preenche o campo automaticamente. 58