Sistema ASI - Patrimônio. Manual do usuário

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1 Sistema ASI - Patrimônio Manual do usuário

2 ÍNDICE 1. Apresentação Navegação Navegação Acesso ao Sistema Expiração da Senha Acessando o Menu Geral Botões e Funcionalidades Estrutura Linear do Menu Barra de Ferramentas Composição da Barra de Ferramentas Pesquisando um Registro Consultando um Campo Requisição Cadastro de Requisição de Material Permanente Atendimento de Material Permanente Consulta Consulta Impressão de Relatórios Entrada Observações Transferência Transferência Interna Cadastro de Transferência Interna Recebimento Transferência Interna Devolução Transferência Interna Transferência Interna entre U.G.s Transferência Externa Cadastro de Transferência Externa Devolução Transferência Externa Adição a Bem Principal - Transferência Baixa Cadastro de Baixa Estorno Inventário de Bens Formação de Comissão Exportação para o Coletor - Inventário Importação do Coletor - Inventário Manutenção de Inventário Críticas ao Inventário... 77

3 13. Termo de Responsabilidade Emissão de Termo de Responsabilidade Recebimento de Termo de Responsabilidade Financeiro Resumo Mensal de Bens - RMB Relatório de RMB Razão Ano e Mês de Referência da U.G Depreciação O que é Depreciação Por que Depreciar Critérios de Classificação de Despesa dos Tipos de Bem Bens Depreciáveis/ Não Depreciáveis Métodos de Depreciação do Sistema ASI Outros métodos de depreciação não utilizados pelo sistema ASI Correção Monetária Reavaliação Modificação Modificação de Responsável do Local Modificação de Detentor Modificação de Detentor do Bem Cadastro de Modificação do Detentor Recebimento Modificação de Situação física Modificação do Número Patrimonial Modificação de Status do Bem Modificação de Conta Contábil Modificação Alteração Individual Modificação de Valor de Mercado Modificação de Material Seleção de Bens Tabelas Localidade País Região Unidade da Federação Cidade Instalação Endereço Estrutura Organizacional

4 Centro de Custo Unidade Administrativa Unidade de Localização Entidade Externa Órgão Externo Fornecedor Portador Funcionário Cadastro de Funcionário Função Características do Bem Definição Manutenção Material Cadastro de Material Catálogo de Materiais Intervalo de Números Patrimoniais Conta Contábil Roteiro Padrão Para Baixa Operações Documentos Tipo de Observação Indexadores e Cotações Componentes De Veículos Motivo de Saída Temporária Agenda Grupo de Usuários Envio de Comunicado Visualização Relatórios Gráfico das Aquisições Gráfico das Baixas Inventário Geral Outros Relatórios Financeiro Baixas Entradas Relatório de Movimentações Relatório Solicitados Contrato de Manutenção

5 31. Segurança Perfil Usuário Log-Auditoria Alterando/Consultando um Perfil

6 1. APRESENTAÇÃO Este manual foi desenvolvido para auxiliar o usuário na utilização do Sistema ASI. O objetivo é levar ao leitor as bases para uma boa utilização do sistema, apresentando de forma gradativa e com uma linguagem didática os diversos módulos do sistema. Em virtude da evolução de processos internos, a implantação de um novo sistema gera a necessidade de readaptação dos métodos de trabalho. É necessário ganhar produtividade e aproveitar as possibilidades e ferramentas da computação. Nesse sentido, o manual permitirá que você descubra os métodos para trabalhar de forma mais rápida, confiante e eficiente, utilizando os vários recursos oferecidos pelo Sistema ASI. Os módulos serão abordados com uma breve apresentação conceitual e com a utilização de exemplos cadastrados passo a passo no próprio sistema. Além disso, serão apresentadas as imagens das telas que facilitarão a visualização e o entendimento por parte do usuário. Este é mais um material oferecido pela Link Data ao usuário. Esperamos que você manipule o sistema de maneira eficiente e tire amplo proveito de todas as facilidades que a automatização de procedimentos proporciona. Bom proveito! Todos os direitos reservados Link-Data Informática e Serviços Ltda SCRN 714/715 Ed. Linkdata, Bloco B Asa Norte Fone: (0xx61) Fax: (xx061) CEP: Brasília - Distrito Federal Internet: LINK@LINKDATA.COM.BR

7 2. NAVEGAÇÃO 2.1 Navegação A navegação visa proporcionar ao usuário um melhor entendimento dos procedimentos básicos encontrados no sistema. Podemos citar como tais procedimentos, o acesso ao sistema, o acesso ao menu geral, os botões utilizados nos módulos que serão apresentados a seguir. 2.2 Acesso ao Sistema O Sistema de Patrimônio foi concebido para plataforma WEB. Toda operação do sistema é feita por meio de uma página acessada com um endereço pré-definido (URL) pelo navegador (browser) instalado na máquina do usuário. O acesso ao sistema do ASI WEB está condicionado primeiramente ao usuário ter permissões destinadas a um dos Módulos: Compras, Almoxarifado ou Bens Móveis (Patrimônio). (referência Segurança/usuário e Segurança/perfil) Primeiramente, abra o Navegador e informe a URL (endereço pré-definido) para acesso ao sistema WEB. NOTA: Não utilize as teclas de navegação do seu browser para movimentar-se entre as telas do sistema, mesmo que, porventura, estejam habilitadas. A tecla "enter" também não deve ser utilizada para o sistema ASI. A tela abaixo é apresentada para a escolha do sistema que deseja trabalhar:

8 DICA: Você também pode acessar o sistema preenchendo o campo usuário (código que pode ser a matrícula ou CPF, depende do Órgão). Basta preencher o código, digitar a senha e confirmar. Após preencher parte do seu nome e clicar na lupa ao lado, o sistema apresentará o resultado dos nomes encontrados:

9 NOTA: Quando o resultado da consulta contém apenas um usuário, o campo é preenchido automaticamente. Se o sistema não encontrar resultado com o conteúdo pesquisado, a mensagem Nenhum registro foi encontrado na execução dessa consulta. será apresentada. Neste caso, uma tela com os filtros será apresentada para continuar a pesquisa. Se o resultado apresenta um número maior que 50 linhas, você pode visualizar o resultado nas páginas seguintes por meio das setas: Após clicar no clips, a tela será apresentada com o nome escolhido: Para acessar o sistema, preencha a senha e clique em Confirmar. Posteriormente, a tela será apresentada conforme o módulo padrão indicado pelo administrador do sistema. Se o usuário tiver acesso a mais de um módulo, poderá alternar conforme indicado a seguir:

10 Especificamente para os módulos de Almoxarifado e Patrimônio que o Ano/Mês de Referência é apresentado: DICA: Procure alterar sua senha na primeira vez que efetuar o Login. A combinação do Login aliado à senha é a melhor forma de garantir a segurança no acesso ao aplicativo e às suas funcionalidades, pela sua unicidade, especificidade e particularidade de cada usuário. Este Controle garante a segurança do aplicativo e o acesso às informações somente aos perfis que possuam permissão.

11 2.3 Expiração da Senha Utilizando-se o recurso de solicitação de nova senha, o sistema enviará para o do usuário. Caso o administrador não tenha cadastrado um para o usuário, o sistema apresenta a mensagem Você não possui cadastrado. Procure o Getor responsável. Nota: O é cadastrado em Tabelas/funcionário/Cadastro). Senha Forte Este recurso consiste em obrigar o usuário a informar uma senha que: Não contenha espaços; Contenha pelo menos um caractere numérico; O primeiro dígito tem pelo menos uma letra; Contenha pelo menos uma letra maiúscula; Contenha pelo menos uma letra minúscula; Contenha pelo menos um caractere especial Tenha pelo menos 7 caracteres. Saiba como ativar este recurso entrando em contato com o suporte do sistema ASI.

12 2.4 Acessando o Menu Geral Passe o mouse no ícone menu e selecione a opção desejada. A tela de acesso ao menu do sistema é apresentada de acordo com a configuração do perfil do usuário: O menu é apresentado conforme o acesso permitido de cada usuário. Por exemplo, se o usuário não tiver permissão para operar modificação, relatórios e requisição, o menu é apresentado desta forma: É recomendável que somente o gestor, ou seja, o administrador do sistema, possa alterar o acesso às operações do sistema. NOTA: Todas as operações executadas são armazenadas em seu nome, sob sua responsabilidade. Isso garante a segurança e confiabilidade nas operações. Lembre-se de efetuar o Logoff quando não for mais utilizar o sistema, mesmo que por um curto intervalo de tempo, para evitar o uso indevido do sistema por outras pessoas.

13 2.5 Botões e Funcionalidades Botão Adicionar Adicionar Todos Anexar Abrir arquivo Cancelar Confirmar Consultar Funcionalidade Adiciona um registro à área selecionados da tela de consulta. Adiciona todos os registros à área selecionados da tela de consulta. Insere um dado a um campo, ou anexa um arquivo. No contexto de pregão presencial, habilita o recurso para inserir valores de negociação. Abre um arquivo anexado. Retorna para a tela de edição. Confirma a inclusão do registro. Habilitado no canto superior direito da tela quando o cursor é colocado em um campo que o título do mesmo se encontra sublinhado. Ação ativada também pela tecla F7. Habilitado no canto inferior esquerdo para consultar um registro. Editar Excluir Expande Imagem Relatórios Gerar Limpar Seleção Linhas Novo Restaurar Retirar da Seleção Retornar Visualizar Ajuda Edita especificação no pedido, processo e licitação. Exclui um registro cadastrado. Ao clicar neste botão será solicitada confirmação. Expande a árvore apresentada no módulo Material. Associa imagem ao evento. Seleção de Relatórios Disponíveis. Gera relatórios para impressão. Exclui todos registros adicionados à área selecionados da tela de consulta. Adiciona ou subtrai linhas na listagem apresentada. Edita um novo registro. Restaura os campos preenchidos. Retira um registro adicionado à área selecionados da tela de consulta. Retorna para a tela imediatamente anterior. Exibe o registro de forma organizada na tela, deixando os campos desabilitados para edição. Visualiza detalhes de um registro cadastrado. Exibe a ajuda do módulo. Baixar arquivo Baixa arquivos anexados Copiar Enviar Nova Janela Documentos Copia um pedido de compra anterior para iniciar um novo. Envia solicitação de cotação de preços aos fornecedores do ramo. Abre nova janela da aplicação no mesmo ponto em que estava na janela anterior. Apresenta a lista de documentos para habilitação de licitantes.

14 Além dos botões, o sistema dispõe de duas teclas de atalhos: F11 e F7, cujas funcionalidades são, respectivamente, visualização em tela cheia e consulta de campos tabelados. 2.6 Estrutura Linear do Menu

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16 3. BARRA DE FERRAMENTAS 3.1 Composição da Barra de Ferramentas I. Campo: preenchimento é de livre texto II. *Campo: Precedidos de * (asterisco) indicam que o preenchimento é obrigatório III. Campo: Sublinhado e negritado indica que o preenchimento ocorre com a pesquisa, por meio da lupa superior ou por da tecla F7, do conteúdo digitado no campo. A lupa superior habilita apenas quando o cursor do mouse está dentro do campo. IV. *Campo: Sublinhado, negritado e precedido de asterisco indica que o preenchimento ocorre conforme descrito em II) e III). Campo sombreado não pode ser editado (geralmente preenchido automaticamente ou quando indica apenas uma situação. Ex.: Órgão. Campo de livre edição. Campo com fundo amarelo indica que há máscara, ou seja, o preenchimento é padronizado previamente. (ex: Nº de CNPJ). Box para escolha de tabelas já cadastradas

17 Funcionalidades dos botões da barra inferior Consulta: Apresenta uma tela de filtros para buscar registros referentes ao título da tela. A partir da tela de filtro apresentada, em que o título na aba tem o texto Consulta, este botão têm a função de apresentar o resultado da busca de acordo com os filtros preenchidos. (vide detalhes no tópico Pesquisando um Registro); Novo: Possibilita iniciar um novo registro; Cancelar: Permite cancelar operações quando de um determinada etapa, antes de finalizá-las; Restaurar: Volta os dados originais na tela. Situação: O usuário consultou um Registro para alterar, apagou o campo para reescrever antes de confirmar. Caso clique em restaurar, o sistema retorna com a informação que estava preenchida antes; Excluir: Exclui o registro do sistema; Relatórios: direciona para a tela dos relatórios disponíveis do contexto ; Visualiza: Apresenta numa única tela os detalhes do registro, inclusive informações de outras abas; Confirmar: Confirma a inclusão ou alteração do registro da tela.

18 3.2 Pesquisando um Registro Todas as consultas de registros no sistema são semelhantes à apresentada no exemplo abaixo, mudando apenas os campos do filtro. Observe, no exemplo seguinte, como pesquisar um registro de fornecedor já cadastrado no Contexto Tabela/Entidade Externa/Fornecedor. Ao clicar na lupa inferior, os filtros seguintes serão apresentados:

19 Preencha os campos desejados do filtro acima e clique no botão Consulta. A tela contendo os resultados será apresentada com os dados solicitados no filtro. Neste exemplo, será listado todos os fornecedores que possuem DATA no nome:

20 Nota: Se o sistema não encontrar resultado com o conteúdo pesquisado, uma tela com os filtros será apresentada para continuar a pesquisa. Você pode voltar na aba consulta para alterar o critério de pesquisa e consultar novamente; Caso queira voltar à tela anterior, basta clicar em cancelar; Se o resultado apresenta um número maior que 50 linhas, você pode visualizar o resultado nas páginas seguintes por meio das setas: Ao clicar no clips, o sistema apresentará o fornecedor escolhido: A partir daqui, você pode editar o registro, visualizar ou emitir relatórios, dentro das restrições e regra de cada Contexto do sistema.

21 3.3 Consultando um Campo Os campos que permitem consulta estão em negrito e sublinhados como apresentados na tela do exemplo a seguir. Para consultar um registro, na tela de edição, posicione o ponteiro do mouse sobre o campo que deseja pesquisar e informe o(s) dado(s). Pressione o botão consultar localizado no canto superior direito da tela. Ao clicar no botão consultar (lupa superior), o sistema localizou somente uma conta com a palavra mobiliário, portanto, o campo será preenchido automaticamente. Veja o exemplo: Se a consulta do campo, for com uma palavra que tenha em mais de uma conta, o sistema apresentará outra tela contendo todos os registros para que o usuário selecione a conta desejada. Veja o exemplo abaixo, quando se consulta, no campo conta superior, a palavra bens :

22 Se o usuário não preencher nenhum campo na tela inicial, ao pressionar no botão consultar, será apresentada uma segunda tela de consulta: Preencha os campos desejados do filtro acima e clique no botão Consulta, localizado no canto esquerdo da tela. A tela de resultado da pesquisa será exibida:

23 Nesta tela serão apresentados todos os registros contendo os dados solicitados no filtro. Para selecionar o item desejado, clique no botão anexar (clips). O sistema retornará para a tela principal exibindo o registro anexado. DICA: Para que sejam encontrados todos os registros cadastrados no sistema, deixe os campos em branco e pressione o botão consulta no canto inferior esquerdo.

24 4. REQUISIÇÃO 4.1 Cadastro de Requisição de Material Permanente Este módulo tem por objetivo cadastrar requisições de materiais permanentes entre unidades gestoras e/ou unidades de localização. NOTA: ANTES DE CADASTRAR UMA REQUISIÇÃO CERTIFIQUE-SE DE QUE: Tem permissão de acesso às funcionalidades deste módulo; Há Unidades de Localização cadastradas no sistema; Há materiais permanentes cadastrados no sistema;

25 1º passo: informar dados gerais da requisição ABA CADASTRO No campo [1] informe a Unidade Gestora (U.G.) e em seguida clique na lupa superior. Faça o mesmo com a Unidade de Localização (U.L.). O campo solicitante [2] já aparece preenchido com o nome do usuário. 2º passo: informar itens da requisição No campo [3] digite o nome do material que deseja requerir e clique na lupa superior. No campo [4] informe a quantidade solicitada do material. O campo [5] será preenchido automaticamente somente após o atendimento da requisição. Arraste a barra horizontal (indicada pela seta vermelha) e encontrará o campo observação. É neste campo que deverá ser informada, caso haja, uma observação relevante para esse material Nota: De acordo com a UL selecionada, os materiais serão apresentados conforme o catálogo destinado. Se não houver um catálogo restrito, serão apresentados todos os materiais existentes.

26 3º passo: confirmar operação Clique no botão confirmar para gravar e finalizar a operação. Após confirmar a operação, o sistema apresentará a tela de confirmação: ABA OBSERVAÇÕES Se desejar acrescentar uma informação adicional, clique na aba Observações para editá-la. (vide tópico Registro de Observações). Após editar as informações necessárias, clique no botão carregar. A aba Observações emitirá um alerta (ficará piscando) para que o usuário saiba que o referido bem possui alguma especificação ou informação de relevância. 4.2 Atendimento de Material Permanente A seguir, será mostrado como atender ou recusar um pedido de requisição de materiais permanentes que estejam disponíveis no sistema para atender as necessidades das U.L.s. O aceite irá gerar uma Transferência Interna Permanente (onde a localização do bem é atualizada, se não houver assinatura).

27 No atendimento da requisição, serão apresentadas todas as requisições pendentes de atendimento. O responsável no setor de patrimônio fará o atendimento. Nota: Através do modulo segurança/perfil será designada a pessoa responsável pelo atendimento da requisição. Siga os passos abaixo para atender a uma requisição: 1º passo: selecionar uma requisição ABA SELEÇÃO Ao informar o Órgão e a U.G., o sistema listará todas as requisições pendentes de atendimento. Selecione a requisição desejada por meio do clip. Será aberta a tela com as informações da requisição selecionada.

28 2º passo: informar dados para atendimento ABA ATENDIMENTO No campo [1] informe a data em que a requisição foi atendida. No campo [2] selecione entre as opções Sim ou Não. Sim: Opção exige que a transferência seja recebida para conclusão da movimentação. Não: Opção não exige que a transferência seja recebida para conclusão da movimentação. No campo [3] informe a quantidade a ser atendida do material solicitado. Note que ao clicar sobre este campo, o botão editar (lápis na aba superior) é ativado. Clique sobre o lápis para informar os valores no campo. No campo [4] escolha um tipo de atendimento para esta requisição poderá: Pendente: é uma requisição que possui vários itens, mas que não foram atendidos completamente, gerando assim, uma nova requisição com os itens faltantes. Normal: é a requisição que foi atendida em todos os seus itens. Parcial: é a requisição que não teve todos os itens atendidos, mas que não irá gerar uma nova requisição. Cancelada: é a requisição que não foi e não será atendida.

29 3º passo: informar o número patrimonial do bem Ao clicar no nome do material que está sendo requisitado, o botão editar será habilitado (conforme indicado na figura anterior). Ao clicar neste botão a seguinte tela será exibida: Nesta tela, pode-se editar os bens que serão transferidos. Serão habilitados campos para editar os bens de acordo com a quantidade informada na quantidade atendida. Em [1] informe o número patrimonial ou o número patrimonial antigo do bem e em seguida clique na lupa superior. Se desejar, clique na lupa superior para pesquisar o número patrimonial por meio dos filtros que serão exibidos. Após o preenchimento do número patrimonial, outras informações sobre o bem como descrição, localização e etc., serão preenchidas pelo sistema. Para voltar para a tela de atendimento carregando estas informações, clique no botão retornar.

30 4º passo: confirmar o atendimento Para finalizar os procedimentos, pressione o botão confirmar. Ao confirmar, o sistema registra automaticamente uma transferência interna para a U.L. informada, de forma que para emissão do termo de transferência é necessário consultar no módulo de "Transferência Interna/Cadastro". NOTA: Quando exige-se assinatura eletrônica, o sistema também registra uma transferência que ficará pendente até que o requisitante registre o recebimento no módulo "Transferência interna/recebimento". ABA OBSERVAÇÕES Se desejar acrescentar uma informação adicional, clique na aba Observações para editá-la. (vide tópico Registro de Observações). Após editar as informações necessárias, clique no botão carregar. A aba Observações emitirá um alerta (ficará piscando) para que o usuário saiba que o referido bem possui alguma especificação ou informação de relevância.

31 5. CONSULTA 5.1 Consulta O módulo Consulta apresenta recursos que proporcionam, de forma simplificada, a realização de consultas que oferecem como resposta o detalhamento completo dos bens pesquisados. Para acessá-lo clique no menu, como apresentado abaixo: A tela seguinte será apresentada: ABA CONSULTA

32 A partir deste filtro podemos consultar um bem de diferentes maneiras. O campo adicionados [1] já vem marcado automaticamente e faz referência aos bens que estão associados a outros bens. Ao marcar este campo o sistema inclui também estes bens à pesquisa. Escolha que tipo de bens deseja pesquisar, se os que se encontram ativos, baixados ou ambos [2] Em seguida, filtre a pesquisa informando mais dados, pode ser, por exemplo, um intervalo de número patrimonial atual ou antigo [3]. Quando o campo nulos está marcado, o sistema consultará os registro que não possuem, neste caso, o número antigo. Outras formas de filtrar são informando dados como órgão, UG atual, unidade de localização e etc. Rolando a barra vertical para baixo (indicado na figura pela seta vermelha) aparecerão outras formas de pesquisa, que incluem data de aquisição, data de inclusão, nome do material e etc. ABA CARACTERÍSTICAS O bem pode ser consultado também por característica, como apresentado na tela seguinte: Informe as características do bem a ser pesquisado. Se desejar consultar por meio de uma característica que não apareça na tela, clique no campo Características [1] e em seguida na lupa superior para pesquisar, assim, aparecerá a tela com as características disponíveis e pode-se adicionar mais característica à pesquisa atual. No campo [2] indique se a pesquisa se dará por mais de uma característica "E" ou somente por uma delas: "OU".

33 a pesquisa. Quando o campo [3] é marcado significa que esta característica não será utilizada para ABA OUTROS O sistema disponibiliza ainda, filtro de pesquisa por meio de levantamentos registrados no sistema, na aba Outros : Se desejar, informe um dos tipos de levantamentos em que esteja incluído o material a ser consultado. ABA RESULTADO Após preencher os campos desejados, clique no botão consulta em qualquer uma das abas anteriores. Na aba Resultado é que os resultados da pesquisa serão apresentados.

34 Para visualizar todas as informações de um bem, clique sobre ele e em seguida clique no botão visualizar registro no canto superior (indicado pela seta vermelha). Se desejar imprimir o relatório dos itens consultados, clique no botão relatórios. (Vide tópico Impressão de Relatórios). 6. IMPRESSÃO DE RELATÓRIOS Na tela de impressão, conforme a tela abaixo, selecione, entre os relatórios disponíveis, o que deseja gerar: No campo [1] marque os relatórios que deseja gerar e em seguida escolha o formato de arquivo [2] (pdf, html, dentre outras opções) Para confirmar e gerar todos os relatórios selecionados clique no botão inferior gerar. Em seguida, o sistema apresentará a tela de relatórios disponíveis. Quando um relatório está em processo de preparação a coluna término estará em branco, o relatório sem link e a tela será atualizada a cada 5 segundos. Os relatórios que apresentam link foram gerados anteriormente ou já estão prontos:

35 A coluna término é preenchida e o link apresentado quando o relatório é concluído: Clique no link para visualizar o relatório e imprimir. NOTA: Uma vez solicitado, ainda que o usuário entre em outro módulo, ou até mesmo saia do sistema, o relatório continuará em processo de geração até a conclusão. Quando se escolhe como tipo de relatório a ser impresso um arquivo em PDF, ele poderá ser salvo para uma futura impressão, como, por exemplo, o Relatório de Movimentação de Bens Moveis - RMB apresentado a seguir:

36 NOTA: Para visualização ou impressão dos relatórios em PDF é necessário que o programa (acrobat reader) esteja instalado na máquina cliente. Saiba como fazer o download (copia grátis) do aplicativo através do site:

37 7. ENTRADA Os bens patrimoniais que serão adicionados à base de dados, adquiridos, por exemplo, por meio de compra ou transferência, devem ser classificados e registrados recebendo a devida identificação patrimonial. Para inserir bens no sistema de patrimônio é necessário executar os seguintes procedimentos conforme figura abaixo: Cadastro dos Bens NOTA: ANTES DE CADASTRAR UM BEM, CERTIFIQUE-SE DE QUE: Tem permissão de acesso às funcionalidades deste módulo; A U.G., na qual se deseja realizar uma entrada, possui uma UL de Conta de Estoque do Almoxarifado; Há material permanente cadastrado com status ATIVO. 1º passo: informar dados gerais do cadastro Para cadastrar um bem, o usuário deverá informar, primeiramente, os dados referentes ao tipo de aquisição, a documentação e o tipo do bem. Se o tipo de bem for próprio contabilizado ou próprio controlado, a tela de entrada será apresentada conforme a figura abaixo:

38 Os campos Órgão e U.G. [1] podem já vir preenchidos automaticamente pelo sistema. Se não estiverem preenchidos, digite o nome ou parte do nome da U.G. e clique na lupa superior. No campo [2] selecione o tipo de entrada do bem, se de terceiro, próprio contabilizado ou próprio controlado: Próprio Contabilizado: o bem faz parte financeiramente do Órgão. Próprio Controlado: o bem não entra no financeiro do Órgão, porém é controlado pelo Órgão. De Terceiros: o bem não entra no financeiro e não pertence ao Órgão. No campo [3] informe o tipo de aquisição do bem, se por compra, doação, dentre outras modalidades previamente cadastradas no sistema. No campo [4] digite a data em que o bem adquirido será contabilizado. Este campo aparece somente quando o tipo de bem for Próprio Contabilizado. No campo [5] o nome do fornecedor deve ser informado e em seguida clique na lupa superior para pesquisar. No campo [6] selecione o mais [+] caso deseja adicionar outros documentos ao cadastro e o menos [-] para retirar. Nota: O número da entrada será preenchido automaticamente pelo sistema após a confirmação da entrada.

39 Ao clicar no campo emitente, o botão editar surgirá a seguinte tela: será habilitado e ao selecioná-lo O campo Tipo de Documento já aparecerá preenchido. Preencha o número do documento, a data de emissão e o contato. No campo [1] escreva o nome do agente ou parte do nome e clique na lupa superior para pesquisar. Para adicionar arquivos, clique no campo descrição [2] e o botão editar habilitará na parte superior da tela. Clique e carregue os arquivos desejados. Para voltar para a tela de cadastro de bem clique em retornar. 2º passo: informar os bem adquiridos ABA MATERIAIS Clique na aba materiais para cadastrar o valor e a descrição de cada bem adquirido.

40 [3]. No campo [1] digite o nome do bem e/ou clique na lupa superior para pesquisar. No campo [2], o valor total da nota fiscal deve ser igual ao total informado pelo sistema

41 No campo [1] informe a quantidade do bem e o valor total deste item [2]. O sistema informará automaticamente se o bem deverá ser emplaquetado ou não [3]. Para cadastrar os detalhes e número do patrimônio, posicione o mouse sobre o campo material e clique no campo editar [4]. 3º passo: informar as características dos bens adquiridos ABA CARACTERÍSTICAS Nessa tela informe as características do bem, como formato, descrição, marca, modelo e etc. Lembre-se que os campos em negrito e sublinhados exigem a consulta por meio da lupa superior. Nota: O tipo de características solicitadas pelo sistema varia de acordo com o bem. Após o preenchimento desta aba, siga para a aba Bens.

42 ABA BENS No campo [1] preencha este campo com o número patrimonial do bem. Se desejar, o sistema pode gerar o próximo número patrimonial disponível no sistema. Basta posicionar o mouse no campo número e clicar no ícone [2]. Ao clicar no ícone [3], o sistema preenche todos os números patrimoniais abaixo. A sequência é gerada a partir do número do primeiro campo. O campo [4] faz relação à um antigo cadastro do bem. Se estiver migrando os bens de um antigo sistema para esse, informe o número do cadastro antigo. No campo [5] informe a situação física do bem. No campo [6] informe, se houver, a garantia que o bem possui. O campo [7]deverá ser preenchido se o bem atual for associado a outro bem (principal). Exemplo: Uma placa que será utilizada em um computador. No campo [8] selecione o status do bem, se disponível ou indisponível. Rolando a barra horizontal para a direita você encontrará o campo série, onde deverá informar o número de série, se houver, do bem a ser cadastrado. 4º passo: confirmar o cadastro Após informar o número do patrimônio, o usuário deve clicar no botão retornar até aparecer a tela de entrada de bens. Clique no botão confirmar para efetuar a inclusão do bem no sistema de patrimônio.

43 ABA OBSERVAÇÕES Caso o usuário tenha necessidade de informar alguma observação, deverá fazê-lo na aba observações preenchendo os campos correspondentes conforme o tópico seguinte. 8. OBSERVAÇÕES Para acrescentar uma observação, clique na aba Observações. Posteriormente, clique no botão +, conforme a tela seguinte: Em seguida a tela abaixo será apresentada: [1] Neste campo, você poderá escolher a finalidade da observação, basta clicar sobre o campo e selecionar a opção que deseja. [2] Neste campo aparecerá o nome do responsável pela observação.

44 [3] Informe neste campo todas as observações que julgue necessárias. Após preencher os campos, clique no botão retornar para voltar para a tela anterior carregando as informações aqui informadas.» Dica: Caso o tipo de observação não esteja na lista do campo finalidade, deverá ser cadastrado na tabela tipo de observação.

45 9. TRANSFERÊNCIA Por meio da transferência o usuário tem a possibilidade de movimentar os bens de uma localidade para outra. Existem três tipos de transferências: a) Interna: aquela em que o bem é transferido de um setor a outro setor do próprio Órgão b) Externa: aquela em que o bem é transferido para outra entidade. c) Adição a bem principal: se dá quando somente uma parte do bem é transferida, por exemplo, a unidade de CD-Rom de um microcomputador. 9.1 Transferência Interna As transferências internas são aquelas onde os bens são transferidos de um setor a outro do próprio Órgão. Elas podem ser permanentes, as quais a localização do bem é atualizada, ou temporárias, que a localização do bem permanece a mesma, pois, o bem retorna à localização original após um período pré-estabelecido.

46 As transferências internas permanentes podem ser: a) Diretas cadastra-se os dados da transferência e atualiza-se a localização do bem, de acordo com os dados da transferência.; b) Agendadas cadastra-se os dados da transferência e aguarda-se a confirmação do receptor para atualizar os dados de localização do bem. No caso de efetuar-se transferência agendada, não é possível editar ou excluir transferências que foram confirmadas. As transferências internas temporárias também podem ser diretas ou agendadas, diferenciando-se na impossibilidade de atualização da localização, em razão de ter informado o status do bem como saída temporária Cadastro de Transferência Interna Para cadastrar uma transferência interna, siga as instruções abaixo: NOTA: ANTES DE CADASTRAR UMA TRANSFERÊNCIA, CERTIFIQUE-SE DE QUE: Tem permissão de acesso às funcionalidades deste módulo; Há Unidade de Localização cadastrada no sistema; A Unidade Gestora deve estar aberta no mês corrente à movimentação; Existam materiais permanentes cadastrados no sistema, e estes devem estar com status igual a disponível ou utilizado. 1º passo: informar os dados gerais da transferência

47 Selecione a U.L. Destino [1] digitando o nome ou parte dele e clicando na lupa superior. Ao selecionar a U.L. Destino, o sistema informará automaticamente a U.G Destino e o Órgão. No campo [2] selecione a modalidade da transferência interna, se permanente ou temporária. No campo [3] informe a data em que a transferência acontecerá. Só serão aceitas datas que estejam dentro do mês aberto [4]. No campo [5] o usuário define se a transferência precisa ser recebida/autorizada para concluir a movimentação. Se o bem tiver um número patrimonial antigo registrado no sistema, no campo [6] você poderá escolher se deseja que este número apareça ou não nos relatórios que serão gerados. Se a transferência for temporária o usuário deve preencher também os campos objetivo e previsão de retorno, mostrados na tela abaixo:

48 2º passo: informar os bens que serão transferidos ABA ITENS Nesta aba é que os itens a serem transferidos deverão ser informados. Observe a tela abaixo e siga os passos: No campo [1] informe o número patrimonial do bem a ser transferido e clique na lupa superior para pesquisar. Esta pesquisa também pode ser feita por meio do número patrimonial antigo [2], basta informá-lo e clicar na lupa superior. Após selecionar o material desejado, a descrição do mesmo aparecerá no campo [3]. Rolando a barra horizontal para a direita (conforme indicado pela seta vermelha) você terá acesso às outras informações do bem selecionado, como a situação física, poderá adicionar uma ocorrência, ver a unidade de localização atual e também, se houver, o detentor do bem. Outra forma de pesquisar um item para inclui-lo na transferência é clicando sobre o campo Nº Patrimonial e em seguida clicar na lupa superior. A tela abaixo será mostrada:

49 Nesta tela, a pesquisa poderá ser feita de diversas formas, como por exemplo, utilizando o intervalo de nº patrimonial, intervalo de nº patrimonial antigo, unidade de localização, tipo de bem, entre outras. Arrastando a barra lateral para baixo, também aparecerão outras formas de pesquisa, como por exemplo, o material, o fornecedor, a data de aquisição, situação física e etc. Após informar no filtro o que deseja buscar, clique no botão consulta e o resultado da pesquisa aparecerá como na tela abaixo: Nesta tela, selecione o bem que deseja por meio do clips. Se desejar selecionar mais de um bem apresentado na pesquisa, clique sobre o ícone e o bem será listado na parte

50 inferior da tela. Para que os itens selecionados possam fazer parte do cadastro de transferência que está sendo realizado, clique no botão carregar. 3º passo: confirmar a transferência ABA CONFIRMAÇÃO Para finalizar o registro, clique em no botão confirmar e assim abrir a tela de confirmação de transferência. Ao confirmar, o sistema passará para a tela dos relatórios disponíveis. (Vide tópico Impressão de Relatórios) ABA OBSERVAÇÕES Se desejar acrescentar uma informação adicional, clique na aba Observações para editá-la. (vide tópico Registro de Observações). Após editar as informações necessárias, clique no botão carregar. A aba Observações emitirá um alerta (ficará piscando) para que o usuário saiba que o referido bem possui alguma especificação ou informação de relevância Recebimento Transferência Interna Durante o cadastro de uma transferência, o usuário pode definir se a transferência será direta ou agendada (onde exigirá a autorização do receptor).

51 Para visualizar e aprovar as transferências, siga os passos abaixo: 1º passo: consultar as transferências agendadas disponíveis ABA CONSULTA O sistema apresentará a tela de transferência interna, selecione o campo desejado e/ou clique no botão consulta.

52 Ao consultar, uma nova tela com os resultados será apresentada. 2º passo: selecionar a transferência desejada: ABA RESULTADO Basta clicar no clips para selecionar a transferência desejada. 3º passo: aceitar ou recusar uma transferência ABA EDIÇÃO Os dados da transferência selecionada aparecerão na tela e então defina se esta transferência será aceita ou recusada.

53 Se o usuário aceitar a transferência, o sistema atualiza a localização dos bens, caso contrário, deve informar o motivo da rejeição. 4º passo: confirmar a operação Clique no botão confirmar. A tela de relatórios será aberta. (Vide tópico Impressão de Relatórios) NOTA: * As transferências internas com assinaturas eletrônica não podem ser excluídas após o recebimento. * As transferências entre Unidades Gestoras acarretarão reflexo no RMB entre as duas U.G.'s, de modo que na U.G. Origem constará o valor total dos bens na coluna saída e na U.G. Destino esse mesmo valor constará na coluna extra-orçamentária.

54 9.1.3 Devolução Transferência Interna A devolução da transferência interna caracteriza o retorno de um ou mais patrimônios a sua localidade original após um tramite de saída temporária. 1º passo: encontrar o termo de transferência ABA CONSULTA Na tela inicial, consulte, através do botão de consulta, o termo de transferência que deseja executar a devolução. ABA RESULTADO Em seguida, selecione o termo desejado por meio do clips.

55 2º passo: preencher os dados para retorno do patrimônio ABA DADOS GERAIS No campo [1] preencha a data em que o bem está retornando ao seu local de origem. Assaste a barra de rolagem para preencher os outros campos.

56 No campo [1] informe o nome do funcionário que recebeu o bem e clique na lupa superior. Marque o campo [2] caso o bem tenha saído para conserto/manutenção e voltou consertado. Os campos Valor do Conserto [3], Solução [4] e Garantia [5] serão habilitados para edição, caso o bem tenha sido consertado. 3º passo: confirmar a devolução Após preencher os dados necessários, finalize a devolução pressionando o botão confirmar. A tela de relatórios será aberta. (Vide tópico Impressão de Relatórios) ABA OBSERVAÇÕES Se desejar acrescentar uma informação adicional, clique na aba Observações para editá-la. (vide tópico Registro de Observações). Após editar as informações necessárias, clique no botão carregar. A aba Observações emitirá um alerta (ficará piscando) para que o usuário saiba que o referido bem possui alguma especificação ou informação de relevância Transferência Interna entre U.G.s A transferência interna entre U.G.s funciona como a transferência interna normal, já mostrada neste manual, a diferença é que a interna entre U.G.s ocorre entre Unidades Gestoras diferentes, que pertencem ao mesmo órgão. Veja o passo a passo no tópico Cadastro de Transferência Interna.

57 10. TRANSFERÊNCIA EXTERNA A transferência externa é aquela em que o bem sairá temporariamente, por isso.a localização do bem permanece a original. Com o cadastramento da transferência externa, ocorre uma atualização do status do bem, informando que ele está em saída temporária Cadastro de Transferência Externa NOTA: ANTES DE CADASTRAR UMA TRANSFERÊNCIA EXTERNA, CERTIFIQUE-SE DE QUE: Tem permissão de acesso às funcionalidades deste módulo; Há Órgãos Externos cadastrados no sistema; A Unidade Gestora deve estar aberta no mês corrente à movimentação; Existam materiais permanentes cadastrados no sistema, e estes devem estar com status igual a disponível ou utilizado; 1º passo: informar os dados gerais da transferência externa ABA DADOS GERAIS

58 O campo Órgão já virá automaticamente preenchido pelo sistema. No campo [1] informe a Unidade Gestora e clique na lupa superior. O campo [2] pode já vir preenchido automaticamente com o nome do funcionário que realiza o cadastro, porém, o responsável pelo patrimônio pode informar outro nome, caso deseje. Para isso, deve informar o nome o funcionário e clicar na lupa superior. No campo [3] selecione uma Entidade Externa ao órgão para a qual os bens serão transferidos. Isso deve ser feito informando o nome da entidade e/ou clicando na lupa superior. O sistema preencherá o campo [4] com a data atual, porém o responsável pelo patrimônio poderá alterar o valor do campo para qualquer data, desde que a mesma esteja dentro do mês em aberto para a Unidade Gestora selecionada. No campo [5] informe a data prevista para o retorno do bem. A previsão de retorno deve conter uma data superior à do campo Data. No campo [6] selecione o objetivo da transferência Externa. Exemplos: evento, reforma, manutenção, manutenção na garantia, etc. No campo [7] selecione um portador, o qual será o funcionário que irá fisicamente transportar os bens da transferência para a entidade. O campo [8] aparecerá dependendo do objetivo selecionado. Nele poderá ser informado algum projeto que tenha relação com o objetivo. Para isto, informe o nome e/ou clique na lupa superior. linhas. Também é possível associar documentos ao cadastro. Para isso utiliza o botão +

59 2º passo: informar os itens da transferência externa ABA ITENS No campo [1] informe o número patrimonial do bem a ser transferido e/ou clique na lupa superior para pesquisar. Esta pesquisa também pode ser feita por meio do número patrimonial antigo [2], basta informá-lo e/ou clicar na lupa superior. Após selecionar o material desejado, a descrição do mesmo aparecerá no campo [3]. Rolando a barra horizontal para a direita você terá acesso às outras informações do bem selecionado, como a situação física, poderá adicionar uma ocorrência, ver a localização atual e também visualizar os campos recebedor e data de retorno, estes dois últimos campos mencionados não são editáveis e o sistema os preenche automaticamente assim que o cadastro de devolução do bem é realizado. Estas informações ficarão disponíveis para futuras consultas a este registro. 3º passo: confirmar transferência externa Para finalizar o cadastro, clique no botão confirmar. A tela de relatórios será exibida. Deve-se imprimir o termo de transferência. (vide tópico Impressão de Relatórios) NOTA: Este comprovante também pode ser impresso posteriormente. Para isso, utilize o número do termo de transferência para consultar no sistema.

60 ABA OBSERVAÇÕES Se desejar acrescentar uma informação adicional, clique na aba Observações para editá-la. (vide tópico Registro de Observações). Após editar as informações necessárias, clique no botão carregar. A aba Observações emitirá um alerta (ficará piscando) para que o usuário saiba que o referido bem possui alguma especificação ou informação de relevância Devolução Transferência Externa Para registrar a devolução de um bem, siga os passos abaixo: 1º passo: consultar e selecionar o registro de saída do bem Na tela de pesquisa, informe os dados e clique em consulta. Ao encontrar o registro desejado, clique no clips para selecioná-lo. 2 passo: informar dados do retorno do bem ABA DADOS GERAIS

61 No campo [1] informe a data em que o recebedor recebeu os itens da transferência. Essa data deve ser igual ou menor à data atual e maior que a data de autorização da transferência. Arraste a barra horizontal para a direita para preencher os outros campos: No campo recebedor, informe o nome do funcionário que recebeu o bem e clique na lupa superior. Marque o campo consertado caso o bem tenha saído para conserto/manutenção e voltou consertado. Os campos Valor do Conserto, Solução e Garantia serão habilitados para edição caso o bem tenha sido consertado. 3º passo: confirmar a operação de devolução da transferência externa Após preencher os campos indicados acima, finalize a devolução pressionando o botão confirmar. A tela de relatórios será aberta. (Vide tópico Impressão de Relatórios) ABA OBSERVAÇÕES Se desejar acrescentar uma informação adicional, clique na aba Observações para editá-la. (vide tópico Registro de Observações). Após editar as informações necessárias, clique no botão carregar. A aba Observações emitirá um alerta (ficará piscando) para que o usuário saiba que o referido bem possui alguma especificação ou informação de relevância Adição a Bem Principal - Transferência Este procedimento é utilizado quando o usuário quer incorporar uma parte ao bem. Por exemplo, uma unidade de CD-Rom em um microcomputador. Nesta parte do sistema se executa a inclusão, edição ou exclusão de registros que formalizam a incorporação de bem a um principal.

62 1 passo: selecionar o bem principal ABA DADOS GERAIS No campo [1] informe a Unidade Gestora e clique na lupa superior. [2] Informe o número patrimonial do bem principal e clique na lupa superior. A pesquisa também pode ser realizada a partir do número antigo do patrimônio. Ao informar o número patrimonial, o sistema preenche automaticamente as informações sobre o bem: material, local e detentor. 2º passo: informar o bem que será adicionado ao principal [3] Informe o número patrimonial do bem, ou informe o número antigo, e clique na lupa superior. O sistema preencherá automaticamente o campo [4] com a data corrente. Porém, pode-se informar uma data futura, pertencente ao mês aberto. Ao arrastar a barra horizontal para a direita, você poderá visualizar a descrição do material, o local de origem e, se houver,o detentor do bem. 3º passo: confirmar operação Após preencher os campos necessários, pressionando o botão confirmar. A tela de relatórios será apresentada. (vide tópico Impressão de Relatórios).

63 11. BAIXA A baixa é a forma pela qual os bens, seja por desgaste natural ou por acidente, obsoletismo, doação, extravio, roubo, etc, são retirados da carga do órgão e dos respectivos detentores da responsabilidade. Para acessá-la, posicione o cursor no menu, conforme abaixo: 11.1 Cadastro de Baixa Para baixar um bem, siga os passos abaixo: NOTA: ANTES DE CADASTRAR UMA BAIXA, CERTIFIQUE-SE DE QUE: Tem permissão para acessar às funcionalidades deste módulo; A Unidade Gestora está com o mês aberto igual ao mês em que ocorrerá à movimentação; Há Órgão Externo cadastrado; Há bens que estejam sendo utilizados atualmente no Órgão. Os bens deverão possuir data de contabilização para serem baixados.

64 1º passo: informar dados gerais da baixa ABA DADOS GERAIS No campo [1] informe a Unidade Gestora e clique na lupa superior. No campo [2] selecione um Tipo de Bem. Os tipos disponíveis serão os mesmos da Entrada de Bens. Os bens deverão ser contabilizados. O sistema preencherá automaticamente o campo [3] com a data corrente, porém podese alterar o valor do campo para qualquer data desde que a mesma esteja dentro do mês em aberto para a Unidade Gestora selecionada. No campo [4] informe o tipo de baixa. Os tipos disponíveis podem ser cadastrados no sistema a partir do menu tabelas/operações. No campo [5] selecione a situação da baixa, dentre as opções: Em andamento: Bens não serão contabilmente baixados. Autorizada: Bens serão contabilmente baixados. Não Autorizada: Bens não serão baixados. Nota: O número da baixa só pode ser gerado em uma baixa em andamento ou somente após ser autorizada. No campo [6] informe uma Entidade Externa ao órgão para a qual os bens serão transferidos e clique na lupa superior. Este campo está ligado ao tipo de baixa, ou seja, dependendo do tipo da baixa, o campo destino pode aparecer ou não. Quando não houver destino, o campo aparecerá em branco no relatório. No campo [7] selecione, se houver, um portador, o qual será o funcionário que irá fisicamente transportar os bens da transferência para a entidade. Utilize os botão + e - linhas [8] para adicionar documentos associados à baixa atual.

65 2 passo: informar itens da baixa ABA ITENS [1] Informe o número patrimonial do bem a ser baixado e/ou clique na lupa superior para pesquisar. O campo [2] é preenchido automaticamente pelo sistema quando o bem selecionado para baixa possua outros bens associados ao mesmo, o sistema listará esses bens subordinados e preencherá o campo Superior com sua numeração patrimonial do bem principal. Note que na ilustração acima, o item 2 está subordinado ao item 1. Após selecionar o material desejado, a descrição do mesmo aparecerá no campo [3]. Rolando a barra horizontal para a direita você terá acesso às outras informações do bem selecionado, como a data de estorno (se houver),a localização atual, a situação física e o valor do bem. O campo situação física é preenchido automaticamente pelo sistema com o a situação física que foi informada na entrada do bem. Informe a situação atual de acordo com o tipo de baixa.

66 3º passo: informar roteiro de baixa ABA TRAMITAÇÃO No campo [1] selecione um roteiro para baixa dentre os possíveis cadastrados. No campo [2] informe a data de execução da tarefa. O campo [3] apresenta a tarefa. O sistema preencherá o campo automaticamente com as tarefas pertinentes ao roteiro selecionado no campo Roteiro Padrão. No campo [4] informe o nome do funcionário responsável por aquela atividade. Informe o nome e clique na lupa superior. Utilize os botões +- linhas para adicionar e/ou excluir tarefas. 4º passo: confirmar a operação Após preencher os campos indicados, finalize a baixa pressionando o botão confirmar. A tela de relatórios será apresentada para imprimir o termo de baixa. (vide tópico Impressão de Relatórios). ABA OBSERVAÇÕES Se desejar acrescentar uma informação adicional, clique na aba Observações para editá-la. (vide tópico Registro de Observações).