Software Gestão Estratégica v

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1 Software Gestão Estratégica v

2 SUMÁRIO INTRODUÇÃO... 3 CONSIDERAÇÕES GERAIS INSTALAÇÃO LOGIN MENUS NAVEGAÇÃO CONFIGURAÇÕES GERAIS CONFIGURAÇÃO DO LAYOUT CADASTRO DE DADOS COMUNICAÇÃO FERRAMENTAS DE CONTROLE CALENDÁRIO E REUNIÕES AGENDADAS PLANEJANDO A ESTRATÉGIA... 66

3 12. ACOMPANHANDO A ESTRATÉGIA OUTRAS FUNCIONALIDADES... 97

4 4 INTRODUÇÃO O software Gestão Estratégica da Stratec visa garantir a implementação do planejamento estratégico e o alcance da visão de longo prazo da organização, sendo capaz de sistematizar a execução do planejamento estratégico e acompanhar o desempenho dos processos da empresa, facilitando o monitoramento de metas e projetos por parte dos gestores. Ao utilizar o software a organização é capaz de: Comunicar interna e/ou externamente a sua estratégia; Desdobrar a sua estratégia até o nível operacional; Garantir a coerência das metas e projetos com a estratégia; Monitorar o desempenho; Elaborar e controlar os planos de ação para o alcance das metas; Replanejar as ações de metas não alcançadas. Este manual tem por objetivo direcionar a utilização do software Gestão Estratégica criado pela Stratec.

5 5 CONSIDERAÇÕES GERAIS Antes de navegar pelas funções do software, note os itens no canto superior direito da tela: O item permite que você pesquise algum termo em todos os registros do software. Toda vez que estiver com alguma dúvida sobre as funcionalidades do software, você poderá clicar em. Você pode também navegar entre os anos, para ver os resultados de anos anteriores ou fazer planejar anos futuros através dos sinais + e - localizados em torno do ano em que você está navegando. Quando terminar de utilizar o software, clique no botão para fazer logoff.

6 6 1. INSTALAÇÃO Características Técnicas Software Plataforma / Linguagem Gestão Estratégica / Matriz Orçamentária Microsoft.Net 4.0, (WEB / Três camadas) 1ª camada: Browser, JavaScript 2ª camada: Delphi.Net 3ª camada: Banco de Dados Sistema Operacional Banco de Dados Windows 2003 Server ou superior MS-SQLServer 2000 ou superior (pode ser a versão Express) Requisitos Técnicos Padrão (Mínimo Necessário) No Servidor da Aplicação (Servidor WEB/Servidor de Arquivos) Processador Intel Pentium IV ou superior 2Gb RAM / 1 Gb HD Windows 2003 Ambiente.Net 4.0 Serviço IIS 6.0 ou superior Espaço em disco dimensionado para armazenar os arquivos contendo os arquivos anexados pela empresa. O espaço ocupado dependerá da quantidade e tamanho dos arquivos dos documentos. Nota: O Servidor de Aplicação desempenha o papel de servidor web, processa instruções em.net e acessa os dados do servidor SQL via ADO.Net. Este servidor pode ser acessado tanto pela Internet quanto pela Intranet.

7 7 No Servidor de Banco de Dados (Servidor SQL) Processador Intel Pentium IV ou superior 2 GB RAM / 500 Mb de HD Windows 2000 Server SP4 MS-SQLServer 2000 ou superior (pode ser a versão Express) Espaço em disco de 100 Mb para o Banco de Dados Nota: O Servidor SQL desempenha o papel de servidor de banco de dados e é acessado somente pelas aplicações do servidor WEB. A prática comum é de que a aplicação e os bancos de dados sejam servidos por máquinas separadas. Eventualmente, se a empresa assim o desejar, uma única máquina poderá atender os dois serviços, com impacto em desempenho a ser avaliado para cada caso, em função do ambiente e estrutura da empresa. Nas Estações (Máquinas Usuárias) Processador Intel Pentium III 800 ou superior 512 MB RAM Monitor VGA ou SVGA, mínimo 800 X 600 Internet Explorer 8 ou superior ou Firefox 3.2 ou superior Windows 2000, Windows XP ou superior Licenças de acesso ao servidor (CALs) Este produto não pode ser executado em Windows 3.x ou Windows NT 3.51 Nota: As estações são as máquinas utilizadas pelos usuários para executar o Gestão Estratégica ou o Matriz Orçamentária

8 8 Procedimento para instalação dos Sistemas Stratec Servidor de banco de dados: - Instalar o gerenciador de banco de dados SQL Server caso não esteja instalado (os sistemas funcionam com a versão 2000 ou superior. Caso o SQL Server não esteja instalado e a empresa não tenha licença de uso de nenhuma versão, a sugestão é instalar a versão gratuita SQL Server 2008 R2 Express. Existem algumas limitações na versão gratuita mas não chegam a afetar o desempenho do sistema. O download pode ser feito no link Deve-se fazer o download da opção Database with Management Tools. Durante a instalação favor memorizar o nome da instância que está sendo criada pois será necessário configurar esse nome no sistema em um passo posterior na instalação. - Para que o sistema consiga logar no servidor é necessário que a opção de Server Authentication Mode no SQL Server esteja marcada como SQL SERVER and Windows Authentication Mode. Acesse as propriedades do servidor no SQL Server Management (botão direito sobre o nome do servidor) e altere a opção caso não esteja marcada corretamente conforme o exemplo abaixo:

9 9 Figura 1: Propriedades do servidor no SQL Server Management - Criar uma base de dados vazia. (OBS.: o banco de dados pode ter qualquer nome). Criar um login para acesso ao banco de dados como dbo (o usuário pode ser qualquer nome e senha para acesso). - Executar o script de criação das tabelas da base vazia. - Agendar a procedure xssprotinasdiarias para execução todo dia à noite no banco de dados. Para agendar a procedure deve-se editar o arquivo RotinasDiarias.bat, alterar o nome do usuário e a senha para o usuário e senha que foi criado para conexão com o banco de dados e agendar a rotina para execução diária no Agendador de Tarefas do Windows (painel de controle/ferramentas administrativas). O arquivo RotinasDiarias.sql

10 10 deve ficar no mesmo diretório do Rotinasdiarias.bat e o seu conteúdo deve ser editado e o nome do banco de dados alterado para o nome do banco de dados criado para o sistema. - Executar os comandos abaixo no banco da dados master do servidor. Eles servem para dar permissão para o acesso as rotinas de envio de . Esses comandos devem ser executados por um usuário sa (administrador do SQL Server). O campo usuariobancodedados de dados deve ser alterado para o usuário do banco de dados que será utilizado para acesso a base de dados do sistema. use master go grant exec on sp_oacreate to usuariobancodedados GO grant exec on sp_oadestroy to usuariobancodedados GO Servidor de aplicação: - Verificar se o IIS 6.0 ou superior está instalado no servidor. Realizar a instalação do mesmo se não estiver instalado. - Verificar se o.net 4 está instalado no servidor. Realizar a instalação do mesmo se não estiver instalado. Após a instalação é necessário verificar se o.net 4 está habilitado para uso. Faça isso verificando se a opção enabled do.net 4 está marcada no IIS como nos exemplos abaixo:

11 11 Figura 2: Exemplo IIS 7.0 Figura 3: Exemplo IIS Caso a versão do IIS seja a 6.0, criar um application pool novo no IIS com o nome AppPoolASPNET4. - Criar um diretório para o sistema no Windows e descompacte os arquivos da aplicação (enviados em anexo). - Editar o arquivo xsconexao.xml e atualizar as linhas abaixo com as informações para conexão no servidor de banco de dados: <banco>nome do banco de dados;</banco> <servidor>nome do servidor de banco de dados;</servidor>

12 12 <login>login banco de dados;</login> <senha>senha banco de dados;</senha> (IMPORTANTE: Ao editar as linhas acima não apague os ponto e virgulas. Caso a versão do SQL Server seja a 2005 ou superior talvez seja necessário colocar o nome do servidor de banco de dados no formato nome ou ip do servidor\nome da instância do banco de dados. Depois que a aplicação já estiver rodando, caso seja necessário alterar a base da dados no arquivo de conexão, será preciso reiniciar o IIS, para que consiga acessá-la através da aplicação). - Entrar no IIS e criar um aplicativo direcionado para o diretório onde a aplicação está. - Selecionar a versão do.net no aplicativo criado no IIS como 4.0 e o application pool do.net 4. Veja os exemplos abaixo: Figura 4: Exemplo IIS 7.0

13 13 Figura 5: Exemplo IIS Dar permissão de leitura e escrita para o usuário ASPNET nos subdiretórios temp, anexos, images/cliente e images/customizados. Feito isso a aplicação já deve estar pronta para o uso. É só acessar o sistema e testar. O login para acesso na aplicação é superusuario e a senha é senha. A aplicação utiliza popup. Por favor verifique se a opção de bloqueio de popup está desabilitada.

14 14 2. LOGIN O software Gestão Estratégica pode ficar hospedado no servidor da Stratec ou no do próprio cliente. Para os clientes que optam pelo servidor da Stratec, o software pode ser acessado através do link Para os clientes que hospedam o software em servidor próprio, o endereço de acesso será fornecido pela área de TI da organização. O endereço de acesso direcionará o usuário à tela de login, onde deverá entrar com seu usuário e senha. Figura 6: Tela de login

15 15 3. MENUS O software tem três menus: o menu superior, menu lateral e menu específico de navegação. 3.1 Menu Superior O menu superior está localizado no topo da página no lado esquerdo. Figura 7: Menu Superior As funcionalidades deste menu são: Retornar à tela inicial. Adicionar tela aos favoritos Ver as telas adicionadas aos favoritos Acessar fórum de discussão Acessar mensagens recebidas ou enviar novas mensagens Retornar para a página anterior Ir para a próxima página

16 Menu Lateral O Menu Lateral (o símbolo no canto esquerdo superior da tela) é composto pelos seguintes itens: Cadastro: Permite cadastrar diferentes dados e configurações no sistema; Planejamento: Permite navegar pelos objetivos estratégicos, projetos, indicadores, planos de ação, etc; Acompanhamento: Possibilita acompanhar o desempenho da empresa de diversas maneiras; Análise da Gestão: Demonstra resumidamente o status de uma determinada área, verificando quantos indicadores estão com o farol vermelho, amarelo, verde ou azul. Possibilita acompanhar também ações relacionadas à área e indicadores desatualizados. Ferramentas: Permite filtrar as mensagens recebidas, enviar novas mensagens, visualizar histórico de acessos, realizar transferência de responsabilidades, etc; Importação: Permite importar dados.

17 17 Figura 8: Menu Lateral 3.3 Menu Específico O Menu específico de navegação é visualizado ao clicar em algum objetivo do Mapa Estratégico. Nele se encontram as opções: detalhamento; relatório de acompanhamento; plano de ação; valores; gráfico; matriz de resultados, árvore de Gráficos e Árvore de impacto. Parece muito complicado? Não se preocupe, estes itens serão explicados mais pra frente.

18 18 4. NAVEGAÇÃO Para facilitar a utilização do software Gestão Estratégica pelo usuário, além dos menus, é possível navegar também pelas abas da tela inicial. A tela inicial é dividida em 6 abas: Mapa estratégico; Dashboard; Painel; Resultado por Área; Painel Individual e Pendências. Ao fazer o login no site, o usuário é direcionado automaticamente à primeira aba, que traz o mapa estratégico da organização. Se o usuário estiver navegando em outras partes do software e desejar retornar à tela inicial, pode acessá-la através do item do menu superior ou através do item Acompanhamento >> Tela Inicial do menu lateral. 4.1 Aba Mapa Estratégico Nesta aba, é possível visualizar todos os mapas cadastrados para a organização e os objetivos estratégicos que compõem cada um desses mapas. Utilize o filtro para selecionar o mapa desejado.

19 19 Figura 9: Mapa estratégico do Conselho de Administração com missão, visão e valores É possível também ocultar os campos missão, visão e valores ao se visualizar o mapa clicando no local indicado na figura abaixo. Figura 10: Mapa estratégico do Conselho de Administração sem missão, visão e valores

20 20 Note também que cada objetivo é sinalizado com dois faróis. O do lado esquerdo mostra se a meta foi alcançada no período atual e o do lado direito mostra o acumulado naquele ano. Se houver uma pequena esfera cinza sobrepondo o farol, significa que aquele objetivo está com os valores desatualizados. Figura 11: Exemplo de objetivo do mapa estratégico No exemplo acima, mesmo o resultado do período sendo positivo, não foi suficiente para garantir a sinalização verde do farol no acumulado do ano. Ao se clicar em um objetivo estratégico, abre-se um menu específico de navegação com as funções: Detalhamento; Relatório de acompanhamento; Plano de ação; Valores; Gráfico; Matriz de resultados; Árvore de Gráficos e Árvore de impacto. Essas funções serão explicadas posteriormente.

21 21 Figura 12: Menu específico de navegação 4.2 Aba Dashboard O software permite a criação de dashboard, uma área customizável, onde o usuário pode selecionar todas as informações que gostaria de visualizar em uma mesma tela. Para isso, deve-se clicar em Adicionar item no canto superior direito e selecionar o que se deseja inserir. As opções são: Item; Projeto; Gráfico; Velocímetro e Pizza.

22 22 Figura 13: Dashboard individual Além do dashboard individual, também é possível criar um dashboard corporativo ou para uma área específica. Para isso deve-se acessar o menu lateral Cadastro >> Configuração layout >> Aba dashboard. Este novo dashboard estará disponível para visualização por todos os colaboradores cadastrados. Quando estes colaboradores estiverem na aba dashboard de sua tela inicial, terão a opção de visualizar o dashboard individual, corporativo ou de alguma outra área que tenha dashboard cadastrado. Figura 14: Dashboard corporativo

23 Aba Painel Em painel, é possível realizar uma análise de caminho crítico com as perspectivas, objetivos, indicadores e projetos estratégicos. Para tal, seleciona-se um painel (previamente cadastrado), o período desejado e a Classe/Origem dos dados a serem buscados (caso os dados tenham sido classificados anteriormente). Com relação aos indicadores, os faróis se referem ao desempenho em relação à meta. Já com relação aos projetos estratégicos, os faróis se referem ao andamento das ações. Figura 15: Exemplo de Painel Um painel (corporativo ou por área) deve ser criado através do menu Planejamento >> Painel. Para isso, deve-se: a) Clicar em inserir ; b) Escrever uma descrição, alocar o painel a uma área, responsável e, se for o caso, a um projeto de criação do painel; c) Informar se o painel está liberado; d) Escolher se é desejado exibir apenas o farol ou ocultar a coluna perspectiva.

24 24 Figura 16: Painel com opção de ocultar a perspectiva e exibir todas as outras informações Figura 17: Painel com opção de exibir apenas o farol e não ocultar a perspectiva 4.4 Aba Resultado por Área Nesta aba, pode-se verificar todos os objetivos, indicadores e projetos atrelados a uma determinada área. Além disso, é possível visualizar facilmente o status dos itens retornados pela busca, através da exibição de faróis e barras de cronograma. Para isso deve-se

25 25 utilizar os filtros: Área (para selecionar a unidade desejada) e Classe/Origem (para selecionar a classificação dos dados desejados, caso haja alguma). Figura 18: Resultados da Diretoria de Produção Ao clicar em um dos indicadores ou projetos, abre-se um menu de navegação, através do qual é possível consultar mais detalhes sobre o indicador ou projeto selecionado. Figura 19: Menu de navegação de projetos. 4.5 Aba Painel Individual

26 26 Esta aba tem o mesmo objetivo da aba anterior Resultado por Área, porém a nível individual. Nela, é possível conferir os objetivos, indicadores, projetos e ações de responsabilidade de cada indivíduo. Figura 20: Painel Individual do Claudio Manoel 4.6 Aba Pendências Esta aba demonstra quais itens estão atrasados ou não foram preenchidos sob responsabilidade de um determinado empregado, bem como suas reuniões agendadas. Figura 21: Pendências de um colaborador

27 27 5. CONFIGURAÇÕES GERAIS Agora é hora de configurar o software e deixá-lo com a cara do planejamento estratégico da companhia. Lembre-se que este passo é muito importante para que o software seja efetivo no planejamento, execução e monitoramento da estratégia. Por um lado, o software disponibiliza diversas ferramentas para auxiliar a Gestão Estratégica, mas por outro é importante lembrar que ferramentas em excesso podem confundir e desestimular o usuário final. 5.1 Cadastro >> Configurações >> Aba Configurações Gerais 1) Farol Primeiramente, deve-se definir quais cores de farol serão utilizadas para os indicadores/objetivos estratégicos e o significado de cada uma delas. Há também a opção de exibir farol cinza para indicadores desatualizados. Em seguida, deve-se decidir se, de acordo com o resultado dos indicadores, será necessário que o usuário preencha Relatórios de Acompanhamento. O campo Relatório de Acompanhamento pode ser útil, por exemplo, para explicar porque uma meta não foi alcançada. Pode-se definir também, após quantas ocorrências será demandado ao usuário que preencha esse relatório.

28 28 Figura 22: Configuração dos faróis 2) Geral Após definir os faróis, vamos definir algumas configurações gerais. a) Bloquear acesso simultâneo do mesmo usuário em computadores diferentes: Se este item estiver marcado, o usuário terá de efetuar logoff em sua máquina caso deseje utilizar o software em outra máquina. b) Controlar restrição de acesso por indicador e projeto: Este recurso permite o controle de acesso a projetos e indicadores específicos. Deve-se utilizá-lo com precaução, tendo em vista que pode diminuir a transparência da organização em relação à gestão da estratégia. c) Usar mapas estratégicos e painéis: deve ser marcado se a empresa deseja utilizar mapas estratégicos e/ou painéis. d) Habilitar gestão de risco: habilita a matriz de riscos (veja os itens 7.7 e 11.4)

29 29 e) Bloquear cadastro de ações para objetivos estratégicos: algumas organizações não relacionam as ações aos objetivos estratégicos. Para estes casos, é melhor deixar essa funcionalidade bloqueada, para evitar o excesso de informações dirigidas ao usuário final. f) Bloquear a utilização de parâmetros: algumas organizações utilizam parâmetros no cálculo de seus indicadores, como por exemplo, taxa do dólar comercial. Para essas organizações, a utilização de parâmetros pode ser interessante. Para as outras, é recomendável manter essa funcionalidade bloqueada. g) Utilizar a priorização de projetos: se esta opção estiver marcada, será possível definir a prioridade do projeto ao cadastrá-lo, em um escala que varia de 1 a 5. h) Utilizar workflow de aprovação de projetos: o software oferece a opção de escolher um responsável pela aprovação de projetos. O responsável escolhido tem a opção de aprovar um projeto, não aprová-lo ou colocá-lo em espera. Enquanto o responsável não analisar o projeto, este fica em estado de aguardando avaliação i) Utilizar workflow de aprovação de painel: da mesma maneira que para os projetos, o software oferece a opção de escolher um responsável pela aprovação de painéis cadastrados. j) Configurar abas visíveis: permite configurar quais abas estarão habilitadas na tela inicial.

30 30 Figura 23: Configurações gerais 3) Indicadores Agora, vamos definir algumas configurações para os indicadores. Primeiramente definimos como deve ser desdobrada a árvore de indicadores (veja o item 12.10). Pode-se desdobrála por fórmula de cálculo, item de verificação, desdobramento do item (origem da meta, ou seja, de onde aquele indicador se origina) e ainda definir o número máximo de desdobramentos visualizados. Após, pode-se mudar a descrição do campo de observações que aparecerá na tela de detalhamento do indicador. Pode-se ainda decidir se será possível cadastrar valores de benchmark, de outros anos, valores estimados, se a descrição da meta será exibida na tela inicial ou ocultada no cadastro e se será permitido o uso de valores tabelados (veja o item 7.10). Você entenderá

31 31 melhor a aplicação dessas configurações ao ver o item 11.1, sobre objetivos estratégicos e indicadores. Por último, tem-se a opção de utilizar a análise multidimensional (veja item 7.11) e de cadastrar digitador de valores (veja item ). Figura 24: Configuração geral do cadastro de indicadores 4) Dias de tolerância para indicadores desatualizados É nesta parte que se define qual prazo o usuário terá para apurar e informar ao software o valor dos indicadores. Esse prazo pode variar de acordo com a periodicidade dos indicadores e deve ser informado sempre em dias corridos. Por exemplo, se para um indicador de periodicidade mensal for informado o valor de 10 dias de tolerância, o usuário poderá preencher os valores de um certo mês até o 10º dia do mês seguinte.

32 32 Também pode-se optar por enviar um automático alertando para a necessidade de atualizar indicadores (antes deles vencerem) na virada do período ou para o superior do responsável pelo objetivo após a sinalização de valor desatualizado. Figura 25: Dias de tolerância para indicadores desatualizados Atenção! Também no item 5.3 é necessário definir o número de dias que os usuários (de acordo com o perfil cadastrado) tem para alterar valores de realizado. 5.2 Cadastro >> Configurações >> Aba Ações É nesta aba que se define as configurações gerais dos projetos e das ações que serão acompanhados pelo software.

33 33 Figura 26: Aba ações Primeiramente, deve-se definir quanto tempo o usuário terá para realizar alterações nos projetos: se será possível alterar até uma data específica, até a data inicial de execução do projeto ou se os usuários autorizados poderão alterar sempre que quiserem. Figura 27: Prazo para alteração de projetos Em seguida, deve-se definir se o farol que representará o status do projeto será definido de acordo com percentual executado ou a data. Quando os projetos não exigem um controle muito rígido, recomenda-se controlá-los por data, e não por percentual executado.

34 34 Figura 28: Cálculo do farol dos projetos Agora é possível definir o número de dias de atraso em que o projeto ou ação exibirá farol amarelo. Figura 29: Sinalização amarela com até 3 dias de atraso No exemplo acima, foi definido que o farol sinalizará amarelo com um atraso de até 3 dias do projeto ou ação. Se houver atraso superior a 3 dias, o farol ficará vermelho. É possível também, que o farol amarelo seja utilizado como um alerta de que o prazo de um projeto ou ação está prestes a vencer. Nesse caso, coloca-se o sinal - antes do número de dias. No exemplo abaixo, o farol ficará amarelo faltando 2 dias ou menos para o vencimento e se tornará vermelho quando o projeto ou ação estiver atrasado. Figura 30: Sinalização amarela a partir de 2 dias ou menos para o vencimento

35 35 Outra customização permitida pelo software é a definição dos campos a serem exibidos no plano de ação e no relatório de acompanhamento. Figura 31: Campos a serem exibidos no Plano de Ação Note que foram marcados 4 dos 5 campos disponíveis, logo o campo porquê será ocultado ao se preencher um novo plano de ação: Figura 32: Inserção de novo plano de ação A mesma observação vale para os campos do relatório de acompanhamento. Figura 33: inserção de novo relatório de acompanhamento

36 36 Como foram marcadas todas as opções possíveis, ao se preencher um novo relatório todos os campos aparecerão. O usuário também tem a opção de atribuir um status ao Relatório de Acompanhamento para informar se está em planejamento, se o planejamento foi concluído ou se foi cancelado. Figura 34: Exemplo de relatório de acompanhamento Por fim, o software também oferece a opção de importação de planos de ação de uma planilha do excel. Neste local, é possível especificar as células correspondentes a cada campo do software. A importação será explicada no item 7.13.

37 37 Figura 35: Importação de planos de ação 5.3 Cadastro >> Configurações >> Aba Perfis de Usuário O software permite criar perfis de acesso individualizado, ou seja, grupos de usuários com acesso limitado. Dessa maneira pode-se restringir, por exemplo, os usuários que tem autorização para alterar metas e criar novos indicadores. Após clicar em inserir, deve-se preencher um nome para o perfil e estabelecer o número de dias que os usuários inscritos sob aquele perfil terão para realizar alterações nos valores realizados (se este for o caso). Em seguida, deve-se escolher os campos que o usuário terá acesso, marcando as opções desejadas. Note que alguns itens possuem o sinal +. Isso significa que eles possuem subitens e estes podem ser acessados clicando neste sinal. Neste momento também será possível visualizar as configurações dos outros perfis cadastrados e alterá-los simultaneamente.

38 38 Figura 36: Cadastro de perfil de usuário 5.4 Cadastro >> Configurações >> Aba Classe/Origem Nesta aba, pode-se criar diferentes classificações para os indicadores. Figura 37: Aba classe/origem

39 39 Para inserir uma nova classificação, deve-se clicar em inserir no canto superior esquerdo, escrever o nome desejado no campo descrição e clicar em salvar. Figura 38: Inserção de nova classe/origem de indicador Para editar ou excluir, deve-se selecionar a classe/origem que se deseja editar ou excluir. Figura 39: Classe/origem de indicadores Pode-se também imprimir ou enviar a lista de classe/origem cadastrada por , como pode-se visualizar na figura acima. 5.5 Cadastro >> Configurações >> Aba Tela Inicial Nesta aba, pode-se escrever o negócio, missão, visão e valores da empresa que aparecerão na mesma aba do mapa estratégico (veja as figuras 9 e 10 do item 4.1). Podese também escrever alguma observação sobre o mapa estratégico corporativo e configurálo clicando no botão mapa estratégico.

40 40 Figura 40: Aba tela inicial Vamos agora conhecer o menu de configuração do mapa estratégico. Ao passar o mouse sobre cada botão, aparecerá uma caixa de texto com uma pequena explicação: Figura 41: Menu de configuração do mapa estratégico. O primeiro passo para criar o mapa estratégico, é definir o layout. Se a organização já tiver o layout pronto, é só fazer upload da figura através do botão. Se a figura ficar cortada, deve-se ajustar o tamanho do mapa através do botão e aumentar os valores de largura e altura. Se a organização não possuir um mapa pronto, pode criar o layout a partir de quadrados e círculos customizados, que podem ser inseridos através dos botões e. A

41 41 organização pode ainda fazer upload de figuras para compor o mapa, através do botão. Para inserir textos no mapa, deve ser utilizado o botão e para inserir objetivos. É possível ainda, inserir algum gráfico comparativo criado anteriormente (veja o item 12.5) através do botão. Para excluir algum item, basta selecioná-lo e clicar no botão de exclusão. Você pode iniciar e terminar o mapa posteriormente, mas não se esqueça de salvá-lo antes de sair da tela no botão. Figura 42: Construção de mapa estratégico 5.6 Cadastro >> Configurações >> Aba Termos

42 42 Neste espaço é possível adequar o software à nomenclatura utilizada por cada empresa ou órgão. Para isso, deve-se selecionar a linha com o termo que se deseja mudar e clicar em editar, no campo superior esquerdo. Figura 43: Tela dos termos utilizados no software 5.7 Cadastro >> Configurações >> Aba Envio de s Uma das ferramentas disponíveis para o monitoramento da estratégia é o envio automático de s.

43 43 Figura 44: Envio de s Primeiramente, deve-se definir em quais casos serão enviados s aos responsáveis pelos itens, marcando-se as opções apresentadas na figura abaixo. Mas lembre-se: s em excesso podem encher demasiadamente a caixa de entrada do usuário final e fazer com estes sejam excluídos antes mesmo de serem lidos! Figura 45: Envio de s gerais Também deve-se definir se (e após quantos dias) serão enviados s para ações atrasadas ao responsável e ao superior do responsável pela ação.

44 44 Figura 46: Envio de para ação atrasada Em relação à configuração do servidor e , esta é feita de acordo com o servidor de e- mail do próprio cliente. Figura 47: Configuração do servido e Pode-se customizar também, o conteúdo dos s que serão enviados aos responsáveis, clicando na opção desejada. Figura 48: Conteúdo dos s Ao clicar em alguma opção, abre-se um modelo de que pode ser alterado, de acordo com a preferência do cliente.

45 45 Figura 49: Edição de automático 5.8 Cadastro >> Configurações >> Aba Integrações Figura 50: Aba integrações Primeiramente, tem-se a opção de realizar integração com o LDPA, ou seja, configurar o servidor LDPA e o software Gestão Estratégica para que ambos funcionem com a mesma senha e login, facilitando o acesso do usuário.

46 46 Em seguida, realiza-se a integração com o Google maps. Se o sistema estiver instalado no servidor da própria organização, é necessário gerar uma nova chave de integração com o Google maps através do endereço: Por último, é possível fazer integração de base com o software de gerenciamento de projetos SIW-GP (caso a empresa o possua). Dessa maneira, ao cadastrar o projeto no software Gestão Estratégica ele é inserido automaticamente no SIW, e ao atualizar os dados no SIW o Gestão Estratégica busca os faróis e o andamento do projeto.

47 47 6. CONFIGURAÇÃO DO LAYOUT 6.1 Cadastro >> Configuração Layout >> Aba Logomarcas Figura 51: Tela das configurações de logomarca Neste espaço, é possível fazer o upload da logomarca/símbolo que representa a empresa e também escolher a imagem a ser mostrada na página de login. Para isso, é só clicar na área destinada a cada imagem. Preferencialmente, as imagens devem estar no formato png e ter o fundo transparente. Você pode conferir o resultado nas figuras 52 e 53.

48 48 Figura 52: Tela inicial do software Figura 53: Tela de login com logomarca da empresa 6.2 Cadastro >> Configuração Layout >> Aba Gráficos Nesta aba é possível escolher quais informações devem ser mostradas na tela de gráfico e definir suas configurações padrão, como cor, formato, etc. O ideal é brincar com as opções e ver qual se adéqua mais ao perfil da organização e de seus colaboradores.

49 49 Posteriormente, poderá alterar as configurações do gráfico de um objetivo ou indicador específico. Figura 54: Configuração da tela dos gráficos. Nota: Quando o gráfico é exportado para o excel, ele coloca automáticamente a logo do cliente. 6.3 Cadastro >> Configuração Layout >> Aba Diversos Você se lembra que no capítulo anterior chamou-se a atenção para o fato de que ferramentas de monitoramento em excesso podem desestimular e confundir o usuário final? Pois chegou a hora de ocultar tudo o que pode poluir as telas de visualização ou que não é utilizado no planejamento estratégico da empresa.

50 50 Figura 55: Aba diversos A primeira definição a ser feita, é escolher quais campos devem aparecer ao cadastrar novas áreas. Figura 56: Configuração de layout para as áreas Como pode-se observar na figura acima, optou-se por ocultar o campo negócio e deixar os campos missão, visão e valores no cadastro das áreas. Portanto, ao se cadastrar uma nova área esses campos estarão disponíveis para preenchimento, sendo opcionais e não obrigatórios.

51 51 Figura 57: Cadastro de nova área A seguir, deve-se escolher quais campos estarão disponíveis ao cadastrar novos objetivos estratégicos ou indicadores (posteriormente, veja o item 11.1).

52 52 Figura 58: Configuração de layout para objetivos estratégicos/indicadores Pode-se também escolher ocultar alguns campos em projetos. Figura 59: Configuração de layout para projetos É possível ainda ocultar as abas exibidas na tela inicial (veja as abas na figura 9).

53 53 Figura 60: Configuração de layout da tela inicial Por último pode-se mudar a cor de fundo da tela e escolher se o sistema deve abrir em uma janela popup. A vantagem do software abrir em uma janela popup é que se ganha mais espaço na tela, facilitando a visualização. Porém se a organização utiliza um bloqueador de popups, pode dificultar o acesso dos usuários ao software. Figura 61: Configuração de layout do sistema

54 54 7. CADASTRO DE DADOS 7.1 Cadastro >> Áreas Para inserir uma nova área deve-se clicar no botão inserir, preencher as informações, definir se a área é estratégica e salvar. Para organizações que possuem áreas espalhadas em diversas localidades, como diferentes estados por exemplo, pode ser interessante utilizar a georeferência ou mapa comparativo (7.12). Note que há também um botão de mapa estratégico, através do qual é possível cadastrar um mapa para a área. Veja o item 5.5 para entender como funciona o editor de mapas. Figura 62: Cadastro de nova área Para fazer uma georeferência a uma área, projeto ou unidade da empresa deve-se preencher o endereço (ou latitude e longitude) e clicar no botão de inserção (indicado na figura abaixo).

55 55 Figura 63: Inserção de georeferência Verifique no mapa que se abrirá se o local está correto. Se sim, a georeferência foi realizada com sucesso! Figura 64: Mapa Após salvar a área criada, note que uma segunda aba (dashboard) estará disponível. Neste local é possível criar um dashboard para a área, seguindo a mesma lógica do dashboard individual (item 4.2).

56 56 Figura 65: Inserir dashboard para uma área da empresa 7.2 Cadastro >> Colaboradores É neste local que se cadastra os colaboradores de uma organização. Para isso, deve-se clicar em inserir. Figura 66: Colaboradores de uma organização Note que há duas abas: colaborador e permissões Figura 67: Aba Colaborador Na aba colaborador deve-se preencher os dados do funcionário e definir uma senha inicial para o mesmo, orientando-o a alterá-la posteriormente, conforme instruções do item 9.1.

57 57 Note também que há a opção de marcar se o colaborador encontra-se ativo ou não. Isso porque, posteriormente, não será possível excluir um colaborador do banco de dados, pois é importante, ao acessar o histórico de um indicador, saber quem era o responsável naquela época. Portanto, caso o funcionário saia da organização, ele é apenas desativado no banco de dados. Há a possibilidade de geração automática dos códigos dos colaboradores, indicadores, parâmetros, objetivos estratégicos e projetos. A configuração pode ser feita por área ou geral. Durante o cadastro do item o sistema irá considerar o formato configurado na primeira área com configuração no ramo da árvore onde está localizada a área do item. Se o ramo da árvore não possuir nenhuma área com configuração, o sistema irá considerar a configuração geral. Na aba de permissões é possível definir o perfil de acesso do colaborador e as áreas que ele poderá acessar ou alterar. Figura 68: Aba permissões

58 Cadastro >> Unidades de medida Indicadores diferentes são mensurados em unidades diferentes. Para isso, antes de cadastrar um indicador, é preciso verificar se a unidade em que ele é mensurado está cadastrada no banco de dados do software. Se a unidade ainda não estiver cadastrada, é só inserir uma nova e informar a sigla e o número de casa decimais que se deseja utilizar. Pode-se ainda editar ou excluir uma unidade já existente e imprimir ou enviar por a lista de unidades cadastradas. Figura 69: Tela de unidades de medida Figura 70: Tela de inserção de nova unidade de medida 7.4 Cadastro >> Temas Estratégicos Caso o mapa da empresa seja dividido em temas estratégicos, é neste local em que eles devem ser cadastrados, editados ou excluídos, seguindo a lógica dos itens anteriores.

59 59 Figura 71: Inserção de novo tema estratégico 7.5 Cadastro >> Perspectivas Também as perspectivas seguem a lógica dos itens anteriores. Figura 72: Inserção de Perspectivas 7.6 Cadastro >> Faixa de Farol Nesta área, serão cadastradas as faixas de farol que sinalizarão os indicadores. Por exemplo, em qual intervalo de resultado o indicador sinalizará verde, amarelo, vermelho ou azul se for o caso.

60 60 Primeiramente, clique em inserir, escreva a descrição e escolha uma ID de importação para aquela faixa de farol. Após, clique em Salvar. Note que foi marcada a opção faixa padrão. Isso significa que, ao cadastrar novos indicadores, essa será a faixa de farol utilizada (a menos que seja especificada outra). Figura 73: Cadastro de faixa de farol Após salvar, é necessário definir os intervalos em que serão utilizados cada farol. Podemos ter 3 tipos de intervalos diferentes cadastrados sob uma mesma faixa de farol: - Quanto maior o resultado, melhor é para o indicador - Quanto menor o resultado, melhor é para o indicador - Quanto mais próximo da meta, melhor é para o indicador Vamos definir o intervalo para faixa de farol. Para isso, deve-se clicar em editar. Figura 74: Definição da faixa de farol

61 61 Em seguida, deve-se cadastrar os intervalos dos faróis. Nesse caso, adotamos uma tolerância de 10% e utilizamos o farol azul para alertar caso o resultado aferido se encontre muito distante da meta, indicando que talvez esta meta precise ser revista. Após definir os intervalos, clique em salvar. Figura 75: Cadastro dos intervalos dos faróis Caso a organização possua Indicadores do tipo ou, estes devem ser cadastrados da mesma maneira. Posteriormente, essas faixas de farol podem ser editadas, excluídas, impressas ou enviadas por . Para isso, selecione a faixa desejada com um clique do botão esquerdo do mouse e execute a ação clicando nos botões específicos. Figura 76: Edição, exclusão, impressão e envio por de faixas de farol 7.7 Cadastro >> Matriz de Risco

62 62 Nessa área, define-se o que é considerado baixo, médio ou alto risco, cruzando a probabilidade de ocorrência com a severidade da conseqüência. O objetivo é que os usuários tenham o mesmo entendimento da classificação de um risco, pois a simples definição de baixo, médio ou alto é muito subjetiva. Figura 77: Tela matriz de risco 7.8 Cadastro >> Gestão a Vista Neste local é possível criar apresentações automáticas, selecionando as telas desejadas e definindo o tempo de exibição de cada uma delas. Dentre as telas, é possível selecionar gráficos, mapas, projetos, etc. É ideal para, por exemplo, divulgar a estratégia em painéis espalhados pela empresa. Figura 78: Cadastro de apresentações para o Gestão a vista

63 63 Antes de cadastrar as telas que serão visualizadas, deve-se salvar a nova apresentação. Figura 79: Painel de inserção de nova apresentação para o Gestão a vista Agora, já é possível cadastrar as telas e escolher quais usuários poderão acessar esta apresentação. Figura 80: Tela de edição do Gestão a vista

64 64 Para visualizar a apresentação criada, deve-se abrir o menu lateral Acompanhamento >> Gestão a Vista. É possível víncular um gestão a vista a uma área e fazer filtro por área e áreas subordinadas. 7.9 Cadastro >> Apresentação O item Apresentação é semelhante ao item Gestão a Vista. A diferença é que, neste item, a apresentação criada não muda de tela sozinha, sendo necessário passá-las manualmente no topo da tela do lado esquerdo. Este recurso é ideal, por exemplo, na condução de reuniões de monitoramento da estratégia. Figura 81: Visualização de apresentação cadastrada

65 65 Para visualizar a apresentação criada, acesse Acompanhamento >> Apresentação e selecione a apresentação. É possivel víncular uma apresentação a uma área e fazer filtro por área e áreas subordinadas Cadastro >> Tabelas de Valores Alguns indicadores tem resultado final baseado em um intervalo de valores. Podem, portanto, retornar um resultado de acordo com esses intervalos. Por exemplo: ótimo, bom, regular e fraco. Para isso, utiliza-se o recurso tabela de valores. Para cadastrar uma tabela de valores, clique em inserir, preencha a descrição e clique em salvar. Figura 82: Cadastro de Tabela de Valores Em seguida, você terá a opção de inserir itens. Figura 83: Inserir itens na Tabela de Valores

66 66 Detalhe os itens e clique em salvar. Figura 84: Novo item na tabela de valores Após inserir todos os itens a sua tabela estará pronta. Figura 85: Nova tabela de valores 7.11 Cadastro >> Análise Multidimensional O recurso de Análise Multidimensional funciona de maneira semelhante à tabela dinâmica do Excel. Para imputar informações no software, primeiramente vá em Cadastro >> Análise Multidimensional. Na aba Dimensões, cadastre as informações que devem constar na análise.

67 67 Figura 86: Cadastro de dimensões Na aba Tipos de Informação deve-se estabelecer a unidade de medida das informações. Figura 87: Cadastro dos tipos de informação O próximo passo é importar um arquivo com as informações a serem utilizadas na análise multidimensional. Para isso, vá em Importação >> Análise Multidimensional. Selecione o tipo de informação que está importando e verifique o formato de importação dos dados (veja mais detalhes sobre como realizar uma importação no item 7.13). Figura 88: Importação de dados para Análise Multidimensional Para acessar a tabela e gráfico gerados vá em Acompanhamento >> Análise Multidimensional. Veja o exemplo abaixo.

68 68 Figura 89: Exemplo de tabela de Análise Multidimensional Figura 90: Exemplo de gráfico de Análise Multidimensional Observe que você ao clicar nos símbolos de + e - você pode desdobrar as informações ou agrupá-las novamente.

69 69 Figura 91: Desdobrando e agrupando dados da Análise Multidimensional Você pode também arrastar as colunas para visualizar a tabela de maneira diferente. Vamos experimentar, por exemplo, arrastar a coluna vendedor para o canto superior direito da tela. Veja o resultado na figura abaixo. Figura 92: Realocando dados na Tabela Dinâmica A cada mudança na tabela, o gráfico se ajustará automaticamente Cadastro >> Mapa Comparativo

70 70 O mapa comparativo permite ao usuário desdobrar um indicador/meta nacional em indicadores/metas por estado. Imagine por exemplo um indicador de vendas nacionais. O mapa mostrará o desdobramento das vendas por estado e cada estado aparecerá da cor do farol do indicador. Para cadastrar um novo mapa, vá em Cadastro >> Mapa Comparativo e clique em inserir. Defina o item a ser desdobrado e o tipo de desdobramento. Após, clique em salvar. Figura 93: Cadastro de novo mapa comparativo Para que seja possível a visualização das metas/indicadores desdobrados no mapa, estes devem ter o campo endereço preenchido com a sigla ou o nome do estado Ferramentas >> Importação Para facilitar a carga de dados no software, existe a opção de importar dados de planilhas do Excel, como planilhas de áreas, colaboradores, indicadores/parâmetros, itens de verificação, projetos, ações, orçamento mensal previsto por ação, orçamento mensal realizado por ação, valores previstos, valores realizados e valores estimados.

71 71 O primeiro passo para importar dados com sucesso, é verificar o formato de importação. Vamos importar uma planilha de colaboradores por exemplo. Cada um dos campos separados por ; corresponde a uma coluna no Excel. Figura 94: Verificação do formato para importação de colaboradores Logo o arquivo de importação deve conter a matrícula do empregado na 1ª coluna, o nome na 2ª, e assim por diante. Figura 95: Planilha de colaboradores da empresa Agora, é necessário salvar o arquivo em formato CSV. Para isso selecione a opção salvar como e escolha o tipo de arquivo CSV (separado por vírgulas). Importe o novo arquivo para o software através da opção importar.

72 72 Figura 96: Importação de colaboradores Pontos de atenção: Note que as colunas área e perfil de acesso devem corresponder a uma opção previamente cadastrada (veja os itens 7.1 e 7.2). Caso contrário, esses campos ficarão em branco no cadastro. Veja o exemplo dos funcionários Augusto (que pertence ao RH, área previamente cadastrada no software) e Fabrício (que pertence ao JR, área que não estava cadastrada no software. Figura 97: Cadastro do funcionário Fabrício Figura 98: Cadastro do funcionário Augusto Além disso, todos os usuários foram cadastrados com a senha e é importante que ela seja alterada pelo próprio usuário, conforme item 9.1. Já a importação de indicadores, pode parecer um pouco complexa à primeira vista. Porém segue a mesma lógica da importação de colaboradores.

73 73 Figura 99: Verificação do formato para importação de indicadores Note que alguns campos, tem opções entre colchetes. O campo de periodicidade por exemplo, tem 4 opções: diário, semanal, quinzenal e mensal, cada qual associada a um número. Portanto, deve-se utilizar o número correspondente a opção escolhida. Figura 100: Importação do campo de periodicidade. Considerações: Não é necessário preencher todos esses campos para importar os indicadores. Para isso, é só deixar as colunas correspondentes a esses campos em branco. Posteriormente, é possível preencher as informações que faltaram no próprio software.

74 74 8. COMUNICAÇÃO 8.1 Mensagens Esta funcionalidade permite aos usuários enviar mensagens para outros colaboradores para ajustes em indicadores, projetos, áreas, etc, facilitando assim a comunicação interna da organização. É utilizada também para preservar as informações, pois outras pessoas envolvidas podem visualizar as mensagens. Além disso, se uma pessoa sair da organização a informação permanece acessível (ao passo de que se estivesse no poderia se perder). É possível acessar as mensagens a partir do botão do menu superior ou através de Ferramentas >> Mensagens. Observe que pode-se filtrar as mensagens recebidas pelo título, tipo de mensagem, corpo, projeto relacionado, remetente ou data. Para enviar nova mensagem, deve-se clicar em inserir. Figura 101: Tela de mensagens

75 75 Escreva o título, corpo da mensagem e classifique-a de acordo com o tipo. A primeira vez que acessar o software, não haverá nenhuma classificação de tipo de mensagem. Para criar uma, acesse Cadastro >> Tipos de Mensagens. Para enviar mensagens a usuários selecionados, deve-se marcar o item colaboradores selecionados e salvar a mensagem. Feito isso, deve-se fechar a mensagem e reabri-la. Figura 102: Escrever mensagens a usuários selecionados Note que agora, aparece um botão de inserção, abaixo do título destinatários. Figura 103: Selecionar destinatários para uma mensagem

76 76 Clique neste botão e selecione os destinatários. Quando o destinatário da mensagem acessar o software, poderá facilmente visualizar o recebimento da nova mensagem: Figura 104: Nova mensagem 8.2 Grupos de s Neste local, é possível cadastrar um grupo de s para facilitar o envio de mensagens posteriormente. Para isto, clique em inserir, digite um nome para o grupo e escolha os colaboradores a serem inseridos. Após, clique em salvar. Figura 105: Criando um Grupo de s 8.3 Fórum de Discussão O fórum de discussão é uma área destinada a promover debates abordando algum tema e pode ser acessada através do botão do menu superior. Somente os usuários autorizados podem inserir novos assuntos mas qualquer usuário pode inserir novos tópicos ou posts. Para criar um assunto, clique em inserir, escreva o assunto e a descrição e clique em salvar. A criação de tópicos segue a mesma lógica.

77 Figura 106: Fórum de discussão 77

78 78 9. FERRAMENTAS DE CONTROLE 9.1 Alteração de Senha Para alterar a senha, acesse Ferramentas >> Alterar Senha. Deve-se inserir a senha atual e a nova senha. Figura 107: Alteração de senha Também é possível enviar um com a senha de login para colaboradores cadastrados através do item Ferramentas >> Enviar de senha. Primeiramente deve-se selecionar a área à qual eles estão subordinados e em seguida os colaboradores que devem receber a senha via . Por fim, é necessário clicar no botão executar. Figura 108: Alteração de senha 9.2 Restrição de acesso a indicadores e projetos

79 79 É possível definir quais colaboradores terão acesso a determinado indicador. Para que esta funcionalidade esteja disponível, ela deve ser habilitada nas configurações gerais (Veja item 5.1 >> Geral >> letra b). Acesse Cadastro >> Controle de Acesso por Indicador ou Cadastro >> Controle de Acesso por Projeto e clique em inserir. Figura 109: Inserir controle de acesso por indicador Após, selecione o indicador ou projeto e os usuários que devem ter permissão de acesso. Figura 110: Permissão para visualização/alteração de indicadores Feito isso, deverá aparecer uma mensagem de confirmação, indicando que as configurações foram salvas.

80 80 Figura 111: Mensagem de confirmação de alteração de permissões 9.3 Restrição de acesso por IP Essa ferramenta existe para limitar o acesso ao sistema de computadores que estejam fora da rede da organização. Acesse Ferramentas >> Acesso por IP e insira o número do IP da máquina a ser autorizada e clique em inserir. Figura 112: Acesso por ip 9.4 Histórico de Acessos Em Ferramentas >> Histórico de Acessos é possível conferir o histórico de acesso dos usuários por data e averiguar o tempo de acesso de cada um. Para isso, deve-se selecionar um usuário e o período desejado. É possível também imprimir ou enviar o histórico por clicando nos respectivos botões.

81 81 Figura 113: Histórico de acesso do colaborador Claudio Manoel 9.5 Histórico de Alterações Em Ferramentas >> Historio de Alterações é possível visualizar as alterações realizadas pelos usuários e essa funcionalidade funciona da mesma maneira da anterior. Figura 114: Histórico de alterações 9.6 Transferência de Responsabilidades Em Ferramentas >> Transferência de Responsabilidades é possível transferir de uma pessoa para a outra a responsabilidade de indicadores, projetos, ações, objetivos estratégicos, etc. Primeiramente, é necessário selecionar o responsável atual e o novo responsável e clicar no botão aplicar. Em seguida, indica-se os itens para os quais deseja-se efetuar a transferência de responsabilidades. Após a seleção, é necessário clicar no botão executar, localizado no canto inferior direito da página.

82 82 Figura 115: Transferência de responsabilidades 9.7 Transferência de Indicadores e Projetos Em Acompanhamento >> Transferência de Indicadores e Projetos é possível transferir indicadores e projetos de uma área da empresa para outra da mesma maneira que são transferidas as responsabilidades.

83 CALENDÁRIO E REUNIÕES AGENDADAS No software, há um calendário onde é possível cadastrar eventos, feriados e reuniões. Pode-se ainda definir cores por tipo de evento, a fim de facilitar a visualização dos usuários. Para cadastrar eventos e feriados acesse Cadastro >> Eventos e Feriados. Figura 116: Calendário anual Para agendar uma reunião acesse Planejamento >> Reuniões. Em seguida, clique uma vez com o botão esquerdo do mouse no dia desejado e em seguida em inserir.

84 84 Figura 117: Exemplo de como agendar uma reunião Após, é necessário preencher o campo assunto e definir o horário de início e de término. Após salvar, é possível inserir convidados. Figura 118: Inserir nova reunião no sistema Também há uma segunda aba, onde pode-se registrar a ata da reunião e definir sob quem ficou a responsabilidade de elaborá-la.

85 85 Nota: pode-se agendar reuniões periódicas (mensais, semanais, etc). 10.1: Registro de ata de reunião Há uma opção de ata de reunião onde é possível registrar os principais pontos da reunião no próprio sistema ou pode-se imprimir o documento. Outra alternativa é o envio da ata para o dos participantes. É possível também a cópia da lista de convidados da reunião para a lista de participantes.

86 PLANEJANDO A ESTRATÉGIA 11.1 Objetivos estratégicos/indicadores Através do menu lateral Planejamento >> Objetivos estratégicos/indicadores é possível filtrar, inserir, editar, excluir, imprimir ou enviar objetivos estratégicos, indicadores ou parâmetros para um endereço de . Figura 119: Objetivos estratégicos/indicadores Inserindo Objetivos estratégicos/indicadores Para inserir um novo indicador, objetivo estratégico ou parâmetro clique em inserir. A tela seguinte é composta por 4 abas: identificação, valores, fórmulas e itens de verificação. 1) Aba Identificação Primeiramente, identifique se o que está inserindo é um indicador, parâmetro ou objetivo estratégico. Em seguida, preencha os detalhes requeridos. Não se esqueça de verificar a polaridade e faixa de farol do indicador (Veja o item 7.6).

87 87 Note também que há o campo origem. Ele deve ser preenchido caso o item que está sendo cadastrado tenha se originado de outro item. Também pode-se modificar especificamente para um indicador o número de dias de tolerância para atraso no cadastro de realizado, sendo diferente do definido nas configurações. Pode-se ainda definir que para este item especificamente, não devem ser enviadas notificações por . Por último, pode-se fazer uma georeferência (veja a figura 63) ao item que está sendo cadastrado. Figura 120: Aba identificação

88 88 É importante ressaltar que é possível relacionar um indicador, objetivo ou parâmetro à dois colaboradores: o digitador e o responsável. O digitador pode incluir somente os valores realizados, ao passo que o responsável pode incluir valores realizados e previstos (caso o seu perfil permita). Porém, os indicadores desatualizados aparecerão como pendência somente do digitador, e não do responsável. A atribuição da figura de digitador é opcional e deve ter ser habilitada conforme instruções do item 5.1 (parte dos indicadores). 2) Aba Valores Nesta aba pode-se cadastrar os valores do histórico, metas para os próximos anos, benchimarkings, etc. Figura 121: Aba valores 3) Aba Fórmulas

89 89 Nesta aba define-se as fórmulas de cálculo do valor realizado mês a mês, do valor realizado acumulado, previsto mês a mês e previsto acumulado, e pode-se ainda registrar a memória de cálculo, ou seja, como se chegou naquele valor. Note também que há a opção de processar a fórmula somente se houver valor cadastrado para todos os itens (conforme destacado na figura abaixo). Isso é útil quando se tem, por exemplo, um objetivo calculado através de vários indicadores. Se esta opção for marcada e um desses indicadores estiver desatualizado, o desempenho do objetivo não será calculado. Figura 122: Fórmula e memória de cálculo Atenção! O software Gestão Estratégica possibilita a criação de objetivos estratégicos e indicadores que possam ser calculados por fórmulas com variáveis de diferentes periodicidades de aferição. Neste caso é considerado o valor acumulado na maior periodicidade.

90 90 4) Aba Itens de Verificação Neste local deve-se inserir o que é necessário para saber porquê o indicador não atingiu a meta proposta (relação de causa e efeito). Figura 123: Aba itens de verificação Editando ou excluindo Objetivos estratégicos/indicadores Para editar, excluir, imprimir ou enviar um indicador por , selecione-o e clique no botão correspondente à ação que deseja tomar (veja a figura 113). Outra maneira de excluir indicadores é acessando o menu lateral Ferramentas >> Excluir indicadores. Para isso, deve-se filtrar os indicadores e clicar em aplicar. Figura 124: Filtro para exclusão de indicadores

91 91 Após realizar o filtro, clique no indicador e em seguida no botão executar. Para ser possível a exclusão do indicador, ele não pode estar sendo utilizado na fórmula de cálculo de outro indicador ou objetivo Inserindo valores para os Indicadores Acesse Acompanhamento >> Valores. Neste local acessa-se facilmente a tela onde se insere o valor dos indicadores. Para isso, deve-se selecionar o indicador desejado através do filtro. Figura 125: Valores de um indicador O gráfico que demonstra o desempenho de um indicador pode ser facilmente acessado através do menu lateral Acompanhamento >> Gráfico.

92 92 Figura 126: Gráfico de um indicador 11.2 Projetos Para cadastrar um novo projeto na base de dados, deve-se acesse Planejamento >> Projetos e em seguida clique em inserir. Note que neste espaço também é possível editar, excluir, imprimir ou enviar por projetos já existentes. Para isso, deve-se selecionar o projeto desejado com um clique do botão esquerdo do mouse e executar a ação clicando no botão correspondente. Há também um botão de georeferência, onde é possível ver geograficamente onde os projetos estão alocados.

93 93 Figura 127: Inserção, edição, exclusão, impressão e envio por de projetos Também é possível realizar filtros, para encontrar mais facilmente um projeto específico. Selecione os filtros desejados e em seguida clique em aplicar. Outra maneira de acessar os projetos já cadastrados é acessando o item Acompanhamento >> Projetos. Neste local, também é possível aplicar diversos filtros para encontrar mais facilmente determinado projeto. Ao clicar com o botão esquerdo do mouse sobre um projeto, abrirá um novo menu de navegação com as opções projeto (que acessará o detalhamento do projeto), plano de ação, árvore de gráficos e árvore de impacto. Figura 128: Função projetos 1) Inserção/detalhamento do projeto

94 94 Ao inserir um novo projeto ou acessar um existente, o usuário será direcionado a uma tela com 5 abas: projeto, projetos filhos, Gantt, indicadores/objetivos estratégicos impactados e compartilhamento de responsabilidade. Figura 129: Detalhamento de projetos Aba Projeto Nesta aba deve-se inserir os detalhes do projeto, área, responsável, datas de início e término, informar sua origem, o tipo de projeto, a prioridade, o tema estratégico e a localização geográfica. Note que há a opção de cadastrar percentual executado se esta opção for escolhida, será permitido ao usuário informar o percentual do projeto executado a cada mês.

95 95 Aba Projetos Filhos Nesta aba, pode-se cadastrar projetos filhos de um projeto clicando em inserir. Após, é só cadastrar o projeto filho da mesma maneira que um projeto normal. Figura 130: Projetos filhos Aba Gantt Esta aba permite visualizar o andamento do projeto em formato de gráfico de gantt, mostrando também os subprojetos. Figura 131: Gráfico de Gantt Aba indicadores/objetivos estratégicos impactados Nesta aba pode-se inserir quais indicadores ou objetivos estratégicos serão impactados pelo projeto clicando em inserir.

96 96 Figura 132: Aba indicadores/objetivos estratégicos impactados Posteriormente, é possível ver essa relação de impacto através da Árvore de Impacto, que pode ser acessada pelo menu específico (veja a figura 138). Figura 133: Árvore de impacto Aba Compartilhamento de Responsabilidade Neste local, pode-se compartilhar a responsabilidade de um projeto com outras áreas. Para isso, porém, essas outras áreas devem estar classificadas como estratégicas. (Veja como classificar uma área como estratégica no item 7.1)

97 97 Figura 134: Compartilhamento de responsabilidade de um projeto 11.3 Planos de Ação Os planos de ação podem ser acessados através do menu específico (veja a figura 138). Neste local, pode-se visualizar todas as ações, responsáveis e prazos de cada plano de ação. Figura 135: Exemplo de plano de ação

98 98 É possível também exibir o plano de ação como um gráfico de Gantt, de modo a facilitar a visualização de tarefas de longa duração. Figura 136: Exemplo de plano de ação exibido como gráfico de Gantt Outro recurso do sistema é a opção de disparar um para o responsável por uma ação informando que ela está prestes a vencer ou que a data prevista de realização daquela ação passou. Fica a critério do cliente definir qual é a opção que melhor se enquadra no modelo de sua organização e esta opção deve ser definida nas configurações (veja a figura 46). Para cadastrar uma nova ação, clique no botão inserir e preencha os detalhes da ação. Ao cadastrá-la, deve-se definir se ela ainda está em planejamento ou se o planejamento já foi concluído. Se a ação estiver com o planejamento concluído, o farol indicará o status da

99 99 atividade e as alterações nas datas previstas ficarão registradas no item reprogramações. Pode-se ainda anexar arquivos que comprovem o cumprimento daquela ação e visualizar o histórico de alterações. A tela de edição do plano de ação também mostra os subprojetos existentes no projeto. Figura 137: Cadastro de nova ação Posteriormente, é possível visualizar todas as ações cadastradas no sistema e a qual projeto pertencem através de Acompanhamento >> Ações, sendo possível filtrar por área, responsável, status, farol, descrição ou meta.

100 100 Figura 138: Ações Também pode-se acessar as ações através de Análise da Gestão >> Ações. Este local informa quando as ações foram realmente inseridas no software, e não a data que é indicada como se a ação estivesse sido concluída. Por exemplo, se no mês de abril inserirmos uma ação no sistema e informar que esta ação foi concluída em janeiro, este espaço não mostrará a ação no mês de janeiro, pois em janeiro aquela ação não estava no sistema.

101 101 Figura 139: Visualização da ação através do menu Acompanhamento >> Ações Figura 140: Informações que constam no detalhamento da ação 11.4 Riscos Através do menu Planejamento >> Riscos pode-se definir e visualizar os eventos de risco, ou seja, eventos que podem representar uma ameaça para a organização. Para os exemplos cadastrados, é possível ver: - classe/origem do evento; - probabilidade de ocorrência; - objetivos, indicadores ou projetos impactados; - severidade do impacto; - farol do risco que o evento representa para a organização (calculado pela relação entre probabilidade de ocorrência e severidade da conseqüência, que foi definida no item 7.7); - indicador utilizado para monitorar aquele evento e seu farol; - plano de ação para mitigar o evento em questão. Para inserir novos eventos, deve-se clicar em inserir.

102 102 Figura 141: Eventos de risco Após, deve-se escrever a descrição do evento, detalhá-lo, mencionar sua classe/origem e clicar em salvar. Após salvar, aparecerá também a opção de inserir objetivos/ projetos/indicadores impactados pelo evento e indicadores que vão monitorá-lo. Figura 142: inserir novo risco Para visualizar os riscos cadastrados acesse Acompanhamento >> Matriz de Risco.

103 Figura 143: Matriz de riscos 103

104 ACOMPANHANDO A ESTRATÉGIA 12.1 Relatório de acompanhamento O relatório de acompanhamento é uma ferramenta disponibilizada pelo software para acompanhar as metas e os resultados aferidos. Pode ser útil, por exemplo, para explicar porque uma meta não foi alcançada. É possível visualizar os relatórios de acompanhamento pendentes dentro de Acompanhamento/Relatórios de acompanhamento. Pode-se definir também, em quais casos haverá opção de utilização de relatório de acompanhamento (veja a figura 22) e quais campos deverão ser preenchidos (veja a figura 33). Os relatórios de acompanhamento podem ser acessados para visualização de duas maneiras: através do item acompanhamento do menu lateral ou do menu específico de navegação que se abre ao clicar nos objetivos. Como nas configurações optou-se por utilizar essa opção apenas após a ocorrência de resultados aferidos abaixo da meta, não será possível inserir um relatório de acompanhamento para indicadores ou objetivos que tenham alcançado a meta.

105 105 Veja os exemplos: Figura 144: Objetivo com resultados negativos Figura 145: Objetivo com resultados positivos O relatório de acompanhamento é inserido no mesmo lugar em que se insere os valores.

106 106 Figura 146: Tela de inserção de valores no software Em seguida, deve-se preencher os campos do relatório. Veja também que há um botão de proposições, que pode ser utilizado para propor ações para reverter o quadro do indicador e fazer com que as metas futuras sejam alcançadas. Figura 147: Exemplo de relatório de acompanhamento 12.2 Indicadores Desatualizados Neste local, é possível visualizar todos os indicadores que estão desatualizados, aplicandose os filtros desejados.

107 107 Figura 148: Indicadores desatualizados da perspectiva cliente 12.3 Transferindo as informações para o próximo ano Para transferir as informações de um ano para o ano seguinte, é necessário revalidá-las. Para isso, acesse o item Ferramentas do menu lateral. Note que há 3 opções: Revalidar Áreas, Revalidar Itens e Revalidar Mapa Estratégico. Ferramentas >> Revalidar Áreas Escolha uma opção e selecione o ano para o qual a revalidação deve ser feita. Após, clique em executar e confirme a revalidação.

108 108 Figura 149: Revalidação de áreas Ferramentas >> Revalidar itens Neste local, é possível revalidar projetos, indicadores, objetivos estratégicos e parâmetros. Para isto seleciona-se a área, o ano para a revalidação e os itens a serem revalidados. Figura 150: Revalidação de itens Ferramentas >> Revalidar Mapa Estratégico Assim como nos itens anteriores os mapas da organização também devem ser revalidados, seguindo a mesma lógica e rotina Criando Grupos de Objetivos Em Planejamento >> Grupos de objetivos, pode-se montar grupos objetivos. Por exemplo pode-se agrupar todos os objetivos financeiros, todos os objetivos de despesa, etc. Para

109 109 isso, clique em inserir, adicione o novo grupo e clique em salvar. Após salvar, será possível incluir os objetivos que farão parte daquele grupo. Figura 151: Grupos de objetivos 12.5 Criando Gráficos Comparativos No software é possível também realizar gráficos comparativos, comparando o valor de diversos indicadores. Para isso, acesse Acompanhamento >> Gráfico Comparativo e clique em inserir. Figura 152: Inserir gráfico comparativo

110 110 Em seguida, escolha um nome para o gráfico e o tipo de gráfico, clique em salvar e adicione os itens e os usuários com permissão de visualização. Figura 153: Adicionar itens e usuários ao gráfico comparativo Exemplos de gráficos: Figura 154: Gráfico quadrante

111 111 Figura 155: Gráfico bolha Figura 156: Gráfico coluna 12.6 Acompanhamento de Resultados Em Análise da Gestão >> Resultados pode-se visualizar resumidamente o status de uma determinada área, verificando quantos indicadores estão com o farol vermelho, amarelo, verde ou azul (quando for o caso).

112 112 Figura 157: Análise da gestão por resultados 12.7 Acompanhamento Geral Neste local pode-se visualizar rapidamente quantos itens de controles, metas, dentre outras informações estão cadastradas em cada área. Selecione a área, período e tipo de informação que deseja filtrar e clique em aplicar. Figura 158: Análise geral da gestão Note que o sistema distingue colaborador de usuário: colaborador é qualquer pessoa cadastrada no sistema e usuário é o colaborador com permissão de utilizar o sistema.

113 Enviar Relatório por Essa ferramenta permite selecionar telas do sistema (entre gráficos, mapa corporativos, etc e enviá-las para o de usuários específicos. Para cadastrar um novo relatório, clique em inserir, preencha a descrição, título e corpo do e clique em salvar. Para cadastrar as telas a serem enviadas, clique no botão inserir, localizado abaixo do título Relatórios. Para cadastrar os destinatários, clique no botão inserir localizado abaixo do título Destinatários. É possível também agendar o envio automático com a freqüência desejada. Quando o relatório estiver pronto, clique em enviar . Figura 159: Criar relatório e enviar por

114 Árvore de Gráficos Esta função pode ser acessada através do menu específico (veja a figura 138) e permite visualizar o desdobramento de um objetivo estratégico através de uma árvore de gráficos. Nesta árvore encontram-se os indicadores utilizados em seu cálculo e os projetos vinculados ao objetivo. NOTA: é possível ocultar os gráficos de parâmetros na árvore de gráficos Figura 160: Exemplo do desdobramento de um objetivo estratégico Note que os indicadores apresentam o símbolo + do lado direito. Isso significa que eles ainda podem ser desdobrados.

115 115 Figura 161: Exemplo de um indicador que possui desdobramentos Para ver os desdobramentos deste indicador, deve-se alterar o número de desdobramentos para 2, e assim por diante se for o caso. Figura 162: Exemplo de um objetivo estratégico no nível 2 de desdobramento Note que também há outras opções de visualização da árvore de gráficos que podem ser alteradas:

116 116 Figura 163: Opções de visualização da árvore de gráficos Pode-se então escolher se a visualização do gráfico será normal (valores de cada período) ou acumulado; o número máximo de desdobramentos a serem mostrados; se os projetos serão exibidos; se haverá desdobramento por fórmula de cálculo, item de verificação ou desdobramento do item (origem da meta). Figura 164: Exemplo de projeto na árvore de gráficos Os projetos são representados na árvore através de barras coloridas, que mostram o status do cronograma do projeto. O azul representa as ações concluídas e o vermelho as ações atrasadas. Pode-se ver também a área e o responsável pelo projeto Árvore de Indicadores A árvore de indicadores é acessada através de Acompanhamento >> Árvore de Indicadores e segue a mesma lógica da árvore de gráficos, porém em formato visual diferente. Permite visualizar os objetivos estratégicos e seus desdobramentos, com os indicadores e os projetos vinculados a ele.

117 117 Figura 165: Exemplo de projeto na árvore de gráficos Matriz Projeto Estratégico x Área A Matriz Projetos Estratégicos x Área pode ser acessada através de Acompanhamento >> Matriz Projeto Estratégico x Área e mostra quais áreas tem responsabilidade na execução do projeto e mostra os faróis com o nível de comprometimento de cada área.

118 118 Figura 166: Matriz Projeto Estratégico x Área Para aparecer o farol deve-se acessar a aba Compartilhamento de Responsabilidade no detalhamento do projeto. Em seguida, clicar no farol branco e atribuir um farol para determinada área. A matriz não mostra se o projeto está atrasado ou não. Ela mostra se a área está colaborando ou não com o projeto. Figura 167: Escolha de farol para áreas Matriz de Resultados Em Acompanhamento >> Matriz de Resultados pode-se visualizar facilmente todos os resultados referentes a um indicador, como a área à qual ele pertence, perspectiva, unidade

119 119 de medida, valores previstos e realizados mês a mês, tendência, cronograma do plano de ação, polaridade e faixas de farol. Esta função pode ser acessada de três maneiras: através do item acompanhamento no menu lateral, pela aba matriz de resultados na tela inicial ou através do menu de navegação específico ou que se abre ao clicar em um objetivo do mapa. Caso a função seja acessada através do menu lateral, há também a opção de aplicação de filtros. Figura 168: Função matriz de resultados Vale lembrar que é possível selecionar quais campos irão ser exibidos na matriz e qual a sua ordem de exibição Organograma

120 120 Em Acompanhamento >> Organograma, pode-se navegar pelo organograma da empresa, clicando no sinal + sempre que desejar desdobrar uma área. Note que após realizar um desdobramento, o sinal + transforma-se em -. Figura 169: Organograma Objetivos por Projeto Estratégico Neste local é possível visualizar os projetos que impactam nos objetivos estratégicos por área. Figura 170: Projetos e objetivos estratégicos Função Gráfico Na função gráfico, que pode ser acessada através do menu específico ou da tela de detalhamento dos indicadores, pode-se verificar os valores previstos e realizados mês a

121 121 mês ou acumulado, a polaridade do indicador, o responsável pela meta e a barra de cronograma do plano de ação (caso aja algum vinculado ao indicador selecionado). Figura 171: Função gráfico Na figura acima, o gráfico é exibido com os valores informados mês a mês. Porém também é possível exibir os valores acumulados. Para isso, basta mudar o modo de exibição do gráfico de normal para acumulado.

122 122 Figura 172: Exibição de gráfico com os valores acumulados Note que as cores das colunas mudam de acordo com o resultado aferido: verde quando está dentro da meta e vermelho quando não alcança a meta. A coluna do mês de fevereiro, por exemplo, está vermelha no primeiro gráfico (pois ficou fora da meta estipulada para aquele mês) porém, no segundo gráfico ela fica verde, pois no acumulado do ano o valor ainda está dentro da meta. Uma meta não alcançada pode gerar um relatório de acompanhamento. Para acessá-lo, basta clicar uma vez com o botão esquerdo sobre o farol vermelho e o relatório se abrirá automaticamente. Para entender melhor a funcionalidade do relatório de acompanhamento, acesse o item Há também botões que redirecionam o usuário para o plano de ação, valores e detalhamento do item em exibição.

123 Relatório Offline O recurso Relatório Offline permite simular uma navegação no Software de Gestão Estratégica mesmo sem acesso à internet. Para isto, vá em Acompanhamento >> Relatório Offline e clique em inserir. Após, escreva uma descrição e clique em salvar. Feito isto, você deverá escolher quais mapas, objetivos estratégicos, indicadores ou projetos deseja visualizar offline, clicando nos botões de inserir. Quando terminar de inserir todos os itens, clique em exportar. O seu Relatório Offline está pronto! Figura 173: Criação de Relatório Offline

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