Software Gestão Estratégica V.6.0

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1 Software Gestão Estratégica V.6.0

2 SUMÁRIO INTRODUÇÃO... 3 CONSIDERAÇÕES GERAIS LOGIN MENUS NAVEGAÇÃO CONFIGURAÇÕES GERAIS CONFIGURAÇÃO DO LAYOUT CADASTRO DE DADOS COMUNICAÇÃO CALENDÁRIO E REUNIÕES AGENDADAS PLANEJANDO A ESTRATÉGIA FERRAMENTAS DE CONTROLE ACOMPANHANDO A ESTRATÉGIA OUTRAS FUNCIONALIDADES

3 3 INTRODUÇÃO O software Gestão Estratégica da Stratec visa garantir a implementação do planejamento estratégico e o alcance da visão de longo prazo da organização, sendo capaz de sistematizar a execução do planejamento estratégico e acompanhar o desempenho dos processos da empresa, facilitando o monitoramento de metas e projetos por parte dos gestores. Ao utilizar o software a organização é capaz de: Comunicar interna e/ou externamente a sua estratégia; Desdobrar a sua estratégia até o nível operacional; Garantir a coerência das metas e projetos com a estratégia; Monitorar o desempenho; Elaborar e controlar os planos de ação para o alcance das metas; Replanejar as ações de metas não alcançadas. Este manual tem por objetivo direcionar a utilização do software Gestão Estratégica criado pela Stratec.

4 4 CONSIDERAÇÕES GERAIS Antes de navegar pelas funções do software, note os itens no canto superior direito da tela: O item os registros do software. permite que você pesquise algum termo em todos O pode ser acessado por qualquer usuário, desde que o mesmo tenha permissão pra isso. (O acesso ao chat é definido em Configurações>> Aba perfis de usuário). Toda vez que estiver com alguma dúvida sobre as funcionalidades do software, você poderá clicar em. Você também pode navegar entre os anos, para ver os resultados de anos anteriores ou fazer planejar anos futuros através dos sinais + e - localizados em torno do ano em que você está navegando. Quando terminar de utilizar o software, clique no botão para fazer logoff.

5 5 1. LOGIN O software Gestão Estratégica pode ficar hospedado no servidor da Stratec ou no do próprio cliente. Para os clientes que optam pelo servidor da Stratec, o software pode ser acessado através do link Para os clientes que hospedam o software em servidor próprio, o endereço de acesso será fornecido pela área de TI da organização. O endereço de acesso direcionará o usuário à tela de login, onde deverá entrar com seu usuário e senha. O software está disponível em dois idiomas, português e inglês. Nota: O sistema tem uma opção de integração do AD (Active Diretory), quando o sistema do cliente estiver configurado para utilizar esta integração, é bom lembrar que o usuário e senha serão o mesmo utilizado na rede interna do cliente. Sobre esta integração, será detalhada futuramente no manual. Figura: Tela de login

6 6 2. MENUS O software tem três menus: o menu superior, menu lateral e menu específico (pop-up) de navegação. 2.1 Menu Superior O menu superior está localizado no topo da página no lado esquerdo. Figura do Menu Superior As funcionalidades deste menu são: Retornar à tela inicial. Adicionar tela aos favoritos Ver as telas adicionadas aos favoritos Acessar fórum de discussão Acessar mensagens recebidas ou enviar novas mensagens Retornar para a página anterior Ir para a próxima página 2.2 Menu Lateral O Menu Lateral (o símbolo pelos seguintes itens: no canto esquerdo superior da tela) é composto Cadastro: Permite cadastrar diferentes dados e configurações no sistema; Planejamento: Permite navegar pelos objetivos estratégicos, projetos, indicadores, planos de ação, etc. Acompanhamento: Possibilita acompanhar o desempenho da empresa de diversas maneiras; Análise da Gestão: Demonstra resumidamente o status de uma determinada área, verificando quantos indicadores estão com o farol

7 7 vermelho, amarelo, verde ou azul. Possibilita acompanhar também ações relacionadas à área e indicadores desatualizados. Ferramentas: Permite filtrar as mensagens recebidas, enviar novas mensagens, visualizar histórico de acessos, realizar transferência de responsabilidades, etc. Importação: Permite importar dados. Ainda dentro do item importação, permite-se também exportar dados. Figura: Menu Lateral 2.3 Menu Específico (Menu pop-up) O Menu específico de navegação é visualizado ao clicar em um item da maioria dos relatórios do sistema, assim como nos itens do mapa estratégico. O menu aparece também nos projetos. Figura: Menu específico (pop-up) de navegação no mapa estratégico.

8 8 3. NAVEGAÇÃO Para facilitar a utilização do software Gestão Estratégica pelo usuário, além dos menus, é possível navegar também pelas abas da tela inicial. A tela inicial é dividida em abas: Mapa estratégico; Dashboard; Matriz de resultados; Painel; Resultado por Área; Painel Individual e Pendências. Ao fazer o login no site, o usuário é direcionado automaticamente à primeira aba, que traz o mapa estratégico da organização. Se o usuário estiver navegando em outras partes do software e desejar retornar à tela inicial, pode acessá-la através do item do menu superior ou através do item Acompanhamento >> Tela Inicial do menu lateral. 3.1 Aba Mapa Estratégico Nesta aba, é possível visualizar todos os mapas cadastrados para a organização, tanto por área, quanto corporativo e os objetivos estratégicos que os compõem. Utilize o filtro para selecionar o mapa desejado. Figura: Mapa estratégico do Conselho de Administração com missão, visão e valores

9 Clicando no local indicado na figura abaixo, é possível ocultar os campos missão, visão e valores ao se visualizar o mapa. 9 Figura: Mapa estratégico do Conselho de Administração sem missão, visão e valores Note também que cada objetivo é sinalizado com dois faróis. O do lado esquerdo mostra se a meta foi alcançada no período atual e o do lado direito mostra o acumulado naquele ano. Se houver uma pequena esfera cinza sobrepondo o farol, significa que aquele objetivo está com os valores desatualizados. Figura: Exemplo de objetivo do mapa estratégico No exemplo acima, mesmo o resultado do período sendo positivo, não foi suficiente para garantir a sinalização verde do farol no acumulado do ano. Ao se clicar com o botão esquerdo do mouse em um objetivo estratégico, abre-se um menu específico de navegação (pop-up) com diversas funções, que serão explicadas posteriormente.

10 10 Figura: Menu específico (pop-up) de navegação Esta aba conta também com a opção de imprimir o mapa. Para isso, basta clicar no ícone de impressão, localizado no canto superior direito da tela. Figura: Ícone de impressão É possível criar inúmeros mapas estratégicos para uma mesma área, basta clicar na aba mapa estratégico no detalhamento da área e inserir um novo.

11 Agora vamos conhecer o menu de configuração do mapa estratégico. Ao passar o mouse sobre cada botão, aparecerá uma caixa de texto com uma pequena explicação: 11 Figura: Menu de configuração do mapa estratégico O primeiro passo para criar o mapa estratégico, é definir o layout. Se a organização já tiver o layout pronto, é só fazer upload da figura através do 1º botão. Se a figura ficar cortada, deve-se ajustar o tamanho do mapa através do botão e aumentar os valores de largura e altura. Se a organização não possuir um mapa pronto, pode criar o layout a partir de quadrados e círculos customizados, que podem ser inseridos através dos botões e. A organização pode ainda fazer upload de figuras para compor o mapa, através do 2º botão. Para inserir textos no mapa, deve ser utilizado o botão e para inserir objetivos. É possível ainda, inserir algum gráfico comparativo criado anteriormente (veja o item 11.4) através do botão. Para excluir algum item, basta selecioná-lo e clicar no botão de exclusão. Você pode iniciar o mapa e terminá-lo posteriormente, mas não se esqueça de salvá-lo no botão, antes de sair da tela. Figura: Construção de mapa estratégico

12 Aba Dashboard O software permite a criação de dashboard, uma área customizável, onde o usuário pode selecionar todas as informações que gostaria de visualizar em uma mesma tela. E é nessa aba que se cria um dashboard individual, ou seja, aquele que somente quem criou poderá vê-lo. Para isso, deve-se clicar em Editar painel individual no canto superior direito e selecionar o que se deseja inserir, seguindo o mesmo padrão de configuração do mapa estratégico explicado anteriormente. É possível ainda, configurar como os dashboards existentes deverão aparecer no filtro. A visualização pode ser em forma de árvore ou lista. Para fazer essa alteração, basta ir em Cadastro >> Configuração de layout >> Aba diversos >> Tela inicial e selecionar a opção. Figura: Dashboard individual Além do dashboard individual, também é possível criar um dashboard corporativo ou para uma área específica. Para criar o dashboard corporativo, deve-se acessar o menu lateral, Cadastro >> Configuração de layout >> Aba dashboard. Já o por área específica, deve-se acessar o menu lateral, Cadastro >> Áreas >> Detalhamento da área >> Aba Dashboard. Todos os dashboards podem ser visualizados através da Tela Inicial >> Aba Dashboard. Basta selecionar o filtro do qual se deseja ver.

13 13 Figura: Filtro dos dashboards cadastrados Esta aba conta também com a opção de imprimir o dashboard. Para isso, basta clicar no ícone de impressão localizado no canto superior direito da tela. O nome Dashboard pode ser alterado para qualquer outra nomenclatura que se adéqüe melhor ao linguajar da empresa, basta ir em Configurações >> Termos. 3.3 Aba Matriz de Resultados Em Matriz de Resultados, pode-se visualizar facilmente por periodicidade, todos os resultados referentes a um indicador, como a área a qual ele pertence, perspectiva, unidade de medida, valores previstos e realizados, tendência, cronograma do plano de ação, polaridade, faixas de farol e responsável. 3.4 Aba Painel Em painel, é possível realizar uma análise de caminho crítico dos objetivos, indicadores, projetos estratégicos e seus desdobramentos. Para tal, seleciona-se um painel (previamente cadastrado), a perspectiva, o período desejado e a Classe/Origem dos dados a serem buscados (caso os dados tenham sido classificados anteriormente). Com relação aos indicadores, os faróis se referem ao desempenho em relação à meta. Já com relação aos projetos estratégicos, os faróis se referem ao andamento das ações quando não houver valores nele cadastrado.

14 14 Figura: Exemplo de Painel Um painel (corporativo ou por área) deve ser criado através do menu lateral, Planejamento>> Painel. Para isso, deve-se: 1) Clicar em inserir ; 2) Escrever uma descrição, alocar o painel a uma área, colocar o responsável, definir as opções e salvar. Após salvar, aparecerão botões de inserir itens para aparecerem no painel e de inserir colaboradores com permissão para visualizar o painel. Podendo também todos os usuários com permissão na área visualizarem. Figura: Criação de painel

15 15 Após inserir os itens e os colaboradores, pode-se alterar o status para: em desenvolvimento (onde apenas o criador poderá visualizá-lo) ou liberado para uso (onde todos os usuários com permissão poderão visualizá-lo). Depois de criado e liberado para uso, pode-se visualizá-lo através da Tela inicial >> Aba painel. Esta aba também conta com a opção de imprimir o painel. Para isso, basta clicar no ícone de impressão localizado no canto superior direito da tela. Também é possível configurar como os painéis existentes aparecerão no filtro. Conforme se fez com os dashboards. A visualização pode ser em forma de árvore ou lista. 3.5 Aba Resultado por Área Nesta aba, pode-se verificar todos os objetivos, indicadores, projetos e ações atrelados a uma determinada área. Além disso, é possível visualizar facilmente o status dos itens retornados pela busca, através da exibição de faróis e barras de cronograma. Para isso deve-se utilizar os filtros: Área (para selecionar a unidade desejada) e Classe/Origem (para selecionar a classificação dos dados desejados, caso haja alguma). Figura: Resultados da Área teste homologação 6.0

16 Ao clicar nos itens, abre-se o menu específico de navegação (pop-up), através do qual é possível consultar mais detalhes sobre o item selecionado. 16 Figura: Menu específico de navegação de indicadores 3.6 Aba Painel Individual Esta aba tem o mesmo objetivo da aba anterior Resultado por Área, porém a nível individual. Nela, é possível conferir os objetivos, indicadores, projetos e ações de responsabilidade de cada indivíduo. Para isso, deve-se selecionar o filtro do responsável. Figura: Painel Individual do Cristiano Meireles

17 Aba Pendências Esta aba demonstra quais itens estão atrasados ou não foram preenchidos sob responsabilidade de um determinado empregado, bem como suas reuniões agendadas. Figura: Pendências do colaborador Cristiano Meireles

18 18 4. CONFIGURAÇÕES GERAIS Agora é hora de configurar o software e deixá-lo com a cara do planejamento estratégico da companhia. Lembre-se que este passo é muito importante para que o software seja efetivo no planejamento, execução e monitoramento da estratégia. Por um lado, o software disponibiliza diversas ferramentas para auxiliar a Gestão Estratégica, mas por outro é importante lembrar que ferramentas em excesso podem confundir e desestimular o usuário final. 4.1 Cadastro>> Configurações >> Aba Configurações Gerais 1) Farol Primeiramente, deve-se definir quais cores de farol serão utilizadas para os indicadores/objetivos estratégicos e o significado de cada uma delas. Em seguida, deve-se decidir se, de acordo com o resultado dos indicadores, será necessário que o usuário preencha Relatórios de Acompanhamento. O campo Relatório de Acompanhamento pode ser útil, por exemplo, para explicar porque uma meta não foi alcançada. Podendo definir, após quantas ocorrências será demandado ao usuário que preencha esse relatório. Há também as opções de: exibir farol cinza para indicadores desatualizados, sinalizar no farol que o relatório de acompanhamento foi cadastrado e ainda Somente considerar que o relatório de acompanhamento foi cadastrado se houver proposição cadastrada. Figura: Configuração dos faróis

19 19 2) Geral Após definir os faróis, vamos definir algumas configurações gerais. a) Bloquear acesso simultâneo do mesmo usuário em computadores diferentes: Se este item estiver marcado, o usuário terá de efetuar logoff em sua máquina caso deseje utilizar o software em outra máquina. b) Usar mapas estratégicos e painéis: deve ser marcado se a empresa desejar utilizar mapas estratégicos e/ou painéis. c) Habilitar gestão de risco: habilita a matriz de riscos (veja os itens 7.7 e 11.4) d) Bloquear cadastro de ações para objetivos estratégicos: algumas organizações não relacionam as ações aos objetivos estratégicos. Para estes casos, é melhor deixar essa funcionalidade bloqueada, para evitar o excesso de informações dirigidas ao usuário final. e) Bloquear utilização de parâmetros: algumas organizações utilizam parâmetros no cálculo de seus indicadores, como por exemplo, taxa do dólar comercial. Para essas organizações, a utilização de parâmetros pode ser interessante. Para as outras, é recomendável manter essa funcionalidade bloqueada. f) Utilizar mapa geográfico comparativo: Habilitando essa opção, é possível inserir, por item, um mapa geográfico comparativo, se fazendo através da aba georeferência. g) Utilizar priorização de projetos: se esta opção estiver marcada, será possível definir a prioridade do projeto ao cadastrá-lo, em uma escala que varia de 1 a 5. h) Utilizar workflow de aprovação de projetos: o software oferece a opção de escolher um responsável pela aprovação de projetos. O responsável escolhido tem a opção de aprovar um projeto, não aprová-lo ou colocá-lo em espera. Enquanto o responsável não analisar o projeto, este fica em estado de aguardando avaliação i) Utilizar workflow de aprovação de painel: da mesma maneira que para os projetos, o software oferece a opção de escolher um responsável pela aprovação de painéis cadastrados. j) Permitir o cadastro de tema estratégico por área: se esta opção estiver marcada, será possível o cadastro de temas estratégicos por área. Habilitando assim, uma aba para cadastrá-los.

20 20 Figura: Configurações gerais 3) Indicadores Agora, vamos definir algumas configurações para os indicadores. Primeiramente definimos como deve ser desdobrada a árvore de desdobramentos (veja o item 11.9). Pode-se desdobrá-la por fórmula de cálculo, item de verificação, desdobramento do item (origem da meta), ou seja, de onde aquele indicador se origina e ainda definir o número máximo de desdobramentos visualizados. Pode-se ainda decidir se será possível cadastrar valores de benchmark e de outros anos, se vai ou não exibir a descrição da meta no mapa estratégico, se será permitido o uso de valores tabelados (veja o item 6.11) e se será permitido o cadastro de valores realizados estimados. Você entenderá melhor a aplicação dessas configurações ao ver o item 9.1 sobre objetivos estratégicos e indicadores. Por último, tem-se a opção de utilizar a análise multidimensional (veja item 6.12), de cadastrar digitador de valores (veja item 9.1.1), de permitir a configuração do layout do gráfico por item, e de calcular farol de tendência usando o valor do desempenho.

21 21 Figura: Configuração geral do cadastro de indicadores 4) Dias de tolerância para indicadores desatualizados É nesta parte que se define qual prazo o usuário terá para apurar e informar ao software o valor dos indicadores. Esse prazo pode variar de acordo com a periodicidade dos indicadores e deve ser informado sempre em dias corridos. Por exemplo, se para um indicador de periodicidade mensal for informado o valor de 10 dias de tolerância, o usuário poderá preencher os valores de certo mês até o 10º dia do mês seguinte. Também pode-se optar por enviar um automático alertando para a necessidade de atualizar indicadores (antes deles vencerem) na virada do período ou para o superior do responsável pelo objetivo após a sinalização de valor desatualizado. Informar também sobre marcar a opção Subir automaticamente na hierarquia. Marcando essa opção, após o término do período, o será enviado ao superior do responsável e assim consecutivamente.

22 22 Figura: Dias de tolerância para indicadores desatualizados Atenção! Também no item 4.3 é necessário definir o número de dias que os usuários (de acordo com o perfil cadastrado) têm para alterar valores de realizado. Pode-se ainda, fazer a configuração automática de códigos. Clicando no botão Configurar código automático, pode-se definir em quais itens se deseja que o código seja gerado automaticamente, sem que o cliente tenha que criá-lo. Figura: Configuração da geração automática de códigos

23 Cadastro >> Configurações >> Aba Ações É nesta aba que se define as configurações gerais dos projetos e das ações que serão acompanhados pelo software. Figura: Aba ações Primeiramente, deve-se definir quanto tempo o usuário terá para realizar alterações nos projetos: se será possível alterar até uma data específica, até a data inicial de execução do projeto ou se os usuários autorizados poderão alterar sempre que quiserem, sem restrição. Figura: Prazo para alteração de projetos Em seguida, deve-se definir se o farol que representará o status do projeto será definido de acordo com percentual executado ou a data. Quando os projetos não exigem um controle muito rígido, recomenda-se controlá-los por data, e não por percentual executado. Figura: Cálculo do farol dos projetos Agora é possível definir o número de dias de atraso em que o projeto ou ação exibirá farol amarelo/vermelho.

24 24 Figura: Sinalização amarela com até 5 dias de atraso No exemplo acima, foi definido que o farol sinalizará amarelo com um atraso de até 5 dias do projeto ou ação. Se houver atraso superior a 5 dias, o farol ficará vermelho. É possível também, que o farol amarelo seja utilizado como um alerta de que o prazo de um projeto ou ação está prestes a vencer. Nesse caso, coloca-se o sinal - antes do número de dias. No exemplo abaixo, o farol ficará amarelo faltando 2 dias ou menos para o vencimento e se tornará vermelho quando o projeto ou ação estiver atrasado. Figura: Sinalização amarela a partir de 2 dias ou menos para o vencimento Outra customização permitida pelo software é a definição dos campos a serem exibidos no plano de ação e no relatório de acompanhamento. Figura: Campos a serem exibidos no Plano de Ação Note que foram marcados 4 dos 5 campos disponíveis, logo o campo por que será ocultado ao se preencher um novo plano de ação:

25 25 Figura: Inserção de novo plano de ação A mesma observação vale para os campos do relatório de acompanhamento. Figura: inserção de novo relatório de acompanhamento Como foram marcadas todas as opções possíveis, ao se preencher um novo relatório, todos os campos aparecerão. Figura: Exemplo de relatório de acompanhamento Por fim, o software também oferece a opção de importação de planos de ação de uma planilha do Excel. Neste local, é possível especificar as células correspondentes a cada campo do software. A importação será explicada no item 6.14.

26 26 Figura: Importação de planos de ação 4.3 Cadastro >> Configurações >> Aba Perfis de Usuário O software permite criar perfis de acesso individualizado, ou seja, grupos de usuários com acesso limitado. Dessa maneira pode-se restringir, por exemplo, os usuários que terão autorização para alterar metas e criar novos indicadores. Após clicar em inserir, deve-se preencher um nome para o perfil e estabelecer o número de dias que os usuários inscritos sob aquele perfil terão para realizar alterações nos valores realizados (se este for o caso). Em seguida, deve-se escolher os campos que o usuário terá acesso, marcando as opções desejadas. Note que alguns itens possuem o sinal +. Isso significa que eles possuem subitens e estes podem ser acessados clicando neste sinal. Neste momento também será possível visualizar as configurações dos outros perfis cadastrados e alterá-los simultaneamente.

27 27 Figura: Cadastro de perfil de usuário 4.4 Cadastro>> Configurações >> Aba Classe/Origem Nesta aba, pode-se criar diferentes classificações para os indicadores. Figura: Aba classe/origem Para inserir uma nova classificação, deve-se clicar em inserir no canto superior esquerdo, escrever o nome desejado no campo descrição e clicar em salvar, salvar e inserir ou salvar e fechar.

28 28 Figura: Inserção de nova classe/origem de indicador Para editar ou excluir, deve-se selecionar a classe/origem que se deseja editar ou excluir. Figura: Classe/origem de indicadores Pode-se também imprimir ou enviar por a lista de classe/origem cadastrada, como se pode visualizar na figura acima. 4.5 Cadastro >> Configurações >> Aba Tela Inicial Nesta aba, pode-se escrever o Negócio, a Missão, a Visão e os Valores da empresa, os quais aparecerão no mapa estratégico corporativo, que será explicado posteriormente. Figura: Aba tela inicial

29 Cadastro >> Configurações >> Aba Termos Neste espaço é possível adequar o software à nomenclatura utilizada por cada empresa ou órgão. Para isso, deve-se selecionar a linha com o termo que se deseja mudar e clicar em editar, no campo superior esquerdo. Figura: Tela dos termos utilizados no software 4.7 Cadastro >> Configurações >> Aba Envio de Uma das ferramentas disponíveis para o monitoramento da estratégia é o envio automático de s. Figura: Envio de s

30 30 Primeiramente, deve-se definir em quais casos serão enviados s aos responsáveis pelos itens, marcando-se as opções apresentadas na figura abaixo. Mas lembre-se: s em excesso podem encher demasiadamente a caixa de entrada do usuário final e fazer com que sejam excluídos antes mesmo de serem lidos! Figura: Envio de s gerais Também deve-se definir se (e após quantos dias) serão enviados s para ações atrasadas ao responsável e ao superior do responsável pela ação. E pode-se definir também se deseja subir o automaticamente na hierarquia. Figura: Envio de para ação atrasada Em relação à configuração do servidor e , esta é feita de acordo com o servidor de do próprio cliente. Figura: Configuração do servidor e Pode-se também, customizar o conteúdo dos s que serão enviados aos responsáveis, clicando na opção desejada. Figura: Conteúdo dos s

31 Ao clicar em alguma opção, abre-se um modelo de que pode ser alterado de acordo com a preferência do cliente. 31 Figura: Edição de automático 4.8 Cadastro >> Configurações >> Aba Integrações Figura: Aba integrações Primeiramente, tem-se a opção de realizar integração com o LDPA, ou seja, configurar o servidor LDPA e o software Gestão Estratégica para que ambos funcionem com a mesma senha e login, facilitando o acesso do usuário. Em seguida, realiza-se a integração com o Google maps. Se o sistema estiver instalado no servidor da própria organização, é necessário gerar uma nova chave de integração com o Google maps através do endereço:

32 32 É possível fazer integração de base com o software de gerenciamento de projetos SIW-GP (caso a empresa o possua). Dessa maneira, ao cadastrar o projeto no software Gestão Estratégica ele é inserido automaticamente no SIW, e ao atualizar os dados no SIW o Gestão Estratégica busca os faróis e o andamento do projeto. Por último, é possível fazer com que os sistemas da Stratec sejam integrados com o servidor de Active Directory da organização. Quando isso é feito, o login no sistema passa ser o mesmo que os colaboradores utilizam na rede da empresa. Quando utilizado basta configurar os dados do servidor de AD e o sistema passará a utilizá-lo para autenticar os usuários do sistema, bastando no cadastro de colaborador, informar o login do mesmo.

33 33 5. CONFIGURAÇÃO DO LAYOUT 5.1 Cadastro >> Configuração de Layout >> Aba Logomarcas Figura: Tela das configurações de logomarca Neste espaço, é possível fazer o upload da logomarca/símbolo que representa a empresa e também escolher a imagem a ser mostrada na página de login. Para isso, é só clicar na área destinada a cada imagem. Preferencialmente, as imagens devem estar no formato png e ter o fundo transparente. Você pode conferir o resultado nas figuras a seguir. Figura: Tela inicial do software

34 34 Figura: Tela de login com logomarca da empresa 5.2 Cadastro >> Configuração de Layout >> Aba Gráficos Nesta aba é possível escolher quais informações devem ser mostradas na tela de gráfico e definir suas configurações padrão, como cor, formato, etc. Figura: Configuração da tela dos gráficos O sistema também permite que essa configuração seja feita por item. Mas para isso, é preciso definir em Cadastro >> Configurações >> Aba Configurações Gerais a opção Permitir configuração do layout do gráfico por item.

35 35 Figura: Configurações gerais 5.3 Cadastro >> Configuração de Layout >> Aba Diversos Você se lembra que no capítulo anterior chamou-se a atenção para o fato de que ferramentas de monitoramento em excesso podem desestimular e confundir o usuário final? Pois chegou a hora de ocultar tudo o que pode poluir as telas de visualização ou que não é utilizado no planejamento estratégico da empresa. Figura: Aba diversos

36 A primeira definição a ser feita, é escolher quais campos devem aparecer ao cadastrar novas áreas. 36 Figura: Configuração de layout para as áreas Como se pode observar na figura acima, optou-se por ocultar o campo negócio e deixar os campos missão, visão e valores no cadastro das áreas. Portanto, ao se cadastrar uma nova área esses campos estarão disponíveis para preenchimento, sendo opcionais e não obrigatórios. Figura: Cadastro de nova área A seguir, deve-se escolher quais campos estarão disponíveis ao cadastrar novos objetivos estratégicos ou indicadores (posteriormente veja o item 9.1).

37 37 Figura: Configuração de layout para objetivos estratégicos/indicadores Pode-se também escolher ocultar alguns campos em projetos. Figura: Configuração de layout para projetos É possível ainda ocultar as abas exibidas na tela inicial. Figura: Configuração de layout da tela inicial

38 38 Por último pode-se mudar a cor de fundo da tela e escolher se o sistema deve abrir em uma janela pop-up. A vantagem de o software abrir em uma janela pop-up é que se ganha mais espaço na tela, facilitando a visualização. Porém, se a organização utiliza um bloqueador de pop-ups, pode dificultar o acesso dos usuários ao software. Figura: Configuração de layout do sistema 5.4 Cadastro >> Configuração de Layout >> Aba Dashboard É neste lugar que se cria um Dashboard corporativo, ou seja, aquele que todos os usuários poderão ver. Para isso, deve-se clicar em inserir. A criação de um dashboard corporativo segue a mesma lógica do dashboard individual e por área. 5.5 Cadastro >> Configuração de Layout >> Mapa estratégico É neste lugar que se cria um mapa estratégico corporativo, ou seja, aquele que todos os usuários poderão ver. Para isso, deve-se clicar em inserir. A criação de um mapa estratégico corporativo segue a mesma lógica do mapa por área explicada anteriormente.

39 39 6. CADASTRO DE DADOS 6.1 Cadastro >> Áreas Para inserir uma nova área deve-se clicar no botão inserir, preencher as informações, definir se a área é estratégica e salvar. Para organizações que possuem áreas espalhadas em diversas localidades, como diferentes Estados, por exemplo, pode ser interessante utilizar a georeferência ou mapa comparativo (6.13). Figura: Cadastro de nova área Para fazer uma georeferência a uma área, projeto ou unidade da empresa deve-se preencher o endereço (ou latitude e longitude) e clicar no botão de inserção (indicado na figura abaixo).

40 40 Figura: Inserção de georeferência Verifique no mapa que se abrirá se o local está correto. Se sim, a georeferência foi realizada com sucesso! Figura: Mapa Após salvar a área criada, note que mais três abas (dashboard, mapa estratégico e temas estratégicos) estarão disponíveis. Nestes locais é possível criar um dashboard, um mapa estratégico e temas estratégicos para a área. Figura: Abas do cadastro de áreas

41 Cadastro >> Colaboradores É neste local que se cadastra os colaboradores de uma organização. Para isso, devese clicar em inserir. Figura: Inserção de colaboradores de uma organização Note que há duas abas: colaborador e permissões Figura: Aba Colaborador Na aba colaborador deve-se preencher os dados do funcionário e definir uma senha inicial para o mesmo, orientando-o a alterá-la posteriormente, conforme instruções do item Note que há também a opção de marcar se o colaborador encontra-se ativo ou não. Isso porque, posteriormente, não será possível excluir um colaborador do banco de dados, pois é importante, ao acessar o histórico de um indicador, saber quem era o responsável naquela época. Portanto, caso o funcionário saia da organização, ele é apenas desativado no banco de dados. E há também a opção de marcá-lo como somente leitura, ficando assim o funcionário, apenas com permissão de visualização dos itens do sistema, sem poder alterá-los. Há a possibilidade de geração automática dos códigos dos colaboradores, indicadores, parâmetros, objetivos estratégicos e projetos. A configuração pode ser feita por área ou geral. Durante o cadastro do item o sistema irá considerar o formato configurado na primeira área com configuração no ramo da árvore onde está

42 localizada a área do item. Se o ramo da árvore não possuir nenhuma área com configuração, o sistema irá considerar a configuração geral. 42 Na aba de permissões é possível definir o perfil de acesso do colaborador e as áreas que ele poderá acessar ou alterar. Figura: Aba permissões Posteriormente, quando os colaboradores cadastrados, estiverem vinculados como responsáveis de determinados indicadores, objetivos, etc.; poderá vir nesta mesma tela Cadastro >> Colaboradores, selecionar e editar um colaborador e clicar no botão Indicadores, onde direcionará para a tela de itens nos quais o colaborador editado é o responsável. Obs.: mas atenção, esse botão só aparecerá no detalhamento de um colaborador, se o mesmo tiver um item sob sua responsabilidade. Figura: Botão de indicadores no cadastro dos colaboradores

43 Cadastro >> Grupo de s É neste local que se cadastra grupos de s dos colaboradores de uma organização. Para isso, deve-se clicar em inserir. Figura: Inserção de grupo de Logo, deve-se preencher o nome do grupo e clicar em salvar. Figura: Nome do grupo de Após clicar em salvar, aparecerá um botão de inserir colaboradores. Figura: Inserção de colaboradores Após clicar em inserir aparecerá o organograma das áreas para a escolha do colaborador. Se na área constar o sinal +, deve-se clicar nele para abrir as opções. Figura: Organograma de colaboradores das áreas

44 44 Ao clicar no colaborador que fará parte do grupo, automaticamente aparecerá uma mensagem de Alteração gravada!, não havendo necessidade de salvar. Basta clicar em ok, fechar e pronto! Figura: Mensagem NOTA: Nos botões deve ser digitado o ou nome do grupo de . encontrados no software, aparecerá uma opção onde Figura: Inserir do destinatário ou nome do grupo de 6.4 Cadastro >> Unidades de medida Indicadores diferentes são mensurados em unidades diferentes. Para isso, antes de cadastrar um indicador, é preciso verificar se a unidade em que ele é mensurado está cadastrada no banco de dados do software. Se a unidade ainda não estiver cadastrada, é só inserir uma nova e informar a sigla e o número de casas decimais que se deseja utilizar. Figura: Tela de unidades de medida

45 45 Figura: Tela de inserção de nova unidade de medida 6.5 Cadastro >> Temas Estratégicos Caso o mapa da empresa seja dividido em temas estratégicos, é neste local em que eles devem ser cadastrados, editados ou excluídos, seguindo a lógica dos itens anteriores. Pode-se ainda ordenar e configurar as colunas para facilitar a busca. Basta clicar nos ícones circulados. Podendo usar essas funcionalidades em diversas telas do software. Figura: Inserção de novo tema estratégico 6.6 Cadastro >> Perspectivas As perspectivas também seguem a lógica dos itens anteriores. Figura: Inserção de Perspectivas

46 Cadastro >> Faixa de Farol Nesta área, serão cadastradas as faixas de farol que sinalizarão os indicadores. Por exemplo, em qual intervalo de resultado o indicador sinalizará verde, amarelo, vermelho, azul ou laranja se for o caso. Primeiramente, clique em inserir, escreva a descrição e escolha uma ID de importação para aquela faixa de farol. Após, clique em Salvar. Note que foi marcada a opção faixa padrão. Isso significa que, ao cadastrar novos indicadores, essa será a faixa de farol utilizada (a menos que seja especificada outra). Figura: Cadastro de faixa de farol Após salvar, é necessário definir os intervalos em que serão utilizados cada farol. Podemos ter 3 tipos de intervalos diferentes cadastrados sob uma mesma faixa de farol: - Quanto maior o resultado, melhor é para o indicador - Quanto menor o resultado, melhor é para o indicador - Quanto mais próximo da meta, melhor é para o indicador Vamos definir o intervalo para faixa de farol. Para isso, deve-se clicar em editar. Figura: Definição da faixa de farol

47 47 Em seguida, deve-se cadastrar os intervalos dos faróis. Nesse caso, adotamos uma tolerância de 10% e utilizamos o farol azul para alertar caso o resultado aferido se encontre muito distante da meta, indicando que talvez esta meta precise ser revista. Após definir os intervalos, clique em salvar. Figura: Cadastro dos intervalos dos faróis Caso a organização possua Indicadores do tipo ou, estes devem ser cadastrados da mesma maneira. Posteriormente, essas faixas de farol podem ser editadas, excluídas, impressas ou enviadas por . Para isso, selecione a faixa desejada com um clique do botão esquerdo do mouse e execute a ação clicando nos botões específicos. Figura: Edição, exclusão, impressão e envio por de faixas de farol 6.8 Cadastro >> Matriz de Risco Nessa área, define-se o que é considerado baixo, médio ou alto risco, cruzando a probabilidade de ocorrência com a severidade da conseqüência. O objetivo é que os usuários tenham o mesmo entendimento da classificação de um risco, pois a simples definição de baixo, médio ou alto é muito subjetiva. Figura: Tela matriz de risco

48 Cadastro >> Gestão à Vista Neste local é possível criar apresentações automáticas, selecionando as telas desejadas e definindo o tempo de exibição de cada uma delas. Dentre as telas, é possível selecionar gráficos, mapas, projetos, etc. É ideal para, por exemplo, divulgar a estratégia em painéis espalhados pela empresa. Figura: Cadastro de apresentações para o Gestão à vista Para cadastrar uma apresentação, deve-se clicar em inserir, dar nome a mesma, etc. Antes de inserir as telas que serão visualizadas, deve-se salvar a apresentação. Figura: Painel de inserção de nova apresentação para o Gestão a vista

49 Agora já é possível inserir as telas e escolher usuários que não têm permissão na área para visualizar esta apresentação. 49 Figura: Tela de edição do Gestão à vista Para visualizar a apresentação criada, deve-se abrir o menu lateral Acompanhamento>> Gestão à Vista. É possível vincular um gestão à vista a uma área e fazer filtro por área e áreas subordinadas Cadastro >> Apresentação O item Apresentação é semelhante ao item Gestão à Vista. A diferença é que, neste item, a apresentação criada não muda de tela sozinha, sendo necessário passálas manualmente no topo da tela do lado esquerdo. Este recurso é ideal, por exemplo, na condução de reuniões de monitoramento da estratégia.

50 50 Figura: Visualização de apresentação cadastrada Para visualizar a apresentação criada, acesse Acompanhamento >> Apresentação e selecione a apresentação. É possível vincular uma apresentação a uma área e fazer filtro por área e áreas subordinadas Cadastro >> Tabelas de Valores Alguns indicadores têm resultado final baseado em um intervalo de valores. Podem, portanto, retornar um resultado de acordo com esses intervalos. Por exemplo: ótimo, bom, regular e fraco. Para isso, utiliza-se o recurso tabela de valores. Para cadastrar uma tabela de valores, clique em inserir, preencha a descrição e clique em salvar. Figura: Cadastro de Tabela de Valores

51 51 Em seguida, você terá a opção de inserir itens. Figura: Inserir itens na Tabela de Valores Detalhe os itens e clique em salvar. Figura: Novo item na tabela de valores Após inserir todos os itens a sua tabela estará pronta. Figura: Nova tabela de valores 6.12 Cadastro >> Análise Multidimensional O recurso de Análise Multidimensional funciona de maneira semelhante à tabela dinâmica do Excel. Para imputar informações no software, primeiramente vá em Cadastro >> Análise Multidimensional. Na aba Dimensões, cadastre as informações que devem constar na análise. Figura: Cadastro de dimensões

52 Na aba Tipos de Informação deve-se estabelecer a unidade de medida das informações. 52 Figura: Cadastro dos tipos de informação O próximo passo é importar um arquivo com as informações a serem utilizadas na análise multidimensional. Para isso, vá em Importação >> Análise Multidimensional. Selecione o tipo de informação que está importando e verifique o formato de importação dos dados (veja mais detalhes sobre como realizar uma importação no item 6.14). Figura: Importação de dados para Análise Multidimensional Para acessar a tabela e gráfico gerados vá em Acompanhamento >> Análise Multidimensional. Veja o exemplo abaixo. Figura: Exemplo de tabela de Análise Multidimensional

53 53 Figura: Exemplo de gráfico de Análise Multidimensional Observe que você ao clicar nos símbolos de + e - você pode desdobrar as informações ou agrupá-las novamente. Figura: Desdobrando e agrupando dados da Análise Multidimensional Você pode também arrastar as colunas para visualizar a tabela de maneira diferente. Vamos experimentar, por exemplo, arrastar a coluna varas para o canto superior direito da tela. Veja o resultado na figura abaixo.

54 54 Figura: Realocando dados na Tabela Dinâmica A cada mudança na tabela, o gráfico se ajustará automaticamente Cadastro >> Mapa Comparativo O mapa comparativo permite ao usuário desdobrar um indicador/meta nacional em indicadores/metas por estado. Imagine por exemplo um indicador de vendas nacionais. O mapa mostrará o desdobramento das vendas por estado e cada estado aparecerá da cor do farol do indicador. Para cadastrar um novo mapa, vá em Cadastro >> Mapa Comparativo e clique em inserir. Defina o item a ser desdobrado e o tipo de desdobramento. Após, clique em salvar. Figura: Cadastro de novo mapa comparativo Para que seja possível a visualização das metas/indicadores desdobrados no mapa, estes devem ter o campo mapa comparativo preenchido com a sigla e o nome da cidade ou estado preenchido. Figura: Visualizar mapa comparativo

55 Para visualizar o mapa comparativo, vá em Acompanhamento >> Mapa comparativo Importação Para facilitar a carga de dados no software, existe a opção de importar dados de planilhas do Excel, como planilhas de áreas, colaboradores, objetivos estratégicos/indicadores, itens de verificação, projetos, projetos com valores, itens impactados, ações, orçamento mensal previsto por ação, orçamento mensal realizado por ação, valores previstos, valores realizados e valores estimados. O primeiro passo para importar dados com sucesso, é verificar o formato de importação. Vamos importar uma planilha de colaboradores por exemplo. Cada um dos campos separados por ; ponto e vírgula, corresponde a uma coluna no Excel. Figura: Verificação do formato para importação de colaboradores Para abrir o arquivo no Excel, deve-se definir se irá abrí-lo com ou sem cabeçalho e em seguida clicar em exportar cabeçalho. Logo o arquivo de importação deve conter a matrícula do empregado na 1ª coluna, o nome na 2ª, e assim por diante. Figura: Planilha de colaboradores da empresa Agora, é necessário salvar o arquivo em formato CSV ou XLS. Para isso selecione a opção salvar como e escolha o tipo de arquivo CSV (separado por vírgulas) ou Microsoft Excel 97/2000/XP (. XLS). Importe o novo arquivo para o software através da opção importar.

56 56 Figura: Importação de colaboradores Pontos de atenção: Note que as colunas área e perfil de acesso devem corresponder a uma opção previamente cadastrada (veja os itens 6.1 e 4.3). Caso contrário, esses campos ficarão em branco no cadastro. Além disso, todos os usuários foram cadastrados com a senha e é importante que ela seja alterada pelo próprio usuário, conforme item Já a importação de indicadores, pode parecer um pouco complexa à primeira vista. Porém segue a mesma lógica da importação de colaboradores. Figura: Verificação do formato para importação de indicadores Note que alguns campos têm opções entre colchetes. O campo de periodicidade, por exemplo, tem várias opções: diária, semanal, quinzenal, mensal, etc. Portanto, devese escrever o nome correspondente à opção escolhida. Figura: Importação do campo de periodicidade Considerações: Não é necessário preencher todos os campos para importar os indicadores. Sendo obrigatórios apenas aqueles que estão grifados de laranja. Para isso, é só deixar as colunas correspondentes a esses campos em branco e posteriormente preenchê-los no próprio software ou ocultá-los em Configuração de layout >> Aba Diversos >> Importação >> Objetivos estratégicos/indicadores. Conforme mostra figura abaixo.

57 Figura: Configuração de colunas para importação de objetivos estratégicos/indicadores 57

58 58 7. COMUNICAÇÃO 7.1 Mensagens Esta funcionalidade permite aos usuários enviar mensagens para outros colaboradores para ajustes em indicadores, projetos, áreas, etc., facilitando assim a comunicação interna da organização. É utilizada também para preservar as informações, pois outras pessoas envolvidas podem visualizar as mensagens. Além disso, se uma pessoa sair da organização a informação permanece acessível (ao passo de que se estivesse no poderia se perder). É possível acessar as mensagens a partir do botão de Ferramentas >> Mensagens. do menu superior ou através Observe que se pode filtrar as mensagens recebidas pelo título, tipo de mensagem, corpo, remetente ou data. Para enviar nova mensagem, deve-se clicar em inserir. Figura: Tela de mensagens Escreva o título, corpo da mensagem e classifique-a de acordo com o tipo. A primeira vez que acessar o software, não haverá nenhuma classificação de tipo de mensagem. Para criar uma, acesse Cadastro >> Tipos de Mensagens. Tem-se a opção de enviar mensagens a todos os usuários, a usuários selecionados ou enviar as mensagens por . Para isso, deve-se clicar no campo desejado e salvar. Feito isso, deve-se fechar a mensagem e reabri-la.

59 59 Figura: Escrever mensagens a usuários selecionados Escolheu-se a opção de enviar a mensagem para destinatários selecionados, note que agora aparece um botão de inserção, abaixo do título destinatários. Figura: Selecionar destinatários para uma mensagem Clique neste botão e selecione os destinatários. Quando o destinatário da mensagem acessar o software, poderá facilmente visualizar o recebimento da nova mensagem através do menu superior. Figura: Nova mensagem

60 Fórum de Discussão O fórum de discussão é uma área destinada a promover debates abordando algum tema e pode ser acessada através do botão do menu superior. Somente os usuários autorizados podem inserir novos assuntos, mas qualquer usuário pode inserir novos tópicos ou posts. Para criar um assunto, clique em inserir, escreva o assunto e a descrição e clique em salvar. Logo aparecerá o botão para inserir os tópicos. A criação de tópicos segue a mesma lógica. Figura: Fórum de discussão

61 61 8. CALENDÁRIO E REUNIÕES AGENDADAS No software, há um calendário onde é possível cadastrar eventos, feriados e reuniões. Pode-se ainda definir cores por tipo de evento, a fim de facilitar a visualização dos usuários. Para cadastrar eventos e feriados acesse Cadastro >> Eventos e Feriados. Figura: Calendário anual Para agendar uma reunião acesse Planejamento >> Reuniões. Em seguida, clique uma vez com o botão esquerdo do mouse no dia desejado e em seguida em inserir. Figura: Exemplo de como agendar uma reunião Após, é necessário preencher o campo assunto e definir o horário de início e término da reunião. Pode-se ainda definir a periodicidade da reunião, se ela será realizada diariamente, semanalmente, quinzenalmente, mensalmente, etc. E até qual data limite essa reunião será realizada. Após salvar, é possível inserir os convidados. Ainda pode-se definir se

62 deseja ou não enviar o convite da reunião para os s dos convidados e mandar um lembrete momentos antes do horário de início da reunião. 62 Figura: Inserir nova reunião no sistema Há uma opção de ata de reunião onde é possível registrar os principais pontos da reunião no próprio sistema ou pode-se imprimir o documento. É possível ainda, inserir arquivo em anexo, basta clicar no símbolo e depois em inserir. Outra alternativa é o envio da ata para o dos participantes. É possível também a cópia da lista de convidados da reunião para a lista de participantes. Figura: Registro de ata de reunião

63 63 9. PLANEJANDO A ESTRATÉGIA 9.1 Objetivos estratégicos/indicadores Através do menu lateral Planejamento >> Objetivos estratégicos/indicadores é possível filtrar, inserir, editar, excluir, imprimir ou enviar objetivos estratégicos, indicadores ou parâmetros para um endereço de . Figura: Objetivos estratégicos/indicadores Inserindo Objetivos estratégicos/indicadores Para inserir um novo indicador, objetivo estratégico ou parâmetro clique em inserir. A tela seguinte é composta por 7 abas: identificação, valores de referência, fórmulas, itens de verificação, georeferência, recursos e permissões. 1) Aba Identificação Primeiramente, identifique se o que está inserindo é um indicador, parâmetro ou objetivo estratégico. Em seguida, preencha os detalhes requeridos. Não se esqueça de verificar a polaridade e faixa de farol do indicador (Veja o item 6.7). Note também que há o campo origem. Ele deve ser preenchido caso o item que está sendo cadastrado tenha se originado de outro item. Também é possível modificar especificamente para um indicador o número de dias de tolerância para atraso no cadastro de realizado, sendo diferente do definido nas configurações. Se definido em configurações e depois especificamente no indicador, ficará válido o do indicador em questão. Pode-se ainda, definir que para o item especificamente, não devem ser enviadas notificações por quando houver atraso no cadastro de valores. Também não deve gerar relatório de acompanhamento quando a meta não for atingida. E ainda há a opção de, usar percentual executado para cálculo do farol de ações.

64 64 Pode-se ainda, definir importar plano de ação e valores realizados, optando por essas opções, a inserção destes dados só será possível através da tela de importação. Figura: Aba identificação É importante ressaltar que é possível relacionar um indicador, objetivo ou parâmetro a dois colaboradores: o digitador e o responsável. O digitador pode incluir somente os valores realizados, ao passo que o responsável pode incluir valores realizados e previstos (caso o seu perfil permita). Porém, os indicadores desatualizados aparecerão como pendência somente do digitador, e não do responsável. A atribuição da figura de digitador é opcional e deve ser habilitada no menu lateral, Cadastro >> Configurações >> Aba Configurações Gerais, conforme instruções do item 4.1 (parte dos indicadores). 2) Aba Valores de Referência Nesta aba pode-se cadastrar os valores do histórico, metas para os próximos anos, benchmarkings, etc.

65 65 Figura: Aba valores de referência 3) Aba Fórmulas Nesta aba definem-se as fórmulas de cálculo do valor realizado mês a mês, do valor realizado acumulado, previsto mês a mês e previsto acumulado, e pode-se ainda registrar a memória de cálculo, ou seja, como se chegou naquele valor. Note também que há a opção de processar a fórmula somente se houver valor cadastrado para todos os itens (conforme destacado na figura abaixo). Isso é útil, por exemplo, quando se tem um objetivo calculado através de vários indicadores. Se esta opção for marcada e um desses indicadores estiver desatualizado, o desempenho do objetivo não será calculado. Ainda tem a opção de marcar, retornar zero se houver erro de divisão por zero no cálculo da fórmula. Figura: Fórmula e memória de cálculo

66 66 Atenção! O software Gestão Estratégica possibilita a criação de objetivos estratégicos e indicadores que possam ser calculados por fórmulas com variáveis de diferentes periodicidades de aferição. 4) Aba Itens de Verificação Neste local deve-se inserir o que é necessário para saber por que o indicador não atingiu a meta proposta (relação de causa e efeito). Figura: Aba itens de verificação 5) Aba Georeferência Para fazer uma georeferência a um indicador, deve-se preencher o endereço (ou latitude e longitude) e clicar no ícone para visualizar. Figura - Inserção de georeferência 6) Aba Recursos Neste local são inseridos recursos que auxiliarão o indicador para que atinja a meta. Podendo ser os próprios colaboradores ou outros tipos de recursos. Figura - Inserção de recursos de um indicador 7) Aba Permissões É nesta aba que se define quais colaboradores terão ou não acesso ao respectivo indicador. Pode-se definir ainda, que tipo de permissão os colaboradores com permissão na área terão ao indicador.

67 67 Figura Aba de permissões de um indicador Editando ou excluindo Objetivos estratégicos/indicadores Para editar, excluir, imprimir ou enviar um indicador por , selecione-o e clique no botão correspondente à ação que deseja tomar. Outra maneira de excluir indicadores é acessando o menu lateral Ferramentas >> Excluir indicadores. Para isso, deve-se fazer os filtros e clicar em aplicar. Figura1: Filtro para exclusão de indicadores Após realizar o filtro, marque o indicador que se deseja excluir e clique em excluir. Obs.: Se o indicador que se deseja excluir fizer parte da fórmula de cálculo de um item, o mesmo deve ser retirado da fórmula ou optar por substituí-lo por zero Inserindo valores para os Indicadores Acesse Acompanhamento >> Valores. Neste local acessa-se facilmente a tela onde se insere os valores dos indicadores. Para isso, deve-se selecionar o indicador desejado através do filtro item.

68 68 Figura: Valores de um indicador O gráfico que demonstra o desempenho de um indicador pode ser facilmente acessado através do menu lateral Acompanhamento >> Gráfico. Note que na tabela abaixo do gráfico, mostra-se em porcentagem o desempenho normal e o desempenho acumulado, podendo os mesmos serem ocultados em Configuração de layout >> Aba diversos >> Objetivos estratégicos/indicadores. Figura: Gráfico de um indicador

69 Projetos Para cadastrar um novo projeto na base de dados, deve-se acessar Planejamento >> Projetos e em seguida clicar em inserir. Note que neste espaço também é possível editar, excluir, imprimir ou enviar por projetos já existentes. Para isso, deve-se selecionar o projeto desejado com um clique do botão esquerdo do mouse e executar a ação clicando no botão correspondente. Há também um botão de georeferência, onde é possível ver geograficamente onde os projetos estão alocados. Figura: Inserção, edição, exclusão, impressão e envio por de projetos Também é possível realizar filtros para encontrar mais facilmente um projeto específico. Selecione os filtros desejados e em seguida clique em aplicar. Outra maneira de acessar os projetos já cadastrados é acessando o item Acompanhamento >> Projetos. Neste local, também é possível aplicar diversos filtros para encontrar mais facilmente determinado projeto. Ao clicar com o botão esquerdo do mouse sobre um projeto, abrirá um novo menu de navegação com a opção projeto (que acessará o detalhamento do projeto), entre outras. Figura: Função projetos 1) Inserção/detalhamento do projeto Ao inserir um novo projeto, o usuário será direcionado a uma tela com 8 abas: projeto, projetos filhos, gantt, itens impactados, georeferência, recursos, permissões e compartilhamento de responsabilidade.

70 70 Figura: Inserção/detalhamento de projetos Aba Projeto Nesta aba são inseridos os detalhes do projeto, como: área, responsável, data de início e término, origem, tipo de projeto, tema estratégico, etc. Note que há a opção de cadastrar percentual executado se esta opção for escolhida, será permitido ao usuário informar o percentual do projeto executado a cada mês. Ao marcar essa opção, aparece a aba de fórmulas, onde são definidas as fórmulas de cálculo, (conforme explicado anteriormente em indicadores). Aparece também a opção de importar valores realizados que segue a mesma lógica do cadastro dos indicadores. Se marcada, a inserção destes dados só será possível através da tela de importação. O mesmo acontece com a opção importar plano de ação. Note que também aparece a opção não gerar relatório de acompanhamento, não gerando o relatório caso a meta não seja atingida. Aba Projetos Filhos Nesta aba, pode-se cadastrar projetos filhos de um projeto clicando em inserir. Após, é só cadastrar o projeto filho da mesma maneira que um projeto normal. Figura: Projetos filhos

71 71 Aba Gantt Esta aba permite visualizar o andamento do projeto em formato de gráfico de gantt, mostrando também os subprojetos. Figura: Gráfico de Gantt Aba itens impactados Nesta aba é possível inserir os itens impactados pelo projeto, clicando em inserir. Figura: Itens impactados Aba georeferência Segue a mesma lógica explicadas em itens anteriores. Figura: georeferência Aba recursos Neste local são inseridos recursos que auxiliarão o projeto para que atinja a meta. Podendo ser os próprios colaboradores ou outros tipos de recursos. Figura Aba recursos

72 72 Aba permissões É nesta aba que se define quais colaboradores terão ou não acesso ao respectivo projeto. Pode-se definir ainda, que tipo de permissão os colaboradores com permissão na área terão ao projeto. Figura: Aba de permissões em projetos Aba Compartilhamento de Responsabilidade Neste local, pode-se compartilhar a responsabilidade de um projeto com outras áreas. Para isso, porém, estas outras áreas devem estar classificadas como estratégicas. (Veja como classificar uma área como estratégica no item 6.1) Figura: Compartilhamento de responsabilidade de um projeto

73 Planos de Ação Os planos de ação podem ser acessados através do menu específico (pop-up). Neste local, pode-se visualizar todas as ações, responsáveis, prazos de cada plano de ação, etc. Figura: Exemplo de plano de ação É possível também, exibir o plano de ação como um gráfico de Gantt, de modo a facilitar a visualização de tarefas de longa duração. Figura: Exemplo de plano de ação exibido como gráfico de Gantt Outro recurso do sistema é a opção de excluir por inteiro um plano de ação. E de disparar um para o responsável por uma ação informando que ela está prestes a vencer ou que a data prevista de realização daquela ação passou. Fica a critério do cliente, definir qual é a opção que melhor se enquadra no modelo de sua organização. E esta opção deve ser definida em Configurações >> Aba envio de .

74 74 Para cadastrar uma nova ação, clique no botão inserir e preencha os detalhes da ação. Ao cadastrá-la, deve-se definir se ela ainda está em planejamento ou se o planejamento já foi concluído. Se a ação estiver com o planejamento concluído, o farol indicará o status da atividade e as alterações nas datas previstas ficarão registradas no botão de reprogramações. Pode-se ainda anexar arquivos que comprovem o cumprimento daquela ação e visualizar o histórico de alterações. Figura: Cadastro de nova ação Posteriormente, é possível visualizar todas as ações cadastradas no sistema e a qual projeto pertencem, através de Acompanhamento>> Ações, sendo possível filtrar por área, responsável, etc. Figura: Ações Também pode-se acessar as ações através de Análise da Gestão>>Ações. Este local exibe o status da ação no mês referente. Se o relatório da ação estiver desatualizado, pode-se clicar no botão atualizar.

75 75 Figura: Visualização da ação através do menu Análise da gestão >> Ações Figura: Informações que constam no detalhamento da ação 9.4 Riscos Através do menu Planejamento >> Riscos pode-se definir e visualizar os eventos de risco, ou seja, eventos que podem representar uma ameaça para a organização. Para os exemplos cadastrados, é possível ver: - classe/origem do evento; - probabilidade de ocorrência; - objetivos, indicadores ou projetos impactados; - severidade do impacto; - farol do risco que o evento representa para a organização (calculado pela relação entre probabilidade de ocorrência e severidade da conseqüência, que foi definida no item 7.7); - indicador utilizado para monitorar aquele evento e seu farol; - plano de ação para mitigar o evento em questão. Para inserir novos eventos, deve-se clicar em inserir.

76 76 Figura: Eventos de risco Após, deve-se escrever a descrição do evento, detalhá-lo, mencionar sua classe/origem e clicar em salvar. Após salvar, aparecerá também a opção de inserir itens impactados pelo evento e indicadores que vão monitorá-lo. Figura: inserir novo risco

77 77 Para visualizar os riscos cadastrados acesse Acompanhamento >> Matriz de Risco. Figura: Matriz de riscos

78 FERRAMENTAS DE CONTROLE 10.1 Alteração de Senha Para alterar a senha, acesse Ferramentas >> Alterar Senha. Deve-se inserir a senha atual e a nova senha. Figura: Alteração de senha Também é possível enviar um com a senha de login para colaboradores cadastrados através do item Ferramentas >> Enviar de senha. Primeiramente deve-se selecionar a área à qual eles estão subordinados, mandar aplicar e em seguida selecionar os colaboradores que devem receber a senha via . Por fim, é necessário clicar no botão executar. Figura: Enviar login e senha por Restrição de acesso por IP Essa ferramenta existe para limitar o acesso ao sistema de computadores que estejam fora da rede da organização. Acesse Ferramentas >> Acesso por IP, clique em inserir e insira o número do IP da máquina a ser autorizada e clique em salvar. Figura: Acesso por ip

79 Histórico de Acessos Em Ferramentas >> Histórico de Acessos é possível conferir o histórico de acesso dos usuários por data e averiguar o tempo de acesso de cada um. Para isso, deve-se selecionar um usuário e o período desejado. É possível também imprimir ou enviar o histórico por clicando nos respectivos botões. Figura: Histórico de acesso da colaboradora Cecília Vieira Fagundes 10.4 Histórico de Tentativas de Acesso Segue praticamente o mesmo padrão do histórico de acessos citado acima. É visualizado em Ferramentas >> Histórico de Tentativas de Acessos. É possível conferir o histórico das vezes em que se tentou acessar o sistema. Para isso, deve-se digitar um login, o período desejado e selecionar se deseja ver os acessos de sucesso, os que tiveram falhas ou todos. É possível também imprimir ou enviar o histórico por clicando nos respectivos botões. Figura Histórico de tentativas de acesso do login cecilia11

80 Histórico de Alterações Em Ferramentas >> Histórico de Alterações é possível visualizar as alterações realizadas pelos usuários e essa funcionalidade funciona da mesma maneira da anterior. Figura: Histórico de alterações 10.6 Transferência de Responsabilidades Em Ferramentas >> Transferência de Responsabilidades é possível transferir de uma pessoa para a outra a responsabilidade de indicadores, projetos, ações, objetivos estratégicos, etc. Primeiramente, é necessário selecionar o responsável atual (origem) e o novo responsável (destino) e clicar no botão aplicar. Em seguida, indicar os itens para os quais se deseja efetuar a transferência de responsabilidades. Após a seleção, é necessário clicar no botão executar, localizado no canto inferior direito da página. Figura: Transferência de responsabilidades

81 Transferência de Indicadores e Projetos Em Ferramentas >> Transferência de Indicadores e Projetos é possível transferir indicadores e projetos de uma área da empresa para outra, da mesma maneira que são transferidas as responsabilidades. Figura Transferência de indicadores e projetos

82 ACOMPANHANDO A ESTRATÉGIA 11.1 Relatório de acompanhamento O relatório de acompanhamento é uma ferramenta disponibilizada pelo software para acompanhar as metas e os resultados aferidos. Pode ser útil, por exemplo, para explicar porque uma meta não foi alcançada. Mas antes é preciso configurar em Cadastro >> Configurações >> Aba Configurações Gerais detalhes do relatório. Na figura abaixo ficou definido que o relatório só será gerado quando houver farol vermelho, e a partir de 1 ocorrência, ou seja, assim que o item sinalizar seu 1º farol vermelho, o relatório será gerado. Se definir 2 ocorrências, o relatório só será gerado a partir do 2º farol vermelho e assim consecutivamente. Ficou definido ainda, que seja sinalizado no farol (vermelho no caso) assim que o relatório for cadastrado. E ainda, considerar que o relatório foi cadastrado/preenchido se houver proposição cadastrada. Ou seja, se a proposição não for cadastrada, o relatório não sinalizará como cadastrado. Figura: Configuração de relatório de acompanhamento

83 83 Os relatórios de acompanhamento podem ser acessados para visualização de duas maneiras: através da tela acompanhamento do menu lateral ou do menu específico de navegação (pop-up) que se abre ao clicar nos itens. Como nas configurações optou-se por utilizar essa opção apenas após a ocorrência de resultados aferidos abaixo da meta, não será possível inserir um relatório de acompanhamento para indicadores ou objetivos que tenham alcançado a meta. Veja os exemplos: Figura: Objetivo com resultados negativos Figura: Objetivo com resultados positivos O relatório de acompanhamento é inserido no mesmo lugar em que se inserem os valores.

84 84 Figura: Tela de inserção de valores no software Em seguida, deve-se preencher os campos do relatório. Veja também que há um botão de inserir proposições, que pode ser utilizado para propor ações para reverter o quadro do indicador e fazer com que as metas futuras sejam alcançadas. Figura: Exemplo de relatório de acompanhamento

85 Valores Desatualizados Através do menu lateral, Análise da gestão >> Valores desatualizados, é possível visualizar todos os itens que estão com os valores desatualizados, aplicando os filtros desejados. Figura: Itens desatualizados 11.3 Revalidação de dados para o próximo ano Para transferir as informações de um ano para o outro, é necessário revalidá-las. Para isso, acesse o item Ferramentas do menu lateral. Note que há 3 opções: Revalidar Áreas, Revalidar Itens e Revalidar Mapas Estratégicos. Ferramentas >> Revalidar Áreas Selecione o ano para o qual a revalidação deve ser feita. Após, clique em executar e confirme a revalidação. Figura: Revalidação de áreas

86 86 Ferramentas >> Revalidar itens Neste local, é possível revalidar projetos, indicadores, objetivos estratégicos e parâmetros. Para isto seleciona-se a área, o ano para a revalidação e os itens a serem revalidados. Figura: Revalidação de itens Ferramentas >> Revalidar Mapas Estratégicos Assim como nos itens anteriores, os mapas, dashboards e painéis da organização também devem ser revalidados, seguindo a mesma lógica e rotina Criando Gráficos Comparativos No software é possível também realizar gráficos comparativos, comparando o valor de diversos indicadores. Para isso, acesse Acompanhamento >> Gráfico Comparativo e clique em inserir. Figura: Inserir gráfico comparativo Em seguida, escolha um nome para o gráfico e o tipo de gráfico. Clique em salvar e adicione os itens e os usuários com permissão de visualização.

87 87 Figura: Adicionar itens e usuários ao gráfico comparativo Exemplos de gráficos: Figura: Gráfico paretos

88 88 Figura: Gráfico bolha 11.5 Acompanhamento de Resultados Em Análise da Gestão >> Resultados pode-se visualizar resumidamente o status de uma determinada área, verificando quantos indicadores estão com o farol vermelho, amarelo, verde ou azul (quando for o caso). Figura: Análise da gestão por resultados

89 Acompanhamento Geral Em Análise da gestão >> Geral, pode-se visualizar rapidamente quantos itens de controles, metas, dentre outras informações estão cadastradas em cada área. Selecione a área, período e tipo de informação que deseja filtrar e clique em aplicar. Figura: Análise da gestão - Geral 11.7 Enviar Relatórios por Essa ferramenta é acessada através do menu lateral, Ferramentas >> Enviar relatórios por . Permite selecionar telas do sistema (entre gráficos, mapa corporativos, etc.) e enviá-las para o de usuários específicos. Para cadastrar um novo relatório, clique em inserir, preencha a descrição, título e corpo do e clique em salvar. Para cadastrar as telas a serem enviadas, clique no botão inserir, localizado abaixo do título Relatórios. Para cadastrar os destinatários, clique no botão inserir localizado abaixo do título Destinatários. É possível também agendar o envio automático com a freqüência desejada. Quando o relatório estiver pronto, clique no botão enviar .

90 90 Figura: Criar relatório e enviar por Árvore de Gráficos Esta função pode ser acessada através do menu específico (pop-up) e permite visualizar o desdobramento de um objetivo estratégico através de uma árvore de gráficos. Nesta árvore encontram-se os indicadores utilizados em seu cálculo e os projetos vinculados ao objetivo. Figura: Exemplo do desdobramento de um indicador Alguns indicadores apresentam o símbolo + do lado direito. Isso significa que eles ainda podem ser desdobrados.

91 91 Figura: Exemplo de um indicador que possui desdobramentos Para ver os desdobramentos do indicador, deve-se alterar o número de desdobramentos para 2, e assim por diante se for o caso. Figura: Exemplo de um indicador no nível 2 de desdobramento Note que também há outras opções de visualização da árvore de gráficos que podem ser alteradas: Figura: Opções de visualização da árvore de gráficos

92 92 Pode-se então escolher se a visualização do gráfico será normal (valores de cada período) ou acumulado; o número máximo de desdobramentos a serem mostrados; se os projetos e parâmetros serão ou não ocultados; se haverá desdobramento por fórmula de cálculo, item de verificação ou desdobramento do item (origem da meta). Figura: Exemplo de projeto na árvore de gráficos Os projetos são representados na árvore através de barras coloridas, que mostram o status do cronograma do projeto. O azul representa as ações concluídas e o vermelho as ações atrasadas. Pode-se ver também a área e o responsável pelo projeto Árvore de desdobramentos A árvore de desdobramentos é acessada através de Acompanhamento >> Árvore de desdobramentos e segue a mesma lógica da árvore de gráficos, porém em formato visual diferente. Permite visualizar os objetivos estratégicos e seus desdobramentos, com os indicadores e os projetos vinculados a ele. Figura: Exemplo de objetivo estratégico na árvore de desdobramentos.

93 Matriz Projeto Estratégico x Área A Matriz Projetos Estratégicos x Área pode ser acessada através de Acompanhamento >> Matriz Projeto Estratégico x Área e mostra quais áreas têm responsabilidade na execução do projeto e mostra os faróis com o nível de comprometimento de cada área. Figura 2: Matriz Projeto Estratégico x Área Para aparecer o farol deve-se acessar a aba Compartilhamento de Responsabilidade no detalhamento do projeto. Em seguida, clicar no farol branco e atribuir um farol para determinada área. A matriz não mostra se o projeto está atrasado ou não. Ela mostra se a área está colaborando ou não com o projeto. OBS.: Para que o projeto e a área apareçam na matriz, ambos precisam estar definidos como estratégicos. E isso se define no momento do cadastro dos mesmos. Figura: Escolha de farol para áreas

94 Matriz de Resultados Em Acompanhamento >> Matriz de Resultados pode-se visualizar facilmente todos os resultados referentes a um indicador, como a área à qual ele pertence, perspectiva, unidade de medida, valores previstos e realizados mês a mês, tendência, cronograma do plano de ação, polaridade, faixas de farol e responsável. Esta função pode ser acessada de três maneiras: através do item acompanhamento no menu lateral, pela aba matriz de resultados na tela inicial ou através do menu de navegação específico (pop-up) que se abre ao clicar em um item. Caso a função seja acessada através do menu lateral, há também a opção de aplicação de filtros. Filtrando uma determinada área e clicando em aplicar, aparecerão abas de periodicidade, respectivas às periodicidades dos itens cadastrados na área filtrada. Deve-se clicar em cada uma delas para visualizar o item desejado, de acordo com sua periodicidade. Figura: Função matriz de resultados, aba diária. Vale lembrar que é possível selecionar quais campos serão exibidos na matriz e qual a sua ordem de exibição. Clicando no ícone, localizado no canto superior direito da tela.

95 95 Figura: Configuração de colunas Organograma Em Acompanhamento >> Organograma, pode-se navegar pelo organograma da empresa, clicando no sinal + sempre que desejar desdobrar uma área. Note que após realizar um desdobramento, o sinal + transforma-se em -. Figura: Organograma Objetivos por Projeto Estratégico Neste local é possível visualizar os projetos que impactam nos indicadores e objetivos estratégicos por área.

96 96 Figura: Indicadores e objetivos impactados por projetos Função Gráfico Na função gráfico, que pode ser acessada através do menu específico (pop-up) ou da tela de detalhamento dos indicadores, pode-se verificar os valores previstos e realizados mês a mês ou acumulado, a polaridade do indicador, o responsável pela meta e a barra de cronograma do plano de ação (caso haja algum vinculado ao indicador selecionado). Figura: Função gráfico normal Na figura acima, o gráfico é exibido com os valores informados mês a mês. Porém também é possível exibir os valores acumulados. Para isso, basta mudar o modo de exibição do gráfico de normal para acumulado.

97 97 Figura: Exibição de gráfico com os valores acumulados Uma meta não alcançada pode gerar um relatório de acompanhamento. Para acessálo, basta clicar no botão relatório de acompanhamento. Para entender melhor a funcionalidade do relatório de acompanhamento, acesse o item Há também botões que redirecionam o usuário para: imprimir, plano de ação, valores, gráfico mix, desdobramento, detalhamento do item em exibição, etc. NOTA: O Gráfico Mix mostra os valores dos itens que estão na fórmula de cálculo do indicador em questão Relatório Offline O recurso Relatório Offline permite simular uma navegação no Software de Gestão Estratégica mesmo sem acesso à internet. Para isto, vá em Acompanhamento >> Relatório Offline e clique em inserir. Após, escreva uma descrição e clique em salvar. Feito isto, você deverá escolher quais mapas, objetivos estratégicos, indicadores, ou projetos deseja visualizar offline, clicando nos botões de inserir. Quando terminar de inserir todos os itens, clique em exportar. O seu Relatório Offline está pronto!

98 98 Figura: Criação de Relatório Offline Pesquisa de Anexos Nesta tela é possível pesquisar todos os anexos inseridos no sistema, basta fazer um filtro por área e selecionar qual tipo de item deseja visualizar: indicadores, objetivos, projetos, etc. Para acessar esta tela basta ir em Acompanhamento > Pesquisa de Anexos. Figura: Pesquisa de Anexos Temas Estratégicos É possível fazer uma pesquisa para ver todos os indicadores, objetivos e projetos relacionados a uma mesma área temática. Para tanto, basta acessar Acompanhamento > Temas estratégicos no menu lateral, configurar o filtro e clicar em Aplicar.

99 Figura: Pesquisa por temas estratégicos 99