MDaemon GroupWare. Versão 1 Manual do Usuário. plugin para o Microsoft Outlook. Trabalhe em Equipe Usando o Outlook e o MDaemon

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1 MDaemon GroupWare plugin para o Microsoft Outlook Trabalhe em Equipe Usando o Outlook e o MDaemon Versão 1 Manual do Usuário

2 MDaemon GroupWare Plugin for Microsoft Outlook Conteúdo 2003 Alt-N Technologies. Todos os Direitos Reservados. MDaemon, WorldClient e RelayFax são marcas registradas da Alt-N Technologies. Os nomes de empresas ou produtos reais mencionados neste manual podem ser marcas registradas de seus respectivos proprietários. Conteúdo 2

3 MDaemon GroupWare Plugin for Microsoft Outlook Conteúdo Conteúdo Conteúdo... 3 MDaemon GroupWare... 4 Introdução...4 Requisitos...4 Instalação...5 Como fazer o download do Plugin MDaemon GroupWare...5 Como Instalar o Plugin MDaemon GroupWare...6 Como Configurar o Plugin MDaemon GroupWare para Outlook... 6 Como Usar o Assistente do MDaemon GroupWare...6 Como Criar Uma Caixa Postal do MDaemon GroupWare Manualmente...8 Como Escolher Um Arquivo Pessoal de Armazenamento...9 Como Compartilhar Itens e Pastas do Outlook A Lista de Pastas do Outlook e o MDaemon GroupWare Contas IMAP Contas POP Como Criar Pastas Como Compartilhar Pastas de Itens do Outlook Como Sincronizar Suas Pastas Compartilhadas Ajuda com o Microsoft Outlook Índice Conteúdo 3

4 MDaemon GroupWare Plugin para o Microsoft Outlook Versão 1 Manual do Usuário Introdução Devido à grande quantidade de tempo que pode ser gasta com o agendamento de compromissos, o trabalho via correio eletrônico, o gerenciamento de seus contatos, e coisas parecidas, ser capaz de trabalhar em equipe com os funcionários e colegas de sua empresa de modo mais fácil pode economizar seu tempo e aumentar sobremaneira a sua produtividade. O Plugin MDaemon GroupWare para Microsoft Outlook pode ajudá-lo a atingir esse objetivo. O Plugin MDaemon GroupWare para Microsoft Outlook possibilita a você compartilhar seus calendários, contatos e outros itens do Microsoft Outlook com outros usuários do MDaemon GroupWare. O plugin GroupWare proporciona o compartilhamento de itens do Outlook fazendo com que o Microsoft Outlook consiga usar pastas especiais IMAP localizadas em seu servidor apto a trabalhar com o MDaemon GroupWare. Essas pastas podem ser configuradas para armazenar qualquer tipo de item do Outlook que você designar: calendários, contatos, anotações, tarefas, etc. Além disso, você pode conceder para cada uma dessas pastas vários níveis de permissão de acesso a outros usuários do MDaemon GroupWare. Por exemplo, para um determinado usuário você pode querer conceder permissão de leitura para um de seus calendários mas não para incluir itens nele, e para outro você talvez queira conceder acesso completo, equivalente ao seu próprio. Quando você concede permissão a um usuário MDaemon GroupWare para ver uma de suas pastas, ela aparecerá na Lista de Pastas Outlook desse usuário, e as pastas para as quais você recebeu acesso aparecerão na sua. Assim, o Plugin MDaemon GroupWare para Microsoft Outlook pode ajudá-lo a melhorar sua eficiência permitindo que você compartilhe seus itens do Outlook e trabalhe em equipe diretamente com seus colegas usando os recursos de produtividade que vêm com o Outlook. Requisitos O Plugin MDaemon GroupWare para Microsoft Outlook exige Microsoft Windows 9x ou superior, e o Microsoft Outlook 98 ou superior deve estar instalado em seu sistema. Além disso, uma conexão com a Internet ou outra conexão em rede é necessária a fim de conectar-se com o servidor de correio MDaemon que hospeda seus serviços de correio, e esse servidor precisa estar apto a trabalhar com o MDaemon GroupWare. Finalmente, a permissão para usar o MDaemon GroupWare precisa estar ativada em sua conta de usuário específica no MDaemon apenas contas autorizadas a usar o GroupWare que residam no mesmo servidor de correio podem compartilhar itens do Outlook através do GroupWare. MDaemon GroupWare 4 Erro! Estilo não definido.

5 MDaemon GroupWare Instalação O Plugin MDaemon GroupWare para Microsoft Outlook está disponível na forma de instalador autônomo que pode ser baixado pelo WorldClient, o cliente de correio eletrônico pela Web do MDaemon. Se você não tem acesso ao WorldClient, entre em contato com o seu supervisor ou administrador de correio eletrônico para conseguir o plugin de alguma outra maneira, como em disquete ou através de um local alternativo para download. Como fazer o download do Plugin MDaemon GroupWare Para fazer o download do Plugin MDaemon GroupWare para Microsoft Outlook a partir do WorldClient: 1. Abra seu navegador na página de login do WorldClient. Na maioria dos casos, o endereço da página de login é algo do tipo: ou 2. Digite o seu endereço de correio eletrônico e senha nos espaços fornecidos, e clique em Entrar para acessar sua conta no WorldClient. 3. Clique em Opções (ou clique no botão Opções se o tema WorldClient que você estiver usando tiver botões em vez de links de texto). 4. Clique em GroupWare. 5. Clique em Fazer Download do Plugin MDaemon GroupWare para Outlook. 6. Faça o download do arquivo OutlookPluginInstall.exe anotando a pasta onde você o salvou. MDaemon GroupWare 5

6 Como Configurar o Plugin MDaemon GroupWare para Outlook Como Instalar o Plugin MDaemon GroupWare Para instalar o Plugin MDaemon GroupWare para Microsoft Outlook faça o seguinte: 1. Feche o Microsoft Outlook se ele estiver aberto. É recomendado também que você saia de quaisquer outros aplicativos do Windows que estejam sendo executados antes de continuar com a instalação. 2. Clique em Iniciar, e depois clique em Executar no menu iniciar do Windows. 3. Em Abrir, digite o caminho para o arquivo OutlookPluginInstall.exe, ou clique em Procurar... para localizá-lo. 4. Clique em OK. 5. Clique em Avançar. 6. Leia o Contrato de Licença e depois clique em Concordo para continuar com a instalação. 7. Clique em Avançar. 8. Clique em Finalizar. Como Configurar o Plugin MDaemon GroupWare para Outlook Como Usar o Assistente do MDaemon GroupWare Da primeira vez que você chamar o Microsoft Outlook depois de instalar o Plugin MDaemon GroupWare, o Assistente do MDaemon GroupWare será mostrado. Use esse assistente para criar sua caixa postal do MDaemon GroupWare no Outlook. Antes de continuar com o assistente, entretanto, existem algumas coisas que você precisará saber: o nome do host do seu servidor de correio apto a trabalhar com o MDaemon GroupWare (geralmente algo como correio.exemplo.com.br), seu nome de login (geralmente seu endereço de correio eletrônico), e a sua senha. Quando você estiver preparado para continuar com o assistente do MDaemon GroupWare: 1. Leia a primeira tela e clique em Avançar. Como Configurar o Plugin MDaemon GroupWare para Outlook 6

7 Como Configurar o Plugin MDaemon GroupWare para Outlook 2. Insira o Nome do Host do servidor de correio apto a trabalhar com o GroupWare que hospeda sua conta. 3. Deixe a Porta configurada no valor predeterminado de 143 a menos que você tenha sido instruído por seu administrador de correio eletrônico a configurá-la com um valor diferente. 4. Insira o Login e a Senha da sua conta no MDaemon autorizada para GroupWare. 5. Clique em Lembrar Senha se desejar que o plugin GroupWare salve sua senha e assim faça login automaticamente em sua conta no futuro. Desmarque a caixa de seleção se desejar reinserir sua senha a cada vez que chamar o Outlook. 6. Clique em Fazer Ping no Servidor para testar suas configurações. Se você encontrar quaisquer erros durante o teste, entre em contato com o seu administrador de correio eletrônico para auxílio. 7. Clique em Avançar. Como Configurar o Plugin MDaemon GroupWare para Outlook 7

8 Como Configurar o Plugin MDaemon GroupWare para Outlook 8. Um arquivo PST (personal storage armazenamento pessoal) será usado para os itens compartilhados Outlook que são armazenados localmente. Clique em Criar novo arquivo PST se desejar criar um novo arquivo, ou, se quiser usar um que já existe, clique em Usar um arquivo PST existente e depois clique no arquivo que você deseja usar. Se não estiver certo sobre qual opção escolher, veja Como Escolher um Arquivo Pessoal de Armazenamento página Clique em Avançar. 10. Clique em Finalizar. Como Criar Uma Caixa Postal do MDaemon GroupWare Manualmente Se você escolher ignorar o Assistente do MDaemon GroupWare, você também pode criar caixas de correio manualmente no MDaemon GroupWare a partir do Outlook. O procedimento para fazê-lo é o seguinte: 1. Clique em Caixas Postais do GroupWare na barra de funções do GroupWare. Se não vir a barra de funções do GroupWare, clique em Visualizar Barras de Funções MDaemon GroupWare para ativá-la. Como alternativa, é possível chegar à tela de Caixas Postais do MDaemon GroupWare pela janela de opções do Outlook (Ferramentas Opções MDaemon GroupWare). 2. Clique em Incluir. 3. Um arquivo PST (personal storage armazenamento pessoal) será usado para os itens compartilhados Outlook que são armazenados localmente. Clique em Criar novo arquivo PST se quiser criar um novo arquivo. Se quiser usar um arquivo PST que já exista, clique em Usar um arquivo PST existente, clique no arquivo que você deseja usar e depois Pule para o Passo 6 abaixo. Se não estiver certo sobre qual opção escolher, veja Como Escolher um Arquivo Pessoal de Armazenamento página 9 4. Digite um nome de arquivo para o seu novo arquivo PST, or aceite o nome padrão que é gerado automaticamente. 5. Insira um nome para sua caixa postal GroupWare. Este é o nome que será mostrado em sua Lista de Pastas Outlook e serve meramente para sua referência ela não ficará visível para outros usuários. 6. Clique em OK. 7. Insira o Nome do Host do servidor de correio apto a trabalhar com o GroupWare que hospeda sua conta. Como Configurar o Plugin MDaemon GroupWare para Outlook 8

9 Como Configurar o Plugin MDaemon GroupWare para Outlook 8. Deixe a Porta configurada no valor predeterminado de 143 a menos que você tenha sido instruído por seu administrador de correio eletrônico a configurá-la com um valor diferente. 9. Insira o Login e a Senha da sua conta no MDaemon autorizada para GroupWare. 10. Clique em Lembrar Senha se desejar que o plugin GroupWare salve sua senha e assim faça login automaticamente em sua conta no futuro. Desmarque a caixa de seleção se desejar reinserir sua senha a cada vez que chamar o Outlook. 11. Clique em Fazer Ping no Servidor para testar suas configurações. Se você encontrar quaisquer erros durante o teste, entre em contato com o seu administrador de correio eletrônico para auxílio. 12. Clique em OK e OK. Como Escolher Um Arquivo Pessoal de Armazenamento Os dados sobre itens compartilhados do Outlook são armazenados em seu servidor de correio apto a trabalhar com o GroupWare em pastas IMAP especiais. Entretanto, o Outlook também sincroniza e armazena localmente esses dados compartilhados em arquivos pessoais de armazenamento (PST). Quer você crie uma caixa postal do GroupWare manualmente ou usando o Assistente do MDaemon GroupWare, você precisa escolher se quer criar um novo arquivo PST ou usar um que já existe. Se não tem certeza sobre qual opção escolher, eis aqui algumas diretrizes para ajudálo a decidir-se: Se você ainda não tem uma conta de correio eletrônico ou caixa postal do GroupWare configurada no Outlook, a melhor opção provavelmente seja escolher criar um novo arquivo PST. Se você já tem uma conta de correio eletrônico IMAP existente configurada no Outlook, um novo arquivo PST talvez seja a melhor escolha. Se você possui uma conta POP existente no Outlook que esteja associada com um arquivo PST existente, então selecionar o arquivo PST associado talvez seja a sua melhor escolha. Se existir uma conta de correio eletrônico no Outlook (seja ela POP ou IMAP) e você já estiver usando alguns dos itens do Outlook (calendários, contatos, etc.), então usar o arquivo PST existente talvez seja sua melhor opção. Como Configurar o Plugin MDaemon GroupWare para Outlook 9

10 Como Compartilhar Itens e Pastas do Outlook Como Compartilhar Itens e Pastas do Outlook A Lista de Pastas do Outlook e o MDaemon GroupWare O conteúdo da sua Lista de Pastas Outlook depende do tipo de conta de correio eletrônico que você configurou no Outlook: POP ou IMAP. Contas IMAP As contas de correio eletrônico IMAP são mostradas como caixas de correio separadas contendo apenas suas pastas de correio eletrônico IMAP. As pastas que contêm itens compartilhados do Outlook não podem ser mostradas na lista dessa conta IMAP. As Caixas Postais do GroupWare serão exibidas separadamente mesmo que estejam associadas com as mesmas informações de conta que a conta IMAP do seu servidor MDaemon. Por exemplo, se você possuir uma conta IMAP no Outlook em nome de uma caixa postal aparecerá para essa conta na Lista de Pastas do Outlook. Ela conterá uma Caixa de Entrada e quaisquer outras pastas de correio eletrônico IMAP que você tenha criado para ela. Ela não conterá, entretanto, quaisquer pastas de itens compartilhados do Outlook como calendários, contatos, e coisas semelhantes mesmo que você tenha criado uma caixa postal do MDaemon GroupWare usando as mesmas informações de login de A caixa postal do GroupWare será exibida separadamente na Lista de Pastas, e conterá seus itens compartilhados do Outlook. Ela pode estar associada com as pastas sob Outlook Hoje, ou com outra lista de pastas inteiramente diferente, dependendo de qual arquivo PST esteja associado a ela. Contas POP Normalmente, uma conta de correio eletrônico POP terá suas mensagens depositadas na Caixa de Entrada ou em outras pastas de correio eletrônico localizadas sob Outlook Hoje na Lista de Pastas. Essa lista de pastas pode estar associada com uma Caixa Postal do GroupWare e assim conter tanto pastas de itens compartilhados do Outlook como pastas de correio eletrônico. Como Criar Pastas Você pode criar pastas e subpastas em qualquer caixa postal listada na Lista de Pastas do Outlook. Quando você cria uma nova pasta você determina os tipos de itens que serão a ela associados: mensagens, calendários, contatos, tarefas, anotações, etc. As caixas postais da sua conta IMAP, entretanto, podem conter apenas itens relacionados a mensagens (ou seja, pastas de correio eletrônico) elas Como Compartilhar Itens e Pastas do Outlook 10

11 Como Compartilhar Itens e Pastas do Outlook não podem conter outros itens do Outlook como calendários e contatos. Pastas para esses itens do Outlook podem ser criadas em suas Caixas Postais do GroupWare. Assim, suas pastas de mensagens IMAP e itens compartilhados do Outlook sempre ficarão listadas em diferentes seções da Lista de Pastas. Para criar uma nova pasta na Lista de Pastas do Outlook faça o seguinte: 1. Na Lista de Pastas, clique com o botão direito na caixa postal ou pasta em que você quer que a nova pasta seja colocada, e clique em Nova Pasta. Como alternativa, clique em Arquivo Novo Pasta na barra de menus do Outlook. 2. Digite um Nome para a sua pasta. 3. Em A Pasta Contém, escolha o tipo de item do Outlook que a pasta conterá: Calendário, Contato, Diário, Tarefa, Mensagem, etc. Caixas de correio eletrônico IMAP podem conter apenas itens relacionados a mensagens. 4. Escolha o local onde você deseja que a pasta seja colocada (se você ainda não escolheu o local no passo 1, ou se você deseja escolher um local diferente). 5. Clique em OK. Como Compartilhar Pastas de Itens do Outlook Você pode usar o Plugin MDaemon GroupWare para compartilhar as suas pastas de Caixas Postais do GroupWare com outros usuários do MDaemon GroupWare. Você pode determinar quais usuários poderão acessá-las, e o nível de acesso que será permitido. Para compartilhar uma pasta de item do Outlook que não seja de mensagens: 1. Na Lista de Pastas, clique na pasta que você deseja compartilhar, e depois clique em Pasta na barra de funções do GroupWare. Como alternativa, clique com o botão direito na pasta, clique em Propriedades, e depois clique em Pasta do MDaemon GroupWare. 2. Escolha o método principal de sincronização que deseja usar com a pasta com que freqüência o GroupWare irá sincronizar a cópia local da pasta com a cópia que reside no servidor de correio. Você tem três opções de sincronização: Toda vez que selecionar esta pasta a cópia local e a cópia no servidor serão sincronizadas Como Compartilhar Itens e Pastas do Outlook 11

12 Como Compartilhar Itens e Pastas do Outlook toda vez que você selecionar a pasta em sua Lista de Pastas. Manuamente (clique no botão Sincronizar ) as pastas serão sincronizadas quando você clicar em Sincronizar na barra de funções do GroupWare. Quando o Outlook Iniciar e For Encerrado as pastas serão sincronizadas quando você chamar o Outlook, e quando fechá-lo. 3. Se desejar que a pasta seja sincronizada a intervalos regulares, clique em Sincronizar esta pasta a cada e depois escolha o tempo desejado em minutos. 4. Na seção Permissões, clique em Incluir para especificar um usuário com o qual você deseja compartilhar a pasta. 5. Escolha o usuário desejado na caixa de lista expansível ou digite um nome manualmente. Dependendo de como o seu administrador de correio eletrônico configurou o seu servidor de correio, a caixa de lista conterá uma das seguintes opções: todas as contas no MDaemon autorizadas para GroupWare em seu servidor independentemente do domínio, apenas contas autorizadas para GroupWare que pertençam ao mesmo domínio que você, ou absolutamente nenhum endereço. Se todos os endereços estiverem ocultos, você terá então que inserir manualmente cada endereço de correio eletrônico com permissão para GroupWare com o qual você deseja compartilhar a pasta. Clique em OK. 6. Clique no usuário na lista de permissões e depois clique nas caixas que correspondem aos direitos de acesso que você deseja conceder: Ler itens o usuário tem permissão para ver os conteúdos da pasta compartilhada (isto é, ver os calendários, contatos, e coisas assim). Incluir itens novos itens podem ser colocados na pasta compartilhada. Editar itens itens do Outlook contidos na pasta podem ser editados pelo usuário. Excluir itens itens do Outlook contidos na pasta podem ser excluídos pelo usuário. Pasta visível faz com que a pasta compartilhada apareça na Lista de Pastas do usuário. Se essa opção não estiver ativada, o usuário não conseguirá ver a pasta compartilhada independentemente dos outros direitos de acesso concedidos. Criar subpastas o usuário pode criar subpastas. Administrar o usuário tem permissões plenas para a pasta. Ele poderá incluir, excluir, e modificar as pastas e todos os itens que elas contiverem. 7. Clique em Sincronizar Agora se desejar sincronizar a pasta imediatamente. 8. Clique em Opções de Caixa Postal se precisar editar as configurações da Caixa Postal do GroupWare. 9. Clique em OK. Como Compartilhar Itens e Pastas do Outlook 12

13 Como Compartilhar Itens e Pastas do Outlook Como Sincronizar Suas Pastas Compartilhadas Os itens compartilhados do Outlook são criados e editados em seu computador local e depois sincronizados com as cópias que residem no servidor MDaemon GroupWare. As pastas compartilhadas precisam ser sincronizadas antes que outras pessoas possam ver as modificações que você fez nos itens compartilhados do Outlook, e antes que você possa ver quaisquer modificações que tenham sido feitas por outras pessoas. Você pode sincronizar suas pastas compartilhadas manualmente, e pode configurá-las para serem sincronizadas automaticamente. Você pode também configurar definições distintas de sincronização para cada pasta compartilhada. Assim, uma pasta pode ser configurada para sincronizar-se a cada 5 minutos, enquanto outra pode ser configurada para sincronizar-se apenas quando você clicar manualmente no botão Sincronizar agora. Para configurar as definições de sincronização para uma pasta de itens compartilhados do Outlook faça o seguinte: 1. Na Lista de Pastas, clique na pasta que você deseja sincronizar, e depois clique em Pasta na barra de funções do GroupWare. Como alternativa, clique com o botão direito na pasta, clique em Propriedades, e depois clique em Pasta do MDaemon GroupWare. 2. Escolha o método principal de sincronização que você deseja usar com a pasta. Você tem três opções de sincronização: Toda vez que selecionar esta pasta a cópia local e a cópia no servidor serão sincronizadas toda vez que você selecionar a pasta em sua Lista de Pastas. Manuamente (clique no botão Sincronizar ) as pastas serão sincronizadas quando você clicar em Sincronizar na barra de funções do GroupWare. Quando o Outlook Iniciar e For Encerrado as pastas serão sincronizadas quando você chamar o Outlook, e quando fechá-lo. 3. Se desejar que a pasta seja sincronizada a intervalos regulares, clique em Sincronizar esta pasta a cada e depois escolha o tempo desejado em minutos. 4. Faça quaisquer modificações ou permissões necessárias na seção Permissões. 5. Clique em Sincronizar Agora se desejar sincronizar a pasta imediatamente. 6. Clique em OK. Ajuda com o Microsoft Outlook Para instruções específicas sobre como trabalhar com itens do Outlook como calendários, contatos, tarefas, etc., e para instruções sobre o uso de muitos outros recursos do Microsoft Outlook, consulte o amplo sistema de ajuda e documentação do Outlook. Como Compartilhar Itens e Pastas do Outlook 13

14 Índice A Arquivos Pessoais de Armazenamento, 6, 9 Arquivos PST, 6, 9 Assistente do MDaemon GroupWare, 6 C Como Compartilhar Itens do Outlook, 11 Como Compartilhar Itens e Pastas do Outlook, 9 Como Compartilhar Pastas, 11 Como Configurar o Plugin MDaemon GroupWare, 6 Como Criar Caixas Postais do GroupWare Manualmente, 8 Como Criar Pastas, 10 Como Especificar o Servidor Apto a Trabalhar Com o GroupWare, 6 Como Fazer Login no WorldClient, 5 Como Fazer o Download do Plugin GroupWare, 5 Como Instalar o Plugin MDaemon GroupWare, 6 Como Obter o Plugin GroupWare, 5 Como Sincronizar Suas Pastas Compartilhadas, 12 Como Usar o Assistente do MDaemon GroupWare, 6 Contas IMAP, 9 Contas POP, 9 Direitos de Acesso, 11 D E Endereço de Correio Eletrônico, 6 Instalação, 5 Introdução, 4 I Itens do Outlook, 9 L Lista de Pastas do Outlook, 9 Login, 6 M Métodos de Sincronização, 11, 12 Nome do Host, 6 Pastas, 10 Pastas IMAP, 10 Permissões, 11 Porta do GroupWare, 6 Requisitos, 4 Senha, 6 Visão Geral, 4 WorldClient, 5 N P R S V W Índice 14 Erro! Estilo não definido.

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