Channel. Gerenciamento de Projetos. Tutorial. Atualizado com a versão 4.2

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1 Channel Gerenciamento de Projetos Tutorial Atualizado com a versão 4.2

2 Copyright 2009 por JExperts Tecnologia Ltda. todos direitos reservados. É proibida a reprodução deste manual sem autorização prévia e por escrito da JExperts Tecnologia Ltda. Marcas comerciais eventualmente usadas neste texto são marcas comerciais e/ou registradas de suas respectivas companhias. A JExperts declara que não tem qualquer interesse de propriedade sobre marcas e nomes comerciais que não sejam os seus próprios. Florianópolis, março de 2011.

3 Sumário INTRODUÇÃO... 7 Propósito... 7 Público Alvo... 7 CONCEITOS BÁSICOS... 8 GERENCIANDO PROJETOS COM O CHANNEL Ciclo de vida de um projeto no Channel Parâmetros mínimos...11 ADMINISTRAÇÃO Cadastro de portfólios Ações sobre o portfólio cadastrado...12 Incluir Portfólio...12 Associar portfólios, programas e projetos...13 Associar Objetivos Estratégicos...14 Visualização da Estrutura do Portfólio...15 Cadastro de projetos Ações sobre o projeto cadastrado...16 Informações do Projeto...16 Usuários Associados...19 Editar Termo de Abertura...20 Configurar Alarmes...21 Classificadores associados...24 Editar Margens do Projeto...25 Cadastro de Programas Ações sobre o programa cadastrado...27 Novo Programa...27 Ver programa / Painel de controle...29 Descrição/Objetivos...30 Projetos Associados...30 Operações associadas...30 Atividades Pendentes...31 Questões Pendentes...31 Solicitações pendentes...32 MENU DO PROJETO Planos Escopo Escopo do Projeto...44 Equalizar pesos com horas...57

4 Equalizar pesos com duração...58 EAP (WBS) gráfica...58 Gráfico gantt...62 Gráfico gantt com linha de base...62 Linha de base...63 Versões das linhas de base...64 Indicadores Objetivos do projeto...65 Acompanhamento...72 Recursos Humanos Contatos da equipe...73 Papéis e atribuições...73 Relatório de alocação no projeto...74 Recursos associados...75 Planejamento do uso de recursos...76 Realocação de recursos...77 Planejar capacidade do time...77 Relatório de apontamentos...78 Valor/hora da equipe...79 Riscos Riscos do projeto...80 Pendências Questões pendentes...86 Atividades pendentes...87 Tarefas pendentes...88 Controle do desempenho Dashboard do projeto...89 Relatório de status...91 Previsto / realizado...92 Previsto / realizado de tarefas...93 E.V.A detalhado...93 E.V.A consolidado...93 Atualizar E.V.A...94 Controle dos custos Receitas e fluxo de caixa...95 Controle das despesas do projeto...98 Fluxo de desembolsos planejados Recalcular custos de trabalho Importar custos Excel Comunicação Painéis do projeto Acompanhamento fotográfico Analise crítica Plano de comunicação Fórum Enviar mensagem por Channel Gerenciamento de projetos

5 Inserir aviso no mural do projeto Base de conhecimento Lista de documentos Relatório geral Backup navegável Glossário do projeto Lições aprendidas Utilitários Configurar projeto Importar do Project Importar do Excel Exportar para Project Exportar para gantt Project Exportar para Excel Classificadores associados Códigos dos tipos de custos SUPORTE AO USUÁRIO

6 6 Channel Gerenciamento de projetos

7 Introdução Propósito Esse tutorial tem como objetivo o entendimento da utilização do Channel para o gerenciamento de projetos. Público Alvo Esse documento destina-se aos usuários responsáveis pelo planejamento, controle e execução de projetos usuários da Plataforma Channel. Channel Gerenciamento de Projetos 7

8 Conceitos Básicos Este tutorial objetiva capacitar os usuários a gerenciar projetos utilizando o Channel como ferramenta. Mas o que é gerenciamento de projetos? O gerenciamento de projetos é um conjunto de ferramentas gerenciais que permitem que a empresa desenvolva um conjunto de habilidades, incluindo conhecimento e capacidades individuais, destinados ao controle de eventos não repetitivos, únicos e complexos, dentro de um cenário de tempo, custo e qualidade pré-determinados. Entende-se como projeto um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma seqüência lógica e clara de eventos, com início, meio e fim, e que se destina a atingir um objetivo claro e definido. Um projeto é sempre conduzido por pessoas e regulado por parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos e qualidade. Como exemplo de projetos, citamos os seguintes: Instalação de uma nova planta industrial; Redação de um livro; Reestruturação de um determinado setor ou departamento da empresa; Elaboração de um plano de marketing e publicidade; Lançamento de um novo produto ou serviço; Informatização de um determinado setor da empresa; Construção de uma casa; Realização de uma viagem. Nota-se que um projeto está intimamente ligado a parâmetros bem definidos de escopo, tempo e custo. Um projeto, portanto, tem começo, meio e fim, e deve consumir certa quantidade de recursos para gerar um determinado produto ou serviço. A figura abaixo mostra um ciclo de vida típico de um projeto. Figura 1 - Ciclo de vida de um projeto 8 Channel Gerenciamento de Projetos

9 Iniciação: Define e autoriza o projeto ou fase do projeto; Planejamento: Define e refina os objetivos e planeja o caminho necessário para alcançá-los; Execução: Coordena pessoas e outros recursos para executar o plano de projeto Controle: Medem e monitoram o projeto regularmente para identificar variações do plano, de forma que ações corretivas possam ser traçadas quando necessário Encerramento: Formalizam a aceitação do produto, serviço ou resultado e concluem o projeto ou fase de forma organizada É de fundamental importância que se saiba o que é um projeto bem sucedido: Um projeto bem sucedido é aquele que é realizado conforme o planejado. Ao se detalhar os quesitos para se considerar um projeto bem sucedido, tem-se a seguinte listagem: Ser concluído dentro do tempo previsto; Ser concluído dentro do orçamento previsto; Ter utilizado os recursos (materiais, equipamentos e pessoas) eficientemente, sem desperdícios; Ter atingido a qualidade e o desempenho esperados; Ter sido concluído com o mínimo possível de alterações em seu escopo; Ter sido aceito sem restrições pelo contratante ou cliente; Ter sido empreendido sem que ocorresse interrupção ou prejuízo nas atividades normais da organização; Não ter agredido a cultura da organização. As áreas de gerenciamento de projetos descrevem o gerenciamento de projetos em termos de seus processos componentes. Esses processos podem ser organizados em nove grupos integrados, conforme abaixo: Figura 2 - Processo integrado de gerenciamento de projetos Channel Gerenciamento de Projetos 9

10 Gerenciando Projetos com o Channel O Channel é uma Plataforma de Software que Integra ferramentas para a iniciação, planejamento, execução e controle de projetos, programas, e portfólios em um único ambiente. A solução Channel auxilia as empresas a controlar de forma eficaz seus portfólios, conforme as melhores práticas e padrões internacionais consolidados. A seguir será apresentado como criar e gerenciar projetos usando o Channel. Ciclo de vida de um projeto no Channel Um projeto no Channel pode possuir vários status, de acordo com o ciclo de vida do projeto. A abaixo apresenta o Ciclo de Vida de um projeto no Channel. Figura 3 - Ciclo de vida de um projeto no Channel O Channel possui os seguintes status: Em proposta: Status inicial de um projeto, antes da aprovação; Em aprovação: Status na qual o projeto aguarda aprovação pelo seu patrocinador; Em planejamento: Após ser aprovado, um projeto passa para o status de Em planejamento. Ele fica neste status até que ele seja colocado Em execução, ou que seja gerada uma Linha de Base; Em execução: Neste status as atividades são distribuídas para os responsáveis, e o sistema começa a enviar os alarmes configurados; Cancelado: Status no qual um projeto deixa de existir. As atividades desaparecem da lista dos executores; 10 Channel Gerenciamento de Projetos

11 Suspenso: Status temporário no qual as atividades desaparecem da lista dos executores; Finalizado: Status final, na qual um projeto chega ao fim. Os dados dos projetos finalizados ficam disponíveis para consulta nos relatórios do sistema. Parâmetros mínimos Cadastro Plano de Contas Função Administração >> Configurações >> Geral >> Plano de Contas Atributo para classificação das despesas planejadas e realizadas nos projetos. Calendários Administração >> Configurações >> Geral >> Calendários Configuração dos calendários de dias úteis que serão utilizados para a execução das atividades. Tipos de projetos Administração >> Configurações >> Projetos e Portfólios >> Tipos de Projetos Atributo para a classificação dos projetos segundo temas, áreas de negócio, natureza da operação, ou quaisquer outros critérios de classificação. Áreas Operacionais Administração >> Configurações >> Recursos Humanos >> Áreas Operacionais Atributo do cadastro de usuário, que define o departamento no qual este atua. Cadastro de empresas Administração >> Cadastro de empresas >> Incluir empresa Cadastro de empresas (clientes) para associação em projetos. Channel Gerenciamento de Projetos 11

12 Administração Cadastro de portfólios Qualquer usuário com perfil gestor ou gerente pode cadastrar e gerenciar portfólios no Channel. O cadastro está acessível através do menu Administração->Cadastro de portfólios, conforme a abaixo. Figura 4 - Menu de acesso ao cadastro de portfólios Uma vez no cadastro, será apresentada a listagem de todos os portfólios do sistema, conforme abaixo. Figura 5 - Listagem de portfólios cadastrados Ações sobre o portfólio cadastrado Ver portfólio: pressione para visualizar o portfólio selecionado. Editar registro: pressione para editar o projeto cadastrado. Associar portfólios, programas e projetos: pressione para abrir a tela de associação de portfólios, programas e projetos ao portfólio cadastrado. Associar objetivos: pressione para associar o portfólio selecionado a objetivos estratégicos do BSC. Remover registro: pressione para remover o registro do projeto. Incluir Portfólio Para cadastrar um novo portfólio clique em formulário de cadastro de portfólios, conforme a figura abaixo.. Será apresentado o 12 Channel Gerenciamento de Projetos

13 Figura 6 - Formulário de cadastro de portfólios Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Nome Obrigatório Nome do Portfólio Descrição Opcional Descrição opcional do Portfólio Área Obrigatório Área responsável pelo Portfólio Gerente Opcional Usuário responsável pelo Portfólio Finalizado o preenchimento da tela de cadastro, deve-se pressionar em Salvar. Assim que o portfólio for criado, deve-se retornar a listagem de portfólios já cadastrados e realizar as associações, conforme detalhamento a seguir. Associar portfólios, programas e projetos Para realizar a associação, deve-se pressionar no ícone de projetos, programas e portfólios, conforme imagem abaixo., serão exibidas as listagens Channel Gerenciamento de Projetos 13

14 Figura 7 - Listagem de Projetos, programas e portfólios Deve-se pressionar no item que deseja associar (programa, projetos e/ou portfólios) e checar o campo indicativo de associação, conforme imagem acima. Para retornar a lista de portfólios já cadastrados, pressione. Associar Objetivos Estratégicos Para realizar a associação, deve-se pressionar no ícone de objetivos dos planos estratégicos, conforme imagem abaixo., serão exibidas as listagens Figura 8 - Listagem dos objetivos estratégicos Deve-se pressionar no objetivo que deseja associar e checar o campo indicativo de associação, conforme imagem acima. Para retornar a lista de portfólios já cadastrados, pressione. 14 Channel Gerenciamento de Projetos

15 Visualização da Estrutura do Portfólio Para visualizar o portfólio cadastrado, deve-se pressionar no ícone estrutura do Portfólio conforme imagem abaixo., será exibida a Figura 9 - Visualização do Portfólio Ações sobre a visualização do Portfólio Objetivos estratégicos Visualizar indicador: pressione para visualizar os detalhes do objetivo associado ao projeto Programas Visualizar: pressione para visualizar o programa associado ao portfólio. Projetos Escopo: pressione para acessar o escopo do projeto selecionado. Documentos: pressione para visualizar a área de conhecimento com os documentos anexados ao projeto selecionado. Gantt: pressione para visualizar o gráfico gantt do projeto selecionado. Dashboard: pressione para visualizar o dashboard do projeto selecionado. Operações Visualizar: pressione para visualizar a operação associada ao portfólio. Channel Gerenciamento de Projetos 15

16 Cadastro de projetos Qualquer usuário com perfil gestor ou gerente pode cadastrar projetos no Channel. O cadastro está acessível através do menu Administração->Cadastro de projetos, conforme a abaixo. Figura 10 Menu de acesso ao cadastro de projetos Uma vez no cadastro, será apresentada a listagem de todos os projetos do sistema, conforme abaixo. Figura 11 Listagem de projetos cadastrados Ações sobre o projeto cadastrado Ver escopo: Pressione para visualizar o escopo do projeto selecionado. Editar: pressione para editar o projeto cadastrado. Remover: pressione para remover o registro do projeto. Informações do Projeto Para cadastrar um novo projeto clique em de cadastro de projetos, conforme a figura abaixo.. Será apresentado o formulário 16 Channel Gerenciamento de Projetos

17 Figura 12 Cadastro de projetos Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Código Opcional Código do projeto Nome do projeto Obrigatório Nome do projeto Área responsável Opcional Área da qual o projeto pertence Nome da empresa Obrigatório Empresa (cliente) para qual o projeto será desenvolvido. (cliente) Patrocinador Obrigatório Patrocinador do projeto. É o responsável por sua aprovação Gerente do Projeto Obrigatório Usuário responsável por planejar e controlar o projeto Tipo de projeto Obrigatório Utilizado para classificar os projetos nos relatórios Channel Gerenciamento de Projetos 17

18 Status Obrigatório Passos que o projeto passa em seu ciclo de vida, desde a sua criação até a sua finalização Programa Opcional Caso houver, programa no qual o projeto está inserido. Reservar recursos até Obrigatório Data limite em que os recursos alocados serão considerados nos relatórios de alocação, quando o projeto estiver no status Em proposta ou Em aprovação É um projeto modelo? Obrigatório Indica se este projeto pode ser utilizado como modelo (template), podendo assim ser copiado Graduação do Obrigatório Define de quanto e quanto os usuários irão atualizar o progresso percentual concluído físico do projeto. Caso ele seja colocado em 1, os usuários poderão informar qualquer valor entre 0 e 100. Caso seja colocado em 50, o progresso só poderá ser 0, 50 ou 100. Calendário Obrigatório Calendário padrão do projeto, contendo os dias úteis Sincronizar Obrigatório Caso seja marcado como sim, sempre que um usuário atualizar a planejamento com data de inicio ou fim real, o sistema irá modificar o planejamento progresso físico? para representar essa mudança Gerente recebe todos os s do sistema? Obrigatório Caso seja marcado sim, o gerente do projeto recebe um a cada vez que uma atividade for encaminhada. Pode ser subprojeto? Obrigatório Permite que o projeto seja adicionado a outro como subprojeto Mostrar os Obrigatório Define se os formulários padrão (plano de projeto, termo de abertura formulários padrões? e proposta comercial) serão exibidos no projeto. Importar projeto de um modelo Opcional Define se o projeto deve copiar atributos de um projeto modelo já cadastrado. A figura 7 apresenta os detalhes importar de projeto modelo Quando a opção É um projeto modelo for habilitada, este projeto ficará disponível como modelo para ser usado em uma nova inserção de projeto. Se a opção importar projeto de um modelo for utilizada, ao selecionar o projeto que deseja copiar, a janela de cadastro será expandida solicitando informações adicionais, conforme a figura abaixo. Figura 13 Detalhe do importar de um projeto modelo As opções selecionadas serão copiadas do projeto modelo. Dica: É uma boa prática criar projetos modelos representando todos os tipos de projeto da empresa, padronizando seu conteúdo. Finalizado o preenchimento da tela de cadastro, deve-se pressionar em Salvar. 18 Channel Gerenciamento de Projetos

19 Assim que o projeto for criado, será exibida uma janela com os demais itens de navegação do projeto, conforme a figura abaixo. Figura 14 - Itens de navegação no Projeto Usuários Associados Após criar o projeto é necessário associar os usuários que irão participar do mesmo. Para isso, clique em de usuários ao projeto.. A figura abaixo apresenta a tela de associação Figura 15 Associação de usuários aos projetos Channel Gerenciamento de Projetos 19

20 Para associar um usuário ao projeto, selecione o mesmo na lista de usuários não associados e clique no botão >> ou dê dois cliques sobre o usuário. Ao final, clique no botão Associar. Somente os usuários associados ao projeto é que podem ser alocados nas atividades do mesmo. Editar Termo de Abertura O Channel gera o Termo de Abertura do Projeto (Project Charter) automaticamente. Para isso, é necessário que se preencha o formulário relacionado, clicando em. A figura abaixo apresenta o formulário de informações do termo de abertura do projeto. Figura 16 Formulário de preenchimento do termo de abertura do projeto 20 Channel Gerenciamento de Projetos

21 Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Descrição Opcional Descrição do projeto Objetivo Opcional Objetivos do projeto Justificativas Opcional O porquê de o projeto existir Critérios de Aceite Opcional O que o projeto deve contemplar para ser aceito Premissas Opcional Fatos tidos como verdade para o projeto Restrições Opcional Restrições, tal qual tempo, custo ou tecnologia Stakeholders Opcional Principais partes interessadas Diretrizes Gerais Opcional Observações e regras gerais Descrição do Escopo Preliminar Opcional Resumo do escopo do projeto Para visualizar o Termo de Abertura do Projeto, deve-se acessar o Menu do Projeto-> Planos-> Termo de Abertura do Projeto Configurar Alarmes O Channel permite que seja configurado o envio de alarmes por , relacionados a atividades. Os alarmes são enviados a partir de uma rotina noturna, e seguem a configuração do projeto ou da atividade. Para configurar o default do projeto, clique em configuração do projeto. dentro da É importante destacar que os alarmes configurados no projeto são utilizados como alarmes default nas atividades, porém cada atividade pode configurar seu esquema de alarme de forma independente. A figura abaixo apresenta a tela de configuração de alarmes do projeto. Channel Gerenciamento de Projetos 21

22 Figura 17 Configuração do envio de alarmes do projeto Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Não Enviar/Personalizar Obrigatório Indica se o projeto envia ou não alarmes Pessoas que devem Obrigatório Indica quem deve receber os alarmes do projeto. Pode ser: receber os alarmes Todo o time do projeto: todas as pessoas associadas ao mesmo; Responsável: responsável pela atividade; Superior imediato do responsável; Gerente do projeto; Co-gerentes do projeto; Responsável pelo item de escopo associado a esta atividade; Selecionar pessoas (vide figura 14); Selecionar grupo (vide figura 15); s (vide figura 16). Periodicidade Obrigatório De quanto em quanto tempo o sistema irá enviar os alarmes. Pode ser: diário, semanal e mensal (vide figura 17). Enviar alarme 'x' dias Opcional Indica que o Channel deverá enviar o alarme X dias antes da antes do início da data de início planejada da atividade. Nesse caso, aparecerá um atividade campo para preencher o valor de X Enviar alarme 'x' dias Opcional Indica que o Channel deverá enviar o alarme X dias antes da antes do fim da data de fim planejada da atividade. Nesse caso, aparecerá um atividade campo para preencher o valor de X Enviar alarmes para Opcional Indica que o Channel deverá enviar o alarme somente quando atividades atrasadas uma atividade atrasar. Uma atividade estará atrasada quando sua 22 Channel Gerenciamento de Projetos

23 data de fim planejada for anterior a data atual Observação Opcional Observação que você deseja que seja enviada no de alarme. Se a opção Selecionar pessoa(s) for marcada, o cadastro será expandido e serão exibidos os usuários cadastrados no Channel como opção de envio. Figura 18 Seleção de usuários que irão receber alarmes Se a opção Selecionar grupo(s) for marcada, o cadastro será expandido e serão exibidos os grupos cadastrados no Channel como opção de envio. Figura 19 Seleção de grupos que irão receber alarmes Se a opção (s) for marcada, o cadastro será expandido e será exibido um campo para preenchimento dos s que receberão os alarmes. Caso se deseje enviar a mais de um destino de , deve-se separá-los com ponto e vírgula. Figura 20 Seleção de s que irão receber alarmes Channel Gerenciamento de Projetos 23

24 Quando a periodicidade for semanal ou mensal, a tela de cadastro será expandida e será solicitada a seleção de que dia da semana ou mês o envio será realizado. Figura 21 Configuração da periodicidade dos alarmes Uma vez que o esquema de alarme tenha sido configurado e que o projeto esteja no status Em execução, o Channel enviará s noturnos para os usuários selecionados. A figura abaixo apresenta um modelo de alarme enviado pelo Channel. Figura 22 de alarme enviado pelo Channel Dica: Todos os links de atalho contidos no de alarme são funcionais, ou seja, uma vez que você clique em um link, você será direcionado para o Channel, passando pela autenticação, e após, indo para o ponto do sistema relacionado ao link. Classificadores associados Após criar o projeto é possível associar os classificadores que poderão ser utilizados. Para isso, clique em classificadores ao projeto.. A figura abaixo apresenta a tela de associação de 24 Channel Gerenciamento de Projetos

25 Figura 23 Associação de classificadores aos projetos Para associar um classificador ao projeto, selecione o mesmo na lista de classificadores não associados e clique no botão >> ou dê dois cliques sobre o classificador. Ao final, clique no botão Associar. É importante destacar que somente os classificadores associados ao projeto é que podem ser associados nas tarefas e nas atividades. Editar Margens do Projeto O Channel pode ser utilizado para gerar propostas comerciais relacionadas a projetos. Para isso, primeiro deve-se definir o escopo do projeto, alocando pessoas e indicando custos indiretos. Com isso tem-se o custo do projeto. Para definir o preço de venda, você deve clicar em para editar as margens do projeto. A figura abaixo apresenta o formulário de configuração de margens do projeto. OBS: Somente o perfil gestor tem acesso à ferramenta de configuração das margens do projeto. Channel Gerenciamento de Projetos 25

26 Figura 24 Configuração das margens do projeto Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Comissão Obrigatório % comissão da venda do projeto Lucro Obrigatório % de lucro do projeto Reserva gerencial Obrigatório % para reserva gerencial Reserva de Obrigatório % para reserva de contingência a riscos contingência Custo do Projeto Calculado Custo do projeto calculado a partir do escopo do projeto Valor de Proposta Calculado Valor do projeto, aplicando-se as margens sobre o custo do projeto, através da técnica de markup Ao preencher os dados da margem do projeto, o campo valor de proposta é atualizado automaticamente, simulando o valor de proposta. Cadastro de Programas Um programa é um conjunto de projetos ou operações relacionados que são gerenciados de forma coordenada para a obtenção de resultados que não seriam possíveis de forma isolada. Um projeto cadastrado pode não fazer parte de um programa, mas um programa pode conter vários projetos. No cadastro de programas serão associados os diversos projetos e/ou operações ao programa permitindo um gerenciamento de forma agrupada. Qualquer usuário com perfil gestor ou gerente pode cadastrar programas no Channel. O cadastro está acessível através do menu Administração->Cadastro de programas, conforme a figura abaixo. 26 Channel Gerenciamento de Projetos

27 Figura 25 - Menu de acesso ao cadastro de programas Uma vez no cadastro, será apresentada a listagem de todos os programas do sistema, conforme figura abaixo. Figura 26 - Listagem de programas cadastrados no sistema Ações sobre o programa cadastrado Associar/desassociar projetos e operações: Pressione para associar os projetos e/ou operações ao programa cadastrado. Ver programa: Pressione para visualizar o painel de controle do programa selecionado. Editar: pressione para editar o programa cadastrado. Remover: pressione para remover o registro do programa. Novo Programa Para cadastrar um novo programa clique em formulário de cadastro de programas, conforme a figura abaixo.. Será apresentado o Channel Gerenciamento de Projetos 27

28 Figura 27 - Formulário de cadastro de novo programa passo 1 Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Nome Obrigatório Nome do programa Descrição Opcional Descrição do programa Objetivos Opcional Objetivo do programa Ao pressionar próximo, será exibido o restante do formulário de cadastro, conforme a ilustração abaixo. 28 Channel Gerenciamento de Projetos

29 Figura 28 - Formulário de cadastro de novo programa passo 2 Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Gerente Obrigatório Usuário responsável por planejar e controlar o projeto Área Obrigatório Selecionar a área a qual o programa pertence. Status Obrigatório Status executivo do programa Ver programa / Painel de controle Para visualizar um programa, pressione no ícone visualizar programa do item desejado. Será apresentada a tela de gerenciamento de programas conforme a imagem abaixo. Figura 29 Painel de controle de gerenciamento de programas Channel Gerenciamento de Projetos 29

30 Descrição/Objetivos Para visualizar a descrição e objetivos do programa clique em apresentado o conteúdo cadastrado para o programa, conforme imagem abaixo.. Será Figura 30 - Descrição/Objetivos do programa Projetos Associados Para visualizar os projetos associados ao programa clique em apresentados os projetos associados, conforme imagem abaixo.. Serão Figura 31 Listagem de projetos associados ao programa Ações sobre os projetos associados Escopo: pressione para acessar o escopo do projeto. Operações associadas Para visualizar as operações associadas ao programa clique em. Serão apresentadas as operações associadas, conforme imagem abaixo. Figura 32 - Listagem de operações associadas ao programa 30 Channel Gerenciamento de Projetos

31 Ações sobre as operações associadas Solicitações: pressione para acessar as solicitações da operação associada ao programa. Atividades Pendentes Para visualizar as atividades pendentes relacionadas ao programa clique em. Serão apresentadas todas as atividades pendentes dos projetos associados ao programa, conforme imagem abaixo. Figura 33 - Listagem de atividades pendentes do programa Ações sobre as atividades pendentes Visualizar: pressione para visualizar a atividade selecionada. Encaminhar: pressione para encaminhar a atividade para outro recurso do projeto. Questões Pendentes Para visualizar as questões pendentes relacionadas ao programa clique em. Serão apresentadas todas as questões pendentes dos projetos e operações associadas ao programa, conforme imagem abaixo. Channel Gerenciamento de Projetos 31

32 Figura 34 - Listagem de questões pendentes do programa Ações sobre as questões pendentes Encaminhar: pressione para encaminhar a questão pendente para outro recurso do projeto ou operação. Solicitações pendentes Para visualizar as solicitações pendentes relacionadas ao programa clique em. Serão apresentadas todas as solicitações pendentes das operações associadas ao programa, conforme imagem abaixo. Figura 35 - Listagem de solicitações pendentes do programa 32 Channel Gerenciamento de Projetos

33 Menu do Projeto Uma vez dentro do contexto de um projeto será exibido o Menu do Projeto. Através deste menu estão acessíveis todas as informações do projeto selecionado, conforme a figura abaixo. Figura 36 - Menu de acesso às informações do projeto Planos O Channel gera planos gerenciais de forma automatizada utilizando informações consolidadas do projeto conforme os próximos itens deste tutorial. Além dos planos padrões do sistema, é possível criar planos através de formulários utilizando a função outros planos gerenciamento. Proposta comercial Quando um projeto é aprovado, a versão inicial do cronograma é congelada como uma linha de base inicial, e o conteúdo forma a proposta do projeto. Para a geração das informações relativas a custos deste documento são usados os valores aplicados na edição das margens do projeto, informados no cadastro do mesmo. Apenas o gerente do projeto ou co-gerentes pode editar as margens do projeto. A edição está acessível através do Menu do Projeto-> Utilitários-> Configurar Projeto-> Editar Margens do Projeto Para acessá-lo clique em Menu do Projeto->Planos->Proposta Comercial, conforme a figura abaixo. Figura 37 Menu de acesso à proposta do projeto Ao acessar a proposta comercial, você informará quais informações deseja visualizar e o sistema apresentará a Proposta do Projeto, conforme figuras abaixo. Channel Gerenciamento de Projetos 33

34 Figura 38 Configuração das informações a serem visualizadas na proposta Figura 39 Exemplo de Proposta de Projeto Termo de Abertura do Projeto O Termo de Abertura do Projeto ou Project Charter é o documento de autoriza formalmente o início do projeto na empresa. Apenas o gerente do projeto ou co-gerentes pode editar o termo de abertura. A edição está acessível através do Menu do Projeto-> Utilitários-> Configurar Projeto-> Editar Termo de Abertura Assim que o projeto foi cadastrado e seu termo de abertura editado, o mesmo deve passar pela aprovação do Patrocinador. Uma vez aprovado o projeto, o Termo de Abertura é mantido com as informações da sua linha de base. Para acessá-lo clique em Menu do Projeto-> Planos-> Termo de Abertura do Projeto, conforme a figura abaixo. 34 Channel Gerenciamento de Projetos

35 Figura 40 - Menu de Acesso ao Termo de Abertura do Projeto Ao selecionar este item no menu, será exibido uma nova janela solicitando quais informações deverão estar contidas no Termo de Abertura gerado, conforme a imagem abaixo. Figura 41 - Seleção do conteúdo apresentado no Termo de Abertura do Projeto Deve-se selecionar os itens desejados no Termo de Abertura e pressionar em. Apenas usuários com permissão poderão gerar o Termo de Abertura com a apresentação dos valores. >>Usuários possíveis: gestores ou o gerente do projeto com o campo Pode visualizar custos ativo. O Termo de abertura será gerado conforme a imagem abaixo. Channel Gerenciamento de Projetos 35

36 Figura 42 - Visualização do Termo de Abertura do Projeto Plano do Projeto O Plano do Projeto é um documento que consolida todos os itens definidos no planejamento das áreas de conhecimento do projeto. No plano atual do projeto estão contidas as informações da última linha de base gerada no projeto. Portanto, para mantê-lo atualizado a cada alteração no planejamento deve-se gerar uma nova linha de base. Para acessá-lo clique em Menu do Projeto-> Planos-> Plano do Projeto, conforme a figura abaixo. Figura 43 - Menu de acesso ao Plano do Projeto Ao selecionar este item no menu, será exibida uma nova janela solicitando quais informações deverão estar contidas no Plano do Projeto gerado, conforme a imagem abaixo. 36 Channel Gerenciamento de Projetos

37 Figura 44 - Seleção dos itens para o Plano do Projeto Deve-se selecionar os itens desejados no Plano do Projeto e pressionar em. Apenas usuários com permissão poderão gerar o Plano do Projeto com a apresentação dos valores. >>Usuários possíveis: gestores ou o gerente do projeto com o campo Pode visualizar custos ativo. O Plano do Projeto será gerado conforme a imagem abaixo. Channel Gerenciamento de Projetos 37

38 Figura 45 - Visualização do Plano do Projeto Formulários do projeto O Channel permite ainda que sejam criados outros planos de gerenciamento através da criação de formulários. Através deste item de menu serão listados todos os formulários já criados para o projeto, bem como é permitido criar novos, conforme a ilustração abaixo. Figura 46 - Listagem dos formulários do projeto Ações sobre os formulários cadastrados Ver formulário: pressione para visualizar o conteúdo do formulário. Preencher: pressione para preencher ou editar os campos do formulário. Quando o formulário for do tipo multiresposta ao pressionar nesta ação será exibida a listagem de respostas já preenchidas. Publicar: pressione para publicar/despublicar o formulário. Apenas formulários publicados poderão ser visualizados pelos envolvidos no projeto. Nova versão: pressione para gerar uma nova versão do formulário. A estrutura antiga será mantida para todos os preenchimentos anteriores. 38 Channel Gerenciamento de Projetos

39 Estrutura: pressione para definir os campos que serão solicitados no formulário, bem como o padrão de texto que será inserido. Editar: pressione para editar as informações cadastrais do formulário. Remover: pressione para excluir o formulário do projeto. Incluir Formulário Para incluir um novo formulário no projeto, deve-se pressionar. Ao selecionar esta opção, será exibido o formulário de preenchimento para o cadastro de novo formulário, conforme a ilustração abaixo. Figura 47 Cadastro de novo formulário do projeto Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Nome Obrigatório Nome que será exibido no rótulo do formulário. Área de Obrigatório Seleção da área de conhecimento para qual o formulário pertence. Conhecimento Formulário multiresposta? Obrigatório Define se o formulário poderá ser usado para vários preenchimentos. Todos os conteúdos preenchidos ficarão armazenados e poderão ser Channel Gerenciamento de Projetos 39

40 publicados individualmente. Importar de Opcional Opção de importação de um formulário template do sistema. *Os formulários templates são cadastrados no menu Escritório de Projetos-> documentos e templates-> formulários padrão de projetos Somente Obrigatório Esta opção é exibida apenas se o usuário selecionar um template de estrutura do importação no item anterior. Permite que seja copiada apenas a plano? estrutura do formulário template ou o seu conteúdo. Atividade associada Opcional Define se o formulário será associado a uma atividade especifica. Se o formulário for associado a uma atividade, é possível tornar o preenchimento do formulário obrigatório para que a atividade seja finalizada. Neste caso, deve-se habilitar a opção exibida na seqüencia. Utilizar aprovação Obrigatório Permite configurar o formulário para que a cada novo preenchimento de formulário seja solicitada aprovação de um responsável. Ao ativar esta funcionalidade apenas os formulários aprovados serão publicados para os demais envolvidos no projeto. Responsável pela aprovação Obrigatório Esta opção é exibida apenas se o usuário selecionar sim no item anterior. Permite a seleção do recurso do projeto responsável pela aprovação deste formulário. A cada novo preenchimento a aprovação será solicitada, para isso uma notificação será enviada ao usuário trazendo links para a aprovação. Estrutura do formulário Após incluir um novo formulário é necessário editar ou criar a sua estrutura. A configuração da estrutura do formulário é acessível através do botão de ação existente na tela de Formulários do Projeto. Ao acessar o botão imagem abaixo:, será apresentada a estrutura atual do formulário, conforme a 40 Channel Gerenciamento de Projetos

41 Caso a estrutura do formulário tenha sido copiada de um formulário template, é possível editá-la através desta tela seguindo os mesmos procedimentos de inclusão de um novo registro. Incluir Grupo Na estrutura do formulário, o grupo tem como função de agrupador de campos. Um campo pode ou não estar vinculado a um grupo de informações. Pressione para acrescentar um novo grupo, será exibida a seguinte tela: Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Nome Obrigatório Nome do grupo de campos Nro. de colunas Obrigatório Permite que a visualização do conteúdo dentro do grupo seja quebrada em colunas. Informe o número de colunas. Incluir campo Para realizar a inclusão de um novo campo, pressione direito da tela. Será apresentada a seguinte caixa de informações: no canto superior Channel Gerenciamento de Projetos 41

42 Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Título Obrigatório Nome que será atribuído ao formulário. Obrigatório Opcional Define se este campo terá preenchimento obrigatório. Caso seja ativado, não será possível salvar o preenchimento do formulário sem haver informação neste campo. Grupo Opcional Associa o campo criado a um grupo de informações criado. Para criar um novo grupo pressione no atalho Novo grupo. Tipo Obrigatório Define o tipo de informação contida no campo que está sendo cadastrado. Para maiores detalhes consulte o próximo item deste manual. Formatação Obrigatório Define o formato da informação preenchida neste campo. Para visualizar o exemplo, clique em Exibir Exemplo. Alinhamento Obrigatório Define o alinhamento no contexto do formulário. Aplicado a Obrigatório Define se o alinhamento configurado no item anterior será aplicado apenas ao campo ou ao seu conteúdo. Tipos de campos O item tipo de campo define qual será o conteúdo exibido neste campo do formulário. Existem várias possibilidades de tipo, são elas: Cronograma: exibe como conteúdo no formulário o cronograma do projeto como um todo ou de determinado pacote de trabalho. Ao selecionar esta opção será exibida a opção todo o projeto ou a listagem dos itens de escopo (pacotes de trabalho) do mesmo, selecione os itens desejados para a exibição no formulário. Curva S: exibe como conteúdo no formulário a curva de desempenho do projeto considerando o progresso físico planejado e realizado. Ao selecionar esta opção será exibido como opção todo o projeto ou a seleção de um dos itens de escopo (pacotes de trabalho) do mesmo. Data: exibe no formulário um campo do tipo data com formato de preenchimento pré-definido (dd/mm/aaaa). 42 Channel Gerenciamento de Projetos

43 Documento: permite que seja carregado um arquivo, com qualquer extensão. Na visualização do formulário será exibido um link para baixar o arquivo. Formulário: permite que seja usado um campo existente em outro projeto. Ao selecionar este tipo de campo, será exibido em uma listagem todos os formulários cadastrados no sistema. Deve-se selecionar o formulário e na seqüência o campo desejado. Campos do tipo formulário podem ser alterados apenas no formulário de origem. Hora: exibe no formulário um campo do tipo hora com formato de preenchimento pré-definido (hh:mm). Imagem: permite que seja carregada uma imagem. Na exibição do formulário será exibida a imagem redimensionada no tamanho disponível na página. Múltipla escolha: permite que sejam cadastradas opções para a escolha no preenchimento. Ao selecionar esta opção serão exibidos os campos para cadastro das alternativas, uma delas poderá conter campo auxiliar. No seu preenchimento será possível selecionar várias alternativas. Numérico inteiro: exibe no formulário um campo do tipo numérico com formato de preenchimento pré-definido em número inteiro. Numérico decimal: exibe no formulário um campo do tipo numérico com formato de preenchimento pré-definido em número decimal. Rótulo: permite que seja cadastrado um rótulo. Este campo deve ser usado para definir títulos ou instruções que não necessitem de preenchimento. Texto curto: disponibiliza na área de preenchimento do formulário um campo para inserção de texto com limitação em 80 caracteres. Texto longo: disponibiliza na área de preenchimento do formulário um campo para inserção de texto sem limitação de caracteres e com possibilidade de formatação. Única escolha: permite que sejam cadastradas opções para a escolha no preenchimento. Ao selecionar esta opção serão exibidos os campos para cadastro das alternativas, uma delas poderá conter campo auxiliar. No seu preenchimento será possível selecionar apenas uma alternativa. Escopo No Menu Escopo estão listadas todas as funções relativas ao escopo do projeto que está sendo visualizado. O cadastro está acessível através do Menu do Projeto-> Escopo, conforme a figura abaixo. Channel Gerenciamento de Projetos 43

44 Figura 48 - Menu de acesso ao Escopo Escopo do Projeto A tela de escopo do projeto é a tela padrão ao entrar em um projeto. Para acessá-lo clique no link ou se estiver dentro de um projeto ou acesse o Menu do Projeto- >Escopo->Escopo do Projeto. Ao clicar no escopo do projeto, será apresentada a listagem do escopo, ou EAP analítica. A figura abaixo apresenta um exemplo de EAP analítica. Figura 49 Escopo do projeto 44 Channel Gerenciamento de Projetos

45 Ações sobre o escopo do projeto Importar atividades do Excel*: na parte superior da tela é exibido o atalho para de atividades via Excel., através desta ação é possível realizar o planejamento e execução *para maiores detalhes consulte o item correspondente neste manual. Exportar atividades para Excel: ao pressionar, as atividades existentes no escopo serão exportadas para o Excel; Atalhos: na parte superior da tela, ao pressionar são exibidos atalhos para outras funcionalidades do sistema; Tela Cheia: ao pressionar o escopo será exibido em toda a área disponível no navegador; Atualizar caminho crítico: sempre que houver alguma alteração nas redes do projeto o botão será exibido. Ao pressioná-lo o caminho critico será recalculado de acordo com a nova situação do projeto. Atualizar rede: a caixa é indicada para conexões lentas. Deve-se utilizar esta funcionalidade da edição das atividades do projeto, ao desativar a atualização da rede, a mesma não será atualizada automaticamente. Exibir Menu: ao pressionar são exibidas as opções do conteúdo apresentado na tabela com o escopo, as opções de itens estão listadas abaixo. o o o o o o o o o o o o o o EDT: exibe na tabela o número representativo da hierarquia da atividade; Formulário: exibe, se existir, link para o formulário associado à atividade; Anexo: exibe, se existir, link para os anexos associado à atividade; Fotografia: exibe, se existir, link para as fotografias vinculadas à atividade; Nome: exibe coluna com o nome das atividades; Dt. Início: exibe a data de início planejada para cada atividade; Dt. Término: exibe data de término planejada para cada atividade Duração: exibe a duração planejada de cada atividade; Trabalho: exibe a quantidade de horas planejadas para cada atividade; Custo: exibe o total de custos planejados para cada atividade; % Concl: exibe o percentual de conclusão da atividade; Responsável: exibe o responsável de cada atividade; Predecessoras: exibe a relação de dependência de cada atividade; Peso: exibe os pesos de cada atividade; Channel Gerenciamento de Projetos 45

46 o o Etapa: exibe as etapas nas quais as atividades estão associadas; Liberação: quando houver dependência entre as atividades, exibe se a mesma terá controle de liberação de acordo com a finalização da predecessora. Inserir item de escopo: através da barra superior do escopo, junto aos nomes das colunas, é possível adicionar um novo item de escopo. Para adicionar pressione. Inserir subprojeto: pressione para inserir um subprojeto do projeto principal. Para maiores detalhes sobre a funcionalidade de subprojeto, consulte o item correspondente neste manual. Para cada atividade do escopo do projeto são exibidas ações, conforme detalhamento a seguir. Exibir Menu: ao pressionar são exibidas as opções para o planejamento das atividades, conforme detalhamento abaixo. o o o Alocar Recursos: atalho para a alocação de recursos planejados à atividade; Inserir tarefa: atalho para inserção de tarefas planejadas da atividade; Outros custos: atalho para inserção de custos planejados da atividade. Editar: pressione para editar ou visualizar o conteúdo da atividade ou item de escopo. Ao selecionar a lupa, será apresentada a tela de planejamento e configuração da atividade. Remover: pressione para remover a atividade ou item de escopo. Inserir atividade subordinada: pressione no item de escopo para inserir atividades subordinadas ao mesmo. Ao inserir uma atividade subordinada, o tempo de inicio e fim da atividade principal será alterado para a duração das atividades subordinadas, bem como, os custos e a porcentagem concluída. Inserir subprojeto: pressione para inserir um subprojeto subordinado à atividade do projeto principal. Ações em lote Remover em lote: selecione os itens desejados e pressione para realizar a remoção em lote. Todos os itens selecionados serão removidos do escopo. Editar em lote: selecione as atividades desejadas e pressione para realizar a edição de todos os itens selecionados. Será exibido o formulário padrão de edição da atividade, o conteúdo do campo que for alterado será assumido para todas as atividades selecionadas. Mover atividades: selecione as atividades desejadas e pressione para realizar a movimentação das atividades dentro do escopo. Ao selecionar esta 46 Channel Gerenciamento de Projetos

47 opção, será exibida a listagem de todos os itens de escopo para onde a(s) atividade(s) serão movidas. Pressionando em Mover, as mesmas serão movidas para o destino selecionado. Copiar atividades: selecione as atividades desejadas e pressione para copiar estes itens para outro destino. Ao selecionar esta opção, será exibida a listagem de todos os itens de escopo para onde a(s) atividade(s) serão copiadas. Pressionando em Copiar, as mesmas serão copiadas para o destino de selecionado. Editar alarmes: selecione as atividades desejadas e pressione para padronizar os alarmes. Ao selecionar esta opção, será exibido o formulário de edição em lote dos alarmes. Após realizar a configuração e pressionar Salvar, as atividades selecionadas assumirão a nova configuração. Avisos Formulário associado: A imagem representa que existe algum formulário associado à atividade. Ao pressionar sobre a imagem, serão apresentados os nomes e as opções de preenchimento e visualização. Documento associado: A imagem representa que existe um anexo associado à atividade. Ao pressionar sobre a imagem, serão exibidos os anexos associados à atividade e clicando sobre o nome a opção de visualização. Fotografia associada: A imagem representa que existe imagem associada à atividade. Ao pressionar sobre o botão as mesmas serão exibidas. Caminho crítico: A imagem representa que a atividade correspondente pertence ao caminho crítico. Folga: A imagem representa que a atividade possui folga. Ao passar com o mouse sobre a imagem será exibida a quantidade de dias de folga. Predecessora: A imagem representada na linha correspondente à atividade indica que a mesma possui atividade predecessora cadastrada. Clicando sobre a imagem é exibido o nome das atividades vinculadas. Sucessora: A imagem representada na linha correspondente à atividade indica que a mesma possui atividade sucessora cadastrada. Clicando sobre a imagem é exibido o nome das atividades vinculadas. Predecessora sucessora: A imagem representada na linha correspondente à atividade indica que a mesma possui atividade predecessora e sucessora cadastrada. Clicando sobre a imagem é exibido o nome das atividades vinculadas. Marco: A imagem representa que a atividade correspondente é um marco, ou seja, esta atividade tem duração igual a zero e indica uma entrega do projeto. Bloqueio: a imagem representa que a atividade correspondente está bloqueada. O bloqueio é realizado através da liberação de atividades e determina que a mesma esteja disponível para execução apenas quando a sua predecessora for concluída. Channel Gerenciamento de Projetos 47

48 Incluir atividade Para incluir uma nova atividade, clique no ícone. A nova atividade será adicionada ao escopo. Para editar o seu conteúdo, dê um duplo clique sobre os campos ou pressione o ícone de edição da atividade. O Channel irá apresentar o formulário de edição de atividades, conforme figura abaixo. Figura 50 formulário de cadastro de uma atividade 48 Channel Gerenciamento de Projetos

49 Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Título Obrigatório Título da atividade Início Obrigatório Data de início da atividade Término Obrigatório Data de término da atividade Duração Obrigatório Duração da atividade, em dias. Para inserir 4 horas, utilize 0,5dias. Calendário Obrigatório Calendário a ser utilizado nesta atividade para representar os dias úteis e não úteis Status Gerado Status da atividade. Apresenta um resumo de como a atividade está de acordo com a sua execução Descrição Opcional Descrição da atividade Responsável Obrigatório Usuário responsável por atualizar a atividade. Destacamos que somente um usuário pode ser o responsável por atualizar uma atividade, apesar de a atividade poder ter n usuários alocados. Prioridade Obrigatório Prioridade da atividade Visível para Obrigatório Indica se o cliente tem visão sobre esta atividade clientes Atualizar Obrigatório Manualmente: Você atualiza o progresso físico progresso físico Pelo andamento das tarefas: O progresso físico é atualizado de acordo com a média ponderada do progresso físico das suas tarefas associadas. Classificador Opcional Utilizado para gerar estatísticas do tempo médio planejado e executado das atividades associadas a este classificador Ainda neste formulário é possível realizar os seguintes passos: Seqüenciamento de atividades; Recursos Humanos: Outros custos; Tarefas. Seqüenciamento de atividades O seqüenciamento de atividades deve ser realizado para que sejam definidas as redes do projeto e conseqüentemente o seu caminho crítico. Os tipo de vinculo entre as atividades podem ser dos tipos TI, II, TT ou IT Latência A latência são as antecipações ou esperas que podem existir entre as atividades relacionadas. Um valor positivo indica espera, já o negativo indica uma antecipação. Liberação de atividade Além disso, uma atividade pode ter uma predecessora forte ou fraca. Caso uma predecessora seja forte, a sucessora somente poderá iniciar após o término de todas as suas predecessoras. Enquanto ela não for liberada, ficará no status bloqueado. Ainda no formulário de cadastro de atividades, ao pressionar o item Seqüenciamento de atividades a janela será expandida conforme a figura abaixo. Channel Gerenciamento de Projetos 49

50 Figura 51 Seqüenciamento de atividades Incluir predecessora Uma atividade pode ter várias predecessoras, para incluir uma nova pressione, será exibida a seguinte tela: Figura 52 - Incluir Predecessora Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Atividade Obrigatório Título da atividade Tipo Obrigatório TI (Término para Início): uma atividade deve terminar para que a sucessora inicie. Este é o tipo de vinculo mais comum e o padrão do Channel; II (Início para início): uma atividade deve iniciar antes que a sucessora inicie; TT (Término para Término): uma atividade deve terminar antes que a sucessora termine; IT (Início para Término): uma atividade deve iniciar para que a sucessora possa terminar. Latência Opcional Para configurar a latência, informe valores positivos para um avanço e negativos para um retardo. Recursos Humanos Para alocar usuários nas atividades, ainda no formulário de cadastro de atividades, devese pressionar na caixa Recursos Humanos o formulário será expandido conforme a figura abaixo. 50 Channel Gerenciamento de Projetos

51 Figura 53 Alocação de recursos nas atividades Para alocar um recurso em uma atividade, marque o recurso, informe o trabalho e o custo. Lembre-se que somente usuários associados ao projeto é que poderão ser alocados como recursos de uma atividade. Caso você queira estimar o trabalho usando o cálculo de PERT, pressione o botão e preencha o formulário correspondente (figura abaixo). Figura 54 Cálculo do trabalho da atividade utilizando-se a fórmula de PERT Após preencher os tempos otimista, pessimista e mais provável, clique no botão Simular. Para transportar o resultado para o campo trabalho de origem, clique no botão Gravar. Caso você queira que o Channel calcule o custo usando o valor-hora inserido no cadastro do usuário, clique no botão. Obs.: É importante destacar que o Channel não mantém uma relação direta entre trabalho e duração. Trabalho é utilizado para o cálculo do custo e duração é utilizada para as datas do cronograma. É possível, por exemplo, configurar o trabalho de 8 horas e a duração de 3 dias, assim como é possível alocar 12 horas para uma duração de 1 dia. Neste caso o recurso ficará super-alocado. Outros custos Para inserir custos diferentes de recursos humanos, ainda no formulário de cadastro de atividades utilize a caixa Outros custos. A figura abaixo apresenta o formulário de cadastro de outros custos. Channel Gerenciamento de Projetos 51

52 Figura 55 - Cadastro de outros custos Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Valor Obrigatório Valor do custo Data Opcional Data prevista para o custo Plano de contas Obrigatório Seleção do tipo de custo de acordo com o plano de contas já cadastrado Descrição Opcional Descrição do custo Ações sobre outros custos As seguintes ações são permitidas sobre os custos: Incluir: Pressione para adicionar um novo custo na atividade Editar: Pressione para Editar um custo cadastrado Remover: Pressione para excluir um custo cadastrado Tarefas As Tarefas são utilizadas no Channel para subdividir uma atividade, ou para definir um checklist que a atividade terá que cumprir. É importante destacar que o cadastro da tarefa é bem mais simples que o cadastro de uma atividade. Além do mais, uma tarefa não aparece no gráfico de gantt. Recomenda-se o uso de tarefas para evitar o micro gerenciamento em cronogramas grandes. A figura abaixo apresenta a lista de tarefas de uma atividade. 52 Channel Gerenciamento de Projetos

53 Figura 56 Lista de tarefas de uma atividade Existem duas formas de se inserir tarefas: Cadastro manual Importação do Excel Cadastro Manual de Tarefas Para cadastrar uma tarefa de forma manual, clique no link formulário de cadastro de tarefas, conforme figura abaixo.. Será apresentado o Channel Gerenciamento de Projetos 53

54 Figura 57 Formulário de cadastro de tarefas Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Nome Obrigatório Nome da tarefa % Obrigatório Percentual concluído da tarefa Peso Obrigatório Peso da tarefa para ser utilizado na média ponderada de atualização do progresso físico da atividade, quando o campo Atualizar progresso físico da atividade estiver setado como Pelo andamento da tarefa Data início Opcional Data de início planejada da tarefa Data término Opcional Data de término planejada da tarefa Responsável Opcional Responsável pela tarefa Classificador Opcional Utilizado para gerar estatísticas do tempo médio planejado e executado das tarefas associadas a este classificador Descrição Opcional Descrição da tarefa Importação de tarefas do Excel Para importar uma tarefa do MS-Excel, clique no link apresentado o formulário para importação do Excel, conforme figura abaixo.. Será 54 Channel Gerenciamento de Projetos

55 Figura 58 Formulário de importação de tarefas do Excel Clique no link aqui para baixar o template Excel. Preencha os dados, salve o arquivo Excel localmente. Na seqüência selecione o arquivo através do botão Procurar e clique no botão Salvar. As tarefas serão importadas. A figura abaixo apresenta o layout do template Excel de importação de tarefas. Figura 59 Layout do template de importação de tarefas do Excel Subprojetos Um subprojeto é um item de escopo ou atividade que pode ser planejada e controlada como um projeto. Recomenda-se a utilização desta funcionalidade quando se trata de um empreendimento em que é preciso controlar de forma Macro (Projeto) e Micro (Subprojetos). No Channel, quando associado um subprojeto a um projeto base, as informações relativas a prazo, custo e execução da atividade ou etapa serão advindas do subprojeto. Através do Channel é possível criar subprojetos a partir de um subprojeto cadastrado ou criando um novo subprojeto, conforme o detalhamento a seguir. Novo Subprojeto Para incluir um novo subprojeto, deve-se selecionar a opção tela:. Será exibida a seguinte Figura 60 - Associação de Sub-Projetos Channel Gerenciamento de Projetos 55

56 Para incluir um subprojeto, pressione em. Ao selecionar esta opção será exibida a tela de cadastro de projetos. O projeto deve ser cadastrado, planejado, executado e controlado da mesma forma com que é realizado no projeto. Selecionar Subprojeto Um subprojeto também poderá ser algum projeto já existente no sistema. Seja qual for o status do projeto (proposta, em aprovação, em planejamento ou em execução), é possível associá-lo a um projeto transformando-o em subprojeto. Para realizar a associação, deve-se pressionar no ícone e incluir um subprojeto no escopo. Assim que selecionado o ícone, será exibida a lista de projetos que estão habilitados para ser um subprojeto, conforme a ilustração abaixo: Para habilitar o projeto como sub-projeto no cadastro do projeto, selecione a opção Pode ser um sub-projeto. Esta opção é acessível através dos seguintes caminhos: Administração-> Cadastro de Projetos-> Editar Menu do Projeto-> Utilitários-> Configurar Projeto Uma vez selecionado o projeto, pressione em Finalizar e o projeto será adicionado. O Subprojeto será exibido no escopo da seguinte forma: Assim que o Subprojeto for adicionado, as informações referentes a datas, custos, responsável, % de conclusão passam a ser as do projeto associado como subprojeto. À medida que estes valores forem alterados no projeto de origem, o progresso da atividade do subprojeto é alterado também. 56 Channel Gerenciamento de Projetos

57 Visualizar Subprojeto Para visualizar os detalhes do subprojeto, deve-se pressionar na lupa. Na tela principal serão apresentadas as informações do subprojeto, as informações apresentadas são referentes ao projeto de origem e não podem ser alteradas através desta tela. Ações sobre os Subprojetos Gantt: para visualizar o gráfico gantt do subprojeto pressione, será aberta uma janela com o Gráfico Gantt atualizado. Escopo do Subprojeto: para visualizar o escopo do subprojeto deve-se pressionar em usuário logado no sistema., será apresentado escopo de acordo com as permissões do Equalizar pesos com horas Ao selecionar a função de equalizar pesos com horas, o sistema atribuirá como peso da atividade o somatório de horas (trabalho) da mesma. Este cálculo será utilizado na exibição da porcentagem concluída do projeto. Antes de realizar a manutenção dos pesos, será solicitada a confirmação de conforme a imagem abaixo. Channel Gerenciamento de Projetos 57

58 Figura 61 - Mensagem de confirmação de atualização dos pesos com o esforço Equalizar pesos com duração Ao selecionar a função de equalizar pesos com duração, o sistema atribuirá como peso da atividade a duração em dias da mesma, nos pacotes de trabalho o peso será o somatório de dias das atividades filhas. Este cálculo será utilizado no cálculo da porcentagem concluída do projeto. Antes de realizar a manutenção dos pesos, será solicitada a confirmação de conforme a imagem abaixo. Figura 62 - Mensagem de confirmação de atualização dos pesos com a duração EAP (WBS) gráfica A EAP gráfica permite a visualização e edição do escopo do projeto através de um esquema gráfico onde os itens do escopo estão distribuídos de forma hierarquizada dentro de um organograma. Para visualizá-la clique em Menu do Projeto->Escopo- >EAP (WBS) gráfica. A figura a seguir apresenta o menu de acesso a EAP gráfica. 58 Channel Gerenciamento de Projetos

59 Figura 63 - Tela da Estrutura Analítica do Projeto (WBS) Ações sobre a EAP gráfica Controle: Pressione para visualizar informações referentes ao desempenho das atividades como progresso físico planejado e realizado. As atividades com o desempenho diferente do planejado serão indicadas pelas cores das barras de exibição. Planejamento: Pressione para ativar a visualização no modo planejamento. Esta opção é disponibilizada apenas para o gerente do projeto e permite que o mesmo inclua, edite e exclua atividades e riscos. Selecionando esta visão a tela exibida será a seguinte: Ações sobre o Planejamento Mostrar/Esconder: Para mostrar ou esconder atividades descendentes pressione no ícone mostrar/esconder ; Channel Gerenciamento de Projetos 59

60 Incluir atividade: Para incluir uma atividade descendente, selecione o icone incluir da atividade desejada. Será exibida a seguinte tela: Figura 64 - Incluir nova atividade Para realizar a inclusão, informe o nome da atividade e pressione salvar. Incluir risco: Para incluir um risco relacionado à atividade, pressione no icone incluir risco da atividade desejada; Figura 65 - Incluir risco passo 1 Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição 60 Channel Gerenciamento de Projetos

61 Evento Obrigatório Informe o evento a ser monitorado Gatilho Obrigatório Informe o que pode ocasionar este risco Conseqüências Obrigatório Informe as conseqüências caso ele ocorra Figura 66 - Incluir risco passo 2 Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Classificação na Obrigatório Selecione a classificação do risco de acordo com a Estrutura Analítica de EAR Riscos já cadastrada no sistema Impacto Obrigatório Informe o Impacto do risco no projeto Probabilidade Obrigatório Informe a Probabilidade de ocorrência do risco Período de Opcional Informe o período de vigência do monitoramento do risco vigência Remover atividade: Para remover uma atividade, pressione no icone da atividade desejada. Se a atividade possuir descendentes, estas também serão removidas; Editar atividade: Para editar uma atividade cadastrada, pressione o icone editar, o formulário de edição da atividade será exibido. Channel Gerenciamento de Projetos 61

62 Gráfico gantt O diagrama de Gantt é um gráfico usado para ilustrar o avanço das atividades do projeto dentro de uma linha de tempo. São representados no formato de barras os intervalos de tempo com o início e fim de cada atividade e ilustrados em cores diferentes, de acordo com o seu status de execução. Vermelho: atividade atrasada; Amarelo: atividade que deveria ter sido iniciada; Verde: atividade concluída; Azul: atividade não iniciada; Cinza: etapa (pacote de trabalho); Losango: marco. A imagem abaixo representa o gráfico de gantt. Figura 67 - Gráfico gantt Gráfico gantt com linha de base O Gráfico de gantt com a linha de base permite monitorar as atividades do projeto em relação ao plano de gerenciamento, controlando as mudanças feitas na linha de base do escopo. A imagem abaixo representa o gráfico de gantt com a linha de base. As barras na cor cinza claro representam a última linha de base do projeto. 62 Channel Gerenciamento de Projetos

63 Figura 68 - Gráfico gantt com linha de base Linha de base Através desta função é possível gerar uma nova linha de base para o projeto selecionado e visualizar os motivos das anteriores. A linha de base anterior não será perdida, o sistema disponibiliza consultas em que é possível visualizar todas as linhas de base geradas. Ao selecionar esta funcionalidade através do menu, será exibida a seguinte tela: Ações sobre a linha de base Excluir: pressione para excluir a linha de base gerada. Será exibida uma mensagem de confirmação conforme abaixo: Channel Gerenciamento de Projetos 63

64 Figura 69 - Confirmação de exclusão de linha de base Gerar nova baseline: pressione para criar uma nova linha de base. Ao gerar uma nova linha de base, o planejamento atual do projeto passa a ser a última linha de base de referência. Será solicitado motivo da geração, conforme imagem abaixo: Figura 70 Solicitação do motivo da geração de nova linha de base Pressione conforme imagem abaixo: para executar a ação, será solicitada a confirmação Figura 71 - Confirmação de inserção de nova baseline Versões das linhas de base Na função Versões das linhas de base, é exibido o histórico de todas as linhas de base geradas no projeto com seus respectivos custos e prazos. Para alternar entre as linhas de base deve-se utilizar o filtro de seleção na parte superior esquerda da consulta, conforme figura abaixo. 64 Channel Gerenciamento de Projetos

65 Figura 72 - Listagem de versões das linhas de base É possível ainda visualizar o Gráfico Gantt de cada linha de base gerada. Para gerá-lo basta selecionar a data da linha de base desejada, aplicar o filtro e pressionar em. Indicadores Objetivos do projeto Os objetivos do projeto devem ser traçados no processo de iniciação do projeto. Para que estes objetivos sejam monitorados criam-se os indicadores que irão analisar de uma forma quantitativa a evolução dos mesmos. O cadastro de objetivos está acessível através do Menu do Projeto-> Indicadores-> Objetivos do projeto, conforme a figura abaixo. Figura 73 - Listagem dos objetivos do projeto Channel Gerenciamento de Projetos 65

66 Ações sobre os objetivos do projeto Indicadores: Para incluir indicadores pressione Edição: Pressione para editar as informações já inseridas no Objetivo. Remoção: Pressione para apagar objetivo inserido. Incluir Objetivo Para cadastrar um novo objetivo clique em formulário de cadastro de objetivos conforme ilustração a baixo., será exibido o Figura 74 - Formulário de cadastro de novo objetivo Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Nome Obrigatório Nome do objetivo do projeto Descrição Opcional Descrição do objetivo Indicadores Na seqüência da criação do objetivo devem ser criados os indicadores que serão usados para a medição do atendimento às metas. Para incluir um novo indicador, pressione, será apresentada a seguinte tela: Figura 75 - Indicadores do projeto 66 Channel Gerenciamento de Projetos

67 Para incluir um novo indicador pressione formulário de cadastro do indicador, conforme imagem abaixo:, será apresentado o Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Nome Obrigatório Nome do indicador criado Dia limite de Opcional Dia limite para a inserção do valor medido pelo lançamento responsável. Após esta data apenas o gerente do projeto pode alterar a medição do indicador. Indicador Pai Opcional Permite selecionar o indicador principal. Desta forma o indicador que está sendo cadastrado ficará abaixo do indicador pai. Indicador sem Obrigatório Define se o indicador terá meta ou se será um indicador meta? do tipo índice, sem meta. Pressione para ir para o passo seguinte. Será apresentada a seguinte tela: Channel Gerenciamento de Projetos 67

68 Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Descrição da meta Opcional Informe a descrição da meta do indicador Como medir Opcional Descrição de como será medido o indicador Descrição Opcional Informe a descrição do indicador Pressione para ir para o passo seguinte. Será apresentada a seguinte tela: 68 Channel Gerenciamento de Projetos

69 Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Responsável Obrigatório Nome do responsável por inserir o valor de medição do indicador Esquema de cores Obrigatório Limites e cores que irão representar a evolução percentual do indicador. Peso Obrigatório Peso relativo aos outros indicadores. Unid. Medida Obrigatório Unidade de medida atribuída ao indicador Valor mínimo Obrigatório Valor mínimo permitido Valor máximo Obrigatório Valor máximo permitido Freqüência Obrigatório Freqüência de medição Graduação Obrigatório Graduação para apresentação no gráfico Localização UM Obrigatório Posição da unidade de medida no rótulo Polaridade Obrigatório Polaridade: maior melhor ou menor melhor Tipo Acumulação Obrigatório Tipo de acumulação dos valores medidos. Tipo indicador Obrigatório Tipo de indicador: simples ou fórmula Variável Opcional Permite que seja atribuído um nome ao indicador para que o mesmo possa ser referenciado nas fórmulas Fórmula* Opcional Esta opção será ativada se o tipo do indicador for fórmula. Insira neste espaço a formula podendo a mesma ser composta por outros indicadores ou operações básicas. * Exemplos de fórmulas: Operação Exemplo Channel Gerenciamento de Projetos 69

70 Adição Subtração Multiplicação Divisão A+B A-B 100*(A+B) (A/B)*100 Onde A e B são nomes de outros indicadores já cadastrados no projeto. Podem ainda ser usadas funções geométricas (COS, SEM TAN), RAIZ e %. Ações sobre os indicadores do projeto Editar: pressione para editar ou visualizar um indicador cadastrado; Excluir: pressione para excluir um indicador cadastrado, quando houverem indicadores filhos os mesmos também será excluídos; Incluir indicador abaixo: pressione para incluir um filho do indicador já cadastrado; Buscar de fonte de dados: pressione para configurar integração com uma fonte de dados externa. Fonte de dados externa Pressione para configurar uma fonte de dados externa. Desta forma a medição do indicador será realizada de forma automatizada, buscando informações da fonte de dados cadastrada. Será exibida a tela abaixo: Atenção! Para fazer uso da funcionalidade de fonte de dados externa deve-se primeiramente fazer a configuração da mesma. Esta configuração deve ser realizada através do Menu Administração > configurações > geral > cadastro de data sources. 70 Channel Gerenciamento de Projetos

71 Figura 76 - Adicionar fonte de dados Os itens marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Nome Obrigatório Identificador da consulta Data source Obrigatório Seleção de uma fonte de dados pré-cadastrada na administração do sistema Dia mês Obrigatório Dia do mês no qual o sistema rodará a rotina de leitura da fonte de dados Hora Obrigatório Hora do dia em que será executada a rotina de leitura da fonte de dados Executar medição após Obrigatório Ao marcar esta opção, o sistema, ao salvar a consulta, salvar? realizará a primeira medição na fonte de dados. Consulta SQL Obrigatório Neste campo deverá ser inserido a consulta SQL, respeitando o seguinte padrão: Metas e Medições select [CONSULTA COM RESULTADO CONSOLIDADO] as valor, [DATA ATUAL OU DATA MEDIÇÃO EM FORMATO TIMESTAMP] as data from [TABELA] Depois de criar os Indicadores, devem ser inseridas as suas metas para a medição do atendimento ao objetivo. Para inserir as metas e medições, ainda na área dos objetivos do projeto, pressione. Será exibida a listagem conforme imagem abaixo. Channel Gerenciamento de Projetos 71

72 Figura 77 - Cadastro de metas dos objetivos do projeto Meta: valor da meta para o período; Benchmark: valor de referência; Valor medido: valor da medição do indicador Comentários: espaço para a inserção de comentários relativos à medição do indicador. Importante! Assim que os valores forem medidos, o responsável pelo Objetivo do projeto deverá publicar as suas medições. Para realizar a publicação deve-se selecionar o último mês válido através do campo de escolha e salvar a alteração. Acompanhamento Durante o período em que o projeto estiver ativo, o sistema oferece relatórios para o acompanhamento do previsto X realizado das metas estabelecidas, conforme representado na ilustração abaixo. Figura 78 - Acompanhamento dos objetivos dos projetos Para visualizar os relatórios, deve-se selecionar o conteúdo desejado através dos filtros. Relatórios disponíveis: Hierarquia de indicadores: exibe os indicadores cadastrados separados por níveis hierárquicos; Relatório sintético: apresenta de forma sintetizada os indicadores cadastrados; Relatório analítico: apresenta de forma analítica os indicadores registrados; 72 Channel Gerenciamento de Projetos

73 Relatório periódico: exibe os índices mensais dos indicadores registrados. Recursos Humanos No Menu Recursos Humanos estão listadas todas as funções relativas ao gerenciamento de recursos humanos do projeto que está sendo visualizado. A listagem de funcionalidades está acessível através do Menu do Projeto-> Recursos Humanos, conforme a figura a seguir. Figura 79 - Menu de acesso à recursos humanos Contatos da equipe Através deste menu é possível consultar os contatos da equipe associada ao projeto. Figura 80 - Listagem de contatos da equipe Papéis e atribuições Através deste menu é possível consultar e definir os papéis e atribuições da equipe. Figura 81 - Listagem de papéis e atribuições na equipe Channel Gerenciamento de Projetos 73

74 Ações sobre os papéis e atribuições do projeto Criar papel: pressione para criar, editar ou visualizar um papel cadastrado. Criar ou editar papéis Ao pressionar será exibido o formulário de cadastro de papéis dos membros do time conforme a imagem abaixo. Figura 82 - Formulário de criação/edição de papéis Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Nome Fixo Nome do recurso no qual está sendo definido o papel Papel Obrigatório Descrição do papel desempenhado pelo recurso Atribuições Opcional Descrição das atribuições desempenhadas pelo recurso É co gerente? Opcional O recurso com o papel de co-gerente poderá visualizar o projeto como um todo e terá permissão plena em todas as atividades do projeto. para atribuir este papel ao recurso, deve-se ativar esta opção. Pode visualizar Opcional Define se o usuário poderá visualizar os custos do projeto em valores? questão. Relatório de alocação no projeto Através deste menu é possível consultar a alocação dos recursos associados ao projeto, conforme ilustração abaixo. 74 Channel Gerenciamento de Projetos

75 Figura 83 - Grade de alocação no projeto por usuário Na região superior da tela, pressionando, são exibidos os filtros onde é possível selecionar para quais responsáveis será gerado o gráfico de alocação. As células ilustradas com a cor vermelha determinam dia superalocado para o recurso; a cor amarela define dia alocado com horas disponíveis; a célula em cinza define dia não alocado para o recurso. Para visualizar quais são as atividades alocadas pressione sobre a célula com alocação, será exibido um link para o acesso às atividades. Recursos associados Através deste menu é possível visualizar e editar os recursos associados ao projeto selecionado. Ao selecionar esta opção o usuário é redirecionado ao cadastro do projeto na tela de usuários associados, conforme ilustração abaixo. Figura 84 - Tela de associação de recursos Channel Gerenciamento de Projetos 75

76 Para associar um usuário ao projeto, selecione o mesmo na lista de usuários não associados e clique no botão >> ou dê dois cliques sobre o usuário. Ao final, clique no botão Associar. Somente os usuários associados ao projeto é que podem ser alocados nas atividades do mesmo. Planejamento do uso de recursos Através do planejamento do uso de recursos é possível alocar o time do projeto dentro dos itens de escopo. Serão exibidas todas as atividades, responsáveis e horas alocadas para cada usuário associado à atividade, conforme a figura abaixo. Figura 85 - Tela planejamento do uso de recursos Na região superior da tela estão os filtros para seleção dos recursos, devem-se selecionar os recursos que se deseja realizar o planejamento. Para alterar a alocação dos recursos basta selecionar o campo desejado e alterá-lo. O cálculo do esforço poderá ser feito automaticamente pelo sistema pressionando. Ao utilizar o cálculo automático, será utilizado como base o valor/hora registrado no cadastro de usuários do sistema. O botão permite que sejam equalizadas as horas dos recursos com a duração das atividades relacionadas. Antes de equalizar os recursos, deve-se definir quais serão os recursos alocados à atividade. Com os recursos alocados, ao pressionar em Equalizar Recursos serão atribuídas como horas destes recursos, o total 76 Channel Gerenciamento de Projetos

77 de horas equivalente a duração da atividade. A quantidade de horas diárias será o valor informado no cadastro do usuário, caso mais de um recurso esteja alocado na atividade as horas serão rateadas. Realocação de recursos Através deste menu é possível realocar os recursos associados ao projeto, conforme ilustração abaixo. Figura 86 - Tela de realocação de recursos Nesta tela serão listados todos os recursos associados ao projeto, suas horas alocadas e o custo despendido. Para alterar a alocação, selecione no item Realocar para o novo recurso e pressione salvar. Assim que a alocação for alterada, todas as atividades abertas que estavam sob responsabilidade do recurso antigo passarão a ser de responsabilidade do novo recurso alocado. São consideradas atividades abertas aquelas que o progresso físico esteja abaixo de 100%, portanto as atividades finalizadas continuarão sob responsabilidade do antigo recurso. Planejar capacidade do time Através deste menu é possível planejar a capacidade do time, definindo quantas horas de cada recurso serão disponibilizadas para o projeto em questão, conforme ilustração abaixo. Channel Gerenciamento de Projetos 77

78 Figura 87 - Tela de planejamento de capacidade do time Nesta tela são apresentadas e definidas as seguintes informações: Fator de eficiência do time: valor a ser multiplicado pela quantidade de horas disponíveis para o cálculo das horas efetivas; Nome: lista de todos os recursos associados ao projeto; Carga Horária: carga horária disponível em sua jornada de trabalho de acordo com o cadastro de usuários; Fator de disponibilidade: a disponibilidade do recurso para o projeto; Total horas disponíveis: total de horas do recurso disponível considerando o fator de disponibilidade para o projeto; Total horas efetivas: quantidade de horas efetivas considerando o total de horas disponíveis e o fator de eficiência do time. Relatório de apontamentos Através deste menu é possível acompanhar e emitir relatório de horas trabalhadas no projeto, conforme ilustração abaixo: 78 Channel Gerenciamento de Projetos

79 Figura 88 - Relatório de apontamento de horas Valor/hora da equipe Através deste menu é possível definir o valor/hora considerado nos apontamentos e no planejamento de horas trabalhadas pela equipe do projeto. Acessando esta tela será apresentado o seguinte: Figura 89 - Definição do valor/hora da equipe São apresentados os valores que estão sendo considerados para cada recurso do projeto. Estes valores podem ser os registrados no Menu Administração > Cadastro de usuários ou os valores alterados vigentes no projeto. Para modificar basta alterar os valores e pressionar salvar. Os novos valores serão aplicados no planejamento das atividades abertas e nos próximos apontamentos. Channel Gerenciamento de Projetos 79

80 Riscos No Menu Riscos estão listadas todas as funções relativas ao gerenciamento riscos do projeto que está sendo visualizado. O cadastro está acessível através do Menu do Projeto-> Riscos, conforme a figura abaixo. Figura 90 - Menu de acesso aos riscos do projeto Riscos do projeto Para inserir ou consultar um risco do projeto, clique em Riscos do projeto, será apresentada a listagem de riscos já cadastrados no projeto, conforme ilustração abaixo: Figura 91 - Listagem de riscos monitorados Ações sobre os riscos Plano de contingência: Pressione para incluir/editar o plano de contingência do risco cadastrado; Resposta ao risco: Pressione para incluir/visualizar a resposta ao risco cadastrado; Controle: Pressione para acompanhar o controle do risco cadastrado; Editar: Pressione para editar/visualizar as informações cadastrais do risco; 80 Channel Gerenciamento de Projetos

81 Excluir: Pressione para excluir o risco cadastrado. Importar do Excel: Pressione para importar o risco de uma planilha em Excel. Ao clicar nesta ação será apresentada uma tela com o modelo de importação e instruções. Relatório em Excel: Pressione para gerar o relatório em Excel das informações contidas no monitoramento dos riscos. Incluir novo risco Ao pressionar imagem abaixo. será exibido o formulário de cadastro de risco, conforme a Figura 92 - Incluir risco - passo 1 Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Código Opcional Insira o código do risco Risco Obrigatório Insira o evento a ser monitorado Classificação na EAR Opcional Selecione a classificação na EAR já cadastrada Período de vigência Opcional Período em que o risco será monitorado Impacto Obrigatório Impacto da ocorrência do risco no projeto Probabilidade/Vulnerabilidade Obrigatório Probabilidade de ocorrência do risco no projeto Estratégia de Resposta Opcional Tipo de resposta a ser dada caso o risco ocorra Status Obrigatório Status do monitoramento: identificado indica que o risco Channel Gerenciamento de Projetos 81

82 apenas foi reconhecido; monitorado indica que o risco está sendo monitorado; ocorrido indica que o gatilho do risco aconteceu; finalizado indica o término do monitoramento. Responsável/Proprietário Obrigatório Informe o responsável pelo monitoramento do risco Escopo/Atividade impactada Opcional Selecione a atividade ou item de escopo impactado pela ocorrência do risco. Pressione para ir para o passo seguinte. Será apresentada a seguinte tela: Figura 93 - Incluir risco - passo 2 Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Gatilho/causas Obrigatório Evento ocasionador do risco cadastrado Conseqüência Obrigatório Conseqüência para o projeto caso o risco ocorra. Plano de contingência Ao pressionar será exibida a listagem de planos de contingência do risco monitorado, conforme a imagem abaixo. 82 Channel Gerenciamento de Projetos

83 Ações sobre os Planos de Contingência Editar: Pressione para editar/visualizar as informações do plano de contingência Excluir: Pressione para excluir o plano de contingência cadastrado. Incluir plano de contingência Pressione para incluir um novo plano. Ao selecionar esta opção será apresentado o formulário de cadastro do plano, conforme imagem abaixo: Figura 94 - Formulário inserção de risco Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Nome Obrigatório Nome do plano de contingencia Descrição Opcional Texto com a descrição do plano de contingência Responsável Obrigatório Nome do responsável pelo plano de contingência Custo adicional (R$) Opcional Custo adicional para o esforço de contingência. Channel Gerenciamento de Projetos 83

84 Resposta ao risco Ainda no cadastro de novo risco, é possível registrar as respostas a serem dadas ao risco. Para cadastrar a resposta pressione em já cadastradas conforme ilustração abaixo., será exibida a listagem de respostas Figura 95 Listagem de respostas ao risco Ações sobre as respostas ao risco Editar: Pressione para editar/visualizar as informações da resposta; Excluir: Pressione para excluir a resposta já cadastrada.; Encaminhar: pressione para encaminhar a resposta para outro responsável ou adicionar um comentário à resposta. Incluir resposta ao risco Pressione para incluir uma nova resposta. Ao selecionar esta opção será apresentado o formulário de cadastro da resposta, conforme imagem abaixo: Figura 96 - Incluir resposta ao risco 84 Channel Gerenciamento de Projetos

85 Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Ação Obrigatório Nome da ação a ser executada Impacto Obrigatório Impacto da ação no projeto Status Obrigatório Status da resposta Data limite Opcional Data limite para a execução da resposta Responsável Opcional Responsável pela execução da resposta. Controle No gerenciamento de riscos é possível também controlar a evolução do monitoramento. Para alterar as informações do status, impacto e probabilidade pressione exibido o formulário conforme ilustração abaixo., será Figura 97 Controle do risco Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Status Obrigatório Possibilita a alteração do status do monitoramento do risco; Data de análise Obrigatório Data da referida análise; Impacto atual Obrigatório Possibilita a atualização do impacto atual do risco no projeto; Probabilidade atual Obrigatório Possibilita a atualização da probabilidade de ocorrência atual do risco. Pendências No Menu Pendências estão listadas todas as funções relativas às questões pendentes do projeto que está sendo visualizado. O cadastro está acessível através do Menu do Projeto-> Pendências, conforme a figura abaixo. Channel Gerenciamento de Projetos 85

86 Figura 98 - Menu de acesso às pendências do projeto Questões pendentes Uma pendência é uma questão que pode impactar diretamente uma atividade do projeto, mas não é uma atividade. Ao criar uma questão, é gerada uma pendência para o responsável e o mesmo irá receber alarmes informando o prazo de conclusão bem como poderá registrar comentários e encaminhar para qualquer outro participante do projeto. Através da tela de questões pendentes é possível visualizar todas as questões pendentes relativas ao projeto selecionado para o usuário logado, conforme a figura abaixo. Figura 99 - Listagem de questões pendentes do projeto Ações sobre as questões pendentes Edição: Pressione para editar as informações já inseridas na questão pendente. Remoção: Pressione para apagar uma pendência inserida. Encaminhar: Pressione para encaminhar a questão pendente para outro membro do projeto. Nesta tela de encaminhamento também é possível modificar o status da questão e registrar um comentário. Histórico: todos os registros de encaminhamentos e comentários são gravados pelo sistema, pressione para visualizar o histórico da questão pendente. 86 Channel Gerenciamento de Projetos

87 Incluir questão pendente O sistema permite que o usuário inclua uma nova questão pendente para qualquer recurso associado ao projeto. Ao selecionar a opção será exibido o formulário de cadastro, conforme a ilustração abaixo. Figura Formulário de cadastro de nova questão pendente Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Questão Obrigatório Descrição da questão pendente Impacto Obrigatório Classificação do impacto da questão pendente. Status Obrigatório Definição do status da questão. Ela pode estar aberta (envio de alarmes ativo), finalizada (cancelado o envio de alarmes). Tipo Obrigatório O registro pode ser de pendência, ação corretiva ou ação preventiva. Data limite Opcional Data limite para solução da questão Responsável Obrigatório Responsável pela questão pendente Atividade impactada Obrigatório Atividade impactada no escopo Atividades pendentes Através da tela de atividades pendentes é possível visualizar todas as atividades pendentes relativas ao projeto selecionado para o usuário logado, conforme a figura abaixo. Channel Gerenciamento de Projetos 87

88 Figura Listagem de atividades pendentes Ações sobre as atividades pendentes Edição: Pressione para editar as informações já inseridas na atividade pendente. Remoção: Pressione para apagar uma pendência inserida. Ver tarefa: Pressione para visualizar as tarefas associadas a atividade. Ao pressionar no ícone superior serão exibidas as tarefas de todas as atividades. Ações em Lote Remover: Selecione as atividades desejadas e pressione em para realizar a remoção em lote. Editar em Lote: Selecione as atividades desejadas e pressione para realizar a edição em lote das atividades selecionadas. Será apresentado o formulário de cadastro da atividade, apenas serão atualizados os campos que forem alterados. Tarefas pendentes Através da tela de tarefas pendentes é possível visualizar todas as tarefas pendentes relativas ao projeto selecionado para o usuário logado, conforme a figura abaixo. Figura Listagem de tarefas pendentes Ações sobre as tarefas pendentes Edição: Pressione para visualizar a tela de edição da atividade e alterar a tarefa associada a mesma. 88 Channel Gerenciamento de Projetos

89 Controle do desempenho No Menu Controle do desempenho estão listadas todas as funções relativas ao desempenho do projeto que está sendo visualizado. O cadastro está acessível através do Menu do Projeto-> Controle de desempenho, conforme a figura abaixo. Figura Menu de acesso ao controle de desempenho Dashboard do projeto O Dashboard do projeto é o painel de visualização dos seus principais indicadores de desempenho organizados de forma consolidada permitindo visualizar informações importantes que irão auxiliar na tomada de decisões. A figura abaixo representa o Dashboard do projeto. Channel Gerenciamento de Projetos 89

90 Figura Dashboard do projeto O Dashboard pode ser gerado utilizando dados no planejamento atual do projeto ou de qualquer linha de base gerada. Para isso altere a opção em no Sumário Executivo. Através do Dashboard do projeto é possível visualizar e alterar o andamento de atividades sejam elas atrasadas, que deveriam ter iniciado ou adiantadas. Para alterar uma atividade, deve-se clicar sobre, uma lista com as atividades será exibida. Clicando em é exibida a tela de alteração da execução da atividade. Além das atividades também são exibidas as questões pendentes e os riscos relacionados ao projeto. Nas exibições gráficas temos ainda a Curva S trazendo valores planejados, custo real e valor agregado; Gráfico em barras considerando os custos planejados e realizados organizados por tipo e informações sobre as margens do projeto (cadastradas em Menu do Projeto > utilitários > configurar projeto > margens do projeto). 90 Channel Gerenciamento de Projetos

91 Relatório de status O Relatório de Status ou Status Report permite que sejam visualizadas informações referentes ao status atual do projeto e das próximas atividades a serem realizadas de forma consolidada. Ao selecionar o relatório de status, uma nova janela será aberta solicitando que selecione as informações que deseja exibir no relatório, conforme a imagem abaixo. Figura Tela de geração de status report Note que na parte superior é possível selecionar o modelo de comparação, este relatório pode ser gerado considerando o plano atual do projeto ou determinada linha de base. Ao pressionar Gerar o relatório é exibido, conforme a ilustração abaixo. Channel Gerenciamento de Projetos 91

92 Figura Status Report Previsto / realizado O relatório Previsto / Realizado exibe dados do cronograma, custos e prazos do projeto realizados confrontados com o previsto. Os valores previstos podem ter como origem a linha de base do projeto ou o planejamento atual. Na figura abaixo se pode visualizar o relatório Previsto / Realizado. Figura Relatório previsto / realizado Iniciou antes da data planejada terminou após a data planejada Indica que este elemento é uma tarefa Medindo Sobre: altera o previsto para o planejamento atual do projeto ou a linha base. 92 Channel Gerenciamento de Projetos

93 Exportar para Excel: permite que os dados constantes no relatório sejam exportados no formato para MS Excel. Sincronizar planejamento com físico: permite que as dadas reais atualizem o cronograma planejado. Previsto / realizado de tarefas O relatório Previsto / Realizado de tarefas exibe dados do término, duração e custos das tarefas do projeto confrontados com o previsto. Na figura abaixo se pode visualizar o relatório Previsto / Realizado de tarefas Figura Relatório previsto / realizado de tarefas E.V.A detalhado A Análise do Valor Agregado faz a relação entre o que foi gasto para realizar o trabalho e a quantidade de recursos consumida para atingir este resultado. No EVA detalhado é possível confrontar as informações com a linha de base do projeto ou o planejamento atual de cada item do escopo, conforme a imagem abaixo. Figura Relatório E.V.A detalhado E.V.A consolidado A Análise do Valor Agregado Consolidado é um método para análise dos indicadores do projeto através da curva S, onde as informações são apresentadas de forma consolidada e consistidas. Cada item analisado traz uma breve explicação do critério utilizado. Channel Gerenciamento de Projetos 93

94 Figura Relatório E.V.A consolidado Este relatório pode ser impresso através do botão Imprimir localizado no final da página. Atualizar E.V.A Dependendo do volume de dados, a atualização do EVA pode ser um procedimento demorado, portanto, como padrão o sistema executa esta função através de uma rotina noturna. Ao pressionar em Atualizar E.V.A a rotina será executada instantaneamente. Atenção! Este procedimento pode ser demorado. Controle dos custos No Menu Controle dos custos estão listadas todas as funções relativas aos custos do projeto que está sendo visualizado. O cadastro está acessível através do Menu do Projeto-> Controle dos custos, conforme a figura abaixo. 94 Channel Gerenciamento de Projetos

95 Figura Menu de acesso ao controle dos custos Receitas e fluxo de caixa A função de Receitas e fluxo de caixa tem como objetivo visualizar e registrar as entradas e saídas do projeto. Ao selecionar este item de menu será apresentada a listagem com as receitas registradas no projeto, conforme a ilustração abaixo. Figura Receitas e fluxo de caixa Ações sobre as receitas Editar receita: Pressione para editar ou visualizar uma receita já cadastrada. Apagar receita: Pressione para excluir uma receita cadastrada. Registrar pagamento: Pressione para registrar parcelas de um pagamento. Ver pagamentos registrados: Pressione para listar as parcelas já pagas. Incluir receita Para incluir uma nova receita do projeto, pressione formulário de cadastro de receita, conforme a imagem abaixo.. Será exibido o Channel Gerenciamento de Projetos 95

96 Figura Formulário de inclusão de receita Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Titulo Obrigatório Título da receita cadastrada Descrição Opcional Descrição da receita cadastrada Status Obrigatório Status da receita, podendo ser: pago, faturado e programado. Forma de pagamento Obrigatório Forma de pagamento da receita Data de Vencimento Opcional Data de vencimento da receita Vinculado ao marco Opcional Define se a receita está vinculada a alguma entrega do projeto Plano de Conta Obrigatório Seleção do tipo de custo do plano de contas já cadastrado Valor Obrigatório Valor da receita Instruções Opcional Detalhes da receita 96 Channel Gerenciamento de Projetos

97 Gráfico de fluxo de caixa Ainda na função de receitas e fluxos de caixa, pressionando um gráfico conforme a ilustração abaixo. é exibido Figura Gráfico de fluxo de caixa Neste gráfico é possível mostrar os valores planejados, realizados ou ambos. Para alterar a exibição basta selecionar no canto superior esquerdo da tela. Relatório de fluxo de caixa Para visualizar o relatório de fluxo de caixa pressione em janela auxiliar será aberta e contendo informações conforme a imagem abaixo., uma Channel Gerenciamento de Projetos 97

98 Figura Relatório de fluxo de caixa É possível visualizar o fluxo planejado ou o realizado alterando a seleção no canto superior esquerdo da tela. Para exportar o conteúdo do relatório para o Excel, pressione em ao lado do tipo de visão. Controle das despesas do projeto A tela de controle das despesas do projeto apresenta a comparação entre as despesas planejadas e realizadas, as despesas organizadas por tipo, setor e o detalhamento das mesmas. Ao selecionar esta função do sistema estas informações serão apresentadas conforme a ilustração abaixo. 98 Channel Gerenciamento de Projetos

99 Figura Controle das despesas do projeto Channel Gerenciamento de Projetos 99

100 Fluxo de desembolsos planejados No menu Fluxo de desembolsos planejados são apresentados os desembolsos em forma gráfica e detalhada, sendo o gráfico separado por mês e a tabela dividida em mês e semana. A ilustração abaixo mostra o formato apresentado na consulta. Figura Fluxo de desembolsos planejados Recalcular custos de trabalho Ao selecionar esta função o sistema atribuirá como valor homem/hora, para todos os custos com recursos humanos em atividades ABERTAS o último registro no cadastro do usuário. Antes de realizar a operação uma mensagem de confirmação será exibida conforme a figura abaixo. Figura Confirmação para recalcular custos e trabalho 100 Channel Gerenciamento de Projetos

101 Importar custos Excel A funcionalidade de importação de custos permite que o gerente do projeto realize o planejamento dos custos através de uma planilha em Excel. Ao selecionar esta funcionalidade, será apresentada a seguinte tela: Figura Importação de custos do Excel De acordo com as instruções exibidas na tela, o primeiro passo a fazer é Baixar o Template. Clicando sobre o template, um arquivo contendo os custos já cadastrado será baixada, conforme imagem em abaixo: Para realizar a importação, salve esta planilha localmente e altere ou insira novos custos conforme a descrição dos campos abaixo: Campo Obrigatório Descrição ID Obrigatório Número seqüencial, não pode ser repetido EDT Obrigatório EDT da atividade para qual se deseja inserir o custo planejado. Código do Plano de Contas Obrigatório Código do tipo de conta existente no plano de contas do sistema. Para consultar os códigos acesse Menu do Projeto > utilitários > códigos do plano de contas Valor Obrigatório Insira o valor do custo Data Opcional Insira a data planejada para o custo Descrição Opcional Insira a descrição do custo Para finalizar, pressione em Procurar localize o arquivo e pressione SALVAR. Channel Gerenciamento de Projetos 101

102 Comunicação No Menu Comunicação estão listadas todas as funções relativas a comunicação do time do projeto que está sendo visualizado. O cadastro está acessível através do Menu do Projeto-> Comunicação, conforme a figura abaixo. Figura Menu de acesso à comunicação Painéis do projeto A funcionalidade de Painéis do Projeto tem como objetivo permitir que sejam criadas visões personalizadas do projeto contendo informações de custos, desempenho, acompanhamento por fotos entre outros. Para que estas visões sejam criadas é necessário parametrizar os painéis de projeto. Esta parametrização é feita na área de administração de acordo com o passo a passo abaixo: Passo 1. Faça o cadastro de painéis de projeto: o cadastro de painéis tem como objetivo criar um modelo de painel que será usado por todos os projetos de mesmo tipo. Este cadastro é feito através do Menu Administração > configurações > projetos e portfólios > cadastro de painéis de projetos. Passo 2. Configure o painel do projeto: na configuração do painel serão determinadas quais informações serão exibidas no painel. Esta configuração deve ser realizada ainda no cadastro de painéis de controle de projetos através do botão configurar painel. Passo 3. Associe os tipos de projeto: ainda no cadastro de painéis de controle de projetos deve-se associar (botão associar tipos de projeto) os tipos de projetos que terão este painel como modelo. 102 Channel Gerenciamento de Projetos

103 Para maiores informações sobre o cadastro de painéis de projeto consulte o Tutorial de Administração do sistema. Depois de seguir os passos acima, os painéis associados ao tipo de projeto que está sendo gerenciado serão exibidos. Para visualizar a listagem de painéis acesse a funcionalidade e será exibida a seguinte imagem: Figura Listagem de painéis do projeto Ações sobre os painéis do projeto Ver painel: Pressione para visualizar o projeto selecionado. Configurar painel: Pressione para configurar os componentes a serem visualizados no painel de controle selecionado. Ver painel do projeto Para visualizar o painel do projeto pressione. O conteúdo apresentado na visualização dependerá do modelo de painel criada na área de administração, conforme passos descritos no item anterior. Segue abaixo um modelo de painel de projeto com dicas de navegação: Channel Gerenciamento de Projetos 103

104 Figura Visualizar painel do projeto Para visualizar o painel de controle em sua totalidade use a navegação através das abas existentes área à esquerda do conteúdo apresentado. Segue abaixo a descrição de todos os componentes possíveis no painel de controle: Texto livre: no espaço destinado para campo livre será exibida uma área de texto, com as informações descritivas do projeto inseridas pelo gerente; Anexo: espaço destinado para o download de arquivos; Capex: gráfico que exibe a proporção dos custos por fase do projeto; Curva S de avanço econômico: exibe um gráfico em uma escala temporal a evolução dos custos planejados e realizados; Avanço econômico por etapa: exibe um gráfico composto por barras ou colunas onde estão contidos os custos planejados e realizados organizados por etapa Pontos críticos: exibe os custos monitorados com criticidade alta. Ao clicar no botão de informações serão exibidos, em um pop-up, detalhes do risco. 104 Channel Gerenciamento de Projetos

105 Acompanhamento fotográfico: exibe dentro de uma linha cronológica as fotos do acompanhamento fotográfico do projeto. (Menu do Projeto > Comunicação > Acompanhamento fotográfico). Configurar painel do projeto Uma vez configurado o painel de controle na área de administração, o mesmo será exibido dentro da área do projeto. Para que ele possa ser visualizado, alguns componentes necessitam de configuração. Para realizá-la pressione e será exibida a tela de configuração de acordo com o modelo de painel criado na área de administração. Na imagem abaixo temos um modelo como exemplo: Figura Configurar painel de controle do projeto A configuração é realizada por componente e cada um deles tem sua particularidade, conforme detalhamento abaixo: Texto livre: o painel de controle pode conter um componente do tipo texto livre. Para a configuração será apresentada a seguinte tela: Channel Gerenciamento de Projetos 105

106 Figura Configurar componente texto livre Para inserir um texto, basta digitar o conteúdo na área disponível e utilizar a formatação existente na parte superior do componente. Ao terminar a inserção pressione SALVAR. Anexo: o componente do tipo anexo permite que o visualizador do painel faça download de arquivos quaisquer ou de documentos já anexados na área de conhecimento do projeto. Para a sua configuração será apresentada a tela abaixo: Figura Configurar componente tipo anexo Na primeira opção, o tipo, é possível selecionar se será usado um documento do projeto ou outro anexo qualquer. Selecionando a primeira opção, documento do projeto, o sistema irá listar todos os arquivos da base de conhecimento do projeto, basta selecionar um deles. Na segunda opção, upload de arquivo, será exibido um campo de seleção para que seja selecionado um arquivo salvo localmente. Capex: o gráfico do tipo Capex tem como objetivo mostrar a quantidade de dinheiro despendida nas aquisições do projeto por fase do ciclo de vida. Este tipo de gráfico possui seu formato fixo, portanto não há configuração a ser realizada. Figura Configurar componente tipo Capex 106 Channel Gerenciamento de Projetos

107 Curva S de avanço econômico: o componente de Curva S de Avanço Econômico exibe em um formato gráfico o montante dos custos planejados e realizados no projeto dentro de uma escala de tempo. Para a configuração é apresentada a tela abaixo: Figura Configurar componente de Curva S de Avanço Econômico Nesta configuração basta selecionar a Escala utilizada no eixo das ordenadas, podendo ela ser: mensal, bimestral, trimestral, semestral e anual Avanço econômico por etapa: o componente de Avanço econômico por etapa exibe em um formato gráfico os custos previstos e reais agrupados por etapa do ciclo de vida do projeto. Figura Configurar componente de Avanço Econômico por Etapa Nesta configuração é possível selecionar o tipo de gráfico (coluna ou barras) e a escala (automática ou logarítmica). Avanço físico por etapa: o componente de Avanço Físico por etapa exibe em um formato gráfico o progresso físico planejado e realizado agrupados por etapa do ciclo de vida do projeto. Figura Configurar componente de Avanço Físico por Etapa Nesta configuração é possível selecionar o tipo de gráfico podendo ser Coluna ou Barras. Avanço físico geral: o componente de Avanço Físico Geral exibe em um formato gráfico o progresso físico planejado e realizado dentro de uma escala de tempo. Channel Gerenciamento de Projetos 107

108 Figura Configurar componente de Avanço Físico Geral Nesta configuração é possível selecionar a escala de tempo usada, podendo ela ser: mensal, bimestral, trimestral, semestral e anual Pontos críticos: o componente Pontos Críticos traz todos os riscos críticos do projeto. Os riscos são cadastrados no Menu do Projeto > riscos > riscos do projeto. A sua criticidade é calculada em função da tabela de Impacto x Probabilidade gerada nas configurações gerais do sistema. Neste caso não há configurações a serem feitas. Figura Configurar componente de Pontos Críticos Acompanhamento fotográfico: o componente Acompanhamento Fotográfico traz as fotos cadastradas no projeto. O cadastro de acompanhamento fotográfico é realizado através do Menu do Projeto > Comunicação > Acompanhamento fotográfico. Neste caso não há configurações a serem feitas. Figura Configurar componente de Acompanhamento Fotográfico Acompanhamento fotográfico A funcionalidade de Acompanhamento Fotográfico tem como objetivo permitir que sejam armazenadas imagens correspondentes ao avanço do projeto organizadas cronologicamente dentro das fases do ciclo de vida do projeto. Ao acessar a funcionalidade serão exibidas as Etapas cadastradas, dentro das quais as fotos serão armazenadas, conforme imagem abaixo: 108 Channel Gerenciamento de Projetos

109 Figura Listagem das Etapas do Acompanhamento Fotográfico Ações sobre as Etapas do Acompanhamento Fotográfico Acompanhamento Cronológico: pressione para visualizar o acompanhamento de forma cronológica; Fotografias: pressione para incluir novas fotografias nas Etapas; Editar: pressione para editar no nome da etapa e o tamanho de arquivo permitido; Remover: pressione para remover a etapa. Atenção! Se houverem fotografias vinculadas as mesmas serão perdidas. Incluir Etapa Pressione no canto superior direito da tela para incluir uma nova etapa no acompanhamento fotográfico. Será apresentada a seguinte caixa de diálogo: Figura Incluir nova etapa Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Nome Obrigatório Nome da etapa do acompanhamento fotográfico Tamanho máximo (KB) Obrigatório Tamanho máximo permitido para as fotos que serão carregadas. Incluir fotografias Channel Gerenciamento de Projetos 109

110 Pressione para incluir fotografias na etapa. Ao selecionar o botão será apresentada a seguinte tela: Figura Incluir fotografia Nesta tela serão exibidas todas as fotos carregadas e informações do seu cadastro. Para incluir uma nova fotografia, pressione será apresentada a seguinte tela: Figura Incluir nova fotografia Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Foto Obrigatório Pressione Procurar para selecionar a fotografia salva localmente. Legenda Obrigatório Informe a legenda da imagem carregada Data Obrigatório Informa a data correspondente à fotografia. Esta data será usada na visualização cronológica. Escopo associado Opcional Selecione o escopo ou atividade relacionada à fotografia. 110 Channel Gerenciamento de Projetos

111 Analise crítica A área destinada para a análise critica do projeto tem como objetivo permitir o registro de situações impactantes ou mudanças no projeto. Ao selecionar a funcionalidade será exibida a listagem de eventos já registrados, conforme ilustração abaixo: Figura Listagem de análise crítica Ações sobre as Etapas do Acompanhamento Fotográfico Editar: pressione para editar a análise; Remover: pressione para remover a análise. Incluir análise crítica Para incluir um novo evento, pressione formulário:, será apresentado o seguinte Figura Inserir análise crítica Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Channel Gerenciamento de Projetos 111

112 Campo Obrigatório Descrição Título Obrigatório Título do Evento Comentário Obrigatório Análise crítica do evento. Justificativa de atraso? Obrigatório Permite selecionar se a análise justifica um atraso no projeto. Plano de comunicação No plano de comunicação são apresentados de forma detalhada o planejamento da comunicação do projeto, informando a freqüência e formato das reuniões. Figura Plano de comunicação Fórum Neste campo é possível que os envolvidos no projeto se comuniquem através de um fórum. A imagem abaixo mostra o formulário de registro de mensagens no fórum. Figura Formulário fórum Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Titulo do Fórum Obrigatório Nome do fórum criado Descrição Opcional Descrição do tema do fórum Data de expiração Obrigatório Data limite para inserção de comentários no fórum Arquivo anexo Opcional Inserir arquivo em anexo ao fórum 112 Channel Gerenciamento de Projetos

113 Enviar mensagem por Neste campo são listados os membros do projeto e permite-se enviar mensagens de e- mail entre os mesmos. A imagem abaixo exibe o formulário de preenchimento para o envio de s. Figura Formulário de envio de mensagem por Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Assunto Obrigatório Assunto do Mensagem Obrigatório Descrição da mensagem Seleção de destinatários Obrigatório Destinatários do Inserir aviso no mural do projeto Através da função de inserção de aviso no mural do projeto, o gerente poderá inserir mensagens para todos os membros associados ao projeto. Assim que os usuários entrarem no projeto, o aviso será exibido. Na imagem abaixo é ilustrado o formulário de preenchimento para o aviso no mural. Channel Gerenciamento de Projetos 113

114 Figura Formulário de inserção de aviso no mural do projeto Os campos marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Título Obrigatório Titulo do aviso do mural Texto Obrigatório Descrição do aviso Visível para clientes Opcional Define se os clientes poderão visualizar o aviso Expira em Opcional Define data de validade da exibição do aviso. Base de conhecimento Figura Menu de acesso à base de conhecimento 114 Channel Gerenciamento de Projetos

115 Lista de documentos Na tela de lista de documentos, são listados todos os documentos cadastrados para o projeto selecionado. Esta funcionalidade permite que o usuário os visualize e inclua novos arquivos e pastas. Figura Tela de documentos do projeto Na navegação da parte esquerda da tela são exibidas as pastas, já na parte direita a listagem de documentos da pasta selecionada. Pastas Na gestão das pastas da área de conhecimento é possível além de definir a estrutura, configurar os tipos de ações que serão permitidas. Na área de conhecimento podem-se ter pastas com workflow de aprovação, codificação de documentos e pastas simples. Ações sobre as pastas de documentos Clicando sobre a pasta com o botão direito do mouse serão exibidas as ações, conforme imagem abaixo: Channel Gerenciamento de Projetos 115

116 Incluir subpasta: pressione para acrescentar uma pasta abaixo da estrutura; Editar pasta: pressione para editar as configurações da pasta Remover pasta: pressione para excluir a pasta selecionada. Atenção! Os arquivos vinculados à pasta também serão excluídos. Relatório de documentos por passo: pressione para visualizar o relatório de documentos; Backup: pressione para gerar um backup dos arquivos armazenados na pasta. Incluir pastas Para incluir uma nova no primeiro nível da estrutura pressione apresentada a seguinte tela:, será Os itens marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Nome da pasta Obrigatório Nome atribuído à pasta Workflow Opcional Permite configurar a pasta para utilizar um workflow de aprovação de documentos Associar atributos Pressione para ir ao próximo passo, será apresentada a seguinte tela: 116 Channel Gerenciamento de Projetos

117 Figura Associar atributos à pasta Nesta fase de configuração da pasta, é possível vincular atributos a serem usados na codificação dos documentos. Um atributo é composto por um grupo de opções que serão selecionadas no cadastro do documento e juntos irão formar a codificação do arquivo. Os atributos são cadastráveis na área de administração do sistema pelo caminho Administração > configurações > geral > atributos de documentos Para criar associar o atributo à pasta, selecione-o e será exibida a seguinte tela: Nesta tela serão cadastradas as opções de escolha no momento da codificação do arquivo. Para incluir opções apenas digite um nome na parte superior e pressione, na listagem abaixo serão exibidas as opções já cadastradas. Para uma lista longa de opções é possível usar a importação do Excel, neste caso deve ser selecionado. A tela será expandida e será solicitado o arquivo que deve estar salvo localmente. Como arquivo deve-se usar uma planilha de extensão.xls contendo na primeira coluna a listagem de opções. Assim que selecionado o arquivo clique em. Channel Gerenciamento de Projetos 117

118 Usuários associados A configuração de usuários associados será possível apenas paras as pastas com workflow associado. O objetivo da associação de usuários é definir quais serão os responsáveis por cada passo do workflow. Ao selecionar a funcionalidade será exibida a seguinte tela: Na área superior Passos do Workflow deve ser selecionado o passo que se deseja configurar. Abaixo se tem Usuários e Grupos, para realizar a associação basta selecionar as opções desejadas. É possível ainda usar os filtros por Nome e Área para localizar a opção de seleção. Documentos Na navegação da parte direita da tela são exibidos os documentos vinculados à pasta selecionada, conforme imagem abaixo: 118 Channel Gerenciamento de Projetos

119 Passos do Workflow Na porção superior da tela, caso a pasta esteja associada a um workflow, os passos de transição estarão relacionados, bem como a listagem de todos os documentos. Para visualizar os documentos dentro da transição desejada, pressione no passo correspondente. Ações sobre os documentos Filtros: na parte superior da listagem é possível filtrar por código (caso a pasta estiver configurada), nome, responsável ou data da última alteração. Ver arquivo: pressione para visualizar as versões do arquivo selecionado; Editar: pressione para editar as informações de cadastro do documento, gerar uma nova versão ou acompanhar as alterações e transições do documento, conforme imagem abaixo. Use a navegação para visualizar a Trilha de encaminhamento ou histórico do documento. Channel Gerenciamento de Projetos 119

120 Remover: pressione para remover o documento. Atenção! Todas as suas versões serão perdidas. Apenas o autor do documento ou o gerente do projeto pode realizar esta ação. Encaminhar: pressione para encaminhar o documento para o próximo passo ou responsável. Incluir documento Pressione para incluir um novo documento na pasta selecionada. Será apresentado o seguinte formulário: Os itens marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Título do documento Obrigatório Nome atribuído ao documento Pasta Obrigatório Seleção da pasta onde o documento será armazenado Resumo Opcional Resumo do conteúdo do documento Palavras-chave Opcional Palavras que serão indexadas para a busca geral do sistema Permissões Obrigatório Seleção dos perfis que terão permissão de visualização do documento Arquivo Obrigatório Seleção do arquivo a ser armazenado URL Opcional Opção para armazenamento de URL Incluir documentos em lote 120 Channel Gerenciamento de Projetos

121 Pressione para incluir documentos em lote na pasta selecionada. Estes documentos devem estar em uma pasta compactada com extensão.zip. Será apresentado o seguinte formulário: Os itens marcados com * são obrigatórios. Segue descrição dos campos: Campo Obrigatório Descrição Pasta Obrigatório Seleção da pasta onde o documento será armazenado Resumo Opcional Resumo do conteúdo do documento Palavras-chave Opcional Palavras que serão indexadas para a busca geral do sistema Permissões Obrigatório Seleção dos perfis que terão permissão de visualização do documento Arquivo Obrigatório Seleção do arquivo a ser armazenado. Neste caso o documento deve ter extensão.zip Relatório geral A funcionalidade Relatório Geral dentro do contexto dos documentos da área de conhecimento do projeto tem como objetivo relacionar todos os arquivos armazenados propiciando assim o seu controle. Selecionando Menu do projeto > base de conhecimento > documentos do projeto > relatório geral, será apresentada a listagem de documentos. Channel Gerenciamento de Projetos 121

122 Backup navegável A funcionalidade backup navegável existente na área de documentos tem como objetivo gerar um arquivo com todos os documentos armazenados no projeto. Este arquivo é no formato.zip e além dos documentos é gerado um índice para a localização dos mesmos. Selecionando Menu do projeto > base de conhecimento > documentos do projeto > backup navegável, será gerado o arquivo. Glossário do projeto Neste espaço podem ser relacionados os termos comuns do projetos e suas definições. O conteúdo é apresentado em ordem alfabética, conforme ilustração abaixo. Figura Lista de termos do projeto Lições aprendidas Em qualquer fase do projeto é possível registrar lições aprendidas. A lista as lições aprendidas do projeto é apresentada com sua classificação, conforme ilustração abaixo. Figura Listagem de lições aprendidas 122 Channel Gerenciamento de Projetos

123 Utilitários Figura Menu de acesso aos utilitários Configurar projeto Ao pressionar na função de configurar o projeto, será exibida a tela de edição do cadastro de projeto. Para maiores informações sobre esta função consulte o item referente ao Cadastro de Projetos deste tutorial. Importar do Project O Channel permite a criação do escopo do projeto a partir de um cronograma do MS Project. Para importar o cronograma, o mesmo deve estar salvo no formato mpp conforme instruções abaixo: Figura 149 Importação a partir do MS Project Channel Gerenciamento de Projetos 123

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