POLÍTICA DE COMPRAS. 2. ALCANCE Todas as áreas e empresas do Grupo Prive que utilizam dos serviços prestados Compras.

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1 1. OBJETIVO SISTEMA CORPORATIVO DE GESTÃO 1 / 7 Estabelecer e manter sistemática para realização de compras (produtos e serviços) do Grupo Prive de forma eficiente e eficaz, e respeitado por todas as áreas/empresas 2. ALCANCE Todas as áreas e empresas do Grupo Prive que utilizam dos serviços prestados Compras. 3. DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS OFM: Ordem de Fornecimento de Material; OFS: Ordem de Fornecimento de Serviço 4. CONTEXTO Todas as compras de produtos ou a contratação de serviços devem ser realizadas através do departamento de Compras, que tem a expertise e a experiência necessária para esta atividade. Para as compras de produtos ou contratações de serviços, as solicitações devem ser realizadas através da emissão da OFM/OFS no módulo Compras do sistema e-solution, ficando o uso de ou telefone inadequado para esta atividade. A solicitação de compra de produto ou serviço deve ter todos os dados necessário detalhados no campo Observações Solicitação de Compra de Produtos ou Serviços As necessidades de compras de produtos são identificadas pelo Almoxarifado do Grupo Prive, mediante requisição de produto das áreas ao Almoxarifado, aprovadas pelo Gestor da área, no módulo Almoxarifado do sistema e-solution. Ao identificar que não há produto em estoque para atender a necessidade da área, o Almoxarifado deve consolidar as requisições não atendidas diariamente e emitir OFM, informando a qual requisição tal solicitação se refere. Em se tratando de itens como carne, hortifrúti, laticínios e derivados, que são recebidos diretamente pelos Controle A&B, o Almoxarifado deve acompanhar a entrega dos produtos e realizar a transferência do almoxarifado primário para o secundário e sua utilização deve ocorrer mediante requisição para o Almoxarifado. Para reposição destes produtos o Almoxarifado também deve consolidar as requisições não atendidas diariamente no sistema e emitir OFM, informando a qual requisição tal solicitação se refere.

2 2 / 7 As necessidades de contratação de serviços são identificadas pelas áreas, e estas devem emitir a solicitação de compras com todas informações necessárias, porém para serviços de reforma ou obra civil deve-se seguir o disposto no item 4.7. Para que a OFM/OFS de produtos estejam liberadas para o Comprador é necessário que sejam aprovada pelo Gestor do Almoxarifado ou pelo Controle A&B (itens específicos), e em se tratando de OFM/OFS de solicitações de reforma ou obra civil, pelo Gestor da Manutenção. Para demais solicitações a OFM/OFS deve ser aprovada pelo Gestor da área solicitante Cadastro de Produtos Se ao emitir uma solicitação de compra, não for encontrado o item desejado na relação de produtos/serviços, significa que o mesmo não está cadastrado no sistema. Para tanto a área solicitante, ou seja, aquela que se beneficiará do produto ou serviço, deve preencher o Formulário Padrão Cadastro de Produtos e Serviços e encaminhar para o Analista de Controladoria responsável por efetuar o cadastro no sistema Solicitação de produtos/serviços relacionados a Manutenção As solicitações de compras ou serviços relacionados a reformas e obras civil somente devem ser aceitas se originadas pelo departamento de Manutenção. Para serviços relacionados a reformas e obras civil, a área solicitante deve abrir uma OS para a Manutenção, através do sistema de chamados 0800.net, que deve avaliar a necessidade do solicitante e então emitir a OFM/OFS, para o centro de custo do solicitante, dos produtos e serviços necessários para realização da reforma ou obra civil Solicitação de Compra de Urgência Para compras de urgência o solicitante deve-se inserir no campo Observação da solicitação de compra que trata-se de uma urgência e o motivo. Nestes caso o solicitante deve entrar em contato com o departamento de Compras para acompanhar sua solicitação. Para estas solicitações o Comprador faz o processo o mais rápido possível e se o fornecedor não pode entregar o produto, Compras deve avisar o solicitante para buscar Realização da Compra

3 3 / 7 As OFM/OFS abertas e aprovadas ficam disponíveis no sistema e cada Comprador, de acordo com sua especialidade/competência, efetua as cotações enviando a Proposta/Cotação de Preço para o fornecedor, via ou entrega pessoal, para que este informe o valor, o prazo de entrega e as formas de pagamento. Para garantir a imparcialidade, a eficiência e a eficácia do processo de compras, cada OFM/OFS deve ter no mínimo 3 cotações. Ao receberem as cotações preenchidas os Compradores negociam com os fornecedores com intuito de conseguir um melhor preço com qualidade e após insere no sistema a cotação realizada. O sistema define os fornecedores vencedores, conforme o valor mais baixo. Posteriormente o processo de cotação deve ser impresso e encaminhado para autorização do Supervisor ou Gerente de Compras, que valida a cotação. Para processos de compras que se tratarem de: investimento, bens imobilizados, equipamentos, o Gerente de Compras deve colher a aprovação do Superintende da área. Estando o processo autorizado o Comprador deve emitir a Ordem de Compra e enviar por ao fornecedor para que atenda conforme negociado. Caso o produto ou serviço for especifico de um fornecedor, ou haja dificuldades no faturamento, ou seja compras emergências, e não houver a possibilidade de realizar cotações com mais fornecedores, o Supervisor ou Gerente de Compras, deve inserir na cotação impressa uma observação informando o motivo de não ter outras cotação. Para auxiliar no processo de cotação, o solicitante pode indicar um fornecedor, porém este passará a fazer parte da cotação, pois em momento nenhum uma indicação se tornará a única opção Compras CEASA Produtos dos grupos: frutas, verduras, legumes e grãos (castanhas, gergelim, linhaça, entre outras) são comprados no CEASA. As solicitações de compra destes produtos são atendidas pelo Comprador do escritório de Goiânia, que deve fazer uma cotação inicial com os fornecedores um dia antes de realizar as compras. As compras no CEASA devem ser realizadas no período da manhã e ser separadas por empresa, mediante impressão das solicitações. A cotação final é realizada in loco, por um processo dinâmico, e as compras são finalizadas após o fornecedor emitir as notas fiscais individuais por empresa e carregar o caminhão. O transporte deste produtos é realizado por uma transportadora de Calda Novas, que recolhe as caixas no dia anterior no Almoxarifado Central e nos hotéis onde posteriormente (no dia das compras) deve ser realizada a entrega dos produtos juntamente com as notas fiscais.

4 Compra de produtos/serviços relacionados a Marketing 4 / 7 Para itens que precisam de layout e ficha técnica, o Compras ao receber a solicitação deve verificar com o Marketing se o layout está pronto. Estando pronto, o layout é encaminhado para o fornecedor fazer a cotação e após cotado e definido o fornecedor e feito uma nova aprovação entre marketing e fornecedor para liberar a produção do material. O recebimento do material deve ser realizado pelo Almoxarifado mediante presença do Analista de Marketing, que tem a capacidade técnica para avaliar se o produto está em conformidade, dando o aceite ou não no recebimento. Para a aquisição de serviços de mídias (áudio ou vídeo), a área de Marketing após definir as ações deve solicitar ao Compras a contratação formal do serviço, através da solicitação de compras e para auxiliar no processo de cotação, pode deve indicar no mínimo 3 fornecedores que atendam suas necessidades (qualidade, prazo). Se, para atendimento do Planejamento Estratégico de Marketing, a ação necessitar ser realizada por um fornecedor especifico, o Gerente de Marketing deve indicar o fornecedor e detalhar o motivo no campo Observação Compras de produtos perigosos As lâmpadas, pilhas e baterias são consideradas produtos adquiridos para consumo, segundo a NBR resíduos perigosos, em função de conter Mercúrio, Cromo, Bário, Cádmio, dentre vários metais pesados prejudiciais ao meio ambiente. Para toda aquisição de lâmpadas, pilhas, baterias, óleo lubrificante e produtos químicos, o Comprador deve-se verificar a possibilidade dos fornecedores desses produtos efetuar o recolhimento dos residuais (Classe I, NBR ) gerados após o uso. Esta ação se faz necessário para assegurarmos o cumprimento do ART.33 Logística Reversa da Política Nacional de Resíduos Sólidos, aprovada em 02 de agosto de Recebimento de Produtos e Serviços O recebimento de produtos somente deve ser realizado pelo Almoxarifado, mediante conferencia da Ordem de Compra, e a nota fiscal deve ser encaminhada ao Input de Notas Fiscais, conforme procedimento operacionais específicos. O almoxarife de cada Almoxarifado deve observar se os produtos adquiridos foram entregues conforme especificações/prazos/preços/quantidades estabelecidos nas Ordem de Compra, que devem ser impressas nos próprios Almoxarifados, após estarem aprovadas.

5 5 / 7 Segue abaixo os produtos e percentuais toleráveis de variação para recebimento pelos Almoxarifados. Recebimentos fora dessa tabela, somente podem ser aceitos conforme autorização do Comprador e Gestor de Compras. Carnes em gerais Até 10% Laticínios, resfriados Até 10% Material gráfico Até 10% No caso de serviços, os próprios solicitantes devem imprimir as OC para conferência e posteriormente para serem anexadas junto às notas fiscais para envio ao Input de Notas Fiscais Prazos para Compras Segue abaixo prazos para realização do processo de compras de produtos e serviços. O prazo inicia-se quando a solicitação é visualizada pelo departamento de Compra e encerra quando a OC é emitida. O prazo para entrega depende da negociação com cada fornecedor. Informática Peças e Acessórios Equipamentos Shopping Vestuário Material Descartável Material de Limpeza Material Gráfico Material de Escritório Alimentos e Bebidas: Laticínios e Derivados Leite In Natura Outros itens Horti Frutis Compras de Produtos e Serviços Produtos Prazos para Aquisição 02 dias úteis 02 dias úteis

6 Cereais e Sacarias Carnes e Embutidos Sucos e Refrigerantes Bebidas Alcoólicas Doces e Enlatados Produtos de Panificação e Confeitaria Massas Frescas e Similares Gelo Patrimonial (louças, talheres e utensílios) SISTEMA CORPORATIVO DE GESTÃO Materiais para manutenção (Elétrica / Mecânica / Civil / Refrigeração etc.) Itens de Reposição do Almoxarifado de Manutenção Ferramentas Materiais para Jardinagem Materiais para Segurança (EPI Equipamento para Proteção Individual) Uniformes Itens de compra realizados em Goiânia Produtos Específicos conforme amostras Produtos Especiais Aquisição para Serviços Obras de recuperação patrimonial: (civil, manutenção e elétrica) Obras de montagem de apartamentos Manutenção (Elétrica / Mecânica / Civil / Refrigeração etc.) Locações (Equipamentos / Veículos / Stands etc.) Manutenções Equipamentos Eletroeletrônicos Serralheria e Marcenaria Manutenção de Equipamentos de Informática Carregadores 03 dias úteis 30 dias úteis 6 / 7 Negociação com Fornecedor

7 7 / 7 Shows e Semanas Especiais Comunicação Visual Lógica, telefonia Cópias, Impressões e Plotagens 30 dias úteis 5. RELAÇÃO DE ANEXOS / REFERÊNCIA / REGISTROS GERADOS Relacionar anexos e registros gerados bem como referências utilizadas. Formulário Padrão Cadastro de Produtos e Serviços NBR APROVAÇÕES ART.33 Logística Reversa da Política Nacional de Resíduos Sólidos