INSTITUTO DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA - IETEC PÓS-GRADUAÇÃO CURSO DE APERFEIÇOAMENTO EM ENGENHARIA DE SOFTWARE - T05 Abril de 2014

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1 INSTITUTO DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA - IETEC PÓS-GRADUAÇÃO CURSO DE APERFEIÇOAMENTO EM ENGENHARIA DE SOFTWARE - T05 Abril de Auditando uma implantação de ERP (Enterprise Resource Planning) em empresas públicas e privadas Resumo SIMONE MOREIRA CUNHA Coordenadora de Implantação ERP simonecunh@gmail.com Este artigo tem o objetivo de fazer uma pré-análise do processo de implantação de um sistema integrado de gestão empresarial (ERP Enterprise Resource Planning). Com intuito de propor um entendimento da relação direta com a disciplina Gestão de Projetos e sua correlação às disciplinas de Requisitos e Testes. Mediante a uma auditoria, investigar os principais fatores que leva um importante projeto a um estágio de insucesso e assim propor soluções para amenizar e/ou eliminar tais fatores. A aquisição de um SIGA (Sistema Integrado de Gestão Empresarial) é um fator de suma importância da TI para atingir as estratégias da empresa, tornando-a atualizada e competitiva aos olhos do mercado. Palavras-chave: Implantação, ERP, SIGA, Requisitos, Testes. 1 Introdução O contexto da pesquisa é mostrar a importância do processo de implantação de sistemas dentro da Engenharia de Software. Em algumas pesquisas feitas pode-se observar que a implantação não é considerada uma disciplina dentro da Engenharia de Software e sim, parte da disciplina de Projetos. Nas metodologias de desenvolvimento antigas e até as mais atuais esta fase é vista mais como um processo/projeto, ou seja fase do ciclo de vida de um software. Nas pesquisas mais recentes, é possível observar que a mesma passa a ser citada dentro da disciplina Gestão de Projetos conforme mostra o OpenUp Processo Unificado Aberto desenvolvido pela Eclipse Foundation.

2 A questão a ser levantada é: Quais fatores de maior interferência na implantação de um sistema integrado de gestão empresarial e o que fazer para obter sucesso? 2 O objetivo é identificar as falhas na fase de implantação e propor uma estratégia de ação pré-implantação, implantação e pós-implantação com uma análise prévia à metodologia da fornecedora do ERP, bem como eliminar recursos desnecessários e adaptar a metodologia ao cenário atual da empresa. A justificativa é apontar os inúmeros relatos de insucesso nas implantações como atraso na entrega, falha no atendimento dos processos internos e de negócios da empresa, entre outros. O artigo apresenta a seguinte estrutura: no primeiro capítulo fez a introdução, segundo capítulo apresentação do referencial teórico, terceiro capítulo metodologia usada na pesquisa, quarto capítulo apresentação da pesquisa, quinto capítulo análise dos resultados, sexto e último capítulo a conclusão. 2 Referencial teórico Abaixo abordaremos quatro conceitos essenciais para realização desse artigo: 2.1 Conceito de Enterprise Resource Planning ( ERP) Um ERP é um sistema integrado, que possibilita um fluxo de informações único, contínuo e consistente por toda a empresa, sob uma única base de dados. Eles fornecem rastreamento e visibilidade global da informação de qualquer parte da empresa e de sua cadeia de suprimento, possibilitando a tomada de decisões inteligentes. (Chopra e Meindll, 2003). Ou seja, um sistema ERP permite planejar, controlar, otimizar processos, entre outros, possibilitando a melhoria da gestão e tomada das decisões estratégicas, que são pontos fundamentais para o crescimento de uma empresa. É possível citar outros benefícios como: redução de atividades que não agregam valor, redução de horas extras e alocação de funcionários, melhor satisfação dos clientes internos e externos, resultado da rapidez e acuracidade na geração e disponibilização de informações e maior confiança na tomada de decisões. 2.2 Implantação de Sistemas A implantação de sistema é considerada uma fase do ciclo de vida de um software, sistemas (aplicação, documentação e dados), no contexto de um Sistema de Informação, que corresponde textualmente à passagem do software para a produção.

3 É uma das etapas mais críticas, porque depende de mudanças na cultura organizacional e da quantidade e complexidade dos módulos que serão implantados (Salgueiro, 2005). Pode ser dividida em sete etapas: (1) Mapeamento e otimização dos processos atuais, (2) Seleção do sistema ERP, (3) Decisão da compra, (4) revisão e adequação dos processos operacionais à nova realidade sistêmica, (5) Implantação, (6) Treinamento e (7) auditoria operacional e manualização sistêmica. Todas as fases citadas são de suma importância para uma implantação de sucesso, nesse trabalho será abordado apenas as etapas de implantação e suas áreas correlatas e de auditoria operacional e manualização sistêmica Gestão de Projetos O Guia PMBOK Projetc Management Body of Knowledge, conhecido como o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos levantado pelo PMI - Project Management Institute assim define o gerenciamento de projetos: É a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas em projetos com o objetivo de atingir ou até mesmo exceder às necessidades e expectativas dos clientes e demais partes interessadas do projeto. O OpenUP ainda fala que: A Gestão de Projeto é uma disciplina tipo guardachuva que afeta, e é afetada por, todas as outras disciplinas. As atividades da gestão de projeto adicionam valor ao criar um ambiente de trabalho de elevado desempenho onde: Os Stakeholders acreditem na habilidade da equipe de entregar, com sucesso, algo valoroso e entender as capacidades e restrições da plataforma técnica; Os membros da equipe de projeto compreendam os desejos dos Stakeholders e confirmem que compreenderam, produzindo continuamente um produto de software executável para avaliação. 2.4 Análise de Requisitos Fornece o mecanismo apropriado para entender aquilo que o cliente deseja, analisando as necessidades, avaliando a viabilidade, negociando uma solução razoável, especificando a solução sem ambiguidades, validando a especificação e gerenciando as necessidades à medida que são transformadas em um sistema operacional (THAYER E DORFMAN, 97, APUD PRESSMAN, 2011). 2.5 Teste de implantação

4 Esta disciplina trata segundo Molinari (2003), da divisão das fases de testes após a configuração do sistema. A fase de teste pode ser dividida em três etapas: Primeira: testes individuais de cada transação do sistema que será utilizada após a entrada em produção. Realizado pelos usuários finais acompanhados pela equipe de implantação (consultores). Segunda: testes integrados, o objetivo é passar por diversos módulos do sistema, a equipe deve ser composta por pessoas de todas as áreas envolvidas nos processos. Terceira: testes de stress, nessa etapa é verificado o desempenho do sistema para um volume real de transações da empresa. 4 3 Metodologia A metodologia utilizada neste trabalho é de natureza exploratório-descritiva. Exploratório uma vez que através de pesquisas é possível analisar e ter embasamento para o estudo proposto, com a coleta e documentação de informações, descritiva visto que para sua realização foi necessária uma descrição das características resultantes na fase de implantação de um sistema. No que se refere à abordagem, este trabalho possui caráter qualitativo tendo em vista um levantamento e apresentação dos aspectos positivos e negativos da metodologia usada na implantação de sistema e por fim as técnicas utilizadas foram: documental e estudo de caso. 4 Apresentação da pesquisa A pesquisa foi realizada em uma empresa pública, há 65 anos no mercado, com sede em Belo Horizonte com trinta e nove filias no estado de Minas Gerais. A mesma encontra-se em processo de implantação de um ERP de uma grande fornecedora do Mercado, com atraso de um ano e sete meses. Há 10 meses foi inicializado o trabalho de auditoria operacional, com intuito de diagnosticar e levantar os fatores que levaram a tal atraso e o insucesso no projeto de implantação, bem como acompanhar e inicializar novamente o projeto. Atualmente nosso estudo de caso possui o seguinte cenário: Atores: Cliente x Auditor x Fornecedor O trabalho de auditoria foi dividido em quatro fases:

5 Primeira: Análise do sistema pré-implantado com os usuários chaves e levantamento de não conformidade; Segunda: Análise do sistema pré-implantado com os usuários chaves x analistas da fornecedora e levantamento de não conformidade; Terceira: Cronograma de atendimento as não conformidades e entrega final da implantação; Quarta: Projeto pós-implantação. Nas duas primeiras fases acimas identificamos os seguintes fatores nas seguintes perspectivas: Metodologia de implantação usada pela fornecedora: - Envolve grande número de documentação; - Não existe gestão dos documentos de ambas as partes; - Planejamento Ok - Execução do plano houve falha Rastreabilidade - mais importância na documentação; - Analistas despreparados; -Falta e falha na definição dos cenários de testes; -Falta e falha na documentação técnica. Processos: -Falha no mapeamento de alguns processos; -Rotinas do sistema divergentes por conter lógica divergente ao modelo de negócio em questão; -Falha em parametrizações e customizações; - Vícios e falhas após a entrega; - Muitos patches de atualização não resolvem se não forem acompanhados de uma metodologia de organização. Organizacional: -Gestão de competitividade interna; -Saídas dos usuários chaves: férias, licenças, demissões; -Muito contato com os usuários é bom? Nem sempre o mesmo se torna dependente da área de TI da empresa. 5 5 Análise dos resultados Com base a citação de alguns fatores críticos de sucesso que devem ser avaliados, segundo Colangelo Filho (2001) e mediante capítulo quatro segue algumas considerações e recomendações.

6 6 5.1 Fatores críticos de sucesso que devem ser avaliados: Envolvimento do usuário; Apoio da direção; Definição clara das necessidades; Planejamento adequado; Expectativas realistas; Marcos intermediários; Equipe competente e dedicada; Comprometimento; Visão e objetivos claros; Infraestrutura adequada. 5.2 Considerações e recomendações: -Não consultar os usuários isto pode causar impactos negativos na gestão de negócios. -Mapeamento dos processos da empresa e ajustes nos casos em que o processo atual seja moroso para adaptá-lo ao ERP de forma a não prejudicar a empresa como um todo. -Análise previa das duas partes para saber se o ERP irá ou não atender aos processos da empresa. - Nem sempre agilidade é fator de competitividade. Faltou elucidar o fator qualidade primordial para evitar o re-trabalho causando perda de tempo. -O fornecedor está comprometido ou envolvido? -A equipe de implantação deverá ter profundos conhecimentos do sistema ERP e de técnicas de gestão de projeto. -No levantamento dos processos devem ser avaliadas as particularidades que não serão atendidas pelo ERP, em seguida estudar a melhor prática procurando alternativas no sistema para alcançar o resultado esperado, customizações para que o mesmo atenda as necessidades do processo. -Os treinamentos devem ser feitos com base nos processos, se for focado no ensino do ERP, não será efetivo causando transtornos na utilização do sistema. -O fornecedor contratado deve passar confiança, disponibilizando profissionais capacitados com experiência na solução e uma metodologia bem definida de implantação. Outras observações, segundo as perspectivas elucidadas no capítulo 2: Gestão de Projetos Podemos avaliar que devido a sua complexidade e quantidade de recursos e atividades envolvidas, a implantação de um ERP é estruturada através de um projeto.

7 Assim, com base nestes conhecimentos e de acordo com pesquisas realizadas, a empresa implantadora deverá apresentar uma metodologia de implantação. Sob a perspectiva de produto temos como principais objetivos: - mapeamento dos processos de negócio da empresa - estudo da aderência do ERP aos processos mapeados - definição da parametrização - definição de personalizações - elaboração do plano de testes - dimensionamento da infra-estrutura de TI (sizing) - desenvolvimento das personalizações - preparação dos ambientes de testes - treinamento dos usuários - simulação dos processos para validação das funcionalidades - elaboração de manuais - teste de carga - disponibilização do sistema - preenchimento dos cadastros - carga de dados inicial - utilização do sistema para novas transações Sob a perspectiva de projeto temos como principais objetivos: - entendimento da estrutura hierárquica da empresa - identificação das pessoas-chave de cada processo - elaboração da matriz de responsabilidades do projeto - alinhamento do escopo (project charter e WBS) - elaboração do cronograma - elaboração do plano de comunicação - elaboração do plano de projeto - acompanhamento do planejado x realizado - avaliação da efetividade das atividades - gestão das aprovações das diversas etapas - apresentação do andamento ao comitê executivo do projeto - gestão da execução do plano de projeto - gestão das mudanças de escopo - gestão de conflitos Apesar de apresentar um escopo de projeto de implantação desejável, nem sempre o que se planeja é cumprido, mediante isso vimos como boas práticas a reserva de hora de contingência para o projeto, sugerindo de 10 a 15% do total de horas, além da necessidade de um monitoramento maior por partes dos gerentes de projetos na fase de execução do plano. A manutenção de projeto é a parte que gera maior gargalo quando mal gerenciada, assim o foco é planejar, monitorar e controlar. 7

8 8 Análise de Requisitos Mediante os fatores expostos acimas em relação à falha na definição dos requisitos dos usuários, é importante priorizar e criar uma matriz de funcionalidades requeridas pelo negócio e fazer uma pré-análise de acordo com diferentes ERPs. Assim diminuímos o risco de uma compra mal feita, sendo possível escolher um ERP que forneça o número máximo de funcionalidades necessárias. É importante que a solução de ERP seja configurável. "Isso não significa soluções re-codificadas para atender às suas necessidades", explica Tim Garcia, CEO da Apptricity. "Isso significa ter a capacidade de alterar as configurações dentro da solução para que ela se adapte à sua organização como um terno. Você deve ser capaz de definir a interface do usuário, como a informação será apresentada e os dados que devem aparecer em determinados cenários." A análise de requisitos tem grande importância, quando de trata de customizações. Algumas são essenciais, mas em excesso não é bem vista. O intuito aqui é não perder o foco nas atualizações do ERP sem perder todo esse trabalho de personalização. Nessa fase é importante manter o software atualizado. Não acompanhar as atualizações do software fará com que seu sistema fique mais difícil de suportar ao longo do tempo aumentando seu custo de propriedade, ficando também mais difícil e caro fazer o upgrade para a próxima versão. Testes de implantação Como vimos no tópico Gestão de Projeto sob a perspectiva do produto tem-se a necessidade da elaboração do plano de testes, preparação dos ambientes de testes, simulação dos processos para validação das funcionalidades e teste de carga. 6 Conclusão (Limitações; Sugestões futuras) Por mais que a metodologia tradicional de software pregue um planejamento minucioso, vasta documentação mesmo assim não se vê impacto positivo nos fatores primordiais em qualquer projeto: quantidade e qualidade. A má execução desse planejamento, sabendo-se também que tal metodologia é mais teórica do que prática, umas das deficiências que podemos citar são: falta de documentação, ou documentação mal escrita gerando perda de tempo na busca de informações, bem como dificuldade no entendimento do processo. Vale ressaltar também que a falta de levantamentos de requisitos e documentação dificulta nos processos de manutenção bem como garantia da qualidade uma vez que levantamento de requisitos são insumos primordiais na

9 fase de teste de software também presente e necessário na fase de implantação. A implantação de um sistema ERP propicia diversas melhorias perceptíveis a uma organização, entre elas está a maior confiabilidade dos dados, atualizados em tempo real e sem retrabalho. Ao agilizar e padronizar todos os processos de venda, produção, compras, controle de estoque, faturamento e recebimentos e pagamentos, a empresa tem os dados necessários para planejar, diminuir custos e melhorar os processos de produção. O tempo e o processo de tomada de decisão também ganha nova dinâmica devido à confiabilidade e rapidez na obtenção de dados. Pode-se concluir também que as piores dificuldades não estão nos desafios técnicos e sim nas que confrontam a estrutura organizacional das empresas ou alterações em processos já estabelecidos que envolvem pessoas. Implantar um ERP sem conflito é tarefa praticamente impossível. Espera-se por parte de todos os envolvidos, profissionalismo, buscar sempre os objetivos da organização, habilidades de relacionamento interpessoal do consultor ERP e da equipe envolvida, apoio da gerência de TI para fixar algumas posições junto ao cliente, alguns conceitos e condições contratuais devem ser explicitados desde o início da implantação. Algumas empresas descobrem que envolver peritos externos em ERP é fundamental para acompanhamento do projeto. No caso da contratação de um terceiro, certifique-se que ele conheça e entenda o seu negócio, seus objetivos organizacionais, bem como o sistema de ERP que você está implantando. A consultoria deve ser capaz de discutir a implantação de forma plena, conhecer as limitações e restrições do ERP e assim propor soluções alternativas. Enfim, a maioria dos atrasos de ERP hoje pode ser mapeada desde as faltas cometidas na metodologia de implantação, perda do foco na entrega e satisfação do cliente bem como na auto sabotagem dos usuários sobrecarregados e inseguros com a nova ferramenta de gestão. Planejamento, dedicação e atenção na execução, é um conjunto de ferramenta para alcançar o sucesso na implantação de um ERP. Com base nos fatores de insucesso apresentados, fica como sugestão futura o estudo e desenvolvimento de uma metodologia de implantação de ERP, propondo mediante a metodologia apresentada pela fornecedora de sistemas, adaptar tal metodologia a empresa usando como apoio uma estratégia interna para acompanhamento do projeto de implantação. Referências 9

10 CASTRO, Rubens. Implantação de ERP, outubro Disponível em: < Acesso em: 02 abr FERNANDO, Alexandre. Implantação de ERP, abril Disponível em: < Acesso em: 02 abr PRESSMAN, R. S. Engenharia de software: uma abordagem profissional. 7.ed. Porto Alegre : AMGH, SCHIFF, Jennifer Lonoff. 11 dicas para implantação de sistemas de ERP, maio Disponível em: < Acesso em: 02 abr THADEU, Marcos. Gestão de Projetos Abordagem Conceitual, maio Disponível em: < Acesso em: 21 abr WIKIPEDIA. Implantação de Software, março Disponível em: < Acesso em: 21 abr WTHREEX. Disciplina: Gestão de Projetos, abril Disponível em: < Acesso em: 21 abr