4o ENCONTRO DE USUÁRIOS DE BI
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- Eliana Esteves Padilha
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1 4o ENCONTRO DE USUÁRIOS DE BI Contextualizando Para o quarto Encontro de Usuários de Bi o tema escolhido foi sobre os mo8vos que levam projetos de BI a serem tão longos e o que poderia ser feito para torná- los mais ágeis e com retorno de inves8mento mais rápido. Como sempre, 8vemos duas sessões, uma em São Paulo e outra no Rio de Janeiro. Contamos com a presença de mais de 30 representantes de diversas empresas, todas elas com alguma inicia8va na área de Business Intelligence ou Data Warehousing. Os encontros 8veram o formato de workshop, iniciando com um levantamento dos principais fatores que tornam os projetos de BI longos e com baixo nível de atendimento às expecta8vas dos usuários. Em seguida o grupo discu8u sobre estratégias que pudessem endereçar os fatores iden8ficados de forma a agilizar os projetos e aumentar suas taxas de sucesso. A seguir apresentamos os principais pontos discu8dos ao longo dos encontros. Mo/vos que Fazem os Projetos de BI Terem Prazos Longos Entre os diversos mo8vos que levam projetos de BI se estenderem por vários meses e frequentemente por anos, foram citados os seguintes. Alta Complexidade A dificuldade de integrar vários sistemas ao mesmo tempo, alguns deles externos à organização e mal documentados, aumenta muito a complexidade deste 8po de solução. Por se tratar de um sistema que tem como obje8vo prover informações sobre a operação das empresas, o processo de homologação é dificultado. A preparação de massa de dados para testes é complexa e nem sempre consegue- se representar todas as caracterís8cas dos dados de produção. Por outro lado, testes com dados completos de produção costumam ser inviáveis nos ambientes de desenvolvimento e de homologação. Page 1
2 A falta de documentação sobre os processos e dos sistemas das empresas torna o mapeamento dos mesmos extremamente di\cil. As deficiências dos ambientes transacionais muitas vezes impactam na qualidade dos dados do ambiente de BI. Se este 8po de deficiência não for detectado no momento certo, a chance de frustrar as expecta8vas dos usuários finais é muito alta. Por estarem mal atendidos pelos sistemas transacionais, os usuários tendem a solicitar informações muito detalhadas e com caráter operacional, aumentado a dificuldade de construção do ambiente de BI. Expecta/vas Irreais sobre Soluções de BI Em geral a direção das empresas possui uma percepção errada sobre os custos de implantação e manutenção de um projeto de BI, o que dificulta a aprovação de orçamento para este 8po de projeto. A percepção equivocada se deve a maneira como os fornecedores de tecnologia vendem suas soluções, prometendo implementações rápidas e de baixo custo, o que não é viável na grande maioria dos casos. A tenta8va de subs8tuir ferramentas como o Excel e o Access de forma defini8va torna os projetos mais complexos e dificulta a capacidade de atender as expecta8vas dos usuários finais. Na tenta8va de viabilizar o projeto internamente, muitas vezes as organizações optam por iniciar o projeto sem ter a infraestrutura de hardware e so_ware adequada. Em geral, este 8po de abordagem gera muitos problemas no momento de operacionalizar o ambiente de BI. Dificuldade de Definição de Escopo e Mudanças Constantes ao Longo do Projeto O processo de definição de escopo e de aprovação de orçamento nas empresas é longo e complexo. Por se tratar de um projeto estratégico e de custo elevado, as empresas tendem a definir um escopo mais abrangente, pensando em aprovar o orçamento de uma única vez, mas normalmente enfrentam muitas dificuldades para definir o escopo de forma adequada. Page 2
3 Os usuários têm muita dificuldade em definir os requerimentos de negócios. Mesmo quando o fazem, é comum que mudem de ideia durante o projeto, muitas vezes após a entrega ser realizada. Em geral os projetos possuem como premissa a estabilidade dos sistemas origem ao longo do projeto, o que muitas vezes não é possível. Mudanças de regras de negócio que ocorrem durante o projeto são mais comuns do que se imagina e obrigam a negociação de várias solicitações de mudança de projeto. Por conta da forma como as empresas aprovam orçamentos para projetos é muito comum que mudanças de escopo não sejam aprovadas por falta de orçamento, o que impacta na capacidade de atender as expecta8vas dos usuários. Falta de Interação com os Usuários Em geral os usuários finais se envolvem somente nos períodos de definição de requerimentos e de homologação. A falta de interação com os usuários finais durante o desenvolvimento faz com que muitas vezes o produto desenvolvido não atenda as expecta8vas dos mesmos. As mudanças internas nas organizações que ocorrem durante o projeto fazem com que os requerimentos mudem. É comum que o usuário responsável pela aceitação do sistema não seja o mesmo que definiu os requerimentos, dificultando o processo de aceitação das entregas. Falta de Arquitetura de Referência, de Metodologia e de Experiência A falta de uma arquitetura de referência e de uma metodologia adequada aumenta o risco dos projetos, torna a manutenção do ambiente mais di\cil e prejudica os obje8vos de longo prazo. Para piorar, a complexidade deste 8po de solução faz com que uma eventual mudança da estrutura do ambiente para torná- lo aderente a uma arquitetura de referência torne- se cada vez mais di\cil conforme o volume de assuntos já implantados aumente com o tempo. A falta de experiência da equipe de implementação aumenta em muito o risco deste 8po de projeto. Projetos de BI possuem alta complexidade e exigem alto nível de conhecimento técnico e de negócio, nem sempre disponível nas equipes envolvidas com este 8po de projeto. Page 3
4 Formas de Agilizar Projetos de BI A seguir apresentamos as propostas dos grupos de discussão para endereçar cada um dos fatores que tornam os projetos de BI mais longos e menos bem sucedidos. Alta Complexidade A forma mais eficiente de endereçar a alta complexidade de um projeto é contar com uma equipe de projeto experiente, liderada por profissionais que já tenham par8cipado de vários projetos. Entregas menores e com escopo mais reduzidos também ajuda a reduzir a complexidade do que está sendo desenvolvido e posteriormente na validação das entregas. Entregas menores eventualmente geram retrabalho em etapas futuras mas trazem os bene\cios de reduzir a complexidade de cada entrega, permi8r que os usuários obtenham valor da solução mais rapidamente e, possibilitar ajustes de rota resultantes do conhecimento adquiridos pelos usuários com a u8lização das primeiras versões da solução. Dificuldade de Definição de Escopo e Mudanças Constantes ao Longo do Projeto A solução ideal para evitar problemas relacionados com a dificuldade em definir o escopo de um projeto é não ter que defini- lo de forma tão antecipada como é feito na maioria dos projetos. Para que isso seja possível a forma de contratação deste 8po de projeto deve deixar de ser baseada em escopo fixo e passar a se basear na contratação de uma capacidade de produção por um tempo determinado. Nesta modalidade de contratação, o escopo total do projeto passa a ser apenas uma visão macro do que se deseja no período completo do contrato. O escopo detalhado Page 4
5 é definido somente para a etapa a ser iniciada, cuja duração deve ser a mais curta possível para garan8r entregas completas (8picamente de 4 a 8 semanas). Mesmo considerando entregas menores, é necessário admi8r que mudanças são sempre necessárias. Aceitar mudanças como parte do processo é fundamental para atender de forma mais eficiente as expecta8vas dos usuários finais. Nesta abordagem, o foco é no atendimento das expecta8vas dos usuários finais e não no plano de projeto estabelecido. Como mudanças geram retrabalho e eventualmente aumentam a dificuldade de uma entrega, a negociação de escopo passa a ser a ferramenta principal para garan8r o cumprimento das datas de cada entrega. Um grande consumidor de energia durante a implantação de um projeto é o processo de documentação. As mudanças constantes fazem com que a documentação nem sempre seja atualizada durante o projeto, o que inviabiliza seu uso como fonte de informação. Assim sendo, ter uma documentação mais leve e de fácil atualização é muito importante para garan8r maior agilidade ao projeto. Falta de Interação com os Usuários A única maneira de combater a falta de interação com os usuários finais é mantê- los envolvidos com o projeto durante todas as etapas do desenvolvimento. Os usuários devem fazer parte da definição inicial, mas também devem par8cipar de validações parciais, tendo contato com os sub- produtos do desenvolvimento mesmo que em fases preliminares. Este contato precoce ajuda a evitar erros que se propagam até o final do projeto, permi8ndo a correção de rota antes que o esforço de correção inviabilize as entregas. Se os usuários não possuem disponibilidade de interagir durante todo o projeto deve- se avaliar seriamente a viabilidade de perseguir o projeto em questão. Expecta/vas Irreais sobre Soluções de BI É importante conscien8zar a organização sobre as dificuldades e as limitações de um ambiente de BI. Todos devem estar cientes da complexidade e dos custos envolvidos neste 8po de solução. Um ambiente de BI deve ser considerado como um ser vivo, que depende de inves8mentos congnuos para se manter atualizado e ú8l. É um erro tratá- lo como Page 5
6 um projeto com início, meio e fim. Ao contrário, ele deve ser tratado como um processo evolu8vo, que demanda manutenção e monitoração constantes. Projetos de BI devem ter mais foco na disponibilização da informação e menos foco nos relatórios. O obje8vo de eliminar a possibilidade de u8lização de ferramentas como Excel ou Access por parte dos usuários não deve ser um dos obje8vos do projeto pois na maioria dos casos trata- se de uma expecta8va inviável e que gera grandes frustrações nas áreas usuárias. Falta de Arquitetura de Referência, de Metodologia e de Experiência Não abrir mão de uma Arquitetura de referência bem pensada e definida antes do início do projeto é fundamental para garan8r o sucesso de um projeto de BI. Manter a disciplina em torno de uma Arquitetura de Referência é a única maneira de fazer com que um Ambiente de BI se mantenha vivo e ú8l ao longo de vários anos. Abrir mão da Arquitetura de Referência significa no médio e longo prazo perder o controle do desenvolvimento. O preço deste 8po de decisão normalmente leva a becos sem saída que podem levar a morte de um ambiente de BI. Page 6
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