RECLASSIFICAÇÃO DE DESPESAS NO NOVO SIAFI

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1 RECLASSIFICAÇÃO DE DESPESAS NO NOVO SIAFI Arquivo atualizado em 22/10/2013.

2 Sumário 2 Tópico Página Introdução 3 Aplicação 4 Situações de reclassificação 5 Lógica de utilização 6 Exemplo Prático 10 INCDH 13 Dados Básicos 15 Outros Lançamentos 16 Contabilização 26 Reclassificação de Suprimento de Fundos 28

3 Reclassificação de despesas no NOVO SIAFI A reclassificação de despesas no NOVO SIAFI pode ser feita de duas formas: Documento hábil RD ; ou Aba Outros Lançamentos no próprio documento hábil (Ex.: NP, FL, SF) Esse procedimento substitui o antigo documento hábil CD, utilizado no SIAFI tela preta. 3

4 Reclassificação de despesas no NOVO SIAFI Aplicação A reclassificação de despesas somente pode ser realizada após a realização do documento hábil no GERCOMP No NOVO SIAFI o procedimento da reclassificação de despesas poderá ser utilizado para (Exemplos): Reclassificações de subitens de empenho de Suprimento de Fundos (Ex.: reclassificar o subitem 96 para o 30 ou 35); Reclassificações da folha, que passará, a partir de 2013, a contar com o empenho para sua liquidação; Utilização incorreta de situações de liquidação (Ex: documento liquidado com DSP101 (material para estoque), quando o correto seria DSP102 (material para consumo imediato) Reclassificações de empenho e/ou subitem utilizado incorretamente na liquidação de um documento hábil 4

5 5 Situações de reclassificação de despesa As situações utilizadas na reclassificação de despesas seguem o mesmo padrão utilizado para as demais situações utilizadas no sistema, ou seja, apresentam 6 dígitos alfanuméricos, contendo 3 letras seguidas por 3 algarismos. Exemplos: DFE001 (Estorno de despesa com pessoal) DPE001 (Estorno de despesa com diárias) DSN001 (Reclassificação despesas correntes com serviços)

6 Situações lógica de utilização 6 Na reclassificação de despesas, seja ela feita por meio de RD ou no próprio documento hábil (aba outros lançamentos), é necessário haver, pelo menos, a combinação de 2 situações: 1 de estorno e 1 de reclassificação A inclusão dessas situações vai depender da situação utilizada no documento de liquidação original Exemplo: 1º Momento) documento hábil foi liquidado e pago com a situação DSP001 Despesas correntes com serviços 2º Momento) A reclassificação deverá ser feita da seguinte forma: Situação de estorno: DSE001 Estorno Despesas correntes com serviços Situação de Reclassificação: DSN001 Reclassificação Despesas correntes com serviços

7 Situações de reclassificação de despesa lógica de utilização As situações, portanto seguem a seguinte lógica: Situação de Estorno última letra = E Situação de Reclassificação última letra = N As 2 primeiras letras são as mesmas da situação de liquidação do documento original os 3 algarismos (3 últimos dígitos), tanto na situação de estorno, quanto na de reclassificação, serão os mesmos utilizados na situação de liquidação do documento original O nome da situação de Estorno e de Reclassificação é o mesmo da situação de Liquidação, com o acréscimo das palavras Estorno e Reclassificação Obs.: Essa lógica não se aplica a reclassificação de suprimento de fundos que será detalhada mais a frente. 7

8 Situações de reclassificação de despesa lógica de utilização É indiferente a ordem de inclusão das situações de Estorno e Reclassificação, ou seja, pode ser informada primeiro a situação de Estorno, depois a de Reclassificação e vice-versa (conferir no exemplo prático), com exceção do documento SF em que deve se informar primeiro a situação de estorno e depois da de reclassificação. É necessário incluir as 2 situações (de estorno e de reclassificação) OBS.: Toda a lógica de utilização apresentada nesse e slides nos anteriores vale para as situações utilizadas em todos os documentos hábeis (AV, NP, FL,, etc.) Aproveitando o exemplo do slide anterior: Situação de liquidação do documento original: DSP001 Logo: situação de estorno será DS E 001 situação de reclassificação será DS N 001 8

9 Situações de reclassificação de despesa lógica de utilização 9 * Situação de liquidação: DS P 001 * Situação de Estorno: DS E 001 * Situação de Reclassificação DS N 001

10 Exemplo prático 10 OBS.: Nesse exemplo prático trabalharemos apenas com o documento hábil RD. Porém, as mesmas orientações se aplicam à reclassificação realizada mediante utilização da Aba Outros Lançamentos do documento hábil de liquidação original

11 11 Esse material tem fins unicamente didáticos, portanto alguns campos podem não ser os adequados a realidade. Além disso, há uma limitação por se trabalhar em ambiente de treinamento. Portanto, quando o usuário utilizar o sistema em ambiente de produção todos os conceitos e determinações legais devem ser atendidos.

12 Exemplo prático 12 Nesse exemplo prático será feita a reclassificação de uma situação, juntamente com o empenho. Sendo assim, ocorrerá o seguinte: o saldo retornará para o empenho que foi utilizado na liquidação (que não deveria ser utilizado) e o saldo será retirado do empenho que deveria ser utilizado. A despesa ficará liquidada como se tivesse sido com a situação correta OBS.: O exemplo será feito na UG Dados da liquidação original: Documento hábil: 2012NP DADO UTILIZADO (Incorreto) DADO CORRETO (que deveria ter sido utilizado) SITUAÇÃO: DSP102 (consumo imediato) DSP101 (estoque) EMPENHO 2012NE NE002341

13 Transação INCDH: Documento hábil RD (Reclassificação de Despesas) 13

14 14 Observe que o documento RD apresenta apenas as abas Dados Básicos, Outros Lançamentos e Resumo. Não existe a aba Dados de Pagamento, pois o RD NÃO PODE SER REALIZADO

15 15 Aba Dados Básicos: Campos que não são necessários se preencher Não é necessário preencher: Data de Vencimento; Data de Ateste; Dados de Documento de Origem 15

16 16 Após preenchimento da Aba Dados Básicos, o próximo passo é preencher a Aba Outros Lançamentos

17 17 Para a situação de Estorno, vamos utilizar a situação DSE102, pois na liquidação foi utilizada a situação DSP102.

18 18 Preencher as informações da situação de estorno, com o empenho para o qual a despesa será estornada (retorno do saldo), ou seja, empenho utilizado na liquidação

19 19 Após inclusão da situação de Estorno, clicar em INCLUIR, para incluir a situação de Reclassificação

20 20 Para a situação de Estorno, vamos utilizar a situação DSE101, pois a consideramos que houve erro ao utilizar a situação DSP102, quando deveria ter sido utilizada a situação DSP101 (material para estoque)

21 21 Preencher os dados da situação de reclassificação, informando o empenho correto (que deveria ter sido utilizado na liquidação)

22 22 É indiferente a ordem de utilização das situações de Estorno e de Reclassificação, salvo para o documento SF 1ª - Situação de Estorno 2ª - Situação de Reclassificação

23 É indiferente a ordem de utilização das situações de Estorno e de Reclassificação, salvo para o documento SF 23 1ª - Situação de Reclassificação 2ª - Situação de Estorno

24 24 Após a inclusão das 2 situações de estorno e de reclassificação o documento já pode ser registrado

25 25 Após o registro, surge o número do documento hábil RD e número da NS, confirmando que o registro foi feito. Conforme dito anteriormente, a RD não é um documento que pode ser realizado no GERCOMP

26 Telas da transação >CONRAZAO (SIAFI tela preta) 26 D: (Empenhos a Liquidar) * Indica que o saldo do 2012NE002341(empenho utilizado na situação de Reclassificação) foi debitado, ou seja, como se ele tivesse sido utilizado na liquidação C: (Empenhos Valores Pagos) * Indica que a despesa encontra-se como se tivesse paga por meio do empenho 2012NE (empenho utilizado na situação de Reclassificação)

27 Telas da transação >CONRAZAO (SIAFI tela preta) 27 D: (Empenhos Valores Pagos) *Indica que o saldo saiu desta conta, como se a despesa não tivesse sido paga com a 2012NE (empenho utilizado na situação de Estorno) C: (Empenhos a Liquidar) * Indica que o saldo retornou para o saldo do empenho, como se a despesa não tivesse sido liquidada com a 2012NE (empenho utilizado na situação de Estorno)

28 Reclassificação de Suprimento de Fundos 28 Como já comentado, a reclassificação pode ser feita na própria SF ou por meio de uma RD, recomenda-se que a reclassificação seja feita na própria SF, pois facilita a prestação de contas. Deve-se informar na ordem a situação SPE003 (para estorno do subitem 96) e SPN003 (para reclassificação no subitem correto. Destaca-se que somente os valores efetivamente utilizados devem ser reclassificados, ou seja, aquilo que for oriundo de devolução (DU) ou for anulado, não deve ser reclassificado. 28

29 Reclassificação de Suprimento de Fundos Exemplo de Reclassificação 29 Para facilitar o entendimento da reclassificação dos subitens, vamos apresentar um exemplo: A SF foi emitida no valor de R$ 100,00 na Natureza de Despesa (Outros Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica), com o Subitem 96 (suprimento de fundos). Após a prestação de contas constatou-se que R$ 40,00 foi gasto no Subitem 05 (Serviços Técnicos Profissionais) e R$ 60,00 no Subitem 63 (Serviços Gráficos e Editoriais). Conforme a tabela a seguir. Lançamento da SF Aba Principal com Orçamento Reclassificação Aba Outros Lançamentos R$ 100,00 05 R$ 40, R$ 60,00 Total R$ 100,00 Total R$ 100,00 29

30 Reclassificação de Suprimento de Fundos Exemplo de Reclassificação 30 Na aba Outros Lançamentos informaremos a situação SPE003 com o subitem 96 (R$ 100,00) e depois a situação SPN003 com os subitens 05 (R$ 40,00) e 63 (R$ 60,00). Cabe destacar que, o total informado na situação SPE003 deve ser igual ao total informado na SPN003. Além disso, só deve ser reclassificado o valor da SF que de fato foi utilizado (por saque e/ou fatura). Além disso, a reclassificação deve ser feita, no valor utilizado, para cada NE informada na aba Principal com Orçamento. 30

31 Reclassificação de Suprimento de Fundos Exemplo de Reclassificação 31 Informar o valor que será estornado do Subitem 96, ou seja, o valor da SF que foi de fato utilizado. 31

32 Reclassificação de Suprimento de Fundos Exemplo de Reclassificação 32 Clicar para incluir a situação SPN

33 Reclassificação de Suprimento de Fundos Exemplo de Reclassificação 33 33

34 Reclassificação de Suprimento de Fundos Exemplo de Reclassificação 34 Informar o Subitem que será reclassificado e o seu respectivo valor. 34

35 Reclassificação de Suprimento de Fundos Exemplo de Reclassificação 35 Como no exemplo o valor será reclassificado em mais de um Subitem, deve-se clicar em Incluir. 35

36 Reclassificação de Suprimento de Fundos Exemplo de Reclassificação 36 36

37 Reclassificação de Suprimento de Fundos Exemplo de Reclassificação 37 Informar o outro Subitem em que o valor será reclassificado e o seu respectivo valor. 37

38 Reclassificação de Suprimento de Fundos Exemplo de Reclassificação 38 38

39 Reclassificação de Suprimento de Fundos Exemplo de Reclassificação 39 Observe que o total informado na situação SPE003 é igual ao total informado na situação SPN003. Caso a despesa tenha ocorrido em mais de um empenho, esse procedimento deve ser repetido para cada NE. 39

40 40 OBRIGADO! Dúvidas, críticas e sugestões entrar em contato pelo spo.contabilidade@mec.gov.br