IMPLEMENTAÇÃO DA PROGRAMAÇÃO PERT NO PROCESSO DE DESENVOLVIMENTO DE SOFTWARE PERSONALIZADO

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1 RESUMO IMPLEMENTAÇÃO DA PROGRAMAÇÃO PERT NO PROCESSO DE DESENVOLVIMENTO DE SOFTWARE PERSONALIZADO Ana Carolina Costa de Oliveira Sheyla Rodrigues de Resende Antônio de Mello Villar, Dr O objetivo deste artigo é aplicar a metodologia PERT para avaliar o tempo de desenvolvimento de um software personalizado, permitindo a otimização do tempo de execução das operações. Este artigo apresenta caráter exploratório, em que a amostra escolhida foi a não probabilística e intencional, ou seja, dirigiu-se a pesquisa para um estudo de caso. Como resultado identificou-se que a aplicação da metodologia PERT proporcionou uma redução de 1,6 meses, em comparação à previsão da empresa, na programação do processo de desenvolvimento de um software personalizado. Palavras Chaves: PERT, Software personalizado, Análise de recursos. 1. Introdução O processo de gerenciamento de grandes projetos é uma tarefa complicada, pois há um grande número de atividades, pessoas e materiais envolvidos, que devem ser coordenados para viabilizar a realização do projeto. Além disso, também existem incertezas inerentes à execução do trabalho. Esse processo pode ser auxiliado por técnicas de planejamento e controle de projetos PERT/CPM (PADILHA ET AL., 2004). O método PERT/CPM é amplamente utilizado no gerenciamento de projetos, considerando incertezas na execução, ele determina o caminho crítico e, consequentemente, as atividades críticas com base nas folgas visualizadas pela rede. Portanto, verifica-se que existe a preocupação com o critério tempo. O processo de desenvolvimento de um software personalizado possui as características de um grande projeto, portanto a aplicação de metodologia PERT mostra-se adequada para guiar a execução deste projeto e possibilitar ganhos significativos na redução do tempo utilizado no processamento das atividades. Uma rede de projeto contém diversas informações importantes para o gerenciamento das tarefas, como, a duração, a existência ou não de folga na realização de atividades, entre outras. Esses dados permitem a investigação dos efeitos de alterações no projeto, a identificação de pontos que devem ser priorizados para evitar atrasos na data de entrega do projeto, e análises dos impactos de eventuais problemas no cronograma. Diante do exposto torna-se importante a utilização da metodologia PERT como ferramenta de gerenciamento de projeto, a qual busca otimizar o tempo de execução das operações e acompanhar o desenvolvimento das tarefas para prevenir eventuais atrasos na conclusão do projeto. Portanto, este artigo tem como objetivo a aplicação da metodologia PERT para avaliar o tempo de desenvolvimento de um software personalizado. 2. Abordagem teórica Na seqüência são discutidos alguns tópicos relevantes para a consecução do objetivo proposto neste artigo, destacando os conceitos para aplicação da metodologia PERT.

2 2.1 Considerações sobre gerenciamento de projeto Segundo Padilha et al. (2004) para que haja um gerenciamento de projeto sem grandes questões conflitantes, como: não há tempo para execução das tarefas, o trabalho é complexo ou o orçamento não é suficiente. De acordo com Strauss (1997 apud PADILHA et al., 2004, p. 4) é recomendado o entendimento de três questões básicas para o gerenciamento de projeto que são: o tempo, a tarefa e o recurso. Para o autor o entendimento de como estes três fatores se inter-relacionam é crucial para o entendimento e o desenvolvimento do projeto. Na figura 1 é mostrado como estes três fatores se relacionam e suas interações. Figura 1: Dimensões do gerenciamento de projeto. Fonte: Strauss (1997 apud PADILHA et al., 2004, p. 4) Levando-se em conta o tempo, a tarefa e o recurso, podemos gerenciar e planejar cada das atividades de um projeto, bem como a interação entre os mesmos. Em relação ao uso de técnicas quantitativas de acordo com Padilha et al. (2004) para a gerência de projetos, podemse relacionar o tempo, recurso e custo. No entanto das técnicas quantitativas a principal delas no que diz respeito ao diagrama PERT/CPM é o tempo. 2.2 Conceitos básicos PERT\CPM De acordo com Mateus (2001) a teoria da programação começou no final da década de 50, com o trabalho pioneiro de Johnson (1954) que em conjunto com Smith constitui a base teórica clássica do sequenciamento de máquinas. Posteriormente à utilização do gráfico de Gantt (cronograma de barra) surgiram novas técnicas de gerenciamento de projeto. Entre 1957 e 1958 foram desenvolvidas as técnicas do caminho crítico, PERT (Program Evaluation And Review Technique) que privilegia prazos e custos e CPM (Critical Path Method) que privilegiava o controle preciso do tempo de acordo com Santos (2003), Mateus, (2001) e Nascimento et al (2005). O método CPM é adequado a projetos com aspectos determinísticos (não permitem cálculos probabilísticos) relevantes, enquanto o método PERT é mais adequado aos aspectos probabilísticos e comumente utilizado na indústria de transformação de acordo com Mahdi (2004). A partir de 1962, inicio-se a utilização do método híbrido ao qual se denominou PERT-CPM, tornando-se o método clássico para planejamento de projetos. 2.3 Introdução a Redes PERT Na visão PERT, um projeto é visualizado como sendo um conjunto de operações em que são evidenciadas as relações de precedência entre tarefas no qual é possível a realização de cálculos probabilísticos numa certa seqüência para se atingirem dados objetivos (MIRANDA ET AL. 2003).

3 Santos (2003) define PERT como um modelo probabilístico no qual a duração de cada atividade é uma variável aleatória de modo que, para cada atividade, são feitas três estimativas de duração, conforme quadro 1. Estimativas de duração Tempo otimista (T o ) Tempo pessimista (T p ) Tempo mais provável (T m ) Fonte: Santos (2003) Definição é a duração mais provável se a execução da atividade não tiver nenhum problema. é a duração mais provável se a execução da atividade tiver problemas. é a duração provável se a execução da atividade for realizada em condições normais. Quadro 1 - Estimativas de duração Para Abbasi e Mukattash (2001) a distribuição que mais se adaptou às durações reais da maioria das atividades de um grande número de projetos examinados foi à Distribuição Beta com isso poder-se resumir que as premissas básicas para o modelo PERT são: To + 4*Tm + T Média = Tempo esperada (Te) = 6 p 2 To T Variância = σ = 6 p 2 As atividades do projeto, ou seja, a variável aleatória duração da atividade é uma variável aleatória independente, temos que o tempo esperado do projeto (Te) é a soma das durações das atividades do caminho crítico, ou seja, é a soma de variáveis aleatórias independentes (COOK, 1966). 3. Procedimentos Metodológicos Delimitou-se como o objetivo geral do trabalho a avaliação do tempo de desenvolvimento de um software personalizado, através da aplicação da metodologia PERT. Etapas complementares ao alcance do objetivo geral do trabalho foram desenvolvidas na forma de objetivos específicos: Descrever o ambiente pesquisado. Mapear as atividades. Mensurar a duração de cada atividade do desenvolvimento de um software personalizado. Levantar as relações de dependência entre cada uma das atividades. Construir a rede PERT. Avaliar a alocação dos recursos; Comparar o custo dos projetos antes e após a aplicação PERT. O trabalho desenvolvido no artigo tem caráter exploratório, pois pretende obter critérios para desenvolver uma abordagem do problema (MALHOTRA, 2001). A amostra escolhida foi a não probabilística e intencional, ou seja, dirigiu-se a pesquisa para um estudo de caso, cuja realização se deu em uma empresa de desenvolvimento de software personalizado. Os dados foram levantados entre os meses de julho e outubro de Preliminarmente realizou-se uma

4 pesquisa bibliográfica com o fim de buscar o conhecimento necessário para desenvolver uma contextualização, argumentos e observações, assegurando a qualidade das informações. Os dados foram extraídos diretamente na empresa a partir da aplicação de um formulário por meio de entrevistas com os gerentes responsáveis pelo setor financeiro, além dos três diretores. Os dados secundários também foram registrados avaliando-se documentos pertinentes contidos na empresa. O quadro 2 demonstra os instrumentos e métodos de coleta de dados aplicados na pesquisa. Instrumento de coleta de dados Tipos Material de apoio Entrevista Semi-estruturada Correspondência eletrônica Mensagens eletrônicas instantâneas Telefone Anotações Análise de documentos Fonte: Elaboração dos autores (2008) 4. Aplicação do estudo de caso Atas de reuniões Banco de dados Registro de procedimentos da área operacional Quadro 2 Visão geral dos métodos de coleta de dados Fotocópias Anotações Planilhas eletrônicas Arquivos informatizados em geral Na seqüência, seguem os resultados construídos para o objetivo geral estabelecido no corpo deste artigo. A estrutura desta seção discute os desdobramentos dos objetivos específicos que foram delimitados no tópico anterior, abordando também observações relevantes para chegarse na finalidade da pesquisa. 4.1 Descrição do ambiente pesquisado O estudo de caso foi realizado em uma empresa, cuja identidade não foi permitida revelar. A organização foi criada em 1995 no estado do Mato Grosso. Empresa de desenvolvimento de software para automação comercial que iniciava suas atividades com o objetivo de trazer ao estado o que havia de mais moderno em sistemas de gestão empresarial. Apresenta-se como uma empresa de porte médio com faturamento bruto mensal de R$ ,00 (quatrocentos e sessenta e seis mil reais). Ela possui em seus quadros de recursos humanos 42 funcionários, distribuídos segundo o organograma (Figura 2), tendo uma carga horária semanal de 44 horas.

5 Figura 2 Organograma da empresa A empresa trabalha com produtos personalizados com o intuito de maximizar a adaptação do software às próprias necessidades de cada cliente. Para isso conta com o apoio de dois setores: O suporte representado por uma equipe de profissionais especializados que proporcionam um atendimento às necessidades dos clientes e o desenvolvimento, cuja equipe é qualificada para criações de soluções e inovações tecnológicas nos softwares personalizados. As definições apresentadas no quadro 3 representam a estratégia geral da empresa. A partir de um estudo dirigido levantou-se que a empresa busca se posicionar competitivamente usando a estratégia de diferenciação. Isto pode ser explicado tendo em vista que a organização manufatura seus produtos sob a óptica da personalização, ou seja, a produção de artigos tecnológicos que são direcionados e adequados às necessidades foco de cada cliente específico. Aspectos Definição Missão Fornecer soluções em tecnologia de informação, com diferenciais de mercado e foco na qualidade e no resultado do cliente. Visão Ser reconhecida em todo o país como uma empresa de tecnologia de informação, com soluções inteligentes e inovadoras. Política de Qualidade Oferecer produtos e serviços de qualidade, com o objetivo de promover soluções inteligentes através do comprometimento dos colaboradores e melhoria contínua, sempre buscando a satisfação dos clientes. Fonte: Extraído da empresa (2007) Quadro 3 Análise de categoria de despesas versus atividades executadas 4.2 Características do processo produtivo da empresa O processo produtivo da empresa está representado no macro-fluxograma (Figura 3), uma exemplificação do detalhamento realizado nas etapas do processo é mostrada na figura 4.

6 Figura 3 Macro-fluxograma do processo A primeira fase do processo produtivo é o levantamento de processos, na qual são identificados o funcionamento da empresa do cliente, detalhamento das rotinas internas, reunião com o setor estratégico da empresa para criação e modificação das rotinas. Em seguida é realizada a instalação de banco de dados e pré-configurações. A próxima fase do processo consiste em verificar se a empresa tem banco de dados. Caso ela possua algum software será necessária à conversão do banco de dados para a nova ferramenta. Caso contrário, o procedimento seguirá para a próxima fase. Em configurar e personalizar, o software será configurado com os principais dados da empresa, os procedimentos levantados na primeira fase serão implementados e o software já personalizado será instalado na empresa. Posteriormente é realizado o treinamento, no qual os funcionários serão instruídos para utilização do software personalizado. Finalmente, na reunião de implantação será apresentado os resultados do software personalizado, detalhando todas as rotinas implementadas e justificativas das possíveis restrições do sistema. Todas as atividades do desenvolvimento de software são realizadas seqüencialmente, de forma que, um projeto é desenvolvido em 5,23 meses. Figura 4 Exemplo de detalhamento de uma etapa do macro-fluxograma A figura 4 representa algumas etapas que compõem o levantamento de processo, a qual é considerada crítica, tem uma duração total de aproximadamente 82 horas e 30 minutos, em que cada uma das atividades possuía durações distintas. O desenvolvimento do software personalizado deve ser realizado por uma equipe de trabalho composta por: um consultor, dois desenvolvedores, dois analistas e três técnicos, os quais possuem um regime de trabalho de 32 horas semanais. 4.3 Aplicação de PERT no desenvolvimento do software personalizado Inicialmente foram selecionadas as atividades necessárias para o desenvolvimento de um software personalizado, sua seqüência de desenvolvimento, seus tempos (otimista, mais provável e pessimista) e suas relações de dependência. Na tabela 1 apresentamos os dados coletados, o tempos esperado e a variância de cada atividade e a alocação da mão-de-obra. Id Nome da tarefa TO TM TP TE Dependência Variância Recursos Levantamento de Processos A Reunião Inicial com Diretoria/Responsáveis - 00:50 01:00 03: C1,A1 B Desenvolvimento do Organograma - 03:00 05:00 08: A1

7 do Cliente C Avaliação do Ambiente Operacional A 16:00 19:30 21: C1,T1,T2, T3 D Reuniões com Departamentos A,B 06:00 07:00 10: C1,A1 E Estudo dos Dados Levantados C,D 35:00 37:00 40: A1 F Elaboração do Projetos Final E 07:30 10:00 13: A1 G Reunião Com Diretoria F 02:00 03:00 04: C1,A1 Instalação de Banco de Dados e Pré Configurações H Configuração do servidor G 03:30 06:30 09: T1,T2,T3 I SyBase G 00:45 01:05 02: T1 J MY SQL G 01:00 03:10 06: T1 K Crystal Reports G 00:20 01:00 02: T2 L Sistema e Dicionário de Dados G 00:02 00:05 00: T3 M Criar Pasta Centauro e adicionar arquivos da versão G 00:03 00:05 01: T1 N Configurar Conexão ODBC G 00:02 00:05 00: T1 Conversão de Dados O Avaliar estrategicamente os dados G 01:30 02:00 02: T2 P Identificar quais dados serão convertidos O 01:00 02:00 02: T3 Q Examinar a estrutura dos dados P 02:30 03:00 04: T1 R Ajustes e Adequação no Banco de Dados Atual - MS Access Q 05:00 07:00 08: C1 S Criar Layout/Scrips de Conversão R 32:00 34:05 37: A1,T1 T Converter Banco de Dados S 04:20 04:30 09: T2 U Validar Conversão - Técnico T 03:00 04:00 05: T2 V Validação Conversão - Responsabilidade do Cliente U 01:40 02:00 05: C1,A1 Configurações e Personalizações Y Usuários/Senhas/Permissões V 23:00 27:00 28: T1 X Treinamento para Responsável pela Implantação Y 10:00 10:00 10: T2 W Definição dos Usuários e Permissões de Acesso X 01:06 2:00 04: T3 Z Permissões de Acessos W 15:00 18:00 20: T3 AA Cadastros Básicos V 22:40 23:05 28: T1 AB Regras de Bloqueio AA 38:00 40:30 43: D1 AC Contabilidade AA 20:10 23:00 26: D2 Diversos AD Impressora Fiscal AB,AC 00:10 01:30 06: T1 AE Leitor de Código de Barras AB,AC 01:25 02:30 05: T2 AF Gavetas AB,AC 00:30 01:30 03: T3 AG Relatórios/Impressos/Scripts Padrões V 31:00 34:45 36: A1,D1,T1 Personalizações AH Personalizações Sistema AF 23:00 25:00 28: A1 AI Personalização de Regras AH 09:45 14:00 15: D1 AJ Consultas Personalizadas AI 01:30 04:00 06: C1 AK Relatórios/Impressos Personalizados AJ 48:00 52:00 53: A1,T1 AL Treinamentos Implantação AK 140:00 140:25 140: A1 AM Acompanhamento AL 100:00 100:00 100: A2 AN Reunião Final AK 02:00 05:00 08: C1,A1 Tabela 1 Atividades de desenvolvimento do software personalizado, dependência, tempos e recursos alocados

8 Posteriormente, elaborou-se a rede PERT (figura 5) que ficou disposta da seguinte forma: Figura 5 Rede PERT do desenvolvimento de um software personalizado A 0,00 0,00 B 5,17 0,00 8,06 5,17 13,23 D 0,00 0,00 C 19,25 20,56 20,56 E 37,17 20,56 20,56 57,73 57,73 F 10,08 57,73 57,73 67,81 67,81 G 3,00 67,81 67,81 H 6,42 458,51 77,23 I 1,26 463,67 72,07 J 3,28 461,65 74,09 K 1,11 463,82 71,92 L 0,12 464,81 70,93 O 2,00 72,81 72,81 N 0,09 464,84 70,90 M 0,23 464,70 71,04 R 6,83 77,81 77,81 84,64 84,64 Q 74,73 74,73 77,81 77,81 P 1,92 72,81 72,81 74,73 74,73 V 2,44 128,08 128,08 S 34,22 84,64 84,64 118,86 118,86 T 5,22 118,86 118,86 124,08 124,08 U 4,00 124,08 124,08 128,08 128,08 AG 34,33 430,60 164,85 AH 25,17 155,69 155,69 AI 13,46 155,69 155,69 169,15 169,15 AK 51,50 173,07 173,07 224,57 224,57 AL 140,36 224,57 224,57 364,93 364,93 AM 100,00 364,93 364,93 AA 23,83 400,60 424,43 AB 40, ,43 194,85 AC 23,03 441,90 177,38 Y 26,50 408,33 157,02 434,83 X 10,00 157,02 434,83 167,02 444,83 W 2,27 167,02 444,83 169,29 447,10 Z 17,83 169,29 447,10 187,12 AN 5,00 224,57 459,93 229,57 AD 2,03 462,90 156,38 AE 2,74 462,19 157,09 AF 1,67 463,26 156,02 AJ 3,92 169,15 169,15 173,07 173,07

9 5. Análise dos resultados e conclusões O caminho crítico da rede (figura 5) é composto pelas seguintes atividades: A, C, E, F, G, O, P, Q, R, S, T, U, V, AH, AI, AJ, AK, AL, AM. Logo, somando-se os tempos esperados das atividades do caminho crítico serão necessárias horas de trabalho para realizar o projeto. Entretanto, foi necessário analisar o recurso mão-de-obra para assegurar que a equipe do projeto era suficiente para realizá-lo neste intervalo de tempo. Primeiramente, alocou-se o recurso mão-de-obra às atividades, considerando-se que os recursos eram constantes e a duração das atividades poderia variar. Figura 6 Rede PERT com alocação dos recursos Analisando a alocação da mão-de-obra (Figura 6), percebe-se que as atividades H, I, J têm que ser realizadas seqüencialmente, pois elas serão desempenhadas pelo mesmo técnico, porém essa alteração na rede não influenciará o caminho crítico, portanto, não aumentará o tempo de execução do projeto. E, também, não tornará essa nova seqüência, que tem duração aproximada de 11 horas, um ponto delicado já que se dispõe de uma folga de quase 400 horas. As atividades M e N, também devem ser realizadas de forma seqüencial por apenas um técnico, mas da mesma forma das atividades anteriores, a folga é de quase 400 horas e a execução delas é feita em menos de 30 minutos. Outras atividades, por exemplo, C e D, X e W, também, devido à restrição dos recursos precisariam ser seqüenciais, entretanto pela própria dependência das tarefas, elas já são planejadas dessa forma e não há necessidade de alteração. Após a análise dos recursos, verificou-se que o tempo para a execução do projeto permaneceu em horas, o qual corresponde à 3,63 meses de trabalho. Conclui-se que houve uma redução de 1,6 meses em comparação à previsão da empresa que realizaria o projeto em 5,23 meses. O custo para desenvolver o software personalizado, utilizando a método de custeio ABC, foi de R$ ,74, após a aplicação do PERT que reduziu significativamente o tempo de desenvolvimento do projeto obteve-se uma redução de 30,48% no custo.

10 Referências ABBASI, G. Y; MUKATTASH, A. M. Crashing PERT networks using mathematical programming. International Journal of Project Management. V. 19, ALCAIDE, D.; CHU, C.; KATS, V.; LEVNER, E.; SIERKSMA, Gerard. Cyclic multiple-robot scheduling with time-window constraints using a critical path approach. European Journal of Operational Research v. 177 (2007) CONTADOR, J. L.; SENNE, E. L. F. Determinação de caminhos k-críticos em redes PERT. Gestão & Produção. v. 14, n. 3, p , set.-dez CONTADOR, J. L.; SENNE, E. L. F. Efetividade do algoritmo da folga mínima para redes PERT estocásticas. In: XXII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO, Rio de Janeiro. Anais eletrônicos... Rio de Janeiro: Disponível em: < Acesso em: 21 mai COOK, D. L. Program Evaluation and Review Technique: applications in Education. Department of Health, Education, Washington: DÁVALOS, R. V. Uma abordagem do ensino de pesquisa operacional baseada no uso de recursos computacionais. In: XXII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO, Curitiba. Anais eletrônicos... Paraná: Disponível em: < Acesso em: 21 mai DUBOIS, D.;FARGIER, H.; FORTIN, E. Computational methods for determining the latest starting times and floats of tasks in interval-valued activity networks. Journal of Intelligent Manufacturing, 16, , GILLESS, J. K.; FRIED, J. S.Generating beta random rate variables from probabilistic estimates of fireline production times. Annals of Operations Research, 95, , GIIMIISOGLU, S.; TIITEK, H. An analysis method in project management using primal-dual relationships. International Journal of Project Management v. 16, n. 5, pp , LEITE, M.S. Estrutura e Análise dos custos Industriais. Notas de aulas. Programa de Pós-graduação em Engenharia da Produção: UFPB, 2007 João Pessoa PB. MAHDI, I.M. A new LSM approach for planning repetitive housing projects. International Journal of Project Management v. 22 (2004) MALHOTRA, N.K. Pesquisa de marketing: uma orientação aplicada. 3 ed. Porto Alegre: Bookman, MARCONI, M.A.; LAKATOS E. M. Metodologia científica. 5 ed. São Paulo: Atlas MATEUS, F. J. Uma metodologia para análise cognitiva de aplicativo para planejamento executivo na construção de projetos eletromecânicos OFF-SHORE f. dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção) - Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, MENDES JUNIOR, R. Programação da Produção na construção de edifícios de múltiplos pavimentos f. Tese (Doutorado em Engenharia de Produção) - Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, MIRANDA, C. M. G. de; FERREIRA, R. J. P.; GUSMÃO, A. P. H. de; ALMEIDA, A. T. de. Sistema de apoio a decisão para seleção de atividades críticas no gerenciamento de projetos com avaliação multicritério.in: XXIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO, Minas Gerais. Anais eletrônicos... Ouro Preto: Disponível em: < Acesso em: 21 mai MOTA, A. A.; MOTA, M. T. L.; M. A. Visualization of Power System Restoration Plans Using CPM/PERT Graphs. IEEE Transactions on Power Systems. v. 22, n.3, NASCIMENTO, D. B.; BARROS FILHOS, J. R; TIRLONI, S. F. Metodologia para padronização de projetos de implantação de estúdios de televisão para o poder judiciário TRTs. In: CONBRASCOM. Rio Grande do Norte: Anais... Natal: NUNES, F. R. de M.; PAULA; O. L. F. de; SILVA, A. A. da; Programação da produção-sob-encomenda Utilizando PERT-COM. In: XVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO, Gramado. Anais eletrônicos... Rio Grande do Sul: Disponível em: < Acesso em: 21 mai

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