Manual de Operação. SCPP Sistema de Controle de Pesagem e Portaria

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1 SCPP Sistema de Controle de Pesagem e Portaria Fábrica, Administração, Vendas, Locação e Assistência Técnica. Fone/Fax: Rua O Brasil para Cristo, 364 Boqueirão CEP CURITIBA PR São Paulo: Vendas, Locação e Assistência Técnica Fone /Fax: Rua Martiniano de Carvalho, 864 Cj. 303 Paraíso CEP São Paulo SP comercial

2 1. VI SÃO GERAL O SCPP Sistema de Controle de Pesagem e Portaria foi desenvolvido para facilitar o controle de pesagem em balanças rodoviárias DIGI TRON. Este manual tem o objetivo de ensinar o uso das diversas operações na utilização deste sistema. Quando é feito o download do sistema deve se instalá lo, e iniciá lo. Este é um sistema de demonstração, podendo fazer 50 operações de pesagem para apreciação do mesmo, conforme a tela abaixo de apresentação do sistema: Para ativar o sistema, basta fornecer o código de instalação que está presente nesta tela e fornecê lo à DIGI TRON, que irá lhe retornar uma chave de ativação que deverá ser preenchida no campo especificado e clicar em continuar. Irá aparecer o Login do sistema, preencher Usuário=ADMIN e Senha=123. Depois dentro do sistema poderá ser alterada esta senha. Ao iniciar o sistema pela primeira vez o usuário deverá efetivar o registro de sua empresa (Emissor). Depois de efetivado este registro não poderá ser excluído. Para cadastrar sua empresa ele deverá cadastrar a cidade em que ela está situada. Para isso basta clicar na lupa ao lado do campo Cidade e seguir a instruções abaixo para o cadastro. 2

3 2. OPERAÇÕES 2.1 I nclusões Para efetivar um cadastro deve se clicar primeiro no botão Novo (Alt+N), depois preencher os campos. Os campos em Azul são obrigatórios (Exemplo: Razão, Cidade) os outros campos são opcionais. Ao se cadastrar novos registros, não haverá necessidade de preenchimento do campo código, pois o mesmo será preenchido automaticamente, assumindo sempre um novo número seqüencial. Para escolher a cidade o usuário deve clicar na lupa ao lado campo, ou então teclar F2 e clicar 1 vez na cidade desejada e então no botão OK. 2.2 Exclusão (Botão Excluir) O usuário também terá a possibilidade de excluir registros. Para isso deverá estar na tela de cadastro e clicar 1 vez no nome a ser excluído dentro da grade e então no botão excluir. Se o botão excluir estiver apagado, significa que não foi cancelada a última ação, logo se deve clicar no botão cancelar e só então excluir o registro. Para se ter acesso à grade de clientes, localizada na parte inferior da tela, faz se o uso das teclas Alt + G ou apenas clicando com o mouse sobre algum cliente. A Navegação se faz pelas teclas Seta p/ Cima e Seta p/ Baixo. Obs: Se o registro já foi utilizado para alguma pesagem, o mesmo não poderá ser excluído. Alteração de Registros Duplo clique Para alterar um registro basta apenas dar dois cliques no registro, fazer a alteração necessária e depois clicar no botão salvar (Alt+S). O campo código não poderá ser editado. 2.3 Atalhos Na maioria dos botões do sistema existe uma letra sublinhada na descrição do botão. Ex.: no módulo de cadastro existe um botão Salvar significa que se segurar a tecla ALT do lado esquerdo do teclado e pressionar a letra v (minúscula ou maiúscula) irá salvar o registro. Se preferir, é claro, é só clicar com o mouse sobre o botão e o resultado será o mesmo. 2.4 P esquisas O usuário terá a opção de fazer pesquisas para editar, excluir ou ler registros já efetivados. Para Localizar (Alt+L) deve se escrever o nome a ser pesquisado no campo Localizar e então ele irá aparecer na grade. Logo, o usuário deverá clicar 2 vezes no nome escolhido para este subir para a tela em forma de edição e então poderá editar o registro. Depois de alterar o registro, o mesmo deve ser salvo. 3. CADASTROS Após o cadastro do emissor, o sistema, propriamente dito irá ser aberto, conforme a tela abaixo: 3

4 Para se ter acesso aos cadastros, basta clicar com o mouse (botão esquerdo) no menu Cadastros ou utilizar o teclado (Alt + C). Irá, neste momento, ser apresentada várias opções de cadastros. A apresentação destes cadastros será iniciada com um único clique do mouse ou fazendo a utilização das teclas de navegação do teclado até a posição desejada. O cadastro permite adicionar, remover e editar registros do sistema. Ao término do preenchimento, irá habilitar o botão Salvar, que efetivará o registro digitado depois de clicado. 3.1 Cadastro de Clientes Fornecedores e Transportadoras Código: É o código de cadastro, fornecido em seqüência. Físico/Jurídico: Se o cliente é pessoa física ou jurídica. Nome: Denominação do cliente (campo obrigatório) Fantasia: Nome Fantasia do cliente CEP: Número do CEP do cliente CPF/CNPJ: CPF da pessoa física ou CNPJ se for jurídica. RG/Inscrição: RG da pessoa física ou Inscrição Estadual se for jurídica. Endereço: Endereço do cliente. Bairro: Bairro do cliente Fone: Telefone do cliente. 4

5 Fax: Número do fax do cliente. Contato: Telefone ou endereço para contato. E mail do cliente. Site: Site (home page) do cliente. Data: Data do cadastro do cliente. Só aceita datas válidas. Cidade: Cidade. Cadastro de Cidade Para se ter acesso ao cadastro de cidade, basta clicar com mouse (botão esquerdo) no menu Cadastros ou utilizar o teclado (Alt + C ) descer com a seta até Cidade. Para cadastrar uma cidade deve se clicar primeiro no botão Novo (Alt+N), depois preencher os campos: Descrição (nome da cidade) e UF (Estado). Ao término do preenchimento, irá habilitar o botão Salvar que efetivará o registro digitado depois de clicado. Para excluir uma cidade o usuário deverá proceder da mesma forma apresentada anteriormente. Ao se cadastrar novas cidades, não haverá necessidade de preenchimento do campo código, pois o mesmo será preenchido automaticamente, assumindo sempre um novo número seqüencial. 4. CONFIGURAÇÃO DO SISTEMA O sistema foi desenvolvido para atender diversos segmentos do mercado, dependendo de sua configuração. Para entrar no modo de configuração, o usuário deverá ser o Administrador do sistema, clicar no atalho CONFIGURAÇÕES ou Menu >> Utilitários >> Configurações: 5

6 4.1 Configurações da Comunicação Balança x Computador: A configuração da porta serial deve estar de acordo com a saída do computador onde a balança esteja conectada e de acordo com as especificações da balança. As balanças Digi Tron saem de fábrica com as seguintes configurações: Baud Rate: 9600 bps Data Bits: 8 bits Paridade: nenhuma Stop bits: 1 bit Modelo: Digitron Fluxo de Hardware: none Fluxo de Software: none 4.2 Configurações disponíveis para impressão de Tickets de P esagens O usuário também terá a opção de escolher quantas casas decimais deverá aparecer na leitura do peso. Para isso deverá selecionar quantas casas decimais deseja na caixa Casas Decimais. Pode se também escolher a divisão em que a balança irá trabalhar, aumentando ou diminuindo a precisão na pesagem. Na opção Modelo Impressora : escolha um modelo de impressora compatível com o sistema. Para imprimir em impressoras do tipo jato de tinta (HP) ou laser é necessário marcar o parâmetro Impressão Windows (Relatório/Ticket) ou desmarcá lo para impressoras matriciais. A opção Ticket Sintético se selecionada, apresentará o ticket de impressão resumido com os principais dados da pesagem. A opção Transportadora permite imprimir ou não o nome da transportadora no ticket de pesagem. Temos a opção de configurar a impressão do ticket em 40 colunas, selecionado a opção Ticket de 40 colunas 6

7 Pode se definir o número máximo de linhas apresentado no ticket de pesagem, na opção Numero de Linhas do Ticket, assim como definir o espaçamento entre as linhas do ticket. Temos a opção de configurar a porta da impressora, além de escolher o padrão da fonte e o seu tamanho impresso em tickets e relatórios. 4.3 Configurações de acessos de sistema Nesta versão, se selecionado a opção Exibir todas pesagens na saída, todos os usuários poderão efetuar a pesagem de saída, ou seja, não necessariamente quem fez a pesagem de entrada deverá fazer a pesagem de saída. Selecionado a opção Alterar Dt/Hr. Pesagem os usuários do sistema terá a possibilidade de alterar a data e hora das pesagens realizadas. Com a opção Editar Pesagem selecionada os usuários do sistema podem modificar as pesagens de entrada, mesmo depois de já gravadas no sistema, mas somente antes de efetuada a pesagem de saída. 4.4 Utilizando fatores de correções Para utilização de Fatores de Correção em caso de Grãos ou materiais que possam sofrer alterações com o tempo, umidade, misturas e outros, cadastra se os Fatores de 1 a 10, sendo que o 7, 8, 9 e 10 podem ser variáveis (escolha na tela de movimentação) ou fixos, determinados nesta tela de configuração. Outras configurações: Grade de Produtos: Será utilizada uma grade de produtos na tela de Entrada; Utilizar Fator de Correção (Saída): Serão habilitados os fatores de correção e todos deverão ser preenchidos, entretanto nem todos precisarão ser utilizados na pesagem; Utilizar Fator de Correção (Entrada): Serão habilitados os fatores de correção e todos deverão ser preenchidos, entretanto nem todos precisarão ser utilizados na pesagem; Caso seja habilitado a Grade de Produtos, os Fatores de Correção serão desabilitados, e para utilizar os Fatores de Correção, este campo Grade de Produtos deverá ser desabilitado;!!!! I mportante: Após salvar a configuração acima, o sistema deverá ser reinicializado. Nota: Após salvar a configuração acima e o sistema for reinicializado, o lado direito desta tela, ou seja os Fatores de Correção não serão mais alterados. 5. CADASTRO DE USUÁRIOS Para cadastrar novos usuários, o Administrador do sistema deverá acessar o sistema e clicar em Cadastros >> Usuários ou clicar diretamente no atalho USUÁRIOS. Nesta tela será possível cadastrar diversos usuários do sistema com os seguintes perfis: Cadastros: Usuário com permissão para criar, apagar ou editar qualquer cadastro; Relatórios: Usuário com permissão para emissão de relatórios; P esagem Manual: Usuário com permissão para efetuar pesagem manual no sistema. P esagem Entrada: P ermissão para acessar a tela de pesagem de entrada. P esagem Saída: P ermissão para acessar a tela de pesagem de saída. Editar Pesagens: Usuário com permissão para editar as pesagens no sistema, depois de já gravadas. 7

8 ADMIN: Usuário já previamente cadastrado. CUI DADO: NÃO APAGAR O USUÁRIO ADMIN DO SI STEMA. 8

9 6. CADASTRO DE P RODUTOS (caso não haja Fatores de Correção e Grade de Produtos ou somente Grade de Produtos esteja configurado) O sistema possui uma tela de Cadastro de Produtos simples. Vide abaixo: Para cadastrar um novo produto o usuário deverá proceder da mesma forma do cadastro de cidades com uma única ressalva: ao se cadastrar novos produtos, ele terá a opção de preencher ou não o campo código. Se preencher, o sistema vai continuar seguindo a seqüência a partir do número mais alto e não poderá ser alterado futuramente. Logo, deverá ter certeza do código antes de cadastrar o produto. Após o preenchimento dos campos, clicar no botão Salvar ou teclar Alt+V. Código: Código do produto, fornecido seqüencialmente pelo sistema (campo obrigatório); Descrição: Descrição do produto. 6.1 Cadastro de Produtos (caso os Fatores de Correção estejam configurados) O sistema possui uma tela de Cadastro de Conversão de Umidade, fornecida por órgãos competentes de cada tipo de produto, podendo trabalhar em fórmula ou como tabela, conforme a tabela abaixo: 9

10 O sistema possui uma tela de Cadastro de Produtos com fatores de Correção. Vide abaixo: O cadastro se dará da mesma forma que o item 8, porém serão cadastrados os fatores de correção conforme o produto ou tabela pré estipulado por órgão competente. Caso os Fatores 7, 8, 9 e 10 sejam fixos, aparecerão nesta tela acima; caso sejam variáveis, estarão na tela de Cadastro dos Fatores de Correção da Pesagem a ser mostrada a seguir. Caso seja necessário o cadastro de umidade, recorre se ao cadastro da tela mostrada anteriormente. 10

11 O sistema possui uma tela de Cadastro dos Fatores de Correção da Pesagem a ser utilizada caso os fatores 7, 8, 9 e 10 sejam variáveis. Vide abaixo: Para serem cadastrados estes Fatores de Correção Variáveis, os produtos já deverão estar cadastrados. 7. P ESAGEM DE ENTRADA Para se ter acesso a tela de entrada no sistema, basta clicar com o mouse (botão esquerdo) no menu Entrada ou utilizar o teclado (Alt + PE ). O círculo deverá estar verde para que a pesagem seja efetuada. Se estiver vermelho significa que a balança está desconectada, se estiver amarelo significa que o sistema está aguardando que a balança esteja estabilizada. A tela abaixo mostra a tela de pesagem de entrada sem a configuração de Grade de Produto: A tela abaixo mostra a tela de pesagem de entrada com a configuração de Grade de Produto: 11

12 A diferença entre elas é que na primeira será utilizado somente um produto a ser pesado, e na segunda, mais de um produto serão pesados e estarão sendo apresentados na grade. Ao clicar em Novo e preencher todos os campos necessários (nome do campo em VERDE) e se a balança estiver estabilizada, o sistema irá habilitar o botão Salvar. Ao clicar no botão salvar, o ticket será apresentado na tela para impressão, bastando clicar na impressora da tela do ticket para imprimí lo. Código da Pesagem: Preenchido automaticamente ao clicar se em Novo; Placa: Placa do Caminhão; Placa da Carreta: Placa da Carreta, se tiver; Motorista: Nome do Motorista do caminhão; Nº da Nota Fiscal: Número da Nota fiscal da Mercadoria se for fornecedor e se tiver; Peso Nota Fiscal: Peso da mercadoria apresentado na Nota Fiscal, caso seja fornecedor e se tiver; Peso Embalagem: Peso das embalagens, caso seja fornecedor e se tiver. Este valor será descontado na Saída para compor a tara; Cliente/Fornecedor: Código do Cliente/Fornecedor. (Para pesquisar clientes tecle F2 ou clique com o mouse na lupa que está ao lado do campo). Caso seja cliente, o peso registrado deverá ser do caminhão vazio (está entrando para carregar) e caso seja fornecedor, o peso registrado deverá ser do caminhão cheio (está entrando para descarregar); Transportadora: Código da Transportadora. (Para pesquisar clientes tecle F2 ou clique com o mouse na lupa que está ao lado do campo); Produto: Código do Produto. (Para pesquisar produto tecle F2 ou clique com o mouse na lupa que está ao lado do campo); Pesagem Manual: O peso deverá ser digitado; Pesagem Automática: A balança efetuará a pesagem automaticamente; Data da Entrada: Preenchido automaticamente ao clicar se em Novo; Hora da Entrada: Preenchido automaticamente ao clicar se em Novo; Peso: Se for Pesagem Manual, deverá ser digitado, e se for Pesagem Automática, deverá aguardar a balança estabilizar, acendendo a indicação VERDE; 8. P ESAGEM DE SAÍDA Para se ter acesso a tela de entrada no sistema, basta clicar com o mouse (botão esquerdo) no menu Saída ou utilizar o teclado (Alt + PS ). O círculo deverá estar verde para que a pesagem seja efetuada. Se estiver vermelho significa que a balança está desconectada, se estiver amarelo significa que o sistema está aguardando que a balança esteja estabilizada. 12

13 A tela abaixo mostra a tela de pesagem de saída: A grade apresenta todas as pesagens de entrada executadas anteriormente e que estão sem a pesagem de saída. Quando um determinado caminhão sobe na balança, verifica se a placa do mesmo e dá se duplo clique no ítem da grade respectivo ao caminhão propriamente dito. As informações da pesagem serão carregadas e ao estabilizar a balança, a indicação VERDE irá aparecer e o botão SALVAR irá habilitar. Ao clicar no botão salvar, o ticket será apresentado na tela para impressão, bastando clicar na impressora da tela do ticket para imprimí lo. 9. RELATÓRIOS Para se ter acesso aos relatórios, basta clicar com mouse (botão esquerdo) no menu Relatórios ou utilizar o teclado (Alt + R) e usar as setas para escolher o relatório desejado. Listagem de Produtos: Relatório contendo a listagem de todos os produtos cadastrados no sistema; Listagem de Cadastros: Relatório contendo registros de clientes, fornecedores e transportadoras cadastrados. Preenchendo o filtro corretamente o usuário terá apenas as informações desejadas. Exemplo: Se o usuário quiser um relatório de todos os clientes residentes em Curitiba, deverá digitar o código da cidade 2 vezes, (Cidade: 112 a 112). Neste caso a cidade de Curitiba estaria cadastrada com o código

14 Movimentação de Produtos x Cliente/Fornecedor: Relatório contendo as movimentações agrupadas por cliente. O filtro também deve ser preenchido corretamente da mesma forma explicada anteriormente. O período entre as duas datas digitadas será a base que o relatório irá utilizar. Movimentação de Produtos Fluxo Diário: Este relatório mostrará todos os produtos e suas devidas quantidades, que foram movimentados em cada dia do período; Movimentação de Produtos Agrupados: Este relatório mostrará todos os produtos movimentados e a quantidade total de todos produtos movimentados no período, mas somente para a configuração de Grade de Produtos. Impressão de Tickets: Para imprimir tickets já impressos ou segunda via em caso de pane da impressora, clicar com mouse (botão esquerdo) no Atalho Tickets e colocar o código do mesmo e se é de Entrada ou Saída. 10. CONFI GURAÇÃO MÍNIMA P ARA O SI STEMA FUNCI ONAR Processador de 500MHz ou superior; Espaço mínimo livre em HD de 5M para a instalação e banco de dados sem registros. (Espaço máximo livre em HD para a capacidade máxima do banco dependerá da 14

15 movimentação feita pela empresa ao longo do tempo. Aconselhável prever 100MB/ano); Entrada Serial para a conexão da balança; Windows 98 atualizado (com ODBC atualizado); 15

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